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GSO-P-RL-002 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

Área responsable del documento inicial:

Vicepresidencia Administrativa

Aprobación del documento inicial: Decisión de Presidencia No. 111/08

Aprobación(es) de actualización(es):

Decisión de Presidencia No. 119/08 - 084/09 - 028/10 - 048/10 – 076/10 – 015/11

Aprobación de última actualización:

Decisión de Presidencia No. 0000007 Actualización No. 9 Fecha: Enero 23 de 2012

Actualización Nombre Cargo Área

Preparada por:

Carlos A. Agudelo G. Asesor Vicepresidencia Administrativa

Revisada por:

Nombre Cargo Área

Marielly moya espinosa

Vicepresidente Vicepresidencia Administrativa

1. OBJETIVO Establecer la metodología para la identificación, actualización y verificación de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con los riesgos de seguridad y salud ocupacional (SySO) de EEB y definir los mecanismos para su continua verificación y evaluación del cumplimiento.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica a los procesos, actividades y proyectos que realice la Empresa de Energía de Bogotá, y que sean parte de su Sistema de Gestión, que exijan la aplicación de requisitos legales, reglamentarios y otros compromisos de carácter voluntario.

3. DEFINICIONES 3.1 Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita (1) u obligatoria. (1) Nota: “Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración está implícita

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3.2 Requisito legal: Exigencia o prohibición derivada de disposiciones legales, reglamentarias o normativas cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio para la empresa. El incumplimiento de un requisito legal puede ocasionar sanciones o derivar en responsabilidades penales o civiles. 3.3 Requisitos legales generales: Hace referencia a las exigencias o prohibiciones derivadas de disposiciones legales, reglamentarias o normativas nacionales e internacionales, estatales, provinciales, departamentales y locales, aplicables a los riesgos de seguridad y salud ocupacional (SySO) de EEB 3.4 Otros Requisitos: Acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso voluntario que la empresa ha suscrito o a los que se ha adherido, con instituciones, entidades, empresas y organizaciones. 3.5 Riesgo: Posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño o lesión derivados del trabajo que realiza, con consecuencias negativas para su salud y/o integridad física y mental. 3.6 COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional. Organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa

4. RESPONSABLES 4.1 El Asesor de la Vicepresidencia Administrativa encargado de la gestión de seguridad y salud ocupacional (SySO), con el apoyo de las dependencias, es el responsable de: (i) Estructurar la matriz de identificación de requisitos legales y otros requisitos relacionados con los riesgos de SySO de la Empresa, (ii) mantener informada a la empresa sobre las normas, leyes y reglamentación vigente aplicable en materia de seguridad y salud ocupacional, y de (iii) realizar el seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales de SySO. 4.2 Los Asesores de Secretaría General son responsables de mantener informada a la empresa sobre las normas, leyes y reglamentación vigente, a través de mecanismos como Notifax y Diario Oficial. 4.3 El Asesor de Calidad de la Vicepresidencia Administrativa es responsable de mantener disponible la actualización de la matriz de identificación de requisitos legales de SySO dentro de la herramienta del Sistema de Gestión en el Lotus Notes, cuando así lo solicite el Asesor encargado de SySO. 4.4 El personal encargado del cumplimiento y/o seguimiento al cumplimiento del requisito legal aplicable es responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de seguridad industrial y salud ocupacional aplicables a las actividades que

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realice la Empresa. Así mismo, los interventores y/o supervisores a través de sus contratistas. 4.5 En proyectos nuevos de la infraestructura de transmisión, el Director de Proyecto es el responsable de asegurar que se identifiquen los requisitos legales asociados a la seguridad y salud ocupacional que le aplican.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Consideraciones Generales 5.1.1 En caso que existan dudas sobre la interpretación y aplicación de algún requisito, se solicitará la asesoría de Secretaría General o de un experto en asuntos legales en el tema relacionado. 5.1.2 La información sobre requisitos legales y otros requisitos en SYSO que sean aplicables a los contratistas se da a conocer a estos, por parte de la dependencia responsable de la contratación y/o interventor o supervisor. 5.1.3 El seguimiento al cumplimiento legal durante la ejecución de los contratos, le corresponde a los interventores o supervisores, según sea el caso, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002 “Gestión de proveedores”. 5.2 Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos Tomando la matriz de identificación de peligros y riesgos de SySO existente en EEB, se identifican los requisitos legales generales que son aplicables a la EEB. Esta información se registra en la Matriz de requisitos legales y otros requisitos de SySO que específica:

El peligro o riesgo,

El componente o tema de gestión,

El tipo de requisito y número,

La fecha de expedición,

El responsable de expedición,

El título

La síntesis,

El (los) artículo(s) aplicable(s)

El cumplimiento

La ubicación del requisito

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El(los) registro(s) de cumplimiento

El responsable del control, actualización y distribución Conocidos y agrupados estos elementos, se establece la reglamentación relacionada para posteriormente determinar si EEB tiene la responsabilidad de aplicarlo en el desarrollo de sus actividades y/o proyectos. Los colaboradores de EEB tienen acceso a estos requisitos legales, los cuales pueden consultar en los sitios en donde se encuentran ubicados en el Sistema de Gestión según lo que se indica en la casilla correspondiente de la matriz. Los requisitos legales pueden estar en medios físicos o digitales. 5.3 Criterios para determinar la aplicabilidad La aplicación de un determinado requisito de carácter general se evalúa frente a la matriz de identificación de peligros y riesgos de SySO para establecer si está relacionado con alguno de los peligros existentes en la Empresa. El Asesor comunica esta información a la Vicepresidencia Administrativa. Cuando se trata de requisitos legales relacionados con temas técnicos de la operación de la infraestructura de EEB, la Vicepresidencia de Transmisión es la encargada de su revisión y análisis desde el punto de vista técnico. 5.4 Divulgación externa de requisitos La dependencia designada para implementar un requisito legal, se encarga de divulgarlo a los Inspectores, Interventores, Supervisores y/o Contratistas, según sea el caso, y le asigna un responsable que verifique periódicamente su cumplimiento. Para el caso de las actividades realizadas a través de contratistas, los requisitos legales aplicables son comunicados desde la etapa de selección, como parte de las condiciones de la solicitud de oferta. Al momento de suscribir el contrato u orden de servicio, el Interventor o Supervisor designado incorporará las obligaciones particulares del caso, que estén relacionadas con la gestión de seguridad y salud ocupacional, dentro del texto del contrato. 5.5 Seguimiento y evaluación del cumplimiento legal Periódicamente, se evalúa el cumplimiento de los requisitos para detectar la necesidad de tomar acciones como resultado de dicha evaluación. El seguimiento y evaluación del cumplimiento legal, podrá llevarse a cabo por diferentes mecanismos como:

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Inspecciones: Los responsables de la inspección verifican y documentan el cumplimiento de la normatividad a través de listas de chequeo y aplican las instrucciones del procedimiento GSO-P-IP-004 “Inspecciones y Observaciones Planeadas”.

Auditorías internas: mediante la aplicación del procedimiento ASG-P-AI-001 “Gestión de auditorías”.

Cuando el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos depende del contratista, el Interventor o Supervisor del contrato realiza el seguimiento periódico al cumplimiento y el desempeño del contratista lo plasma cualitativamente en la evaluación de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002 “Gestión de proveedores”. 5.6 Actualización de la matriz La matriz de requisitos legales y otros requisitos se revisa o actualiza en los siguientes casos:

Cada vez que se expida un nuevo requisito o se elimine uno existente

Cuando se conozcan modificaciones en los requisitos identificados

Cuando se crea una nueva unidad de negocio en la cual le aplique requisitos legales en SySO.

Cuando se genere cambios en la matriz de identificación de peligros y riesgos en SySO que tenga implicación legal.

En todo caso, aunque no se llegue a presentar alguna de las anteriores opciones se revisará la matriz semestralmente. Los cambios en los requisitos legales y otros requisitos de SySO, son comunicados por la Vicepresidencia Administrativa quien los divulgara al personal involucrado en el cumplimiento y de esta manera evitar incumplimientos por desconocimiento de los mismos.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Código del documento Título del documento

GBS-P-GP-002 Gestión de proveedores

ASG-P-AI-001 Gestión de auditorías

GSO-P-IP-004 Inspecciones y Observaciones Planeadas

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7. REGISTROS 7.1 Matriz de requisitos legales y otros requisitos de SySO.

8. ANEXOS No aplica.