Procedimiento de contratación de suministros y servicios ... · servicios tecnológicos se...

Avda. Teniente Flomesta, 5. Edif. Convalecencia. 30003 Murcia T. 868 883 000 – F. 868 883 506 www.um.es

Procedimiento de contratación de suministros y servicios en el área de las

Tecnologías de la Información.


1. Objetivo El presente documento tiene por objetivo establecer el procedimiento empleado por el Área de Tecnología de la Información y las Comunicaciones (ATICA) para la gestión de procesos de contratación de servicios tecnológicos que se vean afectados por el marco de cumplimiento establecido por la Legislación en materia de protección de datos (LOPD), de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (LAECSP) o de cualquiera de sus desarrollos reglamentarios relacionados con el Esquema Nacional de Interoperabilidad o el Esquema Nacional de Seguridad.

2. Alcance y ámbito de aplicación Este procedimiento afecta al personal del Área de Tecnología de la Información y las Comunicaciones (ATICA), al Área de Contratación y Asesoría Jurídica.

3. Referencias de cumplimiento En este apartado se referenciarán aquellas regulaciones que pretende satisfacer el presente procedimiento. R.D. 1720/2007 de desarrollo de la LOPD.

Ref 1. Artículo 82. Encargado del tratamiento.

Ref 2. Artículo 83. Prestaciones de servicios sin acceso a datos personales.

R.D. 3/2010 del Esquema Nacional de Seguridad. Ref 3. Medida Op.ext.1. Contratación y acuerdos de nivel de servicio.

Ref 4. Medida Op.ext.2. Gestión diaria de servicios externos.

4. Glosario de términos

Concepto Significado

Contrato Documento que recoge las condiciones de un convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas.

Acuerdo de nivel de servicio (SLA o ANS)

Contrato escrito entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio.

Contrato de encargado de tratamiento

Contrato de servicios que establece qué tipo de tratamientos están autorizados por parte del responsable del fichero respecto a un tercero en relación a los servicios de un proveedor que requiere acceso a datos de carácter personal.


5. Procedimiento Contratación TI a través de concurso público con pliego de condiciones técnicas.

A. Diagrama de flujo.

Procedimiento de contratación de servicios TI a través de pliego

Área de

Contratación y

Asesoría Jurídica

RegistrosArea que desea contratarPersonal técnico

ATICA

Entrada en vigor:

Titulo del documento:

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS Y

SERVICIOS EN EL AREA TI.

Modelos de

clausulas

técnicas según

casuísticas

Inclusión de los

anexos específicos

del pliego

FIN

Solicitud informal de

contratación

Versión:

Revisión:

Elaboración del

pliego de cláusulas

técnicas

Categorización del

tipo de servicio o

producto a

contratar según

checklist de

solicitud

Identificar

requisitos técnicos

y

condicionalidades

del pliego a definir

Plantilla de

solicitud de

contratación

Plantilla de

clausulas técnicas

a completar

SI

¿Requiere

SLA?NO

Cláusulas

administrativas y

técnicas a usar en

el Pliego

Plantilla de

clausulas

administrativas a

completar

Identificar

requisitos legales a

satisfacer y

condicionalidades

del pliego

Modelos de

clausulas

administrativas

según

casuísticas

Elaboración del

pliego de cláusulas

administrativas


B. Descripción de actividades

Paso Descripción o Responsable

1. . Solicitud previa de contratación.

Desde el área de la universidad que requiere realizar la contratación de

servicios tecnológicos se completa la plantilla de solicitud de contratación de

forma que se describa qué tipo de servicio o producto se pretende contratar y

en qué contexto será utilizado.

o Área de la UM que requiere la contratación.

2. . Categorización del tipo de servicio o producto según checklist de

solicitud.

El personal técnico de ÁTICA realizará un diagnostico de qué requisitos

legales debe satisfacer el producto/servicio según el entorno de uso y el tipo

de tratamiento de información que vaya a realizarse. El objetivo de esta tarea

es identificar de forma clara la legislación aplicable al servicio o producto,

inventariando cada una de las leyes aplicables.

o Personal técnico de Ática

3. . Identificar requisitos técnicos y condicionalidades del pliego a definir.

El personal de Ática, una vez se conoce el entorno tecnológico donde será

usado el producto o en el que se desempeñará el servicio deberá establecer

qué condiciones debe satisfacer el servicio o producto de forma que se

garanticen requisitos técnicos específicos establecidos por el marco legal

aplicable. En este caso, deberá determinar si se requieren determinadas

certificaciones técnicas, acreditar el cumplimiento de determinadas medidas

de seguridad, disponer de determinadas características de seguridad, permitir

determinadas opciones de configuración, etc.


4. Elaboración del pliego de cláusulas técnicas.

El personal de Ática establecerá las cláusulas técnicas que el contrato de

servicios o adquisición del producto debe satisfacer incluyendo todos los

requisitos a exigir que hayan sido identificados en la actividad anterior. Para

ello se formalizará el anexo al pliego y los criterios de valoración donde se

especificarán las particularidades de la contratación. En cada caso deberá

determinarse si son requisitos de la empresa (solvencia) y serán por tanto

requisitos mínimos o se trata de características del servicio o del suministro y

por tanto, pueden ser requisitos mínimos o evaluables (bajo criterios objetivos

o de jucio de valor). Dentro de los distintos tipos de adquisiciones tenemos

esta casuística:

Suministros.

a) Adquisición de software:

- (LOPD) Especificar nivel de seguridad de los datos que tratan y

la adecuación del software.



- (ENS) Componentes criptográficos (certificaciones ISO u otras

normas)

- SLA del soporte para dicho software (garantía, disponibilidad,

etc.)

b) Adquisición de hardware

- SLA del soporte para dicho hardware (garantía, disponibilidad,

reposición etc.)

- (ENS) Equipos de seguridad (Firewall, módulos criptográficos,

etc.) Especificar normativa o cumplimiento de certificaciones o lo

que dicta el CCN para estos equipos.

- (ENS) Equipos críticos. Establecer procedimientos para

continuidad de negocio o sustitución.

En ambos casos, como parte del proceso de contratación se debe realizar un

informe técnico valorando los criterios objetivos y subjetivos.

Servicios

En todo caso debemos indicar cláusulas tipo SLA (mantenimientos, garantías,

atención reposiciones, etc.) a parte del objeto del servicio. Hay que indicar

personas de contacto, criterios de medición de incidencias, penalizaciones,

etc. Hay que determinar si hay tratamiento de información o no y según los

casos.

- (LOPD) Mantenimiento hardware (no toca datos pero puede

acceder). Acuerdo de confidencialidad.

- Procesar información en la UM (contrato de encargo de

tratamiento). En este caso se pondrían las clausulas necesarias

en el pliego la LOPD somos nosotros los encargados de

cumplirla.

- Procesar Información fuera de la UM (contrato de encargo de

tratamiento). En este caso hay que exigir en el pliego medidas

de seguridad, cumplimiento del documento de seguridad que

exige la LOPD, auditorias, etc.

Las primeras veces se definirán modelos de cláusulas según las diferentes

casuísticas que se pueden producir, de forma que en situaciones repetidas ya

se cuente con un conjunto de modelos de cláusulas a incluir estableciendo

pliegos tipo para determinados servicios y/o productos.

5. ¿Requiere SLA?

Si dentro de los requisitos identificados se determina que el servicio a prestar

o el producto a contratar requieren de cláusulas de acuerdo de nivel de

servicio (SLA o ANS), el personal técnico de Ática deberá en esta tarea



documentar cuales serían las condiciones que dicho acuerdo debe recoger. Al

menos, se deberán definir los siguientes puntos dentro del acuerdo.

Operación del servicio

o Solicitud.

o Horas de operación.

o Tiempos de respuesta.

o Mantenimiento y cambios

o Contingencias e incidencias cubiertas por el acuerdo.

o Procedimiento de escalado.

Entrada en vigor y revisión del SLA.

o Aprobador del SLA.

o Revisor del SLA.

6. Inclusión de los anexos específicos del pliego

El personal de Ática elaborará las condiciones mínimas que deberá

contemplar el acuerdo de nivel de servicio a contratar.


7. . Identificar requisitos legales a satisfacer y condicionalidades del pliego.

El personal del Servicio de Contratación y Asesoría Jurídica, una vez se

conoce el marco legal de aplicación, deberá establecer qué condiciones debe

satisfacer el servicio o producto de forma que se garantice el cumplimiento del

marco legal aplicable. En este caso, deberá determinar si se requieren

cláusulas específicas, si el proveedor debe firmar anexos al pliego o acreditar

el cumplimiento de determinados aspectos relacionados con la legislación de

aplicación (Garantías de servicio, cumplimiento de condiciones,

responsabilidades a asumir durante la prestación del servicio o venta del

producto, etc.).

o Servicio de Contratación y Asesoría Jurídica.

8. . Elaboración del pliego de cláusulas administrativas.

El personal del Servicio de Contratación y Asesoría Jurídica establecerá las

cláusulas administrativas que el contrato de servicios o adquisición del

producto debe satisfacer. Las primeras veces se definirán modelos de

cláusulas según las diferentes casuísticas que se pueden producir, de forma

que en situaciones repetidas ya se cuente con un conjunto de modelos de

cláusulas a incluir estableciendo pliegos tipo para determinados servicios y/o

productos.

o Servicio de Contratación y Asesoría Jurídica.


C. Roles y responsabilidades

Matriz RACI- Responsable Aprobador Consultado Informado

Actividades Área de desea

contratar

Servicio de Contratación

y Asesoría Jurídica

Personal técnico de

Ática

1. Solicitud previa de contratación. R

2. Categorización del tipo de servicio o producto según checklist de solicitud.

R

3. Identificar requisitos técnicos y

condicionalidades del pliego a definir. I R

4. Elaboración del pliego de cláusulas técnicas. R

5. ¿Requiere SLA? R

6. Inclusión de los anexos específicos del

pliego. I R

7. Identificar requisitos legales a satisfacer y

condicionalidades del pliego I C R

8. Elaboración del pliego de cláusulas

administrativas. R


6. Procedimiento Contratación TI a través del Catálogo de la Subdirección General de Compras del Ministerio de Hacienda.



Procedimiento de contratación TI a través del Catálogo de Patrimonio.

Área que desea

contratarRegistrosProveedor

Personal técnico

ATICA

Entrada en vigor:




Versión:

Revisión:

SI

NO

Modelos de

clausulas

técnicas según

casuísticas

Contrato con el

proveedor

Plantilla de

solicitud de

contratación

Inclusión de los anexos

específicos al contrato

Elaboración

cláusulas técnicas

de adhesión del

proveedor a la

firma del contrato

¿Requiere

SLA?

Identificar requisitos técnicos y

condicionalidades a exigir a los

productos del catálogo de

patrimonio

FIN

¿Es servicio?

SI

NO


contratación

Inicio de expediente de

patrimonio

Solicitud de certificación de

requisitos al presupuesto.

¿Presenta

certificación?

SIInicio de procedimiento de

contratación TI por pliegoNO










2. . Identificar necesidades a satisfacer y condicionalidades a exigir a los

productos del catálogo de patrimonio.

El personal técnico de ÁTICA realizará un diagnóstico de qué requisitos

legales y técnicos debe satisfacer el producto/servicio según el entorno de

uso y el tipo de tratamiento de información que vaya a realizarse. El objetivo

de esta tarea es identificar de forma clara la legislación aplicable al servicio o

producto, inventariando cada una de las leyes aplicables. El personal de

Ática, una vez se conoce el marco legal de aplicación, deberá establecer qué

condiciones debe satisfacer el servicio o producto de forma que se garantice

el cumplimiento del marco legal aplicable. En este caso, deberá determinar si

dentro del catálogo de patrimonio existen productos o servicios adecuados o

bien se requieren cláusulas específicas, si el proveedor debe firmar anexos al

contrato o acreditar el cumplimiento de determinados aspectos relacionados

con la legislación de aplicación (Garantías de servicio, cumplimiento de

condiciones, responsabilidades a asumir durante la prestación del servicio o

venta del producto, etc.). También se deberá determinar si se requieren

determinadas certificaciones técnicas, acreditar el cumplimiento de

determinadas medidas de seguridad, disponer de determinadas

características de seguridad, permitir determinadas opciones de

configuración, etc.

o Personal técnico de Ática.

3. . Elaboración de cláusulas técnicas de adhesión del proveedor a la firma

del contrato.

El personal de Ática establecerá las cláusulas que el contrato de servicios o

adquisición del producto debe satisfacer y que el proveedor del servicio o

producto de patrimonio deberá firmar en el momento de la contratación. La

descripción de cláusulas técnicas deberá al menos definir lo que se considera

calidad mínima del servicio prestado y las consecuencias de su

incumplimiento. Las primeras veces se definirán modelos de cláusulas según

las diferentes casuísticas que se pueden producir, de forma que en

situaciones repetidas ya se cuente con un conjunto de modelos de cláusulas

a incluir estableciendo contratos tipo para determinados servicios y/o

productos.


4. ¿Es servicio?

Si lo que se quiere contratar por catálogo de patrimonio fuera un servicio,

deberá contemplarse si requiere o no un acuerdo de nivel de servicio.



5. ¿Requiere SLA?







o Solicitud.








o Revisor del SLA.


6. Definición de los requisitos de la contratación.


contemplar el acuerdo de nivel de servicio a firmar.


7. Solicitud de certificación de requisitos al presupuesto.

Una vez seleccionado el proveedor y las condiciones a cumplir por parte del

mismo respecto al producto o servicio existente en el catálogo de patrimonio,

se formalizará la petición de presupuesto dejando claro al proveedor que

existirán unos requisitos jurídicos concretos que deberán también ser

satisfechos.


8. ¿Presenta certificación?

El proveedor deberá acreditar mediante certificación el cumplimiento de las

condiciones establecidas.

o Proveedor

9. Inicio del procedimiento de contratación TI por pliego.

Si el proveedor no cumple con las condiciones y por tanto, no puede ser

realizada la contratación TI por Catálogo de Patrimonio, se inicia el

procedimiento de contratación mediante pliego que ha sido detallado en el

punto anterior.


10. Inicio de expediente de patrimonio.

El proveedor debe satisfacer las condiciones particulares para garantizar el

cumplimiento de los requisitos legales que afectan a la prestación del servicio

o la compra del producto y por tanto, se da curso a la contratación iniciando el

expediente de patrimonio.






contratar


Ática Proveedor

1. Solicitud previa de contratación. R I

2. Identificar necesidades a satisfacer y condicionalidades a exigir a los productos del catálogo de patrimonio.

I R

3. Elaboración de cláusulas técnicas de

adhesión del proveedor a la firma del

contrato.

I R

4. ¿Es servicio? R


6. Inclusión de los anexos específicos del

pliego R

7. Solicitud de certificación de requisitos al

presupuesto. R I

8. ¿Presenta certificación? C R

9. Inicio de procedimiento de contratación TI

por pliego R

10. Inicio de expediente de patrimonio. C R


7. Procedimiento Contratación de servicios TI mediante contratación directa (contratos menores).


Procedimiento de contratación TI a través del Catálogo de Patrimonio.

Área que desea

contratarRegistrosProveedor

Personal técnico

ATICA

Entrada en vigor:




Versión:

Revisión:

SI

NO

Modelos de

clausulas

técnicas según

casuísticas

Contrato con el

proveedor

Plantilla de

solicitud de

contratación

Inclusión de los anexos

específicos al contrato

Elaboración

cláusulas técnicas

de adhesión del

proveedor a la

firma del contrato

¿Requiere

SLA?

Identificar requisitos técnicos y

condicionalidades a exigir a los

productos del catálogo de

patrimonio

FIN

¿Es servicio?

SI

NO


contratación

Firma de la aceptación

de las condiciones

particulares del contrato

Solicitud de certificación de

requisitos al presupuesto.

¿Presenta

certificación?

SIInicio de procedimiento de

contratación TI por pliegoNO










2. . Identificar requisitos técnicos a satisfacer y condicionalidades a exigir al

proveedor al solicitar presupuesto.

El personal técnico de ÁTICA realizará un diagnóstico de qué requisitos

legales y técnicos debe satisfacer el producto/servicio según el entorno de

uso y el tipo de tratamiento de información que vaya a realizarse


3. . ¿Requiere requisitos legales?.

El objetivo de esta tarea es identificar si el producto o servicio a contratar está

sometido a algún tipo de legislación aplicable e inventariar en caso positivo

cada una de las leyes aplicables.


4. . Elaboración de las condiciones técnicas de adhesión del proveedor a la

firma del contrato.

El personal de Ática, una vez se conoce el marco legal de aplicación, deberá

establecer qué condiciones debe satisfacer el servicio o producto de forma

que se garantice el cumplimiento del marco legal aplicable. En este caso,

deberá determinar si el proveedor debe firmar anexos al contrato o acreditar

el cumplimiento de determinados aspectos relacionados con la legislación de

aplicación (Garantías de servicio, cumplimiento de condiciones,

responsabilidades a asumir durante la prestación del servicio o venta del

producto, etc.). También se deberá determinar si se requieren determinadas

certificaciones técnicas, acreditar el cumplimiento de determinadas medidas

de seguridad, disponer de determinadas características de seguridad, permitir

determinadas opciones de configuración, etc. El personal de Ática establecerá

las cláusulas que el contrato de servicios o adquisición del producto debe

satisfacer y que el proveedor del servicio o producto deberá firmar en el

momento de la contratación. La descripción de cláusulas técnicas deberá al

menos definir lo que se considera calidad mínima del servicio prestado y las

consecuencias de su incumplimiento. Las primeras veces se definirán

modelos de cláusulas según las diferentes casuísticas que se pueden

producir, de forma que en situaciones repetidas ya se cuente con un conjunto

de modelos de cláusulas a incluir estableciendo contratos tipo para

determinados servicios y/o productos.


5. ¿Es servicio? o Personal técnico


Si lo que se quiere contratar por catálogo de patrimonio fuera un servicio,

deberá contemplarse si requiere o no un acuerdo de nivel de servicio.

de Ática

6. ¿Requiere SLA?







o Solicitud.








o Revisor del SLA.


7. Definición de requisitos de la contratación.


contemplar el acuerdo de nivel de servicio a firmar.


8. Solicitud de presupuesto.

Una vez seleccionado el proveedor y las condiciones a cumplir por parte del

mismo respecto al producto o servicio existente se formalizará la petición de

presupuesto dejando claro al proveedor que existirán unos requisitos jurídicos

concretos que deberán también ser satisfechos.


9. Firma de la aceptación de condiciones particulares.

El proveedor deberá aceptar las condiciones particulares del contrato para

garantizar el cumplimiento de los requisitos legales que afectan a la

prestación del servicio o la compra del producto.

o Proveedor




contratar


Ática Proveedor

1. Solicitud previa de contratación. R I

2. Identificar requisitos técnicos a satisfacer y condicionalidades a exigir al proveedor al solicitar presupuesto.

R


3. ¿Requiere requisitos legales?. R

4. Elaboración de las condiciones técnicas de

adhesión del proveedor a la firma del

contrato.

R

5. ¿Es servicio? R


7. Definición de los requisitos de la

contratación. R

8. Solicitud de presupuesto. R

9. Firma de la aceptación de condiciones

particulares. C R

8. Registros Registro Propietario Descripción y contenido

Plantilla de

solicitud de

contratación

Personal técnico

de Ática.

Formulario que planteará una serie de cuestiones básicas que

permita identificar qué tipo de servicio pretende contratarse y

si existen restricciones legales que satisfacer.

Modelo de

cláusulas

jurídicas según

casuísticas

Servicio de

Contratación y

Asesoría

Jurídica.

Modelos de cláusulas jurídicas a incluir en pliegos de

contratación de forma que se cubran los requisitos legales en

la contratación de servicios o la compra de productos.

Modelo de

cláusulas

técnicas según

casuísticas

Personal técnico

de Ática.

Modelos de cláusulas técnicas a incluir en pliegos de

contratación de forma que se cubran los requisitos legales en

la contratación de servicios o la compra de productos.

Contrato con el

proveedor y

cláusulas

particulares

Personal del área

de Contratación.

Contrato que regula la prestación de servicios o la adquisición

de productos de tecnología garantizando el cumplimiento de la

legislación vigente en materia tecnológica (Protección de

datos, Firma electrónica, Administración electrónica,

Seguridad de la información, etc.).

Certificaciones

del proveedor y

compromisos de

cumplimiento

Personal técnico

de Ática.

Certificaciones y compromisos de cumplimiento que entrega el

proveedor para garantizar el cumplimiento de las condiciones

de contratación-.


9. Métricas

Métrica Tipo Descripción

Ratio de

adecuación

contratación TI a

requisitos

técnicos

Porcentual

Porcentaje de contratos de servicios o productos de tecnología que

han realizado un análisis de cumplimiento de la legislación de forma

previa a su tramitación.

Método de

cálculo

Número de contratos fruto de ejecutar el procedimiento / Número

total de contratos firmados por ATICA.

Porcentaje de

incidencias con

proveedores

cubiertas por

cláusulas

adecuadas

Porcentual

Porcentaje de incidencias con proveedores que disponían de un

contrato de servicios o productos de tecnología que protegen a la

UM frente a la negligencia del proveedor.

Método de

cálculo

Número de incidencias de proveedores que disponen de contrato

específico / Número de incidencias totales de proveedores.

10. Herramientas

Herramienta Descripción

Alfresco gestor

documental

Herramienta donde se almacenarán los documentos electrónicos que describan los

pliegos y contratos firmados dentro de este procedimiento.


11. Anexos

Procedimiento de contratación de suministros y servicios ... · servicios tecnológicos se...

Documents

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