Procedimiento Seguimiento y Medicion de Procesos

8/10/2019 Procedimiento Seguimiento y Medicion de Procesos

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PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO YMEDICION DE PROCESOS

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12/FEB/2008

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RESPONSABLE : COORDINADOR SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

REVISO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO

APROBO : GERENTE

VERSION FECHA CAMBIO AUTOR

0 11/11/2007 Creacin de procedimiento Dorany Agredo

1 12/02/2008Cambio de nombre, se incluye definicin de eficaciaeficiencia e indicador y profundiza sobre medicin yseguimiento de proceso y anlisis de datos

Dorany Agredo


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Verificacin Decisin

Conector

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OBJETIVO

Establecer la metodologa para el seguimiento y medicin de los procesos del sistema de gestin integral con

el fin de alcanzar los resultados planificados.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos y actividades desarrollados por la organizacin.

DEFINICIONES

Dueo de Proceso: Colaborador de la organizacin definido por la Gerencia, como responsable de larealizacin, seguimiento y control de un proceso.

Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultadosplanificados

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Gestin:Actividades coordinadas para dirigir y controlar la organizacin.

Indicador: Relacin entre variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y lastendencias de cambio generadas en la situacin o caracterstica observada, respecto de objetivos y metasprevistas y esperadas

Objetivo Integral:Algo ambicionado o pretendido por la organizacin.

Periodicidad Indicadores de Gestin: Espacio de tiempo comprendido entre una y otra medicin de unindicador de gestin.

Poltica Integral: Intenciones Globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad, medio

ambiente y seguridad y salud ocupacional. Toma de Datos: Accin de medir y registrar datos que son tenidos en cuenta para la evaluacin del

indicador de gestin.

Convenciones de flujograma

FLUJOGRAMA N/A


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DESCRIPCION

1. Seguimiento y medicin de los procesos

Peridicamente los dueos de proceso realizan el seguimiento y cuando sea aplicable la medicin a losprocesos con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos planificados y la eficacia de los controlesmediante indicadores de gestin.

2. Indicadores de GestinEl monitoreo continuo permite establecer las condiciones e identificar los diferentes indicios que se derivandel desarrollo normal de las actividades.

Cada macroproceso (gerencia, operativo, soporte, medicin anlisis y mejora) tendra por lo menos unindicador que permita medir la eficacia del proceso

Cada indicador debe contener las metas, los responsables, el plazo.

3. Anlisis de datosLos dueos de proceso renen, estudian y analizan toda la informacin recolectada, identificando la tendenciadel proceso para alcanzar los objetivos e implementar planes de accin para el mejoramiento de los procesos

4. Seguimiento sistemtico a los indicadores de gestinLa gerencia define la metodologa mediante la cual se hace el seguimiento sistemtico de los indicadores degestin y cumplimiento de los objetivos. Se utiliza la metodologa de la Matriz de Despliegue de la Poltica yObjetivos Integrales; sin embargo la gerencia puede utilizar otra metodologa, siempre y cuando sea conocida y

dominada.El coordinador del sistema de gestiona integral debe asegurarse que en los campos Visin, Misin, Poltica yObjetivos Integrales, se registre la versin actualizada de lo enunciado. De igual forma, los dueos de procesodeben asegurarse, que la informacin de los campos procesos, indicador, frmula, meta, periodicidad y toma dedatos, est debidamente actualizada.

5. Control de procesos por indicador indicadores de gestinEn la revisin por la gerencia se revisa y analiza el comportamiento de los indicadores de gestin con relacin alas metas propuestas y de acuerdo con sus resultados y tendencias, toma acciones correctivas o preventivas.Los dueos de proceso son los responsables directos de mantener al da los indicadores de gestin y de tomarinmediatamente acciones correctivas una vez sea identificada la desviacin a los resultados planeados.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Formato Indicadores de Gestin

Formato tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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