Proyecto CEDI Fase I,

Proyecto de Automatización de Oficinas Centro de Cirugía y Diagnóstico - CEDI

INTRODUCCION

Este es un Estudio Analítico del Centro de Cirugía y Diagnósticos –CEDI-.El cual se dedica a prestar los servicios de Cirugía Plástica, Servicios de Laboratorio, Compra y Venta de Medicinas, Importación y Exportación de Equipo para laboratorio y Material Quirúrgico, desde hace 15 años, tiempo durante el cual ha sido reconocido por su excelente servicio a nivel Nacional e Internacional.

Su visión es prestar un excelente servicio con la más alta tecnología.Desde sus inicios, hasta en la actualidad, se ha incrementado considerablemente los pacientes, incrementándose las tareas administrativas.

Este estudio se enfoca en el Área Administrativa del Centro, el cual esta integrado por dos personas, el Gerente (medico) y la Secretaria Administrativa.Descubriéndose que el problema de esta área es que las tareas administrativas se elaboran manualmente, invirtiéndose más tiempo y esfuerzo humano, no se cuenta con Tecnología Avanzada, como Equipo y Sistema de Computo, que simplifique las tareas, se han implementado

Mecanismos como la elaboración de formularios a máquina de escribir, para suplir la tecnología, pero este ha duplicado el esfuerzo.

La Secretaria tiene a su cargo las tareas de: Pacientes, Recepción, Caja, Facturación y Nómina, no contado con una herramienta de trabajo adecuada.

El propósito de esta investigación es establecer una solución efectiva, que pueda implementarse a corto plazo, que sus resultados sean para grandes beneficios para el centro a un costo no elevado, que la inversión se pueda recuperar en un tiempo máximo de un año.

Se recomienda adquirir un Sistema y Equipo de Computo, que permita visualizar en pantalla los datos completos del paciente, su historia clínica, costo de los exámenes realizados, etc.

Que las tareas puedan realizarse en la mitad de tiempo que actualmente se utiliza, no invirtiendo un costo elevado.

CREACION DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DE DATOS, AREA ADMINISTRATIVA DEL CENTRO DE CIRUGÍA Y DIAGNÓSTICO (CEDI)

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A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA

A.1 RESEÑA HISTORICA

El Centro de Cirugía y Diagnóstico, CEDI, inició sus actividades como Centro de Diagnóstico, en el mes de mayo del año de 1,988, contando con clínicas de Consulta Externa y un laboratorio clínico dedicado a la atención de pacientes particulares.Entre otras de sus actividades tenemos:

Instalar y operar laboratorios médico-clínicos.

Compra-venta de medicinas.

Importación y exportación de equipo para laboratorio médico.

Toda clase de material médico quirúrgico.

En 1,998 a raíz de su gran éxito obtenido en sus instalaciones, como Centro de Diagnóstico y debido a la confianza y petición de sus pacientes se ve en la necesidad de ampliar sus instalaciones e incluir un Hospital de Día, en el que se realizan Cirugías Diagnosticas tales como:

Videocolecistectomía. Histerectomía. Apendicectomía.

Gastroendoscopía. Colonoscopía. Cirugía Estética.

En el año de 1,999 se obtiene el Galardón GRAN PREMIO AMERICA A LA CALIDAD Y SERVICIO DEL AÑO 1999.

En diciembre del año 2001, se destaca y se mantiene en la vanguardia; así como, eficacia, vocación de servicio e integridad obteniendo el Galardón Internacional ORO Y PLATA A LA CALIDAD 2002.

En enero del 2003, califica para participar en el Programa de excelencia Internacional LA CEIBA DE ORO.


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A.2 DEFINICION DEL DEPARTAMENTOA AUTOMATIZAR

El departamento sobre el que sé esta realizando el estudio de automatización es el Departamento Administrativo, (Oficina de la secretaría) debido a que las tareas en este departamento se realizan de forma manual, y no existe un sistema de almacenamiento de datos que permita guardar información y consultar información de una manera rápida y sencilla, lo que causa pérdida de tiempo, Actualmente se cuenta con información registrada únicamente en reportes diarios, hechos a mano y maquina de escribir y esto ocasiona que la información no sea precisa ni oportuna al momento que es requerida.

MOBILIARIO

CANTIDAD DESCRIPCIÓNUBICACIÓN O

PERSONA RESPONSABLE

STATUS

1 Recibidor con 1 gavetaSecretaria Perfecto

estado

1 Silla SecretarialSecretaria Perfecto

estado

1 Archivo de 4 gavetasSecretaria Con alguno

daños

1 Butaca de maderaAdministración Perfecto

estado

1 Fichero plásticoSecretaria Perfecto

estado

1 Lámpara móvilSecretaria Perfecto

estado

1 VentiladorSecretaria Perfecto

estado


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EQUIPO

CANTIDAD DESCRIPCION

UBICACIÓN O

PERSONA

RESPONSABLE

STATUS

1Maquina de escribir eléctrica

marca Brother CE-700Secretaria

Trabaja bien

1Sumadora Electrónica Royal

C/400Administración

Perfecto

estado

1Planta telefónica NITSUKU

Gruophone TX Series

Secretaria Trabaja bien

1Brazo de extensión para Planta

(sin marca visible)

Secretaria Trabaja bien

1 Fax Sharp UX-255 AdministraciónPerfecto

estado

1 MicrófonoSecretaria Perfecto

estado

1 Amplificador (sin marca visible)Secretaria Perfecto

estado


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MATERIALES

CANTIDAD DESCRIPCION------- Papel Bond

638 Facturas a nombre del Centro Medico

2615 Facturas a nombre del Dr. (Jefe del Centro Medico)

------- Boucher para Tarjetas de Crédito VISA

------- Boucher para Tarjetas de Crédito Master Card

------- Formularios para exámen de orina

------- Formularios para exámen de heces

------- Formularios para exámenes de Hematología

------- Formularios para exámenes de Bioquímica

------- Formularios para exámenes Especiales

100 Fichas de control de pacientes

RECURSO HUMANO

CANTIDAD DESCRIPCION1 Gerente General

1 Secretaria de Administración y Gerencia

2 Total de Recurso Humano


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A.3 TAREAS ADMINISTRATIVAS

Efectuadas por una persona en el Área Administrativa.

A.3.1. RECEPCIÓN Y SECRETARIA: Contestar Planta Telefónica. Recepción y envío de correspondencia. Atención a Visitadores Médicos, Proveedores y Pacientes. Elaboración de Cartas y Fax. Agenda de Gerente Administrativo. Archivo de Documentos en Área Administrativa. Requerimiento y control de útiles de oficina. Envío de exámenes de laboratorio. Recepción de resultados de examinantes de laboratorio.

A.3.2 MODULO DE PACIENTES: Control de citas de pacientes. Archivo y control de expedientes de Pacientes. Controlar el libro de consultas. Control del libro de Procedimientos Hospitalarios. Llenar formularios de fichas clínicas de pacientes. Toma de Datos de pacientes nuevos. Control de ingresos a hospital. Calendario y control de cirugías de pacientes. Localizar a Médicos involucrados en cada cirugía. Transcribir informes de laboratorio. Tomar dictados de informes de electrocardiogramas. Llamadas de recordatorio a pacientes de sus citas. Llenar solicitudes de pacientes para autorizaciones de Seguros Médicos.

A.3.3 CAJA: Cobro de consultas a pacientes. Cobro de exámenes de laboratorio. Elaboración de facturas a pacientes. Solicitar autorizaciones por cobros con tarjetas de crédito.


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A.3.4. CONTABILIDAD: Elaboración de Planilla. Control de turnos de médicos y enfermeras. Recepción de facturas de proveedores. Pagos a Proveedores. Elaboración de cheques de proveedores. Elaboración de cheques de nomina. Control de Cuenta Corriente de pacientes. Envío de boletas de remisión de pago de tarjeta de crédito. Control de Fechas de pago de tarjeta de crédito. Control de facturas emitidas y de facturas de proveedores del mes. Envió de facturas emitidas y de proveedores para contabilidad externa.


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A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO(EMPRESA)


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Gerente General

Secretaria Administrativa y de

Gerencias

Técnicas de Laboratorio

Encargada de enfermería Hospital de

Día

Staff de Médicos, Cirujanos y Anestesista

Personal de Mantenimiento


A.5 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO(FUNCIONAL)


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Gerente GeneralCEDI

Secretaria Administrativa

Técnico de red,Informática


B. ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

B.1 ¿EN DONDE ESTA EL CENTRO DE CIRUGIA Y DIAGNOSTICO CEDI?

El Centro de Diagnóstico en este momento presta un servicio que se podría denominar “bueno”, pero el servicio en el área administrativa podría ser mejorado, ya que aunque el paciente se sienta bien al recibir el servicio médico en el momento que tiene que efectuar un pago o realizar un trámite que incurra en el manejo de papelería esto le puede resultar tedioso, tomando como ejemplo a los pacientes que a la hora de facturar se quejan sobre la forma de cómo se hace.

El centro de Diagnóstico cuenta con un gran respaldo en el área médica, como dicen: “la mejor publicidad es un cliente satisfecho”, pero si aunado a esto se implementase un sistema de apoyo en el área administrativa que permita al paciente en un corto tiempo, realizar pagos u otro tipo de operaciones, el servicio sería de mejor calidad.

Aunque en este momento se tiene una serie de limitaciones, no son imposibles de librar y con una inversión se podría mejorar el servicio, las bases ya están, tomando en cuenta la capacidad del personal con el que se cuenta, solo falta darle el apoyo necesario en el área administrativa introduciendo tecnología que les permita trabajar de una manera más rápida y eficiente y esperar a la larga obtener mejores resultados con más pacientes satisfechos.

B.1.1 MISION:Prestar un excelente servicio a los pacientes para su pronta mejoría, apoyados en el sistema de atención personalizada.

B.1.2 VISION:“Convertirse en un Centro de Diagnóstico donde el paciente sea la persona más importante.”

B.1.3 METAS: Incrementar la productividad de los empleados en un 40% en un período

de un año, brindando motivaciones personales e incrementos saláriales. Disminuir el tiempo de atención de los pacientes en el área

administrativa, en un 50%.


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B.1.4 OBJETIVOS: Mejorar los servicios que se prestan actualmente, utilizando para ello la

tecnología Medica más moderna. Implementar un control en el área administrativa que permita brindar un

mejor servicio. Contar con un sistema de computo que permita integrar la mayoría de

operaciones realizadas en el área administrativa (cobros, control de pacientes, nómina, pago a proveedores), incrementando la productividad.

Se debe crear un manual de procedimientos de procedimientos, en el cual se establezcan normas y reglas sobre la toma de decisiones internas.

B.1.5 FACTORES INTERNOS Y EXTERNOSB.1.5.1 INTERNOS:

Falta de Seguridad de la información:Existe el riesgo de fuga o pérdida de información debido a que los mismos se guardan en archivos físicos.

Acumulación de trabajo: Falta de asignación de atribuciones del puesto; una misma persona

realiza varias tareas: Atención de pacientes, Cobros, Nómina, Control de pacientes de forma manual.

No se tiene una agenda diaria en la que se programen las tareas del día.

Falta de un sistema de computación adecuado que permita realizar las tareas anteriores de una forma más eficiente y rápida.

Mobiliario del personal inadecuado; no existe una área específica de trabajo.

B.1.5.2 EXTERNOS:Falta de seguridad en el área:Debido a la ubicación y por las personas que frecuentan el área, esto unido a la falta de seguridad policíaca en la zona, puede inspirar un poco de desconfianza en algunas personas.

Falta de solidez económica del país:Debido a varios factores como: Los escándalos de iliquidez de algunos bancos, los paquetazos fiscales, el mal manejo de los fondos del gobierno.

Problemas en la Economía Mundial:El alza del dólar y los cambios drásticos que sufre la economía en Estados Unidos debido a las guerras que se están llevando a cabo, puede perjudicar en la variación de precios en determinados materiales o equipos que se necesiten adquirir.


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Cambio próximo de gobierno:El próximo cambio de gobernantes puede representar en este momento un factor importante, debido a las nuevas leyes e impuestos que el nuevo gobierno pueda decretar.

B.1.6 RESTRICCIONES:Horario de atención del servicio a los pacientes:Se tiene un horario muy rígido de servicio, el cual no hace excepciones.

Falta de manual de Procedimientos:No se tiene un manual en el que se describa en que momento y por quien deben ser tomadas decisiones importantes, así como en el caso de una emergencia los pasos a seguir sin que se tenga que consultar a una persona de mayor jerarquía que pueda ser difícil de localizar.

Parqueo:No se cuenta con un área de parqueo propio que tenga un fácil y rápido acceso a los pacientes que por alguna razón no pueden realizar mucho esfuerzo, y la seguridad de que el carro se queda en un lugar seguro.


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B.1.7 FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y

AMENAZAS

(ANALISIS FODA):

FORTALEZAS OPORTUNIDADESSe tiene experiencia y capacitación constante al personal que labora en

áreas médicas

Ofrecer un horario más flexible en algunas especialidades

Actualización constante de equipo medico quirúrgico

Ampliar sus instalaciones y realizar nuevos servicios

Preferencia por un buen servicio a los pacientes

Automatizar el área administrativa y prestar un mejor servicio

DEBILIDADES AMENAZASNo existe un sistema de

almacenamiento de datosEmpresas que prestan los mismos servicios a precios más favorables, con mejor ubicación y con horarios

más flexiblesMala organización en la distribución

de las tareas administrativasAlza constante de los impuestos y

arancelesNo existe control específico en la administración de la información

Cambio o modificciónes de leyes y decretos

Existe insatisfacción de algunos pacientes debido a trámites un poco

lentos

Tecnologías cambiantes en áreas médicas.


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B.2 ¿A DONDE SE QUIERE LLEGAR?

Ofrecer y prestar el mejor servicio, a un precio competitivo, de alta calidad, en un menor tiempo, reduciendo la posibilidad de confusión o perdida de información en cada una de las tareas administrativas, obteniendo respuestas de una manera eficiente, concisa y veraz.

B.2.1 OBJETIVOS DEL ESTUDIO: Organizar las tareas y el sistema de almacenamiento de de datos el

área administrativa.

Establecer puntos de control y seguridad de la información que se este manejando en el área.

B.2.2 LOGROS A PERSEGUIR: Realizar las tareas administrativas eficientemente, con un sistema dinámico, confiable y muy rentable.

B.3 ¿QUE SE PUEDE HACER?

Lo primero que se debe hacer es implementar el sistema de almacenamiento de datos, establecer manuales de procedimientos, estándares y parámetros de comportamientos de los pacientes, codificar los diferentes servicios y precios de los mismos, con ello se lograría disminuir el sobre costos en utilería y tiempo en las diferentes etapas de los servicios que se prestan a los pacientes.


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B.4 ¿CÓMO SE PUEDE LLEGAR ALLI?

Ordenando las tareas administrativas, ingresando al sistema de forma adecuada toda la información de pacientes y de los diferentes procedimientos, para que esta quede almacenada y este disponible y pueda ser consultada en cualquier momento por el personal autorizado, permitiendo la toma de dediciones en las diferentes actividades que se realice en el centro medico.

Capacitando al personal involucrado para que pueda utilizar de una manera eficiente el sistema.

Así como estar pendiente del mantenimiento periódico del sistema implementado.

B.4.1. ESTABLECIENDO PRIORIDADES: Equipar las oficinas con equipo necesario. Implementar programas de nóminas, facturación y control de

pacientes.

B.4.2. PLANIFICAR LAS ACCIONES A TOMAR: Cotizar precios de mobiliarios, escritorios, sillas. Cotizar equipo de cómputo adecuado y que se ajuste a las

necesidades de la empresa.

B.4.3. ESTABLECER RECURSOS:Al realizar las cotizaciones de mobiliario y equipo de cómputo, se debe presentar el informe a la gerencia para su estudio y aprobación.

B.4.4. ESTABLECER CONTROLES:Mantenimiento y revisión periódica del equipo, sometiéndolo a

pruebas.


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MATRIZ FODA

FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

FORTALEZAS:1. Experiencia y

capacitación constante del personal.

2. Modernización constante de equipo medico.

3. Servicio al cliente

DEBILIDADES:1. No hay Base de

Datos

2. Mala distribución de las tareas administrativas.

3. No existe control de la información

4. Los trámites son un poco lentos.

OPORTUNIDADES:1. Poder ampliar

horarios flexibles.

2. Ampliar infraestructura y nuevos servicios

3. Automatizar área administrativa

OBJETIVOS ESRATEGICOS Y

ESTRATEGIAS(FO)1. Ampliar los horarios

de atención y crear nuevos servicios.

2. Campaña con enfoque en alta calidad de servicio a los pacientes.


ESTRATEGIAS(DO)1. Automatizar el área

administrativa.

2. Crear Base de Datos, simplificar y agilizar los trámites existentes.

AMENAZAS:1. Competencia,

precios más bajos y horarios más flexibles.

2. Alza de impuestos, aranceles que afectan precios.

3. Cambios de leyes.

4. Tecnología cambiante


ESTRATEGIAS(FA)1. Ofrecer a los

pacientes servicios de calidad a precios a bajo precio.

2. Establecer una estabilidad económica para poder sobresalir ante las nuevas tecnologías.


ESTRATEGIAS(DA)1. crear el sistema

que permitirá ampliar los horarios de atención y la creación de nuevos servicios.

2. Posibilidad de competir en el mercado adquiriendo nueva tecnología para poder servir eficientemente.


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C. EL PROBLEMAC.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Según información recabada, la falta de un sistema de almacenamiento de datos o de información ha existido desde el inicio del Centro de Cirugía y Diagnostico CEDI, nadie se ha propuesto ni responsabilizado en llevar a cabo la implementación de un sistema de almacenamiento de información de pacientes, que simplifique las tareas administrativas, pues la falta de un historial clínico de pacientes ha impedido crear estándares o parámetros de comportamiento de los pacientes documentados es el mayor problema en la oficina administrativa del centro.

Las consecuencias pueden ser:

Procedimientos y atención a pacientes un poco costosos y mas esfuerzo humano.

Pérdida de tiempo en la recepción o entrega de resultados clínicos,

Algunos pacientes insatisfechos


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C.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Con el fin de encontrar la mejor solución a este problema, se he venido realizando un tipo de encuestas a los pacientes y estos han coincidido en que en necesario mejor muchos aspectos, entre ellos la atención a pacientes, pues existen algunos proceso en los que se debe mejorar en calidad, buen servicio, confiabilidad y en el menor tiempo posible.

Es evidente que el sistema de almacenamiento de información es muy necesario para el centro, permitirá crecer como Centro de Cirugía y Diagnostico y de esta forma poder competir en este ámbito.

QUE SE ALCANSA SI SE RESUELVE EL PROBLEMA: Lo primero que se alcanzaría seria trabajar con un sistema dinámico y

confiable.

Bajarían los costos de gastos de utilería y tiempo.

Se contaría con un considerable registro de historial clínico de pacientes, fácil de consultar, lo cual ayudaría a crear parámetros de comportamientos.

Las tareas administrativas podrían seguir siendo ejecutadas por una solo secretaria, esto viene a favorecer al Centro, pues reduce los gastos operativos.

QUE PASARIA SI NO SE RESUELVE EL PROBLEMA: Pues el problema seguiría existiendo, no se tendrá un sistema

dinámico y confiable para el almacenamiento de datos.

No se podrán crear manuales de procedimientos, la calidad de los servicios podrían ir disminuyendo debido a que la competencia y la globalización es constante.

Los costos y gastos de operación podrían ir en aumento dando lugar perdida

Ineficiencia en las exigencias de los pacientes.


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C.3 DETERMINACION DEL PROBLEMA

La falta de un sistema de almacenamiento de datos o de información, que permita tener guardada gran cantidad de información, disponible y fácil de consultar en cualquier momento, que ayude a formular estándares, procedimientos y agilizar no solo los tramites sino también los servicios, esta provocando insatisfacción en algunos clientes, perdida de tiempo, altos costos en operación.

Lo que se busca con este proyecto es distribuir adecuadamente las tareas, llevarlas a cabo eficientemente, que los datos queden documentados y puedan ser consultados en el momento necesario, para la toma de decisiones, ya sea para el departamento administrativo o para el propio paciente, que los trámites e inscripción de pacientes sea breves y sin contratiempos.


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C.4 A QUE DEPARTAMENTO AFECTA EL PROBLEMA

El departamento mas afectado es el mismo departamento administrativo, pues si no existe un sistema de computo, las tareas se realizan de modo manual, entonces los datos claro que quedaran guardados pero en archivos físicos y esto provoca que las actividades en el área se realicen ocupando mas tiempo.

A continuación se describe en lo que mas afecta al departamento de administración:

Proceso de atención e inscripción de pacientes un poco lento

Entrega de resultados clínicos a destiempo

No se logra satisfacer a todos los pacientes

Algunos clientes optan por retirarse o cambiarse

Ineficiencia en atención

Perdida de tiempo en la atención de los pacientes.

Mal manejo de la información Medica de cada uno de los pacientes que se atienden.

Falta de acomodación de un horario especial para cada uno de sus pacientes, lo cual puede ocasionar a la larga una mala atención médica.

OTROS DEPARTAMENTOS QUE PODRIAN SER AFECTADOS

El departamento de Laboratorio, se ve afectado pues no existe el sistema que les permita desde ese lugar revisar en pantalla los datos o estados clínicos de pacientes, poder asignar y guardar en el sistema los exámenes o servicios que se les realicen a los pacientes en el laboratorio, entonces el paciente tendría que regresar a administración para que la secretaria le revise los datos d los servicios realizados.


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GERENCIA:Aunque la Gerencia no realiza demasiadas tareasEsta área se puede ver afectada debido a la falta de información de los pacientes.El Gerente regularmente no se entera del movimiento del día sino hasta el final de cada día cuando se le entregan cuentas detalladas.No posee una agenda de los pacientes que se deben atender y el horario de cada uno de ellos.

No hay forma de saber que tiene o quien es el paciente que le espera, aunque este lleve un tratamiento regular, sino hasta que recibe la ficha del paciente.

En conclusión todo el Centro de Cirugía y Diagnostico CEDI, se ve afectado, pues si la administración y los procesos no son automatizados, se seguirán trabajando y ejecutando todas las tareas de forma manual, y esto al final provocara que los pacientes o usuarios tengan la necesidad de retirarse y buscar otros centros que les presten servicios con una mejor atención, con resultados confiables, y en el momento mas oportuno.

C.5 CAUSAS QUE ORIGINARON EL PROBLEMA.


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Según lo analizado en este estudio, aquí las causas del problema son; que no existe un sistema de almacenamiento de datos automatizado, que permita almacenar todo tipo de información referente a pacientes o otros procesos, que sirva de base para la toma de decisiones en el departamento administrativo o a nivel de pacientes.

Es posible que esto este sucediendo por la falta de interés de la Gerencia, que no se ha preocupado por automatizar los procesos en el centro.

Haciendo un análisis acerca de Capacidad, Control, Comunicación, Costo y Competitividad.

Se considera que estos factores no se están poniendo en practica es por ello que se cuenta con un índice un poco alto de gastos de utilería, perdida de tiempo y bastante esfuerzo humano, a raíz de estos factores que se han descuidado.

CAPACIDAD:Las causas de este problema son varias,

El problema no se ha solucionado debido a que la gerencia no se lo ha propuesto, y el número de actividades han crecido considerablemente, y la capacidad para el manejo y proceso de la información tiene limitaciones.

El espacio en la oficina no es el adecuado, el espacio es bastante reducido y esto afecta el rendimiento en la realización de las tareas administrativas.

CONTROL:Actualmente no se cuenta con un sistema adecuado de control de la información en cada uno de los procesos administrativos, no se han definido los puntos de riesgo, mucho menos con un control preventivo, solo existe un sistema correctivo, pero es muy complicado debido a que es manual y un poco costoso de realizar.

COMUNICACIÓN:Debido a que no existe un sistema adecuado que permita la comunicación entre gerencia, administración y otras áreas, no se han realizado las tareas con el objetivo deseado, porque no existen herramientas que permitan minimizar el tiempo y el costo en el esfuerzo humano, en el intercambio de la información dentro de las actividades administrativas, porque no se han tomado las decisiones adecuadas para la creación e implementación de un sistema automatizado.

COSTOS:CREACION DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DE DATOS, AREA ADMINISTRATIVA DEL CENTRO DE CIRUGÍA Y DIAGNÓSTICO (CEDI)

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Los costos de operación están elevados, ya que no se estima y no se lleva el control adecuado del costo de cada servicio o gastos médicos en si, es por ello que el departamento por este lado no camina del todo bien.

Aun así, y con las demandas de los clientes o pacientes se ha invertido en equipamiento de los laboratorios y no en el área administrativa, donde se utilizan muchos formularios.

Costos elevados para la impresión.

Sin tomar en cuenta salarios, papelería y útiles de oficina, depreciación de la máquina de escribir, como único equipo existente en la oficina.

COMPETITIVIDAD:La falta de un sistema de almacenamiento de datos esta limitando en todos los aspectos a que el centro pueda competir a nivel nacional.

Las razones son las siguientes: No se cuenta con procedimientos claros y estandarizados.

No existen parámetros de comportamientos de pacientes.

No se cuenta con una base de datos de ingreso, almacenamientos o de historial clínico de pacientes.

El flujo de información manual no es muy confiable.

La automatización ayudará ha atraer clientes o pacientes nuevos, se mejoraran los servicios que se presten, también permitirá adquirir nuevos conocimientos, así como nuevos y originales productos innovadores que darán margen a una ventaja competitiva en el ámbito de la medicina.


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C.6 IMPORTANCIA DE RESOLVER EL PROBLEMA ANIVEL INSTITUCIONAL Y NACIONAL

NIVEL INSTITUCIONAL:

La importancia de llevar a cabo el proyecto y darle solución al problema es: lograr aumentar aun más la atención a pacientes y clientes, lograr disminuir el porcentaje de gastos operativos, lograr la atención de más pacientes, garantizándoles servicios de mejor calidad con un mínimo de esfuerzo a precios accesibles.

Lograr que todos los procesos y procedimientos sean efectuados automáticamente desde un computador.

Se espera que este nuevo sistema venga a beneficiar en sí a todo el Centro de Cirugía y Diagnostico, CEDI.

IMPORTANCIA A NIVEL NACIONAL:

Que el centro crezca en calidad, atención y servicio, creando más empleos, abriendo nuevos centros nivel nacional y hasta internacional.


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D. DETERMINACION DE LOS OBJETIVOS, METAS Y PERFIL DEL PROYECTO

D.1 METAS Y OBJETIVOS A ALCANZAR CON LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO.

Para el logro de los objetivos, se estarán trazando diferentes metas. Se estará capacitando al personal administrativo, se estará concientizando el beneficio para todo el centro, de llevar a cabo el proyecto, se escucharan opiniones del personal involucrado, se tratará de recanalizar respuestas o actividades negativas que pudieran darse por parte del personal, tanto administrativo como no administrativo, se llevará a cabo un control preventivo y correctivo en los diferentes proceso, etc.

1) Necesidad:Capacitar al personal administrativo para el uso adecuado del nuevo sistema que se implementará, impartir programas de capacitación a corto plazo.Objetivo: Poner en marcha el funcionamiento del sistema de manera eficiente y eficaz.Meta: La meta trazada para lograr el funcionamiento del nuevo sistema será de 2 meses.

2) Necesidad:Llevar a cabo la realización de manuales de procedimientos, parámetros de comportamientos, y los diferentes procesos.Objetivos:Atraer más usuarios o pacientes con la implementación del muevo sistema y aumentar el volumen de atención y servicios.Meta:Lograr la estandarización de los procedimientos, comportamientos clínicos de los pacientes y de los procedimientos en un lapso de 2 meses.

3) Necesidad:Disminuir los índices de gastos que se atraviesa en administración.Objetivos: Lograr aumentar la atención a pacientes por arriba del 80%Meta: Lograr obtener los resultados trazados en los primeros 6 meses de la etapa del funcionamiento del nuevo sistema.


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D.2 PERFIL DEL PROYECTO

D.2.1 TITULO DEL PROYECTO:

“CREACION DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DE DATOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL CENTRO DE CIRUGÍA Y DIAGNÓSTICO

(CEDI)”

D.2.2 COORDINADOR:El coordinador del proyecto será el Gerente General, ya que será el responsable de la planificación y programación de las tareas administrativas.

D.2.3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO:Se utilizara un sistema de Base de datos Relacionada con los módulos de bases de datos que sean necesarios para llevar acabo el ingreso y captura de datos de información de cada paciente o servicios.

Esto se llevará a cabo en SQL para que los reportes y consultas de información, el sistema los muestre automáticamente y sean fáciles de obtener, que sea de gran apoyo para la toma de decisiones sumamente importante por el usuario final, para la estandarización de los diferentes procedimientos clínicos.

D.2.4 TIEMPO DE DISPONIBILIDAD DEL PROYECTO: 6 MESPERSONAL INVOLUCRADO:El personal con que se cuenta actualmente son: el Gerente y la Secretaria Administrativa.Se capacitará al personal (secretaria) que llevará el ingreso diario de la información al muevo sistema, dicho personal será la persona asignada y responsable de cada proceso.

Se procederá de esta forma con el objetivo de no incrementar el costo del recurso humano y con ello no aumentar el costo de operativo a si también no elevar el costo del proyecto: Se contratara un técnico instalador de redes, los usuarios del nuevo sistema también serán capacitados por el técnico de redes, ya que el centro no cuenta con un sistema de informática, se instalara un computador central, con capacidad de almacenamiento de datos.

DETALLE DE LOS SALARIOS QUE SE LE PAGARÁ AL PERSONAL:Sueldo de secretaria mensual Q. 2,500Sueldo del técnico instalador de red Q. 3,500Sueldo del coordinador del proyecto Q. 6,000


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D.2.5 DESCRIPCIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓNCOSTO

TOTAL

Implementación en equipo hardware Q 24,200.00

Implementación de software Q 6,600.00

Mobiliario y equipo Q. 5,700

En capacitación al personal Q. 2,500

Sueldo de secretaria Q. 2,500.00

Sueldo del técnico instalador de red Q. 3,500.00

Sueldo del coordinador de proyecto Q. 6,000.00

MONTO TOTAL Q 51,000.00


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D.2.6 JUSTIFICACION DEL COSTO Y AHORRO NETO:

Costo aproximado del proyecto: es de cincuenta y un mil quetzales

exactos.

CONCEPTOINVERSION

UNICAINVERSION MENSUAL

INVERSIONANUAL

INVERSIONPROMEDIO EN CINCO AÑOS

Costo Actual de impresión de formularios, cintas demaquina de escribir, fotocopias y otros útiles (según promedio de gastos)

Q 1,822.00 Q 21,864.00 Q 109,320.00

Costo de Papelería y Cintas Para Equipo, con el nuevo sistema

Q 780.00 Q 9,360.00 Q 46,800.00

Costo Promedio del Equipo con un tiempo de vida mínimo de cinco años

Q 51,000.00

INVERSION PROMEDIO DE UTILES Y PAPELERIA

Q 1,042.00 Q 12,504.00 Q 62,520.00

El tiempo de vida estimado del equipo es de 5 años.

Ahorro Mensual

Ahorro Anual

Ahorro promedio en cinco años


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CUADRO DE COSTO/BENEFICIO

NO AUTOMATIZADO AUTOMATIZADO

Se tienen atrasos en atención, entrega de resultados y almacenamientos de información de pacientes

Se contara con procesos automáticos y fáciles de ejecutar

Se producen gastos en utilería y mucho esfuerzo humano

Se reducirán los gastos de utilería y ya no se utilizaran muchos archivos físicos.

No se cuenta con un sistema de almacenamientos de datos que apoye la toma de decisiones

Se contara con un sistema dinámico de almacenamiento d datos, donde exista el historial clínico de los pacientes

Se sacrifica el recurso humano, y mucho desorden de las tareas administrativas

Se utilizara menor esfuerzo humano para la realización de las tareas administrativas, realizándolas con eficacia.

Se piensa en contratar a más personal administrativo para la realización de las actividades

Con el nuevo sistema por el momento no será necesario contratar más personal para el área de administración, ya que se minimizaran los papeleos y los procesos burocráticos.


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E. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

E.1 Definición de actividades:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION1 Elaboración del nuevo sistema Se creara un sistema de almacenamiento de datos que servirá d

apoyo a la toma decisiones.2 Identificación de todos los servicios que

se prestanSe identificara y asignara código a todos los servicios con sus respectivos costos, que serán ingresados al sistema

3 Elaboración fichas de pacientes Se elaboraran fichas de pacientes, cuenta corriente de pacientes, proveedores, y otros servicios

4 Cotización y compra de equipo Se realizara la cotización y posteriormente la compra del equipo para la implementación del sistema.

5 Instalación del cableado para la red Se instalara una pequeña red que permitirá la conexión del computador central a las computadoras de gerencia y secretaria

6 Instalación de hardware y modulares Se instalaran tres computadoras y modulares, en la oficina de la secretaria, Gerente y un computador central

7 Instalación del Software El software será instalado en el computador central, el computador de la oficina de la secretaria, será de proceso o ingreso y consulta de datos.

8 Elaboración de un sistema preventivo Se llevara a cabo un sistema de control que permita identificar desviaciones en los resultados esperados

9 Elaboración de un sistema correctivo Se elabora un sistema que permita corregir los errores o desviaciones en la ejecución del proyecto

10 Prueba de funcionamiento del equipo Se harán pruebas de monitoreos durante tres días, y se implementara un plan de contingencia en caso hubiera algún problema o falla.

CREACION DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DE DATOS, AREA ADMINISTRATIVA DEL CENTRO DE CIRUGÍA Y DIAGNÓSTICO (CEDI) 30


E.2 Cronograma

No. Actividades Duración Inicio Finalización Responsable1 Elaboración del nuevo sistema 6 días Enero Enero Técnico en sistemas e

instalador de red2 Identificación de todos los

servicios que se prestan5 días Enero Enero Gerente General

3 Elaboración de fichas de pacientes 6 días Febrero Febrero Secretaria/Gerente4 Cotización y compra de equipo 3 días Febrero Febrero Secretaria/técnico

sistemas5 Instalación del cableado para la

red5 días Marzo Marzo Técnico en sistemas

6 Instalación de hardware y modulares

3 días Marzo Marzo Técnico en sistemas

7 Instalación del Software 3 días Marzo Marzo Técnico en sistemas8 Elaboración de un sistema

preventivo5 días Abril Abril Técnico en

sistemas/coordinador9 Elaboración de un sistema

correctivo4 días Abril Abril Técnico en

sistemas/coordinador10 Prueba de funcionamiento del

sistema6 días Abril Abril Técnico en sistema

E.3 Diagrama de Gantt

No. ACTIVIDADESDURACION 4 MESES, AÑO 2OO7

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL1 Elaboración del nuevo sistema



2 Identificación de todos los servicios que se prestan

3 Elaboración de fichas de pacientes4 Cotización y compra de equipo5 Instalación del cableado para la red6 Instalación de hardware y modulares7 Instalación del Software8 Elaboración de un sistema preventivo9 Elaboración de un sistema correctivo

10 Prueba de funcionamiento del sistema

F. PLAN DE CAPACITACION

F.1 Definición de las actividades:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION1 Capacitación en el uso del sistema al

gerenteSe llevara a cabo una capacitación personal al Gerente, para que tenga el conocimientos correcto de cómo funcionara el sistema implementado.

2 Capacitación sobre computación y el uso del sistema a la secretaria

Se llevara a cabo una capacitación personal a la secretaria, para que tenga los conocimientos sobre computación y de cómo ingresar datos y el funcionamiento en si del sistema implementado.

3 Capacitación sobre nuevos procedimientos de procesos

Se capacitara a la secretaria sobre el nuevo procedimiento para realizar las tareas, y la importancia de contar con un nuevo sistema de



almacenamiento de datos4 Capacitación sobre definición del

sistemaSe capacitara a los usuarios del sistema, sobre las características del software, como por ejemplo; limitaciones, ventajas, capacidades y compatibilidad de mismo

5 Capacitación sobre productividad Se impartirá un curso de productividad a la secretaria, con el fin de hacer mas productivas la horas de trabajo.

6 Capacitación sobre liderazgo y toma de decisiones

Se impartirá un curso de liderazgo y toma de decisiones a la secretaria, con la idea de mejor actitudes y aptitudes, y con ello lograr adaptarse fácilmente al nuevo sistema.

7 Prueba de conocimientos Se elaborara un test para prueba de conocimientos con respecto al uso adecuado y funcionamiento del nuevo sistema, con el cual se evaluara a los usuarios del sistema.

F.2 Cronograma:

No. Actividades Duración Inicio Finalización Responsable1 Capacitación en el uso del sistema al

gerente3 días Mayo Mayo Técnico en

sistemas e instalador de red


5 días Mayo Mayo Técnico en sistemas e

instalador de red3 Capacitación sobre nuevos

procedimientos de procesos5 días Mayo Mayo Gerente/técnico en

sistemas4 Capacitación sobre definición del

sistema3 días Mayo Mayo Técnico en


5 Capacitación sobre productividad 3 días Mayo Mayo Instructor del



Intecap6 Capacitación sobre liderazgo y toma de

decisiones3 días Mayo Mayo Instructor del

Intecap7 Prueba de conocimientos 2 días Mayo Mayo Técnico en


F.3 Diagrama de Gantt

NO. ACTIVIDADESDURACION 1 MES, AÑO 2007

MAYO

1 Capacitación en el uso del sistema al gerente


3 Capacitación sobre nuevos procedimientos de procesos.

4 Capacitación sobre definición del sistema

5 Capacitación sobre productividad

6 Capacitación sobre liderazgo y toma de decisiones

7 Prueba de conocimientos



G. PLAN DE EVALUACION

G.1 Definición de las actividades:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION1 Evaluación de conocimientos de la

computaciónSe evaluara a los usuarios sobre conocimientos adquiridos durante la practica y aprendizaje de computación.

2Evaluación en cuanto al conocimiento del nuevo sistema

Se llevara a cabo una evaluación, especialmente a la secretaria con el objetivo de catalogar los conocimientos adquiridos del nuevo sistema

3 Evaluación a los usuarios del sistema, en cuanto a algún cambio de actitud

Se evaluara, especialmente el cambio de actitudes de los usuarios, para determinar mejoras en el comportamiento.

4 Evaluación en cuanto a los nuevos procedimientos

Se evaluara al personal en cuanto a los nuevos procedimientos y a la realización de las tareas administrativas.

5 Evaluación y control del sistema Se evaluara la velocidad de procesamiento de la información, tiempo en que se ejecutan las tareas, y la exactitud con que son ejecutados

6 Evaluación del funcionamiento del sistema

Se realizaran monitoreos periódicos del funcionamiento del sistema, se imprimirán reportes de los procesos y procesamiento de la información.

6 Evaluación en la eficiencia de atención Se llevara a cabo una evaluación de los servicios que se prestaran, donde el cliente o paciente será quien lo indique por medio de encuestas, en ciertos periodos.

7 Evaluación de las tareas administrativas Se realizaran evaluaciones y se realizaran auditorias sobre el cumplimiento y la realización de las tareas administrativas.

8 Evaluación y control del sistema Se harán pruebas de la seguridad del sistema, como restricciones de acceso a personal no autorizado a mismo.

9 Evaluación y control del sistema Se harán pruebas de la seguridad del sistema, como restricciones de



acceso a personal no autorizado a mismo, si hubiera riesgo de fuga de información, modificar condiciones de seguridad.

G.2 Cronograma:

No. Actividades Duración Inicio Finalización Responsable1 Evaluación de conocimientos de la

computación2 días Mayo Mayo Técnico en


2Evaluación en cuanto al conocimiento del nuevo sistema

2 días Mayo Mayo Técnico en sistemas e

instalador de red3 Evaluación a los usuarios del sistema,

en cuanto a algún cambio de actitud2 días Junio Junio Gerente o

coordinador4 Evaluación en cuanto a los nuevos

procedimientos 3 días Junio Junio Gerente o

coordinador5 Evaluación y control del sistema 3 días Junio Junio Técnico en


6 Evaluación del funcionamiento del sistema

2 días Junio Junio Técnico en sistemas e instalador de red

7 Evaluación de las tareas administrativas 6 días Junio Junio Gerente o coordinador

8 Evaluación y control del sistema 4 días Junio Junio Técnico en sistemas e

instalador de red9 Evaluación y control del sistema 5 días Junio Junio Técnico en




G.3 Diagrama de Gantt

NO. ACTIVIDADESDURACION 2 MESES, AÑO 2007

MAYO JUNIO

1 Evaluación de conocimientos de la computación2 Evaluación en cuanto al conocimiento del nuevo

sistema3 Evaluación a los usuarios del sistema, en cuanto a

algún cambio de actitud4 Evaluación en cuanto a los nuevos procedimientos 5 Evaluación y control del sistema6 Evaluación del funcionamiento del sistema7 Evaluación de las tareas administrativas8 Evaluación y control del sistema9 Evaluación y control del sistema



Fase 1Análisis de sistemas 1

A. Planteamiento estratégico de la información

A.1 Determinación de las herramientas necesarias para el funcionamiento del sistema propuesto.

Se requiere de las siguientes herramientas y equipo de hardware.

Computadoras Teléfono inalámbrico Impresoras

Características del equipo que se necesita.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN UBICACION

1

Computadoras Pentium IV con Disco Duro de 80 Gb y Memoria de 256 Mb, Tarjeta de Red, MODEM de 56K, con pantallas LCD de 15 plg. Con CD-Rom 52 X, incluyendo teclado, Mouse, Bocinas.

Estará en la oficina del

Gerente del Centro(Servid

or)

1

Computadoras Pentium IV con Disco Duro de 80 Gb y Memoria de 256 Mb, Tarjeta de Red, MODEM de 56K, con pantallas LCD de 15 plg. Con CD-Rom 52 X, incluyendo teclado, Mouse, Bocinas.

Estará en la oficina de la secretaria, y servirá para el ingreso de datos y consultad de los mismos

1

Computadoras Pentium IV con Disco Duro de 1.0 GB y Memoria de 512 Mb, Tarjeta de Red, MODEM de 56K, con pantallas LCD de 15 plg. Con DVD-CD-Rom RW 52 X, incluyendo teclado, Mouse, Bocinas.

Se utilizara como computador central, de almacenamiento de datos

1 Impresora de matriz de punto Epson LX 810Oficina de la

secretaria

1 Impresora LaserJet 1320 series EpsonOficina del

Gerente

1 Teléfono inalámbrico Panasonic KX-TF2403BOficina de la

secretaria


38


A.2 Software a utilizar en el nuevo sistema, para hacer más productivas las actividades.

Se utilizara un sistema de Base de datos SQL (adquirido en Sistemas y Soluciones, SA) con varios módulos para el ingreso y consulta de datos.

El cual tendrá vistas de Pacientes, Cuenta corriente de pacientes y proveedores.

Cantidad de Licencias

Descripción del Software

Utilización

3Licencias DE Windows XP (Professional)

Se instalará en las dos computadoras como sistema operativo.

3Office XP Profesional 2003

Ayudará a la realización de las diferentes actividades administrativas que se realicen, tanto el Gerente como la Secretaria

1

Software de Base de Datos elaborado en versión SQL, (Lenguaje de consultas secuenciales) ejecutable con Microsoft Access.

Estará instalado en el computador central, pero se utilizará en el área administrativa, y Gerencia, donde se llevará a cabo tanto el ingreso como consulta de la información, la cual ayudará a llevar un mejor control de datos.


39


A.3 Tipo de sistema de información a utilizar en este proyecto.

El modelo sistema mas conveniente a utilizar es el TPS, (sistema transaccional) por ser un sistema muy dinámico, creado para administrar las tareas rutinarias o repetitivas, esperando que este sea una herramienta confiable en la administración de informaciones en el departamento administrativo,

El objetivo de la implantación del nuevo sistema de automatización es lograr disminuir en buen porcentaje el uso de papeleo, y poder visualizar información completa de pacientes en pantalla.

B. ANÁLISIS


40


Determinación de los elementos necesarios para el sistema de información.

B.1 Determinación de los elementos del sistema, Entidades, procesos, almacenes, flujo de datos

ENTIDADES:Entre las principales entidades internas y externas están:

Entidades internas: Secretaria Medico Especialista Enfermera Laboratorio clínico

Entidades externas: Pacientes/clientes Proveedores

PROCESOS:Se refiere al ingreso y procesamiento de diferentes tipos de datos tanto para verificar como para consulta y almacenamiento de información.

Asignación e ingreso de código de paciente Ingreso de Nit o información de pacientes o clientes Ingreso de fecha de consultas o tratamiento Ingreso o asignación de medico especialista Ingreso de servicios


41


ALMACENES: Pacientes Detalle de factura Encabezado de factura Tipo de servicio o examen Cuenta corriente de pacientes proveedores precios de servicios o exámenes

FLUJO DE DATOS: El paciente o cliente solicita servicios Obtención y verificación de datos de pacientes Almacenamiento de datos varios Verificar y consultar cuenta corriente de pacientes Consultas de servicios y precios Asignación de servicios solicitados y precios de los mismos Emitir factura Se procesa forma de pago; efectivo, cheque o tarjeta de crédito Se detallan facturas, se guardan y se entregan. Se solicitan datos de pacientes Ingresos de servicios Se revisan datos de pacientes y se guardan


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C. DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO.

C.1 Diagrama de Flujo de Datos. Secuencia lógica de los procesos

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS: (CEDI, Sistema de pacientes)



Solicitud verifica asignan emision de servicios cuenta ser.prec factura

Exp. Paciente Consulta estado Se consulta Se gurda No. de cuenta lista precios autorización A1 Pacientes A2 Cta. Corriente A3 Precios serv. A4 Emisora de tar.

Se detalla la factura se revisa la y se guarda la factura

Consulta expediente Se guarda factura del paciente A5 Enc. Factura A 1 Pacientes Guardar detalle factura A6 Detalle de factura A2 Cuenta corriente


PACIENTE

PROCESO 1

Obtención y verificación de datos PROCESO 2Verifica de Estad. Clínico y cuenta corriente

PROCESO 3Ingreso de servicios y precios solicitados

P 4Forma de pago, efectivo o tarjeta de crédito

PROCESO 5

Se procede a facturar, Nit o cod. del cliente o paciente

PROCESO 6

Se ingresan los servicios y medicamentos a cobrar

PROCESO 7

Se revisa, se imprime y se entrega factura

PACIENTE

C

C


C. 2 VALIDACION DEL SISTEMACon solo ingresar el código de paciente y la opción buscar, el sistema debe mostrar datos del pacientes, si este no estuviera inscrito se procede a guardar la información del mismo, con lo cual se podrá tener guardada la información de estado clínico y consultas, así como su historial clínico.

ENTIDADES DE ENTRADAS:El ingreso de información o datos de los pacientes, serán todos aquellos pacientes que deseen un servicio medico y se acerques a solicitar uno.

PROCESOS:En este proceso, el paciente se acercará al centro solicitando un servicio, la secretaria le solicitara sus datos, revisa cuenta corriente de paciente, si fuera de nuevo ingreso, se le debe crear su cuenta y guardar sus datos, se asignan los servicios solicitados y medico especialista, se procesa forma de pago, se procede a facturar, se cargan los servicios y precios, se revisa y se imprime la factura.

ALMACENES:En el momento en que el paciente solicite un servicio la secretaria solicitara al paciente su código, para verificar su expediente de pacientes (almacén), aquí estará guardada la información de pacientes, cuenta corriente de pacientes, se verificara si el paciente tiene deuda o no, posteriormente revisara el almacén de servicios que se prestan y precios de los mismos para asignar un servicio o revisar los servicios que ya se le hayan prestado con anterioridad, Casa emisora de tarjetas de crédito y detalle de facturas.

FLUJO DE DATOS: El paciente solicitara algún tipo de servicio medico La secretaria le solicitara todos sus datos Si es paciente de nuevo ingreso asigna servicios, medico especialista, crea

cuenta corriente, después del análisis medico ingresa estado clínico y guarda.

Si fuera paciente ya inscrito revisa cita y actualiza estado clínico y cuenta corriente.


45


ANALISIS DE SISTEMAS II

D. DISEÑO DE ENTRADAS Y DE SALIDAS

D 1 DISEÑO DE SALIDA

D.2 DISEÑO DE PROCESO:


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PROCESO PRE-CONDICION POST-CONDICIONEl paciente solicita servicios, se le pide sus datos.

Ingreso de datos de pacientes

Se verifica si existe expediente

Se verifica estado clínico y cuenta corriente paciente.

Si no tiene cuenta corrientes, se procede a la creación de su cuenta

Se ingresa sus estado clínico y se guardan los datos

Pasa paciente a consulta. Ingreso de servicios o examen medico del paciente

Se verifican los exámenes y los precios.

Si se paga con tarjeta de crédito, se solicita la tarjeta, se llena formulario y pide autorización en algunas ocasiones.

Si la tarjeta es aceptada, se procede.

Se ingresan los servicios a cobrar

Se procede a facturar, se solicita codpaciente y numero de Nit, para emitir factura

Se revisan los servicios o medicamentos a cobrar

Se detalla la factura

Se guarda detalle de factura

Se actualiza cuenta corrientes d paciente

Se revisa que todo este bien, se imprime y se entrega factura al pacientes


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D.3 FORMATOS DE ALMACENAMIENTOS

D.3.1 DISEÑO DE ALMACENAMIENTO

A1 Ingreso de datos de pacientes


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A2 Ingreso de datos, cuenta corriente de pacientes.


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A3 Ingreso de datos de servicios:


50


A4. Ingreso de datos de Emisora de tarjeta de crédito


51


A5. Ingreso Enc. De facturas


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D.3.2 Diagrama entidad relación:


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PacienteCodpacienteNitpacientesNompacienteEdadpacienteSexpacienteDirpacienteTelpacienteFecha Servicios

CodservicioCodpacienteDescservicionCostservicioNumcuentaFecservicio

Cta. corrienteNumcuentaCodpacienteCodservicioStatus


D.4 Diseño de entrada:


54

Proyecto CEDI Fase I,

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