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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PROCEDIMIENTO:

GESTIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES –PAA-

CÓDIGO: DE-P02

VERSIÓN: 03

FECHA: 06-01-2016

Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

LÍDER DEL PROCESO: Director(a) General.

1.1. PROCEDIMIENTO: PARA LA GESTION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES -PAA-

1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Definir las actividades a realizar por cada dependencia, para la elaboración, aprobación, ejecución, modificación y

seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones del Instituto Distrital de Turismo.

1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con las actividades de planeación para la elaboración, actualización y posterior aprobación del Plan Anual de

Adquisiciones y finaliza con el reporte de seguimiento a su ejecución.

2. GLOSARIO:

Acta: Documento que debe contener lo sucedido, tratado y acordado en una reunión y debe estar suscrito por los intervinientes en la misma.

Clasificador UNSPSC: código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar

productos y servicios fundamentados en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Este sistema de clasificación permite codificar productos y servicios de

forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. La versión implementada en Colombia

es la UNSPSC, V.14.080, traducida al español.

Colombia Compra Eficiente: es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-Ley número 4170 de 2011.

Dependencia responsable: Es la dependencia que tiene a su cargo la ejecución de los recursos y que es responsable de definir los contratos a desarrollar en la

respectiva vigencia y el cronograma para su trámite y ejecución.

Ficha EBI-D: Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión Distrital

Fuente de los Recursos: son todos aquellos mecanismos que permiten a una empresa contar con los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de sus

objetivos, identifican el origen de los recursos con que se cubren las asignaciones presupuestarias.

Gastos de Funcionamiento: los que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución

y la Ley tales como gastos de personal, gastos generales y trasferencias corrientes.

Gastos de Inversión: conjunto de actividades registradas en el marco de un proyecto registrado.

Gestión: Comprende las actividades de elaborar, aprobar, modificar, ejecutar y realizar seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de la entidad.

PDD: Plan Distrital de Desarrollo.

Plan Anual de Adquisiciones - PAA: es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la

Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del

presente decreto.


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Planeación: la etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del plan anual de adquisiciones y la fecha en la cual decide continuar o no con el proceso

de contratación. Durante esta etapa, la Entidad Estatal elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes.

SHD: Secretaría de Hacienda Distrital

SISCO: Sistema de Contratación

SDP: Secretaría Distrital de Planeación

SECOP: sistema electrónico para la contratación pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007

3. CONDICIONES GENERALES

Presupuesto para la vigencia fiscal asignado mediante Acuerdo del Concejo de Bogotá.

Decreto de liquidación Anual de Rentas e Ingresos y de Gasto e Inversiones de Bogotá, emitido por la Alcaldía Mayor.

Necesidades de contratación para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos de la entidad.

4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos

del IDT

Todos los procesos

De la entidad

Circular conjunta de

programación presupuestal.

Necesidades de contratación por

dependencias

Plan Anual de

Adquisiciones

Publicación del

Plan Anual de

Adquisiciones

Todos los procesos

de la entidad

Programación,

actualización y

seguimiento del Plan

Anual de Adquisiciones.


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4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento

:Procedimiento principal

:Procedimiento o instancia relacionada

:Proceso relacionado

:Insumo o producto

5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:


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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.


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6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1 A partir de los lineamientos establecidos por las Secretarías de Planeación y Hacienda para la programación presupuestal de la siguiente vigencia, Planeación y

Sistemas solicita a las dependencias el diligenciamiento de los formatos DE F-07 Plan Anual de Adquisiciones Inversión IDT.

2

Con la proyección de recursos anuales consignada en la ficha EBI-D de cada proyecto de inversión, las dependencias deben registrar en el formato DE F-07 Plan

Anual de Adquisiciones IDT las necesidades de contratación para la siguiente vigencia, las cuales deben responder al cumplimiento de las metas del PDD y el

funcionamiento de la entidad. Una vez elaborado el plan de adquisiciones, el líder de la dependencia remite vía correo electrónico, el plan de Adquisiciones de

inversión a Planeación y Sistemas y el de funcionamiento a la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario.

3

A partir de las necesidades identificadas por las dependencias, Planeación y Sistemas realiza acompañamiento a la programación de recursos por parte de las

dependencias, verifica su coherencia con las metas del PDD y consolida el Plan de Adquisiciones de inversión. La Subdirección de Gestión Corporativa elabora

y consolida el Plan Anual de adquisiciones de funcionamiento. Si se presentan algún tipo de observación será devuelto a la dependencia para su ajuste.

Una vez consolidado la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario solicitará la aprobación a la dirección general. Es Plan es insumo para el

Anteproyecto de presupuesto.

4 Una vez asignada la cuota global de gasto por parte del Concejo de Bogotá, se priorizan las necesidades del Plan Anual de Adquisiciones acorde con el presupuesto

asignado a la entidad en el Decreto de Liquidación de la correspondiente vigencia fiscal.

5

A partir del presupuesto asignado y las necesidades de contratación actualizadas por las dependencias, Planeación y Sistemas verifica la coherencia del Plan de

Adquisiciones de inversión con las metas del PDD, lo consolida y remite a la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario. En sesión de Junta

directiva se revisará la distribución de los recursos de inversión.

Por su parte la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario revisa y consolida el Plan de adquisiciones de funcionamiento.

6 Una vez consolidado el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad con sus correspondientes gastos de inversión y funcionamiento. Lo remite al Comité de

Contratación para su aprobación.

7 En reunión del Comité de contratación, este realiza la revisión y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones de la entidad de acuerdo con el presupuestado

asignado para la correspondiente vigencia fiscal. La aprobación constará en acta.

8

En cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad para la nueva vigencia, debe ser publicado en la página web de la entidad

y el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada vigencia. Para el caso del SECOP se utilizará el formato externo Plan de adquisiciones SECOP, dispuesto por

Colombia Compra Eficiente. Para el caso de la publicación en la página web se utilizará el formato DE F-08 Plan de Adquisiciones IDT WEB. De conformidad

con el Manual de contratación (JU-M01), el plan de Adquisiciones para publicación no registrará lo correspondiente a caja menor, nómina y servicios públicos,

así como las prórrogas y adiciones.


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Finalmente solicita a los asesores de comunicaciones y jurídica su publicación en la página web de la entidad (link contratación) y en el SECOP respectivamente.

9 Publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el Sistema Electrónico para la contratación pública - SECOP y en la página WEB de la entidad.

En cumplimiento de la Ley 1474/11 el PAA deberá publicarse en la web y el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.

10 Crear líneas de contratación en SISCO – Sistema SI CAPITAL: Una vez publicado el PAA, la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

creará las líneas de contratación en el sistema SISCO de SI CAPITAL.

11

Las dependencias realizarán los procesos de contratación de acuerdo con los parámetros establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones, lineamientos del Manual

de contratación (JU-M01) y los procedimientos para cada tipo de contratación.

Toda solicitud de contratación presentada a la Oficina Asesora Jurídica, deberá estar identificada en el Plan Anual de Adquisiciones. (Ver listas de chequeo de

las modalidades de contratación, proceso jurídico / formatos / Lista de chequeo / etapa precontractual “Pantallazo Plan de compras” o adquisiciones)

El PAA podrá ser modificado de acuerdo con las necesidades del servicio, previa justificación de las dependencias solicitantes.

Pregunta: ¿Es necesario modificar el PAA?

No es necesario: Pasar a la actividad 26.

Si es necesario: Continuar actividad 12

12

Las contrataciones establecidas en el PAA son susceptibles de modificación teniendo en cuenta variaciones en las necesidades, tiempos establecidos y montos

de contratación entre otros, en este sentido los líderes de las dependencias realizarán la solicitud de modificación del PAA según el formato DE-F05 Solicitud

de modificación PAA, en el cual señalarán los argumentos que justifican la modificación y la remitirán vía correo electrónico a la Subdirección de Gestión

Corporativa y Control Disciplinario.

La justificación debe tener los siguientes aspectos:

1. Proyecto que se verá disminuido (contracréditos) en recursos y las razones de la diminución, indicar la(s) meta(s) que se ven afectadas. La cantidad actual de

la meta y la nueva cantidad que se cumplirá con el traslado.

2. Proyecto que recibirá los recursos (Crédito) y las razones para el aumento, indicar igualmente la(s) meta(s) que aumentarán y en qué medida.

De manera general indicar los beneficios del traslado según: cumplimiento de metas, impacto en términos de la población afectada, cumplimiento de políticas,

entre otros.

Nota 1: "Algunas razones para la justificación pueden ser: Cambio en los costos iniciales (mayores o menores), cambio en los plazos para desarrollar los objetos

o actividades por fuerza mayor o por repriorización de actividades, nuevas metas, variaciones en las fuentes que financian los proyectos, entre otros". (Tomado

circular 14 de 2009 SDP).

Nota 2: Las dependencias solo podrán solicitar actualizaciones al PAA dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes. Salvo excepciones de fuerza

mayor.


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Pregunta: ¿Qué tipo de modificación es? Frente a este preguntas se plantean 3 posibilidades.

a) Afecta las líneas de contratación: Pasar a la actividad 22.

b) Afecta la distribución de los conceptos de inversión: La Subdirección de Gestión Corporativa y control Disciplinario solicitará elaboración de justificación

técnica y económica de la solicitud. Continuar actividad 13.

13

Una vez recibida la solicitud de modificación que afecta los conceptos de inversión, Planeación y Sistemas elaborará la justificación técnica y económica en el

formato DE F-09 Justificación técnica y económica de la modificación, verificando el impacto de la modificación sobre el cumplimiento de las metas del Plan

Distrital de Desarrollo. Pasar a la actividad 16.

a) Afecta la distribución de los proyectos de inversión o rubros de funcionamiento:

Si afecta los rubros de funcionamiento: Pasar a la actividad 16.

Si afecta los proyectos de inversión: La Subdirección de Gestión Corporativa y control Disciplinario solicitará a Planeación y Sistemas Concepto de la Secretaría

Distrital de Planeación. Continuar actividad 14

14

Solicitar concepto técnico de viabilidad de la modificación a la Secretaría Distrital de Planeación, según los lineamientos establecidos en la circular SDP 14-

12-2009 “lineamientos para presentar modificaciones en el presupuesto de inversión”.

Pregunta: ¿El concepto es favorable?

No: Continuar actividad 15.

15

Planeación y Sistemas informa a la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y al área solicitante. Pasar a actividad 26.

Si: Continuar actividad 16.

16

La Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario solicitará concepto técnico de viabilidad a la Secretaría Distrital de Hacienda. Según los

lineamientos del Manual Operativo de presupuesto del Distrito Capital, Resolución SHD 226 del 8 de octubre de 2014.

Pregunta: ¿El concepto es favorable?

No: Continuar actividad 17

17

La Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario informa al área solicitante y a Planeación y Sistemas. Pasar a actividad 26.

Si: Continuar actividad 18

18

Con los conceptos favorables de la SDP y la SHD, la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario solicita la aprobación del traslado a la junta

directiva mediante Acuerdo firmado.


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Pregunta: ¿El traslado es aprobado por la Junta Directiva?

No: Continuar actividad 19

19

La Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario informa al área solicitante y a Planeación y Sistemas. Pasar a actividad 26.

Si: Continuar actividad 20

20 Una vez aprobado el traslado mediante acuerdo firmado por la Junta directiva, la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remitirá copia del

acuerdo firmado a la SHD. Con este acuerdo la SHD realiza el traslado en el sistema PREDIS Hacienda.

21 Una vez realizado el traslado en el sistema PREDIS Hacienda, la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario realiza el traslado en el sistema

PREDIS IDT.

22 Una vez cumplidos los requisitos previos, se realiza la modificación en el Plan Anual de Adquisiciones y en SISCO – SI CAPITAL.

23 La Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario informa al área solicitante, a Jurídica y a Planeación y Sistemas; sobre el traslado realizado.

24

Una vez realizada la modificación en el PAA, la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario diligencia los formatos para publicación del PAA.

Para el caso del SECOP se utilizará el formato externo Plan de adquisiciones SECOP, dispuesto por Colombia Compra Eficiente. Para el caso de la publicación

en la página web se utilizará el formato DE F-08 Plan de Adquisiciones IDT WEB. De conformidad con el Manual de contratación (JU-M01), el plan de

Adquisiciones para publicación no registrará lo correspondiente a caja menor, nómina y servicios públicos, así como las prórrogas y adiciones.

Finalmente solicita a los asesores de comunicaciones y jurídica su publicación en la página web de la entidad (link contratación) y en el SECOP respectivamente.

Nota: Las solicitudes de publicación del PAA se realizarán trimestralmente y recogerán todas las modificaciones y/o actualizaciones desde la última publicación.

25 Publicar el Plan Anual de Adquisiciones -PAA- en el Sistema Electrónico para la contratación pública - SECOP y en la página WEB de la entidad.

26

Elaborar solicitud de CDP formato FI-F01 Formato Solicitud de Disponibilidad Presupuestal y tramitar su aprobación

La solicitud de CDP debe ser acorde con el PAA vigente, para lo cual deberá tomar una captura de pantalla del Plan Anual de Adquisiciones -PAA- publicado

en la página web. Remitir la solicitud al Asesor de Planeación y Sistemas para aprobación.

27 Verificar la coherencia de la solicitud con las metas de los proyectos de inversión y necesidades de contratación del PAA. Una vez verificada la solicitud, el

asesor de Planeación aprueba la solicitud y devuelve a la dependencia solicitante.

28 Solicitar aprobación de la solicitud al (la) director (a) general.

29

Con el formato FI-F01 Formato solicitud de disponibilidad presupuestal elaborado por las dependencias y avalado por Planeación y Sistemas y la Dirección

General. La Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario verifica la consistencia de la solicitud con el PAA y codifica la solicitud según el

componente de gasto asociado, fuente de financiación, códigos CHIP y FUT y línea de contratación (códigos que se encuentran referenciados en el formato DE

F-07 Plan Anual de Adquisiciones IDT). Así mismo, registra el valor de la solicitud en la columna valor solicitud de CDP y la fecha de solicitud y el solicitante

en la columna de observaciones. Esta solicitud es insumo para los procedimientos de contratación y presupuesto.


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Tomando como insumos el reporte de ejecución presupuestal de aplicativo PREDIS y el PAA, se procede a contrastar el avance de la ejecución financiera y

contractual frente a lo planeado en el PAA.

A partir de esto se consolidan documentos para la generación de alertas, las cuales son socializadas a las dependencias vía correo electrónico y en los comités

directivos.

A partir de los informes de seguimiento mensual y trimestral, cada líder de proceso toma las acciones pertinentes para cumplir lo contemplado en el PAA.

31

En el marco de la mejora continua del procedimiento, es necesario realizar las siguientes actividades:

1. Autoevaluación de la gestión (Auditoría interna).

2. Acciones preventivas y correctivas.

3. Desarrollar los planes de mejoramiento de auditorías.

4. Con la participación de los líderes de procesos divulgarán las modificaciones y actualizaciones que sufran los formatos.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. El plan anual de adquisición es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el pueden ser canceladas, revisadas o modificadas.

Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él

señalados.

2. La dirección general, Subdirectores y asesores serán responsables de elaborar, revisar y suscribir él Plan Anual de Adquisiciones en lo que les corresponda,

y de hacer seguimiento a su oportuno cumplimiento, solicitando en tiempo las modificaciones a que haya lugar.

3. Toda solicitud de modificación del Plan Anual de Adquisiciones debe ser debidamente justificada los líderes por la dirección general, Subdirectores y

asesores.

4. Todos los procesos de contratación que se adelanten en desarrollo del Plan Anual de Adquisiciones se someterán al Manual de Contratación del IDT y a

los procedimientos que lo desarrollan, salvo que el Manual expresamente los excluya de su campo de aplicación.

5. Los documentos contractuales que se presenten sin el cumplimiento del Estatuto General de Contratación y las reglamentaciones internas sobre la materia

no serán tramitados y en este caso será responsable la dependencia respectiva por el incumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones.

Tomado del procedimiento BI-Pr03-Procedimiento de elaboración, aprobación, modificación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones del Ministerio del

Interior y de Justicia.


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8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME

ACTIVIDAD PRODUCTO Y/O

SERVICIO

CRITERIO DE

ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO

3. Analizar y consolidar el

plan de Adquisiciones de la

entidad.

Anteproyecto de presupuesto

quede incompleto o con

requisitos presupuestales no

acordes con las necesidades.

Idoneidad:

Profesionales con

conocimientos de presupuesto

y metas del Plan Distrital de

Desarrollo.

Cumplimiento:

Diligenciamiento completo de

todos los campos solicitados

del PAA.

Aprobación:

Firma de la Dirección General

aprobando el PAA.

Solicitar a la Secretaria

Distrital de Hacienda un ajuste

o complemento al anteproyecto

de presupuestos.

Solicitudes de ajuste del

PAA.

Solicitud a la Secretaria

Distrital de Hacienda.

PAA ajustado.

7. Aprobar el PAA de la

entidad.

No se debe permitir el inicio

del proceso de contratación por

parte de las dependencias sin la

aprobación del PAA

Idoneidad:

El comité directivo aprueba el

PAA.

Oportunidad

Coherencia: entre las

necesidades de contratación y

los requisitos para el

cumplimiento de las metas.

Aprobación:

Acta del comité de contratación

Publicar inmediatamente en la

página web y en el SECOP

PAA aprobado mediante

acta de comité de

contratación


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17. Aprobación de la Junta

directiva

Traslado presupuestal sin

cumplimiento de requisitos

Oportunidad: trámite de

traslado realizado de manera

oportuna

Aprobación:

Acta del comité de contratación

Solicitar aprobación a la junta

directiva

Traslado presupuestal

aprobado mediante acuerdo

de junta directiva

26. Verificar la coherencia de

la solicitud con las metas de los

proyectos de inversión y

necesidades de contratación del

PAA

Contrataciones que no están

directamente relacionadas con

las metas de los proyectos de

inversión o necesidades para le

funcionamiento de la entidad

Idoneidad:

Profesionales con

conocimientos de presupuesto

y metas del Plan Distrital de

Desarrollo.

Aprobación:

Aprobación por parte del

Asesor de Planeación y

Sistemas

Solicitar aprobación Solicitud de CDP FI FO

001 firmado por el asesor

de Planeación y Sistemas

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

1. Formato PAA.

2. Formatos de publicación del PAA

3. Formato Solicitud de Modificaciones PAA.

4. Formato Solicitud de CDP.

5. Reporte Seguimiento EJ PPTAL.

6. Manual de Contratación IDT.

10. NORMATIVA ASOCIADA

Ver Normograma


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11. RECURSOS

Mobiliario oficina.

Página web del Instituto Distrital de Turismo.

Sistema Integrado de Gestión -SIG- Intranet.

SI CAPITAL - módulos CORDIS Y SISCO.

PREDIS – SHD.

SECOP.

Talento Humano asociado al procedimiento


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12. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

03

06-01-2016

Eduardo Navarro

Contratista Planeación y Sistemas

Luis Alejandro Reyes


Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se

actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.

Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.


PROCEDIMIENTO:


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Código: MC-F15

Versión: 06

Fecha: 06-01-2016

CONTROL DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Luz Aida Ángel Parra

Profesional Universitario Planeación y Sistemas

Juan Carlos Tarapuez


Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez


Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección – SIG

Líder del proceso

Ing. Eduardo Navarro Téllez.


Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección – SIG

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