PROCESO

ADMINISTRATIVO

Si uno no piensa en ningún

destino en particular, puede

tomar cualquier vereda

El Proceso Administrativo

PROCESO:

Definición

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración está compuesta por varias etapas o pasos, que conforman un proceso. Estas etapas o pasos se encuentran interrelacionadas lo cual conforma un proceso integral.

Es necesario conocer bien estas etapas para poder aplicar métodos principios y técnicas.

El Proceso Administrativo

Planeación

La planeación fija el curso concreto de acción que debe seguirse, estableciendo los principios para guiarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de personas y tiempo para elaborarlo.

El Proceso Administrativo

La planificación es la primera función de la administración se lleva a cabo de manera continua porque el transcurso del tiempo exige tanto la re planificación como el desarrollo de nuevos planes. Además, la retroalimentación continua a menudo requiere de acciones planificadas para:

a) corregir las deficiencias observadas en el desempeño

b) hacer frente a sucesos imprevistos de naturaleza desfavorable

c) aprovechar los nuevos adelantos.

• Podemos decir que la planeación es la

determinación de los objetivos y

elección de los cursos de acción para

lograrlos, con base en la investigación

y elaboración de un esquema detallado

que habrá de realizarse en un futuro.

Función planeación

La función de la planeación busca influir en elfuturo, tomando acciones predeterminadas y lógicas en elpresente, por lo que representan la esencia de unaoperación efectiva. Las actividades básicas que involucrala planeación son:

Elaboración de la planeación prospectiva, determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área, preparación de métodos, estrategia, opciones, políticas y procedimientos, formulación de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo.

Función planeación

El proceso de planeación prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico que son:

Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definición de la situación de la empresa si se continúese en la misma dirección actual.

Definicional. Conocimiento de la situación actual de la empresa, sus principales características y sus interacciones internas y externas.

Confrontación estratégica y factibilidad. Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.

Convergencia. Determinación de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situación actual, y definición de la orientación global para que el futuro de la empresa sea alcanzable.

Planeación

Cuando se planea una empresa se tiene que definir:

a) A que mercado me voy a dirigir

b) Que tipo de producto voy a ofrecer

c) La situación de ese mercado es:

a) Saturado

b) Poco saturado

c) No hay competencia

d) Que necesidades de dinero tengo; porque voy a necesitar:

– Recursos Materiales

– Maquinaria y equipo (Presupuestos- proveedores)

– Materia prima (Proveedores)

– Edificios, bodegas, terrenos

– Recursos Humanos

– Permisos, Licencias, asesoría, etc.(de que tipo)

Planeación

• Situación actual del país respecto al tipo de empresa que vamos a instalar.

• Posibles escenarios, análisis de futuros.

Consideraciones sobre el análisis de futuros

Todas las empresas tratan con la incertidumbre de una forma u otra, las

estrategias se basan en pronósticos. Con frecuencia no consideran o al

menos subestiman los cambios radicales o discontinuos que –aunque pudieran

ser poco probables- podrían alterar mucho la estructura del sector.

Un escenario es un punto de vista consistente de lo que podría ser el

futuro, la empresa debe explorar sistemáticamente las posibles consecuencias de la

incertidumbre para su elección de estrategias.

Se analizan variables constantes,

que son parte de todos los escenarios, y variables inciertas, que son las que

definen los diferentes escenarios. Estas variables inciertas a su vez, pueden

ser independientes, cuando poseen una estructura propia autónoma de otros

elementos, o dependientes, cuando son determinadas, total o parcialmente, por

incertidumbres.

Planeación

Para identificar estas variables inciertas es necesario analizar las:

barreras de entrada; los distintos compradores; los competidores actuales y futuros; los productos sustitutos y sus proveedores; y, además, hacernos las preguntas adecuadas sobre éstos elementos inciertos. Como por ejemplo:

• ¿Quienes son, como actúan, que tendencias se proyectan, fortalezas y debilidades?

Planeación Barrera de entrada

Las barreras de entrada son las dificultades u obstáculos que una empresa se puede encontrar en el camino a la hora de introducirse en el mercado. Por tanto, las barreras de entrada también se podrían calificar como una medida de competitividad de un mercado.

Existen barreras de entrada u obstáculos de diferente índole, puesto que pueden ser una causa social, económica y política. De igual manera, cada mercado tiene una serie de condicionantes para que una firma pueda empezar a competir. Además, estas barreras afectan directamente a las políticas de inversión de las compañías, ya que algunos mercados exigen altas cantidades de inversiones antes de introducirse en ellos, por lo cual, de entrada, ya descartan a un gran número de candidatos.

Planeación

• Las barreras absolutas son las

que niegan por completo la

entrada de una firma a un nuevo

mercado. Estas barreras son

infranqueables, puesto que

requieren de una licencia para

poder ejercer, tales como los

canales nacionales de

televisión, farmacias, telefonía

móvil, entre otros.

Planeación

• Economías de escala. Los volúmenes de

producción impactan en la eficiencia; así, las

economías de escala ocurren cuando los costos

de producción disminuyen con el aumento de las

cantidades producidas. Por ejemplo, sería muy

difícil competir con la empresa Tramontina en el

mercado de los tenedores sin contar con sus

capacidades productivas.

• Alta inversión inicial. Se da cuando el negocio

requiere de un gran capital inicial para operar

eficientemente. Por ejemplo, en el caso de las

empresas de transporte la compra de una flota de

vehículos suele mantener fuera a pequeños

competidores.

• Acceso a proveedores y canales de

distribución. Puede ser una barrera si la

producción de alguno de los insumos claves

está concentrada en manos de pocas

empresas (por ejemplo, el lúpulo en la industria

cervecera), o cuando el producto requiere de

un canal de distribución especial (por ejemplo,

diarios y revistas).

Las barreras relativas son más

accesibles para poder

sumergirse en un nuevo

mercado, pero no por ello

están exentas de barreras o

dificultades. Aquí entrarían a

formar parte compañías como

la banca o la imagen en el

mundo de la moda.

Porter define 6 barreras

comunes, es decir, obstáculos

que debe superar un nuevo

competidor para entrar a un

determinado sector del

mercado.

Planeación

• Alta diferenciación de algún producto existente. Si alguno de los

competidores en el sector cuenta con un producto muy bien posicionado en

la mente del consumidor resulta muy difícil competir. Así, los nuevos

ingresantes deben gastar tiempo y dinero en esfuerzos de marketing, como

es el caso de las gaseosas cola.

• Barreras legales. En algunos sectores la entrada de nuevos competidores

está sujeta a la aprobación de algún organismo oficial que fija los cupos

máximos o requiere el cumplimiento de requisitos especiales. Es el caso

del transporte público, la explotación de algunos recursos turísticos o

naturales y otros similares.

Organización

Según Guillermo Gómez Ceja 1975, p.187, en su libro Planeación y organización de empresas nos dice: que «la asignación de responsabilidades es esencial, incluso si la organización cuenta con poco personal, porque cada responsable debe distribuir su tiempo tan eficazmente como le sea posible».

Organización

Una organización social consiste en dos componentes; partes y relaciones.

Las partes pueden considerarse como unidades, trabajo-persona, cada una de las cuales está conformada por tareas.

Las relaciones trabajo-persona tienen lugar como resultado de la importancia y la operación de la persona que las ejecuta.

Todo organismo social es en sí formal, sin embargo también deben contener varios grupos de carácter informal.

Función Organización

Una organización es un conjunto deelementos, compuesto principalmente porpersonas, que actúan e interactúan entresí bajo una estructura pensada y diseñadapara que los recursoshumanos, financieros, físicos, deinformación y otros, de formacoordinada, ordenada y regulada por unconjunto de normas, logren determinadosfines, los cuales pueden ser de lucro o no.

Función organización

La organización contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa.

La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas.

• Las actividades básicas relativas a la función de

organización son:

• Asignación de recursos

(humanos, financieros, materiales); actividades (cómo);

responsables (quién); tiempos (cuándo); determinación

de grados de especialización y división del trabajo

(comercialización, producción, compras, personal);

establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y

responsabilidad); asignación de funciones;

determinación de tramos de control; diseño de la

estructura organizacional; elaboración de manuales de

organización, políticas y procedimientos, entre otros.

Organización Formal

La organización formal es una estructura organizacional planeada y representa un intento deliberado por establecer patrones de relación entre

los componentes encargados de lograr los objetivos; se identifica por

dos características:

v Es una estructura en la que el personal

trabaja colectivamentev Es una

estructura que permite el desempeño eficaz

de las actividades relacionadas con el

objetivo

Organización

La división de trabajo: consiste en la asignación de tareas especializadas entre los miembros de un grupo. Cuando se coordinan los esfuerzos individuales se obtiene como resultado el logro de objetivos colectivos

La división departamental es determinada por el tamaño de la empresa, cuanto más grande sea ésta, habrá más división de trabajo, más especialización y más departamentos.

Organización

La organización informal: secaracteriza porque suactividad colectiva no estáorientada específicamentehacia objetivos definidos. Estetipo de interacciones no estánformalmente planeadas, sinoque surgen de maneraespontánea de las actividadese interacciones de losparticipantes.

Organización

La acción de organizar implica la creación de una estructura orgánica que funcione con eficiencia para lograr los objetivos de un organismo. Para

alcanzar una acción organizativa hay que

considerar dos aspectos:

Los requisitos estructurales

La lógica de la estructura

Organización

• Requisitos

estructurales: para

una organización

efectiva se

recomienda que la

estructura orgánica

§ Permita la coordinación de las actividades necesarias para lograr los objetivos

§ Aproveche las formas de autoridad administrativas prescritas formalmente

§ Refleje el ambiente físico y social del organismo

§ Cuente con personal cuyas habilidades estén interrelacionadas con las responsabilidades de su puesto.

Organización

• Lógica de la estructura:

los administradores

encargados de organizar

y reorganizar una

estructura organizacional

pueden aplicar la lógica a

su actividad siguiendo los

siguientes pasos:

o Determinar los objetivos del organismo

o Establecer objetivos, políticas y procedimientos específicos que deriven de los objetivos generales

o Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograr los objetivos

o Agrupar las actividades de manera que los recursos y las habilidades del personal se utilicen de manera más eficiente

o Crear un puesto para cada grupo de actividades con autoridad suficiente para dirigir las operaciones intergrupales

o Establecer una cadena de mando y flujos de comunicación para coordinar las actividades departamentales

o Buscar formas más flexibles de organización de manera que el organismo social se pueda adaptar a condiciones cambiantes