PROCESO BIENES O SERVICIOS A TRAVÉS DE ADJUDICACiÓN ...normateca.canal22.org.mx/ftp/39.pdf ·...

1. PROPÓSITO:

Efectuar la adquisición de los bienes de consumo, o de los servicios requeridos para la operación de laTelevisora, cuando en función del monto a que ascienden y en atención a la normatividad vigente, resulteprocedente realizar la compra de ellos, en forma directa, al o los proveedores o prestado res de servicios,que en cuanto a calidad, oportunidad en la entrega y garantía, ofrezcan los mejores precios y condiciones ala entidad.

2. ALCANCE:

El proceso es aplicable a los trámites y documentos necesarios para realizar la compra directa de bienes oservicios para el funcionamiento de la Televisora.

Aplica a la Subdirección General de Administración y Finanzas, a la Dirección de Administración; a laDirección de Finanzas; a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales; al Departamento deRecursos Materiales y Adquisiciones y al Departamento de Servicios Generales.

Este proceso tiene conexión con el proceso para la Recepción de Bienes en el Almacén.

Área emisora del proceso: Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

3. POLíTICAS:

. Todas las requisiciones de compra que se emitan para adquirir bienes, deberán traer estampado elsello del almacén, con la leyenda "No hay en existencia" .

. En adquisiciones de bienes y servicios será indispensable elaborar cuadros comparativos cuando elimporte rebase los $80,000.00

. Para contrataciones menores a $80,000.00 podrá omitirse la elaboración de cuadros comparativos,debiendo avalar esta situación el Director de Área correspondiente y en el caso de la SubdirecciónGeneral de Comercialización, el Titular de la misma.

~\. La solicitud de contratos se deberá realizar ante la Dirección de Asuntos Jurídicos y la misma

deberá elaborar los contratos, de acuerdo a los procesos, normas y lineamientos establecidos paratal efecto.

. La confirmación de compra o el pedido o el contrato, según el caso, serán elaborados en laDirección de Administración de acuerdo a lo establecido en las Políticas Bases y Lineamientos, deAdquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios.

~

y

PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código:BIENES O SERVICIOS A TRAVÉS DE ADJUDICACiÓNDIRECTA Revisión: 2

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~

4. DIAGRAMA DE PROCESO:

GERENTE DERECURSOS

MATERI,A,LESySERV¡CJOS

GENERALES

JEFE DELDE RECS. r...!ATS.y

ADQS. SERVSGRALES.

T"ICIA

IN~IRUYE SUATENCI6N

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EE\/ISA

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GERENTE DERECURSOS

MATERIALES ySf.RVICtOS

GENERALES

REV!SALACONFIRMACiÓN

O EL PEDIDO

/~~-""'. S\.1'é;ORRECT"'O-.:,

< -'} //"",-. /

'-..,"",,/~NO

INSTRUYE LACORRECCION

REGABAAUTORIZACiÓN.

INSTRUYEL!,ENTREGA

~

JEFE DEL DEPrO.DE RECS. MArs. y

ADQS. / SERVS.GRALES.

10

ENTREGAPEDIDO o

CONFI Rt.i1AC!ót1.

ARCHIVA

-~,/ ... \\ FIN ¡"-- j'

~\


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5. DESCRIPCiÓN DE PROCESO:

i

J~

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Hoja: 4 de 16

SECUENCIA DE ACTIVIDADES RESPONSABLEETAPAS

1. Recibe la 1.1 Recibe requisición de compra del área GERENTE DErequisición instruye su requirente (usuario) con registro de suficiencia RECURSOSatención. presupuestal y registro de inexistente en el MATERIALES y

almacén, en el caso de bienes, en original y SERVICIOS GENERALEScopia.

1.2 Verifica la exactitud y cumplimiento de losrequisitos para su atención y en su casoinstruye al área requirente para corregirlas.

1.3 Acusa de recibido en la copia de la requisición (Secretaria)de compra, la devuelve y retiene el original.

1.4 Registra en control de correspondencia la (Secretaria)requisición de compra.

1.5 Determina en función del monto de larequisición de compra, su atención medianteadjudicación directa.

Nota:En caso de que por el monto no sea aplicablela compra por adjudicación directa, instruye suatención a través del proceso quecorresponda:.Invitación a cuando menos tres personas..Adjudicación Directa por Excepción a la

Licitación Pública..Licitación Pública.

1.6 Firma de visto bueno la requisición de compra yla turna al Jefe del Departamento de RecursosMateriales y Adquisiciones / ServiciosGenerales y le instruye su atención medianteadjudicación directa.

2. Cotiza, compara, 2.1 Recibe la requisición de compra e instrucciones JEFE DEL DEPTO. DE

selecciona proveedor. para su atención por adjudicación directa. RECS. MATS. y ADQS. /2.2 Consulta el directorio de proveedores, solicita y SERVS. GRALES.

recaba cuando menos tres cotizaciones deotros tantos proveedores.

2.3 Elabora a partir de las cotizaciones recibidas un (analista)cuadro que le permita comparar los precios ycondiciones ofrecidos por cada proveedor, lorubrica.

2.4 Verifica la exactitud de los datos asentados enel cuadro comparativo y en su caso rectifica ocorrige la información.

2.5 Selecciona (de la comparación efectuada) la (s)Mejor (es) opción (es) para realizar la compra.

2.6 Consulta al usuario (en su caso) para obtenersu conformidad con la opción seleccionada.En caso de inconformidad, recaba otrascotizaciones que sujeta al mismo tratamientocomparativo.

2.7 Registra su firma validando el cuadrocomparativo y anota, en él, que el usuario estade acuerdo con la selección.

~


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Turna al Gerente de Recursos Materiales y JEFE DEL DEPTO. DEServicios Generales: la requisición de compra; RECS. MATS. y ADQS. /las tres cotizaciones y el cuadro comparativo. SERVS. GRALES.

3. Revisa cuadro, 3.1 Revisa cuadro, cotizaciones y proveedor GERENTE DE

cotizaciones y seleccionado. RECURSOS

proveedor MATERIALES yseleccionado. ¿Correcto? SERVICIOS GENERALES

No: Continuar en etapa 4Si: Continuar en etapa 5

4. Indica causas, 4.1 Indica las inconsistencias determinadas de ladevuelve para revisión.corrección. 4.2 Instruye la realización de las correcciones

procedentes.Continuar en etapa 2. actividad 2.4

5. Instruye la 5.1 Firma de visto bueno el cuadro comparativo yelaboración de Pedido la selección del proveedor.o Confirmación 5.2 Instruye la elaboración de la confirmación de

compra, elaboración de pedido o solicitud decontrato según corresponda y devuelve al Jefedel Departamento de Recursos Materiales yAdquisiciones/Servicios Generales larequisición de compra, las cotizaciones y elcuadro comparativo.

6. Elabora 6.1 Recil3e instrucciones, el cuadro comparativo JEFE DEL DEPTO. DEConfirmación o con el visto bueno, la requisición de compra y RECS. MATS. y ADQS. /Pedido. las cotizaciones. SERVS. GRALES.

6.2 Elabora confirmación de compra en dosejemplares o pedido en original y copia o biencontrato en dos ejemplares, segúncorresponda, de acuerdo a la cotizaciónaprobada.

6.3 Verifica la exactitud de los datos asentados enla confirmación de compra, en el pedido o en elcontrato y en caso necesario corrige paranueva emisión.

6.4 Registra su firma de "revisado" en laconfirmación de compra, o en el apartado de"elaboró" tratándose de pedido, o bienantefirma en el contrato y lo turna alGerente de Recursos Materiales y ServiciosGenerales para su firma.

7. Revisa la 7.1 Recibe la confirmación de compra o el pedido GERENTE DEConfirmación o el o en su caso el contrato; la requisición de RECURSOSPedido. compra, las cotizaciones y el cuadro MATERIALES y

comparativo. SERVICIOS GENERALES7.2 Revisa la confirmación de Compra o en su

caso el pedido o el contrato.

¿Correcto?

8. Instruye lacorrección.

9. Recabaautorización, instruyela entrega

10. Entrega Pedido oConfirmación, archiva.

No: Continuar en etapa 8Si: Continuar en etapa 9

8.1 Indica las observaciones o inconsistenciasdeterminadas de la revisión.

8.2 Devuelve para ajuste o corrección laconfirmación de compra o pedido o el contratocon la requisición de compra, cotizaciones ycuadro comparativo.Continuar en etapa 6, actividad 6.2

9.1 Firma de visto bueno la confirmación decompra o de "revisó" en el caso de pedido ocontrato.

9.2 Recaba firma del Director de Administracióncomo responsable del gasto.

9.3 Recaba firma de autorización del SubdirectorGeneral de Administración y Finanzas, en laconfirmación de compra, o en el pedido o bienen el contrato.

9.4 Instruye al Jefe del Departamento de RecursosMateriales y Adquisiciones/Servicios Generalesla entrega al proveedor de la Confirmación decompra o el pedido o bien el contrato, que ledevuelve con la requisición de compra, lascotizaciones y el cuadro comparativo.

10.1 Recibe: la confirmación de compra o elpedido o el contrato autorizado; la requisiciónde compra; las cotizaciones y el cuadrocomparativo.

10.2 Entrega al proveedor la confirmación decompra o el pedido o bien el contratoautorizado.En el caso de confirmación de compra, recabaacuse de recibo en el segundo ejemplar yentrega el original. En el caso de pedidorecaba firma del proveedor en los dosejemplares y le entrega el primero de ellos yretiene el segundo con acuse de recibo.En el caso de contrato, recaba firma delproveedor en los dos ejemplares, entrega elprimer ejemplar al proveedor y retiene elsegundo con el acuse de recibo.

10.3 Archiva temporalmente el segundo original dela confirmación de compra o la copia delpedido o bien el segundo ejemplar delcontrato, el original de la requisición decompra, las cotizaciones y el cuadrocomparativo, integrando así el expediente.

En esta etapa el proceso se conecta con elproceso recepción de bienes en el almacén.

Termina el proceso.

GERENTE DERECURSOSMATERIALES ySERVICIOS GENERALES

JEFE DEL DEPTO. DERECS. MATS. y ADQS /SERVS. GRALES.

~,


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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

7. REGISTROS:

8. GLOSARIO:

Área requirente, usuario:Cotización:

Unidad Administrativa de Canal 22, solicitante de los bienes o servicios.Documento elaborado por el proveedor en el que asienta su oferta en relacióna los bienes requeridos, en cuanto a los precios y condiciones de venta.

Jefe del Depto. de Recs. Mats.y Adqs. / Servs. Grales: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Adquisiciones, o del

Departamento de Servicios Generales, según se trate de adquisición debienes de consumo, o de servicios.

~~

9. ANEXOS:

Requisición de compraPedidoConfirmación de compra


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DOCUMENTOS CODIGO: (cuando aplique)Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. No aplica

Reglamento de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del SectorPúblico. No aplicaLey Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría No aplica

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria No aplicaPresupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio que corresponda No aplica

Manual para la Administración de Bienes y el Manejo de Almacenes de No aplicaTelevisión Metropolitana S.A. de C.v.Manual de Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, No aplicaArrendamientos y Servicios

REGISTROS TIEMPO DE RESPONSABLE DE CODIGO DE REGISTRO OCONSERVACiÓN CONSERVARLO INFORMACiÓN ÚNICA

Expediente de la compra Indefinido Jefe del Depto. de Recs. No aplicadirecta (requisición, Mats. y Adqs. / Servs.cotizaciones, cuadro Grales.comparativo. Pedido oconfirmación, copia).

10. CAMBIOS DE ESTA VERSiÓN:

Número de versión Fecha de la actualización2 28 de marzo de 2008Fecha inicial de autorización del proceso: 24/05/04

Descripción del cambioMejora continua

CONTROL DE EMISION ~\AUTORIZO

~,Dr. Jorge Volpi Escalante

Director General

Fecha de elaboración: marzo de 2008

PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICION DE Código:BIENES O SERVICIOS A TRAVÉS DE ADJUDICACiÓNDIRECTA Revisión: 2

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ANEXO IFORMATO DE REQUISICIÓN DE COMPRA

TELEVISiÓN METROPOLITANA S.A. DE C.V.

SUBDIRECCIÓNGENERALDEADMINISTRACiÓNY FINANZAS

DIRECCiÓN DE FINANZAS

R.EQIJ!S!C!Ó~DE COMPR".

ÁREA SOLlCIT ANTE

(5)

PEDIDON(

g

.( )

~\


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lCANTIDAD dESCRPCÓN I 'unnT"u.u .,,

UNITARIO TOTAL

(7) (8) (9) (10)

JJSTlFICACIONDELGASTO. CLAVEPROGRAMATICA

(11) (12)

FUNCIONARIOAUTORIZADO DIRECCIONDEFINANZAS

(13) (14)NOMBRE.

CARGO: SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

ANEXO I

REQUISICIÓN DE COMPRA

Instructivo de llenado

(1) Dato aplicado por la Jefatura de Recursos Materiales y Adquisiciones del control de numeraciónconsecutivo de requisiciones de compra.

(2) Anotar el día de recepción de la requisición de compra.

(3) Anotar el Mes de recepción de la requisición de compra

(4) Anotar el año de recepción de la requisición de compra

(5) Anotar el nombre del área que requiere los materiales, artículos o servicios.

(6) Dato aplicado por la Jefatura de Recursos Materiales y adquisiciones del control consecutivo denumeración de pedidos.

(7) El Analista de Recursos Materiales y Adquisiciones/ Servicios Generales anotará el número deunidades o piezas solicitadas.

(8) El Analista de Recursos Materiales y Adquisiciones/ Servicios Generales anotará el nombre genéricode los artículos, bienes, materiales o servicios requeridos.

(9) El Analista de Recursos Materiales y Adquisiciones/ Servicios Generales anotará el precio de cada unade las unidades requeridas.

(10) Anotar el importe total, resultante de multiplicar el número de unidades de la columna de cantidad (7)Por el precio unitario marcado en la columna (9).Enseguida anotar el importe del Impuesto al Valor Agregado y determinar la suma o total.

(11) Anotar el motivo o razones de la solicitud, de los bienes, materiales, artículos o servicios requeridos.

(12) Anotar la clave asignada en la estructura programática correspondiente al área solicitante.

(13) Anotar el nombre, a continuación el cargo y la firma del servidor público autorizado para requerir losLos materiales, bienes, articulos o servicios objeto de la requisición de compra.

~\(14) Recuadro utilizado por la Dirección de Finanzas para Registrar, en su caso, la clave presupuestal,incluida la partida que recibirá el cargo por el importe de la compra.

0


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ANEXO II

FORMATO PEDIDO

(ANVERSO)

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ElABORO,

NOMBR'CARGO

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CUADRO mll-COMPARATIVC

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DESCRIPCiÓN DE LOS "EN ES

11

16

SUBTOTAl

+ lS';HV.A.TOTAL

0.000.000.00

(IMPORTE EN LETRA)

17 NOMBRECARGO

19 NOMBRECARGO

20

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CANTIDADIMPO,'E

10TAl

12 13 14 15

ANEXO 11

FORMATO PEDIDO

PEDIDO(REVERSO)"""""",.'m..:" ..

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PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICION DE Código:BIENES O SERVICIOS A TRAVÉS DE ADJUDICACiÓNDIRECTA Revisión:2

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ANEXO II

FORMATO PEDIDOInstructivo

1. Anotar el número de control que corresponda al pedido, según el consecutivo de pedidos.

2. Anotar los datos de la requisición de compra que da origen al pedido, señalando el número y fecha.

3. Anotar las palabras "SI" o "NO" según se haya elaborado o no cuadro comparativo de cotizaciones.

4. Anotar en su caso cualquier indicación especial de importancia para la entrega de los bienes.

5. Anotar el plazo de pago de la factura, contando a partir de la recepción de la misma por la Televisora.

6. Anotar el tipo de moneda en que se pacta la operación de compraventa.

7. Anotar los datos del proveedor: Nombre o razón social; Domicilio fiscal completo; su número telefónico yde fax y su clave en el Registro Federal de Contribuyentes.

8. Anotar el tipo de adjudicación del pedido indicando el artículo correspondiente de la Ley deAdquisiciones, Arrendamientos y Servicios en que se fundamenta.

9. Anotar los datos del Área de la entidad en que el proveedor podrá recibir información adicional en tornoal pedido; a continuación el domicilio de entrega de los bienes y la fecha o plazo de entrega.

10. Anotar el número consecutivo iniciando por el 1 a cada rubro o partida de adquisición.

11. Anotar la descripción de cada rubro o partida de adquisición, incluyendo en su caso, lasespecificaciones.

12. Anotar con número la cantidad de bienes o artículos por cada rubro o partida de gasto.

13. Indicar la unidad de medida de los bienes (pieza, Metro, Kilogramo, etc.) para cada rubro o concepto.

14. Anotar el precio de cada unidad de medida por cada rubro o partida de compra.

15. Anotar el producto de la columna (12) cantidad, por la columna (14) precio unitario.

16. Efectuar la suma de los parciales de la Columna (15) y anotar el resultado. A continuación multiplicareste resultado por el 15% de IVA y asentar este producto como Impuesto al Valor Agregado. Enseguidaobtener la suma del subtotal más el IVA y anotar el importe resultante como total.

~¡17. Anotar el nombre del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Adquisiciones, su cargo y asentar

su firma como persona que elaboró, en su caso, del Jefe del Departamento de Servicios Generales.

18. Anotar el nombre del Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, su cargo y asentar sufirma como persona que revisó el pedido.

19. Anotar el nombre, cargo y firma del Director de Administración como persona que otorga el visto bueno.

20. Anotar el nombre cargo y firma del Subdirector General de Administración y Finanzas autorizando elpedido.

21. Anotar el nombre del proveedor o su representante legal, su No. telefónico recabar su firma y anotar la

\ fecha,

~ 22. Anotar la clave de la partida presupuestal que se afecta y en su caso, el número de orden de pago.


Hoja: 13 de 16

23. Tratándose de Adquisiciones con cargo a los capítulos de gasto 5000 y 6000, anotar el número de oficiode autorización y la fecha del mismo.

24. A continuación se requisitará el clausulado del pedido con los datos de vigencia y los que pudieranaplicar al mismo.

~

¡

~I


Hoja: 14 de 16

ANEXO IIFORMATO CONFIRMACiÓN DE COMPRA

Condiciones:Lugar de entrega:Tiempo de entrega:Pago:

(17)(18)(19)(20)

~~

(21)Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales


Hoja: 15 de 16

Televisión Metropolitana, S.A. de C.V. Número de Fecha deAtletas No. 2 Edificio Pedro Infante, Col. Country Club C.P. 04220, Confirmación. elaboración

Delegación Coyoacán, México, D.F. RFC TME901116GZ8

CONFIRMACiÓN DE COMPRA(1) (2)

I Nombre del proveedor I No. Requisición MonedaI (3) I (4) (5) (6)

Partida Concepto Fecha Cantidad Unidad Precio Impo IVA Importe(numero de parte) de unita rte con

entrega rio total IVA

(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)

Total (16)

y

ANEXO II

CONFIRMACiÓN DE COMPRA(Instructivo de llenado)

(1) Anotar el número consecutivo de folio que corresponde a la confirmación de compra

(2) Anotar el día, mes y año de elaboración de la confirmación de compra.

(3) Anotar el nombre completo del proveedor o su razón social.

(4) Anotar, en su caso, el número que tiene el proveedor en el catalogo de proveedores de la entidad.

(5) Anotar el número de folio de la requisición de compra.

(6) Anotar el tipo de moneda en que se realizará la operación de compra.

(7) Anotar el número consecutivo, iniciando por el 1 para cada uno de los conceptos de compra.

(8) Describir cada concepto de compra, incluyendo sus especificaciones

(9) Anotar el día y el mes en que se compromete la entrega de los elementos comprados.

(10) Anotar la cantidad en número de artículos o materiales a comprar

(11) Anotar la unidad de medida de los artículos o materiales (pieza; metro; litro, Kilo, juego, etc.)

(12) Anotar el precio por cada una de las unidades de medida asentadas.

(13) Anotar el producto de multiplicar la cantidad (10) por el precio unitario (12).

(14) Anotar el producto de multiplicar el importe total (13) por el impuesto al valor agregado quecorresponda al tipo de adquisición efectuada (normalmente 15%).

(15) Anotar la suma del importe total (13) más ellVA (14).

(16) Anotar la suma que resulte de los elementos parciales de esta columna.

(17) Asentar, en su caso, condiciones especiales estableCidas para los elementos adquiridos o para suentrega recepción.

~\(18) Anotar el domicilio completo en el que se realizará la entrega recepción de los artículos.

(19) Anotar el plazo establecido para la entrega de los elementos objeto de la adquisición.

(20) Anotar el plazo de pago de la facturación (normalmente 15 días después de la presentación de lafactura) .

(21) Anotar el nombre, cargo y firma del Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales.

~


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