Sede Centro: Carrera13 No. 27-00 pisos 1, 3, 5, 7 y 10 PBX: (571) 5870000 Call Center (571) 592 04 00. Lnea gratuita Nacional 01800-910165 Web: www.sic.gov.coe-mail: contactenos@sic.gov.co Bogot D.C. Colombia CIRCULAR EXTERNA No. Bogot D.C. Para:RESPONSABLESDELTRATAMIENTODEDATOSPERSONALES:PERSONAS JURDICAS DE NATURALEZA PRIVADA Asunto:AdicionarelCaptuloSegundoenelTtuloVdelaCircularnicadela Superintendencia de Industria y Comercio 1.Objeto ImpartirinstruccionesalosResponsablesdelTratamientodedatospersonales,personasjurdicas denaturalezaprivada,paraefectosderealizarlainscripcindesusbasesdedatosenelRegistro Nacional de Bases de Datos - RNBD. 2.Fundamento legal Elartculo21delaLey1581de2012,RgimenGeneraldeProteccindeDatosPersonales, establecelasfuncionesacargodelaSuperintendenciadeIndustriayComercio,entrelasquese encuentranImpartirinstruccionessobrelasmedidasyprocedimientosnecesariosparala adecuacin de las operaciones de losResponsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley y Administrar el Registro Nacional Pblico de Bases de Datos y emitir las rdenes y los actos necesarios para su administracin y funcionamiento. Elartculo25delaLey1581de 2012creelRegistroNacionaldeBasesdeDatos,elcualdefine como el directorio pblico de las bases de datos personales sujetas aTratamiento que operan en el pas y dispuso que sea administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El Decreto 886 de 2014 reglament el artculo 25 de la Ley 1581 de 2012 y estableci la informacin mnimaquedebecontenerelRegistro,ascomolostrminosycondicionesdeinscripcin.En particular,enelartculo5elcitadodecretosealque(l)aSuperintendenciadeIndustriay Comercio, como autoridad de proteccin de datos personales, podr establecer dentro delRegistro Nacional de Bases de Datos informacin adicional a la mnima prevista en este artculo, acorde con las facultades que le atribuy la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artculo 21. As mismo,en el artculo 13 dispuso que (l)a Superintendencia de Industria y Comercio establecerel procedimiento de inscripcin en el Registro Nacional de Bases de Datos que debern cumplir los Responsables del Tratamiento, previa validacin de su identidad, de acuerdo con lo que para el efecto establezcaesaentidad. Porloexpuesto,sehacenecesarioestablecerlainformacinadicionalquecontendrelRegistro NacionaldeBasesdedatosyelprocedimientodeinscripcinparaquelosResponsablesdel Tratamiento de datos personales, personas jurdicas de naturaleza privada, cumplan con este deber legal. Sede Centro: Carrera13 No. 27-00 pisos 1, 3, 5, 7 y 10 PBX: (571) 5870000 Call Center (571) 592 04 00. Lnea gratuita Nacional 01800-910165 Web: www.sic.gov.coe-mail: contactenos@sic.gov.co Bogot D.C. Colombia 3. Instructivo Adicionar el Captulo Segundo sobre el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD al Ttulo V de la Circular nica, el cual quedar as: CAPTULO SEGUNDO: REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS - RNBD 2.1 Informacin adicional que deber inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD LosResponsablesdelTratamiento,personasjurdicasdenaturalezaprivada,debeninscribirenel Registro Nacional de Bases de Datos RNBD - la siguiente informacin, adems de la establecida mediante el Decreto 886 de 2014. a)Informacinalmacenada enlabasededatos.Correspondeala descripcin delostipos dedatospersonalesalmacenadosencadabasededatos,loscualesseencontrarn agrupados por categoras y subcategoras de acuerdo con su naturaleza. b)Medidasdeseguridaddelainformacin.Esladescripcindeloscontroles implementadosporelResponsabledelTratamientoparagarantizarlaseguridaddelas basesdedatosqueestregistrando,deacuerdoconlaspreguntasdispuestasparael efecto en el RNBD. c)Procedenciadelosdatospersonales.Laprocedenciadelosdatosserefiereasistos sonentregadosdirectamenteporelTitulardelainformacinoportercerosysisecuenta con la autorizacin para el tratamiento o existe una causal de exoneracin, de acuerdo con lo establecido en el artculo 10 de la Ley 1581 de 2012. d)Transferenciainternacionaldedatospersonales.Lainformacinrelacionadaconla Transferencia internacional de datos personales comprende la identificacin del destinatario comoResponsabledelTratamiento,elpasenelquesteseencuentraubicadoysila operacin est cobijada por una declaracin de conformidad emitida por la Delegatura para la Proteccin de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepcin en los trminos sealados en el artculo 26 de la Ley 1581 de 2012. e)Transmisininternacionaldedatospersonales.Lainformacinrelacionadaconla TransmisininternacionaldedatoscomprendelaidentificacindeldestinatariocomoEncargadodelTratamiento,elpasenelquesteseencuentraubicado,sisetieneun contratodetransmisindedatosenlostrminossealadosenelartculo25delDecreto 1377de2013osilaoperacinestcobijadaporunadeclaracindeconformidademitida porlaDelegaturaparalaProteccindeDatosPersonalesdelaSuperintendenciade Industria y Comercio. f)Cesindelabasededatos.Lainformacinrelacionadaconlacesinde datosincluyela identificacindelcesionario,quienseconsiderarResponsable delTratamientodelabase de datos cedida a partir del momento en que se perfeccione la cesin. Sede Centro: Carrera13 No. 27-00 pisos 1, 3, 5, 7 y 10 PBX: (571) 5870000 Call Center (571) 592 04 00. Lnea gratuita Nacional 01800-910165 Web: www.sic.gov.coe-mail: contactenos@sic.gov.co Bogot D.C. Colombia g)Reporte de novedades. Una vez finalizada la inscripcin dela base de datos en el RNBD, sereportarncomonovedadeslosreclamospresentadosporlosTitularesylosincidentes de seguridad que afecten la base de datos, de acuerdo con las siguientes reglas: (i)ReclamospresentadosporlosTitulares.Correspondealainformacindelos reclamospresentadosporlosTitularesanteelResponsabley/oelEncargadodel Tratamiento, segn sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero junio y julio diciembre),deacuerdoconlatipologaestablecidaenelRNBDparaello.La informacinreportadadeberserelresultadodeconsolidarlosreclamospresentados por los Titulares ante el Responsable y el (los) Encargado (s) del Tratamiento. (ii)Incidentesdeseguridad.Serefierealaviolacindeloscdigosdeseguridadola prdida,roboy/oaccesonoautorizadodeinformacindeunabasededatos administradaporelResponsabledelTratamientooporsuEncargado,quedebern reportarse al RNBD dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al momento en que se detecten. 2.2Procedimiento de inscripcin en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD LosResponsablesdelTratamientodedatospersonales:personasjurdicasdenaturalezaprivada, debern inscribir sus bases de datos en el RNBD, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD publicado en el sitio Web de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co. La inscripcin se realizar en lnea a partir del 16 de marzo de 2015, dentro de los plazos previstos conelfindefacilitardichotrmiteysealadosacontinuacin,sinperjuiciodequeserealiceen cualquier momento y hasta antes del vencimiento del plazo de inscripcin, dispuesto en el artculo 12 del Decreto 886 de 2014. LTIMOS DGITOS NITPLAZO De 00 a 24Del 16/03/2015 a 12/06/2015 De 25 a 49Del 16/06/2015 a 11/09/2015 De 50 a 74Del 14/09/2015 a 11/12/2015 De 75 a 99Del 14/12/2015 a 16/03/2016 A cada base de datos se le asignar un nmero de radicado, una vez se finalice el procedimiento de inscripcin. La informacin inscrita en el RNBD estar sujeta a verificacin de esta Superintendencia. 2.3Actualizacin de la informacin contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD LosResponsablesdelTratamientodedatospersonales,personasjurdicasdenaturalezaprivada, debern actualizar anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2017, la informacin Sede Centro: Carrera13 No. 27-00 pisos 1, 3, 5, 7 y 10 PBX: (571) 5870000 Call Center (571) 592 04 00. Lnea gratuita Nacional 01800-910165 Web: www.sic.gov.coe-mail: contactenos@sic.gov.co Bogot D.C. Colombia de las base de datos registradas. Cuando haya cambios sustanciales lo harn dentro de los diez (10) das hbiles siguientes. Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atencin al Titular, la informacin contenida en las bases de datos, lasmedidasdeseguridaddelainformacinimplementadas,laPolticadeTratamientodela Informacin,latransferenciaytransmisininternacionaldedatospersonalesylacesindelas bases de datos. Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros das hbiles de los meses de febrero y agosto de cadaao,apartirdesuinscripcin,losResponsablesdelTratamientodebenactualizarla informacin de los reclamos presentados por los titulares. 4. Vigencia La presente circular externa entra a regira partir de la fecha de su publicacin en el Diario Oficial. Atentamente, PABLO FELIPE ROBLEDO DEL CASTILLO Superintendente de Industria y Comercio

Elabor: Mara C. Caviedes, Pablo Malagn y Aida Hurtado Revis: Carlos Salazar, Juliett Muoz y Dora Caro Aprob: Jos Alejandro Bermdez