PSGA_008

Cdigo: PSGA-008 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL PETROPERU S.A. - REFINERIA TALARA Versin: 02 Fecha Aprob: 08.03.05

Procedimiento de Auditorias Internas Pgina 1 de 9

Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorizacin de Petrleos del Per PETROPERU S.A.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

Cambios con respecto a la versin anterior

Se incluye el Anexo 4 Requisitos de Competencia para Auditores Internos del SGA

N DE COPIA CONTROLADA

FUNCIN RESPONSABLE DE LA COPIA

Cargo Firma Fecha

Elaborado por:

LUIS ADANAQUE R. COORDINADOR SGA

08.03.05

Revisado por:

OSCAR VERA G. REPRESENTANTE EQUIPO AMBIENTAL

08.03.05

Aprobado por:

JOSE HIDALGO Q. REPRESENTANTE ALTA DIRECCION

08.03.05


Procedimiento de Auditorias Internas Pgina de 9


1. Objetivo

Verificar que los distintos elementos del SGA sean efectivos y apropiados para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

2. Alcance El presente procedimiento se aplica a las auditorias internas realizadas en REFINERIA TALARA referidas a las actividades normadas por el SGA.

3. Referencias Seccin 4.5.4 del Manual SGA.

4. Responsables El presente procedimiento ser aplicado por:

Representante de la Alta Direccin. Auditores internos. Coordinador del SGA.

5. Definiciones y Abreviaturas Accin correctiva Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Accin preventiva Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. (Ver requisitos de Competencia en Anexo 4)

Auditor Lder Persona que dirige la auditoria. (Ver Requisitos de Competencia en Anexo 4)

Auditoria Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria.

Evidencia de la auditoria Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. No conformidad Incumplimiento de un requisito

6. Procedimiento

A. Condiciones Bsicas A.1 El SGA es auditado por lo menos una vez al ao. Segn el estado del Sistema se

mantendr o modificar la frecuencia de sus auditorias.




A.2 El COORDINADOR DEL SGA elabora el Programa Anual de Auditorias Internas del

SGA, el cual es aprobado por el REPRESENTANTE de la ALTA DIRECCION (RAD).

A.3 El REPRESENTANTE de la ALTA DIRECCION puede programar una auditoria extraordinaria no incluida en el programa anual cuando se presenten situaciones como: Introduccin de cambios sustanciales en el SISTEMA DE GESTION

AMBIENTAL, como por ejemplo, cambios en los procesos, nuevos proyectos. Sospecha que se incumple o que no se aplica eficazmente algn elemento del

sistema durante el desarrollo de las actividades.

A.4 Los auditores internos deben ser independientes del rea auditada y estarn a disposicin del Representante de la Alta Direccin, cuando sean convocados.

A.5 El responsable del rea a auditar debe: Facilitar el acceso a los documentos relevantes para la auditoria. Tomar las acciones correctivas necesarias para la solucin de las no

conformidades detectadas durante la auditoria.

A.6 Los expedientes de las auditorias internas son conservados por el COORDINADOR DEL SGA por un periodo mnimo de dos aos.

A.7 El informe final de Auditoria Interna es elaborado por el COORDINADOR DEL SGA o por la persona que este designe y utilizado en la Revisin del SGA por la Alta Direccin.

B. Planificacin de la Auditoria El COORDINADOR DEL SGA o la persona que este designe, elabora el Programa Anual de Auditorias Internas del SGA (Anexo 1), en el cual se especifica el rea a ser auditada, fecha programada, la designacin del auditor lder y su equipo de auditores (si corresponde), as como los documentos relacionados y los elementos de la norma que sern evaluados. Este documento es revisado y aprobado por el REPRESENTANTE de la DIRECCION. La copia de este programa es distribuida a todas las reas indicadas en el programa para su conocimiento y programacin de actividades.

C. Preparacin

El Auditor Lder elabora el Plan de Auditoria (Anexo 2), para la auditoria que se le ha asignado, donde se indica el auditor, el da y la hora, la persona a entrevistar, el requisito a auditar y el criterio de auditoria. Este Plan de Auditoria es comunicado con anticipacin al auditado para su conocimiento.

Para la elaboracin del Plan de Auditoria, el equipo auditor solicita al COORDINADOR DEL SGA los documentos relacionados con el alcance de la auditoria con el fin de identificar responsables y requisitos a auditar y elaborar el plan de auditoria correspondiente.

El COORDINADOR DEL SGA proporciona al equipo auditor el ltimo informe de auditoria y los registros de acciones correctivas, con el objeto de familiarizarse con las deficiencias encontradas anteriormente.




El Auditor Lder distribuye el trabajo al equipo auditor. Cada auditor prepara su Lista de Verificacin, en base de la documentacin revisada; en esta lista se identifican los puntos a verificar durante la auditoria.

D. Ejecucin

Antes de iniciar una auditoria, el Auditor Lder explica a los auditados el objetivo de la auditoria y presenta un resumen de la metodologa que utilizar.

Una vez terminada la auditoria, el equipo auditor se rene para evaluar los hallazgos y redactar las no conformidades en el formato Solicitud de Accin Correctiva (SACP- ver formato en el Procedimiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas). El Auditor Lder presenta las no conformidades al responsable del rea auditada para su aceptacin en una reunin en la cual puede estar presente el REPRESENTANTE de la ALTA DIRECCION Posteriormente el responsable del rea auditada investiga las causas de la no conformidad detectada durante la auditoria y propone la accin correctiva en el formato SACP, segn lo establecido en el Procedimiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas. Los responsables de las reas auditadas determinan en coordinacin con el REPRESENTANTE de la ALTA DIRECCION las actividades para llevar a cabo la accin correctiva en el plazo acordado.

E. Informe de Auditoria

El Auditor Lder elabora el Informe de Auditoria Interna segn formato (Anexo 3), el cual incluye:

Objetivo y alcance de la auditoria. Equipo Auditor. Resultado de la Auditoria. Relacin de Recomendaciones (elementos que a juicio del equipo auditor

deberan ser considerados por el rea auditada ya que en un futuro pueden generar una No Conformidad).

Firma del Auditor Lder. Anexos: SACP

El informe es entregado al REPRESENTANTE de la ALTA DIRECCIN y conservado por el COORDINADOR DEL SGA, quien lo archivar junto con el Programa Anual de Auditorias Internas en el File de Auditorias Internas.

Una vez finalizado el Programa Anual de Auditorias Internas, el COORDINADOR DEL SGA elabora un informe final anual sobre el resultado de estas Auditorias, el cual es presentado al REPRESENTANTE de la ALTA DIRECCIN, y puede incluir:

Evaluacin del Cumplimiento del Programa Anual de Auditorias Internas. N de No Conformidades por reas N de Observaciones N de No Conformidades abiertas y cerradas




7. Registros Programa Anual de Auditorias Internas del SGA. Plan de Auditoria. Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva. Informe de Auditoria Interna. Informe Final Anual

8. Anexos Anexo 1: Programa Anual de Auditorias Internas del SGA Anexo 2: Plan de Auditoria Anexo 3: Informe de Auditoria Interna Anexo 4: Requisitos de Competencia para Auditores Internos del SGA




ANEXO 1 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGA

Perodo: __________________

Objetivo: __________________

Alcance: ___________________

Requisitos de la norma ISO 14001 Nro. Proceso/

rea/ funcin

Auditores Lder y Equipo Auditor

Documentos relacionados Fecha

4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6

Elaborado por:

Revisado y Aprobado por:

Fecha de Aprobacin




ANEXO 2 PLAN DE AUDITORIA

Auditoria N:

Fecha:

Equipo Auditor:

Proceso / rea auditada:

Objetivo de la Auditoria:

Requisitos de la norma ISO 14001 Horario Persona a entrevistar Documentos

relacionados Auditor 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6

Elaborado por:

Fecha:




ANEXO 3

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

INFORME DE AUDITORIA INTERNA N

Fecha:

Pgina ___ de ______

1. Objetivo:

2. Alcance:

3. Equipo Auditor:

Auditor lder : Auditores:

4. Resultado de la Auditoria:

Tipo de Hallazgo Cantidad

No conformidades (Ver anexo A) Observaciones (Ver anexo B)

5. Relacin de Recomendaciones:

6. Firma del Auditor Lder:

Anexo A Relacin de No Conformidades

Anexo B Relacin de Observaciones




ANEXO 4

REQUISITOS DE COMPETENCIA PARA AUDITORES INTERNOS DEL SGA

PARAMETRO REQUISITO PARA AUDITOR REQUISITO PARA AUDITOR LDER Educacin Educacin Secundaria, Estudios

Tcnico Superior o Grado Universitario

Grado Tcnico Superior o Grado Universitario

Experiencia laboral total

5 aos de experiencia como mnimo y al menos un ao en Petroper.

5 aos de experiencia como mnimo y al menos un ao en Petroper.

Experiencia en el campo de la Gestin Ambiental

Al menos uno de los cinco aos de experiencia laboral.

Al menos uno de los cinco aos de experiencia laboral.

Conocimientos y habilidades especficos en medio ambiente

Participacin en un curso de interpretacin de la norma ISO 14001 de 8 horas de duracin como mnimo.

Participacin en un curso de interpretacin de la norma ISO 14001 de 8 horas de duracin como mnimo.

Formacin como auditor

Participacin en curso de 16 horas de formacin en auditorias del SGA ISO 14001.

Participacin en curso de 16 horas de formacin en auditorias del SGA ISO 14001.

Experiencia en auditorias

1 auditoria completa como auditor en formacin con una duracin de al menos 4 das (2 das de campo y 2 de gabinete) bajo la direccin y orientacin de un Instructor calificado o Auditor Lder

1 auditoria completa como Auditor Lder con una duracin de al menos 4 das (2 das de campo y 2 de gabinete) bajo la supervisin de un Instructor calificado o Auditor Lder.

NOTA: Se considera instructor calificado aquel que a demostrado:

Actividades de evaluacin de la conformidad en organismos de evaluacin de la conformidad.

Desarrollo de cursos de interpretacin de la norma ISO 14001 con no menos de 16 horas cada uno haciendo un total no menor a 64 horas pedaggicas.

Desarrollo de cursos de formacin de auditores de sistemas de gestin ambiental con no menos de 16 horas cada uno haciendo un total no menor a 64 horas pedaggicas

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