REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD POLITECNICA DE TECNOLOGIA DE MARACAIBO

PROGRAMA DE FORMACION: ADMINISTRACION ALDEA DR. JM. SISO MARTINEZ

CATEDRA: PROYECTO II

ASESORAMIENTO PARA LA PLANIFICACION DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA LA EMPRESA ALERAND C.A. “SECTOR POLAR II”MUNICIPIO SAN FRANCISCO ESTADO ZULIA

Trabajo especial de grado presentado para optar al título de Licenciada en Administración

Autores

Randy BrachoC.I: 19.485.823

Yoneira DomínguezC.I:20.834.073

Oriana MárquezC.I:25.553.235

Alejandro NavarroC.I:10.919.476

Ana OsorioC.I: 19.811.151Jessica Viloria

C.I: 19.845.197

Tutor(a)Lcda. y Econ. María Ospina Romero

Febrero, 2015

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3

AGRADECIMIENTO

Damos gracias al Gobierno Bolivariano por implementar las misiones

educativas para personas como nosotros de bajos recursos que antes

éramos excluidos del sistema educativo y ahora contamos con todo el apoyo

Expresamos nuestro agradecimiento a todos los profesores cuyo consejo

nos ha permitido clarificar nuestras ideas y enfoques, todos ellos nos

ofrecieron valiosas sugerencias y nos animaron a continuar en esta obra.

Nuestro agradecimiento muy especial a nuestros padres, quienes han sido

nuestro apoyo incondicional y cuya comprensión nos ha acompañado

siempre. A nuestros familiares y amigos por transmitir su entusiasmo,

fidelidad, sus conocimientos y su estimulo durante el tiempo de estudio y la

realización de este proyecto.

También un agradecimiento a nuestra profesora María Ospina que con su

apoyo incondicional teniendo en cuenta nuestras debilidades y fortalezas nos

apoyó y he impulso a culminar este proyecto.

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BRACHO Randy, DOMINGUEZ Yoneira, MARQUEZ Oriana, NAVARRO Alejandro OSORIO Ana, VILORIA Jessica, “ASESORAMIENTO PARA LA PLANIFICACION DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO – CONTABLE DE LA EMPRESA ALERAND C.A SECTOR POLAR II”. Instituto Universitario Politécnico de tecnología de Maracaibo. Programa de Formación: Administración. Programa Nacional de Formación: Administración. Aldea Dr. J.M. Siso Martínez del municipio de San Francisco, del Estado Zulia.

RESUMEN

El proyecto se enmarca en el nuevo modelo de acción participación, de todas las organizaciones que se encuentre ubicadas en el sector Polar II. Proceso mediante el cual la ciudadanía interviene colectivamente en las instancias de toma de decisiones sobre asuntos públicos y privados que le afecten en lo político, social o económico, Para ello, se consideró la comunidad de Barrio La Polar II Municipio San Francisco. Partiendo de los aportes de los representantes al Consejo, comunal Polar II nace la planificación de un Sistema Administrativo Contable de la Empresa Alerand C.A que solicita que le sea asesorado sobre este partícula ya que el beneficio de la comunidad será la generación de puestos de trabajo que se aperturaran con el establecimiento de una estructura organizacional acorde a la realidad de la empresa, Donde se realizó el análisis FODA de sus debilidades y fortalezas, para realizar de esta manera la respectiva propuesta del nuevo sistema administrativo contable. Con la elaboración de esta planificación de este sistema administrativo contable, se puede resolver las insuficiencias de la comunidad por ausencia de una estructura organizacional adecuada así como también la instalación dela tecnología de punta con los debidos programas en el manejo de la contabilidad, administración, compra, inventario y costos que le permitirá a la empresa ser eficiente y eficaz en la realización de sus actividades y en la ejecución de los proyectos trayendo los mejores beneficios a la comunidad a través de sus cuotas de participación que les corresponde por encontrarse en el sector, permitiendo el desarrollo endógeno . El proyecto es de carácter social, puesto que se orienta a la prestación de un servicio a una colectividad. Para ello se detalla en el abordaje de la situación de la comunidad, el establecimiento de prioridades bajo planificación participativa. Lo vinculamos con las línea N°2 y la Línea N° 3 Democracia protagónica revolucionaria del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013. Y también con el Programa Nacional De Formación (PNF).

Descriptores: Consejo Comunal, Planificación, centro interactivo

iii

INTRODUCCIÓN

En Venezuela, la situación de las organizaciones empresariales también

ha evolucionado hacia la búsqueda de salidas a la problemática del manejo

de la información tanto operacional como contable, ya que la presión del

proceso de globalización económica las ha obligado a ser más competitivas

para poder afrontar con éxito la permanencia el mercado bajo las actuales

condiciones.

Toda organización se desarrolla en un ambiente lleno de cambios,

políticas y normas que debe aplicarse para alcanzar sus objetivos de manera

efectiva, debe de alguna forma proporcionar una serie de procedimientos

administrativos y contables, la complejidad de estos, van a depender de la

magnitud y el tipo de actividad a que se dedique la organización. A su vez

dichos procedimientos se descomponen de diversas maneras, tratando

siempre de realizar una tarea específica quedando una relación y secuencia

cronológica en sus resultados

A medida que la sociedad progresa la necesidad de realizar

procedimientos de forma sistemática y ordenada se ha convertido en algo

absolutamente indispensable. Dentro de la organización, un sistema permite

reunir toda la información procedente tanto de su interior como de su exterior

y ponerla a servicio de cualquier otro elemento del sistema que lo necesite e

informar a otras organizaciones del entorno como son las comunidades.

Una organización es una unidad social o agrupación de personas

constituidas esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que

1

2

significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeación y

se elabora para conseguir determinados objetivos.

La pequeña y mediana industria en el Zulia está expuesta a las hostiles

condiciones de mercado derivadas al citado proceso de globalización

económica, por lo que también tienen la necesidad de organizarse de

manera tal de contar administrativo - con un sistema de información contable

que les permita guiar el proceso de tomas de decisiones gerenciales

La administración posee características como universalidad, especificidad

unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre

otras que serán ampliadas en este contenido; Además poseen elementos

como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos,

objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:

planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que

implican relaciones humanas y tiempo.

En este proyecto se lleva a cabo con la participación de la comunidad

según las necesidades del sector polar II y pretende abordar el

asesoramiento para la planificación de un sistema administrativo – contable

de la empresa Alerand C.a el cual se desarrollará en conjunto con la

comunidad y el consejo comunal y los organismos que financian los

proyectos como Pdvsa, Fonacyt, Petro-Boscan, La Banca Pública, Privada,

Gobierno regional y Nacional etc., considerando lo importante que resulta

para la comunidad y sus adyacencias, la prestación del servicio de esta

empresa, beneficioso para la salud, la economía y la educación lo cual

conlleva también al desarrollo endógeno .

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Todo esto siguiendo el marco constitucional que nos define un modelo del

país que está en pleno proceso de construcción a través de los proyectos de

la misión sucre que estén vinculados en todos sus ejes trasversales de

manera que la educación, salud, económico se active con lo social y se

oriente para agregar valores a los componentes del desarrollo y que

podamos participar responsablemente en la directriz de un sistema nacional

con visión de futuro y sentido de soberanía nacional.

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CAPITULO I: DESCRIPCION DEL PROYECTO

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CAPITULO I

DESCRIPCION DEL PROYECTO

1 Diagnostico Situacional o Deseado

1.1 Diagnostico Comunitario

Para la realización de este diagnóstico se revisaron los antecedentes del

sector de acuerdo a los siguientes indicadores:

Demografía: la población de la ciudad de Maracaibo tiene una tasa de

crecimiento. De tal manera que su población total ha pasado a ser la más

numerosa del país. Por lo cual la población se distribuye a los otros

municipios principalmente El Municipio San Francisco tiene una población

de 446.757 habitantes. (estimación año 2011 INE) y una densidad de

población de 2.759,63 hab/km2 (año 2011) siendo el segundo municipio más

poblado del Estado Zulia. Su crecimiento poblacional ha sido bastante

grande en comparación de los censos que se efectuaron en 1990 y 2001, los

cuales fueron de 263.092 para 1990 y de 351.958 para el 200157 hb/km2.

Que Maracaibo ya que San Francisco está presentando un crecimiento más

y se está poblando acelerado de manera equitativa

Vías de Comunicación

La infraestructura vial presenta buenas condiciones, con una gran parte de

la vialidad asfaltada, ya que parte del municipio integra la ciudad de

Maracaibo. Esta vialidad conecta al municipio con toda la región y con otros

estados a través del puente General Rafael Urdaneta o Puente sobre el 6

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Lago”, como es conocido normalmente. De igual manera, por ser municipio

costero posee puertos de cabotaje al igual que grandes terminales petroleras

y de carbón, lo que produce que se dé un mantenimiento efectivo en las vías

de comunicación. Tiene comunicación aérea nacional e internacional con el

Aeropuerto Internacional la Chinita, ubicada en la parroquia Marcial

Hernández

Condiciones económicas: Venezuela ha tenido en los último año un

decrecimiento constante del P.B., ya que desde el año 2014 pasó de

46.530.000 millones de Bs. a 35.652.678 millones de Bs. en el año 2015

(indicadores económicos) y contó con una tasa de inflación de 107%, a pesar

de estos indicadores el país ha bajado el nivel de pobreza y ha disminuido

así el poder adquisitivo de la población, con lo cual se puede afirmar que se

está en un ciclo de transición de recuperación. San Francisco Posee una

vasta área urbana que se encuentra limítrofe con el municipio Maracaibo,

donde la actividad económica predominante es la terciaria (parroquias San

Francisco, Francisco Ochoa, y Domitila Flores en su parte norte); pero

además cuenta con actividades agrícolas en las parroquias San Francisco y

El Bajo, Domitila Flores y Marcial Hernández, donde se caracteriza por la

producción de frutas y vegetales de todo tipo, en especial la cebolla en rama

con la utilización de las llamadas barbacoas.

Fuerzas sociales, culturales y Laborales: La incorporación de las mujeres,

jóvenes al mercado de trabajo ha cambiado los patrones de vida de las

familias, ya que por razones económicas la pareja, los jóvenes se ven

obligados a trabajar, cambiando el estilo de vida en todas las clases sociales;

en la ciudad como la actividad comercial, educativa, cultural y el ser. San

Francisco fronterizo con Maracaibo, motivo por el cual ha ido modificando los

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patrones culturales que anteriormente eran muy conservadores para una

sociedad donde se comparten los roles en el hogar y el cuidado de los hijos,

y el trabajo. Y en esa misma medida la población se ha incrementado tanto

hacia el norte como al sur zona esta que crece paulatinamente por las

grandes extensiones de terrenos útiles para la construcción de viviendas,

escuelas, centros comerciales, bibliotecas públicas ya que esta zona se

encuentra prácticamente a 45 minutos de Maracaibo, motivo por el cual se

están elaborando los diferentes proyectos para lograr dotar esta zona de

todo tipo de serbio que necesite las comunidades de las parroquias más

lejanas.

Fuerzas políticas y jurídicas. Las políticas del incremento del gasto

público por parte del Estado Venezolano ha elevado los niveles de ingreso

familiar, mediante las llamadas misiones e impulsando las organizaciones

cooperativas y empresas sociales mediante créditos y se le ha dado impulso

a la entidad de los Consejos Comunales para impulsar créditos comunitarios

en proyectos productivos; y se ha tomado una jornada de evitar la evasión

fiscal, aplicando sanciones a los infractores.

Tecnología. La tecnología de punta, telefonía celular wifi, tablas,

computadoras maquinarias optimas, instalaciones de infocentros, convenios

de comunicación y de internet para las comunidades tiene actualmente una

influencia importante en la sociedad venezolana, generando mayor

información y comodidad a la población y con el incremento de las empresas

la participación de las comunidades en los proyectos ha traído beneficios

1.2 Inventario de las Organizaciones

9

1.21 Descripción teórica de Organización

Bittel (2010 pp.8-9), plantea que la organización es el proceso

mediante el cual se establece la división del trabajo, especialización,

especificación de tareas y deberes, así como también las relaciones que

deben existir entre los diferentes puestos de trabajo y que mediante esta

diferencia se determina la jerarquía y dependencia que existan entre ellos.

1.2.2 Métodos y Procedimientos empleados para la realización del

Inventario

Para la realización del inventario de organizaciones, realizamos un

abordaje comunitario para obtener un diagnostico real de las empresas

activas de la zona y de las necesidades que la comunidad requiere de ellas.

Debido a que el sector no es extenso nos trasladamos al sitio y cuantificamos

las organizaciones tomando una muestra de treinta (30) personas, quienes

fueron entrevistadas.

Se utilizó como instrumento la (Entrevista) a través de una serie de

preguntas abiertas y estructurados haciendo una referencia a la importancia

de los procesos administrativos y sus bases legales de la empresa en el

sector.

Preguntas realizadas

¿Cuál de estas organizaciones existentes en el sector considera usted que

requiere de los procesos administrativos, y que le proporcionaría algún tipo

de desarrollo económico y social al sector si se le estudiara sus bases

legales para un mejor rendimiento y beneficio de la comunidad?

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Si ___________

No __________

Explique su repuesta:_____________________________

La encuesta realizada a treinta 30 personas arrojo como resultado lo

siguiente:

Cuadro No 1 Organizaciones

ORGANIZACIONES RESPUESTA CANTIDAD DESCRIPCION

Organizaciones

mercantiles

si 12 Personas

Colegio no 6 Personas

Consultorio barrio

adentro

no 3 Personas

Iglesia no 3 Personas

Cooperativa si 3 Personas

Consejo comunales si 3 Personas

Fuente 2015 (Navarro, Bracho, Osorio, Viloria, Domínguez, Márquez)

El mayor resultado porcentual obtenido fue la organización de Alerand C.

A

La variable es cuantitativa porque puede ser expresada en forma

numérica, es discreta porque el dato se expresa en números enteros. n=30

Se determina el valor numérico o el valor mínimo para obtener el rango o

el recorrido, en donde la fórmula es la siguiente: R= Xmax – Xmin.

Rango= 12 – 3 = 9

11

Para determinar números de intervalos y amplitud.

M=número de intervalos

C= amplitud del intervalo

Formula

C= Xmax−Xminm

=12−36

=96=1.5=2

La Media Aritmética: de una serie de datos agrupados en intervalos de

clase es la suma del producto del punto medio de cada clase. La denotamos

así: Me

Formula:

X=ΣfXn

Donde:

X= media aritmética

F=frecuencia de cada clase

fX =frecuencia de cada clase por el punto medio de la clase

n=número total de frecuencia

La Moda: es el de mayor frecuencia y la denotamos: Mo si los datos están

agrupados en intervalos de clase la moda se obtiene así:

a) Se determina la clase de mayor frecuencia, la cual se denomina clase

modal, en ella estará la moda.

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b) El valor exacto de la moda se obtiene aplicando la fórmula:

Mo=li+∆1

∆1+∆2×ai

Donde:

a) Clase de mayor frecuencia = 12

b) Aplicando la formula tenemos que:

Li=límite inferior de la clase modal

∆1=diferencia entre la frecuencia absoluta modal y la anterior

∆2= diferencia entre la frecuencia absoluta modal y la posterior a

ella

ai= amplitud de la clase modal

Aplicando la formula tenemos:

li = 2 Mo=2+ 1212+6

×2

∆1= 12 – 0= 12 Mo=2+ 1224×2

∆2= 12 – 6= 6 Mo=3

Ai= 2

La Mediana: para datos agrupados se obtiene asi: ( su denotación es Mn)

a) Se calcula la frecuencia de cada clase

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b) Se divide el número de datos en 2 (n/2)

c) La mediana estará en el intervalo de clase correspondiente a la primera

frecuencia acumulada mayor que n/2. Dicho intervalo lo llamaremos clase

medianal

d) El valor exacto de la Mediana se obtiene aplicando la formula siguiente:

Formula:

Mn=li+( n2 )−Fi−1

fi×ai

Donde:

li=límite inferior de la clase medianal

n=número de datos

Fi – 1=frecuencia acumulada de la clase inmediata anterior a la clase

medianal

fi=frecuencia de la clase medianal

ai=amplitud de la clase mediana

li=8 Mn=2,1+

( 302 )−0

12×2

n=30 Mn=4 ,6=5

Fi – 1=0

ai=2

Cuadro No 2 Distribución de Frecuencia

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Li – ls Fi Fa Hi Xm

2,1 – 4 12 12 40% 3

4,1 – 6 6 18 60% 5

6,1 – 8 3 21 70% 7

8,1 – 10 3 24 80% 9

10,1 – 12 3 27 90% 11

12,1 – 14 3 30 100% 13

El 70 % de la población, respondió positivamente que en el sector se

requiere que las empresa posean unos procesos administrativos, y que estos

le proporcionaría algún tipo de desarrollo económico y social al sector si se le

estudiara sus bases legales para un mejor rendimiento y beneficio de la

comunidadlas de manera que unas políticas claras y bien definidas dentro de

la organización, hacia la comunidad obtendrían un mejor provecho

mutuamente mientras que el 60% respondió negativamente acerca de la

claridad y definición de estas.

Sin embargo se pudo constatar a través de la pregunta de apoyo de la

entrevista, que un 90% de la población contesto que una constructora

legalmente registrada, y que cumpliese con todas las leyes establecidas,

como seguro social, establecimientos y cumplimientos de la LOT, política

habitacional, paro forzoso, declaración de impuestos.

Por lo tanto podrían lograr y llevar a cabo en conjunto con los consejos

comunales una serie de proyectos que se encuentran en puerta y lograr así

también activar y motivar a la población trabajadora en el área de

construcción y así optar a estos puestos de trabajo de manera que esta

población tenga el conocimiento de estas políticas, normas del proceso

administrativo que la constructora posee encausan sus objetivos

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pensamientos y toma de decisiones en pro de un desarrollo endógeno

(desarrollo desde adentro de la comunidad hacia afuera) y que alcancen los

objetivos tanto de esta organización como la comunidad en conjunto .

Por otra parte el 40% de esta población desconocen el significado de que

son los procesos administrativos y sus bases legales que se manejan en una

organización y por ende la repuesta es negativa.

Grafica del Histograma de Frecuencia N1

2,1 – 4 4,1 – 6 6,1 – 8 8,1 – 10 10,1 – 12 12,1 – 1405

101520253035

seleccion de las organizaciones

Fi Fa Hi Xm

1.2.3 Selección justificada de la organización

A. Como es visible el cuadro de la organización que presento mayor

puntaje en cuanto a la necesidad del mejoramiento de sus funciones fue

Alerand C.a, arrojando como resultado la falta de una constructora como

prioridad fundamental, razón por la cual se decide a ofrecerles el

asesoramiento en cuanto a la aplicación de los procesos administrativo

considerando que con nuestro aporte obtenga un mejor desempeño.

1.3 Descripción del Contexto

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1.3.1 Razón Social

Alerand C.a

1.3.2 Naturaleza de la Organización

Alerand C.a es una empresa de capital nacional con pocos años de

experiencia, dedicada a prestar servicios en diversas áreas, cumpliendo con

todos los requerimientos necesarios para la ejecución de trabajos de calidad

en una forma eficiente y eficaz. En la actualidad cuentan con un grupo de

profesionales altamente capacitados, empleados a tiempo completos en el

campo de la construcción, de ingeniería con extensos conocimientos en

normas API, ASME, ANSI, AWS, TEMA y COVENIN, menos en el área

administrativa

Actualmente en concordancia con el plan de la nación, en una instancia de

participación, articulación e integración entre las diversas organizaciones

comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos y ciudadanas que permiten al

pueblo organizado ejercer directamente la gestión de políticas públicas y

proyectos en conjunto y vinculados a la misión sucre de los diferentes

programas orientados a responder a las necesidades y aspiraciones de la

comunidad en la construcción de una sociedad de equidad y justicia social.

Los estudiantes del Programa nacional de administración participaran en el

asesoramiento de implantación de un Sistema administrativo.

1.3.3 Localización Geográfica

Alerand C.a Limita al norte con la calle 189, al sur con la av. 48L, al este

con la calle 190 y al oeste No. 48L-43 diagonal a pastelitos Yaya. Sector la

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Polar II Está constituida por 7 calles y 6 avenidas, teniendo como densidad

de población aproximadamente 2385 habitantes, teniendo como densidad en

477 familias y un 43% la figura femenina como frente de familia por la

manutención y control de hogar.

1.3.4 Historia de Vida de la Organización y el sector

Alerand C.a fue creada en el 2005 por un grupo de ingenieros recién

graduados de diferentes programas ingenieros civiles, arquitectos, topógrafo,

maestros de obras, albañiles especializados, plomeros etc. Nace con un

pequeño capital propio en Maracaibo, para luego trasladarse y ubicarse

totalmente en San Francisco en el sector Barrio la Polar II debido al

crecimiento acelerado de la población que exige para cubrir sus necesidades

centro de salud, colegios, preescolares, centro comerciales, calle asfaltadas

asi como la construcción de viviendas, esta empresa ofrece sus servicios de

construcción y mantenimientos de servicios así como otras actividades que

estén dentro del marco de lo licito.

El consejo comunal polar II , establecido dentro de la parroquia Domitila

Flores, del Municipio San Francisco, del Estado Zulia; calle 189 Av. 48L casa

No. 48L-43 donde funciona la Casa de Consejo Comunal “Polar II”. El

espacio geográfico de esta comunidad es muy extenso por el cual ha sido

dividido en cuatro sectores, Polar I, Polar II, Polar III, Polar IV.

El 24 de julio de 1972 La Polar se inició a través de la toma de terreno

(invasión) pertenecientes al sur de Maracaibo que en la actualidad

corresponde al municipio San Francisco, creado el 22 de enero de 1995 y

dependiente de este 6 parroquias que son: San Francisco, Francisco Ochoa,

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Marcial Hernández, el bajo, Los cortijos y Domitila Flores; parroquia a la que

pertenece el barrio. Limita al norte con el barrio Limpia Sur, al sur con la

Granja Experimental de la Facultad de Agronomía de la Universidad del

Zulia, al este con la Cervecería La Polar y al oeste con el barrio 24 de julio.

En sus inicios el barrio La Polar lo denominaban como barrio Indio Paz, de

él se hizo un barrio popular donde hubo problemas ya que centenares de

personas habían parcelados en sectores distintos. Se creía que eran

terrenos privados de los cuales aparecieron más de 8 supuestos dueños sin

documentación legal, determinándose en un comunicado oficial de la

Sindicatura Municipal que eran terrenos ejidos, tomando entonces la decisión

de ubicar a un aproximado de 2000 familias según su situación económica

con cartas de ubicación firmadas por la Oficina de Desarrollo Comunal del

Consejo Municipal. Así mismo las parcelas fueron demarcadas con

longitudes de 15mts de ancho y 20mts de largo, de las que se hicieron

manzanas dividida en 8 parcelas.

1.3.5 Organizaciones vinculadas al proyecto

Politécnico Universitario de Tecnología de Maracaibo- Misión Sucre: Casa

de estudios universitarios que desarrolla de manera integral las funciones de

formación, creación intelectual e integración social, a través de los nuevos

Programas Nacionales de Formación (PNFA).

Consejo Comunal Polar II (vocero de habita y vivienda, salud, educación,

economía popular, misión Ribas, Barrio Adentro, Robinson, Granja

experimental e Luz.

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Organizaciones Gubernamentales: Alcaldía de San Francisco. Entes

encargados de dar los recursos para las ejecuciones del proyecto.

Organizaciones del Sector Privado. Las entidades bancarias para los

financiamientos.

Safonacc: El Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos

Comunales; tiene como actividad principal la administración de los recursos

asignados a los Consejos Comunales, financiando los proyectos

comunitarios, sociales y productivos del Poder Popular en sus componentes

financieros.

1.4 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto.

1.4.1 Descripción del Diagnostico Situacional

El diagnostico situacional representa el punto de partida para la aplicación

de un proyecto, el cual se va a dar solución al problema que representa la

prioridad en un momento determinado. Este diagnóstico es de gran

importancia, puesto que permite la acción participación de los integrantes

tanto de la misión sucre como el concejo comunal y la comunidad misma

conocer las problemáticas existentes en una comunidad determinada

Una vez hecha la visita a la comunidad y realizada la entrevista al consejo

comunal del sector polar II, se observa a través de los censo realizado por el

consejo comunal que la población sigue creciendo y con ello las necesidades

de las familias ante la ausencia de la prestación de servicios, trabajo.

Además la empresa Alerand C.a, refleja un deterioro en la administración, lo

20

que no le permite reflejar su sistema administrativos ni los costos en los que

incurre en la realización de sus actividades y de los proyectos a medida que

esta empresa de expande genera empleos a la comunidad.

Sin embargo a los 14 años de la revolución seguimos en el desarrollo y

progreso de la comunidad en todos los ámbitos, debido a que la población ha

crecido y con ella, crecen las necesidades de las familias tanto de la cesta

básica como educación, vivienda y sobre todo en el mantenimiento de los

servicios de las escuelas, liceos, consultorios, comunidad, y en los servicios

de electricidad, plomería y construcción, en la transformación integral del

habita con la gran misión vivienda Venezuela además con los planes de

restructuración de lugares públicos como aceras, brocales, aguas servidas,

aguas potable, alumbrado eléctrico, etc.

La empresa Alerand C.a nace en el municipio Maracaibo, pero realmente

surge en la parroquia Domitila Flores, por medio de esfuerzos en el sector II

de la polar. Por lo que a causa de la falta de una estructura, la usencia de un

financiamiento y la demanda de clientes, trae como consecuencia la

planificación financiera, el estudio económico y el estudio de mercado.

De tal manera que es de vital importancia elaborar una planificación

financiera de la empresa Alerand C.a del municipio San Francisco Edo. Zulia.

Mediante la ejecución de una serie de diferentes etapas, la elaboración de

dicha planificación financiera permitirá obtener información suficiente, para

suministrar a la organización, que presenta la problemática, en su misión,

visión, etc.

1.4.2 Jerarquización e Identificación de las Necesidades

21

De acuerdo a lo observado existe la necesidad de prestar apoyo en cuanto

a la asesoría de un sistema administrativo, motivado a que los miembros de

la empresa Alerand C.a presentan desconocimientos sobre el proceso de

planificar los costos de los proyectos para que sean viables así como la falta

de información requerida en la administración. Una forma de atacar la

problemática de las personas que integran la comunidad para el desarrollo

económico, educativo, salud, social es la expansión tanto física como

económica de la empresa Alerand C.a ya que la empresa generara empleos

a medio turno y turnos completo a través de los cuales se beneficiaran las

familias, estudiantes universitarios, el consejo comunal ya que a través de él

se darán las cuotas de trabajo para el sector así como también la

satisfacción de que la empresa cumpla con la calidad de la prestación de los

servicios, mejorando su sistema administrativo.

Por lo tanto el consejo comunal Polar II lograra a través de este proyecto

dar soluciones estratégicas, para que a su vez, generen un clima de orden y

confianza en su comunidad con lo aprendido.

1.4.3 Selección de las Necesidades

En el consejo comunal Polar II, será de gran utilidad el asesoramiento de

la planificación de un sistema administrativo para la empresa Alerand C.a, ya

que es la necesidad primordial para el consejo comunal las cuotas de

participación que la empresa ofrece en los puestos de trabajo así como

también los presupuestos que presenta la empresa para la realización de los

proyectos y mantenimientos de la comunidad que se benefician con las

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actividades de la empresa además de los aportes que dicha empresa hace y

dona a los colegios, comunidad, ince etc.

1.4.4 Alternativas de Solución

Entre las alternativas que tiene previsto el equipo y para aportar solución a

la problemática observada y planteada en el punto anterior, se tiene previsto

realizar asesorías para implantar un sistema administrativo de manera que la

empresa logre colocar después la personas idóneas para dicho puesto de

trabajo en el área administrativa, puestos a a disposición de aquellas

personas profesionales del sector que se encuentren capacitada para su

desenvolvimiento así beneficiar empres, comunidad y los estudiantes del

programa de formación de administración.

2 Justificación e Impacto Social.

2.1 Razones que Conlleva a Realizar el Proyecto.

(a) Teórico – Conocimiento.

Esta investigación posee una gran importancia desde todo punto de vista,

ya que aporta beneficios significativos que ayuden a mantener con éxito las

organizaciones. A nivel empresarial se justifica este estudio debido a que

aporta grandes avances en los procesos operacionales y administrativos

contables que permitirán mejorar y lograr la capacidad competitiva que debe

tener hoy en día toda organización; por otra parte para el programa de

formación de administración y las universidades significa una contribución

que servirá a futuro a nuevas incursiones en el tema, buscando siempre

mejorar a través de la investigación de los proyectos.

23

Con respecto a lo social hacia las comunidades se diría que mientras las

organizaciones comerciales se mantengan de forma eficiente, competitiva y

progresiva se garantiza un nivel social adecuado ya que se mantendrían

fuentes de empleo y estabilidad laboral que beneficiaran notablemente la

forma de vida de la comunidad.

(b) Técnico- Ámbito de Acción.

Desde el punto de vista técnico – ámbito acción, se busca dar un aporte al

Consejo Comunal de Polar II, a través de los lineamientos de asesoramiento

de planificación del sistema administrativo- contable de la empresa Alerand

C.a, le permitirá a los integrantes del consejo comunal polar II y a la

comunidad una mayor eficiencia de sus funciones, Resultando esto como

una herramienta eficiente, eficaz y efectiva para que puedan participar dentro

de los procesos para la asignación de recursos y lograr el bienestar de su

comunidad.

Además de aplicar los conocimientos adquiridos tanto en las

unidades curriculares como en los saberes complementarios del

programa nacional de formación en administración (PNFA) para la

realización del asesoramiento de planificación de un sistema administrativo

contable de este proyecto. La razón principal es lograr de manera efectiva la

solución a una de las problemáticas existente en la comunidad.

Este proyecto puede alcanzar su ejecución mediante la aprobación de su

financiamiento que será a través de:

Misión

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Realizar todo acto de comercio relacionado directo o indirectamente con

el ramo de la construcción, obras civiles, prestación de bienes y servicios al

sector salud, al sector de educación, desarrollo de obras públicas y privadas

y todo lo relacionado a proyectos, diseños y contratación de la construcción.

Así mismo será objeto de la compañía cualquier otra actividad del lícito a

precios solidarios y servicios de calidad seguro y confiable.

Visión

Seremos una empresa competitiva y líder en el mercado de prestación de

servicios a nivel regional y nacional, logrando la total satisfacción de nuestras

clientela, manteniendo el desempeño de un equipo de trabajo capacitado de

con las nuevas tecnologías y comprometidos con la empresa.

(c) Desde la Razón Legal; Este aspecto resalta la importancia de los

aspectos legales como la constitución, como leyes ordenanzas reglamentos

para reafirmar la relevancia de la problemática del proyecto y de las

recomendaciones que requieren de un soporte jurídico para darle viabilidad a

los planteamientos expresados desde el punto de vista legal este proyecto

permite destacar la importancia del manejo de participación de la comunidad

tal como lo plantea la constitución, el proyecto contribuye con la participación

de la comunidad, el consejo comunal, y los aportes que debe hacer la

empresa al gobierno regional, y nacional en el capítulo tres podremos ver

más claramente estos puntos.

(d) Desde el Contexto Participantes - Comunidad

25

Desde este punto de vista participan 2385 personas pertenecientes a esta

comunidad, entre ellas mujeres, hombres niños(as), conformados en 477

familias contando con un 43% de la figura femenina como frente de familia

para la manutención y control del hogar. De tal manera que son las

principales interesadas en las cuotas partición de trabajo que le corresponde

a la comunidad y que el consejo comunal es el intermediario para que las

personas que cumplan con los requisitos y los más necesitados obtén por un

trabajo digno de acuerdo a sus capacidades.

Por otra parte están las necesidades del sector con el asfaltado, red de

aguas blancas, servidas, electricidad, construcción de viviendas, mejoras,

guarderías. Proyectos de los cuales la empresa participa ante el gobierno

regional y municipal a través de las licitaciones y por ende al optar a unos de

estos proyectos la empresa además de beneficiar al sector , también está en

la obligación de dar las cuotas de participación por cada obra o proyecto que

se ejecute en el sector.

(e) Vinculación del Proyecto con el .Plan de Desarrollo Económico

El Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2013-2019 juega

un papel primordial por sus valores socialistas y humanistas de inclusión

enmarcados en la consecución de los objetivos supremos: Independencia y

Patria Socialista. La dirección de las políticas públicas, indicando el correcto

engranaje de acción entre el ejecutivo nacional, los gobiernos regionales,

municipales y los consejos comunales. Este plan maximiza las aspiraciones

revolucionarias para la gobernabilidad del país desde un marco socialista,

humanista y bolivariano, brindando la mayor suma de atenciones posibles a

las comunidades.

26

Actualmente la vinculación está relacionada con las Líneas 1 y 2 del “El

Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013”, el mismo

juega un papel primordial por sus valores socialistas y humanistas de

inclusión enmarcados en las siguientes líneas;

Línea 1 Nueva Ética Socialista por basarse en la justicia social, la equidad

y solidaridad entre los seres humanos y las instituciones de la república.

Línea 2 La Suprema Felicidad para alcanzar consiste en que todas las

instituciones públicas y privadas así como también los programas de

formación nacional de la misión sucre, deben acercarse de manera directa

con la comunidades brindando el mejor servicio para nuestro pueblo, más

aun se debe crear unidades de producción social, en que los mismo

trabajadores y trabajadoras asuman el reto de producir beneficios para las

comunidades y no solamente se debe quedar en el beneficio si no que la

comunidades se organicen con la finalidad de concientizar la importancia que

tiene los proyectos socialista en el caso del Plan Nacional Simón Bolívar.5

Este proyecto se fortalece y se vincula aún más con la incorporación del

tercer Objetivo Histórico que es “Convertir a Venezuela en un país potencia

en lo social, lo económico y lo político dentro de la gran potencia naciente de

América Latina y el Caribe, que garanticen la conformación de una zona de

paz en Nuestra América”. Donde se busca la participación social de la

comunidad, con el objeto de conseguir el crecimiento intelectual, educativo,

profesional así como la identificación social, comunitaria y cooperativa con el

fin de alcanzar el mejoramiento individual y colectivo de la comunidad.

Por lo tanto el aporte más invaluable que se le realizo al proyecto

comunitario fueron las herramientas dadas por la Misión Sucre de la Aldea

27

Dr. J.M: SISO MARTINEZ del PNFA que nos ha brindado la teoría,

conocimiento y práctica para el asesoramiento de dicho proyecto aplicado en

el eje transversal como lo epistemológico se obtuvo el conocimiento a través

de la misión sucre para la realización de la planificación de un sistema

administrativo contable. En cuanto a lo Ético- Político se sigue con los

lineamientos a través de los aspectos legales aprendidos. Tales como,

Constitución Nacional, Ley de Concejos Comunales, y otras que competen al

proyecto. Por ultimo en cuanto a lo Socio Productivo se desarrolla un

proyecto enmarcado en los planes estratégicos de desarrollo del gobierno

revolucionario nacional

2.2 Población Beneficiada.

La población beneficiada actualmente son las 477 familias, con las

aportaciones dela empresa y las asignación de cuotas de trabajo hacia la

comunidad, consejo comunal, barrio adentro, misión sucre, ribas, Robinson

Organizaciones públicas y privadas como ferreterías, bloqueras y todas

aquellas que suministran de materia prima e instrumentos de trabajo a la

Empresa Alerand C.a

3. Objetivos de la investigación

3.1 Objetivo general

Asesorar la planificación de un sistema administrativo – contable de

Alerand C.a de bienes, servicios y mantenimiento. Municipio San Francisco

Edo. Zulia

3.2 Objetivos específicos

28

Analizar los procesos administrativos y Contables de Alerand C.a de bienes, servicios y mantenimiento

Identificar las fortalezas y debilidades del actual proceso administrativo contable para su restructura.

Proponer el sistema administrativo y contable mejorado

29

CAPITULO II: PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

30

CAPITULO II

PLANIFICACION DEL PROYECTO

En la elaboración del presente proyecto socio comunitario se llevó a cabo

una serie de actividades debidamente planificadas, que han permitido el

desarrollo del mismo, a partir de la reunión de grupo, se realizó el abordaje

de la comunidad, el consejo comunal y la visitas a la empresa Alerand C.a

de las asesorías recibidas por parte del tutor asesor académico. A

continuación se presenta el mismo.

Mediante un plan de acción, lo que se pretende es proporcionar un base

clara u “hoja de ruta” para la implementación de actividades destinadas a

tratar las cuestiones prioritarias que se haya identificado. Este tipo de

instrumento de planificación resulta especialmente útil cuando determinada

iniciativa involucra a diversas categorías de grupos o personas que

posiblemente no estén acostumbrados a trabajar juntos y que no comparten

necesariamente las mismas perspectivas ni los mismos intereses.

Es importante que el plan de acción no venga a ser una instantánea de

una situación determinada en un momento dado. Por lo contrario, el plan de

acción ha de poderse modificar, pues se trata de un proceso evolutivo

(conviene adecuar el plan a los cambios a medida que van surgiendo). El

desarrollo de un plan de acción puede interpretarse asimismo como

‘planificación de proyecto.

30

31

El plan de acción se representa en forma de cuadro donde se organiza las

actividades según los objetivos específicos, tiempo, recursos, y los

responsables del proyecto. Se debe indicar ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?,

¿Quiénes?, ¿Con que?; es decir ¿Qué se hizo? Por ejemplo en la

recolección de los datos. ¿Cómo se hizo? Mediante visitas. ¿Cuando? El

tiempo en que se lleva acabo. ¿Dónde? Lugar de la ejecución. ¿Con que?

Los recursos a utiliza

32

Cuadro No 3 Plan de Acción

¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Con Que? ¿Quiénes?Recolectar

información sobre la comunidad y el consejo comunal

Con visitas a la Comunidad y

observación directa

4 semanas Barrio La Polar IIConsejo Comunal

Polar IIAldea Dr. JM. Siso

Martínez

Censo poblacional del sector.

Recolección de la información de manera

escrita

Participantesdel PNFA

ComunidadConsejo comunal

Analizar los procesos

administrativos y Contables de

Alerand C.a de bienes, servicios y

mantenimiento

A través de la evaluación a la

empresa Alerand C.a y la asistencia del

consejo comunal polar II

4 semanas Barrio Polar IIEmpresa Alerand

C.a

Censo poblacional del sector.

Recolección de la información de manera

escrita

Participantesdel PNFAAlerand C.acomunidadconsejo comunal

Identificar las fortalezas y

debilidades del actual proceso administrativo

contable para su restructura

Analizar el espacio, capacidad de la planta(espacio),

localización y análisis administrativo

4 semanas Barrio La Polar IConsejo Comunal

Polar IIAlerand C.a

Con los conocimientos administrativos y contable,

lápiz y libreta de anotaciones

Participantesdel PNFAcomunidad, consejo comunal y Alerand C.a

Desarrollo del contenido del

proyecto

<Con la información obtenida de la comunidad, la

Empresa Alerand y el consejo comunal

4 semanas Aldea Dr. JM. Siso Martínez

Con las investigaciones realizadas y las bases

teóricas obtenidas para el apoyo del proyecto.

Participantesdel PNFA y el

tutor

Proponer el sistema administrativo y contable mejorado

Análisis de las Externalidades

positivas y negativas

4 semanas Empres Alerand C.a

Trascripción en computadora dela

información

Participantesl l Pdel PNFA tutor y

Empresa

Fuente (Bracho, Domínguez, Márquez, Navarro, Ramírez, Viloria) 2015

33

34

Con respecto al cronograma de actividades; Es la descripción misma de las actividades en relación al tiempo

en el cual se van a desarrollar

ACTIVIDADES Octubre Noviembre Diciembre-Enero

Febrero

Reunión de grupo.Abordar la comunidad.Reunión de grupo y Consejo Comunal.Redacción de posible titulo del proyecto.Reunión de grupo. y la empresa Alerand C.a

Reunión de grupo con el tutor asesor. TutoríaReunión con Alerand C.aReunión de grupo consejo comunal y Alerand C.aReunión de grupo con el tutor asesor revisión del proyecto.Visita a la comunidad. Análisis del entornoReunión de grupo con el tutor asesor y Alerand C.a Reunión de grupo con Alerand y posible propuestaReunión con el consejo comunalUltimar detalles del proyectoRevisión general del proyecto

Cuadro No 4 Cronograma de Actividades

Fuente (Bracho, Domínguez, Márquez, Navarro, Osorio, Viloria) 2015

35

CAPITULO III: FUENTES DE INFORMACION DEL PROYECTO

36

CAPITULO III

FUENTES DE INFORMACION DEL PROYECTO

Este proyecto se llevó a cabo a través de la Investigación Acción

Participativa, es una metodología de investigación que en la actualidad está

generando en la Sociedad una mayor capacidad de respuestas a los

problemas de dicha Sociedad, ya que el estudio se realiza en la comunidad

no solamente por medio de un investigador que estudie la problemática

desde afuera, sino que de manera integrada se involucre con cada uno de

los miembros de la comunidad, los consejos comunales y las diversas

organizaciones sociales que existan en el sector para estudiar los problemas,

y las posibles soluciones.

Por otra parte los problemas a investigar son definidos, analizados y

resueltos por los propios afectados. La participación no es una posibilidad

que se da a la comunidad en general, sino hacer realidad el derecho de

todos a ser sujetos de historia, o sea sujetos de los procesos específicos que

cada grupo va llevando adelante. Su objetivo, es que la comunidad vaya

siendo la autogestora del proceso, apropiándose del proyecto teniendo un

control operativo, lógico y crítico de él.

Este enfoque implica un replanteamiento epistemológico, donde se rompe

con los esquemas clásicos de investigación y metodológico sino que es

participativo junto a las comunidades. Con respecto a lo político, implica la

transformación de la realidad social en beneficio de la comunidad y todos los

sujetos involucrados. Por ultimo metodológicamente la acción es renovada y

transformadora en la que vaya interviniendo toda la comunidad, a una

33

37

continua reflexión sobre la praxis para hacerla cada vez más liberadora y

transformadora de la realidad

1. Fundamentos Teóricos.

Alvares (2014) plantea que la acción- participación es una metodología

que permite desarrollar un análisis participativo, donde los actores implicados

se convierten en los protagonistas del proceso de construcción del

conocimiento de la realidad sobre el objeto de estudio, en la detección de

problemas y necesidades y en la elaboración de propuestas y soluciones.

Es importante que las empresa impulsen su desarrollo a través de la

planificación de sistemas administrativos eficiente y eficaz en el cual se

desarrolla los procedimientos administrativos Según Stoner (2010), El

proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de

órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus

actividades. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de

planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la

organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con

el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

1.1 La planificación

Koontz (2012) plantea que la planificación es esencial para que las

organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando directamente

relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio.

La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la

organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,

procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias

38

para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que

escoger entre diversos cursos de acción futuros.

1.1.1 Importancia de la planificación

De acuerdo con Koontz (2012) dice que Importancia de la planificación.

La planificación es fundamental, ya que esta:

Permite que la empresa esté orientada al futuro

Facilita la coordinación de decisiones

Resalta los objetivos organizacionales

Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.

Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.

Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo

La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y control, y es su fundamento.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.

Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.Para Stoner el Propósito de la planificación (2010)

La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la

redundancia y fija los estándares para facilitar el control.

39

La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los

administradores como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben

a dónde va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo,

pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a

trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y

así evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.

La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia

de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al

cambio. La planeación también reduce la superposición y desperdicios de

actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra

desperdicios y redundancia. Además cuando los medios y los fines están

claros, las ineficiencias son obvias.

En resumen se puede decir que los propósitos son: Disminuir el riesgo del

fracaso. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa. Administrar con

eficiencia los recursos de la empresa. Asegurar el éxito en el futuro

1.1.2 Principios de la Planificación

Los Principios de la planeación visualizan a la empresa Robbins (2012):

Precisión: “Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y

genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones

concretas”.

 Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en

este, y a razón en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan

variado después de la revisión.

40

 Unidad de dirección: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda

decirse que existe uno sólo para cada función, y todos los que se aplican en

la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en

realidad pueda decirse que existe un solo plan general. 

Consistencia Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de

los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una

coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder

alcanzar con eficiencia los objetivos.

 

Rentabilidad Todo plan deberá lograr una relación favorable de los

beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo

previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la

forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados

deben ser superiores a los insumos o gastos.

Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las

personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna

manera con su funcionamiento

1.2 La organización

Con respecto a la organización Koontz (2012) establece que la

Organización trata de determinar que recursos y que actividades se

requieren para alcanzar los objetivos. Luego se debe diseñar la forma de

combinarla en grupo operativo; es decir crear la estructura departamental de

la empresa.

41

Por lo tanto establecida la estructura, es necesaria la asignación de

responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos

decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento

de una estructura organizativa.

De igual forma Chiavenato (2011) establece que Cuando hablamos de

estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización

formal y no de la informal

Por lo tanto la estructura organizacional generalmente se presenta en

organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o

departamentos tanto de línea como de asesoría (“staff”). Los gerentes de

línea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales

de la organización. De tal manera que, se encuentran en la “cadena de

mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los gerentes

(unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera

importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones

primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada.

En este sentido, la gente de las unidades de “staff” no se halla en la

cadena de mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad,

relaciones públicas, personales y legales. Así que Es importante una

estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y

responsabilidades de desempeño en forma sistemática.

1.2.1 Propósitos de la Organización

Es importante señalar según Koontz (2012) que los Propósitos de la

organización.

42

Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo

más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

Eliminar duplicidad de trabajo

Establecer canales de comunicación.

Representar la estructura oficial de la empresa

1.2.2 Tipos de Organizaciones

De igual manera Stoner (2010) expresa que los Tipos de organizaciones

pueden ser

Organización formal: Es la estructura intencional de papeles en una

empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organización es

formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante.

Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un

ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como futuro,

contribuya con más eficiencia a las metas del grupo. La organización formal

debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los

talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades

individuales en la más formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo

individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo

y de la organización.

Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad

personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aun cuando

43

contribuya a resultados conjuntos. El ejemplo de una organización informal

son las personas que juegan ajedrez.

Como conclusiones se puede decir desde este punto de vista que la

empresa Alerand C.a se encuentra entre las organizaciones formales que

aunque la ciencia de la organización no se ha desarrollado todavía hasta un

punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre

los estudiosos de la administración respecto a cierto número de ellos. Estos

principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no

está tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia

pura. Se trata más bien de criterios esenciales para la organización eficaz.

1.2.3 Principios de la Organización

Por otro lado Chiavenato (2011) plantea que los Principios de organización

son fundamentales y estos son los siguientes;

Unidad de mando Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo

jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de

responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre

las personas.

Especialización Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su

naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la

ejecución de las mismas.

Paridad de autoridad y responsabilidad La autoridad se delega y la

responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre

la autoridad y la responsabilidad.

44

Equilibrio de Dirección–Control Consiste en diseñar una estructura de tal

forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los

resultados de la misma.

Definición de puestos Se debe definir con claridad el contenido de los

puestos en relación a los objetivos de los mismos.

1.3 La Dirección

Según Robbins (2011) en cuando a la Dirección, es la capacidad de influir

en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del

grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen

tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la

tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de

los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los

gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para

lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización,

los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a

hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de

liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.

En el mismo orden de ideas Robbins (2011) explica que la motivación: Es

una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de

compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y

sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las

metas de la organización son inalcanzable a menos que exista el

compromiso permanente de los miembros de la organización.

45

Puede decirse que la motivación fue uno de los primeros conceptos a los

que se enfrentaron gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional

suele estar ligado a Taylor y la administración científica. Los gerentes

determinaban cuales eren la forma más eficiente de ejecutar tareas

repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo

salariales cuanto más producían los trabajadores más ganaban el supuesto

básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores

quienes en esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el

dinero. De manera que los gerentes pueden motivar a los empleados

reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e

importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización.

Sin embargo Koontz (2012) plantea que él, Liderazgo: es una forma

gerencial, es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro

de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas,

empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del

liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad

de poder entre los líderes y los miembros del grupo la cual se usa de

diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes

manera.

Por ultimo según el autor Chiavenato (2011) establece que la

Comunicación: es el fluido vital de una organización, los errores de

comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy

severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los

gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones

administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas,

para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los

46

trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los

grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información

las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden

perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones

pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.

1.4 El Control

Es importante señalar según lo planteado por el autor Koontz (2012) Que

Control el control, es la función administrativa que consiste en medir y

corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los

hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el

desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen

desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el

logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los

planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de

los recursos para cumplir con metas específicas, después se verifican las

actividades para determinar si se ajustan a los planes.

En este mismo orden de ideas Stoner 82010) dice que hay Propósito y

función del control que son fundamentales para garantizar que los planes

tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para

adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o

potenciales. La función de control le proporciona a la empresa los medios

adecuados para checar que los planos trazados se implantan en forma

correcta. El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo.

Al igual que la planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto,

47

hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una

empresa.

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes

periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les

denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque

 

Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las

actividades periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad,

consta de las siguientes fases:

Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas

planificadas.

Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los

resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.

Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar

las causas subyacentes de las variaciones.

Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier

deficiencia y aprender de los éxitos.

Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y

ponerla en práctica.

Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la

corrección; continuar con la alimentación adelantada para efectos de

replanificación.

 

48

Establecido los procesos administrativos se puede decir que el sistema

administrativo según el autor Koontz (2012) expone las ventajas del sistema

del proceso administrativo son las siguientes;

Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

Proporciona fundamentos para el estudio de la administración

Promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.

Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya

que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones,

se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular

de situaciones.

Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor

manera de utilizarlo en una forma práctica.

Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la

administración.  El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda

el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para

alcanzarlos.

Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados

y sirven como directrices necesarias para una útil investigación

administrativa.

49

Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la

administración, cada una de las fases de su aplicación requiere servirse de

valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos,

recursos en torno del cual opera.

1.5 Elementos de la Administración

Con respecto a los Elementos de la administración según Robbins (2011)

plantea lo siguiente:

Eficiencia Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos

usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer

correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a “insumo-

productos”. Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando: Logramos

incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el

volumen de recursos empleados. Si Mantenemos constante la cantidad de

productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado.

Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado,

medido en relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados

para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los

recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando

eficientemente. Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la

administración y de los administradores, no es una cualidad suficiente. La

administración y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en

sus acciones, sino que, además tienen que alcanzar los objetivos propuesto,

es decir, tienen que ser eficaces.

50

Eficacia Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es

decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido. Estos dos

conceptos están muy interrelacionado (eficiencia y eficacia) ya que la eficacia

de un modelo, de un administrador, etc. estará íntimamente unidad a la

necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse

en ser eficaces de la forma más eficiente posible.

Nos preguntábamos si podríamos ser eficiente sin ser eficaces. La

respuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede

emplear bien los recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto

sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas.

Productividad Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un

periodo con la debida consideración de la calidad, se puede expresar en la

forma siguiente:

La fórmula señala que se puede mejorar la productividad:

1.- al acrecentar la producción (resultados) con los mismos insumo.

2.- al disminuir los insumos manteniendo la misma producción.

3.- al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón

de un modo favorable.

Existen varias clases de insumo como lo son el trabajador, los materiales y

el capital, sin embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar

la productividad se encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en

especial, en la administración. La productividad implica eficacia y eficiencia

en el desempeño individual y organizacional.

51

El promover proyectos donde se involucre a la comunidad con los

consejos comunales, resultan exitosos, puesto que ofrecen la oportunidad de

que ambas partes salgan beneficiadas, además de adquirir conocimientos.

Es por eso que se le propone un asesoramiento de planificación de un

sistema administrativo- contable proyecto en el área administrativa,

específicamente en los lineamientos de cuotas de participación que tiene la

comunidad con respecto a las empresas que se encuentren en el sector

De todo lo anteriormente expuesto y siguiendo el mismo orden de ideas el

autor Redondo (2012) planteas que el: Análisis del Proceso Administrativo

Contable que está compuesto de la siguiente manera.

1.6 Nomina; La nómina es donde se establece la remuneración que le

corresponde a cada empleado, por la prestación de su servicio laboral a la

empresa.

Esta es realizada por la administradora cada quince día del mes,

estableciéndose los Nombres, Apellidos, Cédula de Identidad y el sueldo del

empleado en monto bruto para realizarle la respectiva deducción en

porcentajes establecida por la Ley: S.S.O (2%), L.P.H (1%) y S.P.F (0.5%)

para así establecer el monto neto a cancelar.

La nómina tiene un renglón para cada empleado donde deben firmar una

vez entregado su recibo de pago para ratificar su conformidad

Por otra parte se realizan las bonificaciones por medio de otra clasificación

que no es la nómina como cancelación de braga, casco, botas de seguridad

a aquellos obreros que no obtuvieron estos implementos de seguridad,

además de la cancelación de bonificación por alimentos trabajados en horas

extras, así como también aquellos obreros que tienen como carga familiar a

52

sus hijos en edad escolar hasta los siete años que se les cancela la lista

escolar establecido por la cámara de la construcción, ince, Lot y Ministerio

de Educación.

CUADRO No 5 NOMINA DE PERSONAL

NOMINA DEL PERSONAL 01-01-XX hasta 15-01-XX

FECHA: 13-01-XX Nombres y Cedula

de Monto Días Monto Deducciones Monto Recibe

Apellidos Identidad Diario Trabajados

Bruto S.S.O L.P.H S.P.F Neto Conforme

1.7 Los Libros

Los libros de contabilidad: Son todos los instrumentos de registro (o

entradas) originales y libros de entradas finales, así como facturas,

comprobantes, contratos, correspondencias y documentos similares

resultantes de la operación de un sistema contable. Estos libros son:

1.7.1 Libro diario Consiste en realizar un registro cronológico, diario, de todas

las operaciones realizadas por un entidad, en el cual se deben anotar la

fecha y los cargos y abonos resultantes de una operación, los nombres de

las entidades con las que se celebró la transacción (bancos, clientes,

deudores, proveedores, etc.9 y el tipo de documentación comprobatoria

53

originada por la operación (facturas, recibos, notas, títulos de crédito, etc.),

número de los documentos, condiciones bajo las cuales se pactó la

operación, fechas de vencimiento, etc.

1.7.2 Libro Mayor: Es el registro donde se concentran los movimientos que

tienen las cuentas de activo, pasivo, capital contable y resultados como

consecuencia de las operaciones realizadas durante un período contable. En

este libro se registran de forma independiente, en cada folio, cada cuenta del

código contable. A este libro se transcriben los asientos registrados

previamente en el libro diario. La función del libro mayor es acumular los

movimientos y saldos de cuentas con las cuales se está en la posibilidad de

preparar los estados financieros. Es importante comprender la importancia

del registro en el libro mayor, como herramienta para el resguardo de la

información financiera.

En Venezuela, la contabilidad está regulada por el código de comercio, en

Parágrafo 3ero de la contabilidad mercantil en sus artículos siguientes;

Artículo 32 del código de comercio dice: “Todo comerciante debe llevar en

idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente el

libro diario, el libro mayor y el de inventarios. Podrá llevar además, todos los

libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de

sus operaciones.”

Esta disposición del código de comercio venezolano, estandariza el uso de

los mismos libros de contabilidad para todos los comerciantes, lo cual

permite una comparación y fiscalización equitativa para todos ellos.

Artículo 33: “El libro Diario y el de inventarios no pueden ponerse en uso

sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o al Registrador

54

Mercantil, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que este

tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o el Registrador

Mercantil. Se estampara en todas las demás hojas el sello de la oficina.”

Artículo 35: “Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año

hará en el libro de inventario una descripción estimatoria de todos sus

bienes, créditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio.”

Prohibiciones de los libros a los comerciantes

Artículo 36: “Se prohíbe a los comerciantes:

1ero. Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.

2do. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3ero. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras, o

enmendaduras.

4to. Borrar los asientos y parte de ellos.

5to. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura, y mutilar algunas

partes de los libros.

Artículo 37: “Los errores y omisiones que se cometieran al formar un

asiento se salvara en otra distinto, en la fecha en que se notar la falta.”

Artículo 38: “Los libros con arreglos anteriores podrán hacer pruebas por

hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los

asientos de los libros solo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no

podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ello contenga.”

55

Artículo 39: “Para que los libros auxiliares de contabilidad llevados por los

comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por estos, han de reunir

todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesario.”

Artículo 40: “No se podrá hacer pesquisa de oficio por tribunal ni autoridad

alguna, para adquirir si los comerciantes llevan o no los libros, o si estos

están o no arreglados a las preinscripciones de este código.”

Artículo 41: “Tampoco podrá acordarse de oficio ni a instancia de parte, la

manifestación y examen general de los libros de comercio, sino en los casos

de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades

legales o convencionales y quiebras o atraso.”

Artículo 42: “En el curso de una causa podrá el juez ordenar, aun de oficio,

la presentación de los libros de comercio, solo para examen y compulsa de lo

que tenga relación en la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse

previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un comercio a

trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse al

examen o compulsa a un juez del lugar donde se llevan los libros.”

Artículo 43: “Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que

constare de los libros de su contenedor, y este se niega a exhibirlo sin causa

suficiente a juicio del tribunal de comercio, el Tribunal podrá deferir el

juramento a la otra parte o decidir la controversia por lo que resulte de los

libros de este, si fuere comerciante y aquellos estuvieren llevados en debida

forma.”

Artículo 44: “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados

durante 10 años a partir del último asiento de cada libro.”

56

Las correspondencias recibidas y las copias remitidas, serán clasificadas y

conservadas durante 10 años. De acuerdo a esta formalidad antes descrita,

la empresa Alerand, C.A., no cumple con todo lo establecido según la

exigencia legal en la parte contable.

1.8 Estado de ganancias y Pérdidas o Estado de Resultado. Es un

documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad,

pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo

determinado. Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha

determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados;

proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaña a la

hoja del Balance General. Estado que muestra la diferencia entre el total de

los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios,

cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas,

costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades

del Sector Paraestatal en un periodo determinado. Ver Anexo A. Estado de

Ganancias y Pérdidas o Estado de Resultados

1.9 Balance General: Documento contable que refleja la situación patrimonial

de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y

pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa,

mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que

este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa.

El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero

incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física

de la empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las

mercaderías. En el pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo

57

plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital

social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo

plazo (empréstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos

a corto plazo (crédito comercial, deudas a corto).

Los estados financieros generalmente son presentados al final de cada

periodo de realización de cada empresa, y generalmente este periodo abarca

un año pero también existen los llamados estados financieros provisionales

que abarcan un periodo menor de un año, puede ser uno, dos, tres, o más

meses menor de un año. Ver Anexo A. Balance General

1.10 Los Sistemas de Contabilidad de Costo

Básicamente según Rondón (2010) solo podemos distinguir tres sistemas

de contabilidad de costos

1.10.1 Por Ordenes Especificas u Órdenes de Producción: Es un sistema de

contabilidad de costo, por medio del cual se computan los costos totales y

Unitarios de materiales, mano de obra y gastos de fabricación. Suele

utilizarse preferiblemente en aquellas empresas, cuya actividad

manufacturera consiste principalmente en la elaboración o ensamblaje de un

cierto número de unidades que deben producirse

1.10.2 Sistemas de Costo por proceso. Estos costos se determinan

mensualmente. Este sistema es preferible te aconsejable en aquellas

empresas manufactureras, cuyo proceso es continuo y subdividido en

pequeños procesos, hasta lograr la transformación de la materia prima en

productos elaborados con es el caso de Alerand en la fabricación de bloques,

zapas, nervios de construcción etc. En ellos se van cargando los elementos

58

del costo periódicamente a los distintos subprocesos que puedan hallarse en

marcha

1.10.3 Sistema de Costo Mixtos. Son los que se determinan por Órdenes de

Producción y por procesos, al mismo tiempo. Se suele utilizar en aquellas

empresas que tienen suscritos contratos de abastecimientos a largo plazo,

con el compromiso de efectuar entregas parciales de su producción a un

ritmo e trato sucesivo

1.11 Elementos del costo

Los elementos del costo son los factores necesarios para que una materia

prima se convierta en un nuevo producto listo para la venta. Dentro de los

elementos del costo encontramos:

1.11.1 Materiales estos a su vez se dividen en;

Materiales directos está compuesta por los insumos necesarios para

fabricar el producto y que quedan formando parte esencial de él. Como

ejemplo, en una fábrica de calzado la materia prima estará dada por: el

cuero, los adornos, las plantillas, etc.

Materiales Indirectos: Son aquellas partidas difíciles de identificar, medir o

evaluar, en cada unidad de producto elaborado por ejemplo en la

fabricación de un pupitre el material indirecto lo constituiría la lija, el

mastique, la cola y otras menudencias que intervengan en su elaboración.

1.11.2 Mano de obra. Se estará aludiendo al costo de producción y está

representada por:

59

Mano de obra directa: Es el pago al sacrificio físico e intelectual que se

requiere para fabricar un producto o prestar un servicio. Siguiendo con el

ejemplo anterior, se tomará como mano de obra el pago de las tareas

como: corte, soladores, etc.

Mano de obra indirecta; viene a ser aquel elemento del costo de

producción, representado por los sueldos y salarios, pagados a aquellos

trabajadores que no intervienen directamente en las actividades de la

producción propiamente dicha por ejemplo en la fabricación de pupitres

la mano de obra indirecta seria el pago de los capataces, vigilantes,

encargados del aseo etc.

1.11.3 Gastos Indirectos de Fabricación: Son elementos diferentes a materia

prima y mano de obra, pero que se hacen necesarios para fabricar el

producto servicios o prestar el servicio. Dentro de este grupo se encuentra:

Los arrendamientos públicos, depreciaciones de planta, papelería, útiles de

aseo y cafetería, agrupa la Materia Prima Indirecta, la Mano de Obra

Indirecta y los otros costos indirectos de fabricación.

De manera que los gastos de fabricación estarán formados por los

siguientes componentes: Los materiales indirectos o suministros + la mano

de obra indirecta. Así que esquemáticamente se tendrá la siguiente ecuación

del costo total de la producción.

COSTO DE PRODUCCION= MATERIAL DIRECTOS+ MANO DE OBRA

DIRECTA+ GASTOS DE FABRICACION

60

1.12 Clasificación de los Costos; según el autor Del Ríos Gonzales (2012)

pueden clasificarse:

1.12.1 De acuerdo a su naturaleza

Como se mencionó anteriormente los costos se clasifican en materiales

directos, mano de obra directa y los indirectos de fabricación. Para fabricar

un vestido se requiere: Tela, hilo, botones (materiales directos) - Operarias –

sueldo (mano de obra directa) - Supervisor, energía, combustibles y

lubricantes (costos indirectos), por lo tanto de acuerdo a su naturaleza cada

uno de los elementos se puede definir como:

Materia Prima: Es el principal elemento, valor que en un producto,

generalmente forma la mayor parte del costo, dependiendo de su

naturaleza .Es importante conocer el porcentaje de participación dentro del

costo, como Parámetro de medición y control de la variación.

Mano de Obra: Es el segundo elemento del costo. Elemento

indispensable en la producción o prestación de servicios, pues por mayor

avance científico o técnico en un establecimiento, se requerirá de una

persona que supervise y/o controle la operación causando así, un costo de

mano de obra..

Costos Indirectos de Fabricación: Es el tercer elemento del costo, que se

conforma por todos los pagos y causaciones diferentes a los anteriores

elementos, pero necesarios en la producción o prestación del servicio.

1.12.2 De acuerdo a su comportamiento con el volumen de producción

61

Se clasifican en fijos y variables. El costo se considera fijo cuando no

cambia con respecto al volumen de producción sino que se mantiene

constante. El costo variable cambia en forma directamente proporcional al

volumen de la producción, Para hacer 1000 bloques. se requieren 2

metros.de capa vegetal y así sucesivamente. La cuota de arriendo del local

no varía así se produzca un solo bloque o dos, por lo tanto con respecto a su

comportamiento con el volumen de producción, los elementos del costo se

pueden clasificar en:

Fijos: Son los que permanecen constantes a cualquier nivel de producción

o del servicio

Variables: Son aquellos que cambian en forma directamente proporcional

al volumen de producción o prestación del servicio.

Semivariables: Son aquellos que varían pero no en forma proporcional al

volumen de producción o prestación del servicio. Por lo cual se hace

necesario desglosarlos en fijos y variables

1.12.3 De acuerdo a como se asignan al producto: Cuando los costos son

identificables con el producto se conocen como costos directos, por el

contrario cuando no son de fácil identificación y cuantificación se denominan

costos indirectos. La tela, el hilo, los botones son de fácil identificación y

cuantificación, el gasto de arriendo no, por lo tanto con respecto a la

asignación con el producto se pueden definir como:

Directos: Son aquellos que se involucran directamente en la fabricación

del producto o en la prestación del servicio, dentro de estos se encuentran la

62

materia prima y la mano de obra. Son de fácil cuantificación a cada unidad

fabricada.

Indirectos: No intervienen en el proceso de producción o del servicio, pero

son necesarios para su elaboración. Son de difícil cuantificación a cada

unidad fabricada.

1.12.4 Uso de los costos se pueden dividir de acuerdo a su uso en cuatro

grandes campos:

Área contable. Consiste en asignar a cada unidad de producto una

participación razonable del total del costo incurrido por la empresa, y se

utiliza básicamente para la valoración de inventarios en el balance y en la

determinación del costo de ventas para la elaboración del estado de

ganancias y pérdidas.

Toma de decisiones: Tiene que ver con la recolección y presentación de

información relacionada con los costos de fabricación y manejo de cada tipo

de producto, de tal forma que sea útil para una acertada toma de decisiones

por parte de la alta gerencia.

Planeación: Está relacionada con la determinación de la estructura de

costos y la presentación de los mismos de la estructurar de costos y la

presentación de los mismos de una manera tal que sea útil para la

estimación de lo que puede esperarse para el futuro, dependiendo de

algunos supuesto sobre el medio ambiente y de las decisiones que se

adopten sobre políticas a seguir en áreas como mercadeo, producción, etc.

63

Control: Se refiere al establecimiento de procedimientos de información y

análisis de los costos, para proveer una adecuada herramienta de

diagnóstico de frente a los problemas de ineficiencia que puedan presentarse

en cualquier momento. Identificar la causa y la localización de la

responsabilidad de los problemas, permitirá tomar las medidas correctivas

acertadas y en el momento preciso.

1.13 Ciclo de Producción

Para poder reflejar el Balance General, el Estado de Resultados de la

empresa, y los costos de la producción a medida que avanzan, se hace

necesario conocer los inventarios de materiales, de producto en proceso,

inventario de producto terminado y el costo de venta de las unidades

vendidas

Ciclo de Producción

INVENTARIO DEMATERIALES

INVENTARIO DEPRODUCTO EN

PROCESO

INVENTARIO DEPRODUCTOTERMINADO

COSTOS DE LASUNIDADESVENDIDAS

UnidadesCosto

Costo de materiaprima

Costo de la manode obra directa

Costos Indirectosde Fabricación

Costo deproducción

UnidadesCosto

UnidadesCosto

Ejemplo:

Se compran 1.000 unidades de materia prima por $500.000, se traslada la

mitad de las unidades de materia prima a la producción y se le pagan a los

64

obreros $200.000 por mano de obra, al finalizar el periodo se terminaron 100

unidades, para cada unidad fabricada se estima una tasa o rata de $1.50 por

cada peso incurrido en mano de obra directa. Se venden 80 unidades a

$10.000 c/u.

Inventario de Materiales:

En la compra Unidades * Costo = 1.000 * 500 = 500.000

En la entrega a la producción Unidades * Costo = 500 * 500 = 250.000

Saldo de materiales 500 * 500 = 250.000

Inventario de Producto en Proceso

Entrada de materia prima 250.000

Mano de obra directa 200.000

Costos indirectos de fabricación 300.000

Costos invertidos en el proceso 750.000

Inventario de producto terminado

Costo de producción 750.000

Unidades fabricadas 100

Costo unitario de fabricación 7.500 Ventas

Unidades vendidas * Precio de venta = 80 * 10.000 800.000

Costo de ventas

Unidades vendidas * Costo de venta = 80 * 7.500 600.000

El Estado de Resultados quedaría:

Ventas 800.000

(-) Costo de ventas 600.000

(=) Utilidad bruta 200.000 Los asientos contables quedarían:

65

En la compra de materia prima

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

Inventario de Materia Prima DirectaProveedores

500.000500.000

En la entrega a la producción de la materia prima

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

Inventario de Producto en Proceso –MPD

Inventario de Materia Prima Directa

250.000

250.000

En el registro de la mano de obra

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

Inventario de Producto en Proceso –MOD

Salarios por Pagar

200.000

200.000

En el registro de los costos indirectos de fabricación presupuestados

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

Inventario de Producto en Proceso –CIFPCostos Indirectos de Fabricación

Presupuestados

300.000

300.000

En el traslado a producto terminado

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

66

Inventario de Producto TerminadoInventario de Producto en Proceso

750.000

750.000

En la venta del inventario

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

ClientesComercio al por mayor y al por menor

800.000

800.000

En el costo de la venta

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

Costo de ventasInventario de Producto Terminado

600.000

600.000

ESTADO DE COSTOS DE FABRICACION

(+) Inventario Inicial de Materia Prima -

(+) Compras de Materia Prima 6.000.000

(=) Materia Prima Disponible 5.940.000

(=) Costo de la Materia Prima Consumida

5.400.000

(+) Mano de Obra

3.500.000

(+) Costos Indirectos de Fabricación 1.800.000

(=) Costo Invertido en el Proceso

10.700.000

(=) Costo de Fabricación o Producción

10.700.000

67

(+) Inventario Inicial de Producto Terminado

___________________________

(=) Costo del Producto Disponible para la Venta

10.700.000

(-) Inventario Final de Producto Terminado 2.140.000

(=) Costo de Ventas

8.560.000

Bases Legales

Según el código de Comercio la empresa Alerand C.a, se define como

una sociedad Mercantil:

1.- Clase de sociedad Mercantil según el Artículo 201.

30 La compañía anónima, en la cual las obligaciones sociales están

garantizadas por un capital determinada y en la que los socios no están

obligados sino por el monto de su acción. La Sociedad Mercantil Alerand, es

Compañía Anónima se regida por las cláusulas que se encuentran

redactadas en este documento.

Primera: La Sociedad se denominara Alerand, C.a siendo este nombre

utilizados como membretes en su papelería, avisos, sellos, propagandas y

publicidad en general.

Segunda: El término de su duración será de 15 años, contados a partir de

la fecha de inscripción y registro de la presente acta de Asamblea

68

Constitutiva en el registro mercantil correspondiente. Este plazo podrá ser

extendido o recortado cuando así lo decida la Asamblea de accionistas.

Tercera: El Objeto Comercial de la empresa será la construcción,

edificación, diseño de planos, remodelación, decoración, fabricación de

hierro forjado, y otras actividades de lícito comercio.

Cuarta: La Sociedad tendrá su domicilio en la Ciudad de Maracaibo, del

Estado Zulia, pero puede expandirse y establecer sucursales en cualquier

otra regio del país.

Quinta: El Capital de la Sociedad es de cien millones de bolívares

(Bs.100.000.00) el cual ha sido totalmente suscrito por accionistas de la

empresa, según se demuestra en el balance debidamente firmado, sellado y

colegiado por un contador público y por los accionistas de la misma. Este

capital está representado por (100) acciones nominativas, cada una de ellas

con un valor de un millón bolívares (Bs.1000.000, 00), El esta capital dividió

entre los accionista y ha sido pagado de la siguiente manera:

El accionista Ingeniero Civil Gustavo Henao, suscribe y paga cincuenta

(50) acciones por un valor de cincuenta millones de bolívares

(Bs.50.000.000., 00), Doris de Henao suscribe y paga veinticinco millones de

bolívares (Bs-. 25.000.000.00), Daniel Henao suscribe y paga veinticinco

millones de bolívares (Bs. 25.000.000,00).

Sexta; Se comprueba la adquisición, sección y traspaso de las acciones

con la correspondiente inscripción en el libro de accionistas. Los títulos de

69

acciones se expedirán a los suscriptores debidamente enumerados, con el

respectivo sello de la compañía y firmado por los mismos.

Séptima: La compañía será administrada por un director general, un

gerente administrativo, un gerente de producción y operaciones, un gerente

de diseño y planificación, quienes conformaran la junta directiva y serán

nombrados por la asamblea de accionistas. El director general, gerentes

tienen amplia facultad de disposición y administración de los bienes y

derechos de la compañía en forma ilimitada, logrando obligarla con su sola

firma. Estos duraran en su cargo en un periodo de cinco años en el ejercicio

de sus funciones.

Octava: La junta directiva conformada por los directores, actuando

conjuntamente o individualmente, tal como ya se explicó, se reunirán una vez

al mes, por lo menos, pero podrá reunirse cada vez que las circunstancias lo

requieran a solicitud de cualquiera de sus miembros. Ambos directores

ejercerán también las siguientes funciones:

A. Nombrar y remover empleados subalternos y fijarles su remuneración;

B. establecer planes y programas de la compañía; C. crear o eliminar

agencias y sucursales; D. controlar y supervisar la contabilidad de la

compañía y practicar el arqueo de caja en la oportunidad que lo creyera

conveniente; E. fijar los gastos ordinarios y extraordinarios de la

administración; F. presentar en asamblea de revisión ordinaria el balance y

un informe sobre la administración y marcha de los negocios de la compañía;

G. nombrar el administrador o a los factores mercantiles de la compañía,

fijando sus remuneraciones; H. convocar a la asamblea general de

accionistas, sean ordinarias o extraordinarias.

70

Novena: Los directores-gerentes son los órganos ejecutivos inmediatos de

la sociedad y además de cualquier otra atribución que se les señales,

tendrán muy particularmente las siguientes:

A.Representar a la compañía en todos los asuntos para los cuales sean

autorizados por la junta directiva como tal.

B.Autorizar su firma para aquellos actos en que debe intervenir la compañía,

funciones estas no atribuibles a otros funcionarios.

C.Comunicar a la asamblea y a la junta directiva los asuntos que

respectivamente deban conocer y convocar a la junta directiva para las

sesiones extraordinarias.

D.Representar a la sociedad en todo los asuntos judiciales y/o extrajudicial

que puedan interesarles y designar a los apoderados judiciales que sean

requeridos; los cuales tendrán las más amplias facultades judiciales, entre

ellas, todas las facultades especiales que están señaladas en el código civil

venezolano, sin excepción alguna.

E.gestionar lo conducente a la contratación de empréstitos que deba

recabarse para el cabal funcionamiento de la compañía antes los institutos

crediticios.

F.Ejercer la función diaria y la gestión de los negocios de la compañía.

G. Emitir, aceptar, endosar y protestar letras de cambios, cheques, pagare,

abrir y cerrar cuentas bancarias corrientes o de cualquier otra naturaleza.

71

H.Nombra los factores mercantiles otorgándoles sus respectivos

instrumentos y revocarlos cuando sean menester- de las asambleas, del

balance, fondo de reserva y utilidades.

Decima: La asamblea legalmente constituida tiene la suprema

representación y dirección de la sociedad y obliga a la misma y a todos los

accionistas presentes, ausentes y disidentes, en todos los actos relacionados

de la compañía, siempre que estén conforme con la ley.

Estas se reunirán previamente con convocatoria hecha con cinco (5) días

de anticipación por lo menos, durante los primeros días del mes de febrero

de cada año.

Decima Primera: El ejercicio económico de la compañía comienza todos

los días primero de enero y finalizara los días 31 de diciembre de cada año.

El beneficio y retenciones se harán de acuerdo a lo señalado en el código de

comercio.

Decima Segunda: La compañía tendrá un comisario principal y un

comisario suplente, que llevara las faltas temporales y/o absolutas del

primero, estos comisarios duraran en su encargo (1) año, consiguiendo ser

reelegidos y su designación corresponderá a la asamblea de socios.

Décima Tercera: Para regir los destinos de la compañía durante los cinco

(5) años de su vida económica, se hacen los siguientes nombramientos:

director general-gerentes, Ingeniero Gustavo Henao director general gerente

de producción y operaciones Daniel Henao, gerente de presupuesto y diseño

Arquitecto Daniel Henao, gerente de Recursos Humanos Doris de Henao,

72

gerente administrativo Catherine Petit Como comisario principal se designa a

la licenciada Miriam Henao inscrita en el C.N.

ESTATUTOS LEGALES DE ALERAND, C.A. inversiones, constructora de

Bienes, servicios y mantenimientos constituida inicialmente ante el Juzgado

de Primera Instancia en lo Civil, Mercantil, del Tránsito y del Trabajo de la

Circunscripción Judicial del Zulia , en fecha 14 de Septiembre de 2005 , bajo

el Nº 340 Folios 198 al 203, tomo III modificado mediante el mismo juzgado,

bajo el Nº 163, folios del 100 al 102, tomo D y su última modificación en

fecha 22 de Abril de 1996, inscrita por ante la oficina de Registro Mercantil de

la Circunscripción Judicial del Estado Monagas Nº 24. Tomo A-1 Suficiente

facultad para presentar la presenta Acta de Asamblea Extraordinaria de

2.- Alerand, C.A se encuentra legalmente registrada ante la Cámara de

Comercio de la Construcción.

Según lo establecido en el artículo 45 y 46. La cual establece que una

empresa cuando se registra en esta cámara con todos los requisitos exigidos

por la ley, inscripción del seguro social, Ince, solvencias en el colegio de

ingenieros, solvencias municipales, solvencias del Samat, Lot etc. adquiere

forma jurídica ya que la Cámara de la Construcción pasara a defender

derechos los empresarios. Lo que le ha permitido ganar las licitaciones ante

el ente Gubernamental para la construcción de obras como el Distribuidor Dr.

Fernández Moran, Canchas deportivas de interés social, escuelas y otros.

Ley Orgánica de los Consejos Comunales, la Constitución Nacional de la

República Bolivariana de Venezuela, Ley Orgánica de la Administración

Financiera de Sector Público (2010), Reglamento N° 4 de la Ley Orgánica de

la Administración Financiera del Sector Público (2006)

73

Art. 184, numeral 6 de la Constitución Nacional: La creación de nuevos

sujetos de descentralización a nivel de las parroquias, las comunidades, los

barrios y las vecindades a los fines de garantizar el principio de la

corresponsabilidad en la gestión pública de los gobiernos locales y estadales

y desarrollar procesos autogestionarios en la administración y control de los

servicios públicos estatales y municipales”.

Ley de Consejos Comunales

Art. 2, define que los: Los consejos comunales en el marco constitucional

de la democracia participativa y protagónica, son instancias de participación,

articulación e integración entre las diversas organizaciones comunitarias,

grupos sociales y los ciudadanos y ciudadanas, que permiten al pueblo

organizado ejercer directamente la gestión de las políticas públicas

(proyectos) orientados a responder a las necesidades y aspiraciones de las

comunidades en la construcción de una sociedad de equidad y justicia social

Ley Orgánica de la Administración Financiera de Sector Público (2010)

Artículo 121 El sistema de contabilidad pública comprende el conjunto de

principios, órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten valorar,

procesar y exponer los hechos económicos financieros que afecten o pueda

llegar afectar el patrimonio de la Republica o de sus entes descentralizados. Artículo 122: El sistema de contabilidad pública tendrá por objetivo:

El registro sistemático de todas las transacciones que afectan la situación

económica financiera de la Republica y de sus entes descentralizados

funcionalmente.

74

Producir los estados financieros básicos de un sistema contable que

muestre los activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gastos de los entes

públicos sometidos al sistema.

Presentar la información contable, los estados financieros y la respectivas

documentación de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio de

control y la auditoría interna o externa.

Reglamento N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del

Sector Público (2009)

Artículo 1: Tiene por objetivo desarrollar los principios contables y

establecer las normas y procedimientos técnicos que conforman el Sistema

de Contabilidad Pública, que permita valorar, procesar y exponer los

derechos económicos y financieros que afecten o puedan llegar afectar el

patrimonio de la Republica o de sus entes descentralizados funcionalmente.

Artículo 2: Nos dice que estos principios, normas y procedimientos regulan

el registro sistemático de todas las transacciones económicas y financieras,

la producción de los estados financieros básicos que muestran los activos,

pasivos, patrimonios, ingresos y gastos.

Artículo 5: Resaltamos varios aspectos donde se define:Balance General:

Estado financiero básico en el que se presenta de manera sistematizada y a

una fecha determinada la situación financiera y patrimonial de un ente u

organización indicando la totalidad de las cuentas que comprende el activo,

pasivo y patrimonio.

75

Estado Financiero: Conjunto de estados contables que reflejan la situación

económica y financiera de los entes públicos, tales como balance general,

estado de resultados, flujo de efectivo, cuenta de movimiento de patrimonio,

cuenta ahorro de inversión financiamiento y cualquier otro que determine la

normativa aplicable.

Flujo Efectivo: Estado financiero que refleja los movimientos de entradas y

salidas de efectivo o su equivalente que se producen durante un periodo

determinado en los entes públicos.

Manual de Contabilidad: Documento en el cual se describen los

procedimientos y demás orientaciones para el adecuado registro, uso y

manejo de la información contable.

76

CAPITULO IV: RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO

CAPITULO IV

RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO

77

Este capítulo se presenta los detalles con el asesoramiento en la

planificación de un sistema administrativo – contable de la empresa Alerand,

C. A. Considerando que los mismos forman parte importante de las

operaciones empresariales

Objetivo No. 1 Descripción de los Procesos Administrativos y Contable aplicados en la Empresa.

Con la información suministrada y debidamente procesada, la

administración no realiza un seguimiento de todos los procesos y

formalidades a realizarse en las actividades comerciales de la empresa, con

el fin de mantener una eficaz relación con su proveedor, y de ese modo

prestar un mejor servicio que le permita satisfacer las necesidades de toda

su clientela. Se pudo apreciar que la Estructura Organizacional no se

encuentra acorde con la realidad que atraviesa la empresa.

Analizando los resultados emanados en función de la realidad objeto de

estudio, en cuanto a los procedimientos administrativos y contables, e

indicando que no son aplicados de forma eficaz, lo que repercute en el

momento de la toma de decisiones gerenciales, al mismo tiempo pone de

manifiesto que la empresa no cuenta con una herramienta de control

eficiente en cuanto al manejo del efectivo de caja, adquisición y salida de la

mercancía, lo que hace difícil tener un adecuado control del efectivo. Por otra

parte la falta de un departamento contable que realice sus funciones de

registro y control para salvaguardar los activos existentes, dentro de la

empresa, haciendo que la interrelación que debe existir entre los

departamentos sufran, en muchas ocasiones, barreras que entorpecen la

73

78

oportuna información que tiene que haber dentro de toda organización para

la más rápida y acertada toma de decisiones.

La causa fundamental de la ineficiencia del control e integración que existe

tanto en las funciones operacionales, como en los registros y evaluaciones

contables que llevan a cabo, se originan por no contar dentro de la empresa

Alerand, C.a con un sistema de información que ayude a las unidades a

interrelacionarse, permitiéndonos analizar la problemática en torno a este

aspecto y así proponiendo alternativas que permita lograr el 79

funcionamiento de las operaciones administrativas y contables,

fundamentándose en el desarrollo de un sistema que permita reemplazar los

sistemas manuales a sistemas automatizados ya empleado por esa

organización.

Objetivo No 2. Identificar las fortalezas y debilidades del actual proceso administrativo contable para su rediseño.

Los Procedimientos Administrativos y Contables como base fundamental

para el buen funcionamiento de cualquier empresa ameritan especial

atención y estudios, debido que, al establecerse las fortalezas de los

mismos, ayuda a ser más sólida la organización y con la detección de sus

fallas, se tienen base para implementar estrategias de mejoras que le

garanticen a la empresa un buen funcionamiento.

La importancia en la realización de éste análisis, consiste en poder

determinar de forma objetiva en que aspecto la empresa necesita mejorar

para estar a tono con la realidad comercial y ser más competitiva, así como

también necesita saber cuáles son sus fuertes para mantenerlos y de ese

modo garantizar el rendimiento que debe tener toda organización y la buena

79

atención a las necesidades de la clientela que cada día se tornan más y más

exigentes

A objeto de los procesos Administrativos y Contables se pone de

manifiesto la presentación de las debilidades y fortalezas fundamentales en

la investigación antes planteada

CUADRO No 6 DEBILIDADES Y FORTALEZAS

DEBILIDADES FORTALEZAS No se garantiza la entrega diaria

del efectivo cobrado por los vendedores.

No tienen personal específico para realizar los depósitos.

No manejan una Caja Chica.

No tiene una Estructura Organizacional bien definida

No posee manual de procedimientos administrativos

Carece de Control Interno eficiente.

No cuenta con un sistema computarizado (en Red).

No poseen mano de obra calificada para la administración

Todos los productos del inventario están codificados.

Cuenta con un espacio físico apto para el almacenamiento de la mercancía.

Posee mano de obra calificada. En el área de la construcción

Luego de haber analizado las fortalezas y debilidades de la empresa,

resaltan los procedimientos administrativos y contable como el pilar

fundamental de toda empresa, ayudándola en su desarrollo y crecimiento.

80

Se debe siempre corregir las fallas y proponer mejoras para que la

empresa ofrezca los mejores servicios dentro del mercado comercial y los

precios a considerar para la comunidad.

Al fortalecerse internamente incrementara su efectividad y así se verá en

la necesidad de corregir sus debilidades.

Como se puede observar en el cuadro la empresa posee puntos de

fortaleza pero lo más importante que son sus inventarios no los posee de

manera eficaz para almacenamiento de la mercancía, esto hace que la

misma no un eficaz y eficiente control de la mercancía en físico. A demás no

tiene un personal capacitado para adaptarse en un momento determinado a

los cambios que ameriten realizarse dentro de la empresa por la

implementación de un nuevo sistema administrativo – contable.

Así mismo se pudo notar con la investigación que existen dentro de la

empresa una serie de procedimientos operacionales que necesitan la

inmediata intervención en pro de mejorar la fluidez de información y control

interno que debe tener la misma, para un mejor funcionamiento, se deben

fijar líneas de mando y responsabilidades bien definidas, así como también

diseñar un control interno para el manejo del efectivo.

Objetivo No 3 Proponer el sistema administrativo y contable mejorado

Descripción de la Propuestas.

Habiendo Realizado la investigación de los procedimientos administrativos

y contables aplicados por la empresa Alerand, C.A., para su normal

81

funcionamiento, y analizando los resultados obtenidos; recomendamos que

éstos se deben rediseñar, para de ese modo lograr una eficaz y eficiente

operatividad en sus funciones a través de las mejoras en materia de flujo de

información entre sus departamentos, control interno para el registro de la

entrada y salida de la mercancía, así como también de su efectivo.

En virtud de tal situación y tomando en cuenta un conjunto de acciones

que le permitan a la empresa solventar fallas que se vienen presentando.

Con la implementación de la presente propuesta, las actividades se logran en

función de los objetivos establecidos, así como también permitiendo obtener

un adecuado control y desarrollo de las funciones involucradas con la

funcionalidad del sistema propuesto con respecto a todas las funciones

administrativas, contables ( procesos de venta, compras, inventario,

depreciación, control de efectivo, registro de bienes). De igual manera y

como esencia primordial de la administración este nuevo sistema

proporcionara una herramienta adicional y fundamental para la toma de

decisiones.

Justificación de la Propuestas

Analizando los resultados emanados en función de la realidad objeto de

estudio, en cuanto a los procedimientos administrativos y contables, e

indicando que no son aplicados de forma eficaz, lo que repercute en el

momento de la toma de decisiones gerenciales, al mismo tiempo pone de

manifiesto que la empresa no cuenta con una herramienta de control

eficiente en cuanto al manejo del efectivo de caja, adquisición y salida de la

mercancía (inventario), lo que hace difícil tener un adecuado control del

efectivo. Por otra parte la falta de un departamento contable que realice sus

82

funciones de registro y control para salvaguardar los activos existentes,

dentro de la empresa, haciendo que la interrelación que debe existir entre los

departamentos sufran, en muchas ocasiones, barreras que entorpecen la

oportuna información que tiene que haber dentro de toda organización para

la más rápida y acertada toma de decisiones.

La causa fundamental de la ineficiencia del control e integración que existe

tanto en las funciones operacionales, como en los registros y evaluaciones

contables que llevan a cabo los departamentos involucrados, se originan por

no contar dentro de la empresa Distribuidora Alerand, C.A con un sistema de

información que ayude a las unidades a interrelacionarse, permitiéndonos

analizar la problemática en torno a este aspecto y así proponiendo

alternativas que permita lograr el funcionamiento de las operaciones

administrativas y contables, fundamentándose en el desarrollo de un sistema

que permita reemplazar los sistemas manuales a sistemas automatizados ya

empleado por esa organización.

Propuesta

Proponer un nuevo sistema de información administrativo y contable de

las operaciones comerciales realizadas por la empresa Alerand, C.A., el cual

permita registrar de manera automatizada todas las transacciones realizadas

por la misma, para de ese modo tener datos actualizados y un mejor manejo

de los registros contables.

El sistema debe instalarse al instalar la nueva estructura organizacional

con sus respectivos departamentos el sistema deberá instalarse en la unidad

de compra, Contabilidad, almacén (inventarios), Costos, y ventas ya que

ellos en conjunto controlaran los movimientos de entradas iy salidas de la

83

mercancía conectadas todas estas unidades e involucradas entre sí. De tal

manera que los mecanismos a utilizar para el buen funcionamiento, control y

verificación de las adquisiciones del producto y posterior venta, que se van a

llevar a cabo en la unidad de compra conjuntamente con las unidades

involucradas, con los procedimientos administrativos y contables se deben

mantener esfuerzos mutuos, en cuanto al cierre

Revisar mensualmente mensual, los códigos de los activos, a registrar en

el sistema, ya que el sistema deberá generar el respectivo documento de

entrada y salida del producto indicando el código del mismo, ayudando

agilizar la tramitación de entrada y salida de la mercancía

Establecer con el nuevo sistema, un control interno para el inventario,

donde se establezca claramente los productos ingresado y egresado del

almacén, los cuales deben estar a la par con los departamentos de compra y

venta.

Realizar el reporte escrito y comprobante optimizara para la funcionalidad

del sistema con respecto al registro y control de las actividades de la

empresa

Se propone el entrenamiento del personal en cuanto al manejo y control

de los registros de las compras, costos, inventarios y ventas en el sistema

propuesto, para evitar errores involuntarios, los cuales repercutan en el buen

funcionamiento de la empresa.

El sistema propuesto mantendrá un control en la parte contable y

seguimiento para velar el cabal cumplimiento de la fluidez de información que

debe ser remitida a los respectivos departamentos involucrados.

84

Establecer delegación de las actividades y responsabilidades, a los

departamentos involucrados en la correcta sistematización de la propuesta.

Esto permitirá coordinar y controlar el manejo de las transacciones realizadas

por las empresas, para así facilitar el desarrollo eficiente de todos los

procedimientos y medidas aplicados por la misma para salvaguarda de sus

activos.

De esta manera, quedaría en mano de la empresa estudiar la necesidad

de financiamiento, en cuanto a los costos requeridos para establecer el

sistema propuesto. Esto se debe a que en el corto plazo se puede evaluar

los resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistema,

de lograrse ahorro, tiempo y beneficios significativos, debido que

automatizan tareas operativas de la empresa

.

85

CONCLUSIONES

Un sistema administrativo contable permite utilizar cambios continuos que

los lleva alcanzar ventajas competitivas.

Las oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene

en cuenta que de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas

organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los

negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la

tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así

se preparen a sí mismos para cambiar.

Las conclusiones a las que llegamos en esta investigación son las

siguientes:

Se pudo apreciar que la Estructura Organizacional no se encuentra acorde

con la realidad que atraviesa la empresa.

La contabilidad en su más amplia significación, constituye el conjunto de

principios y procedimientos que permiten el registro sistemático de las

operaciones, situaciones y consecuencias financieras de la administración,

para proveer el adecuado manejo de las organizaciones. Es por ello que se

hace notorio la falta del departamento contable dentro de las instalaciones de

la empresa, ya que con el mismo, se mejoraría indiscutiblemente el flujo de

información tan importante para la toma de decisiones administrativas en

momentos determinados y se coordinaría mejor todo el proceso de registro y

81

86

control interno que se debe tener para el buen funcionamientos de las

actividades operacionales de la empresa.

La falta de un verdadero control del efectivo tanto para su entrada, como

para su salida, evidencia la urgente solución de este problema, debido a que

el efectivo es el propulsor principal que fundamente el mejor desarrollo de la

empresa.

La persona encarga de la parte administrativa de la empresa esta

sobrecargada en sus funciones y todas las operaciones administrativas y

contables giran a su alrededor, es decir , realiza más de 15 funciones

además como administradora realiza también parte de las actividades que le

correspondería realizar al departamento contable, el cual debe estar

compuesto por lo menos de tres personas para que lleven a cabo todos los

registros, transacciones, y otras actividades que pueden ser supervisadas

por un contador

Se determinó que Alerand no se ha podido expandir por la ausencia del

recurso humano ya que el poco que tiene la empresa no está en capacidad

de asumir los nuevos retos que se le puedan presentar con el cambio al

nuevo sistema, que requiere la empresa para lograr un mejor desarrollo

comercial y ser más competitiva.

El Diseño de un sistema administrativo contable y un sistema de costo por

órdenes específicas adaptado a las exigencias del proceso productivo de la

empresa Alerand, fue el objetivo propuesto en la presente investigación, de

la cual se pueden enunciar las siguientes conclusiones:

Para la consecución del objetivo propuesto hubo la necesidad de realizar

una revisión bibliográfica exhaustiva relacionada con los sistemas de

87

acumulación de costos profundizando los sistemas de acumulación por

órdenes específicas en los costos de producción y en los sistemas

automatizados de información, específicamente plan de cuentas, sus

características, requisitos, con la finalidad de formarse un marco conceptual

que permitirá proponer un sistema adecuado.

En la fase del trabajo de campo se pudo determinar que la empresa

carece de instrumentos que le permitan una adecuada asignación de costos

a los productos que elabora, es decir se determinó la ausencia de un sistema

formalizado completo y depurado de contabilidad de costos.

Para solventar la situación problemática de Alerand, se diseñó el sistema

administrativo contable y uno de información por órdenes específicas el cual

permitirá recoger, registrar y reportar los costos de producción de la empresa

con la finalidad de garantizar un sistema continuo de control de los

inventarios de materiales, productos en proceso y productos terminados y un

reporte del estado de costo de producción como información oportuna y

requerida por los gerentes para la toma de decisiones.

Para finalizar, es preciso mencionar que el sistema de contabilidad de

costos diseñado, además de permitir la determinación de los costos de la

empresa Alerand, constituye el punto de partida para una contabilidad de

costos analítica y gerencial que permite el análisis de las cifras reportadas

por el sistema a los fines de la tomas de decisiones fundamentadas,

logrando así la consolidación y crecimiento de la empresa en el mundo

competitivo moderno signado por constantes cambios y técnicas de costos.

88

RECOMENDACIONES

Con la finalidad de contribuir a solventar a la problemática que presenta

Alerand C.a en la determinación de sus costos y para el éxito de la

implantación del sistema administrativo de información propuesto, se

presentan a continuación una serie de consideraciones que debe tener

presente la empresa como fases previas y paralelas a la puesta en marcha

del sistema:

Establecer una estructura Organizacional que se encuentra acorde la con

la funcionalidad de la empresa, donde se incluya el departamento contable,

se determinen los niveles jerárquicos y establezcan responsabilidades que

atraviesa la empresa. Esto debe realizarse en todas sus etapas desde la

planificación, organización, dirección, coordinación y control. De tal manera

que la empresa se encamine correctamente a ser una organización

competitiva en el mercado de prestación de bienes y servicios.

Delegar funciones y responsabilidades bien definidas que ayuden a

descongestionar al departamento administrativo para de ese modo hacerlo

más eficiente y eficaz.

Capacitar al personal para que alberguen los cambios que trae consigo el

nuevo sistema y de ese modo, se impide la sub-utilización del mismo,

buscando siempre el máximo aprovechamiento y rendimiento del sistema.

89

Crear un departamento contable que se encargue de llevar los registros e

implementar medidas de control interno que salvaguarden todos los activos

de la empresa

Se debe crear la apertura de una caja chica que descongestione las

operaciones de la caja principal por gastos memores, la misma debe cumplir

con todos los procedimientos de control interno, tales como: la asignación de

un monto tope, designar a un empleado que sea el responsable de la misma,

registrar y soportar los gastos, entre otras medidas

Adquirir herramientas y equipos de nuevas tecnologías, que le permitan

incrementar la eficiencia del proceso productivo de la empresa.

Ampliar la capacidad instalada, apoyándose en la reorganización del área

de producción, hacia un espacio que permita una adecuada disposición del

sistema productivo, donde se establezca claramente cada etapa del mismo,

lo cual, ayudará a la empresa a afrontar de manera más eficiente la demanda

de los productos elaborados.

Diseñar sistemas de control de inventarios de materiales, a través de

formatos orientados a registrar las entradas y salidas de almacén tanto por

las compras, como por el uso en producción, devoluciones, entre otros, que

sirvan de base para la información requerida por el sistema de costeo por

órdenes específicas que debe adoptar la empresa.

Elaborar bases de aplicación de costos indirectos fabricación, que

permitan distribuir de manera razonable, aquellos costos relacionados

indirectamente con la producción.

84

90

Determinar razonablemente los costos que afectan tanto al proceso

productivo como al proceso administrativo a efectos de determinar

razonablemente el costo de los productos y los gastos del periodo

Adoptar el modelo de costeo por órdenes específicas, propuesto como

resultado de la presente investigación, integrándolo a un sistema

administrativo y contable automatizado, que permita contar con información

confiable y oportuna para el proceso de toma de decisiones gerenciales.

Que se hagan revisiones periódicas con el objeto de detectar fallas en los

distintos procedimientos y plantear los correctivos a tiempo de manera que

se mantengan los procedimientos acorde con los requerimientos que vallan

surgiendo con el transcurrir del tiempo

91

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Catocora. C. Fernando Sistema y Procedimientos Contables. Editorial Mc

Graw Hill. Caracas. Año 2012

Chiavenato, Idalberto. Administración, proceso administrativo. (8 ª ed.)

México: McGraw - Hill Interamericana de México, S.A. Año 2012

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (1999). Caracas, La

Torre

Del Rio González Cristóbal. Costos para Administradores y DIRIGENTES.

Editorial ECAFSA. Última edición Año 2012

Goznes, A. Enciclopedia Práctica de Contabilidad. España. Ediciones

Océano, S.A. Barcelona año 2012

Gómez Bravo Oscar. Contabilidad de Costos. Editorial MC GRAW HILL.

Última edición. Año 2012

Koontz, Harold. Administración una perspectiva global. (10 ª ed.) México:

McGraw - Hill Interamericana de México, S.A. Año 2012

López de Ceballos, P. Un método para la investigación-acción participativa.

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Madrid: Popular S .Año 2011

Programa Nacional De Administración. (2012). Líneas de Investigación Del

PNFA.

Proyecto Nacional Simón Bolívar Primer Plan Socialista. (2010) Desarrollo

Económico y Social de La Nación 2007-2013

Salazar, M.C. . La investigación acción participativa. Madrid. Ed: 2008

Stoner, James A.F. 19. Administración (8 ª ed.) México: Prentice - Hall Hispanoamericana, S.A. Año 2010

Tamayo y Tamayo, M. Metodología formal de la investigación Científica.

Editorial Limusa – Wiley., México, México. Año 2012

Villasantes, T. “La investigación social participativa”. Madrid: Ed. El viejo topo

Año 2011

87

93

ANEXOS

94

ANEXOS A

ESTADOS FINANCIEROS

95

96

97

98

99

100

101

ANEXOS B

FOTOS CONSEJO COMUNALPOLAR II

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103

ANEXOS C

ACTAS DE ACEPTACION DEL TUTOR

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PROGRAMA DE FORMACION: ADMINISTRACION ALDEA DR. JM. SISO MARTINEZ

CATEDRA: PROYECTO II

CARTA DE ACEPTACIÓN Y ENTREGA TRABAJO DE GRADO

(TUTOR CONTENIDO)

Fecha: 28/02/2015SeñoresDEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN

Por medio de la presente, yo Econ. Y Lcda. María A. Ospina Romero en mi calidad de

Tutor de Contenido manifiesto mi conocimiento y aprobación para el Trabajo de Grado

titulado ASESORAMIENTO PARA LA PLANIFICACION DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE LA EMPRESA ALERAND C.A. “SECTOR POLAR II”MUNICIPIO SAN FRANCISCO ESTADO ZULIA.

Elaborado por el (los) estudiante (s) Randy Bracho, portador (es) de la Cédula (s) de

Identidad Nro. (s) 19.485.823 Yoneira Domínguez, portador (es) de la Cédula (s) de

Identidad Nro. 20.834.073, Oriana Márquez, portador (es) de la Cédula (s) de Identidad Nro.

25.553.235 Alejandro Navarro, portador (es) de la Cédula (s) de Identidad Nro. , 10.919.476

Ana Osorio portador (es) de la Cédula (s) de Identidad Nro. 19.811.151 y Jessica Viloria,

portador (es) de la Cédula (s) de Identidad Nro., 19.845.197, informo que dicho trabajo reúne

los requisitos mínimos exigidos para ser sometido a la evaluación y presentación pública y

oral ante el Jurado Examinador que se designe.

Firma: ______________________Econ. Y Lcda. _María A. Ospina Romero

C.I.5.824.564

Cordialmente,

105

ANEXOS D

ACTAS DE APROBACION

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CATEDRA: PROYECTO II

ACTA DE APROBACIÓN

ACTA DE APROBACIÓN Nosotros, Jurado, Tutor Técnico y Asesor Metodológico,

designados como miembros del jurado evaluador del Trabajo de Grado Titulado,

“PRODUCTORA DE TORTAS Y DUCES 24 DE JULIO”. “SECTOR 1 PARROQUIA

DOMITILA FLORES, MUNICIPIO SAN FRANCISCO ESTADO ZULIA. Presentado por el

alumno (a) Angélica M. Bohórquez, portador (es) de la Cédula (s) de Identidad

Nro.12.804.543, nos hemos reunido para evaluar dicho trabajo y después

de la presentación oral correspondiente y de acuerdo con las normas vigentes de este

Instituto, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para optar al Título de TSU

EN ADMINISTRACION

Emitimos el siguiente Veredicto________________________:

En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de Maracay a los 28 días del mes de marzo de

2015.

Jurado: Econ. María Oliva Tutor Académico Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 13.529.150 C.I.: V- 5.824.564

Asesor Metodológico: Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 5.824.564

107

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CATEDRA: PROYECTO II

ACTA DE APROBACIÓN

ACTA DE APROBACIÓN Nosotros, Jurado, Tutor Técnico y Asesor Metodológico,

designados como miembros del jurado evaluador del Trabajo de Grado Titulado,

ASESORAMIENTO PARA LA PLANIFICACION DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE LA EMPRESA ALERAND C.A. “SECTOR POLAR II”MUNICIPIO SAN FRANCISCO ESTADO ZULIA.. Presentado por el alumno Randy Bracho, portador de la

Cédula de Identidad N° V- 19.485.823, nos hemos reunido para evaluar dicho trabajo y

después de la presentación oral correspondiente y de acuerdo con las normas vigentes de

este Instituto, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para optar al Título de

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACION.

Emitimos el siguiente Veredicto:

En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de Maracay a los 28 días del mes de marzo de

2015.

Jurado: Econ. María Oliva Tutor Académico Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 9.641.042 C.I.: V- 5.824.564

Asesor Metodológico: Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 5.824.564

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CATEDRA: PROYECTO II

ACTA DE APROBACIÓN

ACTA DE APROBACIÓN Nosotros, Jurado, Tutor Técnico y Asesor Metodológico,

designados como miembros del jurado evaluador del Trabajo de Grado Titulado,

ASESORAMIENTO PARA LA PLANIFICACION DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE LA EMPRESA ALERAND C.A. “SECTOR POLAR II”MUNICIPIO SAN FRANCISCO ESTADO ZULIA. Presentado por el alumno (a) Oriana Márquez, portador (es)

de la Cédula (s) de Identidad Nro. 25.553.235, nos hemos reunido para evaluar dicho trabajo

y después de la presentación oral correspondiente y de acuerdo con las normas vigentes de

este Instituto, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para optar al Título de

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACION.

Emitimos el siguiente Veredicto:

En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de Maracay a los 28 días del mes de marzo de

2015.

Jurado: Econ. María Oliva Tutor Académico Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 9.641.042 C.I.: V- 5.824.564

Asesor Metodológico: Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 5.824.564

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ACTA DE APROBACIÓN Nosotros, Jurado, Tutor Técnico y Asesor Metodológico,

designados como miembros del jurado evaluador del Trabajo de Grado Titulado,

ASESORAMIENTO PARA LA PLANIFICACION DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE LA EMPRESA ALERAND C.A. “SECTOR POLAR II”MUNICIPIO SAN FRANCISCO ESTADO ZULIA., presentado por el alumno (a) Alejandro Navarro, portador

(es) de la Cédula (s) de Identidad Nro., 10.919.476 nos hemos reunido para evaluar dicho

trabajo y después de la presentación oral correspondiente y de acuerdo con las normas

vigentes de este Instituto, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para optar

al Título de TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACION.

Emitimos el siguiente Veredicto:

En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de Maracay a los 28 días del mes de marzo de

2015.

Jurado: Econ. María Oliva Tutor Académico Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 9.641.042 C.I.: V- 5.824.564

Asesor Metodológico: Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 5.824.564

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ALDEA DR. JM. SISO MARTINEZCATEDRA: PROYECTO II

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designados como miembros del jurado evaluador del Trabajo de Grado Titulado,

ASESORAMIENTO PARA LA PLANIFICACION DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE LA EMPRESA ALERAND C.A. “SECTOR POLAR II”MUNICIPIO SAN FRANCISCO ESTADO ZULIA, Presentado por el alumno (a) Ana Osorio portador (es) de la

Cédula (s) de Identidad Nro. 19.811.151 nos hemos reunido para evaluar dicho trabajo y

después de la presentación oral correspondiente y de acuerdo con las normas vigentes de

este Instituto, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para optar al Título de

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACION.

Emitimos el siguiente Veredicto:

En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de Maracay a los 28 días del mes de marzo de

2015.

Jurado: Econ. María Oliva Tutor Académico Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 9.641.042 C.I.: V- 5.824.564

Asesor Metodológico: Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 5.824.564

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ACTA DE APROBACIÓN Nosotros, Jurado, Tutor Técnico y Asesor Metodológico,

designados como miembros del jurado evaluador del Trabajo de Grado Titulado,

ASESORAMIENTO PARA LA PLANIFICACION DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE LA EMPRESA ALERAND C.A. “SECTOR POLAR II”MUNICIPIO SAN FRANCISCO ESTADO ZULIA, Presentado por el alumno (a Jessica Viloria, portador (es) de

la Cédula (s) de Identidad Nro., 19.845.197 nos hemos reunido para evaluar dicho trabajo y

después de la presentación oral correspondiente y de acuerdo con las normas vigentes de

este Instituto, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para optar al Título de

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACION.

Emitimos el siguiente Veredicto:

En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de Maracay a los 28 días del mes de marzo de

2015.

Jurado: Econ. María Oliva Tutor Académico Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 9.641.042 C.I.: V- 5.824.564

Asesor Metodológico: Econ y Lcda. María Ospina

C.I.: V- 5.824.564