PROYECTO INNOVATIONPRESENTACIÓN DE AVANCE – 17 DE MAYO 2012

D E l f O SC O N S U L T A N C Y

OBJETIVOS DEL COMITE

1) Comunicar status y avances realizados

2) Presentar definiciones pendientes para análisis y aprobación de la Gerencia General

3) Comunicar / definir próximos Pasos

CONTENIDO

I. ESTATUS DEL PROYECTO

II. ACTIVIDADES REALIZADAS

III. PRINCIPALES DEFINICIONES / PUNTOS CRÍTICOS

IV. PRÓXIMOS PASOS

LEVANTAMIENTO:- FUNCIONES- PROCESOS- ESTADÍSTICAS- CLIENTES

ANÁLISIS:- QUICK WINS- PREMISAS DE CAMBIO

I. ESTATUS DEL PROYECTO

REDISEÑO DE PROCESOS Y REORGANIZACIÓN DE ESTRUCTURA

CAPACITACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO

LEVANTAMIENTO – DIGNÓSTICO

% de Avance: 46%

% Total de Desvío: 0%

Fecha de inicio: 9/ ABRIL /2012

Fecha de Fin: 22/ JUNIO /2012

OBJETIVO GENERAL Incrementar la EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, CONTROL y SINERGIA de las empresas del Grupo, a través de una reingeniería integral de procesos con base en un modelo corporativo de servicios.

ETAPAS

SEMANAS

ACTIVID.

REDISEÑO DE PROCESOS:- REINGENIERÍA DE FLUJOS- MANUALES DE PROCEDIMIENTO- ACUERDOS DE SERVICIO

ADECUACIÓN DE ESTRUCTURA:- DEFINICIÓN FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES- MANUAL DE ESTRUCTURA

MEDICIÓN Y MONITOREO:- INDICADORES Y ESTÁNDARES- MATRIZ DE CONTROLES

- CAPACITACIÓN- AJUSTES A

MODELO- MEDICIÓN Y

SALIDA EN VIVO

II. ACTIVIDADES REALIZADAS

Validación con Gerencia la Matriz de Mejoras Rápidas, estableciendo fechas de implementación.

Planificación: Acciones e hitos para montaje de nueva estructura

Legal: Investigación figura legal

Funciones: Construcción / definición de nuevas funciones de estructura propuesta

Finanzas: Construcción modelo de negocios de nueva estructura

Otras actividades: Conceptualización del departamento de Recursos Humanos junto con las funciones.

III. PRINCIPALES DEFINICIONES

CARTA GANTT

III. PRINCIPALES DEFINICIONES

ÁMBITO LEGAL •Necesidad: Definir la Figura sobre la que se va a apalancar la nueva estructura.

OPCION 1: Constituir una nueva empresa OPCION 2: Integrar la nueva estructura a Larreautos (Carlos Larrea Palacios es

Gerente General) Elaborar nuevos contratos de trabajo en el cual haya una cláusula en la que

señale que se respetará la antigüedad de los contratos de trabajo originales. Liquidación de empleados.

Si se opta por aplicar la opción #1 los costos serían los siguientes:Honorarios: $800-1200 dólaresGastos: $500 (Nombramiento, Publicación)Nomina: $800 (Cuenta integración) o Limitada:$ 400

TOTAL APROX: $2,500 *Fuente: Lexvalor Asesoría Legal

El tiempo aproximado para la constitución es de 3-4 semanas. •Recomendación:Constituir una nueva figura legal que tenga como objeto social dar este tipo de servicios a los concesionarios del grupo.

III. PRINCIPALES DEFINICIONES

ÁMBITO RRHH

•Necesidad: Ratificar estructura / cambios de funciones del personal existente.

•Propuesta:

Jefe Administrativo y Controller

?

Gerente GeneralCarlos Larrea Palacios

Nueva Empresa

Avaluó de VehículosPor definir de Toyota

Jefe de Sistemas

Israel Pastor

Jefe de Crédito y CobranzasGina Rosas

MatriculaciónGabriela Cobo

Legal?

Jefe de RRHH

?

Auxiliar de SistemasLuis Calle

Auxiliar de Crédito y

CobranzasCristina Cabezas

Asistente de Gerencia

?

III. PRINCIPALES DEFINICIONES

ÁMBITO RRHH

•Necesidad: Aprobación de contratación de nuevo personal. Contratar perfiles de personal que no existen dentro de las estructuras actuales del Grupo Carlos Larrea.

•Propuesta:

Jefe Administrativo y Controller

?

Gerente GeneralCarlos Larrea Palacios

Nueva Empresa

Avaluó de VehículosPor definir de Toyota

Jefe de Sistemas

Israel

Jefe de Crédito y CobranzasGina Rosas

MatriculaciónGabriela Cobo

Legal?

Jefe de RRHH

?

Auxiliar de SistemasLuis Calle

Auxiliar de Crédito y

CobranzasCristina Cabezas

Asistente de Gerencia

?

• Recomendación: Recibir la aprobación de la contratación del Jefe Administrativo y

Controller para poder iniciar el proceso de implementación de la nueva estructura.

III. PRINCIPALES DEFINICIONES

ÁMBITO RRHH•Necesidad: Realizar cambios en funciones de personal de cada empresa en función de modelo. Ej:

CAJERA AMBANDINE

Debido a los cambios propuestos deberá realizar actividades de acuerdo as u cargo, ya no debe realizar al siguientes actividades

•Control de la cartera vencida •Control de matrículas y soatl•Realizar informes de cuentas por cobrar•Provisión de cuentas incobrables (debería hacer la contadora o sus auxiliares)

En adelante:•Anfitriona temporal•Guías de movilización y custodia de llaves de Test Drive

RECEPCIONISTA AUTOSCOREA (KIA)

Debido a los cambios propuestos deberá realizar actividades de acuerdo as u cargo, ya no debe realizar al siguientes actividades

•Emitir SOAT•Realizar contratos de compra y venta•Realizar documentos de crédito directo•Emitir pólizas de seguros junto con los créditos

En adelante:•Anfitriona temporal•Guías de movilización y custodia de llaves de Test Drive

III. PRINCIPALES DEFINICIONES

ÁMBITO RRHH•Necesidad: Realizar cambios en funciones de personal de cada empresa en función de modelo. Ej:

CAJA Y COBRANZADA USADOS

Debido a los cambios propuestos deberá realizar actividades de acuerdo a al cargo de cajera, ya no debe realizar al siguientes actividades

-Emitir SOAT-Realizar llamadas a clientes - gestión cobranza-Elaboración reporte de Clientes en Mora-Revisión de buro crediticio de cliente-Verificación de datos de solicitud de crédito clientes nuevos

En adelante:-Anfitriona temporal-Guías de movilización y custodia de llaves de Test Drive

III. PRINCIPALES DEFINICIONES

ÁMBITO ESPACIO FÍSICO

•Necesidad: Definir espacio físico a ser ocupado por nueva estructura•Recomendación: Utilizar las instalaciones de KIA (Autos Usados) – Alquilar local. Reutilizar mobiliario de agencia Quito (Usados) – equipos (traslado)

Gerente

General

Asistente Gerencia

Jefe de Crédito y Cobranza

Auxiliar Crédito y Cobranza

Jefe de Sistemas

Auxiliar de Matriculación

Jefe de Compra

Vehículos

ARCHIVO

Impresora Matricial

Impresora /copiadora/

scanner

Jefe Adm

inistrativo y Controlloer

Lega

l

Asistente de Recursos

Humanos, post venta

III. PRINCIPALES DEFINICIONES

ÁMBITO FINANCIERO

Necesidad: Aprobación de inversión en adecuaciones y equipos, y aprobación de modelo de negocios de la nueva estructura. ESUQEMA:

Link a cuadro Excel InversionesLink a cuadro Excel P&G

Recomendación: Aprobación de comunicación a Gerentes pata iniciar el cobro mensual de ingresos para entregarles estos servicios a los concesionarios del Grupo Carlos Larrea.

PRÓXIMOS PASOS

Quick WinsMonitoreo de Quick Wins con Gerentes (sería ideal contar con la presencia de la Gerencia General en esta reunión) Manuales

Manuales de funciones• Asesores Comerciales• Jefes de Ventas• Gerentes Comerciales

Manuales de políticas y procesos• Políticas de ventas

Definiciones importantes • Figura legal de la empresa definida• Inicio de búsqueda de Jefe Administrativo y Controller • Espacio físico para nueva estructura definido

www.delfosconsultancy.comAv. 12 de Octubre y CoruñaEdificio Urban Plaza, Piso 5

Quito - Ecuador

Making companies rethink their

business

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