PROGRAMA DE GESTIO DOCUME TAL 2014 … DE... · desarrollo de la gestión documental en Colombia y...

MACROPROCESO APOYO Código GI-GDT-PG-001

PROCESO GESTIO� DE LA I�FORMACIO� Versión 01

SUBPROCESO GESTIO� DOCUME�TAL

PROGRAMA GESTIO� DOCUME�TAL Pagina Página 1 de 17

Elaboró/Actualizó Revisó Aprobó

Nombre: FREDY SERRANO MERCADO YER ORLANDO MONSALVE MILCIADES VANEGAS

Empleo: Referente de Archivo Documental Gestor de Calidad Subgerente Administrativo y Financiero (E)

Firma:

ESTADO VIGENTE FECHA DE

APROBACIÓN: Resolución 00311 de

31/10/2014 TIPO DE COPIA CONTROLADA

PROGRAMA DE GESTIO� DOCUME�TAL 2014

HOSPITAL SA� BLAS II �IVEL ESE

GESTIO� DE LA I�FORMACIO�

Archivo Institucional HSB

Año 2014








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1. A � T E C E D E � T E S

Se tiene como antecedente que dos instituciones de carácter internacional han contribuido al

desarrollo de la gestión documental en Colombia y en el resto del mundo, como son la

organización de Naciones Unidas para la Educación, la ciencia y la Cultura y el Consejo

Internacional de Archivos (CIA.)

La gestión documental empieza a estructurarse en Estados Unidos, reconocida en ese país al

rededor de los años 50 y establecida en ese país mediante legislación, a mediados del siglo 22

XX.

Al inicio de la segunda Guerra Mundial en el continente Europeo y los Estados Unidos se

comienza a evidenciar dificultades en la producción, conservación y disposición final de los

documentos en la administración pública en esos países.

Con el desarrollo de la Constitución política de Colombia se expide la Ley 594 de 2000 General

de Archivos y se dictan otras disposiciones, que tiene por objeto establecer las reglas y principios

generales que regulan la función archivística en el país.

En Colombia el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 07 de 1994, por el cual se

aprueba el Reglamento General de Archivos y en el se desarrollan elementos importantes en la

gestión documental.








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2. J U S T I F I C A C I O �

La Ley 594 de 2000 en su artículo 4º. Los principios generales que rigen la función archivística

el literal señala (Modernización), el estado propugnará por el fortalecimiento de la

infraestructura y la organización de los sistemas de información, estableciendo programas

eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

El Artículo 21 de Ley 594 de 2000 establece que las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos, introduciendo nuevas tecnologías, aplicando principios y

procesos archivísticos con el propósito de definir estrategias y políticas para la producción de la

información requerida para una adecuada generación de bienes y servicios públicos por parte del

Estado, el gobierno creó la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de Información para la

Gestión Publica mediante Decreto 3816 de 31 de Diciembre de 2003, que tiene entre otros

objetivos:

�� Optimizar mediante el uso de medios tecnológicos, la calidad, la eficiencia en la

administración publica.

�� Establecer mecanismos y criterios para eliminar duplicidad y documentos no relevantes

para la institución y la ciudadanía.

�� Presentar y aprobar plan de inversión en tecnologías de información y comunicaciones en

la administración pública.

�� Coordinar, articular y ejecutar las políticas para la estrategia de gobierno en línea.








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El Archivo General de la Nación siendo ente rector de la política archivìstica es el convocado

para liderar el proceso en lo relacionado con el establecimiento con el marco normativo, legal,

conceptual y técnico de un programa de gestión documental.

Que el Decreto Presidencial 2609 de 2012 reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en

materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

El Art.8° del mismo Decreto establece que el Programa de Gestión de Gestión Documental (

PGD)., es un instrumento archivístico para el buen desarrollo de los procesos administrativos y

técnicos de la gestión documental institucional.

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GE�ERAL

Normalizar del programa de Gestión Documental Institucional y dar criterios a los funcionarios

que producen, administran, custodian, conservan, organizan y transfieren documentos de los

archivos de gestión al archivo central, cumpliendo con el primer deber del funcionario que es el

respeto para con el ordenamiento jurídico de la nación.

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

� Definir el programa de Gestión Documental institucional de los procesos, teniendo en

cuenta el ciclo vital del documento, como son los archivos de gestión, archivo central y

archivo histórico.

� Fundamentar el programa de gestión documental con los procedimientos y metodologías

de acuerdo a las necesidades del Hospital San Blas II Nivel ( ES.E.) y de acuerdo a la ley








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594 de 2000 y la NTCGP 1000: 100 ( Norma técnica de calidad gestión pública),

siguiendo las directrices dadas por el Archivo General de la nación e los acuerdos del

mismo y en las disposiciones del Archivo de Bogotá al respecto.

� Conocer y aplicar la investigación institucional (reseña histórica) del Hospital San Blas

II Nivel ( E.S.E.), y las herramientas dadas para su gestión como son : Procedimientos,

cuadro de clasificación, fichas de valoración, Tablas de retención documental, formato

único de inventario documental, aplicativos de registro de correspondencia y aplicativo de

registro de inventario documental.

3.3 MARCO LEGAL

Un adecuado programa de Gestión Documental debe tenerse en cuenta que la entidad responda y

cumpla con las diferentes normas establecidas de carácter obligatorio, lo mismo que las

establecidas por nuestra institución , por el Archivo General de la Nación, Archivo de Bogotá y

demás normas de carácter general con relación a la gestión documental.

-Constitución política de Colombia Artículos Nº 8,15,23,27,63,70,71,72,74,95,112 y 313, para

garantizar la efectividad de los principios de derechos fundamentales y deberes, facilitando la

participación ciudadana en las decisiones que los afecten.

- Ley 23 de 1981, por el cual se dictan normas en materia ética médica, Artículos 33,34,35.

Regula archivos de las Historias Clínicas.

-Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se establece el Sistema

Nacional de Archivos.

- Acuerdo 07 de 1994 del AGN., por el cual se expide el reglamento general de archivos en

Colombia.

-Decreto 1382 de 1995, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y transferencias

documentales.

-Ley 270 de 1996. Estatutaria de la Administración de la Justicia








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- Resolución 1995 de 1999. Ministerio de Salud, por la cual se establecen normas para el manejo

de Historias Clínicas.

- Código Penal Colombiano, capítulo 3º Artículos ( 286 a 296, en especial Artículo 292, estable:

el que destruya, suprima u oculte total o parcialmente un documento público y que pueda servir

como prueba incurrirá en prisión de 2 a 8 años.

-Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos en Colombia y se

dictan otras disposiciones.

- Circular 001 de 2001 (AGN.), por la cual se ordena la elaboración y adopción de Tablas de

Retención Documental.

-Acuerdo 60 de 2001, pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en

entidades públicas.

-Ley 734 de 2002, código único disciplinario Artículo 34 numeral 5.

-Acuerdo 42 de 2002 (AGN. ), criterios para la organización de los archivos de gestión en las

entidades públicas.

-Resolución interna 062 de 2003, por la cual se crea el comité de Archivo del Hospital San Blas

II Nivel ( E.S.E.)

-Resolución interna 099 de 2004, por la cual se modifica la resolución 062 de 2003. Creación

del comité de Archivo institucional.

-Acuerdo 02 de 2004 ( AGN .) , por la cual se establecen los lineamientos básicos para la

organización de Fondos Documentales Acumulados.

- Decreto 173 de 2004. Alcaldía Mayor de Bogotá, por el cual de establecen normas para la

protección de la memoria institucional y patrimonio bibliográfico del Distrito capital.

-Decreto 514 de 2006. Alcaldía Mayor de Bogotá. Todas las instituciones de nivel Distrital deben

crear el Subsistema Interno DE Gestión Documental y Archivos (SIGA.)








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-Directiva 05 de 2008. Alcaldía Mayor de Bogotá, por la cual se establecen directrices para

prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento de los manuales de funciones,

de procedimientos y pérdida de documentos públicos.

-Convenio Inter administrativo 2215100-616-2008. Asesoría por parte del Archivo de Bogotá al

Hospital San Blas en Gestión Documental.

-Circular 035 de 2009. Procuraduría General de la Nación, relacionada con el cumplimiento de la

Ley 594 de 2000.

-NTCGP -1000: 2009 Normas técnicas de calidad en gestión pública ( Gestión documental )

-Circular interna GFAI-340-181 2009. Responsabilidad del funcionario frente a los documentos.

-Protocolo de limpieza externa y superficial de la documentación y depósitos de documentos,

para cumplir con el Sistema Integrado de Conservación Preventiva.

-Cada dependencia institucional tiene definido su nomograma y a su vez debe estar articulado

con el normograma general institucional.

- Manual interno de Archivo del Hospital San Blas II nivel aprobado mediante resolución 205

de 2010.

-Normas de Bioseguridad al personal Archivo de Bogotá.

4. DEFI�ICIO� E IMPORTA�CIA

Gestión Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida

por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

El programa de gestión documental es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos al interior del Hostal San Blas II Nivel E.S.E.) en

la producción, recepción, distribución, trámite, ordenación, consulta, conservación y por último

disposición final de la documentación.








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-Es importante tener en cuenta la racionalización y control de la documental en relación con los

procedimientos flujos documentales y los trámites administrativos.

-Estandarizar y/o normalizar la utilización de materiales como el papel con el grosor o gramaje

adecuado y libre ácido, evitando la utilización papel periódico para realizar registros si es un

documento de conservación de más de 5 años.

-Normalización de modelos y formatos para la producción documental.

-Procurar la utilización de materiales soportes y equipos de calidad que preserven el medio

ambiente.

-Lograr una acertada normalización en los procedimientos para la radicación y distribución de la

correspondencia, utilizado sistemas óptimos de correo y mensajería al interior de la institución y

hacia afuera.

-Implementar un adecuado desarrollo de los procesos básicos de aplicación de la Tabla de

retención documental, organización y transferencias documentales, recuperación de la

información ágil y oportuna, preservación y conservación de la información de disposición de la

documentación institucional.

-Disponer los archivos para que sean centro de consulta para la gestión pública y para acceso los

ciudadanos salvo los que la ley establezca que no, garantizando el derecho a la información.

4.1. ASPECTOS RELEVA�TES

Un programa de Gestión documental debe contener 3 aspectos importantes:

Administrativos: El desarrollo de la gestión documental debe ir ligado a la transparencia, la

eficacia y la simplificación de trámite.

Económicos: El Subsistema Interno de Gestión documental y Archivos (SIGA.) establecen en el

Artículo 18 Decreto Distrital 514 de 2006. Sobre la disponibilidad de recursos: Cada entidad es

responsable de generar acciones y recursos requeridos para la implementación del sistema interno

de gestión documental y Archivos (SIGA) en su sistema administrativo, para lo cual deberán








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Incluirlo en el plan de presupuesto anual en cada entidad. (ver plan de inversión en gestión

documental del Hospital San Blas II Nivel E.S.E.), el Hospital San Blas creó mediante

resolución Nº 190 de 2008 el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos ( SIGA)

Archivìsticos: Se considera la base del programa, refiriéndose al desarrollo y aplicación de la ley

general de archivos 594 de 2000, en teoría de gestión de documentos y concepto del ciclo vital

de los documentos y los principios de procedencia y orden original de los mismos.

4.2. PLA�EACIO�

Diagnóstico: El desarrollo del programa de gestión documental está orientado por el comité de

Archivo institucional, órgano que da las directrices y a través del cual se definen las políticas

generales en gestión documental al interior del Hospital San Blas II Nivel ( E.S.E.), lo anterior

obedece al plan de acción, donde contempla la identificación de problemas, oportunidades y

objetivo, contenidos en el plan de inversión del Subsistema interno de gestión documental y

Archivos (SIGA)

Requisitos especiales técnicos:

El Grupo Funcional Archivo Institucional cuenta con procedimientos tales como recibo y

despacho de correspondencia Interna, recibo de correspondencia externa y traslado, transferencia

documental, eliminación documental, además del manual interno de archivo y correspondencia.

Se cuenta con la Unidad de correspondencia que también la establece el Decreto 514 de 2006.

Se cumple con los requerimientos:

� La documentación se recepciona y se envía de manera centralizada desde la Unidad de

Correspondencia.

� Está creado el Comité de Archivo mediante resoluciones 062 de 2003 y 099 de 2004 con

su reglamento y funciones.

� Se implementó y se adoptó el manual interno de Archivo y correspondencia resolución

205 de 2010, basado en el reglamento General de Archivos (Archivo General de la

Nación).

� Se creó, socializó e implementó los procedimientos para distribución de documentos

internos y externos.








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� El Grupo Funcional de Archivo institucional, como grupo planea dirige y controla la

gestión documental debe contar con el talento humano debidamente asignado y

capacitado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

� La institución cuenta con un programa de capacitación en que los, funcionarios de archivo

mejorar y ampliar los conocimientos en gestión documental lo mismo que organización

de documentos, con formación en auditoria de información e implementación de

procesos.

� Los archivos cuentan con unas instalaciones a nuestra manera ver son adecuadas es una

casa de tres niveles ubicada en la Cra. 13 Nº 22-61 Sur en esta ciudad. Esta edificación es

de propiedad de la Universidad Antonio Nariño, cedida al Hospital San Blas mediante la

modalidad de arriendo en parte de contraprestación por el convenio docente a asistencial

de estudiantes de medicina de esa Universidad.

4.3. TABLAS DE RETE�CIO� DOCUME�TAL

Las Tablas de retención Documental es un documento indispensable en los procedimientos de la

gestión documental y elemento Archivístico esencial para el logro de la racionalización de la

producción documental, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos en los archivos de

gestión, central e histórico, cumpliendo con el Acuerdo AGN. 039 de 2002:

Primera Etapa: Investigación preliminar del Hospital San Blas y fuentes documentales que son:

� Compilación de la información institucional en las disposiciones legales relacionadas con

la creación y reformas orgánicas funcional, organizacional, organigrama vigente,

resoluciones, actos administrativos de creación de grupos de trabajo, organigramas y sus

cambios, manual de funciones y procedimientos.

Segunda Etapa: Se analiza la información recolectada.

� Se logró analizar la documentación con su correspondiente trámite correspondiente,

teniendo en cuenta todas las funciones en las dependencias, con los manuales de

procedimientos.








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� Se identificaron los valores primarios de los documentos administrativos, legales

jurídicos, contables y fiscales.

� Establecer las series y subseries con sus tipos documentales.

� Valoración documental, estableciendo o no la frecuente consulta.

� Se establece los distintos tiempos de retención o permanencia de las series y subseries

documentales en cada fase del archivo: Gestión, central e histórico con el objeto de

racionalizar la producción de los documentos y proteger el patrimonio que es

considerado como un activo, desde su producción hasta su disposición final.

� Analizar para determinar la destinación final de la documentación, para su conservación

total, selección o su eliminación si lo amerita, de lo cual ya está formalizado en las Tablas

de retención documental institucional.

Tercera Etapa: Elaboración de Tablas de Retención Documental, para llegar a su aprobación se

debe tener en cuenta lo siguiente:

� El Jefe del Grupo del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos ( SIGA.),

realiza la propuesta de las Tablas de Retención Documental de cada dependencia,

sustentando el proceso.

� El órgano Comité de Archivo institucional que da las directrices en gestión documental

elaborará un Acta avalando la propuesta.

Cuarta Etapa: Aplicación Tablas de Retención Documental, el gerente del Hospital San Blas

expidió la Resolución 213 del 9 de Septiembre de 2011, aprobando 22 las Tablas de Retención

Documental de las dependencias quedando unas pendientes para su elaboración, teniendo en

cuenta los estándares orientado por el Archivo de Bogotá, mediante convenio de asesoría.

� El Grupo Funcional Archivo capacitará a los funcionarios y contratistas en la aplicación

de Tablas de Retención documental.

� La organización de la documentación en las fases del archivo se realizará

fundamentalmente con las Tablas de retención documental.








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� El Hospital San Blas II Nivel ( E.S.E.) cuenta con el procedimiento de Transferencia

Documental, aplicando los protocolos de limpieza de la documentación, eliminación de

material metálico, separando el material con afectación de bioteterioro.

� Nuestra institución cuenta con un procedimiento de eliminación documental, aplicando la

Tabla de Retención Documental, dejando evidencia en acta de eliminación de

documentos y aprobada por el Comité de Archivo del Hospital San Blas II Nivel (E.S.E.)

Quinta Epata : EL Comité de Archivo debe hacerle seguimiento y actualización de las Tablas de

Retención Documental, verificando en las Unidades Administrativas su aplicación, atender

solicitudes de modificación de las TRD., de las cuales se aprobará por parte del Comité de

Archivo institucional.

5. PROCESOS E� EL PROGRAMA DE GESTIO� DOCUME�TAL I�STITUCIO�AL

Procesos Archivísticos: Artículo 22 la Ley 594 de 2000, indica que en la gestión documental,

procesos como la producción, recepción, distribución, organización, consulta, recuperación y por

último disposición final de los documentos.

5.1. PRODUCCIO� DOCUME�TAL

Existe y aplica el marco normativo la Ley 43 de 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para

documentos oficiales. Ley 527 de 1996. Artículo 7. Sobre mensaje de datos y firmas digitales.

La calidad del papel debe ser de gramaje o grosor de 75 a 90 gramos libre de ácido, con

impresión de tinta estable, cumpliendo con los estándares del Archivo General de la Nación,

archivo de Bogotá y todas las disposiciones establecidas al respecto.

Deben crearse diseños de formatos y demás documentación, de acuerdo a funciones de la

entidad y por dependencias.








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5.2 �ORMALIZACIÒ� DE LA PRODUCCIO� DOCUME�TAL

� Identificación de las dependencias productoras

� Definir tipologías documentales, de acuerdo con los formatos normalizados en los

manuales de procesos registrados en las Tablas de retención documental.

� Cumplir con el Artículo 11 Acuerdo AGN. Nº 60 de 2001 que la producción

documental debe hacerse en original y máximo 2 copias.

� No utilizar micro punta o esfero de tinta húmeda, por ser soluble en agua y se produce

inestabilidad de la tinta en el papel.

5.3 RECEPCIO� DE DOCUME�TOS

Definición: Conjunto de operaciones de control y verificación de del la institución para realizar la administración de documentos que son remitidos por una persona o institución, establecido por

el Acuerdo 60 de 2001 AGN.

En el Hospital San Blas se implementó la Unidad de correspondencia, definida como Unidad

administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de

recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, se creó el 2 de Enero de 2009, como

complemento del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA.), lo anterior está

establecido en los procedimientos de la Unidad de correspondencia.

5.4 DISTRIBUCIO� DE DOCUME�TOS

Definición: Actividades que logran garantizar que los documentos lleguen a su destino. El marco

normativo esta contemplado el Artículo 3 Acuerdo 60 de 2001 AGN.








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5.5 TRAMITE DE DOCUME�TOS

Definición: Es el normal curso de la documentación desde su producción o recepción hasta que

se de el trámite del asunto. El Marco normativo del proceso está contenido en parte en el Artículo

23 de la Constitución Nacional. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a

las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta respuesta. La ley 58

de 1982 reglamenta trámite de peticiones, el Decreto 01 de 1984. Código Contencioso

Administrativo. Derecho de petición Decreto 2150 de 1995 y demás normas establecidas respecto

al asunto.

5.6 ORGA�IZACIO� DE DOCUME�TOS

Definición: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, la cual está establecida en el Artículo 17 de la Ley 594,

procedimiento interno transferencia documental aprobado con resolución 205 de Septiembre 6 de

2010, Acuerdo 38 de 2002 AGN. , sobre la responsabilidad del servidor público frente a los

documentos, numeral 5 Artículo 34 de a Ley 734 de 2002, demás normas establecidas al

respecto.

5.7 CO�SULTA DE DOCUME�TOS

Definición: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información

que contiene.

El marco normativo del proceso está contenido en la Constitución política de Colombia:

Artículos 20, 27, 74, 112, desarrollados en la Ley 594 de 2000. Concretamente el Artículo 74 de

la Constitución. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los

casos que establezca la Ley.

Manual Interno de Archivos aprobado mediante resolución interna 205 de 2010. Acceso y

consulta de documentos.








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5.8 CO�SERVACIO� DOCUME�TAL

Definición: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, implementadas para garantizar

ala integridad física y funcional de los documentos, sin que se altere su estructura y su

contenido.

Marco normativo del proceso esta en principio consagrado en artículos constitucionales, tales

como el Artículo 8, sobre la protección de los recursos culturales y naturales del país y velar por

su conservación en un medio ambiente sano, desarrollado en el Artículo 5 de la Ley 594 de 2000,

en lo relacionado al sistema nacional de archivos.

Los parágrafos a,b y c. del Artículo 35 den la Ley 594, sobre la suspensión de inmediato las

prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos y se adopten las medidas

preventivas y correctivas, faltas contra el patrimonio documental serán contempladas como falta

gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, también se establece que los

consejos de archivos tendrán facultades dirigidas a prevenir y sancionar en el incumplimiento en

lo señalado en esta ley, si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del

patrimonio documental se tendrán sanciones de tipo penal.

El Hospital San Blas cumple con las condiciones mínimas de edificios y locales destinados a los

depósitos de documentos y teniendo medidas preventivas para la conservación documental, de

acuerdo al Artículo 60 del Reglamento General de Archivos de Colombia. AGN.

El Hospital San Blas II Nivel ( E.S.E.) cuenta con una casa de tres pisos ubicada en la Cra. 13 Nº

22-61 Sur de esta ciudad, de un área aproximadamente de 450 M2., donde está depositada la

documentación institucional. La documentación con bioteterioro detectada hasta el momento, se

ha separado en un sitio especial de la edificación en mención, para prevenir que se contamine y

se pueda deteriorar la documentación que esta en buen estado de conservación.

Nuestra institución cumple con los requerimientos de los elementos de bioseguridad que

disponen al respecto, los cuales son utilizados por nuestro personal que trabaja en los procesos

de gestión documental.








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5.9 DISPOSICIÒ� FI�AL DE LOS DOCUME�TOS

Definición: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,

con el objeto de la conservación temporal, permanente, o su eliminación, de acuerdo a lo

dispuesto en la Tabla de Retención Documental y/o Tablas de valoración.

Marco normativo del proceso

Constitución política de 1991

Artículos 63, 70, 71. Desarrollados en la ley 594 de 2000 y demás disposiciones establecidas

por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.








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BIBLIOGRAFÍA

-Manual de Archivística

-Guía para la implementación de un programa de Gestión

- Documental (Archivo General de la Nación de Colombia)

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