PROCESO GESTIÓN CONTRATUAL CÓDIGO … · previos necesarios, ... y teniendo el debido cuidado de...

PROCESO GESTIÓN CONTRATUAL CÓDIGO GCPD02

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE REQUERIMIENTO Y ESTUDIOS

PREVIOS VERSIÓN 3

Página 1 de 16

1. OBJETIVO Iniciar el trámite correspondiente para la adquisición de bienes, obras o servicios, a través de la elaboración del requerimiento y estudios previos necesarios, para cumplir con la misión y objetivos institucionales 2. ALCANCE Inicia con la solicitud del requerimiento y elaboración de los estudios previos requeridos para la adquisición de bienes, obras o servicios por parte de las dependencias, continúa con la revisión de los documentos radicados y termina con la consolidación de los documentos requeridos de acuerdo a la modalidad de contratación, de conformidad con lo establecido en el plan anual de adquisiciones. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica al nivel central y desconcentrado a nivel de delegaciones.

4. BASE DOCUMENTAL

Requerimiento y estudios y documentos previos - GCFL01. Cronograma del proceso de contratación.

Certificado de disponibilidad presupuestal CDP - GFFT01. Plan Anual de Adquisiciones - GCDE02.



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 2 de 16

5. BASE LEGAL

Norma (número y fecha) Directriz legal

Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

En especial el numeral 7 de artículo 25 de la Ley 80 de 1993, establece que la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso. Igualmente, el numeral 12 del mismo artículo, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011 establece que previo a la apertura del proceso de selección o a la firma del contrato, según la modalidad de selección, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, así como el Pliego de Condiciones cuando corresponda.

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

Toda la norma

Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”

Toda la norma



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 3 de 16

Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”

Toda la norma

Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

Todo el decreto

6. DEFINICIONES

Las establecidas en las normas

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso pre contractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación GDMC01.

2. Las Dependencias Interesadas en el proceso de contratación deben elaborar los estudios previos, los cuales contienen el estudio del mercado, el análisis del sector, entre otros.

3. Las dependencias para la elaboración de los estudios previos podrán contar con la asesoría de la Coordinación del Grupo de compras, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley y los Manuales, guías, formatos y circulares expedidos por Colombia Compra Eficiente.



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 4 de 16

4. Las dependencias deben comunicar a la coordinación del Grupo de Compras el profesional que ha sido designado como enlace, el cual se encargará de elaborar los estudios previos y participar durante el proceso de contratación.

5. En la elaboración de estudios de mercado las dependencias interesadas deben tener definido el objeto contractual, las especificaciones técnicas, obligaciones, equipo de trabajo y demás elementos que requieran para la contratación y que permita que los posibles oferentes tengan en cuenta todos los costos directos e indirectos en la cotización solicitada.

6. Durante la elaboración de los estudios previos la Dependencia Solicitante podrá tener en cuenta criterios técnicos ambientales o factores ambientales para otorgar puntaje a las ofertas debidamente justificados y que estén directamente relacionados con el objeto contractual y teniendo el debido cuidado de no restringir la participación de los proponentes interesados en participar en los procesos contractuales; así como respetando el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, de la Función Administrativa y de la Gestión Fiscal, la normativa existente en materia de Contratación Pública, la cual incluye los compromisos internacionales suscritos por Colombia en la materia.

7. La contratación para la cual se elaboraran los estudios previos deberá estar incluida en el Plan Anual de Adquisiciones publicado por la entidad.

8. Los estudios previos deberán incluir la estimación del presupuesto, mediante estudios de mercado o variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que la componen.

9. Se deberá cumplir con el deber de análisis del sector económico y de los oferentes por parte de las entidades estatales establecido en el Artículo 2.2.1.1.1.6.1. del decreto 1082 de 2015

10. Para la compra de bienes de carácter tecnológico (hardware o software), el estudio previo deberá tener el aval de la Gerencia de Informática de la entidad previo al requerimiento.

11. Para las contrataciones que así lo requieran, se deberán allegar con los estudios previos, las licencias, autorizaciones, permisos, diseños, estudios, planos y demás requisitos que sean necesarios para la futura contratación.



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 5 de 16

12. Todas las contrataciones relacionadas con adquisición de bienes tangibles e intangibles deberán incluir como requisito para la contratación certificación de la Coordinación de Almacén e Inventarios indicando la no existencia en el almacén de los bienes que se pretenden adquirir.

13. Para el caso de contrataciones financiadas por proyectos de inversión, las mismas deberán estar acorde con lo aprobado en la ficha EBI y se deberá incluir una copia actualizada de la misma.

14. Los estudios previos que se elaboren para la enajenación de bienes muebles o inmuebles, contendrán el Avaluó comercial para bienes inmuebles y determinación del precio mínimo de venta para bienes muebles e inmuebles.

15. Como parte del contenido de los estudios y documentos previos para la subasta inversa, cada bien o servicio de características técnicas uniformes a ser adquirido, tendrá una “Ficha Técnica” que incluirá sus características y especificaciones.

16. Los estudios previos para la adquisición de bienes o servicios bajo la modalidad de mínima cuantía deberán contener como mínimo lo indicado en el Artículo 2.2.1.2.1.5.1. Estudios previos para la contratación de mínima cuantía del decreto 1082 de 2015, o los que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

17. Deberá incluir de forma clara y precisa la modalidad de contratación a utilizar. En caso de presentarse dudas sobre la misma esta deberá definirse con la Oficina Jurídica previo a la radicación del estudio.

18. En la elaboración y radicación de los estudios previos las dependencias deberán tener en cuenta los siguientes tiempos requeridos para el desarrollo del proceso de contratación:

19. Licitaciones Públicas: Con tres (3) meses anteriores al inicio del término de ejecución proyectado en los estudios previos.

20. Selecciones Abreviadas: Con dos (2) meses y quince (15) días calendario anteriores al inicio del término de ejecución proyectado en los estudios previos.

21. Invitaciones Públicas: Con un (1) mes anterior al inicio del término de ejecución proyectado en los estudios previos. a. Contratación directa: Con quince (15) días calendario anteriores al inicio del término de ejecución proyectado en los estudios

previos.



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 6 de 16

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

# ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL

REGISTRO Y/O DOCUMENTO

1

ELABORAR EL REQUERIMIENTO Y ESTUDIOS PREVIOS El área que requiere el bien, obra o servicio debe elaborar el requerimiento y los estudios previos, los cuales deben contener lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos del decreto 1082 de 2015. Nota: Se deberá tener en cuenta lo establecido por Colombia Compra Eficiente en sus manuales y circulares expedidas para la contratación.

Registradores Distritales, Delegados, Gerentes,

Directores, Jefes de Oficina y

Coordinadores de Área

Consejo Nacional Electoral

Plan Anual de Adquisiciones

Estudio previo

2

RADICAR EL REQUERIMIENTO Y ESTUDIOS PREVIOS Radicar el requerimiento y los estudios previos ante el ordenador del gasto respectivo, acorde con la delegación de ordenación del gasto vigente. Nota: Los estudios previos deberán ser radicados máximo en los dos (2) días hábiles siguientes a su elaboración y deberán tener en cuenta los plazos mínimos requeridos por la entidad para los trámites administrativos y presupuestales, los cuales se indican a continuación:

2 días

Registradores Distritales, Delegados, Gerentes,

Directores, Jefes de Oficina.

Consejo Nacional Electoral

Radicación en SIC

Planilla



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 7 de 16



3

INFORMAR AL COMITÉ DE CONTRATACION De conformidad con lo establecido en la resolución “Por la cual se crea, organiza y reglamenta el Comité Asesor para la Contratación de la Registraduría Nacional del Estado Civil”, se deberá informar sobre los procesos de contratación a tramitar.

Gerente

Administrativo y Financiero

Informe de Apertura

Acta de sesión de Comité Asesor

4

APROBAR LA CONTRATACIÓN. Aprobar el inicio del trámite precontractual y remitir la documentación a la Coordinación Grupo Compras para que previo cumplimiento de los requisitos legales y contractuales se surta el trámite siguiente. NOTA 1: Esta aprobación se deberá hacer a más tardar en el día siguiente a su radicación NOTA 2: A nivel desconcentrado este trámite se surte directamente por los Delgados Departamentales o Registradores Distritales.

1 día

Gerente Administrativo y Financiero

Registradores Distritales, Delegados

Departamentales

Visto Bueno Remisión a través

de SIC

5

VERIFICAR EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Una vez recibido el requerimiento y los estudios previos en la Coordinación Grupo Compras, se revisa que el requerimiento esté de conformidad a lo establecido en plan de anual de adquisiciones.

1 día

Profesional del Grupo de Compras designado para el manejo del Plan

Anual de Adquisiciones



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 8 de 16



En caso de ser necesario ajustar el plan anual de

adquisiciones, se solicitara al área requirente de la

contratación el ajuste respectivo el cual se deberá hacer a

más tardar el día hábil siguiente a la solicitud realizada

6

revisar el requerimiento, estudios previos y la modalidad de contratación y hacer ajustes requeridos El funcionario encargado de dar trámite e impulso al proceso de contratación, realiza la revisión del requerimiento y de los estudios previos para verificar que se cumpla con los requisitos para la contratación acorde con la modalidad de selección a utilizar. Esta revisión se deberá hacer dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la documentación en la Coordinación Grupo Compras. NOTA 1: Cuando sea necesario, se solicitan a la oficina requirente los ajustes a los estudios previos los cuales deberán serán entregados al grupo de compras dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud. En caso de requerirse ajustes sustanciales o de no entregarse los ajustes requeridos en plazo establecido, el trámite será devuelto al área requirente. Así mismo, en caso de no ser tenidos en cuenta los ajustes

6 días

Profesional y/o Técnico designado por el Coordinador

del Grupo de Compras



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 9 de 16



solicitados o de requerirse nuevos ajustes, el proceso será devuelto para su corrección y nueva radicación; lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria a que haya lugar.

7

TRAMITAR EL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) Solicitar a través del aplicativo SIIF la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal – CDP Ver procedimiento expedición del CDP. Se realizará dentro del día hábil siguiente a su solicitud. En caso que la contratación se financie con vigencias futuras, se deberá contar con la autorización de las mismas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En caso que los recursos no estén ubicados en el rubro correspondiente a la contratación, se deberá solicitar el traslado presupuestal. El acto administrativo requerido deberá elaborarse dentro del día hábil siguiente a su solicitud. Nota 1: En caso que el proceso de contratación se desarrolle bajo la modalidad de Contratación Directa o Mínima Cuantía se debe seguir en el paso 12

1día

Profesional , Técnico o

Administrativo designado por el Coordinador del

Grupo de Compras

Profesional Con Funciones De

Coordinador Del Grupo De Compras.

Solicitud de CDP

Radicación de solicitud



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 10 de 16



8

DESIGNAR Y NOTIFICAR A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ EVALUADOR Y ELABORAR EL COMPONENTE FINANCIERO

Notificar a los comités evaluadores, acorde con la designación realizada por el ordenador, según competencia, quienes acompañaran el proceso de contratación de acuerdo con la modalidad que se lleve a cabo. Esta designación se hará de forma concomitante con el trámite del certificado de disponibilidad presupuestal. Nota: Así mismo se remitirá al comité económico financiero designado, copia del estudio previo elaborado por el área requirente, para que basado en este se elabore el componente financiero para la contratación. Este componente se deberá elaborar y entregar en el grupo Compras dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su solicitud.

2días

Profesional con funciones de

Coordinador del Grupo de Compras.

Funcionarios del Grupo de Compras.

Oficio de designación de comités

Radicación de oficios

9

SOLICITAR LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES A LA OFICINA JURIDICA

Solicitar a la Oficina Jurídica, la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, anexando la documentación requerida según la modalidad de contratación y un proyecto de cronograma del proceso de contratación indicando cada una de las etapas y fecha de finalización de cada una de ellas.

1 día


Coordinador del Grupo de Compras.

Profesional y/o Técnico

Oficio de solicitud

Oficio radicado



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 11 de 16



Esta solicitud se elaborara dentro del día hábil siguiente al momento en que se cuente con toda la documentación requerida para la elaboración del pliego de condiciones del proceso.

designado por el Coordinador del

Grupo de Compras

Ordenador del Gasto

10

ELABORAR REVISAR Y REMITIR EL PLIEGO DE CONDICIONES Recibir los documentos y revisar que la documentación esté completa y ajustada a la norma; en caso de que así sea, se procederá a elaborar el proyecto de pliego de condiciones que regirá el proceso de selección y se enviará jefe de la oficina jurídica. La elaboración del proyecto de pliego de condiciones se deberá hacer dentro de los tres días siguientes a la solicitud. En la elaboración del pliego de condiciones, se incluirá el componente financiero elaborado por el comité económico financiero designado para el proceso, acorde con la modalidad de contratación. El Jefe de la Oficina Jurídica, revisa el proyecto de pliego de condiciones y lo remite al Grupo de Compras para continuar el trámite del proceso. Nota: Para el caso de enajenación de bienes muebles e

3 días


Coordinador del Grupo de Contratos.

Delegados

Departamentales

Registradores Distritales

Jefe de la Oficina Jurídica

Remisión del pliego de

condiciones

Correo Electrónico



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 12 de 16



inmuebles, el proyecto de pliego de condiciones que deberá contener además de lo señalado en artículo 2.2.1.1.1.2.1.3 del decreto 1082 de 2015. Para el caso de enajenación de bienes, se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 96 del mismo decreto

11

CONSOLIDAR LOS DOCUMENTOS Consolidar la documentación respectiva así: El requerimiento, los estudios previos, el CDP y demás documentos soportes, para continuar el trámite de acuerdo con las modalidades de contratación: Ver los siguientes procedimientos.

Selección Abreviada de bienes y servicios compra por catálogo Acuerdos Marcos de Precios

Selección mínima cuantía adquisición en grandes superficies

Licitación pública

Selección abreviada menor cuantía

Selección abreviada subasta inversa

Concurso de méritos

Mínima Cuantía

Contratación directa prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

Contratación directa – contratos interadministrativos, de

Profesional , Técnico o

Administrativo designado por el Coordinador del

Grupo de Compras



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 13 de 16



arrendamiento y cuando no exista pluralidad de oferentes

Enajenación de Bienes Muebles e Inmuebles a título oneroso

Nota: Para los procesos contractuales que se derivan de proyectos de inversión deberá incluirse la ficha EBI actualizada.



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 14 de 16

9. FLUJOGRAMA



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 15 de 16

10. ANÁLISIS DE GESTIÓN

Radicar el requerimiento y estudios previos 2 días

Aprobar la contratación. 1 día

Verificar en el plan anual de adquisiciones 1 día

Revisar el requerimiento, estudios previos y la modalidad de contratación y hacer ajustes requeridos 6 días

Tramitar el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) 1 día

Designar y notificar a los integrantes del comité evaluador y elaborar el componente financiero 2 días

Solicitar la elaboración del proyecto de pliego de condiciones a la oficina jurídica 1 día

11. ANEXOS

N.A.

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA VERSIÓN

Nuevo Gerente


0

N.I Gerente


1

N.I Gerente


2

Actualización normativa, tiempos y metodológica Gerente


18/05/16 3



PREVIOS VERSIÓN 3

Página 16 de 16

ELABORÓ Javier Darío Sastoque Gómez Coordinador Grupo de Compras

REVISÓ Luis Fernando García Cerón Director Administrativo Andrés Forero Linares Jefe de Oficina Jurídica

APROBÓ Carlos Alfonso Garzón Saboya Gerente Administrativo y Financiero

REVISIÓN TECNICA José Luciano Torres Cabrera Profesional Especializado Oficina de Planeación

APROBACIÓN TÉCNICA Cástulo Morales Payares Jefe Oficina de Planeación

FECHA 02/05/2016 FECHA 16/05/2016 FECHA 18/05/2016

PROCESO GESTIÓN CONTRATUAL CÓDIGO … · previos necesarios, ... y teniendo el debido cuidado de...

Documents

Transcript of PROCESO GESTIÓN CONTRATUAL CÓDIGO … · previos necesarios, ... y teniendo el debido cuidado de...