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PROTOCOLO DE ORGANIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE EVENTOS 1
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PROTOCOLO DE ORGANIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE EVENTOS
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PROTOCOLO DE ORGANIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE EVENTOS
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INDICE
1. Fijación de fecha y hora 3
2. Organización previa 3
2.1 Infraestructuras y medios técnicos 3
2.2 Inscripción y gestión de participantes 5
2.3 Difusión 7
3. Durante el evento 10
3.1 Retransmisión 10
3.2 Otros 10
4. Después del evento 11
PROTOCOLO DE ORGANIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE EVENTOS
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Este documento es una guía práctica que recoge los pasos a seguir en la preparación y
difusión de cualquier tipo de evento que organice la biblioteca: jornadas, conferencias,
inauguraciones, talleres, etc.
Celebrar un evento requiere una preparación previa y tener en cuenta numerosos aspectos que
permitirán tener éxito el día señalado. Se ha de considerar el tipo de evento a celebrar, el perfil
de sus asistentes, la duración, etc., para adecuarse a las necesidades del mismo.
La organización de cualquier tipo de evento deberá solicitarse previamente a la Dirección de
la Biblioteca.
1. Fijación de fecha y hora
La fecha se fijará con antelación suficiente para hacer todos los preparativos,
dependiendo de la envergadura del acto. Se establecerá por lo menos con tres meses de
anterioridad.
2. Organización previa
2.1 Infraestructuras y medios técnicos
Medios técnicos necesarios:
El CTU (Centro de Tecnología de la UNED) pone a nuestra disposición una serie de
servicios técnicos de apoyo para la celebración de nuestro evento:
o acceso wifi con contraseña
o grabación y retransmisión en directo a través de Canal UNED (streaming)
o megafonía
o videoconferencia
o AVIP webconferencia
o micrófono con supresión de eco
o webcam
o pantalla Digital Interactiva o Pizarra Digital Interactiva
o otros
Es imprescindible seguir el protocolo del CTU y solicitar los servicios requeridos a
través del formulario disponible para ello a continuación (identificación UNED):
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https://www.intecca.uned.es/portalavip/registroUsuarios.php?redirectPage=%2Fport
alavip%2Freservas.php%3Festado%3Dcreate%26redirect_method%3DGET
o Es recomendable consultar previamente el Manual de cumplimentación del
formulario de reserva de eventos (identificación UNED):
http://portal.uned.es/pls/portal/docs/PAGE/UNED_MAIN/CTU/MEDIOS_TEC
NICOS/MENUMEDIOS/GUIAFORMULARIOV2.PDF
o No hay que olvidar solicitar la url del canal en streaming para difundirla a las
personas que no puedan asistir, si es posible, el día o días anteriores al
evento.
o Se prepararán carteles con la contraseña para acceder a la wifi del evento e
instrucciones sobre cómo conectarse. Se publicará también en la web del
evento, en su caso.
Reserva de espacios para la celebración del evento:
En la web de Medios técnicos
http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=93,805788,93_20549161&_dad=portal&_
schema=PORTAL
consta un listado con las características de todas las salas de uso docente y
académico de que dispone la UNED, que servirá para elegir la que mejor se adapte
a nuestras necesidades y luego seleccionarla en el formulario de reserva de
eventos. Además, hay que tener en cuenta el aforo de las salas para la elaboración
de un formulario de inscripción (ver siguiente punto). También podemos reservarlas
telefónicamente:
o Sala de juntas Biblioteca Central (7ª planta), Persona de contacto: Mª
Rosa López: [email protected]
o Reserva Salones de actos de Facultades y otras salas:
Políticas, Decanato, Merche: 7011
Derecho, Decanato, 6182
Económicas, Decanato: 7877
Ciencias, Decanato, 7111,
Educación, Decanato, 6311
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Psicología, Decanato, 7639:
http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=93,165833&_dad=portal&_schema
=PORTAL
Sala Multiusos Biblioteca Campus Norte (Aula AVIP): Persona de
contacto: Virginia Boronat, 6416, [email protected]
Traducción simultánea: La UNED dispone de un sistema de traducción simultánea
en el Salón de Actos de Políticias/Derecho. Los eventos que requieran de este
sistema se recomienda que utilicen en la medida de lo posible este espacio. En el
resto de Salones de Actos, si se quisiera utilizar este servicio, se debería contratar
una empresa externa.
Infraestructuras: petición de mobiliario, pantallas de televisión, tomas de red
adicionales para conectar dispositivos, etc.:
Persona de contacto: Julián Hermoso, Coordinador de Infraestructura, 6068,
Para temas relacionados con conexiones hay que poner un aviso a través de la
aplicación de Gestión de incidencias de la OTOM (previa identificación UNED):
http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=93,574885,93_20546428&_dad=portal&_
schema=PORTAL
OTOM. Personas de contacto:
8323 (Jefe administrativo).
Arquitecto Técnico: Luis SanJuan (7581).
Ingeniero OTOM: Nuria Oliva (8388).
Arquitecto: Antonio Rubio (6029).
Seguridad:
Persona de contacto: César (Jefe de la contrata), ext. 9099
Patrocinadores: Se podrá solicitar a proveedores bibliotecarios, editoriales, etc.,
patrocinio para merchandising o catering.
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Catering:
En el caso de que se decida ofrecer un servicio de catering, que iría con cargo al
presupuesto de la Biblioteca (en el caso de no conseguir patrocinio) y tendría
también que autorizar la Dirección, este podrá ser contratado con las empresas que
gestionan las cafeterías de los distintos edificios:
7655, cafetería Biblioteca.
8190, cafetería Económicas:
8026, cafetería Políticas
6647, cafetería Humanidades
6567, cafetería Psicología
9623, cafetería Educación
2.2 Inscripción y gestión de participantes:
Si el evento es de asistencia libre, no habremos de considerar este punto.
Si tenemos aforo limitado y es preciso realizar la inscripción, una solución rápida y
sencilla es utilizar google forms, que permite elegir entre una serie de plantillas tipo,
así como personalizarlas incluyendo en la cabecera una imagen. Esta opción se
utilizará siempre para unificar la imagen. La principal ventaja de google forms es
que genera un Excel asociado con todos los datos facilitados por las personas que
lo han cumplimentado, que nos será de gran utilidad para cerrar la inscripción
cuando se alcance el límite de plazas de asistentes, crear los certificados de
asistencia, etc.
Asistencia de autoridades:
o Presencia del Rector o Vicerrector:
Visto bueno de la Dirección de la Biblioteca
Invitación al acto:
Enviar la invitación a su Secretaría con al menos 2 semanas de
antelación.
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Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y
autoridades que van a asistir.
Si la invitación se entrega personalmente, ponerlo en
conocimiento de su Secretaría para que conste en su agenda (es
imprescindible).
o Cuando en los actos a celebrar esté prevista la presencia de autoridades con
rango igual o superior al del rector, los organizadores de los mismos deberán
ponerse en contacto con el gabinete de protocolo de esta universidad para
coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un
programa.
Listado de asistentes: en el caso de eventos en los haya que entregar certificado
de asistencia, se preparará un listado de firmas con nombre y DNI de todas las
personas inscritas. Tres días antes del evento, se enviará un correo a las personas
inscritas para que confirmen definitivamente su asistencia. En el caso de que el
número de solicitantes supere el aforo, se creará una lista de espera.
o Correo confirmación asistencia:
Estimado amigo:
Le recordamos que el próximo día XX tendrá lugar el encuentro XXX en
XXXX al que usted se inscribió. Le rogaríamos que si no va a poder
asistir nos lo comunique a este mismo correo.
Un cordial saludo
Preparación de acreditaciones: se entregará el listado de firmas a secretaría de
usuarios para elaborar las tarjetas identificativas con el nombre de los asistentes
2.3 Difusión
Para lograr una correcta difusión del evento, primero es preciso analizar cuál es el público
objetivo al que va dirigido, definiendo el perfil de los potenciales asistentes. En función de
esto, se seleccionarán los canales más efectivos para darlo a conocer.
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En función del tipo de evento, se puede crear una web o una página tipo tarjeta
virtual con toda la información práctica, que se incluirá en las comunicaciones que
se realicen del evento.
Puede ser interesante colgar en Google Docs la información que queramos
compartir previamente con los asistentes o los participantes
Cartelería y material impreso: marcapáginas, flyers, trípticos, etc. El Servicio de
Entornos Virtuales, Marketing y Comunicación con los Usuarios se podrá encargar
de su elaboración siempre que se trate de eventos propios. Este tipo de material se
solicitará al menos con un mes de antelación rellenando el formulario establecido
con todas las especificaciones necesarias. Se enviará a los edificios de la UNED y
a los centros asociados que se consideren.
Envío a Comunicación UNED: Se enviará un texto de unas dos o tres líneas con
imagen y enlace, solicitando su difusión en la web de la universidad y en sus
medios sociales. Dependiendo de cada caso, se puede mandar un texto más largo
para ser publicado en MásUNED. Consultar la guía de servicios de Comunicación
antes de redactar el texto para comprobar qué tipo de comunicación se ajusta mejor
a nuestras necesidades:
http://portal.uned.es/pls/portal/docs/PAGE/UNED_MAIN/LAUNIVERSIDAD/VICERR
ECTORADOS/RECTORADO%20INFORMA/GUIA%20PROFESORES/GU%C3%8
DA%20PROFESORADO%20VISTA%20PDF_0.PDF
Contacto: [email protected] / teléfono. 91 398 60 22
Envío al BICI: 91.398.60.23 e-mail: [email protected]
Redes sociales propias: para la difusión de los eventos en los medios sociales de
la Biblioteca se contactará con el Servicio de Entornos Virtuales, Marketing y
Comunicación con los Usuarios.
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Newsletter: Se podrá enviar a las siguientes listas de distribución:
o Estudiantes UNED: usuarios de las bibliotecas de la Sede Central y aquellas
personas que se hayan suscrito a la newsletter.
o Estudiantes de Posgrado: usuarios de las bibliotecas de la Sede Central:
o Personal Docente e Investigador UNED: [email protected]
o Personal de Administración y Servicios UNED: [email protected]
o Más información sobre las listas de la UNED:
https://listserv.uned.es/mailman/listinfo
o Directores Rebiun: El envío lo haría la Dirección
o Consorcio Madroño: El envío lo haría la Dirección
Envío de noticia e imágenes o banners a centros asociados para que difundan en
sus webs, si procede:
o C.A: Tudela: Servicios informáticos: Santiago Rieca [email protected] y
Belén Pérez [email protected]
o C.A. Calatayud: [email protected]
o Madrid: Raquel Dormido Canto [email protected]
Invitaciones personales: se podrán enviar correos electrónicos individualizados o
mensajes directos en Twitter a docentes, profesionales destacados y asociaciones
especializadas en la materia del evento, invitándoles a asistir y a difundir la
información.
o Texto tipo para correo:
Estimado amigo,
Tenemos el placer de invitarle a la celebración/inauguración… de
(nombre de las jornadas) el próximo día XXXX en (nombre del edificio
donde tendrá lugarl).
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Se ruega confirmar asistencia (en su caso). Incluir programa del acto.
Incluir dirección completa y un mapa de google maps (si no, se ofrecerá
enlace a web en donde conste ya esta información).
Nota de prensa: se enviará una nota de prensa acompañada de material gráfico
para ilustrar el texto a portales de ciencia, Universia, blogs especializados en la
materia del evento o medios de comunicación que puedan ayudar a alcanzar una
mayor repercusión.
Direcciones:
o Universia: http://contacto.universia.net/open.php
o Mi+d: formulario para sugerir eventos de investigación para publicar en su web
http://www.madrimasd.org/SistemaMadrimasd/contacto/sugerirevento/default.as
p
Si queremos realizar webinars con Google Hangout
(https://plus.google.com/hangouts), es necesario solicitar a los intervinientes con
anterioridad sus cuentas de correo de gmail (si no tuvieran tendrían que abrirse una)
y enviar instrucciones de funcionamiento y recomendaciones:
o Si el Hangout se va a realizar desde una red de la UNED, hay que avisar a
Informática para que cambien la IP del ordenador a pública, de lo contrario la
configuración de red impedirá el funcionamiento del programa.
o Instalarse el programa de Google Hangout que aparece al intentar conectarse
por primera vez.
o Disponer de una conexión adecuada con ancho de banda suficiente
o Instalarse en una habitación cerrada aislada de ruidos
o Desactivar el micrófono del ordenador cuando no se esté interviniendo, pues
capta ruidos ambientales.
o Hacer un ensayo previo para subsanar posibles problemas.
o Para el administrador del Hangouts: establecer la conexión con youtube si se
quiere retransmitir en directo y grabar la charla.
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3 Durante el evento
3.1 Retransmisión
Se solicitará al CEMAV la grabación y retransmisión en streaming del evento,
pudiéndose seguir a través del Canal UNED. Posteriormente el vídeo quedará
grabado y se alojará en el Canal de Youtube de la Biblioteca para consultarse
siempre que se quiera.
http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=93,25644726,93_25644727&_dad=portal
&_schema=PORTAL
Retransmisión del evento por Twitter: estará a cargo del Servicio de Entornos
Virtuales, Marketing y Comunicación con los Usuarios, con un hashtag que se habrá
determinado previamente e incluido en la difusión para que también los participantes
puedan tuitear. La monitorización del hashtag se realizará con
http://www.tweetwally.com/
o Se dispondrá de una pantalla con conexión a internet o proyector + ordenador+
pantalla para proyectar el twitwall del evento. Este se insertará también en la
web del evento o blog de la Biblioteca que se considere más adecuado.
http://www.socialblabla.com/6-servicios-para-monitorear-un-hashtag-en-redes-
sociales.html
3.2 Otros
Mesa de acreditaciones: Cuando proceda, se dispondrá una mesa de
acreditaciones con una persona encargada en la antesala del lugar donde se
celebre el encuentro. Habrá de establecerse previamente qué ordenanza puede
encargarse de dar apoyo a los organizadores del evento. Dependiendo del lugar de
celebración podrá ser un ordenanza de la propia Biblioteca o del edificio donde
tenga lugar. Aquí firmarán los asistentes y recogerán las acreditaciones, el
merchandising y el programa. Aquí también se entregarán las instrucciones para
conectarse a la red del evento, así como la documentación que se haya preparado.
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Documentación para entregar:
Dependiendo de la magnitud del evento, y de si se cuenta o no con patrocinadores,
la documentación que se entregará al acudir a la mesa de acreditaciones variará.
Merchandising: solicitar a Protocolo de la UNED si hiciera falta merchandising
para entregar a los asistentes a jornadas (carpetas, bolis, cuadernos, etc.).
Extensión: 7574. Directora del Servicio: 9497
4 Después del evento
Se enviará un correo a los asistentes en el que se podrán adjuntar los siguientes
elementos:
o Emisión de certificados, etc. Se dispondrá de un modelo de certificado (Anexo I)
que será firmado por la Directora de la Biblioteca y se enviará a los asistentes
por correo electrónico.
o Badges: insignias digitales para certificar formación online.
https://wiki.mozilla.org/Badges/Onboarding-Issuer#Badge_Creation_Flow
o Documentación del evento (presentaciones, vídeos, imágenes, etc.): se
solicitará a todos los ponentes que envíen las presentaciones utilizadas para
realizar sus intervenciones.
o Encuesta de opinión. Estas se enviarán de manera electrónica a través de un
formulario de Google Drive. La valoración se realizará siempre sobre 6,
equivaliendo 1 a la mínima valoración y el 6 a la máxima.
o Texto tipo:
Estimado amigo,
Agradecemos su presencia el pasado día en el Encuentro/reunión/charla sobre
XXXX organizada por XXX que tuvo lugar en la UNED/ y esperamos volver a
encontrarnos en futuras ocasiones. Adjuntamos el certificado de asistencia/ y la
documentación presentada en las jornadas. Asimismo le agradeceríamos que
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rellenara esta brevísima encuesta que nos ayudará a mejorar en futuros
encuentros.
Un cordial saludo
Anexo I Modelo de acreditaciones
Anverso
Reverso
Anexo II Modelo de certificado de asistencia
Anexo III Modelo de autorización de difusión pública
Anexo II. Autorización divulgación pública de testimonio personal y entrevista BIBLIOTECA UNED Pº Senda del Rey, 5 28040 Madrid En Madrid, a……………de……….de……. REF: AUTORIZACIÓN DIVULGACIÓN PÚBLICA DE TESTIMONIO PERSONAL Y ENTREVISTA ESCRITA SOBRE
Por medio de la presente, D./Dª…………………………………………………….., con D.N.I. ………………………………, y domicilio en ……………………………………….…………… (en adelante, el entrevistado) autoriza a BIBLIOTECA UNED a difundir su testimonio personal y la entrevista escrita sobre
su experiencia como…….. que ha tenido lugar durante el mes de …………… de 201 (en adelante, el testimonio y la entrevista respectivamente), así como a su divulgación y reproducción a través de Internet, en siguientes los términos:
1. El entrevistado autoriza la reproducción, comunicación y divulgación pública del testimonio y de la entrevista en Internet, junto con la imagen del entrevistado que este hubiera facilitado, bien a través de la página web Biblioteca UNED, bien a través de cualquier otro sitio web de Internet (redes sociales, otros sitios web de Biblioteca UNED, sitios web de terceros, etc.) o bien a través de cualquier otro medio.
2. Tiene carácter gratuito y no tiene ámbito geográfico determinado, por lo que Biblioteca UNED podrá reproducir la entrevista en todos los países del mundo sin limitación geográfica de ninguna clase.
3. Esta autorización no fija ningún límite de tiempo para su concesión, por lo que su autorización se considera concedida por un plazo de tiempo ilimitado.
4. Asimismo, el abajo firmante queda informado y consiente de que sus datos personales recogidos
en el presente documento, obligatorios para poder formalizar esta autorización, serán incorporados al correspondiente fichero de Biblioteca UNED, autorizando su tratamiento con la finalidad de gestionar esta autorización y ejercitar los derechos adquiridos en virtud de la misma. Los derechos de acceso, cancelación, rectificación y modificación de estos datos de carácter personal se podrán ejercitar por escrito dirigido a Biblioteca UNED a la dirección indicada al inicio del presente documento.
5. La presente autorización se rige por el Derecho Español, renunciando las partes al fuero que
pudiera corresponderles para someterse a los Juzgados y Tribunales de Madrid Capital
Firmado: D./Dª…………………………………
