PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALwebdav.superservicios.gov.co:8080/content/download... · de mejora...

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Proceso Gestión Administrativa Subproceso Gestión Documental Código GD-PG-001 Versión 08

NOVIEMBRE, 2017


Página 2 de 26

TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES. ........................................................................................... 4 1.1. INTRODUCCIÓN. ................................................................................................. 4 1.2. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................. 4

1.3. ALCANCE ............................................................................................................. 4 1.4. OBJETIVOS .......................................................................................................... 5

1.4.1. Objetivo General ............................................................................................... 5 1.4.2. Objetivos Específicos ....................................................................................... 5

1.5. PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO .......................................................................... 5

1.6. MARCO LEGAL .................................................................................................... 5 1.7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD .................................... 7

1.7.1. Normativo ......................................................................................................... 7 1.7.2. Económicos y presupuestales .......................................................................... 7 1.7.3. Administrativos ................................................................................................. 7 1.7.4. Tecnológicos ................................................................................................... 10 1.7.5 Gestión del cambio ......................................................................................... 10

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ............ 10 2.1. PLANEACIÓN ..................................................................................................... 11 2.2. PRODUCCIÓN Y RECEPCIÓN DOCUMENTAL ................................................ 12 2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE ........................................................................................ 13 2.4. ORGANIZACIÓN ................................................................................................ 14

2.5. TRANSFERENCIAS ........................................................................................... 14

2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................... 15

2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ................................................................... 16 2.8. VALORACIÓN ..................................................................................................... 16

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .... 17 4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS .................................................................................... 17

4.1. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ............................ 17

4.1.1. Introducción .................................................................................................... 17 4.1.2. Objetivo .......................................................................................................... 17 4.1.3. Alcance: .......................................................................................................... 18 4.1.4. Beneficios ....................................................................................................... 18 4.1.5. Metodología .................................................................................................... 18

4.1.6. Recursos Humanos ........................................................................................ 18 4.1.7. Implementación del programa: ....................................................................... 18

4.2. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .................. 19

4.2.1. Introducción .................................................................................................... 19

4.2.2. Objetivo .......................................................................................................... 19 4.2.3. Alcance ........................................................................................................... 19 4.2.4. Beneficios ....................................................................................................... 19

4.2.5. Metodología .................................................................................................... 19 4.2.6. Recursos Humanos ........................................................................................ 19

4.2.7. Implementación del programa ........................................................................ 19 4.3. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA ...................................................................... 20

4.3.1. Introducción .................................................................................................... 20

4.3.2. Objetivo .......................................................................................................... 20 4.3.3. Beneficios ....................................................................................................... 20 4.3.4. Metodología .................................................................................................... 20 4.3.5. Recursos Humanos ........................................................................................ 20

4.3.6. Implementación del programa ........................................................................ 20 4.4. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES ............................................... 20

4.4.1. Introducción .................................................................................................... 20

4.4.2. Objetivo .......................................................................................................... 20 4.4.3. Alcance ........................................................................................................... 20 4.4.4. Beneficios ....................................................................................................... 21 4.4.5. Metodología .................................................................................................... 21 4.4.6. Recursos Humanos ........................................................................................ 21

4.4.7. Implementación del programa ........................................................................ 21


Página 3 de 26

4.5. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ..................................................... 21

4.5.1. Introducción .................................................................................................... 21 4.5.2. Objetivo: ......................................................................................................... 21 4.5.3. Alcance: .......................................................................................................... 21 4.5.4. Beneficios ....................................................................................................... 21 4.5.5. Metodología .................................................................................................... 21

4.5.6. Recursos Humanos ........................................................................................ 22 4.5.7. Implementación del programa: ....................................................................... 22

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE LA ENTIDAD .............................. 22 6. CRONOGRAMA .......................................................................................................... 23


Página 4 de 26

1. ASPECTOS GENERALES. 1.1. INTRODUCCIÓN. En respuesta a las necesidades de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios frente a los nuevos paradigmas de la información, la administración y la gestión de los documentos, se presenta el Programa de Gestión Documental como un instrumento archivístico con las estrategias que permiten a corto, mediano y largo plazo, la aplicación de procedimientos y la implementación de programas específicos de la gestión documental, con el fin de permitir el acceso a la información pública. El Programa de Gestión Documental se convierte en uno de los instrumentos para la ejecución de los planes, programas y proyectos, de una gestión de la calidad, eficiente y eficaz, que satisfaga los requerimientos de sus clientes y por consiguiente el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad, al optimizar los procesos con la organización de los documentos de manera consistente y uniforme durante todo su ciclo de vida. 1.2. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios está comprometida con la gestión documental y para ello realiza actividades enfocadas a la correcta administración física y electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación, sirviendo de base para la toma de decisiones y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos misionales. Para ello cuenta con un grupo humano interdisciplinario que aporta las mejores prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de nuestros actos y la atención oportuna a los requerimientos de la ciudadanía. 1.3. ALCANCE

El Plan Estratégico Sectorial 2015 – 2018 define como uno de sus objetivos “Potencializar el desempeño institucional y la estructura organizacional, con énfasis en el mejoramiento procedimental, innovación y competencias del talento humano” y para el logro de este objetivo los procesos de apoyo de la entidad deben trabajar con metas que permitan el mejoramiento de sus procedimientos para así contribuir a que la entidad atienda efectiva, eficaz y eficientemente los requerimientos de los clientes y de los grupos de interés. A través del Programa de Gestión Documental se aporta al logro del mencionado objetivo al establecer los parámetros que permiten optimizar las actividades necesarias para la administración y conservación de los documentos producidos y recibidos por la entidad, aplicando la normatividad archivística, garantizando así la integridad y conservación de la información durante todo su ciclo vital, lo cual tiene un impacto positivo en la toma de decisiones de la entidad. En este orden de ideas, el Programa de Gestión Documental de la SSPD se deberá integrar al Plan de Acción de la entidad con el fin de llevar a cabo las actividades planteadas conforme en este para su implementación. El Programa de Gestión Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, aplica para la información física, electrónica, digital y en cualquier soporte en el corto, mediano y largo plazo. Las actividades del Subproceso de Gestión Documental documentadas en el Programa de Gestión Documental se encuentran bajo la dirección de la Secretaría General de la entidad, por su parte la Dirección Administrativa, a través del Grupo de Gestión Documental y Correspondencia, es responsable de la implementación del Programa, para lo cual deberá socializar y capacitar a los colaboradores de la entidad, en coordinación con la Oficina de Informática se realizarán las acciones de mejora al Sistema de Gestión Documental ORFEO para dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la gestión electrónica de documentos, entre otras y con la Oficina de Planeación se articulará el PGD al Sistema integrado de gestión y mejora, SIGME, así como también se realizarán las acciones concernientes para la implementación de la Ley 1712 de 20141.

1 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública.


Página 5 de 26

1.4. OBJETIVOS 1.4.1. Objetivo General Fortalecer la Gestión Documental en la Superservicios a través de un instrumento archivístico en el que se establezcan estrategias claras, precisas y medibles, a corto, mediano y largo plazo, que garanticen la seguridad, conservación y preservación de la información, del patrimonio documental de la entidad y su acceso al ciudadano. 1.4.2. Objetivos Específicos

Definir y consolidar los lineamientos para el desarrollo del Programa de Gestión Documental identificados desde la planeación, producción y recepción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de documentos, preservación a largo plazo y la valoración documental

Crear o actualizar, controlar y/o evaluar los procedimientos, instructivos y programas específicos, que, articulados con el Sistema Integrado de Gestión y Mejora, SIGME, y con los planes de acción de la entidad, garanticen la eficiencia de las actividades del subproceso de Gestión Documental

Consolidar y armonizar el programa de gestión documental con la normativa archivística vigente.

Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procesos, procedimientos y funciones de la Superintendencia.

Optimizar el programa de gestión documental incorporando buenas prácticas, estándares de gestión y tecnologías de la información en los procedimientos de la gestión documental de la entidad.

Fortalecer la seguridad, preservación y disposición final de la información de los archivos de la entidad, para garantizar su confidencialidad y acceso oportuno.

1.5. PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, como instrumento archivístico está destinado a los siguientes usuarios:

A. Usuarios Externos

Ciudadanía en general, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

Sujetos de vigilancia por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en sus diversas formas en general como potenciales destinatarios de derechos que pretendan ejercer a través de los mecanismos de participación ciudadana.

Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental.

B. Usuarios Internos

Funcionarios y contratistas de los procesos de la Superintendencia.

Comité de Desarrollo Administrativo. 1.6. MARCO LEGAL

De conformidad con los artículos 8, 15 y 74 de la Constitución Política de Colombia, es obligación del Estado y de las personas,” (...) proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación (...)”; “(...) conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”; y “(...) acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley (...)”. En desarrollo de este mandato constitucional, la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, establece las reglas y principios que regulan la función archivística del estado señalando en su Título V - Gestión de Documentos -, que es obligación de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas aplicando los principios y procesos archivísticos.


Página 6 de 26

El Archivo General de la Nación en el artículo 3 del Acuerdo 060 del 30 de Octubre de 2001, señala que “Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos”. Así mismo, la Ley 1712 de 2014 en su artículo 15, señala la obligatoriedad de los sujetos obligados para adoptar el Programa de Gestión Documental “Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. Posteriormente, el Decreto 1080 de 2015 define el Programa de Gestión Documental como “el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar, la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente y eliminación”, y lo clasifica como un instrumento archivístico y de gestión de la información pública, que debe obedecer a una estructura normalizada y armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional. Ahora bien, el artículo 370 de la Constitución Política dispone, que “...corresponde al Presidente de la República señalar, con sujeción a la ley, las políticas generales de administración y control de eficiencia de los servicios públicos domiciliarios y ejercer por medio de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, el control, la inspección y vigilancia de las entidades que los presten”, mientras que el artículo 367 determina que: “La ley fijará las competencias y responsabilidades relativas a la prestación de los servicios públicos domiciliarios, su cobertura, calidad y financiación, y el régimen tarifario que tendrá en cuenta además de los criterios de costos, los de solidaridad y redistribución de ingresos”. En desarrollo de este precepto constitucional, el legislador expidió la Ley 142 de 1994, en cuyo artículo 75, determinó que las funciones presidenciales de control, inspección y vigilancia de las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios, estarían en cabeza de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, y en el artículo 79 de la citada ley, modificado por el artículo 13 de la ley 689 de 2001, determinó de manera específica las funciones a cargo de esta entidad, las cuales posteriormente se consagraron en el artículo 5° del Decreto 990 de 2002. Sobre el particular vale precisar, que si bien el artículo 76 de la Ley 142 citada, creó la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios como un organismo de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonial, adscrita al Ministerio de Desarrollo Económico, con la expedición del Decreto 1363 de 2000, derogado por el Decreto 195 de 2004, por el cual se modificó la estructura del Departamento Nacional de Planeación, el Gobierno Nacional determinó que este Departamento tendría a su cargo la orientación del ejercicio de las funciones de las entidades adscritas y vinculadas al mismo, dentro de las cuales se incluyó a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, como adscrita. Actualmente, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios fundamenta su estructura en la Ley 142 de 1994 y los Decretos 990 y 991 de 2002. La fuente de su presupuesto son los recursos propios, derivados de la tarifa de contribución especial que liquida y cobra a las empresas vigiladas y hace presencia en con las Direcciones Territoriales de Centro, Norte, Occidente, Sur Occidente y Oriente. El Decreto 990 de 2002, en el artículo 22, numeral 16, le asigna a la Dirección Administrativa la función de “Asesorar a todas las dependencias de la entidad, en el manejo y organización de la documentación de conformidad con las disposiciones que rigen al respecto” y a través de la Resolución 1080 de 2004, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios crea el Grupo Centro de Gestión Documental y Correspondencia, con la finalidad de desarrollar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Por otra parte, mediante Resolución 20131300016575 se conforma el Comité de Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios “con el fin de


Página 7 de 26

liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo integrado de planeación y Gestión de la entidad, instancia en el que discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo integrado de planeación y gestión… “ 1.7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

1.7.1. Normativo

La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios aplica el marco normativo archivístico, los estándares nacionales e internacionales, la normativa que garantiza los derechos de los ciudadanos y la normativa interna que regula la gestión documental en la entidad, información contenida en el normograma que se encuentra publicado en el SIGME proceso Gestión Administrativa. 1.7.2. Económicos y presupuestales

Para la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios gestionará los recursos necesarios para tal fin, a través de las siguientes acciones:

Establecer e incluir anualmente en el Plan de Acción de la entidad las actividades necesarias para ajustar e implementar el PGD en la Entidad

Identificar los recursos necesarios para ejecutar las actividades establecidas en el Plan de Acción relacionadas con el PGD.

Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones los recursos de inversión o de funcionamiento requeridos para la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental de la Entidad.

Para el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Documental se deberá contar con el apoyo de la alta dirección para destinar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades planteadas y las estrategias que se promuevan para la correcta administración de los documentos físicos y electrónicos. 1.7.3. Administrativos Mediante resolución 20131300016575 del 31 de mayo de 2015, se conformó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, y se establecen los equipos de trabajo temáticos, los cuales tienen como objetivo presentar propuestas y estrategias de operación para la implementación y sostenibilidad de la política correspondiente en cada una de las áreas; los asuntos de la gestión documental de la entidad se encuentran asignados al Equipo de Eficiencia Administrativa, el cual se encuentra conformado por:

EQUIPO DE TRABAJO TEMÁTICO

LÍDER EQUIPO Y/O

RESPONSABLE COMPONENTE

Eficiencia Administrativa

Secretario General

Jefe Oficina de Planeación Jefe Oficina de Informática Secretario General Director Administrativo Coordinador Grupo de Gestión Documental

Gestión de Calidad Eficiencia Administrativa Racionalización de Trámites Modernización Institucional Gestión de Tecnología de Información y Comunicaciones Gestión Documental

Considerando que el Comité de Desarrollo Administrativo a través del equipo de trabajo temático de Eficiencia Administrativa, presenta propuestas y estrategias de operación para la implementación y sostenibilidad de la política correspondiente a la Gestión Documental de la entidad, se relacionan a continuación las responsabilidades de cada una de las áreas que conforman el equipo, relacionadas con la administración y gestión de documentos:


Página 8 de 26

Secretaría General: El art. 16 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, establece que “Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos…” Así mismo, de conformidad con el art. 2.8.2.5.4 del Decreto 1080 de 2015, corresponde al Secretario General, a través de las oficinas de archivo de la entidad, coordinar los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos, lo anterior teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización. Finalmente, mediante el art. 21 del Decreto 990 de 2002, se le asigna la función de dirigir, coordinar y controlar las funciones de la Dirección Administrativa. Dirección Administrativa: A través del artículo 22 del Decreto 990 de 2002 se asigna a la Dirección Administrativa las siguientes funciones relacionadas con la administración y gestión de documentos: “(…) 10. Custodiar, mantener actualizado y sistematizado el archivo de las hojas de vida del personal de la Superintendencia. (…) 16. Asesorar a todas las dependencias de la entidad, en el manejo y organización de la documentación de conformidad con las disposiciones que rigen al respecto. 17. Organizar y controlar la prestación de los servicios públicos, mensajería, fotocopiado, publicaciones y suscripciones. 18. Clasificar, distribuir y realizar el seguimiento de la correspondencia de la Superintendencia y manejar el sistema de información administrativo.”

Oficina Asesora de Planeación: El artículo 12 del Decreto 990 de 2002 establece las siguientes funciones a la Oficina Asesora de Planeación: “1. Asesorar al Superintendente en la formulación de las políticas y el diseño de los planes y programas que deba desarrollar la entidad. 2. Coordinar la elaboración del direccionamiento estratégico de la entidad y su coherencia con las políticas sectoriales.

(…) 4. Dirigir, diseñar, implantar y mantener actualizado el Plan de Mejoramiento de Calidad de la

Superintendencia, definir los indicadores de gestión de la entidad y realizar su seguimiento. 5. Elaborar, con sujeción al Plan Nacional de Desarrollo y en coordinación con las dependencias, el Plan Indicativo Anual –PIA– de la entidad, los programas y proyectos que se requieran para el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia, realizar el seguimiento y proyectar los ajustes necesarios. (…) 9. Realizar estudios y presentar propuestas sobre la organización y desarrollo administrativo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la gestión y métodos de trabajo.”


Página 9 de 26

Oficina de Informática: La Oficina de Informática frente a la gestión documental administra el Sistema de Gestión Documental ORFEO, controlando la creación de perfiles, permisos y creación de dependencias en el sistema. De igual manera y bajo la administración de los documentos electrónicos responde por la seguridad informática y copias de seguridad de la documentación administrada por el sistema. Los profesionales de la Oficina Informática realizan los cambios de diseño del sistema a partir de las solicitudes de los usuarios pre-aprobadas por el Grupo de Gestión Documental. La asistencia técnica y solución de problemas relacionadas con el sistema ORFEO le corresponde a la Oficina de Informática, coordinando con el Grupo de Gestión Documental la inducción y re inducción a los funcionarios sobre el uso del sistema ORFEO. Grupo de Gestión Documental. Mediante la Resolución 1080 de 2004 se le asignan, entre otras, las siguientes funciones al Grupo Centro de Gestión Documental y Correspondencia:

a. Suministro de la información del área de los servicios públicos mediante el manejo del Centro de Documentación, conservando los documentos bibliográficos y archivísticos de la entidad.

b. Mantener actualizada la información de los documentos gestionados en el sistema ORFEO, lo que implica el control de procedimientos de radicación, digitalización de documentos, control de consecutivos y aprobación de anulaciones de documentos.

c. Ejecutar las actividades relacionadas con la organización del archivo central de la entidad. d. Apoyar a todas las dependencias de la entidad en el manejo y organización de la

documentación. e. Administrar y proteger la integridad de los documentos puestos bajo la custodia del archivo

central. f. Coordinar lo referente a transferencias documentales, trámites y demás asuntos

administrativos que deban surtirse con el Archivo General de la Nación. g. Elaborar o programar la elaboración o actualización de las Tablas de Retención Documental

y/o Tablas de Valoración Documental para dar la respectiva aplicabilidad en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

h. Implementar el uso de nuevas tecnologías para la preservación de los documentos y agilizar la consulta de los mismos.

i. Controlar y administrar la correspondencia interna y externa que se recibe, produce y envía por la entidad. El recurso humano que conforma el Grupo Centro de Gestión Documental y Correspondencia tiene entre sus responsabilidades:

Profesionales de Archivo. Los profesionales de archivo prestan asistencia técnica a las dependencias sobre el manejo de los archivos, así como apoyan las jornadas de capacitación, inducción y reinducción a los funcionarios que ingresan a la entidad, en el sistema y los procesos de gestión documental que se deben aplicar. Asimismo, es responsabilidad de los profesionales del Grupo la administración de la Tabla de Retención Documental y deben atender las solicitudes que se presenten relacionadas con modificaciones de Tablas de Retención Documental. Funcionarios y contratistas Grupo Gestión Documental Responsables de la ejecución de las actividades archivísticas (radicación, envío, organización, conservación) que dan cumplimiento a la normatividad respectiva emitida por el gobierno nacional y las normas internas aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Es importante señalar que además de las dependencias que conforman el equipo temático de Eficiencia Administrativa, de conformidad con el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es responsabilidad de todos los servidores públicos:


Página 10 de 26

“5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.” Por lo anterior, todos los funcionarios y contratistas de la entidad son responsables de la documentación generada, recibida y producida en desarrollo de las funciones que ejecuta, debiendo aplicar correctamente de la Tabla de Retención Documental en la tipificación de documentos y creación de expedientes en la dependencia. Así mismo, les corresponde a los jefes de las dependencias implementar mecanismos de verificación del cumplimiento de la organización de los archivos de gestión, la correcta tipificación, conformación de expedientes y aplicación de los parámetros establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad. 1.7.4. Tecnológicos

La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios cuenta con el Sistema de Gestión Documental ORFEO, herramienta de Gestión Documental desarrollada por la SSPD en el año 2003, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier documento recibido o producido por la Entidad a través del sistema. Orfeo permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como tóners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos. Por otro lado, para dar cumplimiento a la normatividad vigente en temas como el acceso a la información, manejo de datos personal y en general sobre seguridad y preservación de los documentos digitales a largo plazo se requiere el apoyo de la Oficina de Informática, con el fin de alinear el Sistema de Gestión Documental ORFEO con esta temática, generando políticas y estrategias sobre necesidades planteadas. 1.7.5 Gestión del cambio

Se requieren desarrollar actividades que promuevan el acercamiento hacia los funcionarios con el fin de permitir la aceptación de las estrategias planteadas y fortalecer las competencias de los funcionarios en los nuevos retos que acompañan las TIC´s.

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL La Gestión documental se basa en un conjunto de procesos fundamentados en normas que regulan las prácticas documentales. La normativa aplicable a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios se puede consultar en el Sigme en el normograma del proceso Gestión Administrativa. Partiendo de la normativa archivística vigente y de las necesidades de la entidad se establecen los lineamientos, administrativos y tecnológicos para la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, acompañados de procesos, subprocesos, procedimientos y por una serie de actividades que deben ejecutarse para el aseguramiento de la gestión documental en la entidad. Los lineamientos con los cuales se desarrolla el programa de gestión documental son:

Planeación

Producción y recepción documentales

Gestión y trámite

Organización

Transferencias

Disposición de documentos

Preservación a largo plazo

Valoración


Página 11 de 26

A continuación, se describen los aspectos/criterios, las actividades a desarrollar y el tipo de requisito

clasificado como: Administrativo A, Legal L, Funcional F y Tecnológico T, por cada Lineamiento:

Administrativo A Legal L Funcional F Tecnológico T

Necesidades cuya solución implica actuaciones organizacionales propias de la Concesión.

Necesidades recogidas explícitamente en normativa y legislación.

Necesidades que tienen los usuarios en la gestión diaria de los documentos.

Necesidades en cuya solución interviene un importante componente tecnológico.

2.1. PLANEACIÓN

“Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y el diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomáticos y sus registros en el sistema de gestión documental”. 2

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Administración Documental

Actualizar el Programa de Gestión Documental (PGD), acorde con las necesidades de la entidad.

√ √

Presentar el PGD al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, para su aprobación.

√

Publicar e implementar el Programa de Gestión Documental (PGD).

√ √ √ √

Actualizar el Plan Institucional de Archivos (PINAR), acorde con las necesidades de la entidad.

√ √

Presentar el PINAR al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, para su aprobación.

√

Publicar e implementar el Plan Institucional de Archivos (PINAR)

√ √ √ √

Actualizar y publicar los instrumentos Banco terminológico, Tabla de control de Acceso y Modelo de requisitos.

√ √

Elaborar y Publicar los Programas específicos definidos:

√ √ √ √

Programa de documentos vitales o esenciales.

Programa de gestión de documentos electrónicos.

Programa de reprografía.

Programa de Documentos Especiales.

Plan de Capacitación Institucional.

Actualizar los instructivos del Subproceso de Gestión documental, de acuerdo a la necesidad.

√ √

2 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Decreto 1080 (del 26 de mayo 2015). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector cultura. Art Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión documental Bogotá D.C.: Archivo General de

la nación, 2015. 263 p.


Página 12 de 26

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Actualizar y publicar los instrumentos de gestión de información pública, de conformidad con la Ley de trasparencia y de acceso a la información, Ley 1712 de 2014 (Registro de Activos de Información, índice de información clasificada y reservada, esquema de publicación de información.

√ √

Directrices para la creación y diseño de documentos

Seguir lo descrito en la normatividad, las necesidades de la entidad y el procedimiento para la administración y control de la documentación MC-P-002.

√

Mecanismos de autenticación

Implementar y estandarizar el uso de la firma digital y mecánica en el Sistema de Gestión Documental Orfeo, para administrar documentos y expedientes electrónicos.

√ √ √

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA

Solicitar la implementación de los niveles de clasificación según la Ley 1712 del 2014 en el Sistema Orfeo.

√ √ √ √

Definir estrategias y políticas que permitan el fortalecimiento del SGDEA.

√ √ √ √

Seguridad de la Información

Elaborar el procedimiento para la gestión de usuarios, roles y perfiles definidos en el Sistema de Gestión Documental Orfeo.

√ √

Armonizar de Políticas de Seguridad e instrumentos de acceso a la información con Gestión Documental.

√ √ √ √

Tipo de requisito: A=Administrativo, L=Legal, F=Funcional, T=Tecnológico

Procedimientos.

• Circular Interna 20161000000064 Referente Estratégico SSPD 2017- 2018

• Análisis acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento” MC – F – 008.

• Procedimiento para la administración y control de la documentación MC-P-002.

• Procedimiento gestión del riesgo MC-P-003. • Instructivo firma digital y mecánica GD-I-008.

2.2. PRODUCCIÓN Y RECEPCIÓN DOCUMENTAL

“Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.”3

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES Tipo de

Requisito

A L F T

Estructura de los documentos

Generar documentos utilizando las plantillas de la entidad publicadas en el Sistema Integrado de Gestión SIGME.

√ √

3 Ibíd.


Página 13 de 26

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Establecer el tratamiento de los datos personales en los documentos que aplique. (Ley 1581/2012).

√ √ √ √

Forma de producción o ingreso

Recepcionar documentos por los medios establecidos por la Entidad: Ventanilla, correo electrónico, página web, fax, personal.

√ √ √

Permitir el ingreso o producción de los documentos través del SGD - Orfeo.

√ √ √

Área competente para el trámite

Diseñar y/o actualizar los mecanismos de control para la entrega de los documentos físicos por parte de las diferentes al área de Gestión Documental.

√

Disponer de las herramientas necesarias para la digitalización de la información.

√ √ √


Procedimientos. • Instructivo producción y recepción documental.

• Manual de Estilo para comunicaciones oficiales, CO-M-001.

• Circular 201150000000084 pausas y requisitos para el manejo documental.

• Resolución 20101300043985 autorización firmas para correspondencia oficial.

2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE

“Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el control y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.”4

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Registro y distribución de documentos

Estandarizar y normalizar en cada una de las sedes la radicación y distribución de los documentos.

√ √

Acceso y consulta Actualizar y aplicar la tabla de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derecho y restricciones de acceso y seguridad aplicadas a los documentos.

√ √ √ √

Control y seguimiento Realizar el seguimiento a las comunicaciones oficiales de la Entidad.

√ √


Procedimientos. • Instructivo gestión y trámite documental. • Circular interna 201350000000024 modificación del número de

copias exigidas en el proceso de envió documental.

4 Ibíd.


Página 14 de 26

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

• Circular 20130000000384 uso adecuado del servicio correo certificado.

• Circular interna 20105000000084 tipificación y archivo de documentos en el sistema ORFEO.

• Circular interna 20135000000264 clases de correo para envío de documentos.

• Circular interna 20165000000054 Radicación de correspondencia recibida por la Entidad.

2.4. ORGANIZACIÓN

“Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.”5

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Organización Administrar Tablas de Retención Documental - TRD en el Sistema de Gestión Documental.

√ √ √ √

Clasificar los documentos de acuerdo a las TRD de cada dependencia, asignando la tipificación y expediente respectivo, manteniendo así el vínculo con el trámite y el proceso que le dio origen.

√ √ √

Ordenación Conformar los expedientes físicos, electrónicos o híbridos acorde con el instructivo de organización.

√ √ √

Descripción Elaborar los Inventarios documentales en el formato establecido.

√ √

Fortalecer el uso adecuado de metadatos en el Sistema de Gestión Documental Orfeo.

√ √ √ √


Procedimientos. • Instructivo organización documental.

Instrumentos • Cuadro de Clasificación Documental. • Tabla de Retención Documental. • Formato único de Inventario Documental GD-F-006. • Esquema de Metadatos. • Circular Interna No 20175000000014 Creación, organización y cierre de expedientes.

2.5. TRANSFERENCIAS

“Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos en las fases de archivo, verificando la estructura, la validación de formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formatos, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.”6

ASPECTO/CRITERIO ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Preparación y validación de la Transferencia

Establecer un cronograma para las transferencias primarias y secundarias. √ √

5 Ibíd. 6 Ibíd.


Página 15 de 26

ASPECTO/CRITERIO ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Realizar el cierre de los expedientes en el Sistema de Gestión Documental Orfeo. √ √ √

Aplicar los tiempos de Retención definidos em las TRD. √ √ √

Establecer lineamientos para las transferencias de los documentos electrónicos. √ √ √

Migración, refreshing, emulación o conversión

Definir lineamientos para la Migración, refreshing, emulación o conversión de los documentos electrónicos, según sea el caso. √ √ √ √

Metadatos

Establecer lineamientos para la transferencia de metadatos. √ √ √ √


Procedimientos. • Instructivo organización documental. • Instructivo trasferencia documental.

Instrumentos • Entrega y Recibo de Transferencias Documentales GD-F-003. • Formato único de inventario GD-F-006.

2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

“Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental”7.

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Directrices generales Aplicar las Tablas de Retención Documental o de Valoración Documental, según el procedimiento de disposición final descrito en estas.

√ √ √

Conservación total, Selección y Microfilmación y/o Digitalización

Implementar el Plan de conservación y Plan de preservación Digital a largo plazo.

√ √ √

Establecer plan de Trabajo para aplicar Selección y Microfilmación y/o Digitalización, según sea el caso.

√ √ √ √

Eliminación Definir los lineamientos para la eliminación de los documentos acorde con la normatividad vigente.

√ √ √

Elaborar actas de eliminación GD-F-31.

√ √


Procedimientos. • Instructivo disposición de documentos.

7 Ibíd.


Página 16 de 26

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Instrumentos • Acta de eliminación GD-F-31. • Tablas de Retención Documental. • Tablas de Valoración Documental.

2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento”8.

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Sistema Integrado de Conservación SIC

Elaborar la política de preservación a largo plazo de los documentos

√

Ajustar documento Sistema Integrado de Conservación y presentar para aprobación.

√ √

Socializar e Implementar el Plan de conservación y el Plan de Preservación digital a largo plazo para la Superservicios.

√ √ √ √

Establecer los requerimientos físicos y tecnológicos para la conservación de los documentos para la Superservicios.

√ √ √ √


Procedimientos. • Plan Sistema Integrado de Conservación

2.8. VALORACIÓN

“Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planeación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar el destino final (eliminación, conservación temporal o definitiva)”9.

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

Directrices generales Implementar todos los instrumentos de descripción que permitan garantizar la consulta y preservación de su información con Valores Primarios y Secundarios.

√ √

Aplicar las Tablas de Retención Documental TRD. √ √


Procedimientos. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). Para la Superservicios los criterios de valoración documental están

8 Ibíd. 9 Ibíd.


Página 17 de 26

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDADES

Tipo de Requisito

A L F T

basados en el análisis de la documentación, en relación con sus valores primarios: Administrativo, Contable, Legal, Fiscal, Técnico y secundarios: Histórico, Cultural o Científico; determinando si tienen importancia para la historia, la ciencia y la cultura.

Instrumentos • Tablas de Retención Documental. • Tablas de Valoración Documental.

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Implementación del Programa de Gestión Documental, deberá establecerse a corto, mediano y largo plazo, teniendo en cuenta las siguientes fases:

Imagen No.1 Fases de Implementación - PGD

Nota: El Programa de Gestión Documental de la Superservicios podrá actualizarse acorde a las necesidades de la Entidad o cuando por disposiciones normativas se requiera realizar ajustes.

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

4.1. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

4.1.1. Introducción

Los documentos vitales se conceptúan como aquellos que poseen un valor crítico para la entidad y

se consideran como únicos e irremplazables, por lo tanto, requieren especial cuidado a la hora de ser

conservados y preservados. Teniendo en cuenta que la Superservicios posee documentos con valor

vital o esencial crítico o que requieren un cuidado especial a la hora de ser conservados y

preservados, se establecerán actividades relacionadas con su identificación, evaluación,

recuperación y preservación.

4.1.2. Objetivo

Identificar, evaluar, recuperar y preservar los documentos de valor crítico para la entidad,

independiente de su soporte.


Página 18 de 26

4.1.3. Alcance:

Aplica a los documentos físicos y electrónicos identificados como vitales o esenciales previendo

ocurrencias de siniestro, fenómeno natural, daños biológicos, bio deterioro o humanos.

4.1.4. Beneficios

La identificación y protección de los documentos con información vital, permite que la

Superservicios continúe con sus funciones en condiciones de trabajo alteradas por un

fenómeno natural o siniestro.

“Conservar los documentos que protegen los derechos legales económicos y jurídicos que

afecten la misión de nuestra entidad”10.

4.1.5. Metodología

Identificar y elaborar un inventario de documentos vitales y esenciales de la Superservicios, en el que se describa Serie documental, el soporte en el que se encuentra, nombre de la oficina responsable, localización del almacenamiento, grado con el que la información debe ser protegida, frecuencia de consulta, protección existente y vulnerabilidad.

Hacer la valoración de los riesgos reales o potenciales de los documentos vitales de la entidad, en sus diferentes soportes y el impacto de su pérdida.

Establecer y/o implementar la Tabla de Control de Acceso de la información.

Identificar y/o definir los procedimientos o medios de protección de información y plan de contingencia implementados por la entidad, con respecto a los documentos vitales de la Superservicios.

Establecer los medios de protección, almacenamiento, preservación y conservación para los documentos Vitales de la Superservicios.

4.1.6. Recursos Humanos

El programa está en cabeza del Grupo Centro de Gestión Documental y de quienes asigne para su

apoyo y acompañamiento.

4.1.7. Implementación del programa:

PROGRAMAS ESPECÍFICOS

ACTIVIDAD PRODUCTO

PROGRAMA DE DOCUMENTOS

VITALES O ESENCIALES

Analizar y evaluar los riesgos reales o potenciales que pueden tener sobre, las funciones, las actividades y los documentos de la entidad.

Diagnóstico riesgos reales y potenciales documentos vitales o esenciales

Identificar y elaborar tabla de documentos vitales y esenciales de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios dicho inventario debe describirse de la siguiente manera Serie documental, el soporte en el que se encuentra, nombre de la oficina responsable, localización del almacenamiento, grado con el que la información debe ser protegida, frecuencia de consulta, protección existente y vulnerabilidad.

Tabla documentos vitales o esenciales

Establecer los medios de protección, almacenamiento, preservación y conservación para los documentos Vitales de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Política de protección de documentos vitales o esenciales.

10 FUENSANTA IBORRA, Botia. Programas de documentos vitales y de recuperación de documentos afectados por desastres en

archivos. EN: Revista ANABAD Murcia. No 10 (2010); p. 3 -10 ISSN-e 1888-2838.


Página 19 de 26

4.2. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS


Teniendo en cuenta que el documento electrónico es información generada, enviada, recibida,

almacenada o comunicada por medios ópticos o similares, y los avances tecnológicos en dispositivos

electrónicos, herramientas y medios de comunicación, se establecerán los aspectos a tener en

cuenta para la gestión y administración de los documentos que se producen de forma electrónica a

partir de la normativa archivística vigente.

4.2.2. Objetivo

Alinear la producción y uso de los documentos electrónicos de acuerdo con la normativa,

lineamientos de la gestión documental y directrices del Archivo General de la Nación garantizando la

autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información.

4.2.3. Alcance

Aplica a la producción y generación de documentos electrónicos en la Superservicios gestionados a

través del Sistema de Gestión Documental Orfeo.

4.2.4. Beneficios

Fortalecer el proceso de producción documental.

Cumplir con los requisitos Decreto 1080 del 2015.

Apoyar la estrategia de gobierno en línea.

Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso del mismo. 11

Disminuir costos de archivo en la reducción de aplicación de procesos técnicos de archivo a los documentos físicos.

Controlar la producción documental electrónica bajo los estándares que dicta el Ministerio de Tics.

Ahorrar tiempos en desplazamientos para el acceso a la información.

4.2.5. Metodología

Identificar y analizar los tipos documentales que se producen de manera electrónica y que se encuentran registrados en tablas de retención documental.

Elaborar parámetros para la producción de documentos electrónicos, aplicando los lineamientos descritos en las guías y manuales de Gobierno en Línea.

Socializar la información para aplicar los parámetros o lineamientos para su operación. 4.2.6. Recursos Humanos

El programa está en cabeza del Grupo Centro de Gestión Documental, con el apoyo de la Oficina de

Informática y de quienes se asignen.

4.2.7. Implementación del programa

PROGRAMAS ESPECIFICOS

ACTIVIDAD PRODUCTO

PROGRAMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Identificar los tipos documentales que se producen de manera electrónica.

Tabla Documentos Electrónicos

Definir lineamiento para la producción de documentos electrónicos.

Documento.

11 COLOMBIA. Decreto 19 de 2012 Nivel Nacional REGLAMENTADO POR EL DECRETO NACIONAL 1450 DE 2012.


Página 20 de 26

4.3. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA


La reprografía es un “conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel”12. La digitalización es un proceso que facilita la consulta o trasmisión de documentos por medios informáticos, en el caso de la Superservicios el sistema Orfeo permite visualizar los documentos digitalizados para el control y tramite documental. Mientas que la microfilmación es ejecutada para almacenar y conservar los documentos de archivo de valor histórico, científico o cultura de la entidad. Considerando que la microfilmación y la digitalización son algunos de los medios de reprografía

implementados en procesos de conservación y disposición documental, la Superservicios establecerá

los lineamientos para la digitalización como método de reprografía, teniendo en cuenta las

herramientas tecnológicas utilizadas en la entidad.

4.3.2. Objetivo

Definir los lineamientos para la reproducción de los documentos mediante el proceso de digitalización

con miras a la conservación y/o preservación de los documentos.

4.3.3. Beneficios

Reducción de costos en la administración documental

Reducción de espacios destinados al almacenamiento físico

Rapidez en la consulta de información

contribución en la disminución de consumo de papel 4.3.4. Metodología

Revisar y actualizar los lineamientos para la digitalización de documentos. 4.3.5. Recursos Humanos

El programa está en cabeza del Grupo Centro de Gestión Documental, con el apoyo de la Oficina de

Informática y de quienes se asignen.



ACTIVIDAD PRODUCTO

PROGRAMA DE REPROGRAFÍA

Elaborar el programa de reprografía para la superintendencia.

Documento

4.4. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES


Teniendo en cuenta que la Superservicios genera e ingresan documentos especiales, se

establecerán los lineamientos para su adecuado manejo y conservación en sus soportes

iconográficos, sonoros, audiovisuales, digitales, magnéticos o documentos con nuevos soportes.

4.4.2. Objetivo

Garantizar la preservación y conservación de los documentos especiales en sus diferentes soportes.

4.4.3. Alcance

Aplica a todos los documentos especiales identificados en la entidad.

12 COLOMBIA. Archivo General de la Nación, Banco terminológico. 2015,

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=243&/reprografa.


Página 21 de 26

4.4.4. Beneficios

Controlar y asegurar los diferentes soportes considerados especiales o consolidados como

documentos con nuevos soportes.

Conservación de la memoria histórica de la Superservicios 4.4.5. Metodología

Identificar los soportes documentales existentes en la entidad como especiales.

Realizar un análisis de estado de los documentos especiales.

Realizar el lineamiento para los documentos especiales.


El programa está en cabeza del Grupo Centro de Gestión Documental, y de quienes se asignen.



ACTIVIDAD PRODUCTO

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES

Identificar los soportes documentales existentes en la entidad como especiales.

Tabla de documentos especiales.

Realizar un análisis de estado de los documentos especiales.

Diagnóstico documentos especiales de la Superservicios.

Realizar el lineamiento para los documentos especiales.

Documento.

4.5. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN


Con el fin de lograr una cultura sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos en al interior de la Superservicios, Este plan deberá desarrollarse integralmente con el Grupo de Talento Humano de la Entidad quienes lideran el Plan Institucional de Capacitación. 4.5.2. Objetivo:

Fortalecer las habilidades y competencias de los funcionarios en temas de gestión documental.

4.5.3. Alcance:

Aplica para todos los funcionarios de la Entidad.

4.5.4. Beneficios

Mejorar la gestión de los documentos al interior de la Entidad.

Conocimiento por parte de los funcionarios de los procedimientos de Gestión Documental

Mayor dominio de las funcionalidades del Sistema de Gestión Documental.

Conservación de la memoria institucional a través del uso adecuado de las TRD.

Sensibilizar a los funcionarios sobre la importancia de la Gestión Documental.

4.5.5. Metodología

Se integrarán los temas de Gestión Documental en el Plan Institucional de Capacitación que

desarrolla la Entidad.


Página 22 de 26


El programa está en cabeza del Grupo Centro de Gestión Documental y de quienes asigne para su

apoyo y acompañamiento.

4.5.7. Implementación del programa:

PROGRAMAS ESPECÍFICOS

ACTIVIDAD PRODUCTO

PROGRAMA PLAN DE CAPACITACION DOCUMENTAL

Definir los temas a desarrollar en el plan de capacitación.

Cronograma de capacitación Establecer cronograma con el área de Talento Humano.

Realizar las capacitaciones en las fechas señaladas.

Controles de Asistencia

Desarrollar una campaña de sensibilización y divulgación en temas de Gestión Documental.

Campaña

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE LA ENTIDAD

El programa de Gestión Documental de la Superservicios se encuentra articulado con el Sistema Integrado de Gestión y Mejora SIGME disponible en: http://sigmecalidad.superservicios.gov.co. Dicho sistema se encuentra armonizado con el Sistema de Control Interno M.E.C.I y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. En el mapa de procesos de la Entidad se identifica el Subproceso de Gestión Documental dónde se encuentran los instructivos y las directrices generales para la implementación del PGD y desarrollo los procesos como se muestra a continuación:

Imagen No.2 mapa de procesos

Así mismo, como se planteó en el Plan Institucional de Archivos (PINAR) se requiere armonizar el Programa de Gestión Documental con los Planes y proyectos de la Entidad, entre los cuales: • Plan Estratégico Institucional A través del Programa de Gestión Documental se pretende apoyar los objetivos estratégicos:

Facilitar a los usuarios el acceso a la información.

http://sigmecalidad.superservicios.gov.co/


Página 23 de 26

Generar mecanismos de innovación para la gestión de la entidad.

• Plan Anual de Adquisiciones En el Plan Anual de Adquisiciones de la Superservicios se establecerá el presupuesto que requerirá el Programa de Gestión Documental para su implementación y seguimiento. • Plan Institucional de Capacitación

Se hace necesario la articulación del Plan Institucional de capacitación con el PGD con el fin de fortalecer las competencias de los funcionarios de la Superservicios en procedimientos archivísticos y en el Sistema de Gestión Documental (Orfeo), herramienta que facilita la gestión de los documentos al interior de la Entidad.

6. CRONOGRAMA Para la implementación del Programa de Gestión Documental de la Superservicios se establece el cronograma que se muestra a continuación:


Página 24 de 26

Actividad Responsable 2017 2018 2019 2020

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Actualizar el Programa de Gestión Documental (PGD), acorde con las

necesidades de la entidad.

Coordinador Grupo Centro de Gestión

Documental

Presentar el PGD al Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo, para su aprobación


Documental

Publicar e implementar el Programa de Gestión Documental (PGD).


Documental

Actualizar el Plan Institucional de Archivos (PINAR), acorde con las

necesidades de la entidad.


Documental

Presentar el PINAR al Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo, para su aprobación.


Documental

Publicar e implementar el Plan Institucional de Archivos (PINAR)


Documental

Revisión y ajuste de los instructivos del subproceso de Gestión

Documental


Documental

Convalidación de las TRD ante el Archivo General de la Nación


Documental


Página 25 de 26


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Aplicación de las TRD una vez convalidadas por el ente rector


Documental

Actualización y Publicación Tabla control de acceso y Banco

terminológico


Documental

2.PROGRAMAS ESPECÍFICOS

Elaboración del Programa de documentos vitales o esenciales.

Grupo de Gestión Documental y la

Oficina de Informática (SGI)

Implementación del Programa de documentos vitales o esenciales.



Elaboración del Programa de gestión de documentos electrónicos.

El Grupo de Gestión Documental y la

Oficina de Informática

Implementación del Programa de gestión de documentos electrónicos



Elaboración del Programa de reprografía.



Implementación del Programa de reprografía.




Página 26 de 26


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elaboración del Programa de Documentos Especiales


Implementación del Programa de Documentos Especiales



Plan de Capacitación


Documental / Grupo de Talento Humano

3.Acceso a la Información

Actualizar y publicar los instrumentos definidos en la Ley de trasparencia y de acceso a la información (1712 de

2014).



PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALwebdav.superservicios.gov.co:8080/content/download... · de mejora...

Documents

Transcript of PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALwebdav.superservicios.gov.co:8080/content/download... · de mejora...