PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ASEGURAMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS DE...
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PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ASEGURAMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS DE INSUMOS PARA VESTUARIO DE LA EMPRESA CRYSTAL S.A.S. MARÍA FERNANDA GIRALDO PLAZA PROYECTO DE ASPIRANTE AL TÍTULO DE INGENIERA INDUSTRIAL ASESOR: CARLOS MARIO LLANO ORTIZ INGENIERO MECÁNICO DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL FACULTAD DE INGENIERÍA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA MEDELLÍN 2019
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PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ASEGURAMIENTO DEL PROCESO DE
COMPRAS DE INSUMOS PARA VESTUARIO DE LA EMPRESA CRYSTAL
S.A.S.
MARÍA FERNANDA GIRALDO PLAZA
PROYECTO DE ASPIRANTE AL TÍTULO DE INGENIERA INDUSTRIAL
ASESOR:
CARLOS MARIO LLANO ORTIZ
INGENIERO MECÁNICO
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
FACULTAD DE INGENIERÍA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
MEDELLÍN
2019
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Este trabajo es revisado y aprobado por:
_________________________________
Director de prácticas-Universidad de Antioquia
_________________________________
Asesor interno del trabajo
_________________________________
Asesor externo del trabajo
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CONTENIDO
1. RESUMEN 5
2. INTRODUCCIÓN 6
3. OBJETIVOS 7
Objetivo general 7
Objetivos específicos 7
4. MARCO TEÓRICO 8
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12
6. METODOLOGÍA 15
ETAPA 1: IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS DE
INSUMOS PARA VESTUARIO. 17
ETAPA 2: IDENTIFICACIÓN DE LAS PROBLEMÁTICAS ASOCIADAS AL
PROCESO DE COMPRAS PARA INSUMOS DE VESTUARIO. 20
ETAPA 3: PROPUESTAS DE MEJORA. 22
Definición de amortiguadores de acuerdo con el comportamiento del proceso de
teñido. 22
Implementación de una plantilla de Excel automatizada para la identificación de
unidades en problema de inventario. 23
Definición del procedimiento cumplimiento colecciones de moda 95% - 105%. 24
INDICADORES 25
Cierre de OP’s 26
Faltantes de insumos en GBI 28
7. RESULTADOS OBTENIDOS 29
8. CONCLUSIONES 32
10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 34
11. ANEXOS 35
CONTENIDO DE FIGURAS
Figura 1. Flujograma Explosión Grupos de Producción. ..................................................... 18
Figura 2. Flujograma MRP. .................................................................................................. 19
Figura 3. Funcionamiento plantilla automatizada. ............................................................... 24
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CONTENIDO DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Comportamiento problema de inventario enero – abril 2018.............................. 13
Gráfico 2. Indicador general de cierre de OP’s. ................................................................... 27
Gráfico 3. Porcentaje de OP’s cerradas mes de Agosto. ...................................................... 27
Gráfico 4. Porcentaje de kilos enviados al disponible mes de Agosto. ................................ 28
Gráfico 5. Comportamiento Unidades en GBI. .................................................................... 29
Gráfico 6. Problema de inventario discriminación por días. ................................................ 30
Gráfico 7. Problema de inventario en GBI. .......................................................................... 31
CONTENIDO DE TABLAS
Tabla 1. Reporte MRP. ......................................................................................................... 14
Tabla 2. Matriz de selección problemáticas MRP. ............................................................... 21
Tabla 3. Definición de amortiguadores. ............................................................................... 22
CONTENIDO ANEXOS
Anexo 1. Comportamiento proceso de teñido. ..................................................................... 35
Anexo 2. Procedimiento cumplimiento colecciones de moda 95% - 105%. ........................ 35
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PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ASEGURAMIENTO DEL PROCESO DE
COMPRAS DE INSUMOS PARA VESTUARIO DE LA EMPRESA CRYSTAL
S.A.S.
1. RESUMEN
El presente trabajo se expone como el informe final desarrollado a partir de la realización de
la práctica académica en el área de planeación vestuario de la empresa Crystal S.A.S., en este
se diagnostica y evalúa el proceso de compras de insumos para vestuario de la empresa,
gracias a esto se logra identificar los procesos principales del cargo de analista de compra de
insumos y se complementa realizando una identificación de las problemáticas asociadas a
estos procesos. El problema macro sobre el cual se trabaja es el problema de inventario en
GBI (Gran Bodega de Insumos), este problema consiste en las unidades que se encuentran
detenidas en GBI, ya que las prendas cortadas no cuentan con los insumos para ser enviadas
a las plantas de confección.
Para abordar el problema planteado se establece una metodología dividida en tres etapas,
donde la primera etapa consiste en la identificación y descripción de los procesos y
procedimientos del cargo de la analista de compra de insumos para vestuario, posteriormente
se realizan varios ejercicios de identificación de problemáticas con la revisión detallada del
problema de inventario en GBI, después a partir del cálculo de un indicador de ponderación,
se reconocen dos problemáticas a tratar, se proponen tres estrategias de mejoramiento para
contrarrestar las problemáticas encontradas, las cuales consisten en el cálculo e ingreso de
amortiguadores de insumos bases al sistema, la implementación de una plantilla
automatizada de Excel para la identificación de unidades en problema de inventario, el
desarrollo de un procedimiento para evitar los cortes por encima de referencias de moda y
finalmente la construcción de indicadores de medición para procesos claves.
Finalmente se presentan los resultados donde se logra establecer un comparativo con respecto
al comportamiento del problema de inventario durante la implementación de las mejoras.
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2. INTRODUCCIÓN
La empresa Crystal S.A.S se dedica a la producción y comercialización de prendas de vestir
para sus marcas propias Gef, Punto Blanco, Baby Fresh, Galax, Casino y realiza la
producción para clientes de exportación. Los procesos productivos de la compañía inician
con el desarrollo de la tela como materia prima para la producción de las prendas de vestir y
finalizan en la comercialización de los productos. Las cuatro plantas de manufactura que
integran la compañía en Colombia comprenden los procesos de hilandería, tintorería,
textilería, confección y calcetería.
Una de las principales temáticas en la alineación integrada de la cadena de suministro es el
área de compras, la cual es conceptualizada como la división de servicio dentro de la
compañía que se encarga de garantizar el abastecimiento de materiales en el tiempo y forma
solicitados, obteniendo beneficios del mercado. Esta área juega un papel importante en la
base de la planeación de la cadena de suministro, participando en procesos estratégicos como
la planeación de ventas y operaciones o tácticos y operativos como la planeación de
requerimientos de materiales (MRP). En la fase de ejecución de la cadena de suministro, se
debe considerar un modelo operativo de compras que se encuentre alineado con los procesos
de planeación mediante la correcta segmentación de los materiales y una adecuada
clasificación, gestión y control de los tipos de compra. (Alonso & Fabeiro, 2013)
Para iniciar el proceso de confección de las prendas de vestir dentro de la compañía, se debe
enviar la tela cortada con sus respectivos insumos, los cuales son aquellos accesorios que
componen una parte de la prenda, si el bongo de la prenda a confeccionar no cuenta con algún
insumo, este es retenido hasta la llegada de este, ocasionando un problema de días de
inventario dentro de GBI y un problema de incumplimiento al cronograma pactado con el
cliente.
Los insumos para las prendas de vestir se compran mediante los procesos de MRP, grupos
de producción, symphony y manual; esto de acuerdo con la necesidad planteada por la
cantidad de prendas a confeccionar, si los datos presentan errores se puede presentar
problemas de faltantes, que terminan ocasionando problemas de días de inventario en GBI o
problemas de sobrantes, si se solicita más de la cantidad necesaria.
De acuerdo con la descripción anterior se plantea diagnosticar, evaluar y realizar propuestas
de mejora para el proceso de compras, logrando así disminuir el problema de días de
inventario y los faltantes y sobrantes de insumos. En el presente escrito se plantean los
objetivos a desarrollar, el marco teórico, la metodología en la cual se encuentra el desarrollo
del trabajo, los resultados obtenidos, las conclusiones y recomendaciones.
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3. OBJETIVOS
Objetivo general
Diagnosticar y evaluar el proceso de compras de insumos de la empresa Crystal S.A.S con
el fin de realizar propuestas de mejora para asegurar los insumos para las prendas de vestir
que comercializa la organización y evitar los sobrantes de estos.
Objetivos específicos
Generar y evaluar a través del tiempo, un indicador de cierre de OPs (Órdenes de
producción), el cual permita limpiar el sistema de necesidades que ya no son
existentes.
Evaluar los días del problema de inventario en GBI,con el fin de dar soluciones
administrativas y de gestión que ayuden a la disminución de este.
Identificar situaciones de mejora a nivel de procedimientos y fallas en el sistema,
mediante el acompañamiento al proceso de compras de insumos.
Definir indicadores o rutinas que permitan ver en estado real y actual la cantidad de
insumos faltantes en GBI.
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4. MARCO TEÓRICO
Para la correcta administración de la cadena de suministro se debe realizar una gestión
adecuada de los eslabones críticos de esta, el área de compras se ha establecido a través de
los años como un eslabón de suma importancia dentro de las organizaciones, esto
principalmente porque es el área encargada de abastecer la materia prima y los materiales
necesarios para la producción dentro de las empresas.
Si no existe una correcta comunicación con esta área o no se tienen claras las estrategias de
compras se pueden presentar problemáticas que impidan la correcta producción de las
empresas, incluso pueden ser culpables de parar la producción si no se cuenta con esto en el
tiempo estipulado o planeado.
A continuación se presenta los conceptos claves que se tratarán en el escrito con su respectiva
definición.
Compras: Se define como la actividad para adquirir bienes y servicios con la calidad
adecuada, en el momento justo, al mejor precio y del proveedor apropiado. En el concepto
de la empresa moderna, las compras se manejan por un departamento especializado que debe
formar parte de la propia organización de la compañía. Los objetivos fundamentales de una
compra son: mantener la continuidad del abastecimiento, hacerlo con la inversión mínima en
existencia, evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales, mantener los
niveles de calidad de los materiales, teniendo en cuenta el uso a que se destinan, procurar
materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y servicios requeridos y
mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo
que a costos de material se refiere. (Mercado, 2004)
Abastecimiento: Es una función común básica de cualquier organización, esto ya que cada
empresa depende de los materiales y suministros de otras empresas. El responsable del
abastecimiento debe tener muy clara la función que cumple un elemento de compra para
realizar la adquisición adecuada, otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores
y para ello es recomendable contar con políticas claras y objetivas. El abastecimiento o
aprovisionamiento, función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el
material necesario para su operación, incluye en su proceso las actividades de cálculo de
necesidades, compra o adquisición, obtención, almacenamiento, despacho o distribución,
control del inventario y la utilización de desperdicios. (Salas, 2005)
Plan de requerimiento de materiales (MRP): Es una metodología que permite administrar
el inventario y planificar pedidos de partes y piezas de demanda dependiente, un producto
cuenta con demanda dependiente cuando su demanda se puede derivar de un producto de
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categoría superior, en este contexto, una empresa que vende un producto final o con demanda
independiente está interesada en saber qué, cuánto y cuándo ordenar las distintas partes o
piezas que permiten la producción de dicho producto final. Esta planeación es un proceso
crítico y de cuidado, ya que esta permitirá alcanzar las metas de producción en tiempo y
cantidad de lo planificado previamente en un plan maestro de producción. Para llevar a cabo
un plan de requerimiento de materiales se necesitan tres elementos el plan maestro de la
producción, la estructura de cada producto o explosión de materiales y el registro del
inventario. (GEO Tutoriales, 2011)
Inventario: El concepto de inventario en una empresa se basa en todos los productos y
materias primas que posee la empresa y que son potenciales para la futura venta y que
proporcione beneficios a la organización. El inventario está formado por todo el stock de la
empresa que no se ha vendido, las materias primas que se poseen que les permiten crear
nuevos productos y todos aquellos productos que se encuentran en el proceso de producción
de la empresa y próximamente ya estarán disponibles para su venta. (“El inventario en la
empresa,” n.d.)
Inventario de seguridad: Sirve para cubrir desviaciones inesperadas de demanda, tiempo
de entrega o incumplimiento con el proveedor. Es también conocido como inventario de
reserva, y es aquel en el cual se maneja una base para compensar los riesgos no planeados o
aumento inesperado de los suministros para de los clientes. (Fondo de Vigilancia y Seguridad
de Bogotá en Liquidación, n.d.)
Amortiguador: Se crea para asegurar que el trabajo en proceso dentro de una planta de
producción llegue al recurso con capacidad restringida antes de que necesite ser procesado
según la programación. El amortiguador normalmente es más pequeño que el tiempo de
producción actual entre los puntos de control, lo cual garantiza una reducción de los niveles
de inventario en proceso. La administración de los amortiguadores es el mecanismo de
control del sistema de producción TOC que determina las prioridades en el piso de la
producción y también permite enfocar las acciones de mejora continua. Pueden existir causas
especiales de variabilidad que alteren la realidad y se debe tener un mecanismo que responde
ante tales situaciones.
Para el funcionamiento de los amortiguadores típicamente, se divide al amortiguador en 3
partes iguales (Zonas) y se le asignan colores como un semáforo, las prioridades en el piso
de la producción las determina el color de cada zona y lo que se espera es una reacción
diferente para cada Zona. Para finalizar se debe monitorear las operaciones de producción e
intervenir cuando sea necesario para mantener el control del proceso y asegurar la
confiabilidad de las entregas.
Para cada orden de producción se monitorea el avance de esta en el piso de la producción y
la reacción en las diferentes zonas es la siguiente:
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Zona III (Verde): No hacer nada. No se espera que el material esté tan rápido en el
punto de control.
Zona II (Amarillo): Es utilizada para mejorar el desempeño y prevenir que algo salga
mal. Por lo tanto, se deben enfocar esfuerzos en esta zona.
Zona I (Rojo): Expedite, tome las acciones necesarias para terminar la orden a tiempo.
Zona 0 (Negro): Orden atrasada (Tiempo de entrega vencido), tome acciones urgentes
para entregar la orden. (“TOC Aplicada a la Producción: Alcanzando una producción
de categoría mundial,” 2018)
Symphony: Software utilizado por la empresa Crystal S.A.S para la administración de los
amortiguadores de producción.
Problema de inventario: Este término es utilizado para referirse a las unidades que se
encuentran cortadas en GBI (Gran Bodega de Insumos) y no pueden ser despachadas a las
plantas de confección por falta uno o varios insumos.
En espera de insumos: El término es utilizado para referirse a las unidades que ingresan a
GBI pero aún no sobrepasan la fecha fin de insumos establecido en el cronograma del grupo
de producción.
Insumo: Se les denomina insumos de confección a los elementos utilizados para la
fabricación de una referencia de una prenda de vestir, para cada tipo de prenda se utilizan
insumos propios de la misma.
La empresa Crystal maneja los siguientes grupos de insumos: Botones, Marquillas, Elásticos,
Señales plásticas, Bordados, Adhesivos, Ganchos, Hilos, Pecheras, Cajas, Bolsas, Nylon,
Broches, Entretelas, Cierres, Reatas, Hiladillas, Accesorios, Cordones y Letines.
Insumos Base: Se refiere a los insumos en crudo que pueden ser teñidos dentro de la
empresa, una base puede suplir la necesidad de varios sku’s siempre y cuando se encuentre
desarrollada la fórmula de color.
Insumos Sustitutos: Es el término utilizado para los insumos que pueden ser sustituidos por
un sku homólogo, estos insumos pasan por un proceso de aprobación por parte del área de
calidad.
Lead time: Se conoce el tiempo que transcurre desde el que se emite la orden de compra
pidiendo los insumos hasta que el proveedor la entrega. Este es calculado por lo general en
días. Sin embargo, este significado puede variar dependiendo de la empresa de la que se trate.
Cuando se habla de suministros los inventarios son la clave para el buen funcionamiento del
sistema de entregas.
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El nivel total del inventario siempre será más alto si el tiempo de entrega es mayor, la
reducción del tiempo de entrega o Lead Time también reduce el inventario que se genera
durante el tiempo de fabricación de un producto. (TRADELOG, n.d.)
Cronograma: Es una representación gráfica y ordenada con un conjunto de funciones y
tareas que se llevan a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen
la optimización del tiempo. La producción de la empresa Crystal se lleva a cabo mediante la
persecución de cronogramas. (“Definición de Cronograma,” n.d.)
Los cronogramas de moda se encuentran amarrados a Exepron un software especializado
para la gestión de proyectos. Los cronogramas de las referencias de línea se encuentran
amarrados a Legacy, el cual es el software mediante el cual funciona la información de la
organización.
Solped: corresponde a la abreviatura del término "Solicitudes de Pedido". Se trata de un
documento de SAP que crea un sector solicitando al Departamento de Compras la adquisición
de productos o contratación de servicios. También pueden ser creados cuando se ejecuta el
proceso de Planificación de necesidades.
Este documento puede ser registrado por usuarios autorizados de cualquier sector de la
Compañía, y que, tras ser aprobado, será tomado el requerimiento por el área de compras
quien se hará cargo del procedimiento de selección de un proveedor y la generación del
pedido correspondiente. (CVOSOFT, 2011)
Bongo: Recipiente donde se empacan las prendas de vestir cortadas con sus respectivos
insumos, esta es la producción que es despachada para las plantas de confección.
SAP: Es un sistema informático que hace que las empresas puedan administrar correctamente
sus recursos humanos, productivos logísticos, etc.
Al Sistema SAP se le relaciona con los sistemas ERP (Planificación de Recursos
Empresariales), por tratarse de un sistema de información que permite gestionar las diferentes
acciones de una empresa, sobre todo las que tienen que ver con la producción, la logística, el
inventario, los envíos y la contabilidad.
Sus servicios destacan por cubrir, además, las necesidades tanto administrativas como las de
sus clientes y proporcionar las herramientas que se necesitan. (Galiana, 2017)
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5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El área de planeación vestuario de la empresa Crystal S.A.S se encarga de ejecutar la
programación de las colecciones y el seguimiento de estas. Este seguimiento es realizado a
todos los procesos que requiere la prenda de vestir ya aprobada para comercialización.
Primero se parte del área de tejido donde realizan la tela y de acuerdo con la necesidad de la
prenda se le anexan procesos de tintorería y acabados, luego se realiza el corte de la prenda
y pasa a GBI para anexar al bongo correspondiente los insumos que requiere la prenda, ya
que para iniciar el proceso de confección de las prendas de vestir se debe trasladar los bongos
con estas cortadas y con sus respectivos insumos para la confección, estos pueden ser
elásticos, abrochaduras, varillas, cubre varillas, entre otros. Cuando un bongo tiene faltantes
de insumos este es retenido hasta la llegada de estos, ocasionando un problema de días de
inventario dentro de GBI y un problema de incumplimiento al cronograma pactado con el
cliente.
Los insumos para las prendas de vestir se compran mediante el MRP, la explosión de grupos
de producción, symphony con el reabastecimiento de amortiguadores y de manera manual de
acuerdo con la necesidad planteada por la cantidad de prendas a confeccionar. Si los datos
presentan errores, pueden surgir problemas de faltantes que terminan ocasionando problemas
de días de inventario en GBI o problemas de sobrantes si se solicita más de la cantidad
necesaria.
Evaluando el problema de inventario durante el periodo de tiempo de enero de 2018 a abril
de 2018 se encuentra que fluctúa entre las 39.709 unidades y 123.031 unidades, donde el
promedio se encuentra situado en 68.517 unidades. Este análisis es realizado bajo la cantidad
de prendas de vestir que se encuentran sin despachar por falta de insumos que se requieren
para su confección, por ende, esto en términos de faltantes de insumos es una cantidad mayor
ya que cada unidad evaluada en el problema de inventario puede tener asociada una cantidad
determinada de un sku o varios skus, este comportamiento se puede evidenciar en el Gráfico
1.
Una referencia puede encontrarse en problema de inventario porque los insumos se
encuentran retrasados en fecha de entrega por incumplimiento del proveedor, por rechazos
de calidad, ya que no cumplen con los requerimientos planteados en la ficha de producción;
puede suceder que se realiza la compra atrasada por la persona encargada del abastecimiento
de insumos o por el planeador o programador de la prenda de vestir o finalmente que no
existan pedidos pendientes para ese sku. En el caso final se puede proceder buscando
sustitutos o bases para teñir dado el requerimiento del insumo, si no se encuentran ninguno
de los atributos anteriores asociados, se verifica con el planeador si de acuerdo con la
cantidad faltante se realiza una compra para el insumo, si la cantidad es muy pequeña se debe
revisar que exista una proyección para esa prenda o para otras que lleven el insumo y por
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ende se pueda realizar la compra por la cantidad mínima requerida por el proveedor, de lo
contrario el bongo estará sumando días de inventario hasta que se encuentre una solución
particular, como pasar el corte a otros pedidos o llevar a saldos o códigos inteligentes.
Gráfico 1. Comportamiento problema de inventario enero – abril 2018.
El MRP es una metodología que la empresa Crystal utiliza en la actualidad para planificar
pedidos de insumos de demanda dependiente, asociados a una prenda de vestir con demanda
independiente. Dentro del comportamiento del MRP se logra observar que un porcentaje de
los insumos, en promedio 0,018% de estos, piden cantidades muy pequeñas en un rango de
10 a 50 unidades por insumo. Esto en muchas ocasiones no cumple con los mínimos de
compra planteados por la capacidad de producción de los proveedores, estas cantidades
mínimas están posiblemente asociadas a bongos en problema de inventario que los faltantes
son pequeñas unidades de un determinado sku. Dentro de los insumos identificados se
encuentran copas, marquillas, elásticos, sesgos elásticos, entre otros. En Tabla 1 se evidencia
el comportamiento en tres fechas donde corre el proceso del MRP.
0
20.000
40.000
60.000
80.000
100.000
120.000
140.000
Un
ida
de
s d
e p
rod
uc
ció
n
Fechas (Enero 2018-Abril 2018)
Comportamiento Problema Inventario
Problema de inventario Promedio Mínimo Máximo
39.709
68.517
123.031
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Tabla 1. Reporte MRP.
Fecha de ejecución del MRP 29/06/2018 04/07/2018 06/07/2018 10/07/2018 13/07/2018 17/07/2018
Necesidad en el rango de 10 a 50
unidades por insumo 2.293 705 664 832 843 856
Necesidad total arrojada por el
MRP 8.341.560 7.972.132 5.531.926 6.501.428 3.773.646 2.858.327
Participación de estas unidades
en la necesidad total arrojada por
el MRP
0,027% 0,009% 0,012% 0,013% 0,022% 0,030%
Cantidad de sku con necesidad
en el rango de 10 a 50 unidades
por insumo
9 10 17 23 23 23
Estas cantidades también pueden estar asociadas a pedidos cumplidos que aún se encuentran
con las órdenes de producción abiertas y esto lleva a que solicite insumos sin requerirlos.
Los faltantes de insumos para las prendas de vestir pueden repercutir finalmente en prendas
que salen a comercialización tarde y no se logran vender en la temporada que estaba planeada
y pasan a ser saldos. Esto genera que la compañía no recibe el ingreso proyectado por la
prenda de parte de los consumidores y con los sobrantes sucede que se tiene el dinero en
inventario, el cual no se tiene una proyección de gasto segura y por ende esto puede tornarse
obsoleto después de un tiempo y la compañía perder ese dinero invertido.
Para atacar la problemática de faltantes se pueden establecer amortiguadores para insumos
bases de continua circulación que se puedan modificar de acuerdo a la prenda que se
encuentre en problema de inventario, permitiendo así, atacar rápidamente los bongos
parados. Para el caso de los sobrantes se requiere evaluar el funcionamiento del MRP,
encontrando las fallas de este para ver mediante el sistema como se pueden ajustar.
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6. METODOLOGÍA
Para el desarrollo del presente trabajo, se realizó una implementación de tres etapas, estas
permitieron la identificación y descripción del proceso, el reconocimiento de las
problemáticas que afectan el correcto funcionamiento de las compras de insumos para
vestuario y la realización de propuestas para dar solución a las problemáticas planteadas.
Etapa 1: Identificación y descripción del proceso de compras de insumos para
vestuario.
Con el acompañamiento realizado al cargo de la analista de compras para insumos de
vestuario del área de planeación, se logró realizar una identificación de los procesos que
aborda este cargo y con eso realizar una identificación de aquellos que requieren mayor
atención y son de mayor criticidad dentro de la compañía.
Los procesos descritos son la explosión de grupos de producción, este proceso permite
obtener la necesidad de cada insumos asociado al grupo de producción discriminado en
segmento; el otro proceso macro ejecutado en el cargo es la ejecución del MRP, el cual otorga
las necesidades de cada insumo, esto de forma consolidada, sin embargo, el reporte que viene
del sistema permite visualizar cuales son los grupos que se encuentran solicitando dicho sku.
Etapa 2: Identificación de las problemáticas asociadas al proceso de compras para
insumos de vestuario.
Posterior a la identificación de los procesos y procedimientos asociados al cargo, se realizó
un acompañamiento para la revisión de las prendas que se encontraban detenidas en GBI con
el atributo problema de inventario, con estas se ejecutó una búsqueda a través de todo el
sistema, para identificar en qué parte del proceso había ocurrido la falla. El resultado de estos
ejercicios fue la identificación de seis problemáticas, en el trabajo se realiza una
identificación y descripción de estas, adicional a eso se realiza una ponderación para
encontrar puntos clave que se puedan atacar mediante la propuesta de soluciones posibles y
con posibilidad de implementación.
Etapa 3: Propuestas de mejora.
Después de la identificación de las problemáticas se filtraron dos de estas, para ser tratadas
con soluciones en el presente escrito, las problemáticas establecidas fueron bongos con
faltantes mínimos de insumos, es decir, cantidades por debajo de los mínimos de compra, en
otras palabras, por debajo de los mínimos de producción de los proveedores y los cortes por
encima de referencias, es decir prendas de vestir de las cuales se solicita una cantidad, pero
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por rendimiento de los materiales se logra sacar un porcentaje de prendas por encima, sin
embargo los insumos son solicitados al 100% de la producción inicialmente planteada.
Para dar solución a esto se definieron amortiguadores de insumos base para teñido dentro de
la planta, se realizó e implementó una plantilla de Excel automatizada que permitiera filtrar
de manera efectiva los bongos en problema de inventario o espera de insumo sin inventario
del sku dentro de la planta, esto con el fin de darle prioridad de solución a estos y se definió
un procedimiento que ayudará a la disminución de los cortes por encima de referencias de
moda.
Para darle cumplimiento a cabalidad a los objetivos planteados se realizó la construcción de
indicadores de seguimiento al cierre de Op’s y a los faltantes de insumos en GBI. Finalmente
se realiza un análisis de los resultados obtenido con la puesta en marcha de las diferentes
propuestas de mejora.
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ETAPA 1: IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS
DE INSUMOS PARA VESTUARIO.
El proceso de compras de insumos para vestuario de Crystal es parte del resultado del proceso
de planeación de las prendas de vestir, inicialmente al planeador de cada segmento de
producción que actualmente se maneja dentro de la empresa (Gef Moda, Punto Blanco,
Paquete completo, Gef Línea y Baby Fresh) le llega un requerimiento de prendas de vestir
amarrado a determinado grupo de producción, estos requerimientos pueden estar clasificados
en requerimientos MTO, es decir prendas de moda; requerimientos MTA, es decir prendas
de línea y requerimientos MTO especial, las cuales son prendas de moda que pasan a ser
prendas de línea, es decir, de constante producción durante el año.
Esta producción se encuentra amarrada a un cronograma que se encuentra previamente
registrado en el sistema, si la producción es MTA se encuentra ligado a cronogramas
registrados en Legacy, si la producción es MTO o MTO especial se encuentran amarrados a
Exepron, en estos administradores de proyectos se encuentran estipulados los tiempos para
cada uno de los procesos, Tejeduría, tintorería, acabados, corte, GBI y confección, en el
cronograma se encuentra estipulada la fecha fin de insumos, en esta fecha la prenda de vestir
ya debe estar cortada y tener sus insumos correspondientes en GBI para poder ser traslada a
alguna de las plantas de confección.
Posteriormente a recibir el requerimiento se hace la conversión de este en necesidad de
materia prima e insumos para iniciar la producción, los programadores ingresan estas
necesidades al sistema y envían a la analista de compras de insumos para vestuario un correo
notificando que la necesidad de producción ya se encuentra ingresada al sistema, la analista
se encarga de evaluar la necesidad, buscando los insumos solicitados en inventario o
examinando inventario de insumo base o sustituto, si no se encuentra inventario se procede
a realizar la solicitud de pedido la cual pasa al área de compras, esta área realiza la compra y
notifica la fecha de entrega.
Para la analista de compras determinar si realiza la solicitud de pedido al área de compras,
realiza el primer proceso macro del cargo, el cual consiste en explosionar los grupos de
producción, lo primero que hace es revisar el correo que mandan los programadores con el
grupo de producción al cual se le deben buscar o comprar insumos, lo cual difiere de acuerdo
al tipo de producción que se realizará, es decir, si es moda, es línea o moda que se convertirá
en línea, cuando se trata de producción MTO, lo primero que se revisa es si se encuentra
inventario disponible del insumo, ya sea en la bodega tres, es decir Marinilla o si se encuentra
como sobrante en alguna de las bodegas de las plantas de confección, si se encuentra en
Marinilla se reserva el inventario para el grupo, si encuentra en otra bodega se solicita el
traslado, si no sucede alguno de los casos anteriores se procede a realizar la solicitud de
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pedido al área de compras. Cuando se trata de producción MTA o MTO especial se procede
a realizar la revisión de los insumos en el MRP. El procedimiento de explosionar los grupos
de producción se encuentra registrado en la Figura 1.
Figura 1. Flujograma Explosión Grupos de Producción.
La ejecución del modelo del MRP se lleva a cabo los martes y viernes, estos días se empieza
con la revisión para evacuar las solicitudes de todos los insumos, la primera revisión que
realiza es con respecto a los correos que envía el administrador del sistema, en un correo
establece los sustitutos asociados a los insumos y en el otro notifica el éxito de la ejecución
del modelo. Posterior a esto se encarga de filtrar las solicitudes para la bodega tres y con esta
información manda un correo al área de Distritos para que se encargue de buscar sustitutos a
estos insumos, este proceso demora alrededor de tres días, dos días en la búsqueda de los
insumos sustitutos y un día en aprobación de calidad, mientras le entregan respuesta de estos
insumos se encarga de realizar las solicitudes de pedido de material de empaque o insumos
INICIO
Analista de compra de insumos
recibe correo de los programadores
de producción con los grupos
Es
programación
MTO (Moda)
Se realiza las solped’s de
insumos bajo el mismo
grupo de producción
Es
programación
MTA (Línea)
Se revisan los insumos
bajo el MRP
Se revisa si hay inventario
disponible del sku solicitado
Se solicita el traslado
del sku solicitado
Se encuentra
disponible en
una bodega
<> 3
Se reserva el inventario
por la cantidad solicitada
Es MTO Especial
(Moda que pasa
a ser línea)
Se ingresan los
insumos nuevos al
MRP
Hay
inventario
disponible
FIN
Si Si
No No
Si
No
Si
No
19
que bajo su conocimiento no tienen sustituto, esto después de revisar que no cuente con base
o se encuentre inventario disponible en otra bodega . Luego de contar con la información de
búsqueda de material sustituto se reserva inventario o se realiza solicitud de pedido por la
cantidad solicitada. Este proceso se encuentra registrado en la Figura 2.
Figura 2. Flujograma MRP.
INICIO
Analista de compra de insumos revisa los correos
que envía el administrador del sistema: Sustitutos
insumos y Ejecución exitosa del MRP
Se reserva el inventario
por la cantidad solicitada
Se genera la solped
por la cantidad
solicitada
Calidad
aprobó el
sustituto
Se encontró
sustituto del
material
FIN
Si
No
Realiza la revisión de los insumos
solicitados para la Bodega 3
Envío de correo a Distritos para
búsqueda de sustitutos
No
Si
Revisión del MRP
Se generan solped’s
para material de
empaque e insumos
sin sustitutos
Hay
inventario
disponible
del insumo
Hay
inventario
de la base
del insumo
Hay
inventario en
bodega <> 3
Se tiñe el insumo Base
Se solicita traslado del
insumo
Si
Si
No
No
No
20
ETAPA 2: IDENTIFICACIÓN DE LAS PROBLEMÁTICAS ASOCIADAS AL
PROCESO DE COMPRAS PARA INSUMOS DE VESTUARIO.
Con el fin de identificar las problemáticas asociadas a la compra de insumos para vestuario
se realizó un acompañamiento al cargo durante un mes y medio, donde mediante el análisis
de las referencias que se encontraban en problema de inventario, se indagaba en el sistema
buscando las causas raíces que definieran el porqué del atraso de los insumos para dichas
referencias, el análisis se realizaba partiendo de aquellas unidades que se encontraran con
mayor número de días en GBI. A partir de este acompañamiento se identificaron seis
problemáticas como causa raíz de varias unidades en problema de inventario, se encontraron
solped’s sin replicar, registro incorrecto de clientes, lead time desajustados, recodificación
de sku’s, corte por encima de referencias y faltantes mínimos de insumos.
Las solped’s sin replicar son un problema del sistema, la analista de compras genera la solped
desde el sistema Legacy y el área de compras genera las solicitudes bajo SAP. Algunas
solicitudes no replicaban, por lo cual no informaban que la transacción había sido efectuada,
lo que indica la causa por la cual el sistema no mostrase el pedido pendiente, adicional a esto
no se tiene certeza de la realización de la compra. La problemática asociada al registro
incorrecto de los clientes consiste en que para un mismo pedido se tenían campos con códigos
diferentes de clientes, esto implica tener inconsistencias en el sistema, llevando esto a que
los insumos matriculados bajo el MRP no solicitaran compra, por lo cual no se generaba la
solicitud de los materiales. El lead time desajustado se identificó a partir de las referencias
que contienen elásticos estampados, el dato ingresado en el sistema es estándar con 28 días
y realizando la revisión de estos se encontró que el lead time varía de 38 a 45 días, por lo
cual se justificaba su atraso.
Actualmente dentro de la empresa se lleva a cabo una recodificación de sku’s y esto acarrea
problemas dentro del sistema, ya que el inventario se amarra al nuevo sku, pero no las
referencias, por lo cual debe realizarse el cambio manual, cuando se identifica la situación,
esto ralentiza la respuesta y las acciones con el fin de lograr la producción. Los problemas
más recurrentes son los cortes por encima sin insumos, ya que las solped’s se generan para
el 100% de la producción, si se cortan más unidades se busca sustituto del insumo, pero en
muchas ocasiones estos sustitutos no son aprobados por calidad, lo que hace que estos bongos
se queden parados hasta tomar alguna decisión de tipo administrativa, de igual forma se
encuentra que en variadas ocasiones los faltantes de un determinado sku por bongo son
cantidades pequeñas, inferiores en muchas ocasiones a los mínimos de compra.
Para la selección de las problemáticas a atacar se clasificaron de acuerdo con el área que tiene
responsabilidad sobre estas, posteriormente se calificó cada problemática con respecto a
cuatro ítems: posibilidad de impacto, este ítem tiene relación con el área al cual se encuentra
21
asignada la problemática; urgencia, es decir que tan crítica es la problemática; tendencia, si
hay posibilidad de que aumente o se agrave y factibilidad, si puede ser atacada dado el
alcance de este trabajo. De acuerdo con la problemática, a cada ítem se le asignó un valor de
1 a 5 y finalmente se pondero a través de un producto, al cual se le denomino indicador de
trabajo, lo anteriormente descrito se encuentra registrado en la Tabla 2.
Tabla 2. Matriz de selección problemáticas MRP.
Problemáticas Área
correspondiente
Posibilidad
de impacto Urgencia Tendencia Factibilidad
Indicador
de
Trabajo
Solped’s sin replicar: La
generación de las solped’s se
realiza en el sistema Legacy
y de allí pasa a SAP. Cuando
se genera la compra la
solped replica a Legacy.
Sistemas 0 4 4 2 0
Registro incorrecto de
clientes: Los grupos de
Baby Fresh se encuentran
registrados con un cliente
incorrecto en el sistema.
Planeación 4 4 2 4 128
Lead Time desajustados: Existen referencias que
contienen elásticos con
proceso de estampación,
pero el Lead Time de estos
se encuentra desajustado.
Planeación 3 3 2 3 54
Recodificación de sku's Ficha técnica
insumos 0 3 3 2 0
Corte por encima de
referencias: Se quedan
represados los bongos en
GBI acumulando días en
problema de inventario.
Ficha Técnica,
Planeación,
Tejido y Corte.
1 3 3 2 18
Bongos con faltantes
mínimos de insumos
Planeación y
GBI 4 3 2 5 120
Dado los resultados obtenidos en la tabla, se procede a atacar las problemáticas asociadas al
área de planeación. La posibilidad de impacto es cero en áreas como sistemas y ficha técnica
de insumos porque la cercanía y posibilidad de monitoreo en estas áreas no es factible, sin
embargo, estas problemáticas fueron notificadas para que las áreas responsables empezaran
a realizar las acciones pertinentes.
Las problemáticas de registro incorrecto de clientes y lead time desajustados, las asumen
directamente los planeadores y programadores de cada segmento, en el caso específico se
traslada la responsabilidad de solución al planeador y programador de Baby Fresh, ya que las
22
referencias de este segmento son las que presentan estos problemas. La solución a estos
problemas es ingresar correctamente al sistema los datos asociados a los pedidos de Baby
Fresh y los lead time de los elásticos estampados.
A continuación, se muestran las estrategias utilizadas para darle solución a las problemáticas
de bongos faltantes mínimos de insumos y los cortes por encima de referencias.
ETAPA 3: PROPUESTAS DE MEJORA.
Definición de amortiguadores de acuerdo con el comportamiento del proceso de teñido.
La definición de los amortiguadores para las bases de teñido se apoyó del registro de teñido
del año 2018, a partir de este se identificaron los sku’s bases con mayor frecuencia de teñido,
los que habían ingresado a teñido en varias ocasiones y la participación de las referencias, es
decir, que no solo fuese utilizado para una sola referencia si no que fuese versátil y útil en
varias referencias. Bajo estas condiciones se filtraron 16 sku’s para la definición de
amortiguadores.
El tamaño del amortiguador fue definido en colaboración con los planeadores de línea,
teniendo en cuenta que estas referencias son las que regularmente podrán utilizar estos
insumos. Los insumos con su amortiguador se encuentran detallados en la Tabla 3 y Anexo
1. En la Tabla 3 se logra evidenciar el código del sku, la descripción del sku, el tamaño del
amortiguador que se definió y la cantidad total teñida del sku en el año 2018. En el Anexo 1
se logra evidenciar la misma tabla, pero se logra observar a detalle la discriminación del
teñido y las referencias que participan en el comportamiento de cada sku.
Tabla 3. Definición de amortiguadores.
sku base Descripción Sku Base Amortiguador Total
Teñido 2018
3338053
SESGO PROTECTOR CRUDO APT FUSIONADO DOBLE
REFUERZO EN MICROFIBRA ANCHO 11 MM 100%
NYLON PORCENTAJE ENCOGIMIENTO 3-5 %
4000 13.204
3338790 CUBRE VARILLA CRUDO APT 600 REF 680/10 ANCHO
10 MM ELONGACIÓN 15-25 % 3000 19.361
3339926 CORDÓN CT COLOR CRUDO SIN PUNTERA ANCHO
8MM 100% POLIAMIDA 3000 50.279
3342978 CORDON CRUDO APT SD PLANO DELGADO EN
ALGODÓN CON ALMA TUBULAR ANCHO 6 MM 3000 42.447
3343299 ELÁSTICO CRUDO REF 318/20 ANCHO 20 MM SIN
MORA 3000 4.410
3345233 ELÁSTICO CRUDO REF LR 68/8 ANCHO 8 MM 2000 4.632
3345234 ELÁSTICO CRUDO APT REF LR 68/10 ANCHO 10 MM 3000 8.239
3345236 ELÁSTICO CRUDO APT REF 103/20 LISO ANCHO 20 MM 1500 2.963
3345238 ELÁSTICO CRUDO APT REF 121/8 ANCHO 8 MM 2000 3.452
23
3345372 ELÁSTICO CRUDO APT REF 396/11 ANCHO 11 MM 3000 7.696
3345412 ELÁSTICO CRUDO APT REF LR 81/8 ANCHO 8 MM 1500 2.808
3345722 ELÁSTICO CRUDO REF 103/7 ANCHO 7 MM 2000 5.818
3346850 ELÁSTICO CRUDO APT REF 19/20 ANCHO 20 MM 1300 2.594
3357145
ABROCHADURA PREMIUM REF 2X4X30
ENCARTERADA CON ALAMBRE DE ACERO AL
CARBONO RECUBRIMIENTO E 600 - CRUDO 600 5000 16.137
3357944 ABROCHADURA REF 2X4X38 ENCARTERADA BASE
PARA COMPRAS 3357944 - CRUDO 600 1500 804
3357951
ABROCHADURA 3X3X57 ANCHO 57 MM * ALTO 58 MM
NYLON 100 % BASE PARA COMPRAS 3357951 - CRUDO
600
1200 1.837
Implementación de una plantilla de Excel automatizada para la identificación de
unidades en problema de inventario.
Con el objetivo de lograr una disminución en las unidades que se encuentran en problema de
inventario y permitir el flujo de prendas hacia las plantas de confección, se plantea una
plantilla de Excel automatizada que permita identificar las referencias en problema de
inventario sin insumos en proceso. Esta permite la identificación de faltantes de insumos de
las referencias en problema de inventario o en espera de insumos, realizando una búsqueda
del código del insumo en diferentes partes del proceso.
Para la construcción de la plantilla, inicialmente se realizó la identificación de las bases de
datos necesarias para realizar la búsqueda requerida, la base de datos identificada
inicialmente y aquella que otorga la información correspondiente a las unidades que se
encuentran paradas en GBI es “Premercadas”, esta base de datos entrega información del
estado del bongo en GBI, es decir, si se encuentra en problema de inventario, lo que implica
que de acuerdo al cronograma establecido en el sistema (Legacy o Exepron) la referencia ya
debería haber salido de la planta de Crystal Marinilla hacia una planta de confección con sus
respectivos insumos, o si encuentra en espera de insumos, esta descripción se refiere a la
referencias que ya se encuentran cortadas en GBI y están aún en espera de insumos, sin
embargo, aún la fecha del cronograma de fin de insumos se encuentra vigente. Posteriormente
se realiza la identificación del grupo al cual se encuentra asociada la referencia, este también
permite identificar el planeador y programador encargados de esa producción y por ende
hacer un seguimiento discriminado de las referencias que se encuentran en problema de
inventario, siguiente a este se realiza la identificación del bongo, el cual trae asociado consigo
los días que se encuentra parada esa referencia en GBI y la cantidad de prendas que se
encuentra dentro de este, se realiza la identificación del código de la referencia, la descripción
de la referencia, la descripción del insumo que falta en el bongo, la cantidad solicitada por el
bongo, la cantidad faltante y el código del producto.
24
Seguido de realizar la identificación de los faltantes se procede a buscar si hay inventario del
insumo, si el inventario no logra suplir la necesidad del faltante se procede a buscar el código
del insumo base y si hay inventario disponible de ese insumo, si la necesidad de faltante no
logra ser suplida, se pasa a buscar el código del insumo sustituto y el inventario de este
insumo, si aún no se logra completar la necesidad se busca si el insumo se encuentra en
proceso de teñido, tiene solped’s generadas o pedidos pendientes. Se suma el inventario en
tránsito y con la cantidad solicitada se realiza la comparación, si la suma no completa la
cantidad solicitada se notifica que falta inventario de ese insumo para completar la necesidad
del bongo, esto ayuda a filtrar los que realmente son un problema y se buscan soluciones con
respecto a estos faltantes. La Figura 3, ilustra el comportamiento de la plantilla.
Adicionalmente se realiza una validación de aquellas referencias que tienen el cronograma
desajustado, es decir, tienen insumos que superan el rango otorgado para la compra de
insumos.
Figura 3. Funcionamiento plantilla automatizada.
Definición del procedimiento cumplimiento colecciones de moda 95% - 105%.
Con el objetivo de lograr entregar completas las colecciones de moda al área de comercial y
evitar los cortes por encima que solo trae consigo aglomerar bongos con faltantes de insumos
en GBI, se reúnen las áreas de planeación, ingeniería, liberaciones, corte y confección para
la definición de un procedimiento que permita identificar los problemas en los procesos en
la planta textil e impida avanzar esas unidades a corte. El procedimiento se encuentra definido
25
en el Anexo 2, en este se logra evidenciar paso a paso las acciones a seguir por cada una de
las áreas involucradas.
En este procedimiento se definen responsabilidades para cada área, esto con el fin de lograr
entregar las colecciones dadas las unidades solicitadas por el área de comercial y evitar las
prendas cortadas sin insumos o prendas que roben insumos a otras.
El procedimiento inicia definiendo la responsabilidad del área que modifica los consumos de
cada material que compone la prenda en ficha, ya que la modificación cuando ya se ha puesto
en marcha la colección dentro de la planta implica no cumplir con el 100% de la colección
ya que esas modificaciones le pueden dar mayor rendimiento a los materiales o por el
contrario hacer que el material rinda menos, cualquiera de los dos casos es lamentable para
el proceso, por esta razón ficha debe informar cuando se realicen las modificaciones y de este
modo el proceso pueda reaccionar a reposiciones en caso de estar por debajo o en parar tela
cruda o terminada.
Planeación programara las colecciones exactamente al 100% para los segmentos de Baby
Fresh y Gef, en el caso de Punto Blanco se tendrán algunas excepciones las cuales pueden
aumentar su porcentaje de programación de 0 a 25, deberán informar las referencias que
continúan en línea. En la actualidad el proceso de planeación de las prendas de exportación
es independiente y ya se tienen procedimientos que permiten tener control sobre el
cumplimiento de los pedidos.
El área de liberaciones será la encargada de realizar el primer filtro, procederán a informar
cuando la liberación de la tela se haga por encima del 110% o por debajo del 95%, para que
en corte sepan si se liquida la tela o se procede a garantizar las unidades de la orden de corte,
el área de corte se encarga de seguir las instrucciones de liberaciones. GBI mercara los
insumos para el 100% de la producción de primera y si se llegasen a presentar los cortes por
encima se encargará de mercar estos con insumos sustitutos, confección será el último filtro,
en esta se garantizará despachar las unidades solicitadas por comercial o más unidades,
siempre y cuando se haya realizado una negociación previa con esta área.
INDICADORES
Con el objetivo de hacer seguimiento de las situaciones que afectan el problema de
inventario, se proponen dos indicadores se seguimiento:
26
Cierre de OP’s
Los programadores cargan al sistema las necesidades para la producción en planta mediante
OP’s, cada grupo de producción tiene asociadas n OP’s esto dependiendo de la necesidad,
cuando el grupo llega a corte las OP’s son cerradas para garantizar el correcto funcionamiento
del sistema, es decir, no dejar activas solicitudes que no se van a requerir, por esta razón se
propone un indicador de periodicidad mensual, donde a final de cada mes se evalúan las OP’s
que tienen vencida la fecha de corte y se le pasa a cada uno de los programadores para que
evalúen cuáles de las OP’s pueden ser cerradas, hay algunas que se tratan de retrasos o
reposiciones del grupo y por ende no son cerradas, en otras ocasiones tienen asociada tela
que requieren para una producción posterior y al cerrar esta OP, esta tela es puesta en
disponible.
Se evalúan 4 segmentos de Op’s, Baby Fresh y Gef línea (Programador Edison Paniagua),
paquete completo (Programador Diego Beltran), Gef Moda (Programador Fabián Estrada) y
Desarrollo de exportación (Programador Ana Milena Villegas). Para cada mes se evalúan las
OP’s con fecha de corte vencidas, las que se cierran y finalmente el porcentaje de kilos que
son enviados al disponible.
El indicador global se observa en el Gráfico 2, el cual indica el total de OP’s revisadas y el
total que se cerraron; el porcentaje de participación de Op’s de cada segmento se observa en
el Gráfico 3 y el porcentaje de kilos enviados al disponible, es decir tela que no se utilizó
para la producción se observa en el Gráfico 4.
El comportamiento adecuado de este indicador es el disminución, el valor ideal sería para el
periodo de revisión no realizar revisión de las Op’s, sin embargo, este va ligado al momento
de producción en el cual se encuentre la empresa, ya que, en los valles de producción la
revisión será menor que en los picos, en el Gráfico 2 se puede observar el comportamiento
de producción de la empresa.
27
Gráfico 2. Indicador general de cierre de OP’s.
Gráfico 3. Porcentaje de OP’s cerradas mes de Agosto.
28
Gráfico 4. Porcentaje de kilos enviados al disponible mes de Agosto.
Faltantes de insumos en GBI
Con el fin de evaluar que el comportamiento del problema de inventario no se desestabilice,
se propone un indicador que permita ver el comportamiento de este y el de los faltantes en
términos de sku’s y de prendas de vestir, evaluando de este modo en periodicidad de día, la
cantidad de prendas en problema de inventario, la cantidad de prendas en espera de insumos,
las prendas en problema de inventario inferior a 6 días y líneas auxiliares de la meta
establecida para el problema de inventario y el promedio de este.
Después se discrimina el porcentaje de participación de sku’s por segmento y finalmente por
prendas de vestir, eso mayor y menor a 6 días.
En el Gráfico 5 se observa el comportamiento del problema de inventario del 23 de octubre
al 6 de noviembre, lo valioso de este indicador radica en visualizar de manera constante que
el comportamiento sea estable y buscar estrategias para bajar el problema de inventario, sin
embargo, no es posible medir cuánto es normal, alto o bajo si no se tienen históricos del
comportamiento.
29
Gráfico 5. Comportamiento Unidades en GBI.
7. RESULTADOS OBTENIDOS
Los resultados obtenidos se logran evidenciar de forma cualitativa y cuantitativa. En el
aspecto cualitativo se logró identificar las problemáticas que se encontraban afectando la
compra de insumos con su respectivo diagnóstico y evaluación, posterior a esto las propuesta
de mejora aunque estas son reactivas antes las problemáticas planteadas ya que no impiden
que la falla ocurra, si no que reaccionan ya cuando las prendas se encuentran en GBI. Es
importante destacar que ya se tienen conocimiento e indicios de cómo empezar a atacar estas
problemáticas de manera proactiva, implementando mejoras directamente en el sistema que
actualmente la organización se encuentra utilizando, es importante destacar que no se
sugirieron propuestas de carácter proactivo porque estas implican modificaciones al software
de la empresa y esto requiere de tiempo para establecer puntos de acuerdo con el área de
sistemas.
Realizando el análisis del problema de inventario desde julio de 2018 hasta noviembre de
2018, se observa una disminución en las unidades en problema de inventario, sin embargo,
esto en principio se debe al valle de producción que se presenta durante las épocas de agosto
a septiembre, no obstante, cuando se ingresa a los meses de picos de producción no se
alcanzan valores superiores a las 55.000 unidades. Este comportamiento viene asociado a
mejoras que se han venido implementando en el cargo, aunque en la actualidad aún existen
falencias que deben ser evaluadas y solucionadas, ya se tiene la conciencia de las
problemáticas y adicionalmente se han instaurado mediciones e indicadores que permiten
evaluar el comportamiento en el tiempo y evaluar la mejora gracias a plantillas o
procedimientos instaurados. Es importante tener en cuenta que la meta establecida desde la
dirección de planeación se encuentra en término de días, que las prendas que se encuentran
30
en GBI no superen los seis días en problema de inventario, en promedio hay una diferencia
porcentual de 38,7% de las prendas que se encuentran en problema de inventario inferior a
seis días y las prendas de vestir en problema de inventario superior a seis días. Esto se logra
evidenciar en el Gráfico 6.
Gráfico 6. Problema de inventario discriminación por días.
Las unidades que se encuentran paradas en GBI y ya deberían estar en las plantas de
confección, se encuentran afectadas por diversas variables simultáneamente, estas variables
son controlables siempre y cuando se logren identificar y se tenga certeza del vínculo con las
unidades, adicionalmente son afectadas por variables específicas y generales, por esa razón
en el presente trabajo se evaluaron causas que afectan a varias referencias para de esta forma
atacar un mayor número de unidades en problema de inventario.
En el Gráfico 7, se evidencia el comportamiento en el problema de inventario durante los
meses de julio a noviembre de 2018 y como este mejora teniendo en cuenta el
comportamiento mostrado en el planteamiento del problema, durante los últimos meses del
año hay un pico de producción que trae consigo un aumento en las unidades en problema de
inventario, sin embargo, este tiene tendencia a mejorar dadas las mediciones y valores
obtenidos.
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000
80.000
90.000
Un
idad
es d
e p
rod
ucc
ión
Fechas (Julio 2018 - Noviembre de 2018)
Comportamiento Problema de Inventario
Problema de inventario Menor a 6 días Promedio problema de inv
Max Min
31
Gráfico 7. Problema de inventario en GBI.
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000
80.000
90.000
Fecha (Julio 2018 - Noviembre 2018)
Comportamiento Problema de Inventario
En espera de insumos Problema de inventario Promedio problema de inv
Max Min
32
8. CONCLUSIONES
Para el abastecimiento de la cadena de suministro existen diversos eslabones que juegan un
papel crucial, dentro de la organización el área de compras juega un papel de suma
importancia en el abastecimiento de la materia prima y los materiales que complementan la
producción, si el área de compras no cuenta con estrategias y políticas adecuadas, se pone en
riesgo el abastecimiento de los materiales y con ello la misma producción dentro de la
empresa. En el presente trabajo se evalúa el abastecimiento de insumos para vestuario, dentro
de la planta de Marinilla en el proceso final, por ende no pone en riesgo la producción dentro
de esta pero si aglomera inventario en GBI. El riesgo de no contar con los insumos a tiempo
en GBI impide que los bongos sean despachados a las plantas de confección, es allí donde se
queda parada la producción si no se realiza una adecuada administración de estas compras.
En las plantas de confección programan los módulos de realización de prendas de vestir,
montar cada una de estos requiere de un personal y una maquinaria determinada, es por ello
que es de suma importancia sacar la producción de acuerdo al cronograma establecido ya que
montar y desmontar módulos acarrea unos gastos para la organización y es allí donde se
evidencian las pérdidas si estos deben montarse, desmontarse y volverse a montar por atrasos
en la producción.
Teniendo en cuenta que el área de compras y los procesos asociados a estos representan cierta
criticidad dentro de la empresa se abordó el problema de inventario en GBI, inicialmente
identificando los procesos cruciales asociados a la analista de compras para insumos de
vestuario en el área de planeación, allí se identificaron los procesos de explosión de grupos
de producción y la ejecución del MRP, está identificación fue de vital importancia dentro del
trabajo porque permite contextualizar el proceso y aterrizar puntos de trabajo claro, ya que a
partir de la definición de los procedimientos de manera estructurada se tiene una línea
conductora que permite identificar puntos claros de intervención.
Para encontrar soluciones factibles y ejecutables fue necesaria la identificación de
problemáticas específicas dentro del cargo, estas problemáticas se lograron obtener con un
trabajo conjunto con la analista de compras de insumos, realizando frecuentemente el
ejercicio de la revisión de las unidades en problema de inventario, específicamente de
aquellas que se encontraban con mayor número de días en GBI. Se lograron establecer seis
problemáticas genéricas, es decir, recurrentes para varios sku’s o para varias referencias, de
estas se encontró una que consistía en comunicación de la interfaz de Legacy con SAP, es
decir la interfaz utilizada por la analista de compras para insumos y la interfaz del área de
compras. De las problemáticas encontradas esta es la que se encuentra más retrasada con su
solución, ya que se han realizado varias reuniones con el área de desarrollo de sotfware de la
33
empresa y no han logrado establecer puntos de trabajo concretos para la solución de esta
problemática.
Para las otras cinco problemáticas se encontraron soluciones de carácter proactivo y reactivo.
Las problemáticas con respecto a lead time desajustados, ingreso incorrecto de clientes y
recodificación de sku’s tienen soluciones de carácter proactivo, ya que se realiza el cambio
masivo dentro del sistema. Es valioso aclarar que para este cambio masivo no se requiere de
la intervención del área de sistemas, el cambio queda registrado y sigue con su
funcionamiento correcto, no obstante, para las problemáticas de faltantes mínimos de
insumos y cortes por encima se plantearon tres soluciones, dos de carácter reactivo y una de
carácter proactivo, es decir evitar que ocurra la falla. Se analizó el comportamiento del
proceso de teñido de insumos durante el año 2018 y con esto se lograron establecer
amortiguadores de insumos bases, de esta forma se garantiza el inventario de varios sku’s
siempre y cuando se cuente con el desarrollo del color solicitado, por ende, si un sku se
encuentra en problema de inventario por una cantidad inferior al mínimo de compra, se puede
solicitar el teñido si cuenta con amortiguador de insumo base y así se logran evacuar bongos,
de igual forma para facilitar la administración del problema de inventario se planteó una
plantilla de excel automatizada que permitiera darle prioridad a los bongos que no tienen
insumos para su despacho.
La plantilla de excel le permite a la analista de compras de insumos filtrar aquellos bongos
con faltantes de insumos, de los cuales no hay nada en la tubería del proceso, es decir, después
de la verificación del inventario o insumos en proceso de compra o teñido logre establecer
cuáles son los que realmente tiene faltantes y así concentrar la atención en estos. También se
estableció un procedimiento que permitiera frenar a tiempo los cortes por encima de las
unidades de moda, con esto se ataca de manera proactiva los cortes por encima de referencias.
Adicionalmente se plantearon indicadores de medición que permitieran seguir monitoreando
el proceso, estos son importantes en el sentido que si el proceso no se mide y se monitorea,
no podrá estar estable en algún momento del tiempo.
Los resultados obtenidos son convenientes en el sentido que se logra disminuir
progresivamente el problema de inventario aun en momentos de producción pico, esto en
términos cuantitativos, sin embargo también es valioso destacar que ya el área y la encargada
de generar las solicitudes de pedido tienen conciencia de cuáles son las problemáticas a
atacar, con esto se crea una cultura de trabajo continuo en pro del mejoramiento de los
procesos.
34
9. RECOMENDACIONES
Es importante que el área de planeación se dedique a administrar los procesos y visualizar
las mejoras dentro de estos, sin embargo, en la actualidad invierte gran parte del tiempo en
resolver minucias del sistema que ya deben estar incorporadas en el proceso o en los
interventores del proceso. Se deben incluir a todos los agentes dentro del proceso y permitir
que cada ente asuma la responsabilidad de su área.
La comunicación en las organizaciones es de vital importancia para permitir el flujo de
información y las respuestas oportunas que beneficien al proceso, la empresa en la actualidad
cuenta con un sistema de comunicación poco oportuno. Buscar estrategias que permitan
comunicar de manera oportuna y ágil.
10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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● TOC Aplicada a la Producción: Alcanzando una producción de categoría mundial.
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35
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https://www.iebschool.com/blog/que-es-para-que-sirve-sap-management/
11. ANEXOS
Anexo 1. Comportamiento proceso de teñido.
Anexo 1.xlsx
Anexo 2. Procedimiento cumplimiento colecciones de moda 95% - 105%.
Anexo 2.xlsx
