PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

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TTULO: PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

AUTORIZADO POR: Anita Marambio R.

CUALQUIER PREGUNTA O COMENTARIO SOBRE ESTE PROCEDIMIENTO DEBE SER DIRIGIDO AL DEPARTAMENTO DE CALIDAD.

NOMBRE: Nevenka Lori D.

FONO: 02-28629125

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

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INDICE

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. RESPONSABILIDADES 3

4. DEFINICIONES Y CLASIFICACIONES 3

5. DESCRIPCIN 4

6. REGISTROS 4

7. REFERENCIA 5

8. ANEXOS 5

9. BITCORA DE MODIFICACIONES 5

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1. OBJETIVO

Este procedimiento define la metodologa para controlar los registros del Sistema de Gestin Integrado de

Workmate Ltda., en conformidad con los requisitos especificados en Norma ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004

y OHSAS 18001:2007. Se establecen las especificaciones para la identificacin, almacenamiento, proteccin,

recuperacin, tiempo de retencin y disposicin final de los registros, todo esto con la finalidad de

proporcionar la evidencia del cumplimiento de las normativas, as como la eficacia del funcionamiento del

SGI.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los registros elaborados por el personal de Workmate Ltda., que se encuentre en F-DCC-006 Libro Maestro de Documentos Workmate Ltda.

3. RESPONSABILIDADES

Gerente General y Representante de Gerencia

Asegurar el uso de registros especificados en los procedimientos y velar por el cumplimiento de este procedimiento

Gerentes de rea, Jefes de Departamentos, Administradores de Contrato y Supervisores:

Cumplir con los lineamientos de este procedimiento para el control de los registros

Resguardar los registros del rea y asegurar

Jefe de Calidad

Asegurar por el cumplimiento de este procedimiento y asegurar que se utilicen las versiones actualizadas y que estas se encuentren disponibles en los distintos lugares de trabajo.

Asistente de Calidad

Mantener actualizado el Listado Control de Registros Workmate.

Mantener formatos de registros actualizados.

Determinar parmetros para la gestin de los registros

Velar por la proteccin de los registros, y que estos sean fcilmente recuperables

Es deber de todo el personal de Workmate Ltda. cumplir con los lineamientos especificados en este procedimiento para el manejo y custodia de los registros que se utilizan en las diversas reas. 4. DEFINICIONES Y CLASIFICACIONES

Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos de las diversas actividades desempeadas, siendo el respaldo escrito del cumplimiento de los requisitos. Puede encontrarse en formato digital o en papel. Identificacin: Los registros son identificados mediante un cdigo descrito en T-DCC-001 Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos. Almacenamiento: Lugar fsico o digital donde se mantienen los registros. Proteccin: Se refiere a los medios de proteccin utilizados para evitar modificaciones sin autorizacin. Recuperacin: Mtodo por el cual se permite la disponibilidad de los registros en las diversas reas de uso. Puede ser en papel o formato digital.

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Tiempo de Retencin: Periodo durante el cual se mantienen disponibles los registros. Disposicin: Destino al cual va el registro una vez que cumpli su tiempo de retencin.

5. DESCRIPCIN

Los registros se elaboran, revisan y aprueban de acuerdo a T-DCC-001 Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos. Los registros derivados del Sistema de Gestin Integrado son guardados durante el tiempo de retencin especificado en el F-DCC-008 Listado Control de Registros Workmate, en el rea al que pertenece o en bodega segn sea estipulado. Se almacenan y conservan de tal forma que permite la mantencin de los registros legibles y en buen estado durante su tiempo de retencin. Los registros contemplados para usos legales, se almacenan durante el tiempo legal correspondiente. Los registros una vez cumplido su tiempo de retencin son eliminados y en algunos casos se guardan copias de seguridad. La eliminacin de registros o formularios fsicos que contengan informacin confidencial del personal, cliente, o interna de la organizacin sea original, copia, o cualquiera que contenga alguna informacin, debern ser eliminados previo proceso de trituracin en mquina picapapeles. El objeto de esto es eliminar la legibilidad del contenido de registros. Para la modificacin o elaboracin de nuevos registros se debe dar aviso al departamento de calidad para modificar el F-DCC-006 Libro Maestro de Documentos Workmate Ltda. Los registros llenados a mano deben utilizar lpiz de tinta y letra legible. En caso de corregir algn dato se debe tachar con una lnea diagonal, anotar el dato correcto y debe ser firmado por el Jefe de rea, supervisor o cualquier superior. Se guardaran en archivo digital planillas correspondientes a los diversos registros, para mantener control de modificaciones de registros.

6. REGISTROS

Los registros deben catalogarse en el F-DCC-006 Libro Maestro de Documentos Workmate Ltda. y su formato contiene la siguiente informacin.

Adems cada registro se debe identificar en F-DCC-008 Listado control de registros Workmate, donde se especifican la informacin mostrada a continuacin.

DETALLE Almacenamiento Proteccin RecuperacinTiempo de

RetencinDisposicinCDIGO

DETALLE ELABORA REVISA AUTORIZA FECHA APROBACIN REVISION

LUGAR

ALMACENAJE

ORIGINAL

DISTRIBUCIN

COPIAS

CONTROLADAS

CDIGO

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7. REFERENCIA

M-DCC- 001 Manual de Gestin Integrada, T-DCC-001 Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos, Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 e ISO 9000:2000.

8. ANEXOS

No hay anexos

9. BITCORA DE MODIFICACIONES

FECHA

MODIFICACIN

REVISIN RESPONSABLE DESCRIPCIN DE MODIFICACIONES.

25-01-2011 01 Nevenka Lori Modificacin Fono

10-11-2011 02 Nevenka Lori Revisin de documento. Se modifica nombre de registro asociado al control de registros. Se modifica quien revisa y aprueba.

28/02/2013 03 Nevenka Lori Se agregan cdigos de listado de documento y de control de registro. Se elimina columna de tem a ambos listados en procedimiento y registros.

12/03/2014 04 Nevenka Lori Se agrega el uso de picapapeles para eliminacin de registros fsicos confidenciales.

14/10/2014 05 Carlos Vsquez Modificacin de punto 3. Responsabilidades. Se elimina al Coordinador de Calidad y se incorpora Jefe y Asistente de Calidad. Se modifica nombre de Manual de Calidad por Manual de Gestin Integrada en punto 7.Referencia. Se revisa completo el documento para realizar actualizar los cargos en el proceso.