Proyecto de Modernización De Secretarías de Educación Especificaciones técnicas
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En 2003, cuando inició el proyecto de modernización, se encontró un sector educativo con las siguientes condiciones:
Las entidades desarrollaban los procesos que consideraban pertinentes, sin que existiera una articulación de sector.
No existía una estandarización de procesos.
Existía una infraestructura tecnológica y sistemas de información de apoyo obsoletos.
Las Plantas organizacionales eran insuficientes y con perfiles inadecuados.
No se contaba con plantas físicas apropiadas.
Reorganizar y fortalecer a las secretarías de
Educación, con el fin contar con instituciones
que desarrollen la política educativa de
manera eficiente y logren ampliar su
capacidad de apoyo a las instituciones
educativas. .
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
SECRETARÍAS DEPARTAMENTALES
SECRETARÍAS MUNICIPALES
MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS
DES
AG
REG
AC
IÓN
DE R
EC
UR
SO
S CO
NS
OLID
AC
IÓN
DE R
ES
ULTA
DO
S
INSTITUCIONES EDUCATIVAS
MODELO DE
TRABAJO
Hemos llegado a las secretarías de educación de manera integral, mediante el diseño e implementación de 5 componentes:
Procesos.
Sistemas de Información y tecnología.
Gente y Cultura.
Actividades Complementarias
Estructuras organizacionales.
GENTE Y CULTURA
SISTEMAS DEINFORMACIÓNA
CT
IVID
AD
ES
C
OM
PL
EM
EN
TA
RIA
S
ESTRUCTURAPROCESOS
GENTE Y CULTURA
SISTEMAS DEINFORMACIÓNA
CT
IVID
AD
ES
C
OM
PL
EM
EN
TA
RIA
SESTRUCTURA
PROCESOS
Son el grupo de actividades y métodos de trabajo que
realizan y utilizan los funcionarios de la Secretaría de
Educación para cumplir con sus objetivos y funciones y
consolidar buenas prácticas en el sector
COMPONENTE
DE PROCESOS
II. Diseño de procesosII. Diseño de procesos
Modelo Macro
Diseño Detallado
EstructuraModelo
Seguimiento
I. Planeación estratégicaI. Planeación estratégica
NormatividadConceptoEntidad
Misión / Visión
Objetivos y Funciones
III. Diseño de Sistemas de InformaciónIII. Diseño de Sistemas de Información
Sistemas de información e infraestructura tecnológica
REINGENIERÍA
DE PROCESOS
MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO
MACROPROCESOS MACROPROCESOS
DE APOYODE APOYO
Gestión Administrativa de bienes y serviciosGestión de recursos humanos
Gestión financiera
Gestión de tecnología InformáticaAsuntos legales y públicos
MACROPROCESOS MISIONALES
Gestión deProgramas y
Proyectos
Gestión dela calidad del
Servicio educativo
Gestión de la Cobertura del Servicio
Educativo
Atención al usuario
Gestión estratégica de la secretaria de educación
Administración del Sistema de Gestión de Calidad
Control Interno
Gestión de la informaciónGestión de la inspección y vigilancia de establecimientos educativos
ESTRUCTURA
ESTRUCTURA
Preparación
• Revisar la estructura actual de la Secretaría, e identificar la composición de esta.
• Identificar la planta de cargos administrativos del nivel central.
• Identificación del procedimiento de aprobación de nueva estructura organizacional para la Secretaría de Educación.
• Análisis de la información y clasificación de la Secretaría de Educación dentro de las Tipologías.
• Validación de la Estructura propuesta con la Secretaría.
• Estudio de cargas de trabajo.
• Revisión de la Estructura, Manual de Funciones y Perfiles de los cargos.
• Costeo de la planta de cargos actual y propuesta.
• Comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales.
Validación y Ajuste
de Información
• Revisión y validación del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales.
• Revisión del costeo de la planta actual y la propuesta según fuente de financiación.
• Revisión de como se ejecuta los gastos administrativos.
• Escenarios Financieros.
• Validación de la información.
• Expedición actos administrativos de adopción de la estructura, establece la planta de cargos y se define el manual de funciones, perfiles y cargos para la Secretaría de Educación.
• Acompañamiento para la implementación.
• Seguimiento para determinar avances, retrasos y acciones.
Secretaría de Educación y Proyecto Secretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento
METODOLOGÍA DE ESTRUCTURA
Período SE
Con Reingeniería desarrollada 78
En proceso 7
Total 85
Estructura Organizacional SE
Adoptadas por las S.E 39
Viabilizadas por el Ministerio 40
En proceso de diseño y viabilización 11
Total 90
AVANCES
ESTRUCTURA
GENTE Y CULTURA
SISTEMAS DEINFORMACIÓNA
CT
IVID
AD
ES
C
OM
PL
EM
EN
TA
RIA
SESTRUCTURA
PROCESOS
Corresponde a la infraestructura tecnológica y sistemas de
información necesarios para soportar la gestión de los
procesos misionales y de apoyo de la entidades territoriales,
que garanticen, tanto en el nivel nacional como en el
territorial, información confiable y oportuna.
Software como servicio SAS
DESARROLLO DE LOS SISTEMAS MISIONALESDESARROLLO DE LOS SISTEMAS MISIONALES
Infraestructura – Física/Lógica
Port
al
Port
al
Serv
idor
WEB
/ S
eg
uri
dad
Serv
idor
WEB
/ S
eg
uri
dad
Servidores de AplicacionesServidores de Aplicaciones
Servidores de Bases de DatosServidores de Bases de Datos
Soacha
Guajira
Antioquia
Ibagué
SahagúnBuenaventur
a
INTERNET
MATRÍCULAMATRÍCULA
RRHHRRHH
G. CALIDAD EDUCATIVAG. CALIDAD EDUCATIVA
GESTIÓN FINANCIERAGESTIÓN FINANCIERA
SERVICIO AL CIUDADANOSERVICIO AL CIUDADANO
DWH - RRHHDWH - RRHH
Secretaría de Educación de Guainía
Secretaría de Educación
de Uribía
COMPONENTE DE TECNOLOGÍA
Software de Servicio al Ciudadano
Características SE Impacto
Transaccional
81100.000 PQRs / mes
PHP
Arquitectura de 2 capas
4 Modulos
800 a 900 operadores.
SIGRRHHSIGRRHH
S. MATRÍCULAS. MATRÍCULA
SERVICIO AL CIUDADANO
SERVICIO AL CIUDADANO
CALIDADEDUCATIVACALIDAD
EDUCATIVA
GESTIÓN FINANCIERAGESTIÓN
FINANCIERA
Secretaría de Educación de Cartago.
Oficina de Servicio al Ciudadano
COMPONENTE DE TECNOLOGÍA
Software Recursos Humanos
Características SE Impacto
Sistem Transaccional
90Bogotá, Medellí
n, Malamb
o y Soledad
301.334 Funcionario
s administrad
os
210.000 Usuarios de
consulta
.NET - (Windows, Linux)
Arquitectura de 3 capas
10 Modulos
2500 usuarios - operadores.
SIGRRHHSIGRRHH
S. MATRÍCULAS. MATRÍCULA
SERVICIO AL CIUDADANO
SERVICIO AL CIUDADANO
G. CALIDADEDUCATIVAG. CALIDADEDUCATIVA
GESTIÓN Y CONTROLFINANCIERO
GESTIÓN Y CONTROLFINANCIERO
Software de Gestión de Calidad Educativa
Características SE Impacto
Transaccional
91 3.300 EE
Java, (Linux)
Arquitectura de 3 capas
6 Modulos
3.500 usuarios.
SIGRRHHSIGRRHH
S. MATRÍCULAS. MATRÍCULA
SERVICIO AL CIUDADANO
SERVICIO AL CIUDADANO
CALIDADEDUCATIVACALIDAD
EDUCATIVA
GESTIÓN FINANCIERAGESTIÓN
FINANCIERA
Software de Gestión y Control
Financiero
Características SE Impacto
Business Intelligence
90
Cultura de medición
Gestión por excepción
“foco en lo que está mal”
Java, OWB, OWF, BO
Arquitectura de DWH
3 Modulos
180 usuarios – 300
SIGRRHHSIGRRHH
S. MATRÍCULAS. MATRÍCULA
SERVICIO AL CIUDADANO
SERVICIO AL CIUDADANO
CALIDADEDUCATIVACALIDAD
EDUCATIVA
GESTIÓN FINANCIERAGESTIÓN
FINANCIERA
¿Cómo funciona?
SecretaríasSecretarías DatacenterDatacenter InternetInternet
DataWarehouse
Secretarías
MEN
Sist. heterogéneosFuentes de datos Información
Consolidada
Procesos ETL
PresupuestoPresupuesto
TesoreríaTesorería
ContabilidadContabilidad
Democratización de la Información
GENTE Y CULTURA
SISTEMAS DEINFORMACIÓNA
CT
IVID
AD
ES
C
OM
PL
EM
EN
TA
RIA
S
ESTRUCTURAPROCESOS
Es el desarrollo de actividades de intervención organizacional y
estrategias de administración del cambio para promover la
apropiación de procesos, sistemas de información y habilidades de
gestión en los funcionarios de la Secretaría.
COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA
Co
mp
rom
iso
Info
rmac
ión
Ed
uca
ció
n
Niv
el d
e co
mp
rom
iso
Tiempo
APROPIACIÓN - PROPIETARIOHacen suyo el cambio y crean
formasinnovadoras de usarlo y
mejorarlo
INSTITUCIONALIZACION - COMPRASe convierte en la forma de hacer el
trabajoNuevo Statu Quo
ADOPCIÓNDisposición a trabajar cone implementar el cambio
PERCEPCIÓN POSITIVA - COMPRENSIÓN PERSONALEntendimiento de los impactos y beneficios personales
Disposición a conseguir las destrezas para adoptar el cambio
COMPRENSIÓN GENERALEntendimiento del impacto en la organización y en su área funcionalCONCIENCIA Comprensión del alcance y de la iniciativa de
cambioCONTACTO Se da a conocer la iniciativa de cambio
COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA
Estrategia de comunicación (divulgación), motivación y sensibilización:
Consiste en las actividades que deben realizarse de manera continúa durante todo el proyecto con el objeto de fomentar la participación de todos los funcionarios de la Secretaría y lograr su compromiso.
Estrategia Apropiación de Procesos
Enfoque de procesos Versus Funciones
Lenguaje y estructuración de procesos
Análisis de procesos
Conocimiento y utilización de indicadores
ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA
DE ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO
• Estrategia Apropiación de Sistemas de InformaciónUso estratégico de la información
Confiabilidad, Oportunidad y Calidad
Uso de los Sistemas de Información
Entrada a la era de TIC´S (Conectividad-Correo electrónico institucional)
• Estrategia Apropiación de Gestión de CalidadMejoramiento Continuo (PHVA) – Planes de mejoramiento
Gestión de Calidad – Autocontrol
Equipos de Alto Desempeño
• Estrategia para el Desarrollo de Habilidades
15.Manejo del cambio (resistencia)
16.Eficiencia de gestión (Política Eficiencia – Proyecto Modernización)
17.Comunicación
18.Liderazgo
19.Compromiso
20. Innovación
21.Creatividad
22.Trabajo en equipo
23.Orientación al logro
24.Pensamiento estratégico
25.Cultura de la evaluación
26.Cultura del aprendizaje
27.Cultura del servicio
GENTE Y CULTURA
SISTEMAS DEINFORMACIÓNA
CT
IVID
AD
ES
C
OM
PL
EM
EN
TA
RIA
SESTRUCTURA
PROCESOS
Son acciones orientadas a garantizar el éxito de la implementación
de todos los proyectos que se definan tanto en mejoramiento de
procesos, como en sistemas de información.
COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Situación encontrada Resultados
Impacto Cifras
Organización física 75 SE
Historias laborales activas 280.000
COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Impacto CifrasEquipos de computo en 70 S.E. 1.400
Impresoras en 70 S.E. 187
Secretarías con Página WEB 70
Secretarías con conectividad 100%
COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Buscando fortalecer la sostenibilidad de las acciones implementadas, se inició la Certificación Nacional de Calidad en los procesos de Cobertura, Recursos Humanos, Atención al Ciudadano y Calidad educativa. .
Certificación en calidad
ALCANCE
Preparación Auditoría de Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría decertificación
Sostenibilidad
FASES CERTIFICACION FASES CERTIFICACION
PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVAPROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA
Las SE que son auditadas por ICONTEC deben superar el 70% de cumplimiento
Avance Avance GeneralGeneral
35
Secretaría de Educación de Pereira Secretaría de Educación de Cartagena