UNAP-P-DGQ-04 Versión 00 01/08/11

Documento de Propiedad de la Universidad Arturo Prat.

DIRECCION GENERAL DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS

Código: UNAP-P-DGQ-04

Versión: 00

Fecha Aprobación: 01/08/2011

Elaboración Primera Revisión

Segunda Revisión Aprobación Control

Nombre: Hervoy Matulic Palacios Cargo: Profesional D.G.C

Nombre: Jaime Lam Moraga Cargo: Director General de Calidad

Nombre: Mauricio Muñoz Venegas Cargo: Asesor Jurídico

Nombre: Gustavo Soto Bringas Cargo: Rector

Nombre: Andrés Pulgar Seguel Cargo: Profesional D.G.C

Fecha:

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1. OBJETIVO El propósito de este documento es establecer el mecanismo a utilizar para la planificación y realización de las Auditorias Internas al Sistema de Gestión de Calidad, y definir el criterio para la calificación de los auditores internos.

2. ALCANCE Es aplicable a todos los procesos que forman parte del sistema de gestión de la calidad de la Universidad Arturo Prat.

3. RESPONSABILIADES

3.1 Profesional de la Dirección General de Calidad: Es el responsable de Confeccionar

el Plan de Auditorías anualmente y presentarlo al Director General de Calidad para su aprobación.

3.2 Director General de Calidad: Es el responsable de aprobar el Plan Anual de Auditorías al Sistema de Gestión de la Calidad.

4. DEFINICIONES

4.1. Producto Educativo: Se refiere al grado de cumplimiento de un estudiante con

respecto al perfil de egreso de su carrera.

5. REFERENCIAS

5.1. Procedimiento de Acción Correctiva Código UNAP-P-DGQ-06. 5.2. Procedimiento de Acción Preventiva Código UNAP-P-DGQ-07.

6. MODO OPERATIVO

La organización debe efectuar auditorías internas al sistema de gestión de la calidad, implementado, considerando los aspectos relacionados al producto educativo, fallas en el proceso de enseñanza / aprendizaje, la efectividad de los métodos de enseñanza, los procesos educativos y el desempeño del sistema de gestión de la calidad.

Algunos de los aspectos a ser evaluados en las auditorías son:

Verificar que los procedimientos utilizados para alcanzar los objetivos han sido implementados en su totalidad.

Verificar que los requisitos del sistema de gestión de la calidad se han cumplido. Verificar que se han proporcionado los recursos suficientes para alcanzar los objetivos

de calidad. Evidenciar que todos los registros de calidad declarados en el sistema de gestión de la

calidad existen y son gestionados en términos de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Verificar que todas las actividades del personal de la organización y que afectan a la calidad se encuentran dentro de las actividades planificadas.

Asegurar que los requisitos de la Norma ISO 9001 son conocidos, implementados y mantenidos.

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6.1. Planificación de la Auditoría El profesional de la Dirección General de Calidad confecciona el plan Anual de Auditorias Internas, el cual deberá contar a lo menos con información relacionada con qué procesos serán auditados, que área afectan y la fecha probable de la auditoría. Este programa se confeccionará antes de que ocurra el receso de inicio de año, considerando en este plan auditar a lo menos los aspectos determinados en el siguiente párrafo. La Periodicidad de las Auditorias Internas a los procesos, será refrendada en este plan anual, utilizando como criterios las desviaciones más recurrentes en los procesos (no conformidades), los informes de acreditación, las quejas o reclamos de clientes y los procesos más relevantes (relacionados con los estudiantes). La periodicidad en la realización de la auditoría, no podrá superar en ningún caso más de 2 semestres por cada proceso. Las Auditorías serán lideradas por el Auditor a cargo, auditor interno o externo a la institución que esté certificado por una empresa certificadora en algún curso de auditor líder con registro IRCA. Sin perjuicio de lo anterior, los otros auditores que lo acompañen en este cometido podrán ser auditores que hayan realizado un curso de a lo menos 16 horas en interpretación normativa. En cada Auditoria el Auditor a cargo será el responsable de:

Confeccionar el Programa de Auditoria y distribuirlo a las áreas asociadas al proceso a

auditar con al menos 05 días (hábiles) de anticipación a su ejecución. El programa incluye a lo menos: los objetivos de la auditoria, alcance, horarios, áreas a auditar y auditores participantes.

Asegurar la disponibilidad de la documentación requerida por los Auditores para la ejecución de la Auditoria.

Entregar el Informe de Auditoria al Profesional de la Dirección General de Calidad, en un plazo máximo de 5 días hábiles una vez finalizada la auditoría. El Profesional tomará las acciones pertinentes para dar curso a las desviaciones determinadas en el informe tal como lo indican los procedimientos de acciones correctivas y preventivas.

6.2. Ejecución de la Auditoría Las Auditorias Internas son ejecutadas como lo indica el punto anterior, se establece que quienes participen de estas auditorías en ningún caso podrán auditar el área a la cual pertenecen. Quien está a cargo de la auditoria, denominado también Auditor a cargo o Líder, es quien comanda la auditoria y el quipo auditor son el apoyo de este en la ejecución de la auditoria. En caso de ser necesario la contratación de auditores externos para la realización de la auditoria, estos auditores deberán contar con la certificación pertinente (Certificado de Auditor emitido par alguna empresa certificadora).

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Responsabilidades del Auditor a cargo o Líder:

Ayudar a la selección del equipo. Asignar tareas individuales. Representar al equipo de auditoria. Presidir las reuniones de apertura y cierre. Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdo al programa. Asegurar que los resultados de auditoria sean reportados de una forma clara,

concluyente y sin demoras. La ejecución de las auditorias contemplan las siguientes actividades: Reunión de Inicio, Ejecución de la Auditoria, Reunión de Auditores (si corresponde) y Reunión de Cierre. Reunión de Inicio: La reunión de inicio es dirigida por el Auditor a cargo o Líder y

participan el equipo de auditores y los auditados mencionados en el programa de la auditoria. Los temas mínimos a abordar en esta reunión son: presentación del equipo de auditores, objetivos de la auditoria y ratificación del programa de la auditoria.

Ejecución de la Auditoria: La auditoria se ejecuta siguiendo las pautas establecidas en el plan de la auditoria, a través de entrevistas, revisión de documentos y constataciones en terreno, entre otras. El Auditor que cursa una no conformidad y/o observaciones, las informa directamente al Auditado durante el mismo desarrollo de la auditoria. Todas las no conformidades y/o Observaciones detectadas en las auditorias internas deberán ser registradas en los formatos establecidos y siguiendo lo indicado en los procedimientos de Acciones preventivas y correctivas.

Reunión de Auditores: El equipo de auditores, se reúne luego de la ejecución de la auditoria, para aclarar dudas, redactar los reportes de no conformidades y para preparar las conclusiones de la auditoria que posteriormente se declaran en la reunión de cierre.

Reunión de Cierre: Al término de la Auditoria y durante la Reunión de Cierre, el Auditor a cargo o Líder entrega un informe verbal de los hallazgos determinados.

6.3. Seguimiento de las No Conformidades y Observaciones El seguimiento de las No conformidades y Observaciones se realizará tal como lo indican los procedimientos de Acciones preventivas y correctivas.

NOTA: Es importante destacar que las auditorías que realiza la contraloría interna de la UNAP tienen asociadas sus planificaciones anuales y son desarrolladas por la unidad de Auditoría Interna siendo, las auditorías al sistema de gestión de la calidad, complementarias a estas y siempre verificando aspectos asociados a la gestión de la calidad al interior de la organización. 7. REGISTROS

7.1. Programa anual de auditoría. 7.2. Plan de Auditoría.

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7.3. Informe de auditoría. 8. ANEXOS

No Aplica. 9. CONTROL DE CAMBIOS

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