PROCEDIMIENTO SOP

DESDE PERSPECTIVA PRODUCCIÓN

Especialización en

Logística de Transporte y Distribución

Objetivo del Documento

Definir el circuito de seguimiento de pedidos y coordinación de las tres plantas para

la programación conjunta de la producción por pedidos, con el objetivo de prestar

mejor servicio al cliente final, ya sea en el mercado doméstico como en exportación.

Áreas Afectadas

Producción

Planta de Producción

Comercial

Administración Ventas

Administración

Control crédito y cobranzas

Logística & Distribución

Introducción

La programación de producción, para cada una de las plantas, tiene los siguientes

componentes:

Este procedimiento alcanza a los conceptos denominados como 3 y 4, cuya

característica es la de no estar programados por planta para su producción

habitual, sino que se produce específicamente contra pedido.

El orden en que fueron descriptos es básicamente el esquema de prioridades

actual de la empresa.

Procedimiento

CONCEPTO CARACTERÍSTICAS

1 PROGRAMA DE EXPORTACIÓN Comprende los volúmenes ya comprometidos para exportación

2 PROGRAMA DE NACIONAL Comprende los volúmenes comprometidos a clientes tradicionales

3 PEDIDOS DE EXPORTACIÓN Son los pedidos que se reciben y que deben ser programados

especialmente para su cumplimiento

4 PEDIDOS DE NACIONAL Son los pedidos que se reciben y que deben ser programados

especialmente para su cumplimiento

Los objetivos que procura la operatoria son los siguientes:

Mejorar el cumplimiento de pedidos de clientes (fundamentalmente plazos)

Reducir las pérdidas de ventas por “no producción”

Reducir al mínimo posible la diferencia entre “productos fabricados” y “productos

demandados por el mercado” (producción contra pedido, implica stocks cero o

mínimos).

El modelo de operación planteado es el

siguiente:

1. Esquema general de la operatoria

Dada la situación actual, donde la venta supera la capacidad de producción (compensado y

remanufactura), manufacturar los productos de mejor rentabilidad para la empresa.

Dar prioridad a los clientes más estables y de mejor calidad de la empresa.

2. Ingreso del Pedido

Al tomar el pedido, no se compromete fecha en firme, sino que se sugieren plazos a

confirmar, según producto y plantas que afecte el pedido.

Productos con disponibilidad de stock y de alta rotación, estimamos poder despachar en el

lapso de 3 a 5 días consecutivos, según volumen del pedido, sujeto a confirmación.

Productos a incorporar al programa de la producción, para cualquiera de las tres plantas, el

plazo será de 3 a 4 semanas, sujeto a confirmación.

Productos de madera seca, deberá coordinarse con planta Remanufactura por disponibilidad

de stocks (despacho inmediato) o por disponibilidad de secaderos, sujeto a confirmación.

Las variables que definen la prioridad del pedido/cliente, en orden de importancia, son las

siguientes:

• El calificativo comercial de cliente/pedido “prioritario”

• El crédito y/o la forma de pago del pedido/cliente

• La fecha compromiso asumida para con el cliente

3. Programación de la producción coordinada entre las plantas

Producción coordina la programación en función al pedido, considerando las variables y

contingencias de cada planta, pero resolviendo finalmente una fecha compromiso para

su despacho a cliente.

La programación por pedidos contiene las próximas 8 semanas, según los siguientes

criterios de certidumbre pretendida:

las 2 primeras, con alto grado de certidumbre

hasta la 4 inclusive, con certidumbre media

las semanas 5 a 8 con bajo nivel de certidumbre

Se implementará un formato estándar, común a las tres plantas, para la visualización de

la programación de cada pedido en cada una de ellas.

Los datos que se ingresarán en la programación, para conocimiento de planta serán:

Cliente, categoría y condición de pago,

Artículo, cantidad solicitada en m3

Monto del pedido en $

Semana propuesta de despacho

4. Coordinación de programa de producción

Se definirán semanalmente en una reunión operativa, los siguientes aspectos:

Fecha compromiso para informar a los clientes, cuyos pedidos ingresaron en la

semana (independientemente de la fecha de despacho)

Altas y bajas de pedidos por aspectos crediticios y/o económicos

Fechas compromiso y ajustes que surjan, para informar a los clientes con pedidos

anteriores a la semana en curso y con condición de “demorados”.

La reunión, de no más de 1 hora de duración, se define con los niveles operativos de

Producción y Comercial. Se establecerán horario y días fijos, con la participación de

los interlocutores válidos en términos de decisión.

5. Aprobación/Verificación de situación económico/administrativa del pedido

El esquema de aprobación con Administración, se estipula según:

Comercial envía a Administración, semanalmente la planilla de pedidos

“pendientes”, a efectos de activar la aprobación o rechazo de los mismos.

Administración se expide, informando la “baja” de aquel pedido que así lo

considere. Informando lo antes posible a Comercial, para que active o rectifique,

según corresponda (se establece un plazo de 48 hs.). Comercial acordará con el

cliente la nueva situación del pedido, a espera del ingreso del pago o modificándolo

si se reduce por tope.

Administración activará los pagos pendientes que retrasen el cumplimiento del

pedido, aplicando los criterios definidos por la empresa al momento de la gestión.

Comercial informa a Producción de la modificación o baja del pedido, para que

ajuste los programas de producción.

El esquema actual de créditos, se apoya fuertemente en dos condiciones de pago:

Contado contra entrega (aprobación casi automática)

Contado anticipo (se espera que acredite el anticipo para aprobar el pedido)

6. Soporte informático

Se pretende comenzar la operatoria con apoyo en archivos excell, alimentados desde

información en Sistema Gestión, luego se sugiere desarrollar las modificaciones

necesarias para que formen parte del sistema central de la compañía.

Anexo I. Modelo de seguimiento y propuesta comercial de coordinación

Fecha Deseable Semana 5 Semana 6

Atraso o entrega prometida

Referencia cód_artículo

Camar

o

Madera

s (4)

D.A.C.

S.A.

Distribuid

ora

Placasur

S.A. (4)

Diab

Valerio

Oliva

S.A.C.I

.A.

Madera

s

Famita

S.A.

G-F -244-122-10-44 -05 2

G-F -244-122-10-23 10

G-F -244-122-12-44 -05 9 5 9

(1) G-F -244-122-12-44 -07

G-F -244-122-12-IND-07

G-F -244-122-15-44 -07 7 30

G-F -244-122-17-4IN-07 70 41

G-F -244-122-18-44 -09 50 23 7 83 12

(2) G-F -244-122-21-44 -11

(5) P-F -244-122-17-PP -07

Total C2 120 32 20 124 10 12 41

En el ejemplo se muestra una única planta y mercado doméstico, el modelo se extiende al

resto de ellas y al mercado de exportación.

Clie

nte

nro

1

Clie

nte

nro

2

Clien

te nro

3

Clie

nte

nro

4

Clie

nte

nro

5

Clie

nte

nro

6

.Anexo II. Programa de producción por pedido (producto terminado de la reunión

operativa)

Referencia cód_artículo Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9Producido

del mes

G-F -244-122-10-44 -05 20 20

G-F -244-122-10-23 10 10

G-F -244-122-12-44 -05 20 20 40

(1) G-F -244-122-12-44 -07

G-F -244-122-12-IND-07 20 20

G-F -244-122-15-44 -07 20 20 20 20 80

G-F -244-122-17-4IN-07 70 20 20 30 70

G-F -244-122-18-44 -09 50 20 20 30 70

(2) G-F -244-122-21-44 -11 10

(5) P-F -244-122-17-PP -07 0

Total C2 120 80 80 80 80 310

Compromiso de producción x pedido 120 80 80 80 80 310

Diferencia a cupo previsto -5 -5 -5 -5

En el ejemplo se muestra una única planta y mercado

doméstico, el modelo se extiende al resto de ellas y al

mercado de exportación.

nro flia cód_artículo clienteDemora a

la fechaemisión q_pedida q_pend um

q_pend

m3razon_social

créd_a

ut

Stock o

Prod.x

pedido

Prioridad,

semana

deseable

21527 C2 G-F -244-122-18-44 -09 467 -30 27/01/2003 7,0728 7 M3 7,1 D.A.C. S.A. P Producir Urgente

21267 C2 G-U -244-122-10-PL2-05 855 -65 23/12/2002 1,7861 2 M3 1,8 La Foresta S.R.L. P Producir

20932 C2 G-F -244-122-17-4IN-07 409 -83 25/11/2002 7,0848 7 M3 7,1 Maderera Llavallol S.A. P Producir Urgente

20779 C2 G-U -244-122-10-PL2-05 1291 -111 07/11/2002 1,1904 1 M3 1,2 Peniel S.R.L. P Producir

Cliente nro 1

Cliente Nro 2

Cliente Nro 3

Cliente Nro 4

Anexo III. Pendientes de aprobación por Administración