Administración de Empresas II

Proceso de

Cambio

Lic. Milliccenth Jiménez

Especialista en Comunicaciones Integradas Universidad Humboldt, 2010

Las 4 Eras de los cambios Organizacionales

• Era de la Agricultura

• Era Artesanal

• Era Industrial

• Era de la Información

¿El cambio es nuevo?

¿Qué es el Cambio?

• Tránsito de un estado a otro

• Transición de una situación a otra distinta.

• Representa:

• Transformación, alteración, modificación,

perturbación, interrupción, fractura o

ruptura de una situación.

¿Qué es el Cambio?

• Proceso por medio del cual las organizaciones

pasan de su estado actual a algún estado futuro

deseado para aumentar su eficacia y eficiencia.

PLAN DE CAMBIO

CAMBIO COMO UN PROCESO

Estado

Deseado

Situación

Actual

Inte

rven

cion

es

Tiempo

DETONANTES DE LA NECESIDAD DEL CAMBIO

• Fundamentalmente las exigencias y las

oportunidades externas.

• Internamente los problemas de orden técnico/

económico / social y de dirección.

Convicción

De la

Organización

Determinación

de Brechas

Claridad

de

Visión

Plan

De

Acción

Desaprender

y

Re-Aprender

ELEMENTOS QUE ACTIVAN EL CAMBIO

CAMBIO PLANIFICADO

Liderazgo

Ejecutivo

Proceso

Continuo Comunicación

de la

Estrategia

Alineación

de la

Organización

Tarea

de

Todos

Se rompen paradigmas!!

Empresa Clientes Proveedores

Competencia

Condiciones económicas

Y sociales

Condiciones legales y

demográficas

Condiciones tecnológicas

Condiciones culturales

Ambiente general

Macro ambiente

Ambiente de tarea

Micro ambiente

Los 4 tipos de Cambios

•Nuevas Instalaciones

•Nuevas máquinas y equipos

•Nuevos procesos y métodos

•Nuevos productos y servicios

•Nuevos objetivos Organizacionales

•Nuevas estrategias corporativas

•Nuevas Visiones y Misiones

•Nuevos Valores y principios

•Nuevos Departamentos o puestos

•Distintas estructuras Organizacionales

•Reducción de niveles jerárquicos

•Nuevas redes o sistemas de comunicación

•Nuevos paradigmas y actitudes

•Nuevos conocimientos y habilidades

•Nuevas tareas y actividades

•Nueva s relaciones interpersonales

Estructuras

Físicos

Conductuales

Lógicos

PROBLEMAS FRECUENTES EN EL PROCESO DE

INTEGRACIÓN

• La gente se angustia por no estar bien informada

• El proceso se caracteriza por la improvisación

• Se tratan como inferiores a los empleados de la

empresa adquirida o de una de las empresas fusionadas

• No se toman en cuenta o no se respetan las diferencias

culturales

• Planificación del proceso

• Comunicación de las intenciones

• Liderazgo de la alta dirección

• Disponibilidad de los recursos

• Proceso gradual y controlado

• Trato equitativo a todos los empleados

• Respeto de las diferencias culturales

FACTORES DE ÉXITO EN EL PROCESO DE

INTEGRACIÓN

Tipos de Cambios Empresariales

Cambios continuos

Cambios planeados

Cambios Radicales

Cambios

Estratégicos

Cambios

Empresariales

Mejoramiento Continuo

Kaizen, calidad total

Desarrollo Organizacional

(Nivel grupal, divisional, global

Reingeniería

(tareas, procesos, negocios)

Balance Score Card

Otras

Cambios Continuos MEJORA CONTINUA “Kaizen”

• La Mejora Continua implica una administración

más preocupada por el proceso que por los

resultados. Asimismo, centra su atención en las

personas y está dirigida a mejorar sus esfuerzos.

MEJORA CONTINUA “Kaizen”

– El concepto Mejora Continua está estrechamente relacionado

con la voluntad de ser cada vez mejores, de actuar cada vez con

mayor eficacia y de ser cada vez más creativos. El gerente busca

constantemente ser mejor gerente. El trabajador busca realizar

siempre mejor su labor, ser mejor trabajador.

Preocupación por el

empleado

Integración del

individuo

filosofía de la

Empresa

Empleo de largo

plazo

Ascensos lentos

Sistemas complejos

de

evaluación

Atención al trabajo de

grupos

Comunicación abierta

Toma consultiva de

decisiones

Demostración en

todos

Los niveles

Sistema Integrado de Administración Japonés

MEJORA CONTINUA “Kaizen”

• ¿Cómo lograr sistemas exitosos de Mejora

Continua? – Las mejoras requieren de un período de aprendizaje antes de ver

los beneficios.

– Libre comunicación de ideas entre Gerencia-Personal a través

de la Confianza Mutua.

– Sistema de Compensación/Recompensa basado en cooperación.

– Mejora Continua = Capacitación Continua.

– Sistema eficiente de flujo de ideas /Compensación/Recompensa

Mejoramiento Continuo:

4 Es una Herramienta fundamental para todas las organizaciones ya

que les permite renovar los procesos administrativos y operativos

que realizan.

4 Permite que las organizaciones estén en constante actualización.

4 Permite que las organizaciones sean más eficientes, competitivas,

fortalezas que le ayudarán a permanecer en el mercado.

CALIDAD TOTAL

CONCEPTO DE CALIDAD

Calidad es filosofía y metodología orientada

a satisfacer las necesidades del cliente

Cumpliendo el producto con las características

que satisfacen los requerimientos de los clientes

Esto se traduce en costos más bajos, mayor utilidad y mayor

competitividad que llevará directamente

a una mayor participación en el mercado

CALIDAD

Mínima variación

Menos Reproceso

Cumplimiento del estándar

Menos desperdicio

Adecuación al Uso-ausencia

de deficiencias

Satisfacción y superación

de los requerimientos

del cliente

CIRCULOS DE CALIDAD

Creación de los

círculos de calidad

Selección de

problemas

Análisis de los

problemas

Recomendar

soluciones

Asuntos del CC

Datos recabados por los

miembros del equipo

Retroalimentación de los

gerentes de los CC

Decisiones tomadas por

la alta administración

Cambios Planeados

Desarrollo Organizacional

• Según French y Bell definen el DO como: “ Un esfuerzo a

largo plazo para mejorar los procesos de resolución de

problemas y de renovación organizacional mediante el

diagnóstico de la cultura corporativa, con la asistencia de

grupos de trabajo y de un consultor-facilitador”.

• “ El énfasis del DO está en cambiar la naturaleza y la

calidad de las relaciones laborales”

Cambios Planeados Desarrollo Organizacional (características)

• Se dirige a la empresa global Procesos Grupales

• Orientación sistémica Retroalimentación

• Utiliza agentes de cambio Orientación en contingencias

• Solución de problemas Desarrollo de equipos

• Aprender de la experiencia Enfoque interactivo

Cambios Planeados

Desarrollo Organizacional • Aplicación:

• Individuo mediante entrenamiento y sensibilidad

• A los grupos (consultoría de procesos y desarrollo de

equipos)

• Relaciones intergrupales (técnicas de alteración

conductual, reuniones o confrontación.

Cambios Planeados

Desarrollo Organizacional (TIPOS) • Managerial grid o Red Gerencial : Preocupación por la producción y

por las personas para maximizar resultados de la empresa y

satisfacción de los resultados.

• El modelo de Lawrence y Lorsch : Se basa en los conceptos de

diferenciación e integración, y es un modelo para el diagnóstico o

acción para realizar los cambios planeados.

• Los equipos de autogestión son: autónomos, responsables de la

distribución del tiempo, capacitación,, resolución de los problemas,

etc.

Cambios Planeados

Desarrollo Organizacional

• El Desarrollo Organizacional tiene tres esferas

principales de aplicación:

• Las Adquisiciones o fusiones de empresas

• La Revitalización Organizacional (empresas en declive)

• La Administración de Conflictos (manejo del conflicto-negociación)

Cambios Radicales

• Es la revisión fundamental y el rediseño radical de los

procesos, para alcanzar mejoras espectaculares en

medidas críticas y contemporáneas del rendimiento; tales

como costos, calidad, servicio y rapidez.

(Hammer y Champy, 1994).

¿ Qué es la Reingeniería?

Los tres niveles de la Reingeniería

Los tres

Niveles de la

reingeniería

Incluye a toda la

empresa

Implica un proceso

empresarial

Implica un único

cargo o función

Reingeniería

Organizacional

Reingeniería de

procesos

Reingeniería de

puestos

Características de la Reingeniería • Fundamental: Todo lo cuestiona; no se ocupa de

los niveles superficiales, va a lo profundo.

• Radical: Parte de la eliminación de los procesos anteriores para crearlos nuevamente.

• Mejoras espectaculares: No busca mejoras marginales, sino una discontinuidad en el proceso. Se plantea mejoras de al menos el 80%.

VISION

Y

ESTRATEGIA

FINANZAS

¿Cómo deberíamos

aparecer antes nuestros

accionistas para tener éxito

financiero?

PROCESOS INTERNOS

¿En qué procesos

debemos ser excelentes

para satisfacer a nuestros

accionistas y clientes?

CLIENTES

¿Cómo deberíamos

aparecer ante nuestros

clientes para alcanzar

nuestra visión?

FÓRMACIÓN Y

CRECIMIENTO

¿ Cómo mantendremos y

sustentaremos nuestra capacidad

de cambiar y mejorar, para

conseguir alcanzar nuestra visión

En cada perspectiva se definen objetivos, medidas, metas y

medios ( las 3M )

Financiero

Objetivos Medidas Metas Medios

Cliente

Objetivos Medidas Metas Medios

Aprendizaje y Crecimiento

Objetivos Medidas Metas Medios

Estrategia

Procesos Internos

Objetivos Medidas Metas Medios

Significado de lo que se entiende por mediciones, metas y

medios ( las 3 M )

MEDICIONES O INDICADORES ( KPI o Key Performance Indicator )

La forma como vamos a medir los objetivos - Deben ser lo más cuantitativo o numérico posible

- Consistentes con la estrategia

- Simples

- Pueden ser uno o mas indicadores

- Pensados como un sistema de gestión

Ejemplos: Los gastos de administración los vamos a medir con el EERR

La satisfacción del cliente con una encuesta

METAS

Logros concretos a conseguir Ejemplos: Mi meta en gastos en consumos básicos es bajar un 5%

el pago del arancel básico.

MEDIOS

Acciones o iniciativas que se quieren desarrollar para lograr metas Ejemplos: Aumentar la cantidad de académicos con postgrado.

Implementar un sistema de gestión de calidad en el área

financiero.

Valor agregado

Mantener competencias

clave

Tecnología

actualizada

Análisis competitivo permanente

LA CADENA

CAUSA-EFECTO P. Financiera

Aumento

volumen de ventas

Aumento

de ingresos

Satisfacer clientes de

grandes volúmenes

Maximizar cuota de

mercado en A.L. P. Cliente

P. Procesos

Internos Mantener calidad

de clase mundial

Elevar imagen de

productos

P.Crecimiento

y aprendizaje

Mapa Estratégico

Cuadro de Mando Integral

• Es un cuadro de indicadores con objetivos en cada una de las perspectivas que

sirven para ejecutar, comunicar y controlar la estrategia

• Proporciona una estructura para transformar una estrategia en términos operativos

• Usa un modelo basado en indicadores y objetivos que giran en torno a cuatro

perspectivas operativas.

Beneficios al aplicar el BSC

• Mejora la efectividad al tener una visión ejecutable de la estrategia

• Asegura resultados

• Optimiza los recursos asignados a implementar la estratega

• Permite que los funcionarios trabajen en forma coordinada y colaborando en busca de los objetivos de la institución.

• Acelera el tiempo necesario para agregar valor ya que permite tomar decisiones más informadas

Comparación de 3 modelos de cambio

Kaizen DO Reingeniería

Tipo de cambio

Gradual, lento,

creciente y evolutivo

Gradual , lento y

continuo

Radical, planeado,

drástico, total y

revolucionario

Punto de Partida

Procesos existentes.

Mejorar lo que existe

Problemas

diagnosticados

Inicia de cero.

Reinvención del proceso

Frecuencia de cambio

Continua y cotidiana

Continua y planeada

Periódica y de una sola

vez

Tiempo necesario

Corto plazo

(Evaluar lo actual)

Mediano plazo

(evaluar el proceso)

Largo plazo

(Evaluar y proyectar)

Involucramiento Participativo e incluyente

De abajo hacia arriba

Participativo e incluyente

Impositivo ( de arriba

hacia abajo)

Riesgo Moderado Moderado Elevado

Terceriarización (Outsourcing)

• Es una mega tendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de

todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos

anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su

negocio.

• Razones para adoptar el Outsourcing

Reducir o controlar el gasto de operación.

Disponer de los fondos de capital.

Tener acceso al dinero efectivo.

Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control

Beneficios del Outsourcing

Poseer lo mejor de la tecnología sin enganchar y entrenar personal de la

organización para manejarla.

Disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones

competitivas.

A través de soluciones de Outsourcing se logra la contratación de servicios con

idéntica funcionalidad y disminución de costos.

Aplicar el talento y los recursos de la organización a las áreas claves.

Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios

Reducción del personal Downsinzing

• Es una estrategia que ha sido utilizada con mucha frecuencia en las

organizaciones para responder a las distintas contingencias.

• Es una forma de reorganización o reestructuración con el objeto de

lograr mejoras en ciertas áreas de trabajo para lograr mayor

eficiencia.

• Afecta el tamaño de la fuerza laboral los costos operacionales y los

procesos de trabajo.

REACCIONES AL CAMBIO