PREVENCIÓN DE PERDIDAS.pdf
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Jornada
Jefes de Sala
CARTA DE B IENVENIDA
Estimados(as) Colaboradores,
Junto con saludar, tenemos el agrado de hacerles entrega de una presentación de “Prevención de
Pérdidas”, en donde podrán encontrar todos los contenidos que necesitas para su óptimo
desempeño. El objetivo de esta herramienta, es apoyar en su gestión diaria en los locales,
potenciando así su Rol de Servicio con los clientes y colaboradores.
A través de esta presentación, podrán conocer la importancia y el impacto de su Rol en la Gestión de
los Clientes, ¿Cómo pretendemos hacerlo? A través de una actitud de servicio positiva, que transmita
cercanía y disposición a solucionar los problemas de manera proactiva.
No debemos olvidar que somos una empresa de servicio, y que por ello, no sólo tenemos que brindar
una buena atención a nuestros clientes externos, sino también a nuestros clientes internos, ya que la
diferencia la hacen justamente las personas.
La mejor manera de lograr nuestros objetivos es comenzar por nosotros mismos, dando el ejemplo
con nuestras propias acciones y conductas. Ante todo, debemos tener una actitud positiva, que inspire
y facilite el trabajo en equipo, y por supuesto, también tenemos que preocuparnos por el cumplimiento
de las políticas y normas establecidas por nuestra compañía.
¡Te invitamos a sacar el mejor provecho de esta herramienta de trabajo!
Saludos cordiales,
Prevención de
Perdida
AGENDA
Brecha – Conceptos Básicos
Brecha – Movimientos Diarios
Brecha – Auditoría de Movimientos
Brecha – Movimientos Computacionales
Brecha – movimientos en BW
¿Qué es Brecha?
Por definición:
Separación o diferencia difícil de salvar
Para nosotros como Compañía:
Suma de las perdidas de la compañía en un periodo determinado, se compone por la
brecha invisible y brecha visible
Esta compuesta por:
BRECHA
BRECHA VISIBLE
+
BRECHA INVISIBLE
Es la pérdida física del producto que ha sido registrada en el sistema. Se conoce como
MERMA.
Es la diferencia entre el inventario físico y el teórico que tiene el
sistema.
BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS
Agente generadores de…
BRECHA VISIBLE o MERMA
Exceso de stock
Quiebre de la cadena de frío
Accidentes causados por clientes
Accidentes en la manipulación de la mercadería
Exceso de apilamiento, mala estiba
Mala manipulación durante la descarga o reposición
Mal manejo de FEFO, (proveedores no reciben mercaderías vencidas por responsabilidad de las tiendas)
BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS
BRECHA INVISIBLE
• Hurtos internos
• Hurtos de clientes
• Consumos no registrados
• Errores administrativos u operacionales (Notificaciones, discrepancias)
• Fraudes de proveedores/ transportistas
• Errores en la utilización de sistemas informático (Ajustes de stock)
• Realizar un mal destare en carnes Blancas y Rojas
Agentes generadores de…
BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS
Si un producto fue comprado por la Compañía, no fue vendido, tampoco
fue devuelto, no esta ingresado al sistema como merma y no está en
stock, entonces este producto compone la “Brecha” de Compañía
Producto
Comprado ¿VENDIDO ?
NO
¿DEVUELTO ?
¿ESTÁ EN
STOCK ?
BRECHA
INVISIBLE NO
NO ESTA
MERMADO
NO
FACTORES DE BRECHA INVISIBLE
Porque…
Se puede hacer gestión por sobre lo conocido.
La información de mermas está disponible todos los días en el sistema.
Diariamente se pueden tomar decisiones y definir planes de acción para reducirla.
Beneficios de la gestión sobre las Mermas
La gestión de la merma permite controlar el flujo físico y sistémico de mercaderías sin condiciones de
ventas en los locales.
El beneficio hacia los locales es ayudar a reducir la brecha y así aumentar su eficiencia operacional,
para lo cual se debe:
Identificar y registrar la merma por causa diariamente.
Definir acciones enfocadas en el problema real, a través de análisis de mermas identificadas.
Dirigir esfuerzos de personas y equipos para la reducción de brecha.
Mejorar la exposición, organización y estiba de mercaderías.
Aumentar las ventas.
BRECHA
BRECHA VISIBLE + BRECHA INVISIBLE
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE LA BRECHA SEA
VISIBLE O MERMA?
BRECHA
BRECHA VISIBLE + BRECHA INVISIBLE
Algunos factores que generan Brecha Visible o Merma
Recepción inadecuada de productos
Quiebre de cadena de frío
Accidentes en la manipulación
Mala estiba en bodega y sala de ventas
Consumos de clientes y colaboradores
Daño mecánico en la descarga o reposición
Mal manejo de trazabilidades
tiempo > 2hs
FACTORES DE BRECHA INVISIBLE
Algunos factores que generan Brecha Visible o Merma
Administración inadecuada de
stocks
Sobre stock que dificulta el
acceso a la bodega y el FIFO y
FEFO
Exceso de apilamiento
Apilamiento de productos
pesados sobre productos
frágiles
Mercadería mal estibada
FEFO: First expired, first out, es decir: primero en caducar, primero en salir.
FIFO: First in, first out, es decir: primero en entrar, primero en salir .
FACTORES DE BRECHA INVISIBLE
ALGUNOS FACTORES QUE GENERAN
BRECHA VISIBLE O MERMA
Calidad de la mercadería
Productos vencidos
Productos en mal estado
Productos dañados
Perdida de la cadena de frio
Accidentes causados por clientes o
colaboradores
Daños en sala de ventas
Daños durante la reposición
Camiones
Sucios y con problemas de estiva
generan contaminación cruzada
Consumos registrados
En la sala de
ventas
En la bodega
Otros sectores de la
tienda
BRECHA
BRECHA VISIBLE + BRECHA INVISIBLE
ALGUNOS FACTORES QUE GENERAN BRECHA
VISIBLE O MERMA
Hurto externo
Cambio de embalaje
Colocar un producto pequeño de mayor precio dentro de una caja grande de precio menor
Cambio de código de barras
Pasar por caja sin pagar
Esconder productos dentro de
carteras, bolsos, camisa, etc.
No realizar destares a carnes
Rojas y blancas al ser recepcionadas
Hurto Interno
Colaboradores
Colaboradores externos
Promotores
Errores en la utilización de sistemas informáticos
Ventas no contabilizadas
Documentos (recepciones) pendientes
Error en la digitación de cantidades y costos
Consumos no registrados
En la sala de ventas
En la bodega
FACTORES GENERADORES DE BRECHA
INVISIBLE MÁS COMUNES
Fraude de proveedores / transportistas
• Cajas con cantidades menores que las
declaradas
• Sellos violados
• Carnes blancas sin destare
Errores administrativos y operacionales
• Mal ingreso de las Notificaciones
• No realizar discrepancia de las
mercaderías con diferencias del los Cd.
• Errores en la definición de costo
• Balanzas defectuosas
• Vender por código que no corresponde
FACTORES GENERADORES DE
BRECHA INVISIBLE MÁS COMUNES
MOVIMIENTOS DIARIOS
Mermas
Consumos
Devoluciones
Notificaciones
Discrepancias
Recepciones Pendientes.
Correcciones de Stock
Días de Inventario.
Z Operador. (ZO_CIERRE_OPER)
Recepcion con Radio Frecuencia o programa instalado en PC.
• Recepción de un camión por vez.
• Proveedor no debe cruzar línea amarilla
delimitada en recepción para descarga o
retiro de devolución de mercaderías.
• Tener cadena de corta tráfico en
recepción.
RECEPCION
Se debe realizar la apertura de un mínimo de 10 cajas por Ítem y si es menor la cantidad a
recepcionar se debe abrir la totalidad de las cajas.
Se debe dejar evidencia de dichos controles físicos indicando con
un ticket en caso de ok en cantidad o encerrando en un círculo la
cantidad impresa y anotando la cantidad recibida, es de suma
importancia que luego de ser recepcionada la mercadería la caja
vuelva a ser sellada.
Recepcione bajo la modalidad de radio
frecuencia, chequeando cantidad, calidad,
peso del producto, pegando sato de
identificación del periodo (color por mes),
para las áreas de Abarrotes y congelados el
resto perecible debe ir con la fecha de
ingreso y normativa de retiro. Además bajo
esta modalidad recibir las carnes, abarrotes
y vegetales y tener un mejor control.
RECEPCION
Para los casos de carnes debe recepcionar Administrador o Encargado de
Local, verificando peso y calidad.
RECEPCION
Los productos perecibles que tengan
necesidad de control de temperatura deben
ser trasladados a cámaras de frio a la
brevedad una vez realizada su correcta
recepción, tomando la T° con el termómetro
de la recepción y no con el visor del
Camión.
• Se establece como hora límite de registro de Merma las 15:00 hrs. Para botado de las mismas, estas deben ser supervisadas por jefe operaciones y guardia de seguridad.
• La merma debe verse reflejada en la planilla registro de merma foliada que será adjuntada a la planilla generada por sistema de manera que sea fácil comparación para el Administrador, jefe de operaciones, supervisor de prevención perdida o quien audite el local.
• Consumo del local se programa hasta las 15:00 Hrs.
MOVIMIENTOS
Productos en casino o derivados a otras áreas deben contar con sato de seguridad en un
100%. Este se genera previo registro en el sistema autorizado por el administrador o
encargado de local, queda estrictamente prohibido generar consumo hacia el casino o
áreas productivas de productos vencidos.
Generar una planilla con rondas sorpresivas por áreas sensibles como bodega,
cámaras y baños de la tienda, este control debe realizarse tres veces en el día
y debe ser liderado por jefe de operaciones o control brecha de manera de
evitar y prevenir consumos internos y productos no sateados (no declarados).
CONTROL INTERNO
Generar minuta con productos diarios a utilizar en secciones
productivas de la tienda o casino personal y especificar marca del
producto, ejemplo: solo pate PF y no Llanquihue para día lunes
en el casino.
Administrador debe realizar control diario de folio de recepción
dejando evidencia de esto en el libro de novedades de trabajo con
el gerente de mercado. Al final del día deberá generar y revisar
cierre diario de recepción el cual quedara archivado en
administración para su chequeo posterior.
Definir horarios de utilización de casino asignando periodos de
desayuno, almuerzo y onces, indicando rangos de tiempo a
disposición para este uso.
CONTROL INTERNO
Deben estar con tapa y en buenas condiciones, todo
casillero debe contar con su candado de seguridad.
CASILLEROS
Gestionar espacios para detallar y señalizar merma de abarrotes
separado a través de bandejas claramente identificadas las mermas por
consumo (51), merma por vencimiento (53)(producto y merma por
operación (54).
BODEGA SECTOR MERMAS
Debe contar con un candado y permanecer siempre cerrada, debe tener
copia de llaves jefe del área y Jefe de turno, además de Administrador
Se debe tener especial cuidado en que las puertas estén bien cerradas y
no tenga problemas de fuga de frio
CÁMARAS DE PERECIBLE Y CONGELADOS
Adicionalmente debemos separar las devoluciones por proveedor las
cuales deben contar con fecha de ingreso al sector es una Zona distinta a
la merma
CÁMARAS DE PERECIBLE Y CONGELADOS
Determinar cuáles son los PLU con mayor volumen.
Gestionar en forma diaria los traspasos de este sobre stock a tiendas de mercado.
Realizar gestión vía gerente de mercado y gerente de negocios para liquidación de
productos, Adicional a esto se debe monitorear a través de sistema pedidos automáticos,
empujes de pedidos y pedidos normales de locales de la zona hasta lograr bajar niveles del
material en toda la zona y
Informe días de inventario debe verificarse diariamente en BW por el Administrador.
SOBRESTOCK
El administrador deberá solicitar la verificación del stock físico en bodega por parte
del jefe de sección, el que realizara el pedido en planillas oficiales de la compañía y
colocar firma para que administrador pueda liberar pedido de sistema. Este
control es adicional a la liberación de pedidos, esto aplicables las áreas perecibles
y a tiendas sin ASR, en aquellas tiendas que no están sujetos a reposición
automática si se deben llevar las planillas.
Por ningún motivo puede ser realizada por un colaborador que no sea el
administrador.
PEDIDOS
Los puntos mas relevantes en la sala de ventas :
No cumplimiento de FEFO
Accidentes en la manipulación
Balanzas defectuosas (códigos de ingreso rápido)
Mal funcionamiento de muebles de frío
Exceso de exposición
Descuidos de clientes
Consumo por parte de los clientes
Hurto por parte de los clientes
El Código de los productos de fiambrería debe ir hacia
el vendedor
SALA DE VENTAS
Escanear los productos
Evitar la venta cruzada ( Jugos en polvo, yogurt, distinto sabor)
Control anulación en cajas ( GeoPos)
Nota de crédito (autorizada por el Administrador o encargado de Local)
Escanear la botella y no la caja ( Licores) inutilizar el código de barra de la caja
Verificar que no existan códigos de barra erróneos
Mantener listado actualizado en cajas de códigos de Frutas y Verduras, de
productos que se venden por quintales, y capacitar a los colaboradores ( as )
para evitar el cambio de códigos y generar brechas .
Se debe mirar el carro de clientes
Bloquear con carros y cadena las cajas
CAJAS
La basura debe ser botada en bolsas transparentes y supervisadas por
personal de seguridad y debe ser en horarios establecidos por la
Administración.
BASURA
Se debe contar con guardia de seguridad que controle el tránsito de anden y
trastienda, ingreso y salida de personal interno y externo (registro de ingreso
camiones, reponedores (presentación de C.I. y piocha identificadora corporativa).
Salida de mercaderías vía mermas o devoluciones según procedimiento establecido
y sateado de consumos autorizados.
SEGURIDAD EN TRASTIENDA
Este punto se refiere a los stock de mercadería que existen en la tienda de
acuerdo con sus ventas, obtenidos del BW en un periodo de 28 días de
análisis.
DÍAS DE INVENTARIO
La importancia de conocer esta información es para gestionar y realizar acciones tendientes a
disminuir los días de inventario y así cumplir con la meta establecida y optimizar los
resultados de su local.
Una de las acciones es monitorear diariamente los días de inventario rankiando la información
por stock CLP y por días de Inventario para que cada Jefe revise el detalle:
1.- ¿ Como están realizando las compras o pedidos ?
2.- Revisar si el producto esta exhibido en sala de ventas
3.- Si el producto esta en sala de ventas, ¿ tiene exhibido el fleje, con su precio actualizado
?
4.- Revisar fechas de vencimiento
5.- Cuando estamos solo ante un stock teórico y no real, el Administrador debe tomar
conocimiento y autorizar el ajuste de inventario .
6.- Si el producto cumple los puntos 3-4 deberá gestionar precio .
Esta información se obtiene del BW :
Para División Mayorista la meta de los días de stock es 30
DÍAS DE INVENTARIO
Estamos ante Ej. , de un local con el ranking por Stock CLP y vemos claramente
que los días de inventario exceden de la meta.
Informe Días de Inventario
Stock UMB Stock Venta Neta Días Inventario
CLP CLP
142975 OMO POLVO MULTIACC 200 GR 21.851 7.257.089 49.697 4.370
18167 OMO MATIC POLVO MULTIACC 200 GR 16.460 5.323.785 100.580 1.617
18168 OMO TRADICIONAL 400 GRS 4.814 2.712.687 458.482 166
501330 NESCAFE TRADICION GRANULADO STICK 1,8 58.400 2.580.692 124.087 654
210375 JUREL NATURAL ATLAS 425GR 3.867 2.414.376 43.040 1.805
31852 TE LIPTON YELLOW LABEL EST 20UN 4.750 2.356.635 49.038 1.494
591429 JUREL AL NATURAL TOP MAR EN TROZO 425 GR 4.221 2.321.550 437.937 151
575467 JUREL NATURAL LA SIRENA 425 GRS 4.366 2.270.320 158.027 497
6203 JUREL AL NATURAL SAN JOSE 425GR. 3.062 2.208.466 758.056 90
187183 JUREL COLISEO 425 GRS 3.909 2.161.900 309.570 212
Material
DÍAS DE INVENTARIO
Estamos ante Ej. Del mismo local con ranking por Días de Inventario y vemos
claramente que los días de inventario exceden de la meta.
Informe Días de Inventario
Stock UMB Stock Venta Neta Días Inventario
CLP CLP
167431 BOTELLA UNIDAD 3.438 1.031.400 504 96.264
549843 CLORO SAPOLIO 250 GRS. 1.317 111.286 134 36.659
545279 JABON LUX MIX CRISTAL PACK 12 X 90 GRS. 463 1.383.799 3.521 12.963
547443 SAPOLIO LAVAVAJILLA CON GLICERINA 377 149.669 596 10.556
292143 MONTERREY SOBRE 100X2 G 668 2.104.418 7.764 9.334
400372001 REFRESCO 200 GR AMBROSOLI, DAMASCO 599 204.432 881 8.393
18239 ABLANDADOR WONDERFULL 250 GRS. 278 73.670 397 7.784
9929 MALLOA SALSA ITALIANA FR 250GR 818 344.479 1.812 7.637
172562 DRIVE PROGRESS POLVO 1 KILO 269 539.207 2.436 7.534
615512 ATUN LOM. EN ACEITE LA SIRENA 170 GRS 3.202 1.818.249 7.681 7.470
Material
DÍAS DE INVENTARIO
El Comité de Brecha es el inicio y gestión para Prevención de
Perdidas y Mermas en el Local
* El Local tiene a su disposición Información de Brecha, de Merma, y otros materiales de referencia que facilitan la rápida definición e implementación de acciones de mejora.
* Sus integrantes deben analizar los reportes del local, discutir puntos críticos, determinar acciones correctivas/ preventivas y garantizar la ejecución de estas acciones.
* La preparación para la reunión del Comité es esencial para la productividad de la reunión y calidad de las acciones definidas.
Es fundamental que el comité sea un instrumento formal del local. Todos los
Funcionarios deben tener conocimiento sobre la existencia y del objetivo del
Comité.
COMITÉ DE BRECHA
Reuniones Semanales
Frecuencia y Participación
Todos los días martes o miércoles debe realizarse la reunión en el horario que el Administrador estime conveniente
La presencia de las personas que componen el comité es obligatoria
La persona que se encuentre a cargo de la reunión debe llevar un control de la asistencia
Deben asistir
Administrador
Jefe de Operaciones
Recepcionista
Jefes de sección
Encargado seguridad (zeta)
Control Brecha o Gestión del Local
Supervisor Mercado PP
Supervisor Zonal PP (Opc.)
El Comité de Prevención de Brecha es el gran responsable por la elaboración y monitoreo de las acciones para reducción de
la brecha y merma en los locales, esto quiere decir que en cada reunión de comité debemos:
Identificar lo que esta generando Brecha en el local
Proponer ideas y acciones para reducir la Brecha en los puntos identificados
Monitorear continuamente las acciones propuestas
Interacción con el Equipo de Prevención de Perdidas.
Debe ser reportado este comité en la minuta (Scorecard)
REUNIÓN Y ACCIONES PARA EL COMITÉ
COMPRA
RECEPCION
BODEGAS
VENTAS
OTRAS SALIDAS SEGURIDAD
SAP STOCKS MERCADERIAS CD
INFORMACION INVENTARIOS ROTACION
COMUNICACIONES REPOSICION CONTROLES
CAPACITACION PRECIOS CODIGOS SURTIIDOS
CHEQUEO CARROS ANULACIONES DEVOLUCIONES
ORDEN VERIFICACION FISICA SELECTIVOS
BODEGAS ESPECIALES REVISION INFORMES GUARDIAS
CCTV BOLETAS NULAS PROCEDIMIENTOS
EFICIENCIA CONFIANZA PRODUCCION
DELEGAR Y CONTROLAR USO TECCNOLOGICO
MERMAS DIARIAS USO DOCUMENTACION
PRODUCTOS SENSIBLES
VºBº
CICLO QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRODUCTOS
QUE COMERCIALIZAMOS
La mayoría de los plu’s se netean con el inventario anterior
Venta de productos cruzados
Baja revisión de los camiones desde LTD ( Carnes)
Bajo indicador de notificaciones
Errores de digitación
Baja revisión de transacción MB51 (Historial de un Plu´s)
Baja revisión de Transacción MB5T ( Mercadería en Transito)
Baja revisión de Transacción ZM_RF_REPORT( si recibe con RF)
Baja revisión de Transacción Z OPERADOR (movimientos diarios)
SITUACIONES MÁS RECURRENTES
Los indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators)
ayudan a las empresas a entender si el trabajo en relación con sus metas y
objetivos estratégicos se esta realizando de buena forma. En un sentido más
amplio, un KPI proporciona la información de rendimiento más importante
que permite a las partes interesadas saber si se va por buen camino.
Las mediciones en tiempo real las conocemos como Monitoreo de
Actividades.
El buen uso de los KPIs nos permitirán llevar un mejor control de los
procesos que realizamos a diario tanto en la gestión de ventas como en la
prevención de la brecha.
QUE SON LOS KPls Y EN QUE NOS AYUDAN}
Resultado de Inventarios Generales
Resultado de Inventarios de Perecederos
Inventario Continuo ***
Resumen ejecutivo
Ajustes
Incentivo
Días de Inventario
Notificaciones
Merma cero
Destare
Alarmas
Casos representativos
Revisión Inventario ( Grandes diferencias)
Scorecard
KPls
¡MUCHÍSIMAS GRACIAS!