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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

VIGENCIA 2020-2023

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO (P.I.N.A.R)

VIGENCIA 2020-2023

Gestión de la Información

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR

VERSIÓN 3 Código P-151-02

PERIODO DE EJECUCIÓN 2020

GESTIÓN DOCUMENTAL


VIGENCIA 2020-2023

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Aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño Marzo-2020 Elaborado: Gestión Documental Código PG-151-02 Versión 001 Daruma Documento vigente 2020-2023

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO- PINAR


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TABLA DE CONTENIDO

1 CONTEXTO ESTRATEGICO ............................................................................................................................. 4

2 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ............................................................................................................................ 4

2.1 OBJETIVO ESTRATÉGICO NO 1 .......................................................................................................................... 4 2.2 OBJETIVO ESTRATÉGICO NO. 2 ......................................................................................................................... 4 2.3 OBJETIVO ESTRATÉGICO NO.3 ......................................................................................................................... 4 2.4 OBJETIVO ESTRATÉGICO NO 4 .......................................................................................................................... 4 2.5 OBJETIVO ESTRATÉGICO NO.5 ......................................................................................................................... 5 2.6 POLITICAS ESTRATEGICAS ................................................................................................................................ 5

3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................................................. 5

4 MARCO NORMATIVO.................................................................................................................................... 7

5 MAPA DE PROCESOS ..................................................................................................................................... 8

6 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO ............................................................................................................... 9

6.1 IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL .................................................................................................... 9 6.2 DEBILIDADES ENCONTRADAS .......................................................................................................................... 9 6.3 OPORTUNIDADES .......................................................................................................................................... 10 6.4 AMENAZAS .................................................................................................................................................... 10

7 EJES ARTICULADORES ................................................................................................................................. 10

8 EVALUACION DE ASPECTOS CRITICOS ......................................................................................................... 11

9 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ....................................................................................................... 12

10 FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA ............................................................................................... 13

11 FORMULACION DE OBJETIVOS .................................................................................................................... 14

12 FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS................................................................................................... 16

13 MAPA DE RUTA........................................................................................................................................... 28

14 SEGUIMIENTO............................................................................................................................................. 28

15 GLOSARIO DE TERMINOS ............................................................................................................................ 28


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TABLA DE ILUSTRACIONES

Tabla 1. Situación actual ............................................................................................................. 9 Tabla 2. Identificación de aspectos críticos ........................................................................... 11 Tabla 3. Priorización de aspectos críticos .............................................................................. 12 Tabla 4. Ordenación de aspectos críticos .............................................................................. 13 Tabla 5. Formulación de objetivos .......................................................................................... 14 Tabla 6. Planes y proyectos asociados .................................................................................. 15 Tabla 7.Formulación de planes-1 ............................................................................................ 16 Tabla 8. Formulación de planes-2 ........................................................................................... 17 Tabla 9. Formulación de planes 3 ........................................................................................... 20 Tabla 10. Formulación de planes 4 ......................................................................................... 22 Tabla 11. Formulación de planes 5 ......................................................................................... 24 Tabla 12. Formulación de planes 6 ......................................................................................... 26


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INTRODUCCION

El Plan Institucional de Archivos – PINAR en la Red de Salud del Oriente E.S.E, es un instrumento concebido para direccionar la planificación, en sus distintas dependencias en materia de gestión de documentos y administración de archivos, acorde con lo establecido en la Ley 594 de 2000 -Ley General de Archivos-, que enmarca los lineamientos de las actividades que cada año deben llevarse a cabo para desarrollar y dar continuidad a la construcción de un sistema institucional de archivos, a lo largo del ciclo vital de los documentos, desde la planeación en su rol estratégico, articulada con los demás planes de la Entidad, en concordancia con lo exigido en el Artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. La Red de Salud del Oriente, entiende la necesidad de realizar el PINAR como una herramienta que consolida los planes, programas y proyectos de la función archivística de acuerdo con la necesidad de articular el plan estratégico a los demás planes de la entidad. Contribuyendo de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficacia y el acceso a los documentos. La entidad ha identificado los aspectos críticos y las oportunidades de mejora, con unos planes y proyectos propuestos para minimizar los riesgos asociados a la perdida de la información, mediante un trabajo dinámico de los funcionarios de la entidad, en los cuales se plantean metas a corto, mediano y largo plazo. En la formulación del plan para la siguiente vigencia, se identificaron nuevos aspectos críticos y se dejaron aquellos en los cuales ya venía trabajando la entidad a largo plazo


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1 CONTEXTO ESTRATEGICO

MISION

Somos una Empresa Social del Estado de baja complejidad, con talento humano competente, tecnología de punta, gestión institucional con enfoque en la mejora continua en sus procesos Misionales y Administrativos, para prestar servicios de Salud seguros y con calidad al paciente y su familia.

VISION

En el 2022 ser la Empresa Social del Estado líder en el suroccidente Colombiano por la excelencia en la prestación de servicios de Salud.

2 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

2.1 OBJETIVO ESTRATÉGICO No 1 Continuar con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el Mejoramiento Continuo en la Red de Salud del Oriente E.S.E

2.2 OBJETIVO ESTRATÉGICO No. 2 Fortalecer la actual oferta de servicios de salud respondiendo al perfil epidemiológico de nuestra población usuaria.

2.3 OBJETIVO ESTRATÉGICO No.3 Desarrollar acciones de detección temprana, protección específica y atención a enfermedades de atención en salud pública que impacten positivamente las condiciones de salud de la población del área de influencia de la entidad, acorde con las metas anuales definidas en el Plan Territorial de Salud de Santiago de Cali 2.016 - 2.019.

2.4 OBJETIVO ESTRATÉGICO No 4 Fortalecer la gestión de los procesos de dirección y de apoyo de la empresa, consolidando la ESE Oriente como una empresa rentable social y económicamente

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO- PINAR


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2.5 OBJETIVO ESTRATÉGICO No.5 Fortalecer los mecanismos dispuestos por la entidad para la adecuada atención al ciudadano y las instancias y mecanismos de participación social en salud en el área de influencia de la entidad.

2.6 POLITICAS ESTRATEGICAS Figura 1. Políticas Estratégicas

Fuente: Ese Oriente 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


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Figura 2. Organigrama

Fuente: Ese Oriente


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4 MARCO NORMATIVO

Ley 594 de 2000, por medio del cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística

Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Acuerdo 042 de 2002, criterios para la organización de archivos de gestión para entidades públicas y privadas con funciones públicas.

Acuerdo 060 de 2001, Pautas para la administración de las comunicaciones oficinales.


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5 MAPA DE PROCESOS Figura 3. Mapa de procesos

Fuente: Ese Oriente

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6 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

6.1 IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Tabla 1. Situación actual

ITEM

HERRAMIENTA

DESCRIPCIÓN

1 Diagnóstico Integral de Archivo Central

Realizado dentro de la entidad a nivel de toda la Red

2 Mapa de riesgos Elaborado y publicado en DARUMA 2019

3 Planes de mejoramiento generados a partir de auditorías externas

Inician en el 2015- publicada en página web

4 Planes de mejoramiento generados de auditorías internas

Inician en el 2019-realizadas por Control interno

5 Formulario Único de Reporte a la Gestión (FURAG)

Evaluado en el 2019- publicado en página web

6.2 DEBILIDADES ENCONTRADAS

Las áreas no se encuentran acopladas al software de gestión documental por diferentes motivos tales como:

Falta de capacitación

Seguimiento y autocontrol

Falta de apropiación del proceso a través del software de Gestión

Documental

Falta implementar en los archivos de gestión, el diligenciamiento del formato Inventario Documental

No se han realizado los ajustes al PGD luego de su elaboración para verificar que los procesos archivísticos se encuentren todos consignados en este.

se requiere que en la administración de los archivos de gestión se incluyan

Actividades de: Clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios, Transferencias.

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Los expedientes no se encuentran bien conformados en algunos archivos de gestión.

Falta mayor capacitación y seguimiento en la aplicación de la tabla de retención documental.

No se encuentran procedimientos establecidos para la implementación de Gestión Documental Electrónica de archivo.

6.3 OPORTUNIDADES

La entidad se encuentra comprometida con cada una de las actividades que se deben desarrollar para garantizar el cumplimiento de la normatividad archivística y la implementación de los instrumentos archivísticos.

6.4 AMENAZAS No desarrollar las actividades de gestión documental, poniendo en riesgo la perdida de información institucional y demás consecuencias administrativas que se desprendan del incumplimiento de la ley 594 y demás disposiciones legales. 7 EJES ARTICULADORES Los ejes articuladores permiten establecer las necesidades primarias y ayuda a la vinculación e identificación de los factores indispensables para generar la solución y medir el impacto de las mismas.

Administración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos. Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso a trámites y servicios. Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento.

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Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura tecnológica e seguridad informática.

Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión.

8 EVALUACION DE ASPECTOS CRITICOS

Tabla 2. Identificación de aspectos críticos

ASPECTO CRITICO

RIESGO

No se cuenta con Tablas de Retención Actualizadas donde se involucre la gestión documental de la entidad de manera electrónica

Desorden en expedientes electrónicos y físicos, que pudieran generar perdida de información.

Dificultad para la administración y control integral de la información institucional.

Falta de organización de los Archivos de Gestión de acuerdo a sus tablas de retención documental

Incumplimiento en los procesos de gestión documental.

Desconocimiento de los funcionarios de los instrumentos archivísticos y su aplicación.

Dotación y adecuación de mobiliarios de archivo en oficinas administrativas.

Desorden administrativo, pérdida y deterioro de documentos.

No se evidencia apropiación y uso de la herramienta de Gestión Documental ALFANET como gestor documental en algunas áreas administrativas, no se cuenta con procedimientos para la implementación de gestión documental electrónica de archivo.

Perdida de información y falta de trazabilidad de la misma. Incumplimiento acuerdo 060 en el manejo de comunicaciones oficiales y desarticulación de los documentos electrónicos con las Tablas de Retención de la Entidad.

Falta de seguimiento y autocontrol de formatos estandarizados, generando duplicidad de información.

Desconocimiento de la producción documental de los diferentes procesos, perdida de información, imagen institucional desarticulada con producción documental

No se cuentan implementados todos los instrumentos archivísticos en la entidad.

Incumplimiento de la Ley General de Archivo

Desarticulación de las actividades de gestión documental

Hallazgos administrativos en auditorías.

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VIGENCIA 2020-2023 9 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores, para ello se aplicó la tabla de criterios de evaluación. (Tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR) Tabla 3. Priorización de aspectos críticos

ITEM ASPECTO CRITICOADMINISTRACION DE

ARCHIVOS

ACCESO A LA

INFORMACION

PRESERVACION DE LA

INFORMACION

ASPECTOS

TECNOLOGICOS Y DE

SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y

ARTICULACION

TOTAL

SOLUCIONES

DIRECTAS

1

No se cuenta con Tablas de Retención Actualizadas

donde se involucre la gestión documental de la entidad de

manera electrónica

6 6 4 6 6 28

2

Falta de organización de los Archivos de Gestión de

acuerdo a sus tablas de retención documental7 3 4 0 1 15

3

Dotación y adecuación de mobiliarios de archivo en

oficinas administrativas.

2 0 4 0 0 6

4

No se evidencia apropiación y uso de la herramienta de

Gestión Documental ALFANET como gestor documental

en algunas áreas administrativas, no se cuenta con

procedimientos para la implementación de gestión

documental electrónica de archivo.3 9 4 10 1 27

5

Falta de seguimiento y autocontrol de formatos

estandarizados, generando duplicidad de información.

4 3 0 0 4 11

6

No se cuentan implementados todos los instrumentos

archivísticos en la entidad10 3 1 0 4 18

32 24 17 16 16 105

EVALUCIÓN DE EJES ARTICULADORES

TOTAL POR EJE ARTICULADOR

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VIGENCIA 2020-2023 Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria del impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado: Tabla 4. Ordenación de aspectos críticos

ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES

ARTICULADORES VALOR


28 Administración de archivos

32


27

Aspectos tecnológicos y de seguridad

24

No se cuentan implementados todos los instrumentos archivísticos en la entidad

18

Preservación de la información

17


15 Acceso a la información 16


11

Fortalecimiento y articulación

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6

10 FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA

Para la formulación de la visión estratégica, se propone por la alta gerencia el orden de la tabla anterior teniéndose en cuenta que el total de la muestra de aspectos críticos fueron 6 y se priorizaron con los lineamientos normalmente aplicados por el Archivo General de la Nación en el Manual de Implementación del PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.

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La RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E. formula el siguiente plan estratégico:

La RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E establecerá un plan de trabajo que impactará cada aspecto crítico y que según su prioridad el porcentaje de importancia será su relevancia, de esta manera mejorará el fortalecimiento y articulación de la gestión documental garantizando el cambio de cultura institucional, preservará la información optimizando los procesos archivísticos para la organización de las historias clínicas y los archivos administrativos tanto de gestión como central, administrará sus archivos asegurando el ciclo vital de los documentos y renovará los aspectos tecnológicos y de seguridad para contar con una infraestructura tecnológica para la gestión documental electrónica. 11 FORMULACION DE OBJETIVOS Tabla 5. Formulación de objetivos

ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVO


Actualizar las Tablas de Retención Documental identificando los documentos electrónicos de archivo.


Capacitar y concientizar a los funcionarios en el uso del software de gestión documental y diseñar procedimiento para implementación de un sistema de Gestión Documental Electrónica.

Falta de implementación de todos los instrumentos archivísticos

Dar cumplimiento a la elaboración e implementación de todos los requisitos legales de la función archivística


Organizar los archivos de gestión de la entidad, en base a las Tablas de Retención Documental, evitando perdida de documentos, duplicidad en la información y desorden administrativo.


Actualizar el inventario de formatos institucionales e identificar formatos sin estandarizar.


Realizar adecuaciones de infraestructura y dotación de estanterías en oficinas administrativas para organizar archivos de gestión.

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Para la implementación del Plan Institucional de Archivos, se armonizara con los siguientes planes y proyectos:

Tabla 6. Planes y proyectos asociados

ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVOS DEL PLAN O

PROYECTO

NOMBRE DEL PLAN O

PROYECTO


Actualizar las Tablas de Retención Documental identificando los documentos electrónicos de archivo.

1) Programa de Gestión Documental


Capacitar y concientizar a los funcionarios en el uso del software de gestión documental y diseñar procedimiento para implementación de un sistema de Gestión Documental Electrónica.

1).Plan Institucional de Capacitación (PIC)./PETIC

Falta de implementación de todos los instrumentos archivísticos

Dar cumplimiento a la elaboración e implementación de todos los requisitos legales de la función archivística

2). Programa de Gestión Documental


Organizar los archivos de gestión de la entidad, en base a las Tablas de Retención Documental, evitando perdida de documentos, duplicidad en la información y desorden administrativo.

3) Programa de Gestión Documental


Actualizar el inventario de formatos institucionales e identificar formatos sin estandarizar.

4).Programa de Gestión Documental


Realizar adecuaciones de infraestructura y dotación de estanterías en oficinas administrativas para organizar archivos de gestión.

5). Plan de mantenimiento e infraestructura. / Plan de compras.

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12 FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS Tabla 7.Formulación de planes-1

PLAN N.1

NOMBRE: Actualizar las Tablas de Retención Documental identificando los documentos electrónicos de archivo.

OBJETIVO: Actualización de las Tablas de Retención Documental identificando los documentos electrónicos de archivo.

ALCANCE Las tablas de retención documental de la Red de Salud del Oriente recogen toda la producción documental de la entidad y deberán ser identificados todos y cada uno de los documentos que se producen en las diferentes dependencias de manera electrónica y física.

RESPONSABLE DEL PLAN

Gestión Documental apoyada del l comité Institucional de Gestión y desempeño

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Realizar el levantamiento y consolidación de la información elaborada en cada dependencia en formato físico y electrónico

Gestión Documental

2020 2020 Documento consolidado

Actualizar Tablas de Retención Documental

Gestión Documental 2020 2020 Tablas de Retención Actualizadas

Aprobar mediante el Comité Institucional de Gestión y desempeño la actualización de las TRD

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

2020 2020

Acta aprobación del comité.

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VIGENCIA 2020-2023

INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO META

TRD aprobadas y convalidadas

TRD actualizadas Creciente 100%

RECURSOS

TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

Humano N/A Recurso humano necesario para la actualización de la TRD.

Tecnológico N/A Los requerimientos necesarios para su actualización.

Financieros económicos N/A Los necesarios para su actualización.

Tabla 8. Formulación de planes-2

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VIGENCIA 2020-2023

PLAN N.2

NOMBRE: Capacitación en el manejo del software de gestión documental e incentivar su uso

OBJETIVO: Concientizar a los funcionarios en el uso del software de gestión documental y diseñar procedimiento para implementación de un sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivo

ALCANCE Líderes de proceso encargados del manejo del software de gestión documental


Gestión Documental / Sistemas de Información

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Articular el proceso de gestión documental con el Plan de Capacitación Institucional

Gestión Documental

2020 2020 PIC articulado con gestión documental

Identificar necesidades de capacitación en cada una de las diferentes dependencias

Gestión Documental 2020 2020 Diagnostico

Establecer cronograma de capacitación en el manejo de la herramienta de gestión documental

Comité Institucional de Gestión y Desempeño 2020 2020

Acta aprobación del comité.

Establecer con el área de TIC, plan de trabajo para la implementación de gestión electrónica de archivo

Gestión Documental / Sistemas de información 2020 2020

Plan de trabajo elaborado.

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VIGENCIA 2020-2023

INDICADORES


Capacitación en el uso del software de gestión documental

N. de personas capacitadas / total de funcionarios responsables de proceso x 100

Creciente 70%

RECURSOS


Humano N/A Recurso humano necesario para la capacitación en en el software de gestión documental



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VIGENCIA 2020-2023 Tabla 9. Formulación de planes 3

PLAN N.3

NOMBRE: Elaboración e implementación de instrumentos archivísticos

OBJETIVO: Dar cumplimiento a la elaboración e implementación de todos los requisitos legales de la función archivística

ALCANCE

Fortalecer los procesos internos de gestión documental para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales


Gestión Documental

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Identificar los instrumentos archivísticos faltantes en la entidad y actualizar los existentes

Gestión Documental

2020 2020 Elaboración y actualización de instrumentos archivísticos

Presentar la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos al Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Gestión Documental 2020 2020 Acta de aprobación

Implementar cambios y/o ejecutar actividades acordes con los planes actualizados en el PINAR

Comité Institucional de Gestión y Desempeño 2020 2020

Ejecución de los planes

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VIGENCIA 2020-2023

INDICADORES


Instrumentos archivísticos elaborados y actualizados

N. acciones implementadas/ N. de acciones definidas

Creciente 70%

RECURSOS


Humano N/A Recurso humano necesario para la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos



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VIGENCIA 2020-2023

Tabla 10. Formulación de planes 4

PLAN N.4

NOMBRE: Organización de archivos de gestión en base a las TRD

OBJETIVO: Organizar los archivos de gestión de la entidad, en base a las Tablas de Retención Documental, evitando perdida de documentos, duplicidad en la información y desorden administrativo.

ALCANCE

Aplicable a todas las dependencias de la entidad


Gestión Documental

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Realizar procedimiento para la organización de los archivos de gestión

Gestión Documental

2020 2020 Procedimiento elaborado

Realizar talleres para la organización de los archivos de acuerdo con las TRD de cada dependencia

Gestión Documental 2020 2020 Talleres realizados

Apoyar la organización de los archivos de gestión con el personal de gestión documental.

Gestión Documental 2020 2020

Archivos organizados

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VIGENCIA 2020-2023

INDICADORES


Archivos de Gestión organizados

Total de archivos de gestión organizados/ total de archivos de gestión

Creciente 50%

RECURSOS


Humano N/A Recurso humano necesario para la organización de los archivos de gestión

Tecnológico N/A Los requerimientos necesarios para su organización


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PLAN N.5

NOMBRE: Actualización e inventario de formatos institucionales e identificación de formatos sin estandarizar.

OBJETIVO: Actualizar el inventario de formatos institucionales e identificar formatos sin estandarizar.

ALCANCE

Aplicable a todas las dependencias de la entidad


Gestión Documental

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Identificación de formatos y registros sin estandarizar

Gestión Documental 2020 2020 Documento elaborado

Estandarización de formatos en el programa DARUMA

Gestión Documental 2020 2020 Estandarización de formatos

Capacitación al personal asistencial y administrativo en la elaboración y control de formatos y registros estandarizados.

Gestión Documental

2020 2020

Listas de capacitación al personal administrativo y asistencia.

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VIGENCIA 2020-2023

INDICADORES


Estandarización de formatos y registros

Estandarización de formatos y registros identificados

Creciente 80%

RECURSOS


Humano N/A Recurso humano necesario para la estandarización de formatos y registros

Tecnológico N/A Los requerimientos necesarios para su actualización


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PLAN N.6

NOMBRE: Adecuación y dotación de espacios para archivos de gestión.

OBJETIVO: Realizar adecuaciones de infraestructura y dotación de estanterías en oficinas administrativas para organizar archivos de gestión.

ALCANCE

Archivos de gestión que requieren adecuaciones físicas y dotación de mobiliario de archivo


Gestión Documental

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES Identificación de necesidades de adecuación de espacios físicos y mobiliario de archivos de gestión

Gestión Documental

2020 2020 Solicitud a la gerencia

Asignación de recursos para la adecuación de espacios

Gerencia 2020 2020 Recursos aprobados

Asignación de recursos para la dotación de archivos y mobiliarios

Gerencia / Compras

2020 2020

Disponibilidad de recursos.

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VIGENCIA 2020-2023

INDICADORES


Adecuación de espacios y dotación de mobiliarios

% de cumplimiento de las acciones definidas

Creciente 50%

RECURSOS


Humano N/A Recurso humano necesario para la ejecución de las acciones planteadas

Tecnológico N/A N/A

Financieros económicos N/A Los necesarios para su cumplimiento

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VIGENCIA 2020-2023

13 MAPA DE RUTA

El mapa de ruta es un instrumento que permite identificar y compilar los diferentes planes, programas y proyectos que se encuentran en trámite y aquellos que están previstos para su realización y ejecución, relacionados con la función archivística

14 SEGUIMIENTO

El Seguimiento al cumplimiento del PINAR, se realizara con la metodología que establece la entidad para evolución de los planes de acción de la entidad.

15 GLOSARIO DE TERMINOS

PLAN O PROYECTO

CORTO PLAZO

(1 AÑO)

MEDIANO PLAZO

(1 A 4 AÑOS)

LARGO PLAZO

4 AÑOS EN ADELANTE

2020 2021 2022 2023

Plan Institucional de capacitación de la entidad (PIC)

Programa de Gestión Documental

Plan de mantenimiento y plan de compras

Plan Estratégico Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETIC

Proyecto actualización Tablas de Retención Documental e implementación de instrumentos archivísticos.

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VIGENCIA 2020-2023

Administración de archivos:

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Aspecto Crítico:

Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

Instrumentos archivísticos:

Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Función archivística:

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Plan:

Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

Plan Estratégico Institucional:

Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

Plan de Acción Anual:

Es la Programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.

Riesgo:

Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.

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VIGENCIA 2020-2023

Introducción: Se debe realizar una breve explicación (cómo, por qué y para qué) se va a desarrollar el Plan Institucional de Archivos – PINAR en la entidad. Contexto estratégico: se debe describir cada uno de los elementos de la planeación estratégica como la misión, visión, valores, políticas, entre otros; los cuales el PINAR ayudará a consolidar.

Visión estratégica: es la intensión de la entidad para mejorar su función archivística; para la formulación, la entidad deberá tomar como base los riesgos, aspectos críticos, debilidades y oportunidades que considere, priorizarlos y redactar de manera breve y concisa el compromiso de mejorarlos.

Objetivos: son la expresión formal y medible con la que se busca dar solución a la Problemática de la función archivística y se encuentra reflejada en la priorización de los riesgos, aspectos críticos, debilidades y oportunidades que conformaron la visión estratégica. Para poder cumplir con los objetivos, la entidad deberá establecer planes, programas y proyectos y definir su duración en un corto, mediano y largo plazo.

Mapa de ruta: es una herramienta que permite identificar y comprender el orden en el que se van a desarrollar los planes, programas y proyectos de la función archivística en la entidad. La intención de esta herramienta es compilar todos los planes, programas y proyectos relacionados con la función archivística de la entidad, sean que están en desarrollo o se tienen previstos para futuras acciones.

Herramienta de seguimiento: permite hacer el monitoreo en un periodo de tiempo a los planes, programas y proyectos relacionados en el mapa de ruta.

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