Procedimiento sistema de cc

PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE SISTEMA DE COSTOS DE CALIDAD

Versión: 1 Código: PFN 065 Fecha: JUNIO 6 DE 2011 Página: 1 / 5

1. OBJETIVO

Diseñar y describir el método que permita a EBS conocer cuánto cuesta implementar, mantener y mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos; además de analizar la gestión del proceso productivo y así, ayudar a tomar decisiones apropiadas para la Organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento abarca al proceso fabricación y las actividades realizadas en las Organización en busca de mantener y asegurar la calidad de los productos ofertados por la compañía, y así mismo generar una alta satisfacción de los clientes.

3. DEFINICIONES

Sistema de costos de la calidad: herramienta que permite interpretar los costos de la

calidad o la ausencia de ella en términos entendibles para la Alta Gerencia.

Costos de calidad: cuantía o monto invertido en la implementación, mantenimiento y

mejora de la calidad.

Costos preventivos: actividades que se realizan para evitar los defectos en el diseño y

el desarrollo del producto.

Costos de evaluación: actividades que corroboran si el producto cumple o no con las

especificaciones del cliente. Inspecciones y pruebas.

Costos de fallas internas: se asocian a las actividades mal realizadas o modificadas

que incurre en productos no conformes cuando el producto aún está en proceso de

fabricación.

Costos de fallas externas: se relacionan a estas las actividades que se deben ejecutar

por el hecho de hacer las cosas sin calidad; reclamos, garantías, cambio de productos,

pérdida de clientes, etc.

4. RESPONSABLES

La responsabilidad del SCC es de aquella persona designada por la Alta Dirección, en



EBS el representante de la Alta Gerencia ante el SCC es el Gestor del Proceso

Estratégico.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC- ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos

NTC- ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y

Vocabulario.

6. ACTIVIDADES

6.1 Planificación Sistema de Costos de la Calidad

6.1.1 Compromiso por la Gerencia

La implementación de un Sistema de Costos de la Calidad (en adelante SCC) es una

estrategia de dirección de EBS que permite el análisis de los costos de implementar,

mantener y mejorar la calidad del producto, así como el impacto generado en ellos por

la adopción de sistemas de gestión de calidad, esto con el objetivo de facilitar el

proceso de mejoramiento continuo y la reducción de costos operativos.

EBS espera obtener los siguientes resultados con la implementación del SCC:

Reducir o eliminar los costos de fallas operativas

Incrementar el impacto positivo de los programas preventivos haciendo uso racional de los recursos

Obtener información precisa y exacta de los costos que se generan en la Organización por motivo de sus procesos de fabricación

Mantener orientados los esfuerzos que se realizan en las actividades e evaluación de la calidad de los productos y la satisfacción de las expectativas del cliente

Mejorar la productividad

Aumento de las utilidades de la Organización

Mejoramiento en la planificación y programación de las actividades productivas

Mejora en la gestión administrativa El equipo de trabajo que adelantará el SCC está conformado por los siguientes cargos y funciones:



Cargo Funciones

Director del SCC Dirigir las actividades de implementación y seguimiento del sistema

Gestor financiero Responsable de la contabilidad de los costos

Gestor proceso de fabricación

Como Director del proceso genera un acercamiento a la información de los costos del proceso

Gestor de aseguramiento de la calidad

Perteneciente a un proceso de apoyo proporciona herramientas de seguimiento y evaluación.

El equipo queda definido así: 6.1.2 Plan de implementación

Se selecciona el proceso de fabricación por ser el de mayor contacto e impacto en la calidad de los productos ofrecidos por EBS. En la caracterización del proceso debe quedar constancia de la adopción del SCC como herramienta de medición y de mejoramiento continuo. Para la implementación del SCC se requiere definir las actividades a realizar y el tiempo que se tomará para dichas actividades. El formato se deja a consideración del equipo de trabajo siempre y cuando se respete la información básica (actividades a realizar, duración de las actividades, fecha de inicio y fecha de finalización de las actividades). El producto del plan de implementación es un calendario de actividades. 6.2 Ejecución del SCC 6.2.1 Costos de la Calidad

Se debe identificar y clasificar las actividades y los costos generados en el proceso dentro los 4 tipos de Costos de Calidad

Costos preventivos Costos de evaluación

Director del SCC

Gestor finaciero Gestor del proceso productivo

Gestor de aseguramiento de la

calidad



Costos de fallas internas Costos de fallas externa

Una vez clasificados las actividades de los anteriores tipos, se deben obtener los costos de cada una para medir los costos generados en la implementación mantenimiento y mejora de la calidad. 6.2.2 Calcular los costos de la calidad

Para calcular los costos de la calidad se debe entender y manejar las técnicas de cálculo de costos de calidad:

Partidas contables: identificación y clasificación de los costos según el tipo de empresa y actividad económica.

Precio por persona: enfocado al recurso humano de la organización y asignando centro de costos a cada área.

Precio por defecto: detectar el costo promedio de una falla y multiplicando por el total de las fallas ocurridas.

Desviación de lo ideal: compara insumos o recursos programados con los recursos o insumos utilizados. El resultado se expresa en porcentaje.

Se deja a consideración del equipo de trabajo o, en su defecto, del Gestor financiero la utilización de una de las técnicas o la combinación de ellas para la obtención de mejores resultados o los más acertados con la realidad de la Organización. Así mismo, el formato para el registro de los costos de la calidad queda a decisión del equipo de trabajo o, en su defecto, del Gestor financiero. Los resultados obtenidos en el primer cálculo de los costos se utiliza como referencia comparativa de los costos futuros, generados a partir de la toma de acciones para la reducción de los costos de la calidad 6.3 Seguimiento del SCC 6.3.1 Análisis de los datos Una vez calculados los costos de la calidad se identifican aquellas actividades que representan sobrecostos y se analiza las causas que los generan y se propone un plan de acción que permita minimizar tales costos. Para ello se hace referencia a los siguientes modelos de medición de costos de la calidad:

1. Modelo de prevención, evaluación y fallos (PAF por siglas en inglés) 2. Modelo de fallos internos y externos



3. Modelo de costos ocultos 4. Modelo Just not defect 5. Modelo costo por proceso 6. Modelo ABC

Se debe elegir un modelo apropiado a cada caso o una combinación de ellos que permita lograr el objetivo del SCC. 6.3.2 Informes de costos de la calidad Existen varias técnicas utilizadas en los informes de gestión de un proceso. En EBS se realizan mediante la combinación numérica y de gráficas que permite visualizar de mejor manera los resultados obtenidos con la implementación del SCC. Una vez más se deja a consideración del equipo de trabajo la elección de formatos para esta actividad. El seguimiento de los costos de la calidad se registra según el periodo de tiempo planificado por el equipo de trabajo ya sea mensual o trimestral. Estos datos servirán para verificar la eficacia del SCC y apreciar las oportunidades de mejoras no solo de la Organización, sino del SCC como tal.

Elaborado por: Nombre: Cargo: Firma

Revisado por Nombre: Cargo: Firma

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