PROCESO DE AUDITORA

Cartilla bsica para auditores

AUDITORAS AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Dentro de los nuevos contextos, la actividad de la auditora integral a los Sistemas de Gestin se ha convertido en una herramienta estratgica, cumpliendo con el papel fundamental de proteger aspectos y activos claves de una entidad u organizacin y, con ello, ser fuente de apoyo para la comprobacin y vigilancia de la Mejora Continua de cada proceso, rea, producto e indicador.

De esta manera, la auditora est concebida como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta diseada para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad, con lo cual se fortalece el cumplimiento de sus objetivos a travs de un enfoque sistemtico y disciplinado de evaluacin y medicin de los procesos de gestin y control. Conforme a lo anterior, este documento ser, sin duda, una importante herramienta orientadora para los el grupo de auditores con que cuenta la Institucin, lderes de los procesos y sus correspondientes equipos de trabajo, todos llamados a participar y colaborar activamente en el desarrollo y sostenibilidad del Sistema de Gestin Integral Institucional, en favor de los usuarios, clientes, grupos de inters y comunidad en general.

NORMATIVIDAD

Se presenta como Sistema de Gestin Integral la armonizacin de los sistemas de Gestin de Calidad, Modelo Estndar de Control Interno, conforme lo establece Resolucin 300 de 2007, como referente normativo interno legalmente establecido.

Sin embargo, dentro de la normativa aplicable a las entidades de naturaleza pblica se ha establecido que el Sistema de Gestin Integral est conformado por los sistemas antes mencionados y adicionalmente por los subsistemas de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad Informtica y Seguridad de la Informacin, Gestin Documental y Archivos, y Responsabilidad Social. En este sentido, tambin fue expedido el Decreto Nacional 2623 de 2009, que establece la creacin del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y cuyo

artculo 2 plantea la necesidad de complementarlo con los sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo y Gestin de Calidad, as como con la Ley 962 de 2005, Modificada por el Decreto 19 de 2012, relacionada con la Poltica de Racionalizacin de Trmites.

GENERALIDADES DE LA AUDITORA

Las auditoras tienen como propsito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestin de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos, operaciones y dems resultados de las entidades para lograr su mejora continua, promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluacin. .

Clases de auditora De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las entidades, a continuacin se presentan dos clases de auditora segn el enfoque y el demandante de la revisin. 1. Auditora segn su enfoque Se dividen en tres grupos: auditora al sistema de gestin, auditora a los procesos y auditora a los resultados del servicio. a) La auditora al sistema de gestin evala su efectividad

tanto para desarrollar la estrategia y las polticas, como para lograr los objetivos y el desempeo esperado. Se realiza para verificar:

La concordancia entre la descripcin del sistema y su documentacin con los requisitos establecidos para ese Sistema de Gestin Integral.

Las actividades relevantes del Sistema de Gestin Integral, sus resultados y el cumplimiento de disposiciones establecidas.

Las disposiciones vigentes con el fin de establecer si son apropiadas para alcanzar los resultados esperados.

Las disposiciones vigentes para establecer si permiten eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la operacin del Sistema de Gestin Integral.

Nota: Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestin no solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino tambin otros como Desarrollo Administrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de la Informacin, Responsabilidad Social, Gestin Documental y Archivos, entre otros que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditora puede centrarse en uno o en varios de los sistemas que se encuentren implementados.

b) La auditora a los procesos evala la efectividad de las

medidas de gestin en un determinado proceso:

a. Evala la efectividad del Sistema de Gestin Integral tanto para desarrollar las estrategias y las polticas, como para cumplir los objetivos y el desempeo esperado.

b. Evala la adecuacin, la aptitud, la conveniencia y la consistencia de la documentacin que describe los procesos.

c. Evala la forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestin aplicado.

d. Se verifica la concordancia de los procesos y de procedimientos con los requisitos del cliente y con las prcticas, los instructivos, las normas, adems de las especificaciones del servicio.

c) La auditora a los resultados del servicio evala la

efectividad de las medidas de gestin que se adoptan para garantizar el cumplimiento de las caractersticas planeadas para un servicio. Se realiza evaluando la concordancia de la calidad del servicio con los requisitos del cliente, las especificaciones definidas en la legislacin y la documentacin que precise la manera de prestar el servicio.

2. Auditora segn quin la solicite El criterio que define al segundo grupo de auditoras es el tipo de solicitante.

a) Auditoras de primera parte: Se refiere a las auditoras internas. Son llevadas a cabo por, o en nombre de, la propia organizacin para fines internos. Puede construir la base para la auto-declaracin de conformidad de una organizacin. Su objetivo es determinar si el Sistema de Gestin Integral es acorde con los requisitos planificados y si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.; es decir, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin Integral e identificar oportunidades de mejoramiento.

b) Auditoras de segunda parte: Consiste en una auditora externa. Es realizada por las partes que tienen un inters en la organizacin, como los clientes, o por otras personas

en su nombre. Su objetivo es evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y puede ser utilizada para evaluar y seleccionar proveedores, as como para mantener relaciones cordiales, respetuosas y beneficiosas para las partes.

c) Auditora de tercera parte: Es una auditora externa que hacen organizaciones auditoras independientes, como aquellas que ofrecen registro o certificaciones de conformidad de acuerdo con los requisitos de las normas NTCGP: 1000: 2009, ISO 9001, ISO 14001 y SUA. Su objetivo es evaluar la capacidad para cumplir los requisitos de NTCGP: 1000: 2009, y su propsito es la certificacin o reconocimiento por un tercero.

Actores del proceso de auditora

El cliente o el solicitante de la auditora pueden ser la Alta Direccin, el representante de la Alta Direccin, las oficinas de Control Interno o quien haga sus veces o los lderes de los procesos.

El auditado. Toda la organizacin es susceptible de ser auditada, es decir, en todos los niveles jerrquicos e independientemente de la vinculacin de sus servidores o colaboradores.

El auditor es la persona de la organizacin con la competencia para llevar a cabo una auditora. En el caso de la Institucin, el Auditor Lder es el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, quien est apoyado por servidores de la misma rea y auditores internos formados por la institucin de otras reas.

OBJETIVOS DE LAS AUDITORAS

Para el desarrollo de una auditora a un Sistema de Gestin Integral - SGI se deben tomar como referentes los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad basado en la NTCGP 1000:2009, los elementos del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y los procedimientos establecidos por la gestin de Evaluacin Independiente y Mejoramiento Continuo de la Institucin. Es decir, que este modelo de auditora busca evaluar la conformidad y el cumplimiento de los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI, el desarrollo del Programa Anual de Auditoras y los estndares establecidos por la institucin y el proceso responsable de la Evaluacin Independiente.

Objetivos de las Auditoras

Determinar la conformidad o no de cada uno de los elementos del SGI con los requisitos observados.

Determinar la eficacia del SGI implantado, para alcanzar los objetivos.

Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su proceso.

Facilitar la certificacin del SGI del organismo auditado en un registro externo.

Recomendar a la Alta Direccin la implementacin de planes de mejora necesarias para hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.

Razones para realizar una Auditora

Verificar si la entidad y su SGI cumplen los requisitos establecidos y las acciones que se estn implementando.

Sirve como herramienta de percepcin del estado en que se encuentra la entidad antes de dar comienzo a un procesos de certificacin por parte de entes externos.

Hacer la evaluacin, en el marco del propio organismo, de su SGI con relacin a una norma de SGI

CUALIFICACIN DE LOS AUDITORES

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y TAREAS DE LOS AUDITORES

Responsabilidades

Del Auditor Lder Del equipo auditor o auditores Del auditado

Funciones

Del Auditor Lder. Del equipo auditor o auditores El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna funcin.

Auditor lder: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. En la institucin Universitaria Pascual Bravo esta responsabilidad est en cabeza del jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.

Independientemente de la especificidad