PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Y EFECTIVO Juan M. Ayala Hernández Auditor...
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PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE INGRESOS Y CUENTAS POR INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Y EFECTIVOCOBRAR Y EFECTIVO
Juan M. Ayala Hernández
Auditor SeniorAdiestramiento Auditores Internos del Gobierno
7 de mayo de 2008
Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR
Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173
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Contraloría a sus órdenes...
OBJETIVO
• Que los participantes puedan conocer y obtener un entendimiento de la reglamentación aplicable, de las diferentes pruebas de cumplimiento que deben completar al realizar los programas de auditoría de Ingresos y Cuentas por Cobrar y Efectivo y de los hallazgos más frecuentes.
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Contraloría a sus órdenes...
ALCANCE
• Conocer la reglamentación aplicable
• Consideración del Ambiente
• Custodia de Recibos Oficiales
• Custodia de Cheques en Blanco
• Recaudaciones
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. ALCANCE
• Fondos de Cambio (Petty Cash)
• Conciliaciones Bancarias
• Certificados de Depósitos
• Trasferencias entre Cuentas Bancarias
• Hallazgos más Frecuentes
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Contraloría a sus órdenes...
REGLAMENTACIÓN APLICABLE
• Ley Núm. 81 de Municipios Autónomos de Puerto Rico
• Reglamento Revisado sobre normas Básicas de OCAM
• Ordenanzas y Resoluciones internas que imponen el cobro por algún concepto
• Cartas Circulares y Memorandos de las distintas entidades reguladoras
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Contraloría a sus órdenes...
CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE
• Conocer la estructura de control de la unidad
• Identificar las fuentes de ingreso de la unidad– Ejemplos de fuentes de ingresos
• Patentes de industria y comercio• Permisos y Arbitrios de Construcción• Contribuciones sobre la propiedad • Arrendamiento de Propiedades
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. CONSIDERACIÓNDEL AMBIENTE
• Cont. Ejemplo de Fuentes de Ingresos• Multas impuestas• Intereses en inversiones (Certificados de Depósito)• Recogido y disposición de desperdicios• Venta de propiedades inmuebles• Ingresos por la celebración de las Fiestas Patronales
Nota: Las fuentes de ingresos dependen del tipo de entidad gubernamental
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. CONSIDERACIÓNDEL AMBIENTE
• Segregación de deberes de los funcionarios principales que intervienen en las operaciones
• Los recaudadores estén nombrados
• La custodia de los libros de recibos de recaudación
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE
• Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación
• Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad
• Si estas personas han efectuado gestiones de cobro adecuadas
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE
• Confirme las cuentas por cobrar
• Conocer los distintos informes que preparan los recaudadores
• Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad
• Realice arqueos de caja por sorpresa
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Contraloría a sus órdenes...
CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALES
• Realice un inventario físico de los recibos de recaudación
• Verifique la codificación y secuencia numérica
• Verifique que los recibos estén bajo llave
• Determine si al momento de la entrega se solicita la firma del que recibe y que se entreguen en secuencia numérica
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Contraloría a sus órdenes...
CUSTODIA DECHEQUES EN BLANCO
• Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación
• Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques
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Contraloría a sus órdenes...
RECAUDACIONES
• Seleccione la muestra a examinar
• Compare los recibos contra los depósitos
• Compare las hojas de depósitos contra los estados bancarios
• Examine los recibos para identificar irregularidades
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Contraloría a sus órdenes...
EJEMPLO ANÁLISIS DE RECAUDACIÓN
Desde Hasta MAS MENOS
7 may 08 8357 8357 200$ 300$ 500$ 20 may 08 7508 150.00$ 350$ 500$ 50 50
08-May-08 8358A 8361A 100 200 300 30 may 08 7518 75 200 275 25
CHEQUETOTAL
ENTREGADO
DIFERENCIAS
RECAUDACIONES ENTREGAS AL RECAUDADOR OFICIAL
FECHA
RECIBOS
Efectivo ChequeTOTAL
RECAUDADO FechaRECIBO NÚM. EFECTIVO
Situaciones:•Diferencias en el tipo de valor•Tardanza en entrega al Recaudador Oficial
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Contraloría a sus órdenes...
EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN
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Contraloría a sus órdenes...
CANTIDAD EN PALABRAS YEN NÚMEROS NO CONCUERDA
Mil doscientos cincuenta y dos con 38/100
1 2. 3 621,
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Contraloría a sus órdenes...
NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN
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Contraloría a sus órdenes...
ANULADO SIN EXPLICACIÓN
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Contraloría a sus órdenes...
CON BORRONES Y TACHADURAS
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Contraloría a sus órdenes...
NO INDICA EL TIPODE VALOR RECIBIDO
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. RECAUDACIONES
• Verifique si los ingresos se registraron en los libros de contabilidad o sistema mecanizado
• Examine algunas transacciones efectuadas con sistema de ATH
• Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias, patentes, arbitrios, entre otros
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Contraloría a sus órdenes...
FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASH)
– Verifique que:
• estén autorizados
• estén respaldados por sus
justificantes
• las cantidades sean apropiadas
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Contraloría a sus órdenes...
CONCILIACIONES BANCARIAS
• Coteje el balance según libros con el Mayor General
• Coteje el balance según Banco contra el estado bancario
• Verifique la corrección aritmética
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS
• Verifique que las diferencias estén explicadas
• Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario
• Escoja una muestra y verifique los endosos
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS
• Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación
• Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros o por cualquier otro concepto
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Contraloría a sus órdenes...
CERTIFICADOS DE DEPÓSITOS
Verifique:la autorización para la adquisición y
disposición de los mismos
los intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad
que se mantenga un registro de los mismos
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Contraloría a sus órdenes...
TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS
Verifique que:
las mismas estén autorizadas y contabilizadas
la transacción se justifique
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Contraloría a sus órdenes...
HALLAZGOS MÁS FRECUENTES
Cuentas por cobrar atrasadas
Gestiones de cobro inefectivas
Recaudadores y pagadores sin nombramientos
Recibos con borrones y tachaduras
Recibos que se anularon sin explicación
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES
Recibos que no indican el tipo de valor recibido
Recaudaciones entregadas con tardanzas
Sobregiros en fondos y cuentas bancarias
Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año
Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES
Apropiación de fondos
Informes de ingresos y gastos con atrasos
No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados
No se lleva un registro de las inversiones
Cheques pendientes de pago por más de un año
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Contraloría a sus órdenes...
PREGUNTAS
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Contraloría a sus órdenes...
División de Auditorías de Municipios
• Myriam Rivera Pérez
Directora
787-200-725, ext. 561PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069
Información adicional
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Contraloría a sus Contraloría a sus órdenes...órdenes...