Procesos Estrategicos ADM.docx

Diagrama de flujos Proceso de compra de bien mayor a US$ 500

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Fuente: [Elaboración de la autora]

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Proceso de compra de bien entre US$ 29 a US$ 499


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Sub Proceso de selección de proveedor


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Proceso de solicitud de fondos


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Proceso de rendición de gastos


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Proceso de reposición de fondos


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Proceso de solicitud de pago


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Proceso de pago a proveedor


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Narrativa de procesos Proceso de compra de bien mayor a US$ 500

Nº DESCRIPCION RESPONSABLE(S)1 Identifica necesidad de compra

- En relación a la ejecución del proyecto se efectúa la solicitud de la compra del bien.

Solicitante

2 Elabora documento con las características del bien- Elabora un documento donde describe las características específicas de los bienes (equipos, materiales) a comprar e indica los códigos de proyecto para cargar el gasto y el presupuesto asignado.

Solicitante

3 Envía documento de características del bien- Envía mediante correo electrónico al cotizador para su

respectiva revisión y cotizaciónSolicitante

4 Revisión de documento- Recibe y revisa el documento de solicitud, procede a

estimar el costo del bien.- Si:- Tiene consultas, debe preguntar al solicitante.- No tiene consultas, continua con la actividad No. 5.

Cotizador

5 Revisa lista de proveedores- Ingresa a la Intranet para revisar la lista de proveedores

oficiales que tiene la institución.- Si:- El bien a comprar tiene un proveedor oficial,

continúa con la actividad No. 11.- El bien a comprar no tiene un proveedor oficial y el

costo estimado excede los U$ 500, continua con la actividad No. 6.

Cotizador

6 Solicita 3 cotizaciones- Se toma contacto con 3 proveedores distintos.- Si:- El proveedor no emite cotización digital, entonces se

debe obtener cotización física, firmada y sellada por el proveedor.

- El proveedor emite cotización digital, entonces la solicitud de cotización será realizada mediante correo electrónico.

- El proveedor no emite cotización, entonces debe llenar el formulario de cotización emitido por la institución, solicitando su firma y de ser posible una tarjeta de presentación.

Cotizador

7 Elaboración de cotización- Elabora la cotización con la siguiente información.

Proveedor

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- Logo del proveedor.- Fecha de emisión, dirección y teléfonos del proveedor- Detalle y costo del bien.- Forma de pago. Si el proveedor acepta el pago mediante cheque, la cotización debe indicar el nombre a quien se emitirá el cheque.

8 Entrega cotización- Emite y entrega al cotizador el documento de

cotización.Proveedor

9 Recepción de 3 cotizaciones- Recibe y revisa las cotizaciones, pues deben tener la

información detallada en la actividad No. 7.- Si:

- La cotización no tiene la información detallada en la actividad No. 7, solicita nuevamente al proveedor.

- La cotización no tiene la información detallada en la actividad No. 7, continua con la actividad No. 10.

Cotizador

10 Elabora formulario de cuadro comparativo (CC)- Elabora formulario de cuadro comparativo con la

siguiente información:- Indicar el proyecto y programa.- Nombres y firmas del solicitante y cotizador- Fecha de solicitud y cotización- Nombre del bien a comprar- Detalle y cantidad- Dirección y teléfono de los proveedores- Proveedor seleccionado- Razón para la selección

Cotizador

11 Elabora formulario Orden de Pago (OP)- Elabora el formulario de orden de pago con la siguiente

información:- Detallar el pago (único o fraccionado) (bolivianos

o dólares).- Nombre a quien se gira el cheque.- Detallar específicamente el objetivo y la utilidad

del bien a comprar.- Indicar el monto que se pagara por el bien.- Indicar el proyecto o área que hace uso del bien.- Fecha de elaboración del formulario (OP).- Llenar los respectivos códigos de proyecto

(Proyecto, código costo, financiera y actividad).

Cotizador

12 Envió de CC y OP a Jefe de Proyecto Cotizador

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- Enviar el CC y OP al jefe de proyecto para revisión y autorización.

13 Verifica presupuesto y códigos- Revisa códigos de la documentación y verifica el

presupuesto asignado a la compra del bien.- Si:

- El costo del bien a comprar supera el presupuesto asignado, entonces debe informar, consultar y justificar ante instancias superiores (financiadores, jefe de administración) el sobregiro de la compra o puede compensar el costo con otras partidas presupuestarias.

- El costo del bien a comprar está bajo el techo presupuestario, continúa con la actividad No. 14.

Jefe de Proyecto

14 Autoriza la compra- Si:- La información de la documentación es correcta,

entonces autoriza la compra mediante correo electrónico.

- La información de la documentación no es correcta entonces la documentación es devuelta y el cotizador regresa a la actividad No. 11.

Jefe de Proyecto

15 Informa a proveedor adjudicación de la compra- Envía adjudicación de compra al proveedor mediante

correo electrónico.Cotizador

16 Impresión de documentos- Imprime la siguiente documentación:- Orden de pago- Cuadro comparativo- Documentación de características del bien- Correos de solicitud y autorización de compra del

bien.- Si:- Las cotizaciones son digitales, imprimir y adjuntar

a la documentación.- Las cotizaciones no son digitales, adjuntar a la

documentación.Nota: Adjuntar toda la documentación de respaldo en relación a la compara del bien.

Cotizador

17 Envía documentación al comité de compras- El jefe de proyecto firma la documentación en

constancia de verificación y autorización.- Envía la documentación (CC, OP, cotizaciones y

documentos de respaldos) al comité de compras para su

Cotizador

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respectiva revisión.18 Verifica documentación

- Recibe la documentación debidamente firmado por el jefe de proyecto.

- Si:- La documentación tiene errores de transcripción o

falta documentos de respaldo, continua con la actividad No. 19.

- La documentación no tiene errores de transcripción y tiene los respaldos correspondientes, continúa con la actividad No. 20.

Comité de compras

19 Rechaza documentación de compra del bien- Informa al cotizador las razones de rechazo, el cotizador

regresa a la actividad No. 16.Comité de compras

20 Aprobación de la compra del bien- Firma el cuadro comparativo en constancia de

conformidad.- Devuelve documentación al cotizador.- Si:- La compra del bien es menor e igual a US$ 2000,

el cotizador ingresa la Orden de Pago a contabilidad.

- La compra del bien es menor e igual a US$ 4000, continua con la actividad No. 21.

- La compra del bien es menor e igual a US$ 5999, continua con la actividad No. 23.

- La compra del bien es mayor a US$ 6000, continua con la actividad No. 26.

Comité de compras

21 Entrega documentación al Representante de País- Entrega al Representante de País la documentación de

la compra del bien, para su respectivo registro de firma.Cotizador

22 Recibe y firma documentación- Recibe la documentación de la compra del bien,

debidamente llenado y firmado por el cotizador, el solicitante, jefe de proyectos y comité evaluador.

- Si:- Tiene consultas sobre la compra del bien, el

cotizador verbalmente justifica la adquisición del bien.

- No tiene consultas, firma documentación en constancia de aprobación.

- Devuelve documentación al cotizador.- Cotizador ingresa y registra de la Orden de pago.

Representante de País

23 Envía documentación al jefe de proyecto Cotizador

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- Escanea documentación debidamente llenado y firmado por las instancias correspondientes y la envía al jefe de proyectos mediante correo electrónico.

24 Recibe y solicita autorización del Gerente Regional- Recibe y revisa que la documentación haya sido llenada

en su totalidad y que se encuentre firmado en los campos que correspondan.

- Informa al Gerente Regional de Programas sobre la adquisición del bien y solicita la aprobación de la compra mediante correo electrónico.

Jefe de Proyectos

25 Aprobación la compra del bien- Envía un correo electrónico al jefe de proyecto y al

cotizador en conformidad de aprobación de compra.- El cotizador imprime correo de aprobación e ingresa la

Orden de Pago.

Gerente Regional de Programas/Cotizador

26 Envía documentación al Representante de País- Escanea documentación debidamente llenada y firmada

por las instancias correspondientes y la envía al Representante de País y Jefe de Proyecto mediante correo electrónico.

Cotizador

27 Recibe y solicita aprobación del Director Regional- Recibe y revisa que la documentación haya sido llenada

en su totalidad y que se encuentre firmado en los campos que correspondan.

- Informa al Director Regional sobre la adquisición del bien y solicita la aprobación de la compra mediante correo electrónico.

Representante de País

28 Aprobación la compra del bien- Envía un correo electrónico al Representante de País,

Jefe de Proyecto y cotizador en conformidad de aprobación de compra.

- El cotizador imprime correo de aprobación e ingresa la Orden de Pago.

Director Regional/Cotizador

Proceso de compra de bien entre US$ 29 a US$ 499Nº DESCRIPCION RESPONSABLE(S)1 Identifica necesidad de compra

- En función a la ejecución del proyecto se efectúa la solicitud de la compra del bien.

Solicitante

2 Notifica al cotizador- Envía la solicitud de compra de bien, mediante correo

electrónico.Solicitante

3 Revisa lista de proveedores- Consulta al jefe de administración sobre la lista de

Solicitante

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proveedores oficiales.- Si:- El bien a comprar tiene un proveedor oficial,

continúa con la actividad No. 8.- El bien a comprar no tiene un proveedor oficial y el

costo estimado no excede los U$ 499, continua con la actividad No. 4.

4 Identifica proveedor- Busca un proveedor en el internet o guía de negocios.- Selecciona un proveedor.- Solicita al proveedor una cotización con las

características del bien a comprar.

Cotizador

5 Prepara cotización- Elabora la cotización con la siguiente información.

Logo del proveedor. Fecha de emisión, dirección y teléfonos del

proveedor Detalle y costo del bien. Forma de pago. Si el proveedor acepta el pago

mediante cheque, la cotización debe indicar el nombre a quien se emitirá el cheque.

Proveedor

6 Elaboración de cotización- Elabora la cotización con la siguiente información.- Logo del proveedor.- Fecha de emisión, dirección y teléfonos del proveedor- Detalle y costo del bien.- Forma de pago. Si el proveedor acepta el pago mediante cheque, la cotización debe indicar el nombre a quien se emitirá el cheque.

Proveedor

7 Entrega cotización- Emite y entrega al cotizador el documento de

cotización mediante email o impresa (presentación física de la cotización)

Proveedor

8 Elabora formulario Orden de Pago (OP)- Elabora el formulario de orden de pago con la

siguiente información:- Detallar el pago (único o fraccionado)

(bolivianos o dólares).- Nombre a quien se gira el cheque.- Detallar específicamente el objetivo y la utilidad

del bien a comprar.- Indicar el monto que se pagara por el bien.- Indicar el proyecto o área que hace uso del bien.- Fecha de elaboración del formulario (OP).

Cotizador

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- Llena el campo “código de costos”9 Envía documentación al Jefe de Proyecto

- Envía la documentación al jefe de proyecto para revisión y autorización.

- Solicita al jefe de proyecto los códigos de proyecto para cargar gastos. (Proyecto, financiera y actividad).

Cotizador

10 Verifica presupuesto- Revisa la documentación y verifica el presupuesto

asignado a la compra del bien.- Si:

- El costo del bien a comprar supera el presupuesto asignado, entonces debe informar, consultar y justificar ante instancias superiores (financiadores, jefe de administración) el sobregiro de la compra o puede compensar el costo con otras partidas presupuestarias.

- El costo del bien a comprar está bajo el techo presupuestario, continúa con la actividad No. 14.

Jefe de Proyecto

11 Envía la autorización de compra de bien- Si:

- La información de la documentación es correcta, entonces mediante correo electrónico autoriza la compra y especifica los códigos de proyecto para cargar el costo de la compra del bien.

- La información de la documentación no es correcta entonces la misma es devuelta, y el cotizador regresa a la actividad No. 4.

Jefe de Proyecto

12 Informa a proveedor adjudicación de la compra- Envía adjudicación de compra al proveedor mediante

correo electrónico.- Proporciona al proveedor los datos de facturación.

Cotizador

13 Impresión de documentos- Imprime la siguiente documentación:

- Correos de solicitud y autorización de compra del bien.

- Si:- Las cotizaciones son digitales, imprimir y

adjuntar a la documentación.- Las cotizaciones no son digitales, adjuntar a la

documentación.Nota: Adjuntar toda la documentación de respaldo en relación a la compara del bien.- Remite la documentación al jefe de proyecto para que

la misma sea firmada.

Cotizador

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14 Firma documentación y solicita pago- Firma documentación como constancia de

conformidad de compra del bien y devuelve al cotizador.

- El cotizador solicita el pago, ingresando el formulario Orden de Pago.

Jefe de Proyecto/Cotizador

Sub Proceso de selección de proveedorNº DESCRIPCION RESPONSABLE(S)1 Recepciona ofertas

- Se Recepciona las propuestas de los proveedores.- Revisa que la cotización contenga fecha, logo, forma de

pago, garantía, monto por unidad y total.- Si:

- Solicito 1 o 3 cotizaciones, continua con la actividad No. 2

- Solicito por licitación, continua con la actividad No. 4.

Cotizador

2 Evalúa características- Evalúa las propuestas de cada proveedor.- Compara características propuestas entre cotizaciones.- Compara precios entre cada proveedor.

Solicitante

3 Selecciona proveedor- Selecciona al proveedor de acuerdo a los criterios

establecidos.- Selecciona al proveedor que tenga la mejor propuesta,

independientemente del costo.

Solicitante

4 Evalúa características- Asegura que los proveedores respondan objetivamente a

los requerimientos identificados.- Compara características propuestas entre cotizaciones.- Evalúa criterios financieros, económicos técnica y

profesional

Solicitante

5 Selecciona al proveedor y notifica al administrador- Evaluar la relación calidad-precio de la manera más objetiva

posible.- Notifica al administrador sobre la elección del proveedor

e indica al administrador las condiciones de contrato.

Solicitante

6 Elabora contrato- Elabora contrato según modalidad proporcionada por el

cotizador.Administrador

7 Envía documentación- Mediante correo electrónico se envía al cotizador el

contrato elaborado, para que sea revisado por el cotizador

Administrador

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y las instancias pertinentes.8 Remite contrato al proveedor

- El contrato debe ser revisado antes de ser enviado al proveedor.

- Si- Hay conformidad de contrato, envía contrato al

proveedor para su revisión.- No hay conformidad, el cotizador corrige el

documento y notifica al jefe de Administrador de los cambios.

Nota: Antes de enviar el documento de contrato final al proveedor, el jefe de administración y cotizador deben estar conformes con el contrato elaborado.

Cotizador

9 Revisa contrato- El proveedor revisa el contrato de manera detallada.- Si:

- Tiene conformidad del contrato, continua con la actividad No. 10

- No existe conformidad del contrato, devuelve documentación al cotizador, especificando los artículos que deben ser modificados.

Proveedor

10 Firma documentación- Firmará la documentación en constancia de conformidad.- Enviara la documentación con la firma de forma

escaneada mediante correo electrónico o físicamente.

Proveedor

11 Imprime contrato- Si el contrato fue enviado mediante correo electrónico, se

procederá a imprimir el contrato y adjuntar al Formulario de Orden de Pago de compra de bien.

- Si el contrato fue enviado de forma física, se adjuntara al Formulario de Orden de Pago de compra de bien.

Cotizador

Proceso de solicitud de fondosNº DESCRIPCION RESPONSABLE(S)1 Identifica la necesidad de solicitar fondos

- En relación a la ejecución del proyecto u otra necesidad justificada solicita fondos con cargo a rendir.

- Si:- La solicitud es por compras menores, continuar con

la actividad No. 2.- La solicitud es por viaje local y viáticos, continuar

con la actividad No. 5.- La solicitud es por viaje al extranjero y viáticos,

continua con la actividad Nº 7.

Solicitante

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2 Elabora nota de justificación para la compra con cargo a rendir- Elabora una nota de justificación para la compra y la

remite al jefe de proyecto mediante correo electrónico.

Solicitante

3 Calcula gastos y elabora Orden de Pago- Prepara la Orden de Pago por el monto calculado para

gastos.Nota: El concepto de Orden de Pago deberá ser claramente detallado.

Solicitante

4 Imprime documentación- Imprime nota de justificación y el Formulario de Orden

de Pago, continua con la actividad No. 11.Solicitante

5 Elabora formulario de Requerimiento de Viáticos- Elabora el Formulario de Requerimiento de Viáticos,

considerando tarifas establecidas (tabla de viáticos).Nota: Las tarifas son establecidos por el jefe de proyecto en coordinación el jefe de administración y finanzas

Solicitante

6 Imprime documentación y respaldos- Imprime el Formulario de Requerimiento de Viáticos, el

plan de trabajo todos los respaldos que justifiquen el viaje local y viáticos, continua con la actividad No. 11.

Solicitante

7 Llena el Formato de Travel Request- Ingresar y loguearse en la siguiente dirección: http://sp-

uk.practa.org.uk/TravelPlanner/Lists/TravelRequest/AllItems.aspx.

- Llena formulario digital Travel Request con los datos solicitados.

Solicitante

8 Saca una copia del carnet de seguro- Se debe adjuntar al Formulario de Ordenes de Pago por

viáticos de viaje con cargo a rendir, una copia del carnet de Seguro de Viaje.

Solicitante

9 Elabora el Formulario de Requerimiento de Viáticos- Llena los datos en el Formulario de Requerimiento de

Viáticos.Nota: Se considera Gastos por Viáticos de viaje: Tramite de pasaporte y visas, alojamiento, alimentación, pago de impuestos por uso del aeropuerto, transporte al aeropuerto, movilidad local, llamadas telefónicas por motivos de trabajo y llamadas personales hasta por 20 minutos semanales. Asimismo, gastos pequeños a utilices de oficina, materiales y servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos del viaje.

Solicitante

10 Imprime documentación- Imprime la siguiente documentación

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- Formulario de Requerimiento de Viaje. - Carnet de Seguro de Viaje. - Formulario de Orden de Pago

11 Remite documentación al Jefe de Proyecto y solicita códigos de proyecto- Remite documentación al Jefe de Proyecto, para su

aprobación.- Solicita el código de proyecto (T8) para cargar gastos

Solicitante

12 Revisa documentación- Revisa y verifica la conformidad de los fondos

solicitados- Si:

- Autoriza la solicitud, continua con la actividad No. 13

- No autoriza solicitud y devuelve documentación al solicitante para su corrección.

Jefe de Proyecto

13 Indica código de proyecto y firma documentación- Entrega la documentación firmada e indica los códigos de

proyecto (T8) para que se carguen los gastosJefe de Proyecto

14 Remite documento al Administrador- Remite documentación al Administrador para revisión y

verificación.Solicitante

15 Revisa documentación- Verifica y revisa toda la documentación presentada por el

solicitante- Si:

- Aprueba autorización, continua con la actividad No. 17

- Caso contrario, continua la actividad No. 16

Administrador

16 Devuelve documentación para su corrección- Si encuentra observaciones devolverá al emisor la

documentación para su corrección.17 Firma y devuelve documentación

- Firma y devuelve la documentación en conformidad a los gastos solicitados.

- Registra proceso en contabilidad.

Administrador/ Solicitante

1.- Proceso de rendición de gastosNº DESCRIPCION RESPONSABLE(S)1 Elabora formulario de Rendición de Gastos

- Llena el Formulario Rendición de Gastos con los códigos correspondientes de cada proyecto de acuerdo a los respaldos ordenados cronológicamente.

- Si:- La rendición es por compras menores, continuar con

Solicitante

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la actividad No. 2.- La rendición es por viaje y viático local o extranjero,

continuar con la actividad No. 3.- La rendición es por consumo de consumo de

alimentos en una reunión, continua con la actividad Nº 4.

Nota: Si el responsable del gasto no tuviera los códigos de proyecto y la partida T8, deberá solicitar al inmediato superior.

2 Ordena facturas y elabora recibos- Se ordenan las facturas en relación al orden y llenado del

Formulario de Rendición de Gastos.- Cada factura debe ir pegada en una hoja. El encargado de

recepcionará el proceso, no aceptara facturas sobrepuestas en una sola hoja.

- Cada factura deberá ser firmada por el responsable del gasto.

- Elaborara recibos internos (RI) por gastos en movilidad.- Si

- El gasto es menor o igual al monto entregado, continúa con la actividad No. 5.

- Si el gasto es mayor al monto entregado, solicita una reposición de fondos.

Solicitante

3 Elabora informe de viaje y ordena documentos sustentatorios de viaje Calcula gastos y elabora Orden de Pago- Elabora un informe en el que se indica todas las

actividades que se realizo durante el viaje.Nota: El encargado de recepcionar solicitudes de pago, no aceptara Formulario de Rendición de Gastos, si no se emite un informe de viaje.- Se ordenan las facturas en relación al orden y llenado del

Formulario de Rendición de Gastos.- Cada factura debe ir pegada en una hoja. El encargado de

recepcionará el proceso, no aceptara facturas sobrepuestas en una sola hoja.

- Cada factura deberá ser firmada por el responsable del gasto.

- Elaborara recibos internos (RI) por gastos en movilidad.- Si



Solicitante

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4 Adjunta lista de participantes e indica el tema tratado- Adjunta la lista de participantes previamente firmada por

los mismos.- La lista debe indicar el tema tratado.- Si



Solicitante

5 Deposito de saldo en cuenta bancaria- El responsable del gasto deberá depositar el saldo en la

cuenta bancaria del proyecto que asumirá los gastos.Solicitante

6 Imprime documentación y remite al inmediato superior- Imprimirá toda la documentación que sustente el gasto

realizado.- Adjuntara el comprobante de depósito.- Remitirá al inmediato superior, toda la documentación del

proceso.

Solicitante

7 Revisa documentación- Revisa la Rendición de Gastos.- Si:

- El inmediato superior no esta conforme, devuelve al responsable del gasto, toda la documentación para su corrección.

- El inmediato superior esta conforme, continua con al actividad No. 8.

Nota: Si el inmediato superior se encuentra de viaje, la solicitud de aprobación de la rendición de gastos, se realizara mediante correo electrónico.

Inmediato Superior

8 Firma y devolución de documentación- Si:

- El inmediato superior no se encuentra de viaje, firmara el Formulario de Rendición de Gastos y devolverá la documentación al responsable del gasto.

- El inmediato superior esta conforme y se encuentra de viaje, el responsable del gasto solicitará la aprobación mediante correo electrónico.

Inmediato Superior

9 Remite documentación al Administrador- Remite la Rendición de Gastos, junto con los documentos

sustentatorios Revisa la Rendición de Gastos.Solicitante


- El Administrador no esta conforme, continúa con la

Administrador

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actividad No. 11.- El Administrador esta conforme, continua con al

actividad No. 12.11 Devuelve documentación

- Devuelve al responsable del gasto, toda la documentación para su corrección.

Administrador

12 Firma y devuelve documentación- El administrador firmara la Rendición de Gastos en

constancia de conformidad Revisa y verifica la conformidad de los fondos solicitados.

- El solicitante ingresara el Formulario de Rendición de Gastos, para registrar los gastos en el sistema SUN.

Nota: El plazo para entregar la Rendición de Gastos en caso de viajes es de siete (7) días calendario, contados a partir de la fecha de regreso a su localidad base. El plazo por otros conceptos es de tres (3) días calendario. Si este periodo esta en el final del cierre mensual deberán rendirse lo correspondiente al mes que se cierra y el resto en los cinco (5) días hábiles.

Administrador / Solicitante

Proceso de reposición de fondosNº DESCRIPCION RESPONSABLE(S)1 Solicita rembolso de gastos

- La solicitud de rembolso debe ser justificable y aprobada por el jefe de proyecto o inmediato superior.

Nota: Si el responsable del gasto no tuviera los códigos de proyecto y la partida T8, deberá solicitar al jefe de proyecto inmediato superior.

Solicitante

2 Elabora la Rendición de Gastos por el monto total- Llena el Formulario de Rendición de Gastos por el

monto total asignado.Solicitante

3 Elabora formulario de Orden de Pago- Elabora el Formulario de Orden de Pago por la

diferencia en la rendición de gastos.- Detallara de manera específica y clara el concepto del

Formulario de Orden de Pago.

Solicitante

4 Adjunta documentos de respaldo- Adjuntar documentos que sustenten el gasto por la

diferencia (facturas, recibos externos y en el caso de gasto de movilidad recibos internos).

Solicitante

5 Remite documentación al jefe de proyecto- Imprimirá toda la documentación que sustente el gasto

realizado.- Remitirá al inmediato superior, toda la documentación del

Solicitante

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proceso.6 Revisa documentación

- Revisa la Rendición de Gastos.- Si:

- El inmediato superior no esta conforme, continua con la actividad No. 1

- El inmediato superior esta conforme, continua con al actividad No. 8.

- Nota: Si el inmediato superior se encuentra de viaje, la solicitud de aprobación de la rendición de gastos, se realizara mediante correo electrónico.

Solicitante

7 Devuelve documentación- Devuelve al responsable del gasto, toda la documentación

para su corrección.Inmediato Superior

8 Firma y devolución de documentación- Si:

- El inmediato superior no se encuentra de viaje, firmara el Formulario de Rendición de Gastos y el Formulario de Orden de Pago y devolverá la documentación al responsable del gasto.

- El inmediato superior esta conforme y se encuentra de viaje, el responsable del gasto solicitará la aprobación mediante correo electrónico.

Inmediato Superior

9 Remite documentación al Administrador- Remite la Rendición de Gastos, junto con los documentos

sustentatorios Revisa la Rendición de Gastos.Solicitante


- El Administrador no esta conforme, continúa con la actividad No. 11.

- El Administrador esta conforme, continua con al actividad No. 12.

Administrador

11 Devuelve documentación- Devuelve al responsable del gasto, toda la documentación

para su corrección.Administrador

12 Firma y devuelve documentación- El administrador firmara la Rendición de Gastos en

constancia de conformidad Revisa y verifica la conformidad de los fondos solicitados.

- El solicitante ingresara el Formulario de Rendición de Gastos y el Formulario de Orden Pago, para el registro de la rendición de gastos en el sistema SUN y solicitar el pago correspondiente.

Administrador / Solicitante

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Nota: No se rembolsara gastos por bebidas alcohólicas.

Proceso de solicitud de pagoNº DESCRIPCION RESPONSABLE(S)1 Solicita Pago

- Solicita pago según formulario ingresado (Orden de Pago, Rendición de Gastos y Reposición de Fondos).

Solicitante

2 Revisión de documentación a contabilidad- Si:

- Existe la necesidad de revisión de la documentación presentada, el cotizador debe entregar la documentación al encargado de recepción de solicitud pago.

- No existe la necesidad de revisión de documentación, continua con la actividad Nº. 6.

Cotizador

3 Revisa la documentación del proceso solicitado.- Revisa la siguiente información y documentación:

- Firmas requeridas por el proceso.- Autorizaciones según corresponda el proceso.- Códigos de proyecto correctamente llenados.- Coincidencia del monto a pagar.

- SI:- La documentación presentada es incorrecta,

continua con la actividad Nº. 4- La documentación presentada es incorrecta,

continua con la actividad Nº. 5

Contabilidad

4 Devuelve documentación para corrección- Explica la razón de rechazo de documentación.- Devolverá la documentación para su posterior

corrección.

Encargado de recepción de solitud

de pago

5 Devuelve documentación, para continuar con la solicitud de pago- Encargado re recepción de solitud de pago devolverá

la documentación.- Si:

- El proceso tiene adjunto el Formulario de Orden de Pago a Proveedor o Rendición de gastos con Orden de Pago o Rendición de gastos, continua con la actividad Nº. 6

- El proceso tiene adjunto el Formulario de Solicitud de Fondos y no cancelo el cargo a rendir anterior, deberá realizar la rendición de gastos de los fondos asignados anteriormente para que posteriormente se otorgue adelantos con cargo a

Encargado de recepción de Solitud de Pago/Solicitante

60

rendir cuenta.- El proceso tiene adjunto el Formulario de

Solicitud de Fondos y cancelo el cargo a rendir anterior, continua con la actividad Nº 7.

6 Ingresa y registra proceso- Registrar en el cuaderno de registro de solicitudes de

pago el formulario de Orden de Pago según corresponda, pago de proveedor o reposición de fondos.

- Ingresa en el cuaderno la siguiente información:- Fecha- Nombre del cotizador (solicitante)- Monto- Indica la documentación de respaldo.- Firma cuaderno de registro.

Solicitante

7 Llena formulario por rendir- Solicita el Formulario por Rendir.- Llena formulario con los datos solicitados.- Adhiere el formulario atrás del Formulario Orden de

Pago.

Solicitante

8 Ingresa y registra proceso- Registrar en el cuaderno de registro de solicitudes de

pago el formulario de Orden de Pago según corresponda, pago de proveedor o reposición de fondos.

- Ingresa en el cuaderno la siguiente información:- Fecha- Nombre del cotizador (solicitante)- Monto- Indica la documentación de respaldo.

Firma cuaderno de registro.

Solicitante

Proceso de pago a proveedorNº DESCRIPCION RESPONSABLE(S)1 Revisa Ordenes de Pago

- Revisa Órdenes de Pago con cheques listos para entregar a proveedor.

Responsable de Pago

2 Notifica al cotizador de pago a proveedor- Toma contacto con el cotizador para solicitar la

autorización de pago al proveedor.- Si:

- El bien comprado fue entregado, continua con la actividad No. 4.

- El bien comprado no fue entregado, continua con la

Responsable de Pago

61

actividad No. 33 No procede al pago

- Indica los motivos para no proceder con el pago respectivo.

Cotizador

4 Procede con el pago- Autoriza y si fuera necesario, indica el proceso para

proceder con el pago respectivo.- De necesitar documentación específica, debe solicitar al

responsable de pago.

Cotizador

5 Se contacta con el proveedor- Procede a contactarse con el proveedor para coordinar el

pago a proveedor.- Si

- El proveedor viene a recoger el cheque, continua con la actividad No. 6.

- El proveedor no recoge cheque, continua con la actividad No. 7.

Responsable de Pago

6 Coordina con el proveedor- Revisa que la documentación (factura y nota de entrega)

está completa. En caso de faltar documentación debe notificar al proveedor, para que sea entregada en el momento del pago.

- Informa al proveedor de que su pago está listo.- Solicita y coordina una fecha de pago, continua con la

actividad No. 8.

Responsable de Pago

7 Envían a realizar pago- Revisa que la documentación (factura y nota de entrega)

está completa. En caso de faltar documentación debe notificar al proveedor, para que sea entregada en el momento del pago.

- Coordina con una persona de oficina para realizar el pago, continua con la actividad Nº. 8.

Responsable de Pago

8 Solicita documentación al proveedor- Solicita al proveedor Carnet de Identidad.- Si:

- Faltara la factura solicita al proveedor.- Faltara la nota de entrega deberá solicitar al

proveedor.

Responsable de Pago

9 Entrega de documentación- Entregará toda la documentación solicitada por el

responsable del pago.Proveedor

10 Revisa documentación- Se asegura que la factura y la nota de entrega estén

selladas por el proveedor.

Responsable del Pago

62

- Saca una fotocopia del carnet de identidad del proveedor.- Si:

- Falta documentación, continua con la actividad No. 11.

- No falta documentación, continua con la actividad 12.

11 No procede el pago- Notificara las razones que le impiden proceder con el

pago.


12 Solicita firmas y sellos- Indica al proveedor la documentación que debe firmar y

sellar, para proceder con el pago.


13 Proveedor firma documentación- Proveedor debe firma y sellar el Formulario de Orden de

Pago y la fotocopia del cheque en constancia de conformidad y entrega del cheque

Proveedor

14 Archiva documentación- Adjunta al proceso la documentación firmada por el

proveedor.- Se asegura que la documentación tenga todas las firmas

respectivas y luego archivarla en la carpeta respectiva.


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