Procedimiento para acc c y p

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS CODIGO: GCM00 V: 00.05.11 Página 1 de 13

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL SAN JUAN BOSCO

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

GCMP00

0

Elaboración del procedimiento para acciones correctivas

y preventivas

Ciro Martínez Comité de

CalidadP. Jorge Iván

Pérez

REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Aprobado:____________________


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO…………………………………………………………………………………... 4

2. ALCANCE…..……………………………………………………………………………….. 4

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA……….……………………………………………... 7

4. DEFINICIONES…………………………………………………………………………….. 4

4.1 ASISTENCIA SALESIANA………………………………………………………… 4

4.2 VIVENCIA LITURGICA…………………………………………………………….. 4

4.3 PALABRA AL OIDO………………………………………………………………… 4

4.4 NO CONFORMIDAD………………………………………………………………. 4

4.5 NO CONFORMIDAD POTENCIAL………………………………………………. 4

4.6 FALLA INTERNA…………………………………………………………………… 5

4.7 TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD……………………………….. 5

4.8 ACCIÓN CORRECTIVA…………………………………………………………… 5

4.9 ACCIÓN PREVENTIVA……………………………………………………………. 5

4.10 CONCESIÓN……………………………………………………………………….. 5

4.11 EQUIPO DE MEJORA……………………………………………………………. 5

4.12 MEJORA CONTINUA……………………………………………………………… 5

4.13 PROYECTO………………………………………………………………………… 5

4.14 SGC…………………………………………………………………………………. 6

5. PROCEDIMIENTO………………………………………………………………………… 6

5.1 UNA ACCION CORRECTIVA SE PUEDE GENERAR POR………………… 6

5.2 UNA ACCIÓN PREVENTIVA DE PUEDE GENERAR POR………………… 6


5.3 INICIO DE UNA ACCIÓN CORRECTIVA……………………………………… 6

6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD…………………………………………………… 6

6.1 COORDINADOR DE CALIDAD…………………………………………………… 6

6.2 RESPONSABILIDAD GENERAL………………………………………………….. 6

7. ANEXOS……………………………………………………………………………………… 7


1. OBJETIVO

Establecer un método unificado de trabajo para identificar, controlar, analizar y eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales del sistema de Gestión de Calidad, definir acciones que permitan mitigar cualquier impacto causado y emprender las acciones correctivas y preventivas para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia.

2. ALCANCE

Esta norma aplica a todos los procesos del SGC del Institución Educativa San Juan Bosco que requieran una acción correctiva o preventiva.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC-ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.Procedimiento para auditorías internas de calidad.Procedimiento para el control del producto y/o servicio no conforme

4. DEFINICIONES

A continuación se incluyen algunas definiciones y abreviaturas comúnmente utilizadas por el colegio y que son importantes para la interpretación de este documento. Los demás términos utilizados en este procedimiento, deben entenderse conforme lo establece la NTC-ISO 9000:2000.

4.1 ASISTENCIA SALESIANA

Presencia educadora, bondadosa y dinámica del maestro que conquista el corazón, la confianza y la voluntad del joven para ponerlo en la imposibilidad de pecar. Esta consiste en: presencia física, fuerza moral con capacidad de animar, estimular y suscitar; es preventiva y protege de experiencias negativas. Desarrolla las potencialidades de los jóvenes. Es relación personal, es comunicación espontánea, es acompañamiento, es ayuda en el ejercicio de la libertad y es presencia animadora de las actividades juveniles

4.2 VIVENCIA LITÚRGICA

Ambiente de oración que marca profundamente sus experiencias religiosas como expresión vivencial de su fe.

4.3 PALABRA AL OIDO

Dialogo personal e individual. Educación personalizada.

4.4 NO CONFORMIDAD

No cumplimiento de un requisito especificado, detectado durante la revisión o verificación de los procesos o de sus servicios; dicho requisito puede ser de los alumnos o padres de familia, de la norma NTC ISO 9001/2008, de carácter legal o establecido por el colegio.


4.5 NO CONFORMIDAD POTENCIAL

Probable incumplimiento de un requisito, detectado durante las actividades de planificación o re planificación de los procesos, al presentarse cambios, o mediante el análisis de los datos arrojados por los procesos, en cuanto a tendencias y comportamientos; también puede surgir una no conformidad potencial, de la comparación de un proceso con experiencias de procesos similares. La no conformidad potencial es un riesgo para el cumplimiento de los requisitos planificados

4.6 FALLA INTERNA

Incumplimiento de un requisito especificado detectado durante la ejecución, la revisión o verificación de los procesos, Estas fallas se detectan entre la interacción de los procesos a nivel interno del SGC

4.7 TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD (CORRECCIÓN)

Acción emprendida respecto a una actividad, un producto o un servicio no conforme, con el propósito de resolver la no conformidad en forma inmediata y puntual; también recibe el nombre de corrección o de correctivo.

4.8 ACCION CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. En una acción correctiva, el problema existe pero la solución se implanta para que dicho problema no vuelva a presentarse. Implica investigación de las causas.

4.9 ACCION PREVENTIVA

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. En una acción preventiva el problema no se ha presentado aún; precisamente la acción preventiva permite que el problema no se presente.

4.10 CONCESIÓN

Autorización escrita para usar o liberar un producto que no cumple con los requisitos especificados. La concesión puede autorizarla el cliente o las personas responsables dentro de la gestión.

4.11 EQUIPO DE MEJORA

Grupo de personas relacionadas con una situación específica y que cuentan con experiencia y habilidades para solucionar o evitar un problema, o bien para aplicar mejora.

4.12 MEJORA CONTINUA

Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.


El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora. Es un proceso continuo a través del uso de los hallazgos de auditoría, las conclusiones de las auditorias, el análisis de datos, la revisión por la rectoría u otros medios y generalmente conduce a la acción correctiva y preventiva.

4.13 PROYECTO

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y término, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

4.14 SGC

Sistema de Gestión de la Calidad.

5. PROCEDIMIENTO

Identificada una oportunidad de mejoramiento se notifica al dueño del proceso o al coordinador de calidad y se procede a tomar una acción correctiva y/o preventiva. Se diligencia el formato “acciones correctivas y/o preventivas”.

La persona que identifica el no cumplimiento de un requisito, ya sea a nivel interno o externo tramita el formato de acciones correctivas y/o preventivas colocando el tipo de acción, el origen la descripción de la no conformidad real o potencial, coloca el nombre y la firma de quien reporta y se le envía a calidad. El coordinador de calidad informa al responsable del proceso la no conformidad y nombra un equipo de trabajo para que analicen las causas, con la técnica de los 5 por qué y definan un objetivo de mejora propuesto, cuantificado y con límite de tiempo. El equipo de trabajo define las acciones a seguir con los responsables involucrados en la acción dando una fecha de compromiso para la ejecución de dichas acciones.

El coordinador de calidad es el que hace seguimiento a las acciones planteadas por el equipo de trabajo.

5.1 UNA ACCIÓN CORRECTIVA SE PUEDE GENERAR POR:

No conformidad en los servicios o bienes que suministra un proceso Quejas, reclamos o insatisfacción de los estudiantes o padres de familia, detectadas en

encuestas o quejas y reclamos. Resultados de auditorias de calidad tanto internas como externas. Incumplimiento de objetivos. Incumplimiento de indicadores de los procesos. Evaluación de clima laboral etc…

5.2 UNA ACCIÓN PREVENTIVA SE PUEDE GENERAR POR:

Resultados de la planificación de la calidad. Análisis e identificación de riesgos.


Revisión de las necesidades y expectativas de los alumnos, padres de familia o del personal del Colegio.

Autoevaluación. Análisis de tendencias de servicios y de procesos.

5.3 INICIO DE UNA ACCIÓN CORRECTIVA

Se deben considerar los siguientes criterios para determinar si se inicia o no una acción correctiva, luego de presentada una no conformidad, o una acción preventiva luego de detectada una posible no conformidad:

El efecto sobre el incumplimiento de los requisitos de los alumnos o padres de familia. El efecto sobre el cumplimiento de los objetivos de calidad o de los procesos.. La frecuencia con que se presentan las no conformidades (repetitibilidad). El efecto sobre la eficacia de los procesos Resultados de auditorias

La aplicación de estos criterios para cada situación en particular es responsabilidad del dueño de cada proceso.

Una vez decidida la toma de una acción correctiva o de una acción preventiva, se debe aplicar siempre este procedimiento.

6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

6.1 COORDINADOR DE CALIDAD

El Coordinador de Calidad es responsable por el seguimiento del proceso global de toma de acciones correctivas y preventivas, no eximiendo de esta responsabilidad a los involucrados en la solución de las no conformidades presentadas y de la toma de acciones.

6.2 RESPONSABILIDAD GENERAL

El dueño de cada proceso es responsable por investigar las causas que generaron una no conformidad y proponer las acciones para su solución e implementarlas.

7. ANEXOS

ANEXO Acciones preventivas y correctivas


ANEXO 1FLUJOGRAMA PARA LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Quien haya detectado la no conformidad.

La acción puede estar relacionada con el estudiante o padre de familia, el servicio educativo, resultados de auditorias, un

proceso o el SGC.La necesidad se detecta si la

respuesta al tratamiento de un servicio no conforme amerita una

acción correctiva o preventiva, o se puede generar directamente sin haber gestionado el formato de

servicio no conforme, como en el caso de auditorias. La AC se

genera de acuerdo a los criterios definidos: repetibilidad, NC que

afecta la imágen del colegio, incumplimiento legal, auditorias.

Responsable de proceso y/o

grupo

Si se requiere conformar un grupo de trabajo, buscar información

pertinente para delimitar y cuantificar el problema real o

potencial.Diligenciamiento del formato de

acciones correctivas y preventivas con los participantes GCRC022

Responsable del proceso y/o

grupo

Se identifican las causas que pueden estar ocasionando la no conformidad. Se utiliza la técnica

de 5 por qué o técnicas tales como tormenta de ideas, diagrama de

causa-efecto, etc.

1


Responsable del proceso y/o

grupo

Identificadas las causas fundamentales se proponen las

acciones correctivas o preventivas para eliminar la recurrencia de la

no conformidad. Se recurre nuevamente a la tormenta de ideas. Se define el objetivo de

mejoramiento

De acuerdo al plan de mejora

propuesto

Se implementan o ejecutan las acciones correctivas o preventivas

propuestas.

Responsable del proceso.

Coordinador de Calidad o auditor

interno

Realizar seguimiento con el fin de verificar que la AC/AP propuesta haya sido implementada, en caso

negativo se implementa.

Responsable de la generación de

la no conformidad,

Coordinador de calidad o Auditor

Se avalúa si las acciones tomadas fueron eficaces (lograr el resultado

deseado). Es decir disminuyó el riesgo o la probabilidad de que se presente la no conformidad, o si

por el contrario no lo fue, caso en el cual se identifica otra posible acción correctiva o preventiva.

Responsable de la generación de

la no conformidad,

Coordinador de calidad o Auditor

Verificar los resultados.

2

1

NO

SI

SI

CERRAR AC/AP

NO


Dueño del proceso

Una vez normalizada la solución se debe asegurar su

entendimiento o entrenamiento si es requerido.

Coordinador de Calidad

Es el responsable de realizar el seguimiento global del proceso de AC/AP. Debe presentar al comité

de calidad un informe mensual sobre las acciones correctivas y

preventivas.

ASEGURAR EL APRENDIZAJE

ARCHIVO

2


ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Consecutivo N°: FECHA (Año-Mes-Día):

1. TIPO DE ACCIÓN 2. ORIGEN

Acción Correctiva:(No conformidad real)

Falla interna:

No conformidad de Auditoría Externa:

Queja y/o Reclamo:

Revisión Gerencial:

Acción Preventiva:(No conformidad potencial)

No conformidad de Auditoría Interna: Oportunidad de mejora:

Incumplimiento indicador:

Otro:Cuál?___________

3. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL

Nombre y firma del solicitante Nombre y cargo del responsable del proceso

4. EQUIPO DE TRABAJO

NOMBRE CARGO PROCESO

5. ANÀLISIS DE CAUSAS 5 POR QUÉS (El ultimo por qué es la causa raiz)

1. Por qué sucede la no conformidad?

2. Por qué?

3. Por qué?

4. Por qué?

5. Por qué?


6. OBJETIVO DE MEJORA PROPUESTO CUANTIFICADO Y CON LIMITE DE TIEMPO:

7. PLAN DE MEJORAMIENTO

ACCIONES RESPONSABLE FECHA

9. SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES

FECHA HALLAZGOS EN EL SEGUIMIENTO

ESTADO DE LAS ACCIONES

S.ISin

implementar

E.IEn

implementación

IImplement

ada

10- SE LOGRÓ EL OBJETIVO DE MEJORA PROPUESTO: SI NO Comentarios:

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