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Proceso: Administración de Bienes y Servicios

Subproceso: Control de Bienes Muebles e Inmuebles

Procedimiento: ABS- CB- P-01 Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles

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Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso: Control de Bienes Muebles e Inmuebles

Procedimiento: Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles

(ABS-CB-P-01)

CONTENIDO

Descripción Políticas Desarrollo Referencias Formatos y Anexos




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I. Descripción Objetivo

Registrar en el patrimonio de la Universidad Veracruzana, mediante el Sistema de Información Integral Universitaria (SIIU), los bienes muebles e inmuebles adquiridos, recibidos como donativo en especie, producidos institucionalmente y los restituidos por pérdidas, para el control y resguardo de los mismos.

Alcance

Es de observancia y aplicación al personal de las entidades académicas, dependencias y demás personal participante en este procedimiento.

Definiciones y Terminología

Activo Biológico: Toda clase de especies animales y otros seres vivos, tanto para su utilización en el trabajo como para su fomento, exhibición y reproducción, y que es parte del patrimonio universitario, tales como bovinos, porcinos, aves, ovinos, caprinos, peces, equinos, especies menores y de zoológico, árboles y plantas. Bienes Capitalizables: Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o superior a 35 UMAS (Unidad de Medida y Actualización) vigente de acuerdo al valor que determina el INEGI. Bienes No Capitalizables: Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea menor a 35 UMAS (Unidad de Medida y Actualización) vigente de acuerdo al valor que determina el INEGI. Capitalizar: Actividad que se lleva a cabo en el SIIU para incorporar el registro de los bienes muebles e inmuebles en la contabilidad como activo no circulante. Codificar: Identificación y asignación de claves necesarias para el registro de bienes en el SIIU. DCBMeI: Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles. Donativo: Corresponden a los bienes muebles e inmuebles que ceden a la Universidad Veracruzana personas físicas o morales. Producción: Bienes muebles e inmuebles producidos y creados por la Comunidad Universitaria a través del desempeño de sus funciones, quedan incluidos los activos biológicos, las obras plásticas, científicas y tecnológicas, así como las patentes, marcas y derechos de autor, entre otros, registradas a favor de la Universidad Veracruzana. SIIU: Sistema Integral de Información Universitaria. Hermes: Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia.




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II. Políticas

1. La Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles es la responsable de registrar los bienes muebles e inmuebles en el patrimonio de la Universidad Veracruzana.

2. La Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles y las Secretarías de Administración y Finanzas Regionales, son las responsables de controlar el inventario de bienes muebles e inmuebles en el SIIU, propiedad de la Universidad Veracruzana, en las regiones respectivas.

3. Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o superior a 35 UMAS (Unidad de Medida y Actualización) vigente de acuerdo al valor que determina el INEGI, se registrarán contablemente como un aumento en el activo no circulante y se deberán identificar en el control administrativo para efectos de conciliación contable, excepto en el caso de intangibles, cuya licencia tenga vigencia menor a un año, caso en el cual se le dará el tratamiento de gasto del periodo.

4. Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea menor a 35 UMAS (Unidad de Medida y Actualización) vigente de acuerdo al valor que determina el INEGI, podrán registrarse contablemente como un gasto y serán sujetos a los controles de las entidades académicas y dependencias.

5. Para el registro de valuación inicial de bienes, se tomará el costo de adquisición declarado en su facturación. En los casos donde se desconozca su valor, se recurrirá al valor razonable establecido por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC). Lo anterior aplica también a los donativos recibidos en especie.

6. Para el registro de los bienes artísticos y culturales, se tomará el valor monetario asignado por una comisión interna experta en la materia designada por el Rector.

7. Para el registro de la obra plástica será la Comisión de Evaluación, Diagnóstico y Dictaminación de Obra Plástica, designada por el Rector, la que esté facultada para dictaminar y asignar un valor monetario a dichos bienes.

8. Los Avalúos comerciales tendrán vigencia de 6 meses.

9. La Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles deberá registrar en el patrimonio universitario las patentes, marcas y derechos de autor, una vez que la Dirección de Asuntos Jurídicos, gestione su registro ante el Instituto Mexicano de la Propiedad industrial.

10. Los bienes muebles e inmuebles serán sujetos de depreciación, registrando en el patrimonio universitario por su deterioro (excepto obra plástica y terrenos), tal como lo establece la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG). El método de depreciación para la Universidad Veracruzana, será el de línea recta.

11. Los administradores o responsables administrativos de las entidades académicas y dependencias deberán verificar que las características físicas de los bienes, guarden relación con las características que se encuentran registradas en el SIIU.




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III. Desarrollo.




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REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1.1 REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1 Recibe documentación para registrar el bien mueble o inmueble

Director de Control de Bienes Muebles e Inmuebles

Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles

A. Recibe del Departamento de Afectación Contable de la Dirección de Contabilidad, el Reporte de “Relación de Folios” (FWRFCOM) y el paquete con la siguiente documentación: facturas en original y/o copia, debidamente selladas y firmadas por el titular de la entidad académica o dependencia, “Afectación presupuestal”/”Orden de Pago”, o “Pedido de Compra” u “Orden de Servicio” (ABS-ABS-F-16) en original; cuando sea necesario Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-06) en original.

En los casos de donativos, recibe de las entidades académicas y dependencias el oficio de solicitud de autorización para recibir el donativo en especie y la documentación siguiente: Oficio del personal especializado de las entidades académicas o dependencias que indique que el bien está en condiciones óptimas para su uso, declaratoria del titular, señalando que cuenta con los recursos necesarios para la operación del bien objeto del donativo, comprobante con el cual acredita la propiedad del bien objeto del donativo, indicando la descripción, características y valor monetario del activo.

En los casos de bienes producidos, recibe la información documental de los bienes muebles producidos en la Universidad Veracruzana.

En los casos de ingresos en especie, recibe el Oficio de solicitud de registro de los bienes otorgados por contraprestación de la Universidad Veracruzana, anexando el contrato de la prestación de servicios celebrado por la Oficina del Abogado General, que incluya relación de los bienes y su valor monetario.

En los casos de restitución de bienes, recibe y analiza la documentación siguiente: Oficio de solicitud de autorización para restituir el bien extraviado, acta administrativa, cotización o factura con las características y el valor monetario del bien propuesto a restituir y fotografías del mismo.

2 Valida la recepción de la documentación para registro de Bien mueble o inmueble.


A. Valida la información recibida de acuerdo a cada caso de solicitud de registro de bienes muebles e inmuebles.

B. Turna al Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles para análisis de la documentación recibida.

3 Verifica y analiza la información de la documentación recibida.

Responsable de Registro y Actualización

A. Recibe y analiza documentación de solicitudes de registro de alta de bienes muebles e inmuebles.

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de Bienes Muebles e Inmuebles

B. Para las solicitudes de registro de alta de bienes muebles e inmuebles por donación, se clasifica dependiendo del número de UMAS:

• Si no excede los 2,500 UMAS, propondrá el oficio para indicar a la entidad académica o dependencia el llenado del Acta Administrativa por la Recepción de Donativos en Especie Formato (ABS-CB-F-03) y elaborar la Plantilla de requisitos para el llenado del CFDI.

• Si excede los 2,500 UMAS, propondrá el oficio de notificación a la entidad académica o dependencia para que tramite el contrato de donativo ante la Oficina del Abogado General y elaborar la Plantilla de requisitos para el llenado del CFDI.

C. Para el caso de los Activos Biológicos: recibirá el oficio para solicitar su registro, anexando el Formato “Movimientos de Activos Biológicos” (ABS-CB-F-04) y el oficio dónde se establece el valor monetario de los mismos.

D. Para Obras Plásticas: registrará cuando el Instituto de Artes Plásticas y demás entidades académicas o dependencias, envían el Formato de “Movimiento de Alta de Obras Plásticas” (ABS-CB-F-05) y anexará archivo fotográfico de la obra.

E. Para los casos de solicitudes de registro de alta de bienes muebles por restitución, se identifica el área especializada que aprobará si la propuesta del bien a restituir, resarce el bien de acuerdo a la normativa aplicable, se elabora oficio de solicitud de aprobación incluyendo la documentación digitalizada.

• Si la respuesta no es favorable, se envía el Oficio de respuesta a la entidad académica o dependencia.

• Si la respuesta es favorable, acepta la recepción de la propuesta, y envía Oficio de respuesta a la entidad académica o dependencia.

4 Organiza y distribuye el trabajo en el área.


A. Organiza y distribuye las solicitudes a los analistas de registro, de acuerdo a los tipos de registros de alta solicitados.

5 Registra en SIIU los bienes muebles o inmuebles.

Analista de Registro

A. Recibe la “Relación de Folios” (FWRFCOM) con el soporte documental mencionado en el punto 1.

B. Valida que la documentación señalada en la “Relación de Folios” (FWRFCOM) sea la misma que recibió físicamente.

• De existir diferencias, notifica y turna al Encargado del Área de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles, para solicitar la aclaración o la documentación faltante.

C. Se deberá verificar en las facturas lo siguiente:

• Para compra regular: Sello de la dependencia que recibió el bien coincida con la entidad académica o dependencia destino, señalada en el “Pedido de Compra”; además, deberá verificar la fecha, el nombre y la firma del




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encargado de recibir los bienes.

• Para compras directas: Sello y firma de la entidad académica o dependencia que recibió el bien.

D. Genera el proceso de extracción de etiquetas originales de bienes muebles conforme a la Guía: “Obtención y Uso de los Procesos de Extracción de Etiquetas FFPOEXT” y “Bienes con Monto Menor a los 35 UMAS FWRMMOI” (ABS-CB-G-01).

E. Concilia el soporte documental contra el Reporte “Extracción de Etiquetas Activo Fijo” (FFPOEXT) del mismo día, anotando manualmente el código de etiqueta original en la factura.

F. Clasifica las facturas:

• Bienes Capitalizables.

• Bienes No Capitalizables.

G. Genera el reporte de “Bienes menores a 35 salarios mínimos y diferencias de folios e importes” (FWRMMOI) conforme a la guía ABS-CB-G-01; para identificar y realizar las actividades siguientes:

H. Genera “Proceso de Pólizas de Ajuste” (FWPAMOI) de Bienes No Capitalizables.

I. Regulariza los registros de los bienes con folios y/o importes diferentes, conforme a las Guías “Registro de Bienes Capitalizables” (ABS-CB-G-02) y “Registro de Bienes No Capitalizables” (ABS-CB-G-03).

J. Aplica las pólizas del “Proceso de Pólizas de Ajuste” (FWPAMOI) de Bienes No Capitalizables.

K. Registra los Bienes Capitalizables en el SIIU, conforme a la Guía “Registro de Bienes Capitalizables FFAMAST” (ABS-CB-G-02) y los bienes No Capitalizables, conforme a la Guía “Registro de bienes No capitalizables FFAMAST” (ABS-CB-G-03).

L. Si las facturas de Bienes Capitalizables y Bienes No Capitalizables presentan situaciones de duda o problemática, turna los documentos al Encargado del Área de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles para solicitar aclaración.

M. Si no presentan dudas o problemas, se integra la documentación.

N. Sella las copias de las facturas, con la leyenda “En custodia de la factura original y pedido”, las relaciona y devuelve con la Afectación Presupuestal/Orden de Pago al Departamento de Afectación Contable de la Dirección de Contabilidad.

O. Para las solicitudes de registro de alta de bienes donados: Recibe la documentación, “Acta Administrativa por la Recepción de Donativos en Especie” Formato (ABS-CB-F-03) o el contrato de donativo gestionado ante la Oficina del Abogado General, y codifica el comprobante que acredita la propiedad del bien indicando la descripción, características y el valor monetario del activo, con la siguiente información: fondo, dependencia, cuenta de activo y patrimonio.

• Para el caso de Activos Biológicos, lo establecido en el Formato “Movimientos de Activos Biológicos” (ABS-CB-F-04).

• Para el caso de Obras Plásticas, lo establecido en el Formato “Movimientos




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de Alta de Obras Plásticas” (ABS-CB-F-05).

P. Realiza el registro de los bienes muebles en el SIIU, conforme a la “Guía de Registro de Bienes Capitalizables FFAMAST” (ABS-CB-G-02) y “Guía de Registro de Bienes No Capitalizables FFAMAST” (ABS-CB-G-03).

Q. Para las solicitudes de registro de alta de bienes producidos:

• Para el caso de Activos Biológicos, lo establecido en el Formato “Movimientos de Activos Biológicos” (ABS-CB-F-04).

• Para el caso de Obras Plásticas, lo establecido en el Formato “Movimientos de Alta de Obras Plásticas” (ABS-CB-F-05).

R. Para el caso de los bienes restituidos, recibe y codifica la documentación considerando: fondo, dependencia, cuenta de activo y patrimonio.

S. Realiza el registro del bien en el SIIU, conforme a la Guía “Registro de Bienes Capitalizables” (ABS-CB-G-02) y en la Guía “Registro de Bienes No Capitalizables” (ABS-CP-G-03).

T. En todos los casos de requerir clave armonizada del bien, solicita mediante correo electrónico al Área de Atención a Usuarios de la Dirección de Recursos Materiales con copia a la Encargada del Área de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles, clave armonizada del bien.

6 Verifica captura correcta en SIIU.


A. Se valida que la información capturada en el SIIU, sea igual a los datos de la factura o codificación realizada en la documentación.

B. Si no es correcta, anota en la factura el dato faltante o mal capturado y notifica al Analista que capturó para la corrección de las inconsistencias detectadas.

C. Realiza una relación de bienes registrados y validados en sistema.

D. Turna al analista para la emisión de etiquetas.

7 Digitaliza la documentación del registro.


A. Digitaliza las facturas originales, Pedido de Compra y/o copias de la Afectación Presupuestal/Orden de Pago para crear los archivos electrónicos de los Bienes Capitalizables y de los Bienes No Capitalizables.

B. Envía propuesta de oficio al Director de Control de Bienes Muebles e Inmuebles y al Encargado del Área de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles para notificar a las regiones que pueden imprimir sus etiquetas de acuerdo a los archivos electrónicos mencionados.

8 Imprime etiquetas de control de inventario


A. Emite Reporte “Inventario por Dependencia con Cortes por Ubicación” (FWRIUBI), ver guía (ABS-CB-G-17).

B. Recibe relación de bienes registrados, validados y revisa los bienes que fueron dados de alta en el día.

C. Imprime las etiquetas de código de barras con el número de inventario de los




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bienes conforme a la Guía “Emisión de Etiquetas de Código de Barras FWRETIQ” (ABS-CB-G-06).

Nota: Cuando se trate de activos biológicos, no se emiten etiquetas. Únicamente se elabora el oficio de notificación de registro, con los respectivos números de inventario.

D. Ordena las etiquetas de código de barras por entidad académica o dependencia. (Se deberá entregar un protector por cada etiqueta).

E. Elabora la propuesta de Oficio para la entidad académica o dependencia, notificando el registro de los bienes y la entrega de las etiquetas de código de barras.

F. Envía la propuesta del Oficio al Director de Control de Bienes Muebles e Inmuebles y al Encargado del Área de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles.

9 Envía información digitalizada e Informa a regiones que pueden imprimir etiquetas de control de inventario.


A. Recibe, aprueba o modifica, propuesta de oficio para notificar a las regiones que pueden imprimir sus etiquetas de acuerdo a los archivos electrónicos mencionados.

B. Envía archivos electrónicos correspondientes y notifica mediante Hermes a los Secretarios de Administración y Finanzas regionales que pueden imprimir las etiquetas del día.

10 Notifica a entidades académicas y dependencias que puede recoger las etiquetas.


A. Recibe, aprueba o modifica, la propuesta de Oficio para las entidades académicas o dependencias, notificando el registro de los bienes y la entrega de las etiquetas de código de barras.

B. Notifica mediante correo Hermes, a Titulares y Administradores de las entidades académicas o dependencias que se generaron etiquetas de código de barras y puedan presentarse a su entrega.

11 Emite reporte de bienes registrados, genera los datos estadísticos, analiza los datos y genera informe.


A. Emite Reporte “Inventario por Dependencia con Cortes por Ubicación” (FWRIUBI), ver guía (ABS-CB-G-17), del mes para conocer la cantidad que fue registrada.

B. Genera estadística con los tres meses inmediatos anteriores.

C. Analiza los datos de crecimiento o decrecimiento y de los analistas que intervinieron en ello.

D. Genera informe para entrega de información.




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1.2 ACTUALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES


1 Recibe Solicitudes de Actualización.


A. Recibe Solicitudes de Movimiento de Bienes Muebles por Cuenta (FWRSMAF).

B. Recibe oficios de solicitud de actualización de marca, modelo, serie, etc.

C. Turna al Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles los oficios de solicitud de actualización de marca, modelo, serie, etc.

2 Autoriza la solicitud de transferencia de los Bienes.


A. Firma de autorización las Solicitudes de Movimiento de Bienes Muebles por Cuenta (FWRSMAF).

B. Turna al Analista de Registro.

3 Realiza la transferencia en sistema de los bienes a las EAyD.


A. Recibe las Solicitudes de Movimiento de Bienes Muebles por Cuenta (FWRSMAF).

B. Realiza los cambios de ubicaciones de acuerdo a la Guía “Transferencia de Bienes Muebles entre Entidades Académicas y Dependencias FFATRAN” (ABS-CB-G-08), ya que es de uso exclusivo para la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles.

C. Turna para validación.

4 Verifica y notifica que la captura es correcta en SIIU.


A. Recibe la documentación y valida la información registrada en el SIIU.

B. Notifica al Analista las inconsistencias detectadas o bien, notifica que puede continuar con su proceso.

5 Imprime etiquetas de control de inventario.


A. Recibe notificación del Analista para dar continuación.

B. Imprime las etiquetas de código de barras con el número de inventario de los bienes conforme a la Guía “Emisión de Etiquetas de Código de Barras FWRETIQ” (ABS-CB-G-06).

C. Ordena las etiquetas de código de barras por entidad académica o dependencia. (Se deberá entregar un protector por cada etiqueta).

D. Elabora la propuesta de oficio para la entidad académica o dependencia notificando el registro de los bienes y la entrega de las etiquetas de código de barras.

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E. Envía la propuesta del oficio al Director de Control de Bienes Muebles e Inmuebles y al Encargado del Área de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles.

6 Notifica a entidades académicas y dependencias que pueden recoger las etiquetas.


A. Recibe, aprueba o modifica, la propuesta de oficio para las entidades académicas o dependencias notificando el registro de los bienes y la entrega de las etiquetas de código de barras.

B. Notifica mediante correo Hermes, a titulares y administradores de las entidades académicas o dependencias que se generaron etiquetas de código de barras y puedan presentarse a su entrega.

7 Informa a regiones que pueden imprimir etiquetas de control de inventario.


A. Recibe, aprueba o modifica, propuesta de oficio para notificar a las regiones que pueden imprimir sus etiquetas.

B. Notifica mediante correo Hermes, a los Secretarios de Administración y Finanzas regionales que pueden imprimir las etiquetas del día.

8 Revisa, analiza y turna la solicitud de actualización de activo fijo.


A. Recibe solicitudes de actualización con la documentación necesaria.

B. Analiza documentación y turna al Analista de Registro para su realización.

9 Analiza, coteja, retroalimenta y actualiza la información solicitada.


A. Recibe la documentación sobre las diferentes actualizaciones solicitadas.

B. Analiza cada situación y que la documentación cumpla con lo solicitado.

C. Coteja información de facturas, SIIU y la evidencia que se manda de lo que se tiene en físico.

D. De ser necesario pide retroalimentación a la entidad académica y/o dependencia sobre los datos necesarios.

E. Actualiza la información solicitada.

F. De no proceder, notifica mediante correo electrónico o vía Hermes al Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles, de igual forma notifica cuando fueron realizados los cambios solicitados.

10 Notifica al administrador que la información está actualizada.

Responsable de Registro y Actualización

A. Recibe mediante correo electrónico o vía Hermes información sobre los estatus de las actualizaciones solicitadas.




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1.3 CONCILIACIÓN CONTABLE DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

de Bienes Muebles e Inmuebles

B. Da respuesta a las solicitudes de actualización de bienes a las entidades académicas o dependencias y el estatus de las mismas.


1 Recibe correo de solicitud de cierre contable.


A. Recibe correo electrónico informando el inicio del proceso de cierre contable.

B. Turna copia de correo electrónico al Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles.

2 Turna correo a todos los involucrados para finalizar los registros.

Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles.

A. Recibe correo electrónico informando el inicio del proceso de cierre contable.

B. Turna a los Analistas de Conciliación Contable, correo electrónico informando el inicio del proceso de cierre contable.

C. Instruye a los analistas para inicien el análisis de fondos y cuentas por posibles ajustes.

3 Verifica los registros contables contra los bienes registrados en SIIU.

Analista de Conciliación Contable

A. Concilia el “día de registro” los movimientos contables de Activo No Circulante mencionados en el Reporte “Inventario por Dependencia con Cortes por Ubicación” (FWRIUBI) Ver guía (ABS-CB-G-17) con los registros manifestados en el Reporte “Auxiliar de Registro Contable por Fondo y Cuenta” (FWRARFC).

B. De no lograr conciliar o resolver las diferencias encontradas, notifica al Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles.

4 Gestiona con las áreas las aclaraciones y correcciones.


A. Recibe la notificación y solicita las aclaraciones, según el caso, al Departamento de Afectación Contable, de la Dirección de Contabilidad; al Departamento de Atención a Usuarios, de la Dirección de Recursos Materiales o al Jefe del Departamento de Recepción e Información, de la Dirección de Egresos; e informa, para su conocimiento, al Director de Control de Bienes Muebles e Inmuebles.

B. Recibe las aclaraciones e instruye al Analista de Conciliación Contable para realizar las correcciones e informa, para su conocimiento, al Director de Control de Bienes Muebles e Inmuebles.

5 Elabora Cédula de conciliación de registros mensual, anual y acumulada.

Analista de Conciliación

A. Recibe aclaraciones y concilia los movimientos contables de Activo No Circulante mencionados anteriormente.

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Contable B. Elabora los formatos: Cédula de Conciliación de Registros Mensual (ABS-CB-F-06), la Cédula de Conciliación de Registros Anual (ABS-CB-F-07) y la Cédula de Conciliación de Registros Acumulada (ABS-CB-F-08).

C. Identifica los saldos iniciales y los saldos finales de las cuentas de Activo No Circulante del Reporte “Balanza de Comprobación” (FWRBCOK) y los registra en los formatos: Cédula de Conciliación de Registros Mensual (ABS-CB-F-06), la Cédula de Conciliación de Registros Anual (ABS-CB-F-07) y la Cédula de Conciliación de Registros Acumulada (ABS-CB-F-08).

D. Identifica las altas de Activo No Circulante en el Reporte “Resumen de Bienes de Activo Fijo por Partida” FWRRAFP. Ver guía de Emisión del Reporte “Resumen de Bienes de Activo Fijo por Partida” FWRRAFP (ABS-CB-G-13) y registra en los formatos: Cédula de Conciliación de Registros Mensual (ABS-CB-F-06), la Cédula de Conciliación de Registros Anual (ABS-CB-F-07) y la Cédula de Conciliación de Registros Acumulada (ABS-CB-F-08).

E. Identifica las bajas de los bienes en los Reportes “Ajustes de Activo Fijo” FWRAJAC y “Ajustes a los Activos Fijos” FWRAJAF. Ver Guías de Emisión del “Reporte de Ajustes de Activo Fijo” FWRAJAC (ABS-CB-G-14) y Emisión del “Reporte de Ajustes a los Activos Fijos” FWRAJAF (ABS-CB-G-15) y registra en los formatos: Cédula de Conciliación de Registros Mensual (ABS-CB-F-06), la Cédula de Conciliación de Registros Anual (ABS-CB-F-07) y la Cédula de Conciliación de Registros Acumulada (ABS-CB-F-08).

F. Registra en el Formato “Resumen de Bajas por Concepto y Cuenta” (ABS-CB-F-13) y verifica la documentación con el Área de Bajas y Desincorporación de Bienes Muebles e Inmuebles.

G. Identifica los registros pendientes por conciliar en el Formato de “Partidas de Conciliación de Registros” (ABS-CB-F-12) y registra en los formatos: Cédula de Conciliación de Registros Mensual (ABS-CB-F-06), la Cédula de Conciliación de Registros Anual (ABS-CB-F-07) y la Cédula de Conciliación de Registros Acumulada (ABS-CB-F-08).

H. Requisita los formatos de “Cédula Resumen Depreciación Acumulada Anual” (ABS-CB-F-09) y “Cédula Resumen Depreciación Acumulada” (ABS-CB-F-10), así como los saldos finales y registra en el Formato de “Partidas de Conciliación de Registros” (ABS-CB-F-12).

I. Notifica al Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles que los formatos antes mencionados se encuentran terminados y turna copia de archivos electrónicos.

6 Digitaliza las cédulas de conciliación y documentación complementaria.

Analista de Conciliación Contable

A. Archiva en carpeta electrónica de “Resumen de Bienes de Activo Fijo por Partida” FWRRAFP” (ABS-CB-G-13), Cédula de Conciliación de Registros Mensual (ABS-CB-F-06), Cédula de Conciliación de Registros Anual (ABS-CB-F-07) y Cédula de Conciliación de Registros Acumulada (ABS-CB-F-08), Reportes “Ajustes de Activo Fijo” FWRAJAC, “Ajustes a los Activos Fijos” FWRAJAF, Formato “Resumen de Bajas por Concepto y Cuenta” (ABS-CB-F-13), “Partidas de Conciliación de Registros” (ABS-CB-F-12), “Cédula Resumen Depreciación Acumulada Anual” (ABS-CB-F-09), “Cédula Resumen Depreciación Acumulada” (ABS-CB-F-10) y Formato de “Partidas de Conciliación de Registros” (ABS-CB-F-12).




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B. Turna carpeta de archivos electrónicos al Responsable de Registro y Actualización de Bienes Muebles e Inmuebles.

7 Revisa las cédulas en archivos digitales con documentación soporte.


A. Recibe y revisa la carpeta de archivos electrónicos con la conciliación terminada.

B. Turna la carpeta de archivos electrónicos con la conciliación terminada al Director de Control de Bienes Muebles e Inmuebles.

8 Valida los registros de conciliación contable de bienes muebles e inmuebles.


A. Recibe y valida la carpeta de archivos electrónicos con los registros de la conciliación contable finalizada.

B. Instruye al Analista para que suba la carpeta de los archivos electrónicos a la nube de información, en la carpeta correspondiente.

9 Sube a la nube de información, los archivos de las cédulas de conciliación y documentación complementaria.

Analista de Conciliación Contable.

A. Sube a la nube de información, los archivos electrónicos clasificados por mes, año y acumulado en su mes correspondiente.




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IV. Referencias

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO

Externa Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Código Financiero del Estado de Veracruz

Lineamientos emitidos por la SEFIPLAN de Veracruz

Interna Ley Orgánica: Art. 13 frac. III, 18, 70 frac. III, 105, 106, 107, 110, 111, 112 frac. I, 113 y 114.

Estatuto General: Art. 225 frac. XVIII, 336 Frac. I, II, XIII, XV y XX, 337 frac. III y IV, 338 y 339.

Reglamento para el Control de Bienes Muebles e Inmuebles: Título V De las altas, bajas y transferencias de bienes muebles e inmuebles.

V. Formatos y Anexos

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO

FORMATOS

1 Afectación presupuestal/ Orden de Pago

2 ABS-ABS-F-06 Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio

3 ABS-ABS-F-16 Pedidos de Compra u Orden de Servicio

4 ABS-ABS-F-18 Afectación presupuestal/ Orden de Pago (Compra directa)

5 ABS-CB-F-03 Acta Administrativa por la Recepción de Donativos en Especie.

6 ABS-CB-F-04 Movimientos de Activos Biológicos.

7 ABS-CB-F-05 Movimientos de Alta de Obras Plásticas.

8 ABS-CB-F-06 Cédula de Conciliación de Registros Mensual.

9 ABS-CB-F-07 Cédula de Conciliación de Registros Anual.

10 ABS-CB-F-08 Cédula de Conciliación de Registros Acumulada.

11 ABS-CB-F-09 Cédula Resumen Depreciación Anual.

12 ABS-CB-F-10 Cédula Resumen Depreciación Acumulada.

13 ABS-CB-F-11 Cédula Resumen Depreciación de Bienes Muebles en Comodato.

14 ABS-CB-F-12 Partidas de Conciliación de Registros.

15 ABS-CB-F-13 Resumen de Bajas por Concepto y Cuenta.

GUÍAS

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ABS-CB-G-01 Obtención y Uso de los Procesos de Extracción de Etiquetas FFPOEXT y Bienes con Monto Menor a los 35 DSMDF FWRMMOI.

17 ABS-CB-G-02 Registro de Bienes Capitalizables FFAMAST.

18 ABS-CB-G-03 Registro de Bienes No Capitalizables FFAMAST.

19 ABS-CB-G-06 Emisión de Etiquetas de Código de Barras FWRETIQ.

20 ABS-CB-G-07 Actualización de Datos en el Sub Módulo de Activo Fijo FFAMAST.

21 ABS-CB-G-08

Transferencia de Bienes Muebles entre Entidades Académicas y Dependencias FFATRAN.

22 ABS-CB-G-09

Modificación de Datos y Transferencias para Bienes No Capitalizables FFAMAST.

23 ABS-CB-G-10 Uso de la Forma Ajuste de Activo Fijo FFAADJF.

24 ABS-CB-G-12

Uso de la Forma de Solicitud de Movimientos de Bienes Muebles por cuenta FWMSMAF y Emisión del Reporte FWRSMAF (Transferencias y Bajas).

25 ABS-CB-G-13 Emisión del "Reporte Resumen de Bienes de Activo Fijo por Partida" FWRRAFP

26 ABS-CB-G-14 Emisión del "Reporte de Ajustes de Activos Fijos" FWRAJAC

27 ABS-CB-G-15 Emisión del "Reporte de Ajustes a los Activos Fijos" FWRAJAF

OTROS DOCUMENTOS

28 FWRFCOM Relación de Folios.

VI. Histórico de revisiones

No. DE FECHA REVISIÓN O SECCIÓN O PÁGINA O

. .

REVISIÓN MODIFICACIÓN MODIFICADA ESCRIPCION DE LA REVISION O MODIFICACION

o N/A

1 7 Enero de 2019

VII. Firmas de autorización

PROPONE

M.M. l..: z Adr Gar

Encargada d R gistro y Actualización de ienes Muebles e

lnmue les.

N/A

Todo

Documento de nueva creación.

Se da de baja el procedimiento anterior y se sustituye completamente por el presente documento.

Se actualiza documento con el diagrama de caracterización y diagrama de flujo y el desarrollo se ordena de acuerdo al diagrama de flujo.

FECHA

AUTORIZA AUTORIZACIÓN ENTRADA EN

VIGOR

•· 7 de Enero 2019 Mtra. Xóchitl Elvira Sangabriel

Alonso Directora de Control de Bienes

Muebles e Inmuebles

Enero 2019

Proceso: Adm1nistrac1ón de Bienes y Servicios


Proced1m1enco: ABS- CB-P-01 Registro y Actuahzac1ón de Bienes Muebles e Inmuebles

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Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso ... · los tipos de registros de alta...

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