PROCESO: CÓDIGO: PST.1 VERSIÓN SUBPROCESO: FECHA DE … FLOTA... · preventiva del mantenimiento,...
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CARACTERIZACIÓN
PROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CÓDIGO: PST.1
VERSIÓN: 3
SUBPROCESO:
CONTROL DEL MANTENIMEINTO DE LOS VEHÍCULOS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 18/06/2018
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A. OBJETIVO
Asegurar que el alistamiento de los vehículos se ha realizado de acuerdo establecido en el programa de mantenimiento preventivo y que los vehículos programados para la prestación del servicio que presenten problemas o no sean conformes con los requisitos establecidos, se identifican y se controlan para prevenir la seguridad y confort de nuestros usuarios. B. ALCANCE
Servicio de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera. C. RESPONSABLE
Subgerente Operativo
Auxiliares de Rodamiento
Auxiliar de rodamiento de calidad
Representantes de agencia
D. REQUISITOS
- Norma ISO 9001
- Resolución 315 de Febrero de 2013
E. POLÍTICAS
• Los dueños de los vehículos (Afiliados) son los responsables de garantizar el cumplimiento del
programa de mantenimiento preventivo de los vehículos afiliados a la empresa según los lo
establecido en el contrato de afiliación y lo descrito en el documento FS.099 Programa de
mantenimiento preventivo y ficha técnica de revisión, la empresa a través del proceso de
control del alistamiento garantizara su cumplimiento, en caso de detectar no conformidades o
incumplimientos de alto impacto a las condiciones de seguridad y confort de los vehículos se
desautorizara su despacho hasta tanto no se solucionen las fallas y se podrán establecer
sanciones por estas situaciones de acuerdo a lo establecido en el manual operativo y las tablas de
multas respectivas.
POLÍTICAS INSPECCIÓN DIARIA DEL ALISTAMIENTO
En la oficina de rodamiento de la ciudad de Yopal, el Subgerente Operativo se encargara de
asignar a una persona (Auxiliar de rodamiento de calidad) para hacer esta revisión y son ellos
quienes tiene la responsabilidad de asegurar que los vehículos cumplan con los requisitos
establecidos y de tomar las medidas correctivas en caso de ser necesario.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CÓDIGO: PST.1
VERSIÓN: 3
SUBPROCESO:
CONTROL DEL MANTENIMEINTO DE LOS VEHÍCULOS
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 18/06/2018
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• La inspección constara de 21 ítem o requisitos que la empresa ha establecido como necesario para
prestar un adecuado servicio al usuario, estas revisiones se realizaran bajo las siguientes
condiciones:
- La oficina de rodamiento realizara mínimo una revisión mensual por vehículo. Bimensual
ing mecánico
- Las agencias origen realizarán la inspección de los vehículos oficinas de origen de ruta
(Bogotá, Bucaramanga, Arauca y Villavicencio) deberán nombrar un responsable quien
realizara la inspección a cada vehículo y enviaran a la ing mecánico Subgerencia Operativa
en la ciudad de Yopal los reportes para el respectivo seguimiento
- Para esta revisión se debe utilizar el formato F-PS-549 Inspección preoperacional de
calidad y seguridad.
- Las no conformidades detectadas por el ing mecanico serán atendidas de forma inmediata
y dependiendo de la gravedad de la falta se suspenderá el despacho hasta tanto no sea
solucionada.
- Las no conformidades detectadas en las oficinas de origen (agencias), deberán ser
informadas al Subgerente Operativo vía telefónica con el fin de determinar de acuerdo a la
gravedad y disponibilidad de vehículos el reemplazo o la determinación de un plazo para
que soluciones la no conformidad.
POLÍTICAS PARA LA REVISIÓN BIMENSUAL DE MANTENIMIENTO
• Adicional a la revisión técnico-mecánica y de gases anual obligatoria que exige la normatividad
vigente, la empresa exige que cada dos meses, nuestros vehículos pasen por una revisión
preventiva del mantenimiento, asegurando de esta manera que los vehículos cumplen con unos
estándares mínimos de seguridad, calidad y comodidad.
• De la revisión bimensual de mantenimiento quedara como evidencia la aplicación de la Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035, en donde se consignara el registro de las intervenciones y reparaciones realizadas tanto del mantenimiento preventivo como el correctivo, lo anterior en cumplimiento de la resolución 315 del 2013 del Ministerio de Transporte.
• La empresa tiene un convenio con Coflonorte Ltda e Inversiones Ángeles S.A.S. para la aplicación de la Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035, un vehículo que sea detectado con fallas por el Ingeniero Mecánico no es despachado hasta tanto no se realice una validación satisfactoria de las reparaciones realizadas.
• Los vehículos (microbuses) del servicio FS Libertadores, realizaran esta revisión cada dos meses de acuerdo al turno asignado en la ciudad de Yopal.
• Los vehículos (buses) del servicio Bus Libertadores, se presentaran a la revisión antes de iniciar la rotación con la Ruta Duitama – Arauca de 6 de la tarde en la ciudad de Sogamoso.
• Una vez un vehículo aprueba la inspección el Ingeniero Mecánico de Inv. Ángeles le entrega un desprendible con la aprobación la cual debe ser entregada en la oficina de rodamiento del Terminal de Transportes de Sogamoso para la autorización del despacho.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CÓDIGO: PST.1
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FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 18/06/2018
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• La Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035 revisara los siguientes aspectos:
• Adicional a la revisión efectuada en la ciudad de Sogamoso, se realizara la inspección de los
vehículos tipo FS y BUS en la ciudad de Yopal siguiendo los lineamientos y estándares
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO
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mínimos contemplados en la resolución 315 de 2013 del Ministerio de Transporte, en la cual se
revisaran todos los aspectos tanto mecánicos como de confort para ofrecer un mejor servicio,
dicha revisión será efectuada por el Ingeniero Mecánico de la Flota Sugamuxi S.A. en las
fechas establecidas en el cuadro de rodamiento aprobado por el Subgerente Operativo de la
Flota Sugamuxi S.A.; para dicha revisión se cuenta con un software de alistamiento y cuyo
registro será manejado por el Ingeniero Mecánico en formato magnético. Un vehículo que sea
detectado con fallas por el Ingeniero Mecánico no es despachado hasta tanto no se realice una
validación satisfactoria de las reparaciones realizadas. (digitalizar bitácora)
• Una vez un vehículo aprueba la inspección el Ingeniero Mecánico de Flota Sugamuxi S.A. le entrega en forma impresa el formato con la aprobación, la cual puede indicar si el vehículo es Aprobado o Aprobado con Observación, dicho formato debe ser entregado en la oficina de rodamiento del Terminal de Transportes de Yopal para la autorización del despacho. (fomato autorización de despacho)
• La Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo magnético revisara los siguientes aspectos:
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F. PROCEDIMIENTOS
El Subproceso de Control del Alistamiento de los vehículos está compuesto por los siguientes
procedimientos:
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PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /
RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD
Proceso planeación del servicio
Sub Op. Vinculación y
desvinculación de vehículos
Cuadro de rotación Inspección pre
operacional diaria
Validar las condiciones de seguridad y calidad del
vehículo para la prestación del servicio
Vehículo verificado para operación
Sub. Prestación del servicio de transporte
Usuario
Por despacho agencia de
origen
Proceso planeación del servicio
Subp. Vinculación y desvinculación de
vehículos
Cuadro de rotación Inspección mensual del
vehículo
Validar las condiciones de seguridad y calidad del
vehículo para la prestación del servicio
Vehículo verificado para operación
Formato Inspección pre
operacional de seguridad y calidad
Sub. Prestación del servicio de transporte
Usuario
Mensual por vehículo
Proceso planeación del servicio
Subp. Vinculación y desvinculación de
vehículos
Programación bimensual para la
revisión
Revisión técnico-mecánica Bimensual
Preventiva
Asegurar que las intervenciones y reparaciones
realizadas tanto del mantenimiento preventivo
como el correctivo se realizaron de acuerdo a lo
programado para cada vehículo y que se encuentra en óptimas condiciones para
la prestación del servicio
Ficha técnica de revisión y mantenimiento de
vehículos de pasajeros
Sub. Prestación del servicio de transporte
Usuario
Bimensual por vehículo
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G. INDICADORES
Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo)
H. REGISTROS CONTROLADOS
IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO
ALMACENAMIENTO
ACCESO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Ficha técnica de revisión y
mantenimiento de vehículos
de pasajeros
Papel
Oficina Ingeniero Mecánico empresa Inversiones Ángeles
(Sogamoso – Boyacá)
Fecha de revisión
Subgerente Operativo Afiliados Auditor Interno
Dos años y se envía a la empresa
operadora
5 años Escanear
Soporte revisión
técnico mecánica
preventiva.
Papel
Carpeta marcada guardada en
archivador de la oficina de rodamiento
de Sogamoso
Ascendente
Subgerente
Operativo
Auxiliares rodamiento
Lo correspondiente al año vigente
N/A Eliminación
Formato inspección pre-
operacional de seguridad y
calidad
Papel
Carpeta marcada guardada en
archivador de la oficina de rodamiento
Por fecha de realización
Subgerente
operativo
Auxiliares rodamiento
Lo correspondiente al año vigente 5 años Escanear
Ficha técnica de revisión y
mantenimiento de vehículos
de pasajeros – Planilla de
Mantenimiento
Magnetico
Software CTA - Oficina Ingeniero
Mecánico empresa Flota Sugamuxi S.A. (Yopal - Casanare)
Fecha de revisión
Subgerente Operativo Afiliados Auditor Interno
Dos años y se envía a la empresa
operadora
5 años Escaner
CARACTERIZACIÓN
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I. DOCUMENTOS CONTROLADOS
CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN
F-RF-035 Ficha técnica de revisión y mantenimiento de
vehículos de pasajeros 3.0 06/06/2013
Ingeniero Mecánico de la empresa Inv. Ángeles
F-PS-549 Formato inspección pre-operacional de seguridad y
calidad 3.0 30-ene-14 Auxiliares de rodamiento
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CÓDIGO: PST.1
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J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS
Alistamiento de vehículos
Los vehículos que se utilizaran para la prestación del servicio inicialmente cuando son nuevos
generalmente por los primeros 100.000 km tendrán por garantía la atención de su mantenimiento por
parte del concesionario donde se adquirió; Posteriormente cada propietario del vehículo será el
responsable directo junto con el conductor de garantizar la realización de un adecuado mantenimiento
preventivo y correctivo de los vehículos.
El alistamiento de los vehículos de la empresa se realiza teniendo en cuenta lo establecido en el
documento FS.099 Programa de mantenimiento preventivo y ficha técnica de revisión.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
1.0 10/03/2015 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del sistema de gestión.
2.0 28/12/2015
Se incluye dentro de la información la función que realiza el ingeniero mecánico de la Flota Sugamuxi S.A. y el software en el cual se encuentra apoyada la inspección bimensual en la ciudad de Yopal para mejorar el estado de los vehículos en calidad y satisfacción del cliente.
3 15/07/2016
Se modifica política para el envío de información de agencias de la Gerencia General a Subgerencia Operativa en Yopal, se modifica nombre de la inspección bimensual a revisión de mantenimiento bimensual, las FS (microbuses) deberán presentar el vehículo para la revisión en la ciudad de Yopal, se incluye descripción del uso del software CTA de alistamiento, se modifica nombre del proceso de control de alistamiento a control de mantenimiento.
3 18/06/2018 Se revisa el documento sin cambios.
APROBACIONES
ELABORADO REVISADO APROBADO
Edison Ramirez Subgerente Operativo
Ing. Cesar Eliseo Silva Ingeniero de procesos
Ing. Oscar Javier Cuadros Gerente General