Proceso de manejo de Proceso de manejo de documentosdocumentosGuía para administradores del sistemaVisual Software. Enero de 2005Revisión 1.3 Febrero de 2010

DOCUMENTOSDOCUMENTOS•Proceso•Número de técnico de identificación•Búsqueda•Bloqueo•Conceptos•Comandos

Proceso de documentosProceso de documentos

Número técnico de Número técnico de identificaciónidentificación

Todo documento genera un número

técnico de identificación. Es un número

consecutivo único que se incrementa

automáticamente cada vez que

incluimos un nuevo documento. Por

ejemplo el primer documento que

grabamos, una factura, llevaría el

número uno, si el segundo documento

que grabamos es un comprobante de

egreso, llevaría el número técnico 2,

esta numeración es independiente de

la numeración consecutiva de cada tipo

de documento.

NT Id DOC

1 FC000001

2 CE000001

3 FC000002

4 FV000001

5 FC000003

6 CD000002

Lista de documentosLista de documentos

Control de facturaciónControl de facturaciónTan pronto se ingresa al programa,

se verificará que se tenga una autorización de facturación vigente. Si está próxima a vencerse, le informará diariamente la fecha de vencimiento.

BúsquedaBúsquedaBúsqueda de documentos. Para buscar,

dé clic en el icono de la lupa de la barra de herramientas.

El documento aparecerá siempre y cuando esté dentro del periodo contable que está asignado. La búsqueda es intuitiva, es decir que si usted está dentro de la carpeta de facturas, el programa le solicitará el número de la factura; si está dentro de la carpeta de “c. egreso”, le solicitará el número del comprobante de egreso, y así sucesivamente.

Resultados de búsquedaResultados de búsqueda

Bloqueo y desbloqueoBloqueo y desbloqueoTodos los objetos se pueden Bloquear y

desbloquear siempre y cuando se tenga los permisos necesarios para hacerlo.

En una lista los objetos bloqueados aparecen en negrita y cuando están desbloqueados aparecen con letra normal

En el explorador contable, en la lista de documentos, puede señalar el documento y presionar F12, para desbloquear.

Ayuda y configuraciónAyuda y configuración

Configuración de Configuración de facturaciónfacturaciónEs posible asignar el

valor que ofrece el programa al momento de realizar compras o ventas. En el valor de compra y venta puede seleccionar entre el costo o el valor asignado en la definición del producto. En la venta también puede decidir si toma el costo o el promedio de compra.

Promedio ponderadoPromedio ponderadoEl costo promedio de la compra y

el precio promedio de venta se calculan mediante el método de ponderación; es decir que dependiendo de la cantidad y el precio, varía el promedio. Ejemplos:

Cantidad

Precio Total

10 1000 10000

15 1200 18000

20 1500 30000

2 2000 4000

Unidades: 47Total compras: $62000Promedio: $1319.14

Promedio ponderado:Promedio ponderado:

Apreciamos aquí que compramos la misma cantidad de unidades, pero a diferentes precios y diferentes porciones. Esto afectó el precio promedio ponderado.

Cantidad

Precio Total

10 1100 11000

15 1000 15000

20 1200 24000

2 2100 4200

Unidades: 47Total compras: $54200Promedio: $1153.19

Tipos de documentosTipos de documentosClasificaciónConceptosComodínGrabación

◦Encabezado◦Movimientos de Inventario◦Movimientos contables◦Movimientos de activos

Autocontabilización

Tipo de documentoTipo de documentoCada tipo de

documento lleva su nombre corto, una descripción, un prefijo y un número de secuencia automático.

El número de secuencia indica en que numero va la numeración, o sea que el próximo será mas uno.

Clase DC Nombre Descripción

AJ Ajustes Ajustes de inflación y otros

AM Amortizaciones Amortizaciones

CB Consignación Consignaciones bancarias

CE Comp. Egreso Comprobantes de egreso / recibos caja

CI Comp. Ingreso Comprobantes de ingreso

CN Nómina Comprobante de pago de nómina

CP Comp. Cierre Comprobante de cierre de periodo fiscal

DP Depreciaciones Depreciaciones

FC Compra Compras de mercancías y productos

FV Factura Venta Venta de productos

DV Devol. Ventas Devolución de ventas

DC Devol. Compras Devolución en compras

NC Nota Crédito Nota crédito

ND Nota Débito Nota débito

OD Compr. Inicial Comprobante inicial

TR Traslado Remisión de mercancías entre bodegas propias

CT Cotización Cotización de mercancías

EN Entrada Entrada de mercancías sin factura

SA Salida Salida de mercancía sin factura

PR Provisiones Provisiones

ConceptosConceptosCada tipo de documento deberá

tener definidos unos conceptos, los cuales agruparán documentos en una carpeta.

A cada concepto es factible personalizar su contabilización y otros valores por defecto que se asumirán al momento de incluir un nuevo documento.

Conceptos de documentosConceptos de documentos

Comodín *Comodín *En la lista de grupos, el primer ítem

que aparece es un asterisco o comodín. En ese grupo podrá consultar todos los elementos que están distribuidos dentro de los otros grupos. En este grupo no es posible crear un nuevo ítem, puesto que solo es de consulta.

Concepto de documentoConcepto de documentoCada concepto

lleva un nombre, una descripción y opcionalmente unos parámetros de auto contabilización.

Concepto: Pago factura

Tipo: ND

Concepto: Pago teléfonos Detalle: Consumo ene.

110508 Bco. Nacional

Tipo: CE

Detalle: …

120530 Teléfonos

DocumentosDocumentos

Jerarquía en los Jerarquía en los documentosdocumentos

ComandosComandos

Grabación de documentosGrabación de documentosUn documento consta de varias partes:Encabezado: Contiene la identificación

del documentos, del tercero y las tarifas generales que le afectan o se aplican a sus movimientos. La grabación o actualización se realiza dando clic en el comando de grabación.

Cuerpo: Contiene los movimientos de inventarios y contables. Sus movimientos se graba automáticamente al entrar en la lista.

Pié: Contiene la parte de resumen de los movimientos, como el balance y totales.

Grabación del encabezadoGrabación del encabezadoCampo Descripción

IdTer Código de identificación secuencial de tercero

Fecha Fecha de creación o expedición del documento

Concepto Detalle o descripción de la transacción

Centro Centro de costo

Observaciones

Espacio adicional para detalles finales del documento

Vence Fecha de vencimiento comercial del documento

NumDoc Número del documento original (numero del cheque, de la factura del cliente, de la cotización etc.)

Relativo Código de identificación secuencial del documento con el cual se está cruzando o cancelando la transacción

Vr Base Cifra básica para la liquidación contable

% IVA Tarifa de Iva aplicable en porcentaje

% ICA Tarifa de ICA aplicable en porcentaje

Selección de un terceroSelección de un terceroCuando ya hemos registrado

terceros y deseamos ubicar alguno, se puede dar clic en el nombre para consultar la lista de terceros disponibles.

Selección de un centro Selección de un centro globalglobalSi se dispone de diversos centros

de costo, es posible ubicar alguno, dando clic en el nombre del centro para desplegar la lista de centros disponibles. Este centro se ofrecerá en cada movimiento de inventarios

Tarifas de impuestosTarifas de impuestosEn el encabezado del documento,

existen unas casillas para indicar las tarifas de impuestos para aplicar globalmente al documento. Estos valores son en porcentaje. Por ejemplo: Iva:16

Valor baseValor baseEn algunos tipos de documentos se

puede calcular sus valores contables a partir de un valor base. En el encabezado del documento puede indicar el valor predeterminado para posterior cálculo.

Número de documento Número de documento origenorigenCuando la empresa recibe un

documento externo, es importante registrarlo. Por ejemplo la ETB nos envía su factura # 483356 y nosotros estamos registrando la compra de las llamadas telefónicas. En el número de documento escribiremos 483356

Número de documento Número de documento origenorigenCuando la empresa genera un

documento, es necesario llevar un registro del número de la transacción o del cheque. En un comprobante de egreso por ejemplo, escribiremos los cuatro últimos dígitos de la serie del cheque.

Movimientos de inventariosMovimientos de inventarios

Registro de inventariosRegistro de inventariosRecordemos que los documentos

básicos para el registro de movimientos de inventarios son los siguientes:

Movimientos de Movimientos de inventariosinventariosCampo Descripción

Idref Número de identificación secuencial del producto

Ref Referencia comercial del producto

Lista Id de la lista de precios

Cantidad Cantidad que entra o sale del producto

PSV Precio sugerido de venta

Dcto Porcentaje de descuento para ese producto

IVA Porcentaje de IVA que se aplicará al producto

Centro Centro de costo o bodega del cual se entra o saca

Serial Número serial o información adicional descriptiva

Selección de productosSelección de productosCuando se está grabando

movimientos de productos y se desconoce el ID o la referencia del producto, es factible ubicarlo dentro de la lista de productos disponibles, dando clic en el espacio de descripción del producto:

Selección de productosSelección de productosEl ingreso de un movimiento de

inventarios se puede realizar dando el Id del producto o la Referencia. Esto se puede cambiar dando clic central sobre la casilla de ID o Referencia. El proceso activa o desactiva la casilla.

Aplicación de un movimiento Aplicación de un movimiento a un centro de costoa un centro de costoCuando se está grabando

movimientos de productos, es factible aplicarlo a un centro de costo específico. Puede seleccionar de la lista de centros disponibles, dando clic en el espacio de descripción del centro:

Contabilización de un Contabilización de un documentodocumento

Detalle de un movimiento Detalle de un movimiento contablecontableCampo Descripción

Cuenta Código de la cuenta PUC

Relativo Número de identificación del documento contra el cual se cruza o se aplica el movimiento contable

Tercero Número de identificación del tercero al que se aplica el valor contablemente

Centro Número del centro de costo

Débito Valor a debitar

Crédito Valor a acreditar

Selección de una cuenta del Selección de una cuenta del PUCPUCEn el proceso de contabilización

manual, es posible ubicar una cuenta auxiliar del plan de cuentas de la empresa. Para ello de clic en la descripción de la cuenta para desplegar la lista.

Auto contabilizaciónAuto contabilización

Anulación de un Anulación de un documentodocumentoUn documento no se debe borrar.

El programa no lo permite; lo único que permite es anularlo. Para ello se abre el documento y se da clic en la X para anularlo. El programa eliminará todos los movimientos contables y de inventarios y solicitará una razón de porque se está anulando.

Des anular un documentoDes anular un documentoCuando se ha anulado un

documento; en la lista de documentos aparecerá como ‘ANULADO’ y no se podrá acceder a él. Si se desea des anularlo, en la lista de documentos, presione la tecla F10; se le solicitará la clave de instalación para proceder.

Grabación de saldos Grabación de saldos iniciales.iniciales.CV no incluye proceso alguno para importar los

saldos iniciales de una empresa existente. Este proceso deberá realizarse mediante la inclusión de cada uno de los documentos activos hasta la fecha.

Otra opción es grabar un comprobante inicial, el cual arroja los saldos débito y crédito de cada una de las cuentas al final de un periodo contable.

Es recomendable grabar el comprobante inicial con fecha de 30 de diciembre del aña anterior; y hacer un comprobante de cierre el 31 de diciembre (recuerde fijar el periodo contable entre el primero de enero y el 31 de diciembre del año que se va ha cerrar).

Para el ingreso de inventarios iniciales ha de realizarse por medio de una compra. De igual forma los activos fijos. 

Comprobante de ingresoComprobante de ingreso

Comprobante de egresoComprobante de egreso

Factura de compraFactura de compra

Factura de compraFactura de compra

Factura de ventaFactura de venta

Cambiar periodo fiscalCambiar periodo fiscal

Cambiar el periodo fiscalCambiar el periodo fiscalEs posible filtrar los

movimientos dentro de un periodo de trabajo o de un periodo fiscal. Este período puede ser de un día, semana, mes trimestre o anual.

Los movimientos anteriores aparecerán como Saldo anterior. Los movimientos dentro de periodo estarán detallados y los que está posteriores será ignorados.

Cambio de periodo fiscalCambio de periodo fiscalOtra función del cambio del periodo

fiscal, es el de totalizar los saldos tanto contables como de inventarios a las cuentas o grupos de nivel superior.

REPORTESREPORTESConfiguración impresoraClases de reportesVisor de reportesExportación de reportes

Impresión de reportesImpresión de reportesCV imprime a través de la interface

gráfica de Windows. Asume la impresora que está predeterminada en su equipo. Esta impresora puede ser local o remota, de matriz de puntos, de tinta o laser.

Todos los informes están diseñados para ser impresos en papel tamaño carta. Por ello debe asegurarse que su impresora esté correctamente configurada para este tamaño de papel. Asegúsere que no esté configurada como tamaño A4 o tamaño oficio.

Clases de reportesClases de reportesEl programa tiene la capacidad de producir

reportes de varios tipos, entre ellos los siguientes:

Clase Descripción

Generales

Incluyen información e general del programa, como grupos, tablas de tarifas, plan de cuentas.

Auxiliares

Auxiliares de contabilidad, como movimientos por cuenta y resumen de documentos

Oficiales Agrupa los informes oficiales contables.

Inventarios

Maneja los informes de productos, clasificación y estado

Facturación

Informes de compras y ventas de productos

Tesorería Informes sobre las cuentas por cobrar y por pagar con terceros

Tributarios

Informes auxiliares de liquidación y pago de impuestos

Control Informes de estado de la base de datos, control de secuencia e integridad de documentos

Visor de reportesVisor de reportes

Exportación de reportesExportación de reportesEn la parte superior del visor de

reportes, aparece un botón que al presionarlo invoca el asistente de exportación de reportes. Esta opción no esta disponible mientras el programa está en periodo de demostración.

Destinos de reportesDestinos de reportesLos reportes se puede exportar a:

◦Una aplicación (aplication)◦Archivo en disco (disk file)◦Carpeta de Exchange◦MAPI (correo electrónico)

Destinos de reportesDestinos de reportes

Un reporte se puede exportar en diferentes formatos: