Proyecto final de Sistemas de Información Gerencial
-
Upload
meydin-garcia -
Category
Documents
-
view
220 -
download
2
description
Transcript of Proyecto final de Sistemas de Información Gerencial
_____________________________________________________________________
1
Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
Facultad de Ciencias de la Administración
Dirección de Postgrado
Maestría en Recursos Humanos
Sistemas de Información
Ing. Claudia Esmeralda Villela Cervantes
PROYECTO DEL DEPARTAMENTO CONTABILIDAD DE E-GRUPOSER,
SOCIEDAD ANONIMA
Integrantes Carné
Meydin Llomara García Estrada 1528-03-12509
Heiry Misshel Alvarado Marroquín 1528-04-12006
Wendy Janeth Santizo Vásquez 1528-04- 11935
José Roberto Samayoa Pérez 1528-04-12382
Escuintla, 08 de mayo, 2012
_____________________________________________________________________
2
INTRODUCCION
Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento
y administración de datos de información, organizados y listos para su uso posterior,
generados para cubrir una necesidad u objetivo. Definitivamente un sistema de
información es de mucha utilidad para las empresas en esta época en la cual los
administradores buscan la manera mas adecuada de almacenar su información, así
como la forma de hacer más eficientes sus procesos ahorrando tiempo en la realización
de los mismos y reduciendo costos de mano de obra.
Tomando en cuenta que un sistema de información desarrollado de manera adecuada
facilita la realización de todas las actividades de la empresa, ejecutando en menor
tiempo las labores que un colaborador hace, ofreciendo así, un excelente servicio al
cliente ya que el cliente es atendido rápidamente, consiguiendo que la empresa sea
cada día mas productiva, generando de esta manera una ventaja competitiva, que hará
que la empresa este un nivel arriba de las empresas de la competencia, lo cual es de
vital importancia en el mundo de los negocios, en el cual sobreviven únicamente las
empresas competitivas y dispuestas a realizar cambios consistentes en implementar
herramientas novedosas y de vanguardia.
En esta oportunidad se analiza el sistema de información del área de contabilidad de la
empresa E-Gruposer S.A., empresa que cuenta con un sistema de contabilidad
denominado (SCG-DC), el cual es de mucha utilidad para el desarrollo de las
operaciones contables de la empresa, este programa cuenta con todas las opciones
necesarias para llevar un estricto control de todas las operaciones contables de la
empresa, entre las funciones del programa se encuentra el control de las compras y
ventas, el parámetro del IVA, partidas contables, pólizas contables, reportes financieros
entre otras.
Así mismo el programa cuenta con todos los datos de las empresas a las que la
empresa E-Gruposer S.A., presta sus servicios, el programa lleva un control de todos
_____________________________________________________________________
3
los movimientos contables de cada una de las empresas, así como el control del
periodo contable y los parámetros contables.
_____________________________________________________________________
4
ANTECEDENTES
E-gruposer, Sociedad Anónima, es una empresa dedicada a la prestación de servicios
administrativos, financieros, a la promoción intervención e intermediación de servicios
de cualquier índole. Operando en nuestro país desde hace siete años, ubicada en la
ciudad de Guatemala, Departamento de Guatemala.
MISION
Somos una empresa con espíritu de trabajo en equipo, que cuenta con el recurso
humano profesional y capacitado para brindar sus servicios administrativos y
financieros, puntual y eficientemente.
VISION
Queremos ser una empresa que preste sus servicios puntual y eficientemente, de
manera precisa y oportuna.
OBJETIVO GENERAL
Promover el desarrollo de las gestiones de nuestros clientes a través del
desempeño y la eficiencia.
VALORES
Responsabilidad
Lealtad
Confiabilidad
Compromiso
_____________________________________________________________________
5
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
GERENTE GENERAL
DIRECTOR DE CONTABILIDAD
OPERADOR DE PC 1
OPERADOR DE PC 2
OPERADOR DE PC 3
SECRETARIA
PROCURADOR
_____________________________________________________________________
6
EVALUACIÓN Y PROPUESTAS DE MEJORAS DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD DE LA EMPRESA E-GRUPOSER, S.A.
Toda persona que quiere acercarse al estudio de los Sistemas de Información Contable
debe saber, en primer lugar que la Contabilidad como disciplina se ocupa, en primer
lugar, del reconocimiento de los hechos económicos que afectan al ente y de los
efectos que éstos causan en su estructura patrimonial, económica y financiera. Es así
que marcamos con intensidad que en primer lugar es necesario conocer en cada hecho
económico que se produce, cuales son los eventos que lo afectan y cuáles son las
fuentes que los respaldan.
Ser capaz de establecer cuándo realmente en un hecho económico se está generando
una variación patrimonial, y utilizar y transmitir correctamente el concepto informativo
de la causa de ella.
Conocer y administrar la información relevante en las Organizaciones constituye un
elemento primordial en los procesos decisorios.
Teniendo en cuenta lo expresado podemos deducir que las organizaciones captan,
almacenan y procesan gran cantidad de datos para convertirlos en información útil
para un mejor cumplimiento de las metas propuestas. En consecuencia, los individuos
actúan, operan y toman decisiones constantemente, utilizando y emitiendo información.
En la actualidad, los constantes cambios mundiales, la globalización de los mercados,
la introducción y utilización de nuevas tecnologías y, en consecuencia, el creciente
desarrollo de la información, etc. requiere, entre otras cosas la codificación precisa de
dicha información, por ello y, en lo que se refiere específicamente a los aspectos
contables es necesario comprender la complejidad de las operaciones financieras, la
cambiante dinámica de las normas contables y productivas, la globalización de la
economía que trae aparejada la globalización del mundo de los negocios, y manejar
los nuevos software específicos de contabilidad.
_____________________________________________________________________
7
En este marco, consideramos que, el Sistema de Información Contable queda incluido
dentro de un Sistema de Información del ente, siendo este último más amplio y, a su
vez, integrante el Sistema Administrativo de las Organizaciones. Dichos Sistemas
procesan datos de origen interno y externo para generar información útil que, no solo
posibilite la toma de decisiones, sino que permita el control sobre el estado de una
Organización y su entorno necesario para los usuarios internos y externos de distinta
naturaleza y con diferentes propósitos que la requieren para utilizarla en los procesos
decisional, de planificación, de gestión y de control.
PROGRAMA CONTABLE ACTUAL DE LA EMPRESA
A continuación damos a conocer el manual de contabilidad paso a paso con el que
actualmente cuenta la empresa para llevar a cabo los servicios contables que se
efectúan dentro dicha entidad.
MANUAL DEL USUARIO SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL (SCG-DC)
_____________________________________________________________________
8
Descripción de los botones u opciones que aparecen en las pantallas de ingreso
de información
Al dar clic en este botón indicamos al programa que agregue un registro a la
base de datos del programa.
Al dar clic en este botón indicamos al programa que modifique la información
del registro que tenemos en la pantalla.
Al dar clic en este botón indicamos al programa que cancele cualquier
operación que se esta realizando en ese momento.
Al dar clic en este botón indicamos al programa que grabe la información
que tenemos en la pantalla a la base de datos del programa
_____________________________________________________________________
9
Al dar clic en este botón indicamos al programa que elimine de la base de
datos del programa el registro que tenemos en pantalla.
Al dar clic en este botón indicamos al programa que realice una búsqueda en
la base de datos del programa.
Al dar clic en la flecha que aparece en este botón indicamos al programa que
queremos generar o listar reportes.
Opciones de los Reportes:
A continuación se describen las opciones que aparecen en todos los reportes
_____________________________________________________________________
10
Descripción de botones:
Aquí navegamos o cambiamos hojas del reporte podemos
avanzar una hoja o retroceder una hoja, también podemos ir al inicio y al final de la
hoja.
Este botón sirve imprimir el reporte en papel
Este botón sirve para enviar el reporte a otros formatos, como excel o PDF,`
proceso es el siguiente: al darle clic al botón aparece la siguiente pantalla.
Format: En format le indicamos al programa a que formato o tipo de documento
deseamos convertir el reporte, existen varios tipos pero los mas usados son el formato
Acrobat Format (PDF) que convierte a documento PDF y el Formato Excel 8.0 que
convierte el reporte a una hoja electrónica de Excel.
Destination: aquí le indicamos al programa si deseamos el destino o lugar a donde
enviaremos el documento o reporte ya convertido, para almacenarlo en el disco duro de
la computadora, por ejemplo en mis documentos, debemos elegir la opción Disk File
(Archivo de disco), cuando presionemos el botón OK (aceptar) nos aparecerá una
pantalla en donde indicaremos la ubicación en donde deseamos que se guarde el
documento o reporte, seguidamente damos clic en la opción guardar que aparece y con
eso queda convertido el reporte, seguidamente buscamos el reporte en el lugar en
donde indicamos que se guardara para darle el uso que mas nos convenga. También
podemos usar la opción Microsoft Mail(MAPI) esto envía el reporte o documento ya
_____________________________________________________________________
11
convertido por medio del correo electrónico a la dirección que indiquemos. (ver la
pantalla de abajo).
Menú Principal.
Al ingresar al programa se hace por medio de un usuario (operador) y su respectivo
password (contraseña).
Después de ingresar correctamente el usuario aparece el menú general
_____________________________________________________________________
12
Menú Mantenimiento
En este menú comprende los módulos en donde se alimenta información de los
usuarios, empresas, periodos contables, entre otros.
_____________________________________________________________________
13
Control de Usuarios:
Aquí se ingresan los datos del usuario u operador del programa, puede haber solo uno
o varios.
Usuario: define el usuario con el que ingresaremos al programa
Nombre: define el Nombre del usuario u operador del programa
Puesto: define el Puesto o tipo de trabajo que hace el usuario u operador
_____________________________________________________________________
14
Super Usuario: definie si el usuario tendra acceso a todas las opciones del sistema, las
opciones validas son [S] indica que si tiene acceso a todo el programa, la opción [N]
indica que debemos indicar que opciones del programa tienen acceso el usuario u
operador.
Password: define la contraseña con la que ingresaremos al programa.
Empresas del Sistema. Periodos. Parámetros del programa
Este menú tiene las siguientes opciones:
Código: define el código que se le asignara a la empresa, puede ser correlativo de uno
hasta el número de empresas que deseemos trabajar.
Nombre de Empresa: define el nombre de la empresa a la que más adelante le
ingresaremos información contable.
En esta pantalla esta es la información mas importante, lo demás son datos de la
dirección, correo electrónico, NIT y otros.
Clave para la empresa:
_____________________________________________________________________
15
En esta pantalla únicamente se ingresa contraseña o clave para ingresar a la empresa y
poder trabajar la información contable, esto es opcional si queremos le pondremos
clave de acceso o en caso contrario se deja sin clave de acceso.
Clave actual de acceso a la empresa: En el caso de que deseamos cambiar una clave
existente es necesario ingresar la clave actual de acceso a la empresa, en el caso de
que no tenga clave esta casilla se ingresa la clave que deseamos asignar.
Nueva clave de acceso: Cuando ya existe una clave de acceso y se desea cambiar en
esta casilla se ingresa la nueva clave.
Re-Ingresar la nueva clave de acceso: Aquí se ingresa nuevamente la nueva clave de
acceso, esto para confirmar que en realidad sea la clave que deseamos asignar, a
veces por escribir rápido ingresamos mal la clave, al re-ingresarla verificamos que en
realidad la clave escrita anteriormente es la que vamos a asignar.
Periodos Contables
Para poder trabajar varios periodos contables es necesario indicarle al programa cuales
_____________________________________________________________________
16
son esos periodos, en esta pantalla se ingresan los periodos, la información de la
empresa aparece automáticamente, corresponde a la empresa que se tiene como
seleccionada para trabajar.
Periodo Contable: aquí se debe ingresar la fecha inicial del periodo contable Al: aquí
se debe ingresar la fecha en que termina el periodo contable.
Parámetros del IVA
En esta pantalla se debe ingresar el porcentaje del iva y las cuentas contables que se
usaran para el control del IVA, es importante ingresar los datos de forma correcta en
esta pantalla porque en base a este porcentaje se controla la parte de compras y
ventas.
_____________________________________________________________________
17
Asignación o predeterminación de cuentas para libros de compras y ventas
En esta pantalla se ingresan las cuentas que se usaran cuando se ingresan las
compras y ventas, es IMPORTANTE que la asignación se haga de forma correcta,
porque de esto depende el perfecto funcionamiento de la parte de compras y ventas.
_____________________________________________________________________
18
Mantenimiento de Archivos
Estos son procesos que se ejecutan eventualmente en ocasiones especiales, hay
procesos Generales y Mensuales.
Procesos Generales
_____________________________________________________________________
19
Actualización de Saldos usando movimientos del Diario Mayor: Este proceso se
usa cuando por alguna razón (cortes de corriente eléctrica, virus, fallas electrónicas) no
fue posible salirse del sistema de forma normal y se queda a medio grabar una
documento, la fusión que hace esta opción es de volver a general los saldos de las
cuentas contables como si se estuvieran ingresando nuevamente todos los movimientos
contables (pólizas)
Copiar la Nomenclatura contable a otra empresa: Este proceso copia la
nomenclatura de la empresa que estamos usando hacia otra empresa nueva que no
tienen ingresada la nomenclatura, si tenemos una nomenclatura base y deseamos abrir
otra empresa y usar como base la nomenclatura de una empresa que ya existe,
ejecutamos este proceso para copiar toda la nomenclatura a la empresa nueva y de esa
forma no tener que estar ingresando nuevamente todas las cuentas contables.
Trasladar Movimientos de una cuenta a otra: Esta opción se usa cuando deseamos
dejar sin movimientos una cuenta ya se para eliminarlo o porque deseamos usar otra
cuenta que describa mejor el movimiento.
Liberar bloqueos de usuarios en los módulos de contabilidad: Esta opción se usa
cuando por alguna razón el programa indica que un usuario esta usando un modulo, por
ejemplo ingreso de pólizas y ya se verifico que este usuario no esta usando ese
modulo, para desbloquear el modulo se usa esta opción.
Procesos mensuales
Actualización de Saldos usando movimientos del Diario Mayor: Este proceso se
usa cuando por alguna razón (cortes de corriente eléctrica, virus, fallas electrónicas) no
fue posible salirse del sistema de forma normal y se queda a medio grabar una
documento, la fusión que hace esta opción es de volver a general los saldos de las
cuentas contables como si se estuvieran ingresando nuevamente todos los movimientos
Contables (pólizas) del mes.
Selección de Empresa, Periodo y Mes
Como el programa sirve para llevar contabilidad para varias empresas, es necesario
indicarle con que empresa vamos a trabajar, las opciones se describen a continuación.
Selección de Empresa:
_____________________________________________________________________
20
Para elegir una empresa nos posicionamos sobre el nombre de la empresa que
deseamos trabajar y damos doble clic para marcarla y después damos clic en el botón
aceptar.
A partir de este momento cualquier información que ingresemos ser guardada en la
base de datos o archivos de la empresa que seleccionamos, esto se debe usar solo
cuando deseamos indicarle al programa la empresa con la que deseamos trabajar.
Selección de Periodo y Mes
En el programa se puede cambiar de periodo y mes, siempre y cuando no tengan los
cierres efectuados.
_____________________________________________________________________
21
Periodo actual de Trabajo: aquí se ingresa la fecha de inicio del periodo contable
automáticamente despliega la fecha final de periodo.
Mes actual de trabajo: aquí se ingresa el mes al que vamos a ingresar información o
consultar.
Contabilidad
Este es el modulo de mayor uso en el programa ya que aquí se ingresan las cuentas y
pólizas contables.
_____________________________________________________________________
22
Nomenclatura Contable:
En esta pantalla se ingresa la nomenclatura contable, aquí se asigna código o
nomenclatura y nombre a las cuentas contables.
Clasificación: aquí indicamos a que Rubro Contable pertenece la cuenta que vamos a
ingresar existen 5 Rubros que son A = Activo, P = Pasivo, C = Capital, I = Ingresos o
Ventas y E = Egresos o Gastos.
_____________________________________________________________________
23
Código de cuenta y nombre de cuenta: aquí ingresamos el nombre y código de
cuenta
contable
Nivel: Los niveles validos para ingresar son los siguientes:
1- Totales General (Como Total Activo, Total Pasivo, Total Capital, etc)
2- Totales por Clasificación (Como Total Activo Circulante, Total Activo Fijo, etc)
3- Sub total por Clasificación (Como total Bancos, Total clientes, etc)
4- Sub total parcial (Como total Bancos Extranjeros, Total Bancos Locales, etc)
5- Totales de Movimientos (Como total Bancos cuentas ahorro, total bancos cuentas
monetarias)
6- Movimientos o cuentas que mayorizan(Como cuenta Banco Industrial, Cuenta Banco
Agro mercantil, etc.)
Ejemplo:
Nivel 1 ----- ACTIVO
Nivel 2 ----- ACTIVO CIRCULANTE
Nivel 3 ----- BANCOS
Nivel 4 ----- BANCOS LOCALES
Nivel 5 ----- Bancos Cuentas de Ahorro
Nivel 6 ---- Banco Industrial
Es cuenta de Perdidas y Ganancias para cierres: Cuando indicamos que SI es
cuenta para cierres cuando realizamos los cierres contables esta cuenta será la que se
usara para cuadrar la partida de cierre de perdidas y la partida de cierre de Ganancias,
si esta cuenta no existe no será posible realizar los cierres contables del periodo.
Totaliza en la cuenta: Aquí se indica a que cuenta va a afectar el movimiento que se
realizara cuando se ingresen las partidas contables, por Ejemplo: cuando carguemos un
valor a la cuenta 11010101 Banco Industrial este valor afectara el total de bancos
locales o bancos cuentas de ahorro esto de acuerdo a la cuenta que hayamos indicado
como totalizadora.
Fecha de creación: Aquí se ingresa la fecha en que se esta creando la cuenta contable
_____________________________________________________________________
24
Movimientos contables
Este es el modulo que mas se usa, aquí se ingresan las partidas contables que se
registran como pólizas, este modulo es le que da origen a todos los reportes contables.
Ingreso, Modificación, eliminación e impresión de pólizas:
Esta pantalla esta compuesta de dos paneles, en un panel se ingresan los datos
generales de la póliza y en el otro se ingresa el movimiento contable.
Datos de La póliza:
Aquí se ingresan los datos de la póliza como numero, fecha y descripción del
movimiento.
_____________________________________________________________________
25
Partida Contable:
Agregando cuentas:
Cuenta: Aquí se ingresa el número o código de cuenta contable, se puede presionar
la tecla F1 para listar las cuentas de tal forma que no es necesario saber de memoria
los códigos o números de cuenta.
Debe: Si el movimiento contable de esa cuenta afecta el debe, aquí se debe ingresar el
monto o total que corresponde al movimiento
_____________________________________________________________________
26
Haber: Si el movimiento contable de esa cuenta afecta el Haber, aquí se debe ingresar
el monto o total que corresponde al movimiento.
Pantalla de Partida terminada:
Reportes Financieros
En este menú podemos ver los reportes que se generan a partir de la información
alimentada en el modulo de pólizas.
_____________________________________________________________________
27
Diario General:
_____________________________________________________________________
28
Diario mayor
_____________________________________________________________________
29
Balance de Saldos
Traslado de Saldos:
La contabilidad se trabaja Mensual, de tal forma que para que los saldos de las cuentas
pasen al otro mes se debe de realizar el traslado de saldos, este procedimiento se debe
hacer únicamente cuando deseamos trasladar saldos al siguiente mes ya sea porque es
un mes nuevo o porque regresamos a algún mes del periodo contable y realizamos
algún ajuste, en este caso se debe de realizar este proceso a partir del mes en que se
realizo el ajuste hasta el último mes que se tienen registrado en la contabilidad.
Cierres del Periodo:
Aquí se hacen los cierres del periodo fiscal, estos cierres únicamente se pueden hacer
estando posicionados en el ultimo mes del periodo fiscal y sirve para dejar los saldos
de ingresos o ventas a cero, los saldos de egresos o gastos a cero y dejar en una
cuenta especial la utilidad o perdida del periodo, seguidamente se registra la utilidad
neta. Al final se cierra el activo y pasivo para dejar todo a cero. Los saldos serán
trasladados al siguiente periodo usando la póliza de apertura del periodo, esta póliza o
_____________________________________________________________________
30
partida lo que hace es revertir la póliza de cierre para dejar los saldos del activo y
pasivo como se encontraban en el periodo anterior.
Partida de Apertura del periodo
Esta póliza se usa para revertir la póliza de cierre de activo y pasivo del periodo anterior
y pasar los saldos que se traían del periodo anterior a las cuentas de activo y pasivo.
Póliza de resumen mensual
Esta es una póliza de resumen mensual del movimiento contable, es un consolidad de
todas las partidas, formando una gran partida del movimiento del mes
Libro de compras y ventas
Ingreso de compras
En esta pantalla se ingresa los datos generales de las facturas de compras, la parte de
DEBE Y HABER es generada en un 90% automáticamente el usuario (operador) puede
cambiar las cuentas pero el sistema deja fija cuentas del IVA e IDP que fueron definidas
_____________________________________________________________________
31
en el modulo de asignación de asignación o predeterminación de cuenta para compras
y ventas.
Ingreso de Ventas
En esta pantalla se ingresa los datos generales de las facturas de compras, la parte de
DEBE Y HABER es generada en un 90% automáticamente, el usuario (operador) puede
cambiar las cuentas pero el sistema deja fija cuentas del IVA e IDP que fueron definidas
en el modulo de asignación de asignación o predeterminación de cuenta para compras
y ventas.
_____________________________________________________________________
32
Procesos especiales
En este modulo se traslada el movimiento de compras y ventas a la contabilidad por
medio de una póliza de resumen del movimiento de compras
_____________________________________________________________________
33
Traslado de pólizas Mensual
_____________________________________________________________________
34
Traslado de pólizas por periodo
_____________________________________________________________________
35
PROPUESTA DADA A LA ORGANIZACIÓN
Evaluando este programa como grupo consideramos que es un programa que
cuenta con los procedimientos necesarios para obtener los resultados deseados ya que
el proceso contable incluye en su orden de importancia la Identificación, análisis,
registro, clasificación, resúmenes, elaboración de informes e interpretación de los
resultados obtenidos, sin embargo consideramos de suma importancia implantarle al
programa contable una opción que permita identificar las conciliaciones bancarias que
realice un contribuyente ya que de esa forma se sabrá con exactitud lo siguiente:
Identificación y análisis de Transacciones bancarias
Registro de las Transacciones
Clasificación de Cuentas por pagar y cobrar
Saldos actualizados de Sus cuentas bancarias
_____________________________________________________________________
36
DIAGRAMA DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Clasificar las facturas en las categorías de bienes y servicios,
con su respectivo código
Recibir facturas contables del
mes a trabajar
Ingresar al sistema contable
Seleccionar el libro de
compras y ventas
Ingresar en el libro de compras todas las facturas
que generen crédito
Ingresar en el libro de ventas todas las facturas de ventas
Trasladar la información de los 2 libros al icono de pólizas de compras y ventas, para generar información
actualizada en los li
bros
Imprimir los libros contables del mes trabajado, de acuerdo al
régimen del contribuyente
_____________________________________________________________________
37
CONCLUSIONES
Un aspecto esencial de la información generada por el sistema contable es que esté
dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la
información.
Un reto para la profesión contable es generar un mecanismo donde podamos medir y
valorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles, de la misma
forma revelar información que ayude a tomar una buena decisión.
Es prescindible recurrir a la tecnología para cumplir a cabalidad con los fines de la
contabilidad que es el de generar informes útiles y oportunos a los usuarios tanto
internas como externos.
_____________________________________________________________________
38
BIBLIOGRAFIA
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_1912.pdf
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/24/siscont.htm