PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍA AMBIENTAL EN BODEGAS DE

SUMINISTROS, INSUMOS Y MATERIAL DE OFICINA DESCARTADO

SALOMÉ AREQUIPAMIGUEL BARBADAVID FLORESPABLO TAMAYO

1. OBJETO Determinar y establecer las acciones y

responsabilidades para la elaboración de una auditoría ambiental en las bodegas y depósitos de insumos en concordancia con la legislación vigente y las disposiciones de los organismos de control y seguimiento.

Evaluar el cumplimiento de las medidas ambientales propuestas en el Plan de Manejo Ambiental, así como categorizar las conformidades y no conformidades relacionadas, a fin de formular un plan de acción.

2. ALCANCE

Los principios generales

NO: Desechos peligrosos (residuos químicos, biológicos)

Desechos especiales

Bodegas

Depósitos

Áreas de almacenamien

to

3. MARCO LEGALGuía de Buenas Prácticas Ambientales Priorizar la gestión diaria de los residuos, aplicando la estrategia de las

"4R's": Reducción, Reutilización, Reciclaje, y Rechaza. Almacenar los residuos peligrosos en condiciones adecuadas (tubos

fluorescentes agotados, botes de pintura, restos de grasa y lubricantes, pilas y baterías) en un espacio que brinde la seguridad de almacenamiento y la facilidad de transporte.

Tanto los residuos peligrosos como los envases que los han contenido y no han sido reutilizados y los materiales (trapos, papeles, ropas) contaminados con estos productos deben ser entregados para ser gestionados por gestores autorizados.

3. MARCO LEGALReglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público CAPITULO I DEL AMBITO DE APLICACION Y DE LOS SUJETOSArt 3.- Del procedimiento y cuidado.- a) Mantener registros y documentos b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes c) Identificar y designar al servidor que recibe

3. MARCO LEGALReglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público CAPITULO IV DEL EGRESO DE BIENES Art. 13.- Inspección previa.- «……informará por escrito a la máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse….»Si se trata de bienes Patrimonios Culturales del Estado, se observará lo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento.

3. MARCO LEGAL

SECCION I ENAJENACION MEDIANTE REMATE Art. 14.- Procedencia del remate.- Si del informe a que se refiere el artículo anterior se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta, se los rematará, previa resolución de la más alta autoridad de la institución o su delegado.

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público

3. MARCO LEGAL

Art. 45.- Procedencia.- «Podrá efectuarse la venta directa de bienes muebles cuando se hubiere llamado por dos veces a remate y no hubiere postores o las posturas presentadas no fueren admitidas por contravenir las disposiciones de este reglamento o los bienes……»

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público

3. MARCO LEGAL

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público SECCION IV DE LA BAJA POR HURTO O ROBO Art. 86.- Denuncia.- «Cuando alguno de los bienes, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier causa semejante, el servidor encargado comunicará ….. con todos los por menores dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento del hecho»Art. 87.- Indagación Fiscal

3. MARCO LEGAL

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público NTE INEN 439:1984 .- Colores Señales y símbolos de

Seguridad. NTE INEN 1642:88 .- Muebles de oficina. Unidades de

almacenamiento. Requisitos TULSMA, en su LIBRO VI DE LA CALIDAD AMBIENTAL LIBRO

VI, ANEXO 6, “Norma de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposición Final de Desechos Sólidos No Peligrosos.”

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD• Elaborar el procedimiento

de manera clara y ordenada

• Los auditores seleccionados, luego de licitación y contrato, deben cumplir con compromisos de confidencialidad, destreza y buen criterio

• Asegurar la calidad en los proceso, así como en los resultados

5. PROCEDIMIENTO

Programa de

auditorías Suele ser anual, en el

que se indican las fechas aproximadas en

las que se van a realizar las auditorías.

Plan de auditorías

Documento que se emite días antes de realizar cada una de las auditorías, en el que se indica más

detalladamente cómo se va a realizar dicha

auditoría.

5. PROCEDIMIENTOPrograma de auditoríasPara realizar esta planificación debemos tener en cuenta que hay procesos que pueden necesitar más días de auditoría, como son:

Procesos complejos o que implican a muchas funciones. Procesos que presentan muchas o más no conformidades. Procesos que no producen los resultados esperados Procesos implementados recientemente.

El Programa de auditorías se puede integrar en el Informe de Revisión por la Dirección, de forma que nos ahorramos un registro específico.

5. PROCEDIMIENTO• Auditor jefe, miembros equipo auditor,

expertos técnicos y observadores.Equipo auditor

• Las normas u otros documentos, internos o externos de la Facultad utilizados como referencia para la realización de la auditoría.

Criterio de auditoría

• Documentación que previamente deba de estar a disposición del equipo auditor como listados de documentos, equipos, inventarios etc.

Otra información necesaria

• son las personas que actuarán como representantes de la Facultad para las bodegas auditadas.

Representantes de auditado

• Los plazos para la emisión del citado informe y las conclusiones de la misma.

Lista de distribución del informe de

auditoría

5. PROCEDIMIENTO

Competencia del

auditor

Conocimiento

Educación

Formación

ExperienciaLaboral

En auditorías

Ciclo formativo, estructura de

conocimientos generales y sus aptitudes profesionalesHaber recibido formación

específica en las áreas de conocimiento para efectuar y gestionarRelacionada con las actividades a auditar

Exigir el auditor que haya adquirido experiencia en

procesos de auditoría

5. PROCEDIMIENTOPlanificación de la auditoríaSi el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría con un inventario por medio de:a) Presencia en el conteo físico del inventario para: Evaluar los procedimientos para registrar y controlar los resultados del

conteo físico del inventario en las bodegas Observar la realización de los procedimientos de conteo de la

administración Inspeccionar el inventario e identificar inventario nuevo, dañado,

obsoleto y/o de lenta rotación en las bodegas Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la Facultad

5. PROCEDIMIENTOPlanificación de la auditoríab) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario. En caso de que el inventario sea realizado por la Facultad con un corte

diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros.

En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del periodo intermedio.

Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario.

6. LISTA DE VERIFICACIÓNN° Parámetro

1Cuenta la instalación con una política escrita para cumplir con las leyes locales que rigen la seguridad, higiene, medioambiente y

condiciones laborales en sus instalaciones

2 Existen medios de comunicación eficaces disponibles para la notificación externa e interna de emergencia

3  El almacenamiento de elementos y materiales está bien ubicado

4 Existen almacenamiento o apilamiento de materiales que obstruyan el área

5 El almacenamiento de elementos y materiales corresponde al lugar donde está

6 Las herramientas se encuentran bien almacenadas y ordenadas

6. LISTA DE VERIFICACIÓNN° Parámetro

7 Los equipos se encuentran bien almacenados y ordenados

8 Cumplen con el estandar los depósitos de almacenamientos

9 Se realiza aseo periódico al área de trabajo

10 Cuentan con iluminación suficiente 

11 Los accesos y pasillos se encuentran señalizados y cuentan con iluminación suficiente

12 Están delimitadas y libres de obstáculos las zonas de paso

6. LISTA DE VERIFICACIÓNN° Parámetro

13 Las estanterías tienen suficiente capacidad para la cantidad de material que se maneja

14 Las zonas de paso, vías de circulación y salidas de evacuación permanecen libres de obstáculos

15Si realizan la gestión de residuos con una empresa privada la persona

física o jurídica que se dedique a la realización de actividades de recogida, transporte y/o almacenamiento de residuos no peligrosos

16 La bodega cuenta con equipos de extinción de incendios

17 El material pesado se almacena en las estantes inferiores y no sobresale de los bordes de la estantería

7. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA Cárdenas, J. (2009). Auditoría Ambiental de Cumplimiento.

Global. (2013). Inspección Orden y Aseo (House Keeping) General.

Martínez, V. (2015). Procedimiento para auditar la toma física de inventarios con las NIA.

Ministerio de Relaciones Laborales. (2013). Estanterías.

Portacalidad. (2004). Como auf¿ditar el área de bodega y despachos. (Auditoría Interna).

Torres, M. (2012). Auditóría de Gestión enfocada al área de bodega de la empresa “Importadora Alaska S.A.”.

GRACIAS