PROCEDIMIENTO liQUIDACiÓN DECONTRATOS Y CONVENIOS · 3. MARCO NORMATIVO 4 3.1.LEGISLA TIVO 4 3.2....
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PROCEDIMIENTO 11LIQUIDACiÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
CÓDIGO I PROCESO
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PROCEDIMIENTO
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U Resolución 6602 del 14Liquidación Unilateral de ccntratos 6de aqosto de 2003
3 1 Ole. 2013Adopción del Procedimiento de Liquidación de Contratos y Convenios, el cua
2"0modifica el anterior al incluir la liquidación bilateral y judicial; al igual que la
16liquidación de convenios. Se modifica el Código de P-AL-3.3.8 V_1"0 a PRGC-105 V 2"0
Gustavo A olfo Salazar HerránSubdirector General Jurídico
Gustavo Adol Salazar HerránDirector Técnico de Gestión Judicial
EA robado or
-
Revisado or
Clau la Patricia Cifuentes Alv,Dir ctora Técnica de G
ContractualRevisado r
fE ar Mauricio Pedraza Corredorbdirector General Corporativo (E)
Validado or
Revisado por
Ailrlana Barefto RojasOficina Asesora de Planeación
Libardo Alfonso Celis YaruroSubdirector General de
Infraestructura
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PROCEDIMIENTO lBlIQUIDACI6N DE CONTRATOS Y CONVENIOS
CÓDIGOI
PROCESO
I VERSiÓNAlCALOlA MAVOfl:DE8090T .•..o.e
PR-GC-lll5 GESTI6N CONTRACTUAL 2.0 Oesar~rbano
Participaron en la elaboración:
Diana Marcela Martínez, Asesor, SGJDeira Galindo, Asesor, SGGC
Patricia Cecilia Daza, Contratista, OTGCMilena Pimienta Redondo, Profesional, DTGC
Jhon Henry Cueca, Asesor, DTGCClaudia María Maje, Profesional, OTGCDelcy Castillo Ochoa, Profesional, DTGCSebastian Zafra Florez, Contratista, OTGC
Adriana Pinzón Hemández, Profesional Especializado, OTGJLaura Patricia Otero, Profesional Especializado, STMSV
Imelda Bemal Raquira. Contralista, OTOHector Javier Paipa, Contratista, DTe
Milena Jaramillo Yepes, Contratista, DTeHector Urbano Rodríguez, Profesional Especializado, STPC
Adalgiza Santiz Fontalvo, Profesional, STPCNelson Mauricio Isaza, Contratista, STPC
Maria Victoria Luque Londoño, Contratista, OAP
(El alcance de participación en la elaboración de este documentocorresponde a las funciones del área que representan)
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PROCEDIMIENTO 11LlQUIDACI6N DE CONTRATOS Y CONVENIOS
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJ ETlVO 4
2. ALCANCE 4
3. MARCO NORMATIVO 43.1. LEGISLA TIVO 43.2. JURISPRUDENCIAL 43 3. DOCTRINA. 5
4. TÉRMIN OS Y DEFI NICIONES 5
5. POLíTICAS OPERACiONALES 85.1. GENERALIDADES SOBRE LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS 85.2. ASPECTOS PRESUPUESTALES, CONTABLES y TRIBUTARIOS EN LA LIQUIDACiÓN DECONTRA TOS Y CONVENIOS 10
6. FLUJOG RAMA 11
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1. OBJETIVO
Desarrollar las actividades necesarias para la liquidación de los contratos y convenios suscritos por elInstituto, dentro de los términos contractuales y de Ley.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia una vez culminado el plazo de ejecución contractual, cuando las partes hacenuna revisión total de las obligaciones ejecutadas y bienes o servicios entregados al Instituto, haciendoajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, con el fin que las partes se declaren a paz ysalvo y termina con la firma del acta de liquidación cuando se trate de liquidación bilateral o de mutuoacuerdo, con la constancia de ejecutoria del acto administrativo y/o el que resuelve el recurso dereposición en caso de liquidación unilateral o con la remisión del proyecto de acta de liquidación delcontrato y/o convenio y demás documentos soporte por parte de las dependencias ejecutoras a laDirección Técnica de Gestión Judicial, para elaborar la demanda que pretenda la liquidación en sedejudicial.
3. MARCO NORMATIVO
3.1 LEGISLATIVO
• Constitución Politica de Colombia.• Ley 80 del 28 de octubre de 1993 "por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública".• Ley 734 del 5 de febrero de 2002 "por la cual se expide el Código Único Disciplinario", artículos
38, 48, 53, 54 Y 55.• Ley 1150 del 16 de julio de 2007 "por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y
la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre lacontratación con Recursos Públicos".
• Ley 1474 del 12 de julio de 2011 "por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer losmecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad delcontrol de la gestión pública".
• Ley 1437 del 18 de enero de 2011 "por la cual se expide el Código de ProcedimientoAdministrativo y de lo Contencioso Administrativo".
• Decreto 019 del 12 de enero de 2012 "por el cual se dictan normas para suprimir o reformarregulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública".
• Decreto 862 del 26 de abril de 2013 "por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1607 de 2012".• Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 "por el cual se reglamenta el sistema de compras y
contratación pública". De acuerdo con lo dispuesto en la Resolución No. 2151 del 01 de 08 de2013, este Decreto entra en vigencia a partir el1ero de enero de 2014.
3.2 JURISPRUDENCIAL
• Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Consejero ponente:Ramiro Saavedra Becerra. 11 de febrero de 2009. Radicación número: 25000-23-26-000-1992-08345-01 (15757).
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• Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Consejero ponente(E): Mauricio Fajardo Gómez. 18 de febrero de 2010. Radicación número: 85001-23-31-000-1997-00403-01 (15596).
• Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Consejero ponente:Enrique Gil Botero. 14 de abril de 2010. Radicación número: 05001-23-26-000-1990-00842-01(17322).
• Acuerdo No. 002 del 3 de febrero de 2009 del Consejo Directivo "por el cual se establece laestructura organizacional del Instituto de Desarrollo Urbano, las funciones de sus dependencias yse dictan otras disposiciones".
• Resolución No. 4286 del 14 de octubre de 2011 "por la cual se compilan las resoluciones dedelegación de competencias 2089 del 17 de agosto de 2001 y 2162 de 04 de septiembre de 2001y se dictan otras disposiciones".
• Resolución No. 2174 del 9 de agosto de 2013 "por la cual se adopta la versión 10.1 del Manualde Gestión Contractual del IDU".
• Resolución No. 2114 del 30 julio de 2012 "por la cual se Adopta el Manual de Interventoria y/oSupervisión de contratos de Infraestructura vial y Espacio Público" Versión 2.0 y se dictan otrasdisposiciones.
• Memorando de instrucción jurídica intema DTL-600-36231 del 27 de agosto de 2008 sobreinstrucciones para la liquidación de contratos.
• Memorandos de Instrucción Jurídica No. 20114350149203 del 10 de junio de 2011, para lagestión de Pasivos Exigibles del IDU.
• Memorando de Instrucción Jurídica No. 20124350247263 del 30 de noviembre de 2012, para laliberación de pasivos y liquidación con glosa.
• Memorando de Instrucción Jurídica No. 20134050059403 del 3 de abril de 2013, alcance almemorando No. 20124350247263 del 30 de noviembre de 2012.
• Memorando STIR 20135560112303 del 30 de mayo de 2013 "ajuste a la guía de pago a tercerosdel Instituto de Desarrollo Urbano."
• Memorando de Instrucción No. 20134350150453 del 16 de julio de 2013 para la actualización ypublicación de información contractual en SECOP, CAV y SIAC.
3.3 DOCTRINA
•
•
•
•
CHAVEZ MARIN, Augusto Ramón. Los convenios de la administración: entre la gestión pública yla gestión contractual. 2" ed. Bogotá D.C.: Editorial Universidad del Rosario, 2012.HINESTROSA, Fernando. Tratado de las obligaciones. Bogotá D.C. Departamento depublícaciones Universidad Externado de Colombia, 2002.44.MATALLANA CAMACHO, Ernesto. Manual de Contratación de la Administración Pública .Reforma de la Ley 80 de 1993. 3" ed. Bogotá D.C.:. Departamento de Publicaciones UniversidadExternado de Colombia, 2013. 924-935.RODRIGUEZ TAMAYO, Mauricio Fernando. La acción ejecutiva ante la jurisdicciónadministrativa. 4" ed. Bogotá D.C.: Librería jurídica Sanchez R. Ltda.,2013. 162-181.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 11 de la Ley 1150 de 2007 y 164 de la Ley 1437 de2011, que mencionan el plazo para la liquidación de contratos y convenios, encontramos que existen1tres tipos de liquidación, así: íjY'
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PROCEDIMIENTO iILIQUIDACiÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
CÓDIGO I PROCESOI VERSiÓN
ALCAl.05AMAY~DEBOGOTA0.c.
PR-GC-105 GESTiÓN CONTRACTUAL 2.0 Desar~rbano
TIPO DE LIQUIDACiÓN PLAZO PARA LIQUIDAR QUIENES PUEDENLIQUIDAR
De mutuo acuerdo • Dentro del término fijado en el pliego de condiciones o sus
(Bilateral) equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el
Corresponde al balance o corte de efecto y en ausencia de pacto.
cuentas que realizan y acogen de • En ausencia de pacto, dentro de los cuatro (4) mesesLa Entidad y el Contratista
manera conjunta las partes del siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución
respectivo contrato, en donde se del contrato o a la expedición del acto administrativo que
determinan derechos y obligaciones. ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que ladisoonaa.
UnilateralSe presenta cuando el contratista,previamente citado, no se presentaa la liquidación voluntaria, o cuandolas partes no logran acuerdo sobre De no liquidarse de mutuo acuerdo, el contrato, dentro de losel contenido de la misma, la términos anteriores, la entidad tendrá la facultad para liquidar La Entidadadministración la practicará directa y en forma unilateral, dentro de los dos (2) meses siguientes.unilateralmente mediante actoadministrativo debidamentemotivado, susceptible del recurso dereoosición.
Por vía judicial Luego de vencidos los plazos anteriores, la facultad paraLa Entidad y el Contralista, deEs aquella que realiza y adopta el liquidar el contrato, bilateral o unilateralmenle, subsiste durante
juez, en desarrollo de un proceso los dos (2) años siguientes, que es el plazo en que caduca la mutuo acuerdo o la Entidad,
judicial o arbitral, según acción contractual. unilateralmente
corresponda, a solicitud de Tal facultad se trunca en el momento de la notificación del autocualquiera de las partes admisorio de la demanda que pretenda la liquidación en sede La autoridad judicial
contratantes. iudicial competente
• Acta de liquidación bilateral del contrato: El acta de liquidación bilateral del contratoconstituye un negocio jurídico, esto es "un acto de autonomía privada jurídicamenterelevante", en virtud de la cual las partes hacen un balance contractual y establecen, demanera definitiva, el estado en que queda cada una de ellas respecto de las obligaciones yderechos provenientes del contrato. Tiene fundamento en la autonomía y en la libertad,propias de cualquier contratación privada o estatal y como toda convención tiene efectovinculante para quienes concurren a su celebración, de conformidad con lo prescrito, entreotros, en el citado artículo 1602 del Código Civil.
• Contrato estatal: Es un, acuerdo de voluntades en donde una de las partes es laadministración pública. Se entiende perfeccionado cuando existe acuerdo entre el objeto y lacontraprestación y este acuerdo se eleva a escrito.
• Ordenador del gasto: Capacidad para ejecutar el presupuesto a partir de un programa degastos aprobado en el presupuesto de la respectiva vigencia fiscal, señalando la oportunidadde contratar y comprometer los recursos públicos de la administración.
• Expediente contractual: es la carpeta contentiva de los documentos que respaldan laactuación previa a la celebración del contrato o convenio, al igual que la etapa de ejecución yliquidación que culmina con la constancia del cierre del mismo.
• lnterventoría: Es la actividad que realiza una persona natural o jurídica contratada por el IDUpara ejercer la representación del Instituto ante el Contratista y que está encargada de hacerel control técnico, administrativo, financiero, legal, ambiental, social y de seguridad integral,por medio de la vigilancia y seguimiento al cumplimiento del contrato y a las obligaciones delContratista.
• Pasivos exigibles: Compromisos que fenecen presupuestalmente por no haber sido fcancelados en la vigencia en que se constituyeron como reserva presupuestal, por lo tanto _
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deben pagarse con cargo al presupuesto de la vigencia en que se haga exigible. Es decir,corresponden a compromisos adquiridos en un plazo mayor a dos años anteriores a lavigencia que cursa y que a 31 de diciembre de la vigencia inmediatamente anterior, no sehubieren pagado.
• Reservas presupuesta les: Se constituyen al cierre de cada vigencia con los compromisosque no se hayan cumplido, siempre que estén legalmente contraidos y desarrollen el objeto dela apropiación.
• Salvedad: Es la constancia que el inconforme (contratista o la entidad pública) consigna en elacta de liquidación bilateral, la cual debe identificar adecuadamente los problemas surgidoscon ocasión del contrato, es decir, que sea clara, concreta y específica; de modo que planteelos motivos concretos de inconformidad. (Inciso final Art. 11 de la ley 1150 de 2007 ysentencia Radicación número: 05001-23-26-000-1990-00842-01 (17322).
• Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable yjurídico, que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por las dependenciasejecutoras y/o encargada del IDU.
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SIGLAS:
• CAV:• COP:• CPACA:• CRP:• OTAI:• OTAF:• OTAV:• OTC:• OTO:• OTGC:• OTGJ:• OTM:• IOU:• OAP:• SECOP:• SIAC:• STPC:• SGOU:• SGGC:• SGI:• SGJ:• STEST:• STESV:• STMST:• STMSV:
Contratación a la Vista.Certificado de Disponibilidad Presupuestal.Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.Certificado de Registro Presupuestal.Dirección Técnica de Administración de Infraestructura.Dirección Técnica Administrativa y Financiera.Dirección Técnica de Apoyo a la Valorización.Dirección Técnica de Construcciones.Dirección Técnica de Diseño de Proyectos.Dirección Técnica de Gestión Contractual.Dirección Técnica de Gestión Judicial.Dirección Técnica de Mantenimiento.Instituto de Desarrollo Urbano.Oficina Asesora de Planeación.Sistema Electrónico para la Contratación Pública.Sistema de Información de Acompañamiento Contractual.Subdirección Técnica de Presupuesto y Contabilidad.Subdirección General de Desarrollo Urbano.Subdirección General de Gestión Corporativa.Subdirección General de Infraestructura.Subdirección General Jurídica.Subdirección Técnica de Ejecución del Subsistema de Transporte.Subdirección Técnica de Ejecución del Subsistema Vial.Subdirección Técnica de Mantenimiento del Subsistema de Transporte.Subdirección Técnica de Mantenimiento del Subsistema Vial.
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5. POlÍTICAS OPERACIONALES
5.1 GENERALIDADES SOBRE LA LIQUIDACiÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
• La liquidación de 105contratos y/o convenios se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijadoen 105pliegos de condiciones, el contrato o convenio, o dentro del que acuerden las partes parael efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de 105 cuatro (4) mesessiguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición delacto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
• El Interventor y/o Supervisor del contrato y/o convenio según el caso, una vez culmine el plazo deejecución del mismo, deberá coordinar las reuniones necesarias con el Ordenador del Gasto,Directores Técnicos, Subdirectores Técnicos, responsables del tema ambiental, social y deaprobación de planos SCAD-GIS cuando aplique, para realizar el trámite de liquidación loscontratos y convenios.
• Los Ordenadores del Gasto coordinarán con el Interventor y/o el Supervisor del contrato y/oconvenio, según el caso, su liquidación. El Supervisor es responsable de elaborar el proyecto deacta de liquidación del contrato de Interventoría (para 105 casos en que no se cuente conInterventoría externa). El interventor es responsable de elaborar el proyecto de acta deliquidación del contrato de consultoria u obra.
• El proyecto de acta de liquidación del contrato y/o convenio se debe diligenciar en 105formatosadoptados por el Instituto.
• Una vez aprobado el contenido del proyecto de acta de liquidación bilateral, deberá ser suscritapor el Interventor, el Supervisor del contrato y/o convenio, el Contratista y el Ordenador delGasto, según el caso.
• En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación oconvocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, laentidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de 105dos (2) meses siguientesal plazo contractual o legal (supletivo). Si vencidos 105plazos anteriormente establecidos no seha realizado la liquidación, la misma podrá adelantarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2)años siguientes al vencimiento del término de mutuo acuerdo o unilateralmente. Lo anterior, deconformidad con lo previsto en el articulo 164, numeral 2, literales j) y k) del Código deProcedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
• Las dependencias ejecutoras, diez (10) meses antes del vencimiento de 105 dos (2) añosmencionados, deberán determinar si es procedente iniciar la liquidación unilateral o en sedejudicial. En tal caso, deberán remitir 105 soportes correspondientes a la DTGC o DTGJ,respectivamente, previo agotamiento del debido proceso de la liquidación bilateral, dando estrictocumplimiento al procedimiento establecido para ello, para lo cual deberán radicar la siguientedocumentación:
1. Proyecto de acta de liquidación acorde con las especificaciones descritas en el Manual deInterventoría y/o Supervisión de Contratos de Infraestnuctura Vial y Espacio Público ,o elManual que corresponda, debidamente suscrita por el Ordenador del Gasto, el Supervisor delContrato o convenio, el Contratista e Interventor, según el caso.
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2. Justificación en la cual se presente la descripción del motivo por el cual no se firmó elproyecto de acta de liquidación. Adicionalmente, si fue por renuencia del contratista, se debeadjuntar copia del oficio de citación, prueba de entrega y acta de inasistencia suscrita por elOrdenador del Gasto, Supervisor del Contrato e interventoría, si es del caso. Lo anterior, enconcordancia con lo previsto en el memorando de instrucción jurídica interna DTL-600-36231cuyas pautas se encuentran vigentes.
3. Demás documentos requeridos en el contrato, Manual de Gestión Contractual y Manual deInterventoría y/o Supervisíón de Contratos de Infraestructura Vial y Espacio Público o el quecorresponda. .
• Cuando se presente un recurso de reposición contra el acto administrativo que declara laliquidación unilateral, las dependencias técnicas cuentan con treinta (30) días calendario,contados a partir de la fecha de radicación en el IDU, del recurso de reposición por parte delcontratista, para enviar la información de soporte a la DTGC, quien contará con el mísmo términopara analizar la información y expedir la resolución que resuelve el recurso.
• Cada una de las dependencias ejecutoras debe actualizar, máximo al día siguiente que seproduce el acto contractual, el estado del contrato en el sistema SIAC, con el fin que almomento de su liquidación se cuente con toda la información requerida para adelantaradecuadamente dicho proceso.
• La DTGC tiene el rol de administrador del sistema SIAC.
• Una vez suscrita el acta de liquidación, la dependencia encargada deberá remitirla a la DTGC aldía siguiente de su suscripción, para su publicación en los portales de contratación.
• Cada una de las dependencias ejecutoras será responsable de la actualización permanente delinventario de contratos y convenios por liquidar en el aplicativo SIAC, información que seráinsumo para efectos de informes internos y externos y será tomada por la DTGC para efectuarlas mediciones periódicas al avance de la aplicación del Procedimiento de Liquidación de losContratos y/o Conveníos, cuyo estado en el SIAC esté en terminados y en proceso deliquidación. El reporte correspondiente, se presentará semestralmente a las dependencias delIDU.
• Los Ordenadores del Gasto serán responsables de adelantar las gestiones necesarias paramantener actualizado el Sistema SIAC, el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP y el portal de Contratación a la Vista - CAVo
• La Entidad expedirá un acta aclaratoria cuando se presenten errores numéricos, de sumas odeba aclararse un punto del contenido del texto, de manera excepcional.
• El no proceder a la liquidación del contrato estatal de manera oportuna, puede llegar aconsiderarse como una conducta constitutiva de falta disciplinaria.
• Los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión no se liquidarán de conformidadcon el articulo 217 del Decreto 019 de 2012.
• La documentación generada en torno al procedimiento de liquidación de contratos y convenios,será archivada de acuerdo con lo dispuesto en los lineamientos de gestión documental yespecíficamente en las tablas de retención documental.
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5.2 ASPECTOS PRESUPUESTALES, CONTABLES y TRIBUTARIOS EN LALIQUIDACiÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
• Los Ordenadores del Gasto deberán adelantar las gestiones necesarias con el fin de apropiar losrecursos necesarios de modo que atiendan las obligaciones que se deriven para la entidad, en laliquidación de los contratos y convenios.
• Las dependencias ejecutoras de los contratos y convenios, deberán conciliar con la STPC, lascifras presupuestales y contables, antes de elaborar el acta para la liquidación del contrato y/oconvenio (bilateral, unilateral y/o judicial), con el fin de determinar los saldos de los derechos yobligaciones de las partes, asi como las retenciones por tributos, sobre saldos en favor delcontratista, que no hayan sido pagados durante la ejecución del contrato.
• El Supervisor del contrato y la STPC, deben verificar en los estados contables de la entidad, lossaldos existentes a favor o a cargo del contratista, imputables en virtud del contrato o convenio aliquidar. Adicionalmente, debe verificarse cuando a ello haya lugar, las retenciones por tributoscuando se presente compensación de valores entre las partes, para determinar el valor neto acompensar.
• La interventoría y/o el Supervisor del contrato o convenio, según el caso, deberá verificar con laSTPC, que los anticipos entregados se hayan amortizado dentro del plazo de ejecución delcontrato o convenio en los casos que aplique, al igual que los saldos de retención en garantía seencuentren disponibles para devolución al contratista.
• Con el objetivo de llevar a cabo una adecuada depuración y ejecución presupuestal, lasdependencias deberán dar especial prioridad al agotamiento en orden de antigüedad de lossaldos calificados como: Pasivos Exigibles, Reservas Presupuestales y Presupuesto de laVigencia.
• El Interventor y/o Supervisor del contrato o convenio dentro del plazo de ejecución del mismo,tiene la responsabilidad de ejercer las funciones de control y vigilancia del cumplimiento por partedel contratista, en los temas que no tenga a cargo la Interventoria, en especial la verificación ycumplimiento del pago de los aportes a que haya lugar. En el evento que se tenga conocimientopor cualquier medio idóneo del presunto incumplimiento de la obligación frente al sistema deseguridad social y parafiscales, según el caso, deberá iniciar el procedimiento PR-GC-074Declaratoria de Incumplimiento Contractual para la Imposición de Multa, Cláusula Penal,Caducidad y/o Afectación de la Garantía Única en su amparo de cumplimiento, calidad, salarios yprestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales e informar a las entidadescompetentes.
• Los Ordenadores del Gasto son responsables de lograr la disminución del monto de pasivosexigibles de la entidad, con la liquidación de contratos y/ convenios que permita el pago derecursos pendientes o la liberación de los saldos no ejecutados.
En este caso, el Supervisor del contrato o convenio deberá remitir los soportes correspondientesa la DTGJ, para que verifiquen si existen demandas y/o solicitudes de conciliación prejudicial quepretendan la liquidación del contrato, con el objeto de establecer si hay interrupción del término r1de caducidad o se ha perdido definitivamente la competencia para liquidar. De no encontrarse encurso ningún mecanismo de control y/o conciliación prejudicial, el Supervisor del contrato debeJelaborar informe que contenga las actuaciones adelantadas a la fecha y proceder a efectuar los
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PR-GC-l05 GESTiÓN CONTRACTUAL 2.0 --Desarrollo Urbano
trámites para sanear la contabilidad, con el fin de aclarar la situación de los recursos invertidosestableciendo los ejecutados y los pendientes de liberar. El informe y los soportes de lasactuaciones, deberán incluirse en la carpeta legal y/o expediente contractual.
En caso que la DTGJ confirme la existencia de la demanda que pretenda la liquidación judicial delcontrato por solicitud del contratista, y se haya surtido el trámite de la notificación del autoadmisorio de la demanda, la ocurrencia de ese hecho interrumpe el término de caducidad, por lotanto es procedente la liberación de saldos y/o pasivos del contrato, toda vez que se pagará concargo a otro rubro presupuestal denominado Sentencias Judiciales, según lo dispuesto en elarticulo 53 del Decreto 669 del 29 de diciembre de 2011.
• No se podrán cancelar pasivos exigibles que correspondan a rentas especificas con cargo aotras fuentes de financiación. Estos recursos especificas deberán respaldar el compromisopresupuestalmente hasta su finalización.
• Los registros presupuestales se anulan total o parcialmente a solicitud expresa del Ordenador delGasto, cuando se presenten las siguientes situaciones:
o Por la liquidación de contratos.o Por la declaratoria de caducidad o cualquier otro acto administrativo que determine el
no requerimiento de nuevos pagos con cargo a dicho compromiso.
6. FLUJOGRAMA
Diagrama
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Eale pro~dimfento inicia o..na ve: cUmlnttdo al plazo da ejac:ud6nCootrllctual, momento en el cual las plrta. hacen lJI\lI 'a~ total de la.abllgaelclnaa ajectJladM V bMna. o .ervlclo. entregados al Instituto, con elprop6slto da efectlll" lo. 'econoo'mlentos o aJust~ económicos e quehaya lugar para de-cla,arn'l a pu V$IItvo,
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P,ofesk>nftl Univef"lit8riolPrOfesional E8pecillfizOdQ I
ContnIlim
ProtesiooellJniverlitllrio IProlesiontll Eapecieli:z:lldo I
Contratista
Revisar la lnfermcc::l(¡n registradaen el ptoyecto de acta deliquidación, cotejando con losrespectivcs soportes.
Remttir proyecto de ad1l deliquIdaclón alll srPe.
Elabcrer el pr~eto de acta deIlquldcc;6n.
,-----------------------------,'"';;;0"'"".".";;';;''00------------------------------,--------------------,PROCEDIMIENTO DE LIQUIO •••CIÓN DE CONTRA TOS Y CONVENIOS
PROCESOGESTiÓN CONTRACTUAL
Redblr el proyec:lo de Icta deiqYkllIcl6n Y velilicllr los V!!loreapaliado!; •• l;Il'lI" del contrato('eseNftS IDUl.
~ el proyecto de aeta de5 iqulda<:l6n, con b'I nformacl6n
debldam~e ver!licllda.
Reelbi' el proyecto de acta de6 lquldacl6n con la'!; ob!;ervaáone!;
reallzadn por la STPe.
Envio, el actll de nquidaci6n alconIrIlistlI pare su WSCl1ldón.
El COnlralio;U¡ $USCfl>a el ao;:ta delquidaci6n?
Recibir el aeta da 6quideción del9 cootrato, debidamente firmada por
el Conlntiola y/o Inta"",n!<lr.
"e
Pl'oIesional UrWerslIario I""" ...Profesional EtpeeiaEzldG I 42,50
liquidaci6nSTONE
Conlrltisla
Pl'olesk>nal UIWefsitllrio I eoooo'~1Proleslonal EspecIa!zadcll O,",Conlralistll Acta da liquidaci6n
Pl'ofaslonal LWvers/tllrio I
"""'" ORFEOPl'olaslol\lll Esp&C/lIllzlIoo I 42,50Uquldacloo ,.e
Conlr1'Itistll
Profesional Unlvomltllrlo I """',Profesional EspeelarWldo I 0,50 Correo EI&ctr6nlcoCootrlltistl
Uquld8c1oo
Pl'GlasIorllll Unívf:rsítario IProfesional Especiaizadcll
Contralista
Proleskmal Univemtario I O'"Pl'olMlonal Especializado I 0,50 ORFEOConIralisÚl Acta da liquidación
Cuando Ile blIle de contI'lltOll con re<:l.nOS UEL, U deber~ SGlidtBr a laOíreoci6n T~ de Proyectos, la Yef1l\cael6n del valor de 1M .ese •..•••• aClIrgo del contI'lllo
Pa,a contrato!; con _ Transmlenk>, se SI;IIicltlr' direCtlmeme adichIl El"Ilicbd, 13 verlllCllcl6n del valor de In rele.vu I ca,lJO del<:onlfato,
La STPC rsvie.a la inlMnaci6n correspondlente al componente 1lnaneleroCOOSlIlJ'l'do en el proyecto de lleta de ~aci6n y la remlte a ,.dependancia encargada, viII correo efeetrOrko.
LB dependencia ejeculo,a efeClUllnlIoll ajuslea finl:nelef05 al proyecto deactB de liquidación y gene",r~ el ruevo P'O)'eeto de aeta. De ecuerdocon las directrices cotrSBglBdas en el MalllJlll de GestiOn Cootractual, ladependencia ejecutolB aolicitará el acomp"ftamiento j<rldloo 11 la DTGC,de cor<siderarlo ne""",rio.
Obte"", f~ma del ordenador del10 gasto y damAs respollSllble1l,
~oln ,esolucl6n de delogación.
S<bdiraotor GeneralOO'actor T6cnioo
S<Jbdirector HonicoProfealonal Eapeclalizado O
UnlverBitBrkI
115,00Acta de Liquidación debidamente &UGCrIlD por laa parl •••• (ContrBtis1B,Inlervenlerla e IDUj, de acuerdG oon 18 Resolución de delegación defunolon.". delIOU,
)"MC.176ve'lIion:Ol~ PA~a 12 do 16 Vo,Bo,OAP:~
c601GOPR-GC-105
,-----------------------------";¡,."';;;,",",,",,¡¡,","------------------------------,--------==:----------,PROCEDIMIENTO DE UOUID¡l,CIQN DE CONTRATOS Y CONVENIOS •••._~~ ••
PROCESO _"""",,c""GESnON CONTRACTUAl. ~
Z I'Li!JIf ~~¡¡_'[.i:gE1~1,
rTk_~;o'_r:=i{HRIM
Elabora. y ,eml!lr le solicitud parl
" " ~aborllci6n ,. AdoAdminislralivo de la 1iqlidaci6nunibll",~1del contrato a le OlOC
" RecbIr Y eslgner le lCfic:iIuddel 9 IliquideclÓflunilet"",1 del contrato.
¿~ oon los re-querimientoe ~." de le l<lIdtud de 1qljdaci6n""'¡lelerlll1
1--"-"'-''''1 I"ooIaI"",1 a le deperdenciaejecutoml ~e la reeÚl!lci6n de ¡-ejlmln.
ElIborti el Acto Admlni:sIratiYodel (0 -@I" III k¡uldaclOn ln1ateral del,- I,
R~r el Acto Admlnislrllivo de
~" " IQlJidadOn lriI~leral ""_.0 , " documenteciOrTeneo,
I
A la Ctm~r21de Comercio origen del~, se remlle erctlivu planocon la InlormaclOo de la 'quided6n, de <:onIormldad .:on I~ Cir<::Ularexpedida por la S<.Perintendena. de Indllstri~ y Comercio y seglln loepla2011estableddo. en la normelividad legall'lgente
J...,to e la suscripdOn del a<:le d" ínasislen;::la del contraw, lOlIaoistentel suscribir!n ,,1 ~<:I~d" liquldaciÓfl
Ap6ca cuenelo el conlrelf'Slecompa"~ a la cltlcl6n y suscnbe el eola de~(¡U1de<:lón
La solicitud se 'eelí2. por madlo de memOlllndo y s<>dotbo anexar leslll"~ documenta~6n- COn$tand~ de citeción al contratista pere le revisión y luscrlpción delproyecto de ecta de liqu\declOn, con SU correspondl4inta pruebe deentre-ga.- Actl! de inasistencia del conlrallsta .. Proyecto de acte de liquidación b~aleral 1lUSrrih!pc, el ordenador delgasto, cllnterventor y el su~MlOr, ugLln ~ C~BO
ILe cltacloo debe onnaagr.r ...,a lecha dertll, •••.•fuge, detelmlnado y ooehora exacta. Aal m;~mo. deberO eSler direocklnada e lodoe 101participentes q"" euso;;ribenel aola, segun lo definido en "'" MenualM'etpedivos.
¡Si sgollldo ~ trtmfte de la IklUided6n bl!ateral, el oontratlsto ••• neI/Ó af1rm,a~el aolo de IIquid~clón.le dependencia ordenedor~ del galiO debedecid~ inid" el preceso de l~ulda<;Í6nunilateral o Judicial,""gon el CeBO
ORFEO
'.CSECOP
CAV
ORFEO
ORFEO
Prolesklnel UrWerlltarlo I
IProl."."",1 Eapecieizado I 42,5 l.1emorenclo ORfEO
Contrelisl.
ProIesioMl U~rio IProfesional EqJeci:elizedo I 121,5 R_
Contr.tista
",••ct. (.,"""" (.,,, 0_1 42,5 RM"""Contractuel
I
T~ •••apl!ralival ConlralistB ','" Act'" s.eUquldaci6n
I T krico U openllival ContrlIlisl. '''' """ •. LbroRadiclldOl'Uquidaci6n
Tknico u operalival Centralista S.", """ •.liquidación
II
Profeslonnl Universitario I
I
Profesionlll Eopecilllizedo I 25.$0 ~dedtaclón
""'-
I IProle5lQna\ UnivemiblrlaIProfe,lonal Especializado I
Contrll~ste
Profesional UnIversitarioI_ •.
I',olnional Eepeclelizedo I Ine~enci. e le
Contrallslll llUSo::rip~6ndel Aolflde Liquideción
P, E&pecI~llz~dol P. UnilleralUl~olOIrect~TéorllcoI~tarlof O,, Mem~endo5ea"etallo EjewtM>l C<JI"Ihlista
5ea"el~rlo EjecuWoJ D1r~ (~) S,, MemorendoHcnico (e) de G••.•li6IlContr~ctu~1
ProlesioMl U•.••erWIarioIPl'olniornl! EllPlIcialiudo I
Contrelisle
I~
cvI• I
A
yÓ
Actualtzar la Infonnaci6n del acta11 de iqL!dnci6n en el aplicl1ivo
S.C
" I',m" .ct••• ..., •..,. "1"'- 1IO'OC ,o'''" •" ""Recili"e1actllde~y'CIUIlzilr la infor"",ci6n en Ion
13 pcrtIllae de conlnIlllción CAV,SECOP e Informar a l. C'mara~Com,",áo.
1,,,""''' o,''' •••• .., • '"" IPart" con el fin de revlsll. y~ elllCUIde lQuldeci6n.
" [¿compe,ece el conlretlslll e 111cilllciOn?
I
¡Elabore' y IIUSCflblrel acta de
16 inasistenclll. a le lu;cripci6n delacta da kq.i.acioo.
paginll13de16 VO,BO.OAP'4J:,C
"28 ~e~~~~ ;~,::'~:":,atNo e ~
lo pubiCflcl6n ele<:lr'OnK:odel Acto AdmfrjsjrBtivo debefa hacerse en lofecho de BU"llP"dleI6n, o, 11mall tardar dentro de los !fel (3) dlas habilessiguientes.
A le Camara da Comercio origen del conl1eltst!l, ee remite el erchiv<>pleno con la Información del BClOedmirVs1nlllvode Ilquldecián un~ete"'¡,de conformldlld con le Circular ell¡)O'didllpor tII Supemtendencle deInduslrio y Comercio y tegOn Iell pIIIzos esta~ en '" nonnll\Mdlldlegel,"genla.
l.ll chci6n para llU1ir noIificaci6n pertOI'IIIldel aclo edmnslretlYo queUqJldounitllteralmenle el contrato. te debe reerlZll' dentro de loBcinco (5)dias ~!JUÍ'!ntel e la "rpedlción del eeto edmlntslrllllw. conforme lo prC'l~el Art G&del CPACA. SI no puede realizaBC tII nottfico,.:IOnperson.ellllcabo de loa cir>co (5) dlas del emio del cItatolia, '" notiflCflci6nlBrealizará por medio de eviso en 105t~rmtno!; prllYist05en el Arl, 69 delCPACA.
El ,ecurao de repoelcl6n de~rt1 irlterpone"", por escrito en le d~igenciede notiflCllci6npef$Qtlafo dentro de ~ diez (10) dlel siguientes e •••••.oa la notifielIci6n por lIviso. o al venclmlento del tMnrino de publcacl6n..e¡¡(in el CIIW,(... )Loo le=5 5e pre&entaran Bnte el fu'Iclonario que dlcto le decilli6I1.(.)AlL76detCPACA
VERSiÓN
"
ProfesloMll.fniverIltIrit IProfesiooef Eepec:illlízedo/
Conl1aliste
DlrectC)l"(a) Ucnico (1) de Ge5li6nContractual
Oirector (B)Técnico (e) de Ge.~ón Retoluci6n
IConrrlctual
Oirecto, (B)Ucnlco (a) de Gestión
" -- Ubro radlcodorConIIleIl.r.Il ORFEO
Jefe ÁIe~ Ord"""dOfo del Gasto 42.5 Reeoooón
Jefe /veo OrdenadOfe del Gesto
.Jefe kee Ordenadora del Ga15l0 25,5 Rllllolución Libroradieedor
Jefe Atu Ordenedora del G015lo 25,5 Reaoluci6n Ubro rnlictdol"
cr T6<:nk:ou operativo / Contretiste 25,5 RellOlucí6n
I
Ucníco u ope<etNo/ Contrelisttl 0.17 Resolución CAVSECOP
IProfeslonel Unlvertilarlo IProf6lonel Especialzado I 42.5 Oficies de ciIación CReEO
Contretist!l
PROCEDIMIENTOPROCEOU>lIENTODEuaUIOACIÓNDECONTRATOSYCONVENIOS
PROCESOGESTIÓNCONTRACTUAL
I ¿
.1
¿""
, """
C OIGOPR.OC.I05
33 ¿Se recibe recurso de repO!lk;i6n7
Reeepcioner copio del oClO32 admintatrativo y elllborBr loa
oficIoB de cilacl6n paranotiftcoci6npersonal del m¡Smo.
Revisor el Acto AdmiRstra1íYode ~26 le ~quIdool6n unilateral dol Q
controlO.
Publlcer Acto AdmlnistretNo en31 CAV, SECOP e Informer a la
C~m",a de Comercio
::.a~~I=-~=~a~,.........251 Corporatlvll parB su OOInel"llclóny
temado
A¡nobo, y e!WIar el Acto
25 ==~re~~:e=~e~Guto.
¿El AGIo AdmÍ'iSlnllHo23 documentlci6n ~nellll
correC1lJ7
Recibir recIftQ de reposlciOn yJ..t remlbio B ~ Inlerventorlll, según
elCll,.;>.
ProfOllOflalUnlverm..rio /PretMllonal Especializado I
""""'.El SupeMsor del ConlTaIodentro de 105dos (2) dlas ~ al feOOidOdel ReCUlllodo Reposici6n, debe romlttrlo 11la Inlll~ntorrll (aegan ellcaso). I
l_MC_176Versl6n: DI paginB'. de 16 VO,80,OAP:~V
Le interventorlo conlllf6 con un plazo m6>rimo de quince (15) dlDs""lend8rio p8rll que se proruncle cobre el ¡ecurso, de acuerdo con 10objeto contraclulll, remlliendo la fnform&Ci6n al IOU.
El pronuncillm",nto definilivo oenerado por la D-eJlemlencla, debe lldoptllruna po$lc;i6n trente 8 la 1lO~1tud Conll!nid8 en I!! Recu-IlO de Reposición
ORFEO
ORFEOMemorando
"
o.,
Profesloool ~rio IProf~1 Espe-cIaIzado I
Conlr.lista
P,ol~ UnN~nrlolProfrnlonal E""ecllllzoclo I
Contnltishl
",-,"'_.-._..._' " .".":<.; - ... ~ RESPONSABLES "--'._"''''
Remilir prlllUlCiamienlo delFdtlvo36 scbfe 01 rocurso de reposici6n a la
DTGC.
Recib~ pr""""CIamlenlo 50bre elreano de reposldón realilado
35 por la lnlerven!orIB, re'oisarlo.nnal2:arlo y emtlir pr.".....,;amienlodeliritlvo sobre el mismo.
r----------------------------""'"oc<,,,.;¡;".""~rn;o------------------------------,-------------------,PROCEDIMIENTO DE UQUlDACIÓN DE CONTR",rOS y CONVENIOS
PROCESOGESTiÓN CONTIt'CTVAL
ealudior, onolb:ar ladoo;ume<l\Jld6n V elaboror el acto
37 ::m~ ~I m~~cu:rO'pOlliciOn de acuerdo ton lospronunaam;enloo recibldOll
IROVlsor el Acto Administrativo de
3~ la ijquldocl6n uniolorol delCOflIrato y la documenl>oci6n.ned.
¿El Aclo Admlróstrslivo y la39 doaJmontao;:iOn ano.." nl~
corrocto?
40 DevoIvf!. 01 A<;lo Administrativopl!fatooTl!Q~
Suscribir y rem~~ 01 ActoAdmlnislrlllivo """ relUolvo el
42 reano de reposición • laSubdIr~ Genefol Corporativapo,," llU •.•.••••••rlIc16n Y focholdo.
Do. numeraclOn, focha y romitir••3 c~a del Acto Administrativo O la
DTOC.
Pub~ca, Aclo Adm;,.,;slrewo on44 CAV, SECOP O informor O ID
C~morodeCom~.
Roupclonar copie del ,,<::tul.admÍ'"ÓSlnlliYo que resuelve el
4$ reano de reposlcl6n y ombofarlos otidos de dtlIcIón paranolificaci6n pen_1 del ~mo.
P,olesione! Unlll~ IProfesional á;:>edolzaclo I""",....
Director (a) TecrOco (8) de GutlO,.,c__
Director (D) Hcnk:o (a) de G~Conlrachml
Olrector (B) Te<:nioo (R) de G"tiOnContractuBI
Dlredor (a) Tec:nlco (a) de Gesll6nContraclulll
Jefe Jvu Ordenad",. dI!! Gasto
Tec:nlco U o~r8tivo I ConlrRlislD
Técnico U operotNol Contretisto
Profesionll! UrW~rio IProfesionRI Etpedallzado I
Con!ralista
127,S
'.'
o.'
'.'
<.00
'.'
Rer.ofudOn
Resolución CAVSECOP
ORFEO
Dentro d.t RESUELVE di!! edo ftdmfnislnltivo se debe oonSllgra. _ 101
O"!,,,ndenclD """ em~e I!! DctO DdmWstrat!vO wsatllrillD Consl>Inci8 deEj&;uI"'¡" conforme lo prrMstO en el Att. 67 del CPACA.
La pubicllel6n dectr6nic:1I del A<:to Adrnir>'Wlllivo deberé haeerae en flIfecha dIl ••.• expe<idón, o, O mM lllrd~. dentro de los Ir" (3) dio h6b1esrsiguienln
A IR Cém8ra de Comercio o~gen dI!! contratista. r;<l remrte ~rchlvo plRnooon la nformRción del aeto admfni!.trBtIvo de ~quldadOn un!laterel, deconformidad con la C •.C\hf expedida por la SUpertntendenc:lll de InduslrIay Comercio Y 8egCIrr los plazoa establecidos en la oorm8lMdad r..gat.•....La ClIaci6n para lurtIr notiftcad6n pefS<)nal, se debe re~"ZIl' dentro de roscinco (5) dlas ligUMte-s a la expedJcfón del Reto RdminftllrRlIvo, conformelo prevé el Art, ~ del CPACA, SI no puede reallzaf8& 18 notificaciónperoonal el cabo de los doco (5) dlRI del envio del dlatorlo, IR notil'iCIIci6nse redzan!l por medo de aYioo en los l&minos prl!Ylsloa en el Art. lS9 delCPACA,
La dIIlgencIa de notIlIcad6n ~JWI'\III deben!. 8ef lU5CrillI por laD-eJlendenda que emiti6 el eeto edmlnlstrallYo
P6gina15de15 VOBO,OAP:~"C
EnWlf aCla de IqJdac;llln y/a aClo~8 adminfs,tratiYo de IIquIdaci6n
••.•Ialerol al archlvo central
En los caS01 qua OOITl!'5ponda,~s remitir la documlntacl6n s.oportf!
del proceso de iqIM:Iacl6n, a la
D''''
De acuerdo con ~I Att. el ~ CPACA, la OTGC realiza" ela~ompnftemiento en la elaboración de la ~onstancia de elecutooa n laDepondoncill que emito 01acto admh"llstratrlode liquidaci6n unWaleral.
La Dependencia qua emile el aClo .dministralivo remltin!icopio del mioma.In STPC, segUn el caso.
ORFEO
TablasTRD
Li><oradiclldol"
Plani~a
Memorando
D.'
'.'
_.OC
1,00
Pro'eolonal UnIvefal!lIl'IoIPreleilOonftl~del
e"""",,,
Prof~aío",,1Universltorlo IPro'esional E5Pecla~zado I
Cornralistll
Honico u ope'lllivol Contra~sta
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO DE LIQUIDACiÓN DE CONTRA,TOS y CONYENIOS
PROCESOGESTIóN CONTRACTUA.L
cons!llnc,"
Remitir copla CUIIndo e51~ en
41 :::ael ~cto~~~ :..Ordenadora del Gasto
Reci>ir la dooumentacl6n soporte50 del proc,,"o de iquidacl6n, reallzar
esludio Jurldico y adelantar laacclOnJudiclsl correspondo,"!e.
ProfesionallhWersItatIo IProfesional ElpeciD&zadoI
Contratista
Loa tiempos de eJew<::iónde em aClMdad esl4n IUJetos al de!.llrrollo delprecelM>judlclal.
e ~,."c.'''v.~'''~ P6gína 16de 16 ve,Be.OAP:4.b.::::