PROYECTO IMPLANTACION CATALOGO DE SERVICOS · Desarrollo del Proyecto El desarrollo del proyecto se...

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PROYECTO IMPLANTACION

CATALOGO DE SERVICOS

INTRODUCCIÓN RESUMEN EJECUTIVO

1 COMUNICACIÓN INICIAL

1.1 CARTA A PRESIDENTES

1.2 CONTACTO CON AUTORES

2 CREACIÓN BASE DE PONENCIAS

2.1 FORMATO DE FICHA

2.2 CONDICIONES DE USO

2.3 CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN

2.4 HERRAMIENTAS DE VISUALIZACIÓN Y BUSQUEDA

3 DESARROLLO DE SOFTWARE

3.1 SW BASE DE DATOS

3.2 SW BUSCADOR

3.3 SW EDICION CATALOGOS

4 MANTENIMIENTO DEL CATÁLOGO

4.1 CRITERIOS DE INCORPORACIÓN NUEVOS ELEMENTOS

4.2 EQUIPO DE MANTENIMIENTO

4.3 REVISIÓN DE CONTENIDOS

5 APROBACIÓN Y COMUNICACIÓN A DELEGACIONES

5.1 PRESENTACIÓN PARA JUNTA DIRECTIVA

5.2 PRESENTACIÓN PARA USUARIOS

5.3 COMUNICACIÓN EN CANAL CORPORATIVO

6 GENERACIÓN DE CATALOGOS EN DELEGACIÓN

6.1 FORMATO DE CATÁLOGO ESTANDAR

6.2 SELECCIÓN DE PONENCIAS

6.3 HERRAMIENTAS PARA LA ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN

DELEGACIÓN

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¿Qué?

El Proyecto Catálogo de Servicios pretende facilitar a toda la Organización

la utilización de un documento compilatorio sobre Secot que sirva para la

difusión de la existencia de nuestra Asociación y las actividades que, a nivel

local, nuestras Delegaciones estén dotadas para ofrecer a terceros. Puede

confeccionarse en cada oficina y a coste cero .

¿Por qué?

Los buenos resultados de las Delegaciones que iniciaron hace algún

tiempo éste camino es motivo más que suficiente para estimar que su utilización

por parte de toda la Organización conllevará la motivación y movilización de más

Seniors, una mayor actividad institucional a nivel territorial, lo que a su vez

proporcionará un incremento de los necesarios ingresos que deben cubrir

nuestros gastos y, muy probablemente, un incremento de trabajo en formación a

terceros y en asesorías o tutorías.

Además de la información referida al conjunto de la organización en general

y reflejar la actividad a nivel local, el Proyecto pone a disposición de las

Delegaciones 120 conferencias/charlas/cursos de formación para terceros,

cedidos por 44 Seniors de 16 Delegaciones.

¿Dónde?

El Proyecto tiene aplicación en todas las Delegaciones.

¿Quién?

El desarrollo ha sido realizado en el espacio de cuatro meses, por un

equipo multidelegación formado por Mª Carmen Hernando (A Coruña), Ángela

Ger y José Ángel Domingo (Madrid), Juan Alberto González (Bizkaia), José Ángel

González (Valladolid) y Fernando Jornet (Barcelona), con el soporte de Marcos

Viniegra en toda la parte conceptual e informática.

¿Cómo?

La obtención del documento “Catálogo de Servicios”, considerando su

adecuación a las características y funciones de cada Delegación, es

extremadamente sencillo y la extensión de su contenido va a depender de la

variedad de actividades que el conjunto de Seniors de la Delegación y la

proactividad de su Presidente determinen.

¿Cuándo?

La primera confección del Catálogo depende de la voluntad de su uso.

Proyecto finalizado

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Resumen Ejecutivo

1.Necesidad del proyecto

Es fácilmente constatable que en nuestra organización y salvo contadas

excepciones, venimos obteniendo unos muy escasos resultados en la

consecución de Convenios o Acuerdos que nos proporcionen mayor y mejor

actividad para nuestros Seniors y los recursos económicos necesarios para

sostener nuestros gastos generales, recursos que históricamente procedían en

su mayor parte de los Socios Protectores y de subvenciones Oficiales, pero que

progresivamente van menguando unos y desapareciendo otras.

La necesaria actividad comercial que se debe desarrollar, precisa de un

soporte documental, por una parte estandarizado y por la otra adaptado a la

realidad de cada Delegación y debe ser un fiel reflejo de las capacidades de la

misma.

La utilidad del Catálogo de Servicios es la de facilitar a cada Delegación la

confección del mismo, estructurando la presentación de lo que es y puede

ofrecer SECOT a otras Entidades por parte de los Séniors que, en la Delegación,

se ocupen de la necesaria labor de Relaciones Públicas para lograr inspirar

confianza y conseguir Acuerdos o Convenios que proporcionen ocupación para

los Séniors y aportaciones económicas a la Delegación. Es un soporte

documental que, puesto al día permanentemente, es imprescindible durante la

entrevista, no solo como un “guión” descriptivo de lo que es y ofrece SECOT,

sino también como un recordatorio para la otra parte.

2.Situación de partida

Se trata de un documento de difusión para SECOT, aprobado por la Junta

Directiva ya en el año 2008 y que ha sido utilizado hasta ahora por contadas

Delegaciones.

Los buenos resultados de las Delegaciones que iniciaron hace algún

tiempo éste camino es motivo más que suficiente para estimar que su utilización

por parte de toda la Organización conllevará la motivación y movilización de más

Seniors, una mayor actividad institucional a nivel territorial, lo que a su vez

proporcionará un incremento de los necesarios ingresos que deben cubrir

nuestros gastos y, muy probablemente, un incremento de trabajo en formación a

terceros y en asesorías o tutorías.

3.Diagnóstico de situación

En estos momentos se dispone de todo el soporte e información

necesarios para que todas las Delegaciones puedan dotarse de éste documento a

coste cero para la organización.

La estructura del documento se compone, básicamente de tres partes: una

inicial con la descripción de lo que es Secot a nivel nacional y local, una segunda

en donde se reflejan todas las actividades que la Delegación es capaz de proveer

en los campos del asesoramiento, tutorías, mentoring y una tercera en donde se

reflejan aquellos temas de formación en distintas áreas de la gestión empresarial

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que la Delegación considere que está capacitada para ofrecer.

Para facilitar ésta última parte se han compilado en una base de

Datos,cerca de 120 ponencias, charlas, o conferencias, agrupandolas para

facilitar su localización en 12 capítulos o áreas de la gestión empresarial, siendo

sus autores 44 Seniors, de 16 de nuestras Delegaciones.

4.Medidas para la mejora

Comunicar la disponibilidad de éste “Medio” a las Delegaciones,

animandolas a su utilización inmediata con los instrumentos puestos a su

disposición. Continuar con la aportación de ponencias por parte de los autores.

Disponer de bases de datos a nivel Delegación conteniendo las ponencias que

sean capaces de impartir.

Comprobar la eficacia de la automatización de la edición y "publicación"

de los catálogos específicos de las delegaciones.

5.Proyectos y actividades relacionades

Difundir, en cada Delegación, la existencia de éste documento y, de entre

sus Seniors, seleccionar y animar a aquellos capaces de desarrollar una efectiva

labor de Relaciones Públicas.

6.Experiencia piloto y validación

El Proyecto está suficientemente validado por los resultados obtenidos en

la Delegación de Barcelona, reflejados tanto en la relación de actividades anuales

como en la extensa lista de Entidades que aparecen en sus presupuestos de

ingresos.

7.Plan de comunicación A decidir por el Secretario General.

8.Plan de implantación

a) Convencer a los Presidentes de las Delegaciones de la utilidad y

conveniencia del documento en su labor de difusión y captación.

b) El mantenimiento de la Base de Datos que contiene el material formativo,

debe ser Centralizado, bien realizado desde la Oficina Principal o bien, sin perder

el carácter de centralizado, ser realizado por un grupo de trabajo

multidelegación

c) El mantenerlo no conlleva gran esfuerzo; unos minutos para abrir la ficha y

colgar el PowerPoint, PDF o el Word, siempre que se disponga de él.

d) Quien se encargue del mantenimiento debe ser receptor, no “perseguidor” de las Delegaciones.

9.Beneficios esperados

Unificación conceptual y de contenidos del mensaje.

Incremento del conocimiento de la existencia de SECOT, a nivel territorial.

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Estímulo para iniciar nuevas actividades en cada Delegación.

Mejora de la calidad de las actividades en que deban intervenir los Seniors.

Mayor satisfacción y vinculación de los Seniors

Incremento de los ingresos a nivel local.

10.Evaluación de resultados

Establecimiento de K.P.I.’s, para cada Delegación, en los parámetros de:

Número de Asesorías, Tutorías y Mentorings

Nivel de satisfacción de los Seniors de la Delegación

Número de Acuerdos o Convenios firmados.

Ingresos procedentes de Convenios o Acuerdos

Ingresos procedentes de ponencias, charlas o cursos de formación a

Terceros

11.Diagrama del Proyecto

Se ha elaborado un diagrama en soporte digital que permite sintetizar en

un solo gráfico toda la información generada para el proyecto. Los enlaces del

programa permiten acceder de forma estructuradas al desarrollo de cada uno de

los factores clave del proyecto “Implantación del Catálogo de servicios”

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Desarrollo del Proyecto

El desarrollo del proyecto se articula en siete líneas de actuaciones

susceptibles de ser tratadas con carácter independiente con distinta intensidad

en función de la situación y de las necesidades concretas de cada Delegación.

1.Comunicación inicial

2.Creación base de ponencias

3.Desarrollo software

4.Mantenimiento del catálogo

5.Aprobación y comunicación a seniors

6.Generación de Catálogos de Delegación

1 Comunicación inicial

Propósito

Solicitar a los Presidentes de cuatro Delegaciones, la colaboración de alguno de

sus Seniors para formar parte del equipo de trabajo encargado de desarrollar el

Proyecto

Aplicación

PROPUESTA A LOS PRESIDENTES DE LAS DELEGACIONES DE MADRID,

VIZCAYA, VALLADOLID Y A CORUÑA.

Estimado/a amigo/a,

En primer lugar, gracias por el soporte de la Delegación que presides en la

construcción – en el marco del Plan 25XXV

(desarrollo del Plan Estratégico anterior) de la primera Base de Datos Compartida

a nivel nacional que debe permitirnos el poner al alcance de toda la Organización

la mayor parte de conocimientos y experiencia en formación que tenemos entre

todos.

Estos conocimientos en forma de charlas sobre muchos de los temas que

conforman la gestión empresarial en todas sus facetas, los localizaremos allí donde los tengamos, los clasificaremos según su naturaleza, de tal manera que

la Delegación que tenga la oportunidad o la voluntad de dar una charla de

formación (interna, pero muy preferiblemente externa), pueda hallarla – si la

tenemos – fácilmente.

Esta Base de Datos permitirá fácilmente y en función de la adecuación,

experiencia y disposición de los Seniors de cualquier Delegación (y del impulso

que quiera imprimir su Presidente), el construir a nivel local un “Catálogo de

Servicios”, herramienta necesaria para ofrecer algo más y a alguien más que la

simple labor de asesoramiento empresarial y, en si misma, supondrá una buena

“transferencia de conocimientos en materias concretas”, ésta oferta “de más

cosas” puede ser muy necesaria en la labor de introducción de SECOT en otras

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Entidades privadas u Oficiales, para establecer relaciones puntuales o más

permanentes mediante un Acuerdo o un Convenio.

Para el Presidente o el Sénior que en una Delegación se esté ocupando de ésta

labor de ampliar el arco de relaciones en su ámbito geográfico, el disponer de

éste Medio o Herramienta, se manifestará de extrema utilidad, a la vez que

ofrecerá una imagen más fiel y completa de las capacidades de nuestros

asociados y por ende de nuestro Voluntariado.

Los buenos resultados de las Delegaciones que iniciaron hace algún tiempo éste

camino es motivo más que suficiente para estimar que su utilización por parte de

toda la Organización conllevará la motivación y movilización de más Séniors, una

mayor actividad territorial y muy probablemente un incremento de trabajo en

asesorías o tutorías y también de los necesarios ingresos que deben cubrir

nuestros Gastos Generales.

Documentos relacionados

1.1.Carta a Presidentes

1.2.Contacto con autores

1.1 Carta a Presidentes de Delegación

Objetivo del documento

Informar a los Presidentes de las Delegaciones, de manera Oficial, desde

Servicios Generales, del porqué del Proyecto “Catálogo de Servicios” y de la

importancia del mismo para la Organización en general y para su Delegación en

particular, con el fin de que sean conocedores del proyecto y apoyen al Grupo de

Trabajo informando y animando a los “autores” de documentos que pudiera

tener su Delegación, a compartirlos con la Organización.

Desarrollo del documento remitido en Diciembre 2014

Previamente a los contactos que debe efectuar el Grupo de Trabajo, compuesto

por Ángela Ger (Madrid), posteriormente sustituida por José Ángel Domingo

(Madrid), Mª Carmen Hernando (A Coruña), Juan Alberto González ( Bizkaia),

José Ángel González (Valladolid) y Fernando Jornet (Barcelona), para recabar los

documentos que formarán el Catálogo en el momento de su implantación, se

envía por correo electrónico, desde Servicios Generales de Secot, la siguiente

carta a los Presidentes de todas las Delegaciones:

Estimado Presidente,

En primer lugar gracias anticipadas por el soporte que esperamos recibir de la

Delegación que presides, para lograr en el marco del Plan Director(desarrollo

del Plan Estratégico anterior que ya conoces) – la construcción de una Base de

Datos que recogerá, a nivel nacional, los conocimientos y experiencia en

formación que los Seniors han puesto a disposición de tu Delegación, con la

finalidad de ponerla al alcance de toda la Organización.

Estos conocimientos, en forma de charlas sobre temas que conforman la gestión

empresarial en todas sus facetas, se clasificarán según su naturaleza, de tal

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manera que la Delegación que tenga la oportunidad o la voluntad de dar una

determinada charla de formación, si no la tiene entre las suyas, pueda hallarla

fácilmente – si algún Sénior la ha cedido – en la Base de Datos.

Cinco Seniors, pertenecientes a cinco Delegaciones distintas, están trabajando

en red para convertir ésta necesidad en una realidad; uno de ellos se pondrá en

contacto contigo para conocer vuestras disponibilidades en ése campo y, con la

autorización del autor de la charla y de los condicionantes que éste pueda

desear, contactar con él y recibir la información.

Esta Base de Datos también permitirá fácilmente construir y mejorar, a nivel

local, un “Catálogo de Servicios”, herramienta necesaria para ofrecer algo más

que la simple labor de asesoramiento empresarial y que, en sí misma, supondrá

una buena transferencia de conocimientos en materias concretas; esta oferta “de

más cosas” puede ser muy útil en la labor de introducción de SECOT en más

Entidades privadas u Oficiales, para establecer relaciones puntuales o

permanentes, mediante un Acuerdo o un Convenio, a la vez que ofrecerá una

imagen más fiel y completa de las capacidades de nuestros asociados y por ende

de nuestro Voluntariado.

Los excelentes resultados de las Delegaciones que iniciaron hace algún tiempo

este camino son m otivo más que suficiente para estimar que su utilización, por

parte de toda la Organización, conllevará a l a motivación y movilización de más

Seniors, consiguiendo una mayor actividad institucional a nivel t erritorial, lo que

a su vez proporcionará un incremento de los necesarios ingresos que deben

cubrir nuestros Gastos Generales y, muy probablemente, un incremento de

trabajo en asesorías o tutorías.

En SECOT sumamos todos. Esperamos el empuje de este tema por parte de tu

Delegación.

Recibe el testimonio de nuestra mayor consideración

Grupo Proyecto Catálogo de Servicios

1.2 Contactos con autores


En los casos en que pueda ser necesario, reforzar o complementar la información

que les haya proporcionado el Presidente local sobre los Objetivos del Proyecto

y del porqué se les solicita su adhesión

Desarrollo del documento

EQUIPO “CATÁLOGO DE SERVICIOS” 01/12/14

PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTACTOS CON LAS

DELEGACIONES

Teniendo en cuenta que previamente a nuestras llamadas, los Presidentes de

cada una de las Delegaciones habrán recibido desde la Oficina Central (SSGG) la

circular informando de la inmediatez de la llamada y los motivos de la misma,

propongo el siguiente procedimiento:

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Presentación del que llama.

Comprobar si ha recibido y ha leído la circular.

Recordar el contenido de la circular.

Indicarle que esta petición que Secot le hace, no le va a dar trabajo.

Apuntar que con ello recibirá más que dará.

Aclarar dudas, si el Presidente al que llamamos las expresa.

Solicitarle información de que charlas o cursos tienen y quien es el autor.

Proponerle el que contactemos directamente con los distintos autores para

obtener las charlas o cursos.

Solicitarle los datos de contacto con los autores.

Indicarle que le mantendremos informado.

Mecánica Desde Servicios Generales o desde el Socio o Socios a quienes se haya delegado

el mantenimiento de la base de Datos:

Contactos directos con los autores, principalmente mediante Mail, con copia al

Presidente local al iniciar el contacto y al finalizar el proceso.

Desde las Delegaciones:

Los autores podrán dirigirse directamente a la Organización a la persona de

Servicios Generales u otra a quién se haya designado para la recepción de las

charlas de formación, para ofrecer sus trabajos.

2 Creación bases de ponéncias

Propósito

Convenir, entre los componentes del Equipo de Trabajo, los criterios necesarios

para la organización de esta área crítica del Proyecto.

Aplicación

Identificación de las distintas áreas de la gestión empresarial y constitución de la

Base de Datos y de los modelos y los campos necesarios para la incorporación

de los datos para que permitan una rápida búsqueda y descarga por parte de los

posibles interesados.


2.1.Formato de Ficha

2.2.Condiciones de uso

2.3.Criterios de clasificación

2.4.Herramienta de visualización y búsqueda

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2.1 Formato de ficha


Establecer la estructura de la ficha resumen de los documentos almacenados en

la base de datos del Catálogo de Servicios


Cada documento incorporado en el Catálogo de Servicios estará identificado en

una ficha de la base de datos que presentará información del título, su

clasificación temática, un resumen de su contenido, su autoría, fecha y

delegación, información sobre su aplicación (tipo de formación, duración y tipo

de soporte), las condiciones establecidas para su utilización y un enlace al

documento completo, con posibilidad de soportar más de una versión del mismo

(PDF, PowerPoint, Word, etc).

Esta información se solicita al autor, o autores, del documento.

Cada ficha está identificada de forma única por un código que se muestra en los

listados de ponencias del catálogo y en los resultados del buscador.

Ejemplo de Ficha:

2.2 Condiciones de uso de los documentos


Reflejar cómo deben utilizarse los documentos del Catálogo de Servicios con el

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fin de preservar la “propiedad intelectual” de su autor o autores.


Cuando un Senior, o varios, facilitan voluntariamente material formativo para su

inclusión en el Catálogo de Servicios de la organización, materializado en un

PowerPoint o en un Word, indican sus condiciones de uso:

Uso en versión original PDF, no modificable

Uso en formato original, no modificable

Uso en formato original, modificable

Los Seniors de cualquier Delegación que hagan uso de cualquiera de las charlas

o cursos de formación, deberán ajustarse a esas condiciones de uso, respetando

en el primer “chart” de los documentos, las menciones de Autor, Delegación y

fecha que figuran en el mismo.

2.3 Criterios de clasificación


Facilitar la clasificación y archivo de los documentos que forman el Catálogo de

Servicios según su orientación temática en relación con las áreas clásicas de la

gestión empresarial .


A continuación se relacionan las categorías en las que se estructura el Catálogo

de Servicios y una ayuda sobre lo que debe contener cada una de ellas.

1. PRESENTACIÓN SECOT

1.1. PRESENTACIÓN GENERAL DE SECOT

1.2. PRESENTACIÓN DE LA DELEGACIÓN Y SUS ACTIVIDADES

2. ASESORAMIENTO EMPRESARIAL

2.1. EMPRENDIMIENTO

Contiene: Qué es, característico del emprendedor, riesgos; Iniciativa

y cultura Empresarial. Espíritu del emprendedor, etc.

2.2. PROCESO DE CREACIÓN DE UNA EMPRESA

Contiene: Como se crea una empresa en España. Patentes.

Registro. Marca…

2.3. EL PLAN DE NEGOCIO

Contiene: Resumen ejecutivo del proyecto. Descripción del sector en

el entorno. La idea de negocio. Análisis de la competencia: DAFO.

Ventajas competitivas. Promotores…

2.4. MARKETING Y VENTAS

Contiene: Diseño del Plan de marketing. Las 4 P, Plan de ventas.

Plan de fidelización de clientes. Estudio de Mercado. Consultoría de

ventas. Marketing Web…

2.5. PLAN DE PRODUCCIÓN / OPERACIONES

Contiene: Estructura empresarial (Departamentos). Proceso de

fabricación del producto o de prestación del servicio. Gestión de

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almacén. Gestión de Proveedores. Gestión de compras. Proceso de

distribución. Mejora continua. Eliminación del despilfarro. Seguridad

e Higiene en el trabajo….

2.6. PLAN ECONÓMICO Y FINANCIERO

Contiene: Balance., Ratios Financieros. P&G. Plan de inversiones.

Financiación. Flujo de caja. Presupuestos de explotación. Cuenta de

Resultados. Tesorería. Cuenta de explotación. Política de

amortizaciones. Diagnóstico económico de una empresa. Previsión

de negocio facturación y consumos. Inversión y financiación.

Estructura de márgenes y costes…

2.7. GESTIÓN DE PERSONAS

Contiene: Relaciones Laborales, Selección de Personal. Plan de

incentivos. Productividad. Evaluación. Plan de Formación

Administración de Personal (nóminas, Seguridad Social…)

Colaboradores externos. Acuerdos de Socios…

2.8. TEMAS JURÍDICOS Y ADMINISTRATIVOS

Contiene: Formas jurídicas. Aspectos fiscales. Tipo de socios.

Capital social. Impuestos directos e indirectos. Tasas. IVA.

Seguridad social…

2.9. CALIDAD

Contiene: Calidad de los productos/servicios, Calidad de los

procesos de fabricación, distribución y venta. Calidad de la

información de clientes. Calidad de la presentación de la empresa en

web. Aplicación de las normativas locales, nacionales y

comunitarias…

2.10. SEGURIDAD EMPRESARIAL.

Contiene: Seguridad para preservar los activos, la propiedad

intelectual, accesos web, procesos de fabricación de productos o de

prestación de servicios.

2.11. GESTIÓN EMPRESARIAL.

Contiene: Temas propios de “modos” de dirigir para llevar la

empresa a buen puerto, es decir, temas de liderazgo, gestión del

tiempo, gestión del cambio, creatividad, como innovar, factores de

fracaso, como negociar con terceros…

2.12. INTERNACIONALIZACIÓN

Contiene: Que internacionalizar, donde, como y con quién: Joint

Venture, Riesgos, Análisis del país…

3. TEMAS MONOGRÁFICOS

3.1. FRANQUICIA

Contiene: Particularidades del régimen de franquicia

3.2. EMPRESA FAMILIAR

Contiene: Particularidades de la gestión de la empresa familiar

3.3. ECOMMERCE

Contiene: Particularidades del comercio electrónico

3.4. ONG y ENL

Contiene: Particularidades de ONGs ( Organizaciones No

Gubernamentales) o ENLs (Entidades No Lucrativas)

3.5. CATÁLOGO DE WEBS RELACIONADAS

Contiene: URL de webs de las administraciones que facilitan datos

actualizados de salarios, convenios salariales, autónomos…

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3.6. FORMACIÓN:

Contiene: Ponencias o documentos de formación, de interés para la

actividad de SECOT , que no se pueden acoplar en ninguna de las

categorías anteriores

2.4 Herramienta de visualización y búsqueda


Describir la estructura y uso de la herramienta que permite localizar y visualizar

los documentos contenidos en la base de datos del Catálogo y elaborar los

catálogos específicos de las Delegaciones


El acceso al Catálogo se realiza desde la web “Secot Punto de Encuentro”.

Además, en la web de cada Delegación aparecerán enlaces directos a esta

herramienta

La página que contiene el menú presenta bloques de tres tipos de opciones:

consulta (general , buscador, por categoría) , obtención del catálogo específico y

mantenimiento del catálogo. sólo accesible al equipo de mantenimiento).

Es posible desde el menú:

Consulta de listados con el contenido general del Catálogo

Consulta de listados por áreas temáticas

Visualización de la ficha resumen de un documento concreto

Buscador de contenidos

Acceso, actualización y edición del Catálogo específico de una Delegación

Mantenimiento y actualización de la base de datos (sólo accesible al

equipo de mantenimiento)

Utilización de la herramienta

Una descripción simple del manejo de la herramienta se encuentra en el enlace:

Catálogo Introducción general

Menú de la herramienta de visualización y búsqueda

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3 Desarrollo de software

Propósito

Desarrollar lo necesario en éste campo para facilitar la gestión.

Aplicación

Se ha dispuesto un sistema de fácil utilización para la mayoría de posibles

usuarios como puede comprobarse en los documentos relacionados.


3.1.software Base datos

3.2.software Buscador

3.2.software Edición Catálogos

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3.1 Software de la Base de Datos


Describir requisitos y funcionalidad del desarrollo informático para una base de

datos de documentos del catalogo


La base de datos reunirá información sobre el título del documento, su autoría,

un resumen breve de su contenido, su clasificación temática, la aplicación

posible o recomendada del mismo, las condiciones establecidas para su

utilización por los usuarios finales y uno o más enlaces al documento completo,

con posibilidad de soportar más de una versión del mismo (PDF, PowerPoint,

Word, etc).

Por razones de economía, accesibilidad y facilidad de uso se opta por la

plataforma Google Drive (objeto de nueva revisión) para soportar la base de datos

La introducción de datos se realizará, por las personas autorizadas para ello,

mediante formularios.

Los datos introducidos darán origen a una tabla que será la fuente de datos para

las aplicaciones derivadas que intervienen en el Catálogo

Cada documento contará con un código de identificación.

Formulario

Se presenta el formulario con un ejemplo de utilización

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3.2 Software del Buscador de documentos


Describir requisitos y funcionalidad del desarrollo informático de un buscador de

documentos dentro de la base de datos del Catálogo de Servicios


El buscador debe permitir la localización y presentación de la ficha descriptiva de

un documento existente en la base de datos del Catálogo de servicios a partir de

la información del criterio de búsqueda introducido.

Debido al moderado tamaño de la base de datos los criterios de búsqueda se

limitarán a la búsqueda por área temática, elementos del título o descriptores

específicos del documento.


plataforma Google Drive para soportar el software del buscador

La introducción de datos se realizará, por los usuarios interesados, mediante

formularios.

El resultado de la búsqueda será un listado de los documentos en Catálogo que

respondan a los criterios de búsqueda establecidos. A partir del listado se podrá

visualizar la ficha del documento o acceder al documento completo desde el

enlace incluido en el listado.

Formulario


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Listado de salida

Se presenta un ejemplo del listado obtenido con el buscador

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3.3 Software de Edición de Catálogos de Delegación


Describir requisitos y funcionalidad del desarrollo informático que permita

elaborar el Catálogo de servicios específico de una Delegación a partir de la

información almacenada en la base de datos del Catálogo


El software debe permitir seleccionar a los usuarios autorizados de una

Delegación editar e imprimir el Catálogo específico de la misma que incluirá las

áreas de actividad en las que tienen capacidad de prestación de servicios y

dentro de las mismas los temas, cursos o ponencias concretos que pueden

impartir.

El Catálogo específico incluirá información de carácter general válida para

cualquier Delegación e información específica de la misma que será será

aportada por la Delegación en el momento de creación o actualización de su

Catálogo.


plataforma Google Drive ( en revisión) para soportar el software del editor de

Catálogos

La introducción de datos se realizará, por los usuarios autorizados de la

Delegación, mediante formularios.

Formulario


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(en los campos “Presentaciones (n)” se encuentran todas los documentos de la bases

de datos, siendo posible seleccionar cualquier conjunto de ellas para la confección del

Catálogo específicos de la Delegación).

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Ejemplo de Catálogo de una Delegación

Ejemplo de tabla de la base de datos del Catálogo

4 Mantenimiento del Catálogo

Propósito

Evitar que una falta de mantenimiento convierta al Proyecto en una herramienta

obsoleta al poco tiempo de su puesta en marcha.

Aplicación

Mediante la utilización de los Documentos Relacionados.


4.1.Criterio incorporación nuevos elementos

4.2.Formación de equipo de mantenimiento

4.3.Actualización de contenidos obsoletos

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4.1 Criterios de incorporación de nuevos elementos


Describir el procedimiento de incorporación de nuevos documentos con el fin de

completar y mejorar el conjunto de conferencias, charlas o cursos con los que se

inicia el Catálogo de Servicios, manteniendo al día sus contenidos.


El mantenimiento del Catálogo de Servicios se realizará de forma centralizada por

un equipo de seniors responsables de esta labor

Proceso de incorporación de un nuevo documento:

1. El Presidente de la Delegación, animará al Senior autor de cada ponencia

que haya sido impartida, en el área geográfica bajo su responsabilidad,

con éxito y bien valorada por los asistentes a la misma, para que la

comparta con toda la organización publicándola en el Catálogo de

Servicios

2. El Senior autor remite al equipo de mantenimiento la ponencia y los datos

básicos de la ficha con la que se incorporará al Catálogo

∙ Título del documento

∙ Fecha de creación

∙ Breve descripción (por defecto el título del documento)

∙ Usabilidad (permiso que da el autor: utilización tal cual, adaptación,

pero siempre citando procedencia y como actividad de SECOT)

Se escoge una de las siguientes opciones:

o Uso en versión original PDF, no modificable

o Uso en formato original, no modificable

o Uso en formato original, modificable

∙ Duración (aprox)

∙ Tipo de uso (curso o charla/ponencia)

∙ Público al que se dirige (emprendedores, estudiantes, institución

concreta…)

3. El equipo de mantenimiento da de alta la ficha en el catálogo y “sube” el

documento obteniendo el link para su consulta

Proceso de actualización de un documento ya incorporado en el catálogo

Cada documento está asignado al Senior creador. Solo este Senior y el Senior

presidente de su Delegación pueden dar la orden de actualizarlo o eliminarlo del

catálogo.

Para MODIFICAR un documento el senior autor realizará el paso 2 del

proceso de incorporación anteriormente descrito, con la información

actualizada

Para ELIMINAR un documento el senior autor enviará al equipo de

mantenimiento la petición de baja indicando el código correspondiente a la

ficha del documento en el catalogo

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4.2 Formación del Equipo de mantenimiento del

Catálogo


Describir la formación que requiere un Senior para formar parte del equipo de

mantenimiento del Catálogo de Servicios


El buen funcionamiento del Catálogo de Servicios exige que la base de datos que

lo soporta esté estandarizada y optimizada, por eso su mantenimiento se

realizará de forma centralizada por un equipo de Seniors responsables de esta

labor.

Para poder realizar esta labor, un Senior necesita:

∙ Conocer la estructura del Catálogo

∙ Conocer la finalidad de cada uno de los datos de la Ficha del documento

∙ Conocer el procedimiento para “subir” el documento a la nube

( https://drive.google.com/drive/#mydrive

)

y obtener el link para acceder desde la ficha

Además será necesario contar con un Senior con perfil de administrador del

sistema, cuya función será corregir los errores y evolucionar el software hacia

las necesidades de la organización.

Este equipo debe ser constituido con la aprobación de la Junta Directiva

4.3 Revisión de contenidos:Actualización de

contenidos obsoletos


Describir el procedimiento de revisión de documentos del Catálogo de Servicios

con el fin de mantener una biblioteca útil, con contenidos de gestión empresarial

aplicables a la situación actual.


Para conseguir que el Catálogo de Servicios sea útil a la organización, es

necesario que el contenido de los documentos sea aplicable a la situación actual

del mundo empresarial y que además esté alineado con la estrategia implantada

en SECOT

Proceso de actualización de contenidos obsoletos:

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1. Se realizará un proceso anual que revisará los documentos con fecha de

creación anterior a 3 años y que no hayan sido actualizados por sus

autores o desde la Delegación correspondiente.

2. Si el Senior del equipo de mantenimiento que revisa un documento

considera que su contenido está obsoleto o determina que no tiene la

calidad exigida para permanecer en el Catálogo, entendida tanto por su

contenido como por su capacidad didáctica, se pondrá en contacto con el

Senior autor ( o con el Presidente de la Delegación, si el autor ya no es

Senior de SECOT) para indicarle la conveniencia de su eliminación.

a. Si el Senior autor insiste en mantener el documento se pondrá en

contacto con el Presidente de la Delegación para que sea conocedor

de esta evaluación, siendo potestad del Presidente el mantenerlo o

eliminarlo del Catálogo.

b. Si el Senior autor está de acuerdo con la valoración, se procederá a

la eliminación del documento del Catálogo.

3. Si el documento permanece en el Catálogo se marcará como revisado con

un indicador.

0 Revisado, supera los controles de calidad

1 Revisado, se mantiene por decisión del Presidente de la Delegación

5 Aprobación y comunicación a delegaciones

Propósito

Presentar a la Junta Directiva el Proyecto, lograr su aprobación y la posterior

difusión entre toda la organización.

Aplicación

Presentarlo de manera que se pongan en evidencia las carencias

consuetudinarias en la mayor parte de las Delegaciones de la organización y las

soluciones que aporta éste Proyecto para incrementar las actividades y los

ingresos.


5.1.Presentación para Junta Directiva

5.2.Presentación para usuarios

5.3.Comunicación en canal corporativo

5.1 Presentación para la Junta Directiva


Describir el contenido de una presentación para comunicar a la Junta Directiva el

estado y funcionalidad del proyecto “Implantación del Catálogo de Servicios” y

los pasos a dar una vez aprobado el mismo

30


La presentación se estructura en los siguientes apartados y subapartados

Catálogo de Servicios ¿qué es?

Catálogo de Servicios ¿quién hace qué?

Catálogo de Servicios ¿qué puedo ver?

Un listado de ponencias clasificados por áreas

La Ficha de una ponencia concreta

La ponencia completa que se haya seleccionado

Un formulario para actualizar el catálogo de una Delegación

El catálogo de una Delegación impreso

Un formulario para incorporar nuevos trabajos al Catálogo (acceso

limitado)

Una guía de uso Presentación

El contenido de la presentación se encuentra disponible solicitandola al

Coordinador del Proyecto

5.2 Presentación para los usuarios


Se trata de un documento de difusión para SECOT, aprobado por la Junta

Directiva en el año 2008 y que ha sido utilizado hasta ahora por contadas

Delegaciones.

Su utilidad es facilitar a cada Delegación la presentación de lo que es y puede

ofrecer SECOT a otras Entidades por parte de los Seniors que, en ésa

Delegación, se ocupen de la necesaria labor de Relaciones Públicas, para lograr

inspirar confianza y conseguir Acuerdos o Convenios que proporcionen

ocupación para los Seniors y aportaciones económicas a la Delegación. Es un

soporte documental que, puesto al día permanentemente, es imprescindible

durante la entrevista, no solo como un “guión” descriptivo de lo que es y ofrece

SECOT, sino también como un recordatorio para la otra parte.

La materialización gráfica es sencilla y económica, basta imprimir el conjunto de

hojas que lo compongan cosiendolas o encuadernandolas, en el número de

ejemplares necesarios y en el momento en que sea necesario visitar a la

Institución o Entidad, con lo que la información siempre estará al día, no se

incurre en gastos de imprenta y no se tiran a la papelera ejemplares obsoletos.


Se compone de varias páginas en las que, en la primera se describe brevemente

el origen, la misión y las actividades generales de Secot.

Esta parte, o primera hoja, es común y está colgada en el sistema de manera que

su contenido será el mismo para todas las Delegaciones.

Su mantenimiento será a cargo de los Servicios Generales.

31

En la o las páginas siguientes aparecerán los datos y actividades

correspondientes a la Delegación de que se trate, mediante la inclusión de los

datos en una plantilla preestablecida, seguido de la oferta que ésa Delegación es

capaz de ofrecer a terceros en su ámbito territorial y en el terreno de las asesorías,

tutorías o mentoring y finalizando con oferta de charlas o cursos de formación

sobre temas de la gestión empresarial.

La Delegación deberá mantener al día los datos de la página informativa sobre

ella misma y lo referido a las capacidades de su voluntariado local.

Probablemente 2 ó tres veces al año serán suficientes.

En la parte dedicada a mencionar las charlas que la Delegación esté capacitada

para ofrecer con garantía de la calidad necesaria por contar entre sus Miembros

con Seniors conocedores de la materia a impartir, se indicarán simplemente los

títulos de las charlas o cursos.

Si la una Entidad se interesa por conocer el contenido, se imprimirá la Ficha

correspondiente y que puede hallarse en la Base de Datos. En ningún caso se

entregará el PowerPoint sin que la charla sea dada antes por uno de nuestros

Seniors.

5.3 Comunicación en los canales corporativos de

Secot Está prevista la inclusión en los canales de comunicación interna de SECOT al

objeto de la màxima difusión de la existència y de su conveniencia

6 Generación de Catálogos de Delegación

Propósito

Lograr que todas las Delegaciones utilicen el Catálogo de Servicios como

documento de presentación de SECOT a nivel provincial, con la oferta de

actividades que su colectivo de Seniors activos le permita.

Aplicación

Convencer a los Presidentes de las ventajas que les reportará y de la posible

conveniencia de que deleguen en alguno de los Seniors locales el seguimiento y

actualización del Catálogo, para su impresión y uso en cada ocasión que se

precise.

.


6.1.Elaboración formato estándar

6.2.Herramienta para la actualización información Delegación

32

6.1 Formato estándar del Catálogo


Establecer el formato común de los Catálogos específicos de las

Delegaciones y describir la forma de configurarlo para que responda a las

características concretas de una Delegación


El catálogo contiene páginas con información de carácter general que

describe las actividades que realiza Secot, páginas con estructura común pero

que integran datos específicos de una delegación y páginas que contienen las

ponencias que se ofrecen en el catálogo.

Tanto las áreas de actividad en las que la Delegación ofrece sus servicios como

las ponencias o cursos concretos que se pueden impartir son seleccionadas por

las delegaciones.

Se presenta un catálogo tipo con su máxima extensión (seleccionadas todas las

áreas de actividad; ejemplo con datos ficticios)

Existe a disposición de los interesados un modelo de catalogo tipo (solicitar al

Coordinador)

6.2 Selección de ponéncias


Filtrar la incorporación de nuevas ponencias, siendo los Objetivos:

Determinar que tienen la calidad, entendida tanto por su contenido, por su

profundidad, por su actualidad y por su capacidad didáctica, para ser

incorporadas en nuestra Base de Datos.

Sustituir ponencias anteriores sobre el mismo tema que sean prescindibles, en

función de la nueva aportación.

Completar los distintos campos de la gestión empresarial de manera que todas

las Delegaciones puedan hallar los temas que les puedan ser solicitados.

Desarrollo del documento proceso

La iniciativa surge desde las Delegaciones.

El Autor ofrece su ponencia.

El Presidente de la Delegación, verifica si la ponencia ha sido impartida en el área

geográfica bajo su responsabilidad y si lo ha sido con éxito y bien valorada por

33

los asistentes a la misma.

El Presidente de la Delegación anima al Seniorautor

a remitir la ponencia a los

responsables de mantener al día los archivos correspondientes.

(Sean los Servicios Generales o Seniors de Delegaciones responsables de ello).

Se verifica la calidad de lo recibido.

Si no mejora lo que ya se tenga de ésta materia se rechaza cortésmente.

Si lo mejora o lo complementa se remite al Seniorautor la ficha que recoge los

datos básicos de la ponencia, para su incorporación a la Ficha del Sistema

6.3 Herramientas para la actualización información Delegación

Es muy importante lograr una continuidad en este proyecto. La identificación y

recopilación de toda la información, muy dispersa, ha sido una tarea muy

laboriosa que no puede quedar defasada por el simple transcurso del tiempo.

Cada delegación debería tener un reponsable de este+a función, no solo para

actualitzar contenidos de lo existente sinó para incorporar nueva srealizaciones

que sin duda van a aparecer. Estar al dia es una necesidad para los Seniors de

Secot y debemos ser capaces de impartir nuevas actualizaciones técnicas y de

estión.

Otro capítulo es la necesaria comunicación entre delegaciones que nos van a

procurar un intercambio de experiències que van a propiciar una mayor difusión

de las mejores prácticas.

La puesta en marcha de una gran base de datos nacional va a ir en este sentido.

PROYECTO IMPLANTACION CATALOGO DE SERVICOS · Desarrollo del Proyecto El desarrollo del proyecto se...

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