SISTEMA DE GESTIN DE CALIDADINSOLMEC LTDA.PC-32

N Pgina1 de 7Fecha Elaboracin24/11/2014

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE CHEQUESRevisin00

PROCEDIMIENTO

Elaborado por:Revisado porAprobado por:

Implementador ISO 9001:2008

Representante de Gerencia

Gerente

Fecha: 24-11-2014Fecha:27-11-2014Fecha: 28-11-2014

INDICE

Contenido1.OBJETIVOS32.ALCANCES33. POLITICAS DE OPERACIN..34. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO..45.ADMINISTRACIN DE LOS REGISTROS.66. ANEXOS.7

1. OBJETIVOSProporcionar los recursos financieros requeridos por las reas de la empresa para la adquisicin oportuna de insumos, materiales y servicios que les sean necesarios para el cumplimiento de sus objetivos. 2. ALCANCES Aplica al Departamento de Finanzas para atender a las reas de gerencia, rrhh y proyectos de la empresa.

3. POLITICAS DE OPERACINPor normatividad se trabajar con cualquiera de las siguientes Instituciones Bancarias:a) BANCO CREDITO E INVERSIONES (BCI)b) BANCO SCOTIABANK

3.1 El Jefe de Administracin y Finanzas ser el responsable de aperturar la cuenta productiva de la empresa.

3.2 Las firmas autorizadas para la cuenta bancaria sern las del representante legal de la empresa.

3.3 Las chequeras debern permanecer bajo el resguardo del Jefe de Departamento de Finanzas.

3.4 Toda solicitud de recurso tendr que presentarse por escrito en e-mail al Jefe de dpto. de Finanzas. El e-mail deber llevar el siguiente asunto: Solicitud de Cheque, indicando el motivo del gasto.

3.5 Todo cheque emitido deber ser posteriormente justificado a travs de facturas o comprobante de pago.

3.6 Se podrn emitir cheques a comprobar nicamente por casos urgentes o de menor cuanta y ser por un mximo de $20.000 (Veinte mil pesos).

3.7 La nmina para pago del personal por obra deber ser recibida el ltimo da del proyecto para la elaboracin de cheques y no retrasar el pago.

4. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapasActividadResponsable

1. Recibe solicitud o notificacin

1.1 Recibe E-mail solicitando cheque y sealando el motivo de gasto.1.2 Recibe solicitud de recurso debidamente justificado (ver polticas 3.5 y 3.6 )

Dpto. o rea solicitante

2. Revisin de datos

Revisa los recursos en las cuentas.bancarias.existentes.Verifica que los cheques elaborados tengan los datos correctos del beneficiario, importe, fecha y concepto de gasto.Enva al representante legal para firma.

Departamento de Finanzas

3. Emisin de cheques . Elabora listado de los cheques a emitirse.

Departamento de Finanzas

Entrega el cheque al solicitante.

Notifica al solicitante.Entrega cheque al solicitante contra firma en registro de documentos (Ver anexo n 1).

Departamento de Finanzas

Entrega de Facturas o comprobante de PagoEntrega de facturas o comprobantes de pagos debidamente firmados al rea de Finanzas para su registro..Dpto. o rea solicitante

5. ADMINISTRACIN DE LOS REGISTROS.

IdentificacinCdigoAlmacenamiento

ArchivadorTiempoRecuperacinProteccin

Procedimiento Solicitud de ChequeRC-XXRegistro de Egresos1 AosSegn FolioAuditores / Gerente / Rep. Gerencia

6. ANEXOS.Anexo1: Registro de Documento