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8/17/2019 Procedimiento de Arqueo de Pagarés.pdf
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Procedimiento
Arqueo de Pagarés
Código
Versión 1.0
Fecha
AprobaciónMarzo / 2014
Elaboración y Control
DocumentalDocumentación de Gestión de Calidad Páginas Página 1 de 3
Propiedad intelectual de INACAP. Toda impresión es una COPIA NO CONTROLADA.
1.
Objetivo.Definir la forma de realización y los responsables del control de los pagarés emitidos en el proceso
de matrícula en la sede y que se encuentran en custodia en cada una de éstas.
2. Alcance.
El arqueo se realizará sobre los pagarés emitidos de acuerdo a los siguientes criterios:
Pagarés año en curso Serán arqueados todos los pagarés vigentes a la fecha del arqueo.
Pagarés año anterior
Serán arqueados los pagarés con deuda emitidos de los semestres otoño y
primavera del año anterior. Se consideran tanto los pagarés vigentes como los
protestados.
Pagarés antiguos
Se deberá arquear los pagarés protestados de estos períodos, para lo cual se
debe generar una hoja por periodo académico en el archivo de trabajo, es
decir por cada año habrán 2 hojas de arqueo.
3. Definiciones.
a) Acta arqueo de pagaré: Es el documento oficial que se utilizará para realizar el arqueo
respectivo de pagarés y se puede obtener en este mismo procedimiento (Anexo1).
4. Periodicidad y Responsabilidad
El arqueo de pagarés estará a cargo del Director de Administración y Finanzas (DAF) de cada sede y
deberá realizarse como mínimo una vez al año, en el mes de marzo de cada año. Los resultados
deberán ser enviados a la Gerencia de Finanzas de la Corporación a más tardar el 30 de abril de
cada año.
5. Proceso.
Para realizar el arqueo se deben cumplir los siguientes pasos:
1°- Paso:
El DAF de cada Sede es responsable de asignar un equipo de trabajo compuesto al menos por
2 personas, una de las cuales deberá revisar el pagaré físico, mientras que el otro lo coteja
con lo que aparece en sistema. Al menos uno de dichos funcionarios deberá corresponder a
un colaborador que no esté a cargo regularmente de la custodia de los documentos.
2°- Paso:
Levantar un “acta de arqueo”, utilizando el formulario del anexo 1 “Acta Arqueo Pagarés
Sede”.
3°- Paso:
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Arqueo de Pagarés
Código
Versión 1.0
Fecha
AprobaciónMarzo / 2014
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La información que servirá como base para tomar este arqueo, deberá ser obtenida desde el
administrador de Pagarés de la intranet: Intranet / Cobranza / Pagarés / Administrador dePagarés.
Respecto al formato del archivo de trabajo, será el siguiente:
4°- Paso:
Realizando el arqueo se pueden encontrar con las siguientes situaciones, las cuales se
deberán dejar constancia en el archivo de trabajo de la siguiente forma:
a.
Los pagarés que se encuentren en la base y no físicamente deben ser marcados en la
columna “Arqueado” como “NO”.
b.
Los pagarés que se encuentren físicamente y no en la base, deben ser incorporados al
final de la hoja de trabajo y colocar en la columna “Agregado” con un “Si”.
c.
Si es necesario modificar el estado del pagaré, deberá informarlo en la columna
Estado y modificarlo posteriormente en la aplicación. Cada sede deberá actualizar el
administrador de pagarés una vez enviado el archivo, rigiéndose según lo informado.
5°- Paso:
Luego de finalizado el proceso de arqueo, el archivo y las actas deben ser enviados al
Subgerente de Finanzas.
Si el resultado del arqueo indica que se deben realizar modificaciones al estado de los
pagarés, estas modificaciones se deberán realizar a más tardar el 15 de Mayo del mismo año.
Cualquier cambio respecto a la programación definida en este procedimiento, será comunicada
por el Gerente de Finanzas a los VRS y DAF, vía correo electrónico.
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Anexo 1:
Acta arqueo pagarés sede
Fecha: __________________________________________________________________________
Persona(s) encargada del arqueo físico: ________________________________________________
Persona(s) encargada del arqueo por sistema (contraparte):
________________________________________________________________________________
Hora inicio: ________________________ Hora término: __________________________________
Observaciones:
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