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Instrucciones escritas de tarea

Prevención de riesgos laborales para PYME


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Instrucciones escritas

de tarea

Elaborado por los técnicos del Área de Prevención de Riesgos Laborales de Mutua Universal.

Fecha de edición, octubre 2017 Este documento no podrá ser reproducido total o parcialmente, ni transmitirse por procedimientos electrónicos, mecánicos, magnéticos o por sistemas de almacenamiento y recuperación informáticos u otros métodos, quedando prohibidos su préstamo, alquiler o cualquier otra forma de cesión del uso del ejemplar, sin el permiso previo y por escrito de Mutua Universal.

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Instrucciones escritas de tarea Prevención de riesgos laborales para PYME

01 Definiciones

02 ¿Qué es una instrucción escrita de tarea?

03 ¿Qué debo hacer?

04 ¿Cómo debo hacerlo?

05 ¿Cuándo debo pensar en la redacción de normas escritas?

06 ¿Quiénes participan?

07 ¿Qué hemos aprendido?

08 Anexos

ÍNDICE


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1. Definiciones

Tarea

Actividad que una persona tiene que desarrollar para conseguir un fin más o menos genérico.

Por ejemplo, el puesto de trabajo de dependiente de una tienda de ropa podría dividirse en las siguientes tareas:

› Atender y cobrar a los clientes. › Volver a colocar las prendas mostradas, no vendidas, en sus cajas y

estanterías. › Colocar en almacén los pedidos recibidos. › Reponer desde el almacén a la zona de venta de prendas.

Instrucción de tarea

Es una consigna que se traslada a los trabajadores para ser tenida en cuenta al realizar una tarea o utilizar un equipo de trabajo, de modo que la acción se realice de manera eficiente considerando la seguridad, la calidad del producto o servicio y la productividad.

Por ejemplo:

› Instrucción para mover y colocar las cajas con prendas de vestir en el interior de la tienda.

› Instrucción para utilizar la escalera portátil para acceder a los estantes superiores.

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2. ¿Qué es una instrucción escrita de tarea?

Es un documento escrito destinado a facilitar:

› La calidad de la información y formación dirigida a los trabajadores.

› El conocimiento del encargado y los trabajadores sobre cómo realizar la tarea.

› La supervisión de las tareas por parte del encargado. › La consulta en caso de que haya dudas sobre la forma correcta de

realizar la tarea.

¿Es obligatorio contar con instrucciones escritas?

En muy pocos casos la legislación obliga expresamente a tener normas escritas de tareas. Sin embargo, los organismos técnicos asesores de la Administración recomiendan que se cuente con ellas en el caso de darse alguna de estas circunstancias:

› Que la tarea presente algún riesgo que pueda tener consecuencias graves o mortales.

› Que la tarea sea compleja y, por lo tanto, difícil de explicar.

› Que la tarea se realice con poca frecuencia y, por lo tanto, no se tengan garantías de que se recuerde cómo realizarla.


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3. ¿Qué debo hacer?

1. Haz una lista de los equipos de trabajo utilizados y de las tareas por puesto de trabajo que se realizan en tu empresa, anotando para cada una los riesgos que conllevan.

2. Estima la mayor o menor necesidad de contar con una instrucción escrita de tarea, teniendo en cuenta los parámetros citados anteriormente: riesgo con consecuencias graves o mortales, tarea difícil de explicar y tarea que se realiza con poca frecuencia, con el riesgo de olvidar cómo realizarla.

Por ejemplo, puedes usar el método ABC para hacer la clasificación:

A. Tarea o equipo que pueda provocar un accidente muy grave o mortal (o pérdidas materiales muy importantes), sea compleja de explicar o se realice muy pocas veces y un fallo en su realización pueda derivar en consecuencias graves.

B. Tarea o equipo que pueda provocar un accidente con consecuencias graves (o pérdidas materiales importantes).

C. Tarea o equipo que podría causar lesiones leves o pérdidas materiales poco significativas.

Para ello hay que considerar globalmente el equipo o la tarea, no riesgo por riesgo; no se trata de hacer una evaluación de riesgos sino una estimación de la peligrosidad de la tarea en conjunto.

3. Ordena la lista por orden de prioridad, es decir, colocando primero las tareas clasificadas como A, luego las B y en último lugar las C.

4. Planifica sobre qué tareas y equipos decides redactar normas escritas. Escribe las fechas previstas para su redacción.

5. Redacta el borrador de cada instrucción y coméntalo con tus trabajadores antes de darle validez oficial.

6. Redacta la instrucción definitiva.

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7. Traslada la instrucción en una reunión formal a los trabajadores, dejando constancia escrita de ello.

8. Facilita una copia accesible en todo momento a los trabajadores.

9. Supervisa que se cumple.

10. Revisa la instrucción en el caso de que se produzca algún incidente.

11. Revisa cada cierto tiempo la validez de la instrucción, pues ha podido dejar de ser eficaz por cambios en la manera de hacer las tareas que no se han tenido en cuenta.


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4. ¿Cómo debo hacerlo?

Conocimiento de tareas y estimación de su grado de peligrosidad

Utiliza un impreso como el modelo presentado en el anexo I para anotar las diferentes tareas en las que has considerado dividir los trabajos realizados en tu empresa. También para anotar los equipos de trabajo utilizados.

Redacción de la instrucción escrita

› Define un impreso de instrucción de tarea para que todas las instrucciones tengan un formato homogéneo. En el anexo II tienes un modelo.

› Ten en cuenta la información de la Evaluación de Riesgos, libros de instrucciones de los equipos y fichas de seguridad de los productos químicos.

› También el histórico de accidentes o incidentes ocurridos y tu experiencia, la de los encargados y la de los trabajadores.

› Repasa la tarea con los trabajadores para evitar olvidarte de pasos importantes.

N.º de

orden

Identificación de la tarea o

equipo

Clasificación ¿Instrucción escrita?

Fecha prevista de redacción

Fecha real/Fecha de revisión

A B C SÍ NO

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› Redacta la instrucción:

- Especificando a quién afecta y la tarea o equipo afectados.

- Escribiendo los riesgos presentes y las medidas a adoptar para evitar que provoquen un accidente. También los equipos de protección individual que se hayan considerado.

Evitando vaguedades o generalidades.

Concretando los términos empleados para evitar dudas y malinterpretaciones.

Tratando de escribir lo que hay que hacer. Si escribes lo que no hay que hacer, igual no queda claro cómo se tiene que hacer bien.

Poniendo dibujos, fotos e imágenes que faciliten la comprensión.

Escribiéndola en los idiomas que entiendan tus trabajadores.

- Anotando las revisiones que tienen que hacer los trabajadores en los equipos o instalaciones (si es el caso).

› Repasa la instrucción con tus trabajadores para confirmar que es correcta.


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Traslado de la instrucción escrita a los trabajadores

› Reúne a los trabajadores afectados y explica la instrucción, haciendo realizar la tarea a uno de ellos.

› Entrega una copia a cada uno o indica en qué lugar pueden encontrar una copia para su consulta.

› Resalta la necesidad de la instrucción escrita y haz especial hincapié en los puntos más importantes.

› Manifiesta que el cumplimiento de la instrucción es obligatorio y que los encargados tienen el deber de vigilar que se cumple.

› Levanta acta de la reunión con la firma de todos los presentes, contenido y fecha de realización. Archívala en la carpeta de documentación de PRL.

Comprobación del cumplimiento de la instrucción escrita

Realiza verificaciones al inicio con bastante frecuencia y, posteriormente, con la periodicidad que te asignes a ti o a tus encargados para la supervisión de los trabajos que cuenten con instrucción escrita. En el caso de incumplimiento, habla con el trabajador y actúa en función de la gravedad de la falta cometida.

Revisión periódica de la instrucción escrita de tarea

Con el paso del tiempo, las tareas pueden modificarse por la introducción de nuevos equipos o cambios organizativos o en las instalaciones. En ocasiones, estos cambios son imperceptibles y no se tienen en cuenta, dando lugar a que la instrucción escrita ya no sea válida.

Por ello, planifica periódicamente una revisión de las instrucciones escritas de tarea para comprobar su validez o, en caso contrario, su revisión.

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5. ¿Cuándo debo pensar en la redacción de normas escritas?

Si hasta la fecha no has considerado la conveniencia de redactar instrucciones escritas, deberías hacer un primer listado de tareas (anexo I), estimando el grado de peligrosidad de las mismas para decidir la prioridad en la redacción de instrucciones. Empieza por las clasificadas como A y más adelante sigue con las del grupo B. Para las C no será necesaria una instrucción, a no ser que lo creas conveniente.

Luego deberías considerar la redacción de nuevas instrucciones escritas cada vez que:

› Incorpores un nuevo equipo o producto químico. › Modifiques la forma de realizar una determinada tarea. › Hagas una modificación en las instalaciones. › Se haya producido un incidente en alguna tarea que no contaba con

instrucción escrita.


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6. ¿Quiénes participan?

Redacción

El responsable de garantizar que se lleve a cabo la redacción de normas escritas es el empresario. Podrá realizar esta tarea él mismo o asignarla a sus encargados o al trabajador designado en PRL, si existiera.

En la redacción no es obligatorio, pero sí muy recomendable, contar con la opinión de los encargados y de los trabajadores afectados directamente (o a través de los Delegados de Prevención).

Implantación

El responsable de trasladar el contenido de la instrucción escrita a los trabajadores es el empresario, aunque podrá delegar dicha tarea a sus encargados o al trabajador designado en PRL, si existiera.

Cumplimiento de la instrucción escrita

La instrucción escrita debe ser seguida por todos los trabajadores afectados por la tarea.

Comprobación del cumplimiento de la instrucción escrita

Los encargados son los responsables de comprobar el cumplimiento de la instrucción, siguiendo las órdenes que les haya trasladado el empresario.

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7. ¿Qué hemos aprendido? De las instrucciones escritas de tarea podemos extraer las siguientes conclusiones:

› La instrucción de tarea es una consigna que se traslada a los trabajadores para ser tenida en cuenta al realizar una tarea de modo que se realice de manera eficiente.

› Se recomienda tener instrucciones escritas de tarea cuando la tarea presente algún riesgo con consecuencias graves, cuando sea compleja o cuando se realice con poca frecuencia.

› El método ABC nos permitirá clasificar de una manera simple las

tareas para decidir la necesidad de redactar una instrucción escrita de la tarea.

› Periódicamente se debe hacer una revisión de las instrucciones

escritas de tarea para comprobar su validez.


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8. Anexos

Consulta en la ficha del documento la versión actualizada de cada uno de los anexos.

› Anexo I. Hoja de planificación de tareas y equipos con instrucción escrita como orientación para el listado de las tareas y equipos y estimación de su grado de peligrosidad.

› Anexo II. Modelo de impreso para redacción de instrucción escrita de tarea.

› Anexo III. Modelo de acta de información a los trabajadores de una instrucción escrita de tarea.

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Anexo I. Hoja de planificación de tareas y equipos con instrucción escrita


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Anexo II. Modelo de impreso para redacción de instrucción escrita de tarea

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Anexo III. Modelo de acta de información a los trabajadores de una instrucción escrita de tarea


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