Proyecto Farmacia ABC

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Gestión de proyecto FARMASYS

ContenidoCarta de presentación……………………………………………………………...11.Resumen Ejecutivo……………….…………………………………………....42.Descripción del proyecto………….…………………………………………..52.1 Objetivos del proyecto……………………………..……..

………………...62.2 Objetivo General ……………………….....…………..

……………………62.3 Objetivo Especifico ……………………...…..…………..

…………………62.4 Necesidad del Proyecto……………………………..………..

…………....72.5 Alcance………………………………..…………………………..

…………72.6 Características……………………………………..

…………………..……83.0 Equipo de Trabajo………………………………………………………….…..9 3.1 Miembro del Equipo……………………………….……………………..10 3.2 Personas Interesadas…………………………………………………..…10 3.3 Organigrama del equipo…………………………………………………11 3.4 Descripción de Funciones del equipo….……...………………………..114.0 Descripción de Aspectos técnicos…………………………………………...13 4.1 Factibilidad Técnica……………………………………………………...14 4.2 Factibilidad Operacional………………………………………………...15 4.3 Factibilidad Económica………………………………………………….16

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5.0 Presupuesto del Proyecto…………………………………………………...17 5.1 Presupuesto del Hardware……………………………………………...18 5.2 Beneficios Intangibles……………………………………………………19 5.3 Oferta al cliente…………………………………………………………..206.0 Actividades…………………………………………………………………...217.0 Descripción de Actividades…………………………………………………228.0 Matriz de secuencia………………………………………………………….239.0 Matriz de tiempo……………………………………………………………..2410.0 Matriz de Información………………………………………………………2611.0 Gestión de Control y Riesgos………………………………………………27 12.0 Redes de Actividades escala de tiempo……………………….…………..2913.0 Diagramas de Gantt…………………………………………………………30Conclusión………………………………………………………………………...31

Resumen Ejecutivo

FARMASYS, surge al identificar la necesidad de contar con una herramienta capaz de administrar los procesos de Compra y Venta de una manera fácil y agradable al usuario.

Para poder exponer la propuesta formulada por los expertos fue necesario realizar una valoración previa referente a los

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actuales procesos de la Farmacia ABC los cuales en la actualidad se elaboran de forma manual, así como de los requerimientos necesarios para la ejecución de la propuesta aquí presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un sistema de información que lleve en forma efectiva el control en la compra venta de medicamentos de dicho negocio, pasando de un proceso manual a uno totalmente automatizado, a través de una aplicación bajo el entorno del Sistema Operativo Windows XP o Windows 7, desarrollado en el lenguaje Visual Basic 2008 y utilizando como gestor de Base de Datos SQL SERVER.

El sistema Automatizado de control en la compra venta de medicamentos permitirá realizar el almacenamiento de información mediante los procesos requeridos por el usuario, también contará con una seguridad de acceso, lo cual permitirá solo al usuario encargado tener entrada al sistema, con el fin de evitar perdidas de información del departamento. Y por lo tanto, a la propia institución.

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DESCRIPCION GENERAL DEL PROYECTO

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2.0. DESCRIPCION DEL PROYECTO

Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados serían menos confiables. En este orden, el sistema propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulación de información.

El proyecto está orientado para mejorar el control en la compra venta de medicamentos, además de permitir al usuario que maneje el sistema, realizar tareas de manera rápida, evitando así pérdida de tiempo y de información.

La iniciativa de incluir esta herramienta en la Farmacia ABC, responde a la carencia de control de los procesos antes mencionados, sin embargo, el propósito del diseño de un sistema automatizado para el negocio, es el mayor y mejor control en el manejo de los procesos de información, creando un ambiente cómodo para el usuario.

2.1. OBJETIVOS DEL PROYECTOA continuación se presentan los objetivos que se pretenden

lograr con el siguiente proyecto.

Objetivo General

Conocer las bases y fundamentos para la elaboración del modelo lógico y conceptual de una base de datos para control de compra venta de medicamentos en la Farmacia ABC.

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2.2 .Objetivos Específicos:

Investigar en un negocio la logística de compra venta de medicamento.

Construir un modelo Entidad Relación para el proceso de compra venta.

Conocer el entorno y factores necesarios para la implantación del sistema.

Contribuir con los dueños de la farmacia, en sus operaciones de compra y venta.

2.3 NECESIDAD DEL PROYECTO

Actualmente los procesos administrativos de la Farmacia ABC se elaboran de forma manual, por lo que se generan errores, perdida de información y descontrol en las cantidades vendidas y compradas, en el inventario de medicamentos, por estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado que evite y controle, la duplicación y pérdida de información y que agilice los procesos de tal manera que sea confiable, seguro y amigable.

La solicitud de realización del proyecto es realizada por los propietarios de la Farmacia ABC por lo que se tiene el apoyo necesario llevar a cabo esta iniciativa.

2.4 ALCANCELos procesos automatizados, son factores de vital

importancia en la organización, en la actualidad se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces

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de producir sistemas de información a la sociedad con aportes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

Es necesario que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos de compra venta de medicamentos y así lograr un control integral de estas actividades. Con el desarrollo de un sistema automatizado que abarque las necesidades y una mayor relación con los requerimientos del personal, proporcionará una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los datos.

Al establecer este sistema poseerá un impacto positivo en la organización, la cual proporcionará a la misma, una información confiable, agilizando y facilitando el trabajo en los procesos de sus operaciones. Se ha conseguido un total apoyo a la idea de implantar un sistema automatizado de compra venta de medicamentos. Todo el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que traería un soporte técnico confiable y acorde a los avances de la era tecnológica de la información.

Las personas que laboran en la Farmacia ABC durante este complicado proceso, exige un cambio que englobe la exigencia de la nueva era, esto nos da más fuerza para continuar y a fin conseguir su implantación.

2.5 CARACTERÍSTICAS: El sistema creado para el manejo de la información de

compra venta de productos farmacéuticos cuenta con las siguientes características:

a) Dinámico: Porque se pueden dar cambios en el proceso de manera fácil. b) Artificial: Porque el ser humano es el que ha creado el intercambio entre

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dinero y productos c) Permanente: Porque será un sistema que se implementará en la farmacia de manera indefinida. d) Adaptable: Porque se puede adaptar a los cambios que se pueden dar en el medio en el que se desarrollará ejemplo de ello es el aumento de las existencias en el inventario o el aumento de clientes.

E Q U I P O D E T R A B A J O

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3.1 MIEMBROS DEL PROYECTO

Recurso Cargo

Mario Garcés

Líder de Proyecto

Analista de Sistema

Yilda FloriánAnalista Programador

Arialdys Paulino

Analista Programador

3.2 INTERESADOS EN EL PROYECTO

José López Propietario de la Farmacia.

Rosa Martínez Vendedora.

Roberto Abreu Vendedor.

Clientes Clientes

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3.3 ORGANIGRAMA: Equipo de Proyecto

3.4 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

JEFE DE PROYECTO

Líder del ProyectoMario Garcés

Equipo TécnicoUsuarios Principales:

José LópezRosa Martínez Roberto Abreu

Tester

Analista Programador

Analista de Sistema

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Labor de Mario Garcés, se encarga de asignar los recursos, gestiona las prioridades, coordina las interacciones con los clientes y usuarios, y mantiene al equipo del proyecto enfocado en los objetivos. El jefe de proyecto también establece un conjunto de prácticas que aseguran la integridad y calidad de los artefactos del proyecto. Además, el jefe de proyecto se encargará de supervisar el establecimiento de la arquitectura del sistema, Gestión de riesgos, Planificación y control del proyecto.

ANALISTA, DISEÑADOR DE SISTEMAS

Labor de, Yilda Florian y Arialdys Paulino, Quienes se encargaran de identificar y procesar todos los requerimientos necesarios para la elaboración del proyecto, interactuar constantemente con los usuarios del sistema, realizar el modelo de análisis y diseño del mismo.

ANALISTA DE SISTEMA

Labor de Mario Garcés, quien se encargara de la Captura, especificación y validación de requisitos, interactuando con el cliente y los usuarios mediante entrevistas. Elaboración del Modelo de Análisis y Diseño. Colaboración en la elaboración de las pruebas funcionales y el modelo de datos.

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DESCRIPCIÓN DE LOS ASPECTOS TÉCNICOS

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4.1 FACTIBILIDAD TÉCNICAEl equipo de hardware necesario para este sistema está

disponible en el mercado, así como también se dispone del software requerido para programar este sistema. Se cuenta con un equipo calificado de analistas y programadores y diseñadores capaz de desarrollar este programa de Control de Compra Venta de la Farmacia. Técnicamente, se tiene lo requerido para hacer funcionar y poner en marcha este útil sistema.

Requerimiento de Hardware: En este punto se especifica los requisitos mínimos de hardware para la implementación del software.

Actualmente la empresa cuenta con una computadora donde se efectúan tareas administrativas con paquete de software para oficina como: Windows XP y el paquete de office 2003.

También cuenta con una impresora HP842 a color y una fotocopiadora multiuso (copiadora, escáner e impresora) que puede servir para las salidas de reportes y todos tipos de documentación que requiera el negocio

El equipo tiene 1 Gb de memoria RAM y un disco de 80 GB.

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Respecto al manejo de este sistema, no se necesitan extensivas capacitaciones especiales, pues el programa contará con una fácil navegación y un diseño sencillo de utilizar para cualquier persona, así como un manual de usuario para que los encargados de manipular este sistema encuentren respuestas inmediatas a las dudas más usuales que puedan surgir, y que de esta forma la Farmacia no tenga que incurrir en elevados gastos de capacitaciones del personal que tenga autorización o acceso a manipular la base de datos de medicamentos.

Los administradores del sistema podrán también realizar modificaciones, introducción y eliminación de datos con mucha facilidad siempre desde el sistema, utilizando un nombre de usuario y contraseña autorizados.

Requerimiento de Software: En cuanto a los requerimientos de software para operar este sistema, lo único que se necesita es contar con el sistema operativo Windows Xp/Vista, SQL SERVER, Adobe Reader.

4.2 FACTIBILIDAD OPERACIONALEs completamente posible que este nuevo sistema se use

como se ha planeado, pues no representa procesos complejos ni difíciles de usar para los administradores o autoridades de la Farmacia. Además, lo que se pretende es sustituir un sistema obsoleto como es el registro manual de las Compras y Ventas, el cual tiene muchas desventajas. Si el negocio no utilizara un registro manual sino que uno basado en computadoras pero de forma local (guardando la información en hojas de cálculo como Excel o bases de datos como Access o SQL por ejemplo), este novedoso sistema ofrecerá grandes ventajas y seguridad, pues se

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tendrá toda la información disponible de una manera más rápida. Aunque siempre hay personas que se resisten al cambio y que tienen miedo pensando que la información automatizada no está segura o que no es confidencial, la factibilidad de este sistema no deja de ser alta por esa razón, tomando en cuenta que la tendencia de todas las empresas actuales es de manejar información de manera automatizada y que ahora se cuenta con herramientas seguras que guardan información confidencial sin ningún problema.

Este sistema tiene muy altas posibilidades de aceptación por parte de los usuarios, por lo que se aprecia que tiene una muy buena factibilidad operacional y que debería ser implementado.

4.3 FACTIBILIDAD ECONÓMICA

Al llevar a cabo nuestra investigación nos pudimos percatar que la farmacia cuenta con la capacidad económica suficiente para poder adquirir el equipo mínimo necesario para implementar el sistema basado en computadoras en un periodo corto, ya que el actual propietario cuenta con un fondo que está destinado para realizar mejoras al negocio y vería en está una oportunidad de inversión para mejorar el manejo de la información.

Para determinar la factibilidad económica se debe tomar en cuenta el análisis de costos y beneficios asociados con este proyecto. El fin que se persigue es que los beneficios excedan a los costos. Con este sistema se obtiene un excelente rendimiento y economía, pues no se hace necesario gastar en caros recursos de hardware ni en licencias caras de software debido a que todo el sistema está disponible en la Farmacia. Los costos de implementación son muy económicos ya que la institución no necesitará gastar en complicadas capacitaciones debido a que el

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sistema será muy fácil de usar y la información estará segura y accesible.

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PRESUPUESTO DEL PROYECTO

5.0 PRESUPUESTO DEL PROYECTO

A continuación se presenta un resumen detallado del análisis costo-beneficio para este sistema:

Presupuesto Software (en pesos)Análisis y especificación de requisitos.

Planificación elemental de sistemas 3 días*3,000 pesos……9,000

Desarrollo de la aplicación.Análisis y especificación de requisitos 2dias * 5000pesos.......10,000 Adaptación a nuevos entornos y aprendizaje

4dias*3,000pesos…....12,000 Medición y Estimación 2dias* 4000pesos..........8,000

Diseño 3dias* 4000pesos…....12,000

http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costo

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Implementaron parcial 3dias* 3500pesos……10.500

Total presupuesto software: RD$61,500

5.1 Presupuesto Hardware

Procesador Intel Pentium IV 3.0 GHzMemoria 2 GB SDRAM DDR400Disco duro 260 GB Ultra SATATarjeta de sonido SoundBlaster 128Tarjeta gráfica Aceleradora 3D, 128

MB/SDRAMLector y grabadora CD-

ROM8x 4x 32x

DVD 8xMódem interno Fax-Módem interno 56KAltavoces Dolby Surround

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Monitor LCD 17''Teclado Botones adicionales

navegar por Internet

Ratón IntelliMouse de Microsoft Óptico

Software Microsoft Windows 7 Ultimate

Total presupuesto hardware: RD$15.000.00 pesos

Para la realización de este proyecto los costos de desarrollo serán de aproximadamente $61,500 pesos, además será necesario comprar varias partes de hardware de la PC disponible, se estima que el costo es de $15,000 pesos.

Por otra parte, se estima que el costo total para el primer año de operación, que incluye papelería, gastos de suministros y mantenimiento, es de $7000 pesos.

5.2 Existen varios beneficios del nuevo sistema los cuales son:

a) Control eficiente de los proveedores.b) Informe detallado de las existencias.c) Control de la compra venta para tener un mejor

conocimiento de lo que se necesita en pedidos futuros.

d) Control de los precios.e) Entre Otros.

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5.3 Oferta al ClienteEl coste de la aplicación a desarrollar asciende a 61,500

pesos. En un principio el proyecto se desarrolla por el interés de un único cliente y por tanto como el producto es sólo para él, este cliente debería desembolsar la totalidad del coste.

Software 61,500.00Hardware 15,000.00Oferta Global al Cliente RD$76,500.00 pesos

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LISTA DE ACTIVIDADES

7.0 DESCRIPCION DE ACTIVIDADESEn el siguiente cuadro se describen las actividades realizadas

durante esta investigación.

No.

Descripción de Actividades

1 Visita a la Farmacia ABC2 Determinación del problema3 Determinación de los requerimientos

4 Análisis del sistema actual o situación actual

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5 Entrevista a los usuarios

6 Análisis de los Resultados7 Obtención de las Conclusiones, recomendaciones y

propuestas8 Presentación de la propuesta del proyecto

9 Aprobación de la propuesta del proyecto

10 Plan de Gestión de Proyecto11 Equipo de trabajo12 Asignación de responsabilidades13 Objetivos del Proyecto14 Alcances 15 Estudio de Factibilidad16 Factibilidad económica17 Adquisición de hardware18 Factibilidad operativa19 Factibilidad técnica20 Control de riesgos21 Diseño de prototipo22 Entrega final

8.0 MATRIZ DE SECUENCIALa Matriz de secuencias nos especifica cuales actividades

deben hacerse, al terminar cada una de las que aparecen en la lista.

No.

Descripción de Actividades

Secuencia

1 Visita a la Farmacia ABC 22 Determinación del problema 3, 43 Determinación de los 4

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requerimientos

4 Análisis del sistema actual 5

5 Entrevista a los usuarios 6,7

6 Análisis de los Resultados 87 Obtención de las

Conclusiones, recomendaciones y propuestas

8

8 Presentación de la propuesta del proyecto

9, 13


10

10 Plan de Gestión de Proyecto 1111 Equipo de trabajo 1212 Asignación de

responsabilidades13

13 Objetivos del Proyecto 1414 Alcances 1515 Estudio de Factibilidad 1616 Factibilidad económica 2017 Adquisición de hardware 2018 Factibilidad operativa 2019 Factibilidad técnica 2020 Control de riesgos 2121 Diseño de prototipo 2222 Entrega final ----

9.0 MATRIZ DE TIEMPO

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En el estudio de tiempos se requieren tres cantidades estimadas por los responsables de los procesos: El tiempo medio (M), el tiempo óptimo (o) y el tiempo pésimo (p).

El tiempo medio (M) es el tiempo normal que se necesita para la ejecución de las actividades, basado en la experiencia personal del informador. El tiempo óptimo (o) es el que representa el tiempo mínimo posible sin importar el costo o cuantía de elementos materiales y humanos que se requieran; es simplemente la posibilidad física de realizar la actividad en el menor tiempo. El tiempo pésimo (p) es un tiempo excepcionalmente grande que pudiera presentarse ocasionalmente como consecuencia de accidentes, falta de suministros, retardos involuntarios, causas no previstas, etc. Debe contarse sólo el tiempo en que se ponga remedio al problema presentado y no debe contar el tiempo ocioso.

Se puede medir el tiempo en minutos, horas, días, semanas, meses y años, con la condición de que se tenga la misma medida para todo el proyecto. Los tiempos anteriores servirán para promediarlos mediante la fórmula PERT obteniendo un tiempo resultante llamado estándar (t) que recibe la influencia del óptimo y del pésimo a la vez.

Esto es, tiempo estándar igual al tiempo optimo, más cuatro veces el tiempo medio, más el tiempo pésimo, y esta suma dividida entre seis(6). Esta fórmula está calculada para darle al tiempo medio una proporción mayor que los tiempos óptimo y pésimo que influyen. Esta proporción es de cuatro (4) a seis (6).

No. Descripción de Actividades

O M P t

1 Visita a la Farmacia ABC 1 2 3 22 Determinación del 2 3 4 3

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problema3 Determinación de los

requerimientos3 5 7 5

4 Análisis del sistema actual 1 2 3 2

5 Entrevista a los usuarios 2 3 4 3

6 Análisis de los Resultados 3 5 7 5

7 Obtención de las Conclusiones, recomendaciones y propuestas

1 2 3 2


1 2 3 2


1 2 3 2

10 Plan de Gestión de Proyecto

2 3 4 3

11 Equipo de trabajo 1 2 3 212 Asignación de

responsabilidades2 3 4 3

13 Objetivos del Proyecto 2 3 4 314 Alcances 2 3 4 315 Estudio de Factibilidad 6 9 12 916 Factibilidad económica 1 2 3 217 Adquisición de hardware 2 3 4 318 Factibilidad operativa 2 3 4 319 Factibilidad técnica 1 2 3 220 Control de riesgos 2 3 4 321 Diseño de prototipo 6 9 12 922 Entrega final 3 5 7 5

10.0 MATRIZ DE INFORMACION

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La Matriz de Información es la unión de la Matriz de Secuencias y la Matriz de Tiempos, que sirve para construir la red medida.

No. Descripción de Actividades

Secuencia t

1 Visita a la Farmacia ABC 2 22 Determinación del problema 3, 4 3

3 Determinación de los requerimientos

4 5

4 Análisis del sistema actual 5 2

5 Entrevista a los usuarios 6,7 3

6 Análisis de los Resultados 8 5

7 Obtención de las Conclusiones, recomendaciones y propuestas

8 2


9, 13 2


10 2

10 Plan de Gestión de Proyecto 11 311 Equipo de trabajo 12 212 Asignación de

responsabilidades13 3

13 Objetivos del Proyecto 14 314 Alcances 15 315 Estudio de Factibilidad 16 916 Factibilidad económica 20 2

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17 Adquisición de hardware 20 318 Factibilidad operativa 20 319 Factibilidad técnica 20 220 Control de riesgos 21 321 Diseño de prototipo 22 922 Entrega final ---- 5

11.0 GESTIÓN Y CONTROL DE RIESGOS.

La identificación del riesgo es un intento sistemático para especificar las amenazas al plan del proyecto, unos de los riegos más importantes son las constantes fallas en el servicio eléctrico ya que podría ocurrir en una fase importante como la instalación del software.

11.1.- Riesgos conocidos y predecibles: son aquellos que se descubren después de un exhaustivo análisis del plan del proyecto y son tales como:

La poca disponibilidad de tiempo para el desarrollo del proyecto.

Una mala comunicación con el cliente ya que este está muy ocupado.

11.2.- Riesgos relacionados con el cliente o usuario: es unos de los riegos más importantes ya que no todos los usuarios piensan igual y exigen diferentes y están interesados en cosas diferentes, como algunos usuarios están interesados en la parte grafica del sistema y otros en la parte funcional y parte interna de los procesos y hay que satisfacer a todos los usuarios.

Los distintos usuarios están interesado en cosas distintas del proyecto y hay que satisfacerlos a todos.

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Que el usuario se cierre por temer que el sistema es una amenaza para su trabajo.

11.3.- Riesgos técnicos: son aquellos que amenazan la calidad y planificación del software entre estos riesgos están los posibles problemas del diseño e interfaz y validaciones del software.

Que la interfaz grafica no cumpla con los requerimientos de los usuarios o que sea muy llamativa y los distraiga en su trabajo.

Qué el sistema no valide bien los datos y los procesos que realice el sistema.

11.4.- Riesgos del proyecto: son riesgos importantes ya que de hacerse realidad aumentarían los costos del problema ya que están contemplados los recursos tanto a nivel técnicos como humano, presupuesto que afectaría considerablemente la calidad del proyecto, todos los impactos que se proyectaran en el producto.

La poca disponibilidad de recurso humano. El presupuesto reducido para la realización del sistema. Que el usuario solicite otro requerimiento que al principio

no estaba contemplado en la planificación del proyecto.

11.5.- Riesgos del Entorno de desarrollo: este tipo de riesgo se refiere a las herramientas utilizadas en la realización del producto de software y es muy probable que ocurran ya que en este proyecto se está desarrollando en una versión del lenguaje Visual Basic.

La falta de material de ayuda para la codificación.

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2

1215

13


La poca disponibilidad de tiempo para aprender el lenguaje de programación.

12.0 Red de Actividades a Escala de Tiempo (CPM-PERT) Se llama así a la representación gráfica de la matriz de antecedentes, secuencias y tiempos, mediante ella es posible mostrar en forma clara y comprensible la relación, interrelación, secuencias, etc., de las actividades a realizar así como el camino crítico, mediante un gráfico que involucra flechas y nodos para representar las actividades y las secuencias que se siguen para llegar a un fin.

La red de actividades se puede representar de dos maneras, con las actividades en los nodos o en las flechas.

2 días 5 días

3 días01/10/11 3 días

2 días 5 días 2 días

3 días01/11/11

3 días 2 días2 días

05/11/112 días

3 días

2021

22

1 inicio

3

4 6

8

16, 17, 18, 19 11

10

9

7

5

14

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13.0 DIAGRAMA DE GANTT

DIAGRAMA DE GANTT

0 2 4 6 8 10

12345678910111213141516171819202122

AC

TIV

IDA

DE

S

DURACION (DIAS)

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CONCLUSIÓN

Al concluir este documento se ofrece una propuesta concreta

y bien definida, que representa una excelente opción para una

institución dedicada a la compra y venta de medicamentos. Con

este documento se ha detallado muy bien cada aspecto relevante

de esta propuesta, y es seguro que cualquier propietario o

administrador de una Farmacia podrá tener una idea y un

panorama bastante claro de qué ofrece y cómo funciona este

sistema.

Se concluye afirmando que este programa es de gran utilidad

y representa una solución eficiente para muchas Empresas

Farmacéuticas, y aunque tiene un coste económico y de

infraestructura organizacional, los beneficios superan a los gastos

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y por lo tanto es una excelente opción con grandes ventajas y

soluciones atractivas para este tipo de negocio.

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