Publicaciones de la FAO · DE LA ORGANIZACIÓN (FDR) 13.1 Y LIBROS ELECTRÓNICOS 64 9.1 ¿Cómo...
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PUBLICACIONES DE LA FAO Estrategia y guía práctica DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA DIVISIÓN DE PUBLICACIONES (OCCP) JUNIO 2017
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PUBLICACIONES DE LA FAO
Estrategia y guía práctica DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA
DIVISIÓN DE PUBLICACIONES (OCCP)
JUNIO 2017
Las denominaciones empleadas en este producto informativo y la forma en la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO), juicio alguno sobre la condición jurídica o nivel de desarrollo de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto de la delimitación de sus fronteras o límites. La mención de empresas o productos de fabricantes en particular, estén o no patentados, no implica que la FAO los apruebe o recomiende de preferencia a otros de naturaleza similar que no se mencionan. Las opiniones expresadas en este producto informativo son las de su(s) autor(es), y no reflejan necesariamente los puntos de vista o políticas de la FAO.
1. CONCEPTOS BÁSICOS DE ESTE INFORME
Contribute effectively to achieving FAO’s Strategic
Objectives through the timely production and
dissemination of high-quality publications that cater to the
evolving needs of the Organization’s target audiences.Nuestra misiónContribuir de manera eficaz al logro de los objetivos
estratégicos de la FAO, mediante la producción y difusión de publicaciones de alta calidad, que respondan a las
necesidades de la Organización y satisfagan a la audiencia a la que van dirigidas.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
1. CONCEPTOS BÁSICOS DE ESTE INFORME 51.1 Qué, dónde, quién y cómo 51.2 Datos sobre las publicaciones de FAO 61.3 Contexto 61.4 Fortalezas y ventajas comparativas de la FAO 71.5 Estrategia de comunicación institucional de la FAO en las publicaciones 81.6 La eficacia de las publicaciones de la FAO 81.7 Audiencia 91.8 Categorías de publicaciones en el PWS 91.9 Colaborar con partners 101.10 Los temas que hacen de la FAO un referente mundial 101.11 Publicaciones: las cuatro categorías 111.12 Brochures: tres tipos 131.13 Servicios de asesoría y apoyo a las publicaciones de la FAO 13
2. CONSIDERACIONES PREVIAS 152.1 A tener en cuenta 152.2 Antes de empezar: conceptualización y planificación 162.3 ¿Por qué se está haciendo? 162.4 ¿De qué trata? 182.5 ¿A quién va dirigido? 182.6 Medio y formato 192.7 ¿Quién está involucrado? 202.8 Llegar al público destinatario 212.9 Recursos y programación 22
3. ELABORACIÓN DE CONTENIDOS 233.1 Resumen 233.2 Gestión de autores 243.3 Escritura y edición 253.4 Material ilustrativo 263.5 Examen y aprobación 263.6 Consejos y comités editoriales 283.7 Ética editorial 29
4. TÍTULO, APARTADOS PRELIMINARES Y SECCIÓN FINAL 314.1 Título 314.2 Secuencia propuesta y contenido de las páginas preliminares 32
5. PRODUCCIÓN 375.1 Gestión de proyectos 375.2 Traducción 385.3 Edición de originales 395.4 Diseño gráfico 445.5 Identidad corporativa 465.6 Disposición tipográfica (layout) o edición electrónica 485.7 Corrección de pruebas (proofreading) 495.8 ISBN e ISSN 505.9 Tarjetas QR: preguntas frecuentes 52
6. IDENTIDAD VISUAL 536.1 Introducción 536.2 Elementos visuales 54
ÍNDICE
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7. IMPRESIÓN EN LA FAO 577.1 DPR y e-DPR 577.2 Fotoimpresión (Offset) e impresión en la Sede 587.3 Archivos de impresión: características estándar 587.4 ¿Cómo reimprimir una publicación? 607.5 Almacenamiento de los archivos originales 60
8. SISTEMA DE GESTIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO RELACIONADO CON LAS PUBLICACIONES (PWS) 618.1 ¿Qué y por qué? 618.2 ¿Qué publicaciones deben incluirse en el PWS? 618.3 Versión 3.0 del PWS 628.4 Aclaraciones sobre el PWS 62
9. DEPÓSITO DE DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN (FDR) Y LIBROS ELECTRÓNICOS 649.1 ¿Cómo publicar en el depósito de documentos de la Organización? 649.2 Publicaciones digitales: libros electrónicos 64
10. GESTIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL 6610.1 Derechos de autor y condiciones de concesión de licencias 6610.2 Coedición 66
10.3 Coediciones y el PWS 6710.4 Preparación de una propuesta coeditorial 6710.5 Tras la propuesta coeditorial 6710.6 Publicación de artículos en diarios externos 6810.7 Política sobre el logotipo de la FAO 68
11. MARKETING, DIFUSIÓN Y VENTAS 6911.1 Estrategia y tácticas de marketing: definición del plan de marketing 6911.2 Marketing y difusión del flujo de trabajo 7911.3 Listas de comprobación 79
12. EVALUACIÓN 81
13. GUÍA DE ESTILO EDITORIAL DE LA FAO Y ENLACES ÚTILES 8213.1 Guía de estilo editorial de la FAO 8213.2 Enlaces 83
ANEXO 1: DIRECTRICES SOBRE LA NOTA PROMOCIONAL DE UNA PUBLICACIÓN 84
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
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1. CONCEPTOS BÁSICOS DE ESTE INFORME
1.1 QUÉ, DÓNDE, QUIÉN Y CÓMO
_______ QUÉ ESEste documento es un marco de referencia para las publicaciones de la FAO. El cumplimiento de la versión actual de la Política editorial institucional de la FAO1 es obligatorio en todas las fases del proceso de publicación desde la conceptualización hasta la difusión. La orientación que se proporciona en el presente documento se centra en los asuntos relacionados con el flujo de trabajo, la identidad visual, el contenido, la estructura y la calidad de todas las publicaciones elaboradas por la FAO, en la Sede y en las oficinas descentralizadas.
_______ DÓNDE SE APLICALa información que se presenta en este documento se basa en la Estrategia de comunicación institucional de la FAO2 y es coherente con ella. También está vinculada con la Política editorial institucional de la FAO. Los tres documentos son complementarios y se pueden consultar conjuntamente. Por último, las actividades profesionales que se abarcan en los tres documentos se basan en los objetivos estratégicos (OE)3 de la FAO y están subordinados a ellos.
_______ A QUIÉN VA DIRIGIDO Todo el personal que participe en las publicaciones de la FAO debería usar este documento y seguir las instrucciones y orientaciones en las diversas fases que abarca.
_______ CÓMO ACCEDEREste documento está disponible en versión impresa y digital. La versión electrónica (www.fao.org/publications/es/) permite el acceso virtual a todos los temas abarcados.
1 La Política editorial de 2013 está actualmente en proceso de revisión.
2 http://intranet.fao.org/fileadmin/user_upload/FAO_Communications/documents/CorporateCom.Policy_Feb2017.pdf
3 http://www.fao.org/docrep/meeting/027/mg015s.pdf
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
1.2 FUNCIONES Y DATOSLa principal función de la FAO consiste en reunir, analizar, interpretar y divulgar informaciones relativas a la nutrición, alimentación y agricultura.4 Asimismo, la FAO es responsable como Agencia de Naciones Unidas, de mejorar la enseñanza en materia de nutrición, alimentación y agricultura, y de difundir los conocimientos teóricos y prácticos relativos a la nutrición y agricultura.5 Por tanto, sus publicaciones deben atender, mayoritariamente, a un público especializado, incluidas las instituciones académicas y los órganos de decisión, e informar sobre las decisiones y el comportamiento del público general.
_______ DATOS SOBRE LAS PUBLICACIONES DE FAO • La FAO produce más de 500 publicaciones al año.
• A través del depósito de documentos de la Organización (FDR, FAO Document Repository) se puede acceder a más de 65 000 documentos en línea.
• La FAO tiene más de 2 millones de seguidores en las redes sociales.
• Anualmente, se publican más de 100 000 artículos de prensa en todo el mundo que hacen referencia a informaciones o contienen declaraciones de expertos de la FAO.
1.3 CONTEXTO
_______ INTERNOLas actividades de publicación de la FAO se rigen por las prioridades definidas en su marco estratégico. Actualmente, esas prioridades se ajustan a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y reflejan los Objetivos Estratégicos (OE) que subyacen en el centro de la labor de la FAO (enumerados en la Sección 2.3 titulada: ¿Por qué se está haciendo?).
Mediante su marco estratégico, la Organización trabaja de forma global en la Sede y en las oficinas descentralizadas, a través de los departamentos y divisiones. Esto influye, a su vez, tanto en las producciones editoriales como en el flujo de trabajo.
_______ EXTERNOLos asuntos que afectan a la agricultura y la nutrición y a las vidas de las personas rurales son cada vez más complejos. La importancia de temas transversales tales como el cambio climático y la urbanización, así como de asuntos sociales (por ej. la migración, el género y los pueblos indígenas) es cada vez más reconocida.
En la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, que promueve los 17 ODS, se ofrece un marco de desarrollo para la comunidad internacional y los colaboradores nacionales con la finalidad de abordar esos y otros desafíos globales de una manera “integrada e indivisible”.
4 En el presente documento, la agricultura abarca los sectores pesquero y forestal.
5 http://www.fao.org/3/a-mp046s.pdf
1. CONCEPTOS BÁSICOS DE ESTE INFORME
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1.4 FORTALEZAS Y VENTAJAS COMPARATIVAS DE LA FAOEl Departamento de Comunicación de FAO (OCC) y su División de Publicaciones (OCCP) han identificado las siguientes fortalezas en la marca FAO:
• FORO NEUTRAL – como agencia especializada de las Naciones Unidas, la FAO representa un foro respetado donde se debate a nivel internacional sobre una gran variedad de asuntos.
• PRESENCIA Y COBERTURA MUNDIAL – la FAO recopila datos nacionales de 197 Miembros y ofrece un conjunto de datos más exhaustivo que cualquier otra entidad no perteneciente a Naciones Unidas.
• VISIÓN GLOBAL – la FAO es la única organización internacional que abarca todos los aspectos relacionados con la seguridad alimentaria y la agricultura y, por tanto, es la única que está en posición de ofrecer una visión de 360° sobre la agricultura sostenible y la gestión de los recursos naturales.
• FIABLE Y CREÍBLE – la FAO es un centro de conocimientos y competencias a escala mundial. Es una fuente de información fiable, neutral y reconocida.
• DIRIGIDA A TODOS – la FAO asegura la distribución multilingüe de la información a través de los seis idiomas oficiales (árabe, chino, español, francés, inglés y ruso), además de otros.
• CUALIFICADA Y RECONOCIDA – en los últimos años se está viviendo un creciente interés, a nivel global, por los temas de desarrollo y medioambientales. La FAO es un organismo que atesora toda la experiencia y competencia para captar la atención de un público cada vez más interesado en estos asuntos.
Por consiguiente, y como parte de sus actividades, OCCP:
• ofrece un marco de revisión y garantía de calidad en sus publicaciones con el fin de asegurar unos niveles elevados de precisión técnica y calidad científica;
• trabaja con los departamentos técnicos desde la conceptualización para garantizar que las principales publicaciones se adaptan a sus destinatarios y se presentan de manera adecuada;
• mantiene un alto nivel en el diseño de sus productos, para asegurar que las publicaciones sean visualmente atractivas y
• garantiza que se tengan en cuenta los canales específicos para llegar a los destinatarios tanto en los países desarrollados como en vías de desarrollo.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
1.5 ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL DE LA FAO EN LAS PUBLICACIONESLos objetivos más relevantes de la Estrategia que hay que tener en cuenta en la elaboración de publicaciones son:
• Colocar a la FAO como organismo clave de Naciones Unidas para liderar la lucha contra el hambre y la malnutrición en el mundo.
• Contribuir al logro del mandato de la Organización y de sus objetivos estratégicos, así como movilizar su apoyo.
• Poner los conocimientos y la información de la FAO a disposición de sus Miembros y de todos aquellos que los requieran, y de la manera más adecuada para cada público destinatario.
• Incrementar la presencia global de la FAO en los medios de información más relevantes.
• Transmitir una identidad visual coherente y reconocible en todos sus canales de comunicación (relacionada con las normas de calidad de las Naciones Unidas).
• Vincular a la FAO con sus destinatarios a través de una comunicación transparente.
_______ MENSAJES INSTITUCIONALES EN LAS PUBLICACIONES• Las publicaciones deben centrarse en la lucha contra el hambre y la malnutrición en el mundo, así como
en la labor de la FAO para fomentar la agricultura sostenible. Además de comunicar los resultados y la repercusión de la labor de la Organización, el mensaje subyacente en las publicaciones debe ser de progreso y de cambio positivo —enfatizar las mejoras y destacar soluciones específicas para los problemas—.
• Consulte la Estrategia de comunicación institucional para obtener más información sobre los mensajes institucionales de la FAO.
1.6 LA EFICACIA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAOCon el fin de aumentar la eficacia de las publicaciones de la FAO en su contribución a los objetivos estratégicos, OCCP se está centrando en varias esferas clave:
• CALIDAD – controlar la calidad, legibilidad y presentación de las publicaciones técnicas y de interés general. La OCCP hace un seguimiento de las publicaciones a través del Sistema de gestión del flujo de trabajo relacionado con las publicaciones (PWS) desde el planteamiento hasta la publicación final. También colabora estrechamente con los departamentos técnicos con el fin de garantizar la calidad de las publicaciones de la FAO. La oficina de Clima y Recursos Naturales (DDN) tiene la responsabilidad específica de garantizar la calidad técnica y la integridad de la labor de la FAO (véase la Sección 3.5 relativa al examen y aprobación para publicar).
• ESTANDARIZACIÓN – garantizar la homogeneidad de lo que se produce en la amplia gama de publicaciones y en las diferentes categorías. OCCP está trabajando para modernizar las categorías de los productos y estandarizar las plantillas de los existentes.
• DIFUSIÓN – continuar la divulgación de los conocimientos técnicos que proporciona la FAO en los idiomas oficiales a un público destinatario consolidado, y aumentar la difusión de dichos conocimientos en formatos más accesibles al público en general y a los jóvenes.
• COMPROMISO – planificar las publicaciones de manera más efectiva para cada audiencia, respondiendo a las necesidades de los usuarios y aprovechando una estrategia de marketing y promoción que ayuda a mejorar la eficacia y el impacto de las publicaciones.
1. CONCEPTOS BÁSICOS DE ESTE INFORME
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• MARCA – fortalecer la marca FAO a través de las publicaciones.
• IMPACTO – desarrollar los indicadores y las herramientas conexas para medir el impacto de las publicaciones (y poder recabar la opinión de los usuarios).
• ACCESO – mejorar el acceso al PWS y al depósito de documentos de la Organización (FDR) así como su uso. (Actualmente se está trabajando para unificar los datos entre el PWS y el FDR con el objetivo de que sean precisos, completos y oportunos).
1.7 AUDIENCIALas publicaciones de la FAO se dirigen a tres grandes públicos, los cuales a su vez se pueden subdividir en:
• TÉCNICOS:
_ profesionales: agricultores, pescadores, forestales, etc.,
_ expertos de FAO: personal de la Sede, etc. (téngase en cuenta que este público destinatario puede encontrarse también bajo “policy makers”), e
_ investigación: científicos, instituciones académicas, etc.
• POLICY MAKERS:
_ institucional: gobiernos, autoridades políticas y organizaciones públicas,
_ asociados: donantes, líderes de opinión, ONG, organizaciones de la sociedad civil, etc.
• PÚBLICO EN GENERAL:
_ usuarios y lectores que no son técnicos;
_ gente joven (por ej. alumnos de escuela), y
_ los medios de comunicación.
1.8 CATEGORÍAS DE PUBLICACIONES EN EL PWS Los productos informativos de la FAO se clasifican en base al contenido, el ámbito de aplicación, el estilo y el público destinatario:
• Libros
_ que no forman parte de una serie (stand alone)
_ series
• Brochures (incluidos los booklets, los flyers, leaflets y fact sheets).
• Pósters, banners, infografías
• Journals, magazines
• Boletines de información (newsletters)
• CD/DVD
• Unidades de memoria USB
• Carpetas
Nota: Esta clasificación de los productos coincidirá con la de la versión actualizada del Sistema de gestión del flujo de trabajo relacionado con las publicaciones (PWS 3.0).
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
1.9 COLABORAR CON PARTNERSLa FAO trata de trabajar de manera proactiva con otros asociados con la finalidad de expandir su alcance. La Organización publica cada vez más en colaboración con:
• partners que forman parte de iniciativas técnicas conjuntas y de intercambio de conocimientos;
• editores científicos, técnicos, académicos y comerciales para aumentar la visibilidad y la cobertura de los productos informativos.
La co-publicación puede ser, del mismo modo, una forma rentable de aumentar la difusión y el impacto.
Véase la Sección 10.2 La coedición cuenta con algunos de los principales asociados de la FAO.
1.10 LOS TEMAS QUE HACEN DE LA FAO UN REFERENTE MUNDIALPara lograr sus objetivos estratégicos, la Organización comparte información mediante una amplia gama de publicaciones destinadas a aumentar la sensibilización y fomentar los conocimientos relativos a la alimentación, la agricultura, los recursos naturales y el desarrollo económico conexo.
La FAO es un referente mundial en los siguientes temas:
• Agricultura en todos sus ámbitos (por ejemplo, agricultura familiar, escuelas de campo, marcos legales para
la alimentación y agricultura, agricultura urbana)
• Biodiversidad
• Bosques
• Cambio climático (especialmente cómo impacta en la agricultura y la alimentación)
• Comunicación para el desarrollo
• Hambre cero
• Migración
• Nutrición en todos sus ámbitos
• Objetivos de Desarrollo Sostenible, Agenda 2030 de las Naciones Unidas
• Océanos y pequeños estados insulares en desarrollo (PEID)
• Paz y seguridad alimentaria
• Pesca y acuicultura
• Producción y sanidad animal
• Pueblos indígenas
• Recursos naturales
• Reducción de la pobreza rural y de la brecha de género
• Responsabilidad ambiental corporativa
• Seguridad alimentaria y nutrición
• Sostenibilidad
1. CONCEPTOS BÁSICOS DE ESTE INFORME
1.11 PUBLICACIONES: CUATRO CATEGORÍASLa identificación de la categoría de contenido es fundamental para establecer el formato/plantilla requerido para el producto informativo.
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PUBLICACIONES TÉCNICASLa FAO publica gran cantidad de publicaciones técnicas sobre distintos temas de sus áreas de trabajo. Estas publicaciones son de varios tipos y series, como se muestra a continuación.
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1. CONCEPTOS BÁSICOS DE ESTE INFORME
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1.12 BROCHURES: TRES TIPOS
FLYERS / LEAFLETS FACT SHEETS BOOKLETS
OBJETIVODifundir datos clave o mensajes cortos, normalmente en el lanzamiento de una publicación o un acontecimiento conexo.
Difundir un resumen con la información clave o los mensajes principales.
Presentar información importante y mensajes técnicos/políticos relevantes.
ESTILO
Mensaje corto y sencillo sobre un tema específico, o un anuncio, sobre todo publicitario.El lenguaje es muy claro y directo, al grano.Mezcla equilibrada entre texto y gráficos/cuadros/imágenes.
Puede contener imágenes/gráficos/datos según proceda.Puede formar parte de una colección.
Varios tipos de disposición tipográfica.Mezcla equilibrada entre imágenes importantes y cuadros/datos.Tono autoritario y lenguaje claro.
DESTINATARIOS Público específico o general.Grupos específicos como gobiernos, sociedad civil, público general y los medios de comunicación.
Gobiernos, medios de comunicación y público general.
PAGES2-4 págs. Folletos: una página a doble cara. Prospectos: plegables.
1-8 págs. 4-48 págs.
1.13 SERVICIOS DE ASESORÍA Y APOYO A LAS PUBLICACIONES DE LA FAOOCCP ofrece servicios de asesoría y apoyo a las publicaciones a todas las divisiones de la FAO, en la Sede y en las oficinas descentralizadas.
_______ NORMATIVA, ESTÁNDARES, HERRAMIENTAS Y DIRECTRICESOCCP es responsable de los procedimientos y la normativa de las publicaciones de la FAO. Establece los estándares y elabora herramientas y directrices con el fin de apoyar a las divisiones en sus actividades de publicación.
_______ DERECHOS, CONCESIÓN DE LICENCIAS Y COEDICIÓNOCCP administra los derechos de autor así como los procedimientos de concesión de licencias para todo el contenido de la FAO y todos los idiomas. Todos los acuerdos con los editores externos son negociados y firmados por OCCP, incluidos los artículos de revistas científicas.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ MARKETING, DIFUSIÓN Y VENTASOCCP es responsable del marketing, la difusión y venta de los flagships, las publicaciones high profile y las de interés general (véase la Sección 11 relativa a la comercialización, difusión y ventas). En el presente trabajo se incluyen las decisiones sobre los canales de difusión y su relación con la red mundial de distribuidores.
_______ PWSOCCP ofrece apoyo relacionado con el Sistema de gestión del flujo de trabajo relacionado con las publicaciones (PWS) a todas las partes que participan en la cadena de publicación, desde los redactores hasta los coordinadores de las divisiones y los responsables de presupuesto (véase la Sección 8). Garantía de calidad.
_______ ASEGURAR LA CALIDAD A través del PWS, OCCP hace un seguimiento de la calidad de producción de todas las publicaciones de la FAO (desde la nota de concepto hasta los archivos listos para imprimir) y examina todas las peticiones de reimpresiones de las publicaciones existentes a través del envío de peticiones de procesado de documentos (véase la Sección 7.1 titulada: DPR y e-DPR). OCCP también proporciona los job numbers, ISSN, ISBN y los códigos de barras para las publicaciones. Servicios de asesoramiento.
_______ SERVICIOS DE ASISTENCIA Bajo petición, OCCP proporciona asistencia directa a las divisiones y al personal en todas las esferas mencionadas anteriormente, y puede localizar servicios profesionales externos para todas las tareas de publicación. OCCP puede asesorar sobre las mejores prácticas en materia de publicación, incluidos los tiempos de producción óptimos, la planificación eficiente, las mejores opciones para el diseño y la impresión, el estilo interno de la FAO (FAOSTYLE [revisado en 2017]) así como otras políticas editoriales.
_______ TARJETAS QR (QR CARDS)OCCP elabora tarjetas QR en nombre de la división que así lo solicite.
Política editorial y procedimientos - [email protected]
Derechos y licencias - [email protected]
Cartas de Acuerdo (LOA) y Memorándums de Entendimiento (MOU) - [email protected]
Marketing y ventas - [email protected]
Asesoramiento al PWS - [email protected]
Control de calidad, reimpresiones, ISBNs, etc. - [email protected]
CONTACTOS OCCP
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2. CONSIDERACIONES PREVIAS2.1 A TENER EN CUENTAEn las varias fases del proceso desde la concepción hasta la evaluación, todas las personas involucradas en una publicación —redactores, editores, OCCP— deben tener en cuenta y evaluar, siempre que sea necesario, los siguientes aspectos:
1. RELEVANCIA: ¿Cuál es el valor añadido de la publicación? ¿Cubre una necesidad real? ¿Es lo que el público destinatario quiere?
2. RECEPTIVIDAD: En lugar de repetir un contenido más o menos actualizado, ¿se adapta la publicación a las necesidades cambiantes que tiene hoy el sector?
3. REQUISITO PREVIO: ¿Ha solicitado un órgano rector, técnico o estatutario de la FAO una publicación según se expresa en su respectivo informe oficial?
4. AUTENTICIDAD: ¿Es la publicación un producto original en cuanto a contenido y fruto de la labor de la FAO? Esto no impide la colaboración con asociados técnicos o la aportación procedente de una revisión por pares externa.
5. VALOR AÑADIDO: ¿En qué se diferencia esta publicación de otras sobre el mismo tema publicadas por otras organizaciones?
6. CLARIDAD: ¿Son claros los mensajes? ¿Se destacan los mensajes clave de la FAO?
7. COHERENCIA: ¿Es la publicación coherente en cuanto a contenido y mensajes y en relación con otras publicaciones de la FAO de la misma categoría?
8. PRESENCIA: ¿Dónde y cómo está disponible la publicación? ¿Cómo llegan a los destinatarios y dónde se accede a ellas?
9. COMPROMISO: ¿Está la publicación comprometida activamente con sus usuarios? ¿Qué posibilidad tiene el usuario de realizar comentarios y proporcionar sus opiniones? ¿Cómo puede este hecho mejorar la calidad técnica de las publicaciones de la FAO?
10. DISEÑO CLARO: ¿El diseño de la publicación facilita la comunicación de los mensajes? ¿Es el diseño sencillo? ¿Favorece a los usuarios? ¿El diseño tiene en cuenta al público destinatario? ¿Considera las repercusiones en cuanto a costes?
11. COSTO DE PRODUCCIÓN: ¿Cuál es el costo de producción? ¿Está el costo en consonancia con la calidad e impacto deseados? ¿Hay suficientes fondos disponibles?
12. DIFUSIÓN: ¿Cómo y dónde se difundirá el documento? ¿Quién será el responsable? ¿Será necesaria la traducción a los diferentes idiomas?
En el caso de publicaciones técnicas, consulte también el recuadro titulado “Características de las publicaciones técnicas” en la Sección 3.5 relativa al examen y aprobación.
En general, el proceso debe basarse en mejorar constantemente la forma en que trabajamos, y en cómo los departamentos y las personas dentro de la FAO trabajan conjuntamente para elaborar publicaciones de alta calidad.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
2.2 ANTES DE EMPEZAR: CONCEPTUALIZACIÓN Y PLANIFICACIÓNConceptualice y planifique su publicación de manera efectiva:
1. Lleve a cabo un análisis detallado de sus justificaciones y requerimientos antes de comenzar con su preparación.
2. Determine si será una publicación formal o un documento (ver las indicaciones proporcionadas en PWS).
3. Considere cómo la publicación contribuirá a cumplir los objetivos estratégicos de la FAO, y cuáles.
4. Defina los objetivos de la publicación en función de las prioridades, las necesidades de la audiencia objetiva, y el tiempo y los recursos disponibles.
Una planificación satisfactoria de la publicación implica pensar en:
• por qué se está haciendo: objetivos, relevancia y valor añadido;
• de qué trata: tema, contenido y estructura;
• a quién va dirigido: público, idioma y ubicación;
• qué forma tendrá: medio y formato;
• quién estará involucrado: asociados (coediciones); funciones y responsabilidades dentro y fuera de la FAO;
• cómo se difundirá y promocionará;
• cuánto costará, si es rentable en relación con sus objetivos y de dónde procederán los recursos, y
• cómo evaluar los resultados del esfuerzo.
2.3 ¿POR QUÉ SE ESTÁ HACIENDO?La edición es una actividad a menudo compleja y que requiere gran cantidad de recursos. Antes de empezar, piense detenidamente en los propósitos relacionados con los objetivos estratégicos de la Organización. ¿Qué contribución aportará este producto? ¿Por qué es especial o único? ¿Podría abordarse de manera diferente?
_______ OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA FAOLos objetivos estratégicos (OE) de la Organización son:
• OE 1 – Contribuir a la erradicación del hambre, la inseguridad alimentaria y la malnutrición.
• OE 2 – Hacer que la agricultura, la actividad forestal y la pesca sean más productivas y sostenibles.
• OE 3 – Reducir la pobreza rural.
• OE 4 – Propiciar sistemas agrícolas y alimentarios más inclusivos y eficientes.
• OE 5 – Incrementar la resiliencia de los medios de vida ante las amenazas y crisis.
Además de los cinco OE, hay un sexto OE que se basa en asegurar la calidad e integridad de la labor esencial técnica, normativa y de establecimiento de normas de la FAO, incluidas estadísticas, y los temas transversales relativos al género, la gobernanza y la nutrición.
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2. CONSIDERACIONES PREVIAS
Todas las actividades laborales deben contribuir a la consecución de los OE, y las publicaciones no son una excepción. Por ello, no deben asignarse recursos a las publicaciones propuestas que no favorezcan este fin. Se deben determinar qué OE y realizaciones ayudará a lograr la publicación propuesta.
_______ OBJETIVOS PROGRAMÁTICOSLos objetivos definidos en su programa de trabajo incluyen tanto objetivos generales como objetivos más específicos. Pueden incluir:
• la notificación de las decisiones de los responsables de la formulación de políticas, y
• el cambio en el comportamiento o las prácticas específicas.
_______ NECESIDADES DEL PÚBLICO DESTINATARIO• ¿Ha identificado una necesidad específica y el público destinatario de los conocimientos que tiene previsto
compartir?
• ¿Ha expresado el público destinatario alguna necesidad o voluntad?
• ¿Pretende expandir el público existente?
Para obtener más información, véase la Sección 2.5 titulada ¿A quién va dirigido? y la Sección 2.6 relativa al medio y el formato.
_______ OBJETIVOS COMUNICATIVOS¿Su proyecto contribuirá, por ejemplo, a:
• el fomento de la capacidad en los países en desarrollo?;
• el aumento de la sensibilización sobre su programa o la Organización?;
• la generación de apoyo para su programa o la Organización (defensa y promoción)?, y
• la creación de redes?
_______ PRODUCTOS COMPLEMENTARIOS O COMPETITIVOSExamine la documentación existente, elaborada por la FAO y fuera de la Organización. En su examen se informará sobre las decisiones relativas al contenido y la elección de las series (si existen).
Asegúrese de que su producto no duplica o reproduce gran parte de un producto ya existente. Compruebe si hay otros productos (previstos o existentes) de los que se beneficiarían los usuarios en combinación con los suyos. A tal fin:
• Consulte el PWS para comprobar las publicaciones que están en curso.
• Póngase en contacto con [email protected] para obtener asistencia relativa al examen de la documentación existente.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
2.4 ¿DE QUÉ TRATA?Describa la publicación, mediante la definición de los principales temas así como de su estructura. Incluya sus “puntos de fuertes” exclusivos.
En esta fase trate de explicar el contenido lo más claro posible. Tenga en cuenta que este primer ejercicio no es ni un resumen ni una sinopsis para la portada: tanto uno como otra deberán esbozarse como parte del plan de marketing del producto.
2.5 ¿A QUIÉN VA DIRIGIDO?No hay un producto único. Establezca el estilo, el nivel y el formato para un único público principal. Tenga en cuenta la zona geográfica en la que se va a publicar, los idiomas hablados, el nivel educativo, el acceso a los materiales de lectura/medios de comunicación (incluido Internet) y el tiempo disponible. Toda esta información es necesaria para determinar el contenido, el formato, el medio y los canales de difusión.
_______ PÚBLICO DESTINATARIOEspecifique el público destinatario principal para cada publicación, e intente también determinar y cuantificar todos los públicos secundarios relevantes.
_______ CÁLCULO ESTIMADO DE LA DIMENSIÓN DE LA AUDIENCIAEn las esferas de trabajo de la FAO, el público destinatario principal para un producto específico puede ser bastante pequeño; a modo de comparación, la tirada de impresión de una publicación parecida expedida por una importante editora científica o técnica comercial puede ser solo de algunos centenares de copias.
_______ NIVEL DE LENGUAJEAdapte el nivel del lenguaje para asegurar que, desde la perspectiva de los usuarios, su producto:
• no es demasiado complejo (y confuso) o básico (y aburrido);
• se considera útil y, por tanto, se utilizará y difundirá.
Los idiomas oficiales de la FAO son árabe, chino, español, francés, inglés y ruso. Estos idiomas son también idiomas vehiculares para las traducciones a las lenguas locales. La mayoría de las publicaciones se deben elaborar en varios idiomas con el fin de llegar a los destinatarios de manera efectiva. Las decisiones tomadas en cuanto al número y calendario de las ediciones en los distintos idiomas repercutirán en las necesidades de recursos y en la repercusión final. Dependiendo del público destinatario, también pueden considerarse apropiados otros idiomas.
Identifique la distribución geográfica de este público destinatario principal: mundial, regional o incluso de un país determinado.
_______ CONTEXTO DE LA AUDIENCIA¿Su producto es:
• culturalmente adecuado? (Las mujeres que asisten a talleres en zonas rurales posiblemente tengan que recorrer un largo camino para volver a casa y cuidar de sus hijos). En este sentido, adapte la extensión y el peso de los materiales didácticos en consecuencia.
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2. CONSIDERACIONES PREVIAS
• tecnológicamente adecuado? (Una unidad de memoria USB carece de utilidad si los usuarios previstos no tienen un ordenador).
• científica y técnicamente adecuado? (Una lista de especies vegetales en un manual elaborado para una región deberá modificarse si el manual se produce posteriormente para otra región).
• sensible a las cuestiones de género en cuanto al idioma, el contenido y las imágenes?
2.6 MEDIO Y FORMATOEspecifique los objetivos, el contenido y el público de su publicación antes de decidir el medio y el formato.
_______ MEDIOEn el momento de elegir el canal de su publicación, tenga en cuenta la variedad de medios que tiene la FAO, a saber:
• publicaciones electrónicas disponibles en línea (por ej. PDF, libros electrónicos, etc.);
• publicaciones disponibles a través de los medios habituales (por ej. impresas);
• CD-ROM o unidad de memoria USB;
• páginas web especializadas;
• intercambios informales de comunicación cara a cara y a través de las redes sociales;
• reuniones y consultas oficiales y oficiosas;
• talleres y seminarios, y
• libros de texto y módulos de autoaprendizaje.
— Edición en InternetTodas las publicaciones de la FAO están disponibles en línea de manera gratuita en el depósito de documentos de la Organización (FAO Document Repository), pero también se puede disponer de una versión impresa.
No tome una decisión teniendo en cuenta únicamente la cuestión económica. Analice si el público destinatario tiene la posibilidad de recibir los materiales. Si los usuarios no tienen acceso a la Web o los materiales son para uso práctico, la publicación únicamente electrónica no será efectiva.
Asegúrese de que el tamaño del archivo no es demasiado grande; puede que los usuarios solo tengan acceso a Internet con una línea con poco ancho de banda.
No dé por sentado que el usuario puede imprimir o imprimirá localmente una versión electrónica. Esto supondría que los gastos de impresión pasarían de la FAO al usuario final, con lo que obtendría un producto de calidad inferior.
_______ FORMATO Y EXTENSIÓNSeleccione el formato (o formatos) de la publicación propuesta. En el caso de una publicación basada en texto, calcule el número total de palabras y enumere y especifique el tipo de materiales ilustrativos. Durante el proceso de elaboración del contenido, posiblemente deba ajustar los cálculos iniciales.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ COLOREn las publicaciones técnicas sin fotografías, utilice exclusivamente el negro, a ser posible. La mayoría de las publicaciones científicas, académicas y técnicas elaboradas en papel no necesitan ningún otro color para conseguir que su contenido sea fácilmente accesible para el público destinatario. Un simple vistazo a publicaciones similares emitidas por las principales editoriales publicitarias lo corroborarán. Tenga en cuenta que el uso de dos colores en lugar de cuatro disminuirá los costes de diseño e impresión (en el caso de la fotoimpresión).
2.7 ¿QUIÉN ESTÁ INVOLUCRADO?La división técnica de origen es la responsable principal de la planificación de sus publicaciones. OCC ofrece apoyo editorial y garantía de calidad de la producción, a través de sus directrices, herramientas, ejemplos de mejores prácticas y, en caso necesario, de ayuda directa.
_______ LA DIVISIÓN TÉCNICALa división técnica es la responsable de planificar el proyecto y de llevarlo a cabo a través del ciclo editorial. La aprobación y autorización internas del manuscrito (y del presupuesto) también son responsabilidad de la división técnica de origen.
_______ OCCPComo parte de su función basada en ofrecer “garantía de calidad”, OCCP evalúa el proyecto inicial introducido en el PWS (se hace en el paso 3, “Nota de concepto” (concept note); y ofrece asesoramiento en caso necesario.
OCCP también lleva a cabo un proceso de garantía de calidad a través del PWS en los pasos 8 y 11.
_______ PARTNERS EN LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOSConsidere quién podría contribuir al proceso de elaboración, producción, toma de decisiones, examen y autorización de contenidos de su publicación.
Dada la naturaleza interdisciplinaria de la labor de la FAO, un partner puede ser la mejor vía para elaborar el contenido. Compruebe si hay otros partners internos (otras dependencias en la FAO) y/o asociados externos que puedan contribuir. La introducción de esta información en el PWS es obligatoria en el paso 1.
Para obtener más información, véase la Sección 10 sobre la gestión de la propiedad intelectual.
________PROVEEDORES EXTERNOS DE SERVICIOS EDITORIALES Y DE PRODUCCIÓNLa elaboración de una publicación técnica requiere, a menudo, el uso de servicios externos para tareas tales como:
• redacción/reescritura;
• edición técnica;
• edición de originales;
• corrección de pruebas;
• diseño;
• disposición tipográfica;
21
2. CONSIDERACIONES PREVIAS
• ilustración;
• traducción, y
• gestión de proyectos.
OCCP está continuamente aumentando su lista de proveedores en todos los idiomas oficiales y puede ayudarle a seleccionar los proveedores de servicio (individuales y empresas comerciales) así como a definir los regímenes contractuales.
Los honorarios que se pagan a los proveedores de servicios externos deben ser proporcionales al nivel del servicio requerido. Deben reflejar la cantidad y complejidad del trabajo así como la competencia requerida de un proveedor de servicios. Para obtener orientación sobre las tarifas medias para los servicios de edición, contacte con la OCCP a través de la dirección de correo electrónico siguiente: [email protected].
Con el fin de evitar malentendidos y disputas en una etapa posterior del proceso, las partes involucradas deben acordar todos los servicios que serán prestados. Dichos servicios deben estar claramente establecidos por escrito en el acuerdo de servicios antes de que los proveedores empiecen el trabajo.
2.8 LLEGAR AL PÚBLICO DESTINATARIOEn el momento de planificar su publicación, piense en cómo se va a difundir y cómo atraerá la atención de posibles usuarios (véase Sección 11 titulada: marketing, difusión y ventas).
Recuerde que si bien imprimir o publicar en la Web supone el final del proceso de producción, también significa el comienzo de la publicación, ya que se dará a conocer en el mundo exterior. No basta únicamente con elaborar una publicación y esperar a que los lectores la encuentren. Debe llegar a su público destinatario e informarles de que tiene algo nuevo para ellos.
Debería crear al menos un plan de marketing básico mucho antes de la fecha efectiva de la publicación.
El momento adecuado sería introducir el plan de marketing en el PWS en la fase 1. Para obtener ayuda, contacte con la OCCP en la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected].
_______ CREACIÓN DE UNA LISTA DE DIFUSIÓN/MARKETING PARA CADA PUBLICACIÓN
Para su publicación, elabore una lista con datos de contacto completos y actualizados sobre el público destinatario clave, tanto principal como secundario. Esta lista puede servir para enviar una copia gratuita del producto impreso y/o notificar al público destinatario que existe el producto electrónico. También facilitará la evaluación de la repercusión del producto. Determine las preferencias del idioma con el fin de hacer posible la distribución y comercialización específicas.
Evite la distribución excesiva de copias gratuitas de los productos impresos al margen del público destinatario clave.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ DETERMINE LOS EVENTOS IMPORTANTESLa fecha de publicación que ha elegido (y que ha indicado en el PWS) es acontecimiento clave para su distribución/promoción. Piense en intentar lanzar su producto en un acto específico. Determine otros eventos importantes, por ej. conferencias (en la FAO o fuera de ella), en los cuales pueda distribuir o promocionar su producto. Compruebe los siguientes enlaces:
• Calendario de reuniones de la FAO
• Calendario de comunicaciones de la OCC
• Calendario del portal para los Miembros de la FAO
• cualquier calendario de actos importantes de las divisiones y/o departamentos.
_______ USO DE LAS REDES SOCIALESLas redes sociales y los canales basados en la Web ofrecen una oportunidad excelente para aumentar la sensibilización sobre las publicaciones de la FAO en las comunidades destinatarias. Indique en el PWS (“Notas” en el cuadro de texto) cómo planea utilizar sus redes. No obstante, no abra nuevas cuentas de redes sociales de la FAO. Véanse las orientaciones sobre las redes sociales de la FAO.
Para el lanzamiento de las publicaciones clave, contacte con el equipo de redes sociales ([email protected]) para planificar una estrategia de comercialización digital.
2.9 RECURSOS Y PROGRAMACIÓNRealice un análisis cuidadoso de los recursos humanos y presupuestarios necesarios para llevar a cabo el proyecto en el tiempo establecido. Una programación deficiente puede derivar en costes adicionales, retrasos y, a veces, incluso en el abandono de un proyecto.
_______ CALENDARIOElabore un calendario que abarque todos los pasos del proceso de elaboración y producción, con períodos de tiempo y costes realistas para cada uno de ellos. Tanto los servicios internos (por ej. la División de Traducción y Documentación [CPAM]) como los contratistas externos (por ej. escritores, editores de originales y diseñadores) deben planificar sus compromisos laborales por adelantado. Finalice el calendario cuando todas las personas involucradas hayan confirmado su disponibilidad y la posibilidad de cumplir los plazos límite. Recuerde reservar algún tiempo como “margen de seguridad” ante posibles imprevistos o retrasos.
_______ RECURSOSEntre los factores que determinarán sus necesidades en cuanto a recursos se refiere se encuentran los siguientes:
• cómo de flexible o ajustado es su calendario;
• la calidad inicial del contenido y el trabajo posterior necesario;
• los factores del diseño vinculados a la visibilidad del producto para la Organización, y
• el ámbito de aplicación de su difusión.
Tenga en cuenta que la distribución al público destinatario clave (o destinatarios) corre al cargo de la dependencia de origen.
23
3. ELABORACIÓN DE CONTENIDOS
3.1 RESUMENLa transformación de ideas en contenido conlleva una tarea práctica pero al mismo tiempo una gestión de recursos humanos y financieros. El propósito es respetar las decisiones, los objetivos y el presupuesto establecidos durante la fase de planificación, aunque serán necesarios ciertos ajustes. El contenido debe finalizarse y establecerse en las fases adecuadas en el PWS antes de pasar a la fase de producción.
En esta fase se abarca:
• la selección, información y gestión del autor (o autores);
• la edición del trabajo, en cuanto a estructura y contenido, o conseguir a un editor que lo haga;
• la identificación de cualquier material de apoyo necesario y la solicitud para su uso, si es preciso;
• la organización del examen y autorización del trabajo, mediante la asignación de plazos límite tanto en el examen interno como externo, y
• la resolución de cualquier problema ético como, por ejemplo, la reutilización inapropiada de material o el conflicto de intereses.
Recuerde:
• Siga minuciosamente el trabajo del autor para asegurar un producto de alta calidad y puntual.
• Empiece en este momento sus actividades de marketing si no las ha empezado todavía.
• Si necesita cambiar el título de la publicación, hágalo antes de empezar con las actividades de comunicación (véase la Sección 4.1 relativa al título). Actualice el título de la publicación en el PWS para que éste quede registrado de acuerdo con la publicación real.
Una vez que la publicación haya sido aprobada, no haga cambios importantes. Aparte de ocasionar problemas de validación, los cambios de última hora aumentan los costes y la posibilidad de errores en los trabajos realizados en varios idiomas.
_______ FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
• Coordinador editorial: trabaja en la planificación y elaboración del trabajo; establece el contenido y la estructura generales; se coordina con los autores; posiblemente sea el responsable de la gestión de proyectos editoriales o designe a un coordinador.
• Project manager: es el responsable del seguimiento a través de todo el proceso editorial en uno o más idiomas; también puede estar involucrado en la gestión de autores y en la elaboración de contenidos.
• Autor: redacta el contenido original.
• Revisión por experto (peer reviewer): proporciona una opinión sobre la validez del contenido técnico del trabajo.
• Editor del manuscrito: lleva a cabo un importante servicio de edición (reescritura y edición de la estructura y precisión del contenido).
• Editor de originales (copy editor) (véase la Sección 5.3 sobre la edición de originales): comprueba que el manuscrito cumple con las normas de coherencia y estilo de la FAO (http://www.fao.org/3/a-ac339s.pdf).
• Corrector de pruebas (véase la Sección 5.7 relativa a la corrección de pruebas): comprueba los errores relacionados con la composición tipográfica o la omisión durante la edición de originales.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
3.2 GESTIÓN DE AUTORESEn base a sus objetivos y medios disponibles, posiblemente necesite trabajar con expertos técnicos, investigadores júnior, y/o profesionales de la comunicación. Proporcione un resumen detallado y haga un seguimiento del trabajo a medida que avanza.
_______ SELECCIÓN DE UN AUTORAntes de contratar a un autor/escritor, pida referencias de sus empleos anteriores, tanto en trabajos en la FAO como fuera de la Organización. Compruebe el registro de publicaciones del autor, la cobertura en los medios y su perfil en las redes sociales. Un autor famoso puede que no sea, en principio, una garantía de calidad, pero sin duda puede ser una ventaja valiosa en el momento de difundir la publicación. Examine detenidamente el primer capítulo antes de proceder.
_______ BRIEFINGProporcione unos términos de referencia detallados, tanto si el autor es externo como interno, que incluyan:
• la estructura y los principales puntos que debe abarcar;
• la extensión aproximada, y
• el nivel del idioma adecuado al público destinatario.
_______ SEGUIMIENTO DE LOS AUTORES Y ESTABLECIMIENTO DE PLAZOS LÍMITESiga a su autor de manera periódica con el fin de:
• evitar importantes discrepancias entre los términos de referencia y el trabajo completado;
• asegurar el envío a tiempo del borrador final y los pasos posteriores, y
• resolver cualquier asunto pendiente antes de enviar el manuscrito para su examen.
_______ AUTORÍA Y ATRIBUCIÓNEl autor es alguien que ha contribuido de manera significativa al trabajo. En términos generales, el autor, editor o contribuidor es alguien que:
• ha esbozado el esquema y el contenido principal que debe abarcar;
• ha redactado una parte importante del texto, y/o
• ha cambiado o estructurado el contenido de manera substancial (por ej. como editor técnico).
Los autores y editores técnicos, ya sean miembros del personal o no, pueden estar acreditados como tal en función de la categoría de la publicación en cuestión. Para obtener mayor orientación, véase la tabla en la Sección 1.11 sobre los libros.
Los nombres de los autores y los editores técnicos pueden aparecer en las primeras páginas (title page), pero no en la portada, excepto en el caso de ciertas coediciones cuando así lo requiera el coeditor. Otros tipos de contribuciones se pueden incluir en la sección reservada a los Agradecimientos. Para obtener más información sobre la autoría, véase la Sección 3.7 relativa a la ética editorial.
Para obtener orientación sobre citas en las referencias y bibliografías, véase la versión actualizada de la Guía de estilo editorial de la FAO (revisada en 2017).
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3. ELABORACIÓN DE CONTENIDOS
_______ DERECHOS DE AUTORLa FAO posee los derechos de autor de todos los trabajos elaborados por el personal, consultores contratados u otros proveedores de servicios (véase la Sección 10 sobre la gestión de la propiedad intelectual).
3.3 ESCRITURA Y EDICIÓNLa escritura y la edición sustantiva requieren competencias y experiencia específicas, y no solo un buen conocimiento del idioma. Asegúrese de que la combinación de conocimientos generales se adapta a sus necesidades.
_______ REDACCIÓN DEL CONTENIDOTrabaje con su autor en los siguientes aspectos:
• el primer borrador, para estructurar y equilibrar el contenido y evitar la repetición;
• el nivel del idioma, adecuado para el público destinatario, el flujo de trabajo y la legibilidad, y;
• el uso de un idioma neutro en cuanto al género y políticamente sensible.
Asesore a su autor para que utilice la Guía de estilo editorial de la FAO (FAOSTYLE), sobre todo en lo que respecta a las referencias. Si no se hace de manera adecuada desde el principio, requerirá mucho tiempo enmendarlo. La Guía de estilo editorial de la FAO brinda orientación sobre cómo usar las herramientas de gestión de referencias en el caso de las citas.
_______ REVISIÓN DEL BORRADOR DEL MANUSCRITOEl autor debe enviar un producto que cumpla con los términos de referencia establecidos en un principio. Devuelva el borrador si no está de acuerdo con el contenido, la presentación o la estructura, o si considera que necesita mejorarse. Cuando revise el manuscrito:
• Compruebe el contenido sensible. Este comprende, aunque no exclusivamente, asuntos que sean políticamente contenciosos o que incluyan consideraciones culturales, de género, religiosas y étnicas. Las fotografías y los mapas pueden considerarse elementos sensibles (véase la Sección 3.4 sobre el material ilustrativo). En caso necesario, contacte con OCCP, la Base de datos terminológicos de la FAO (FAOTERM) o la Base de datos sobre las legislaciones nacionales y acuerdos internacionales relativos a agricultura, alimentación recursos naturales renovables —incluyendo pesca, bosques y aguas— (FAOLEX). Señale todo lo que sea sensible en el momento de solicitar la autorización.
• Compruebe que el contenido sea original, o que su extracción, presentación y referencias sean las adecuadas en el caso de cualquier material relativo a terceras partes (véase la Sección 3.7 acerca de la ética editorial).
• Compruebe los datos y cifras. La comprobación de los datos es importante. Los redactores tienen la responsabilidad de garantizar la precisión de sus publicaciones. Los especialistas colegiados también deben comprobar los datos clave. Generalmente, el planteamiento colegiado funciona bien, por ejemplo, las divisiones pueden establecer consejos editoriales para las publicaciones importantes. En los contratos de los editores técnicos, la comprobación de datos también puede especificarse como tarea incluida en los términos de referencia. En las publicaciones técnicas, muchos datos tendrán que proceder de una fuente fidedigna.
• Compruebe que las referencias bibliográficas son precisas, están completas y cumplen con la Guía de estilo editorial de la FAO.
• Asegúrese de que la presentación del texto mecanografiado sea estándar.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ EDICIÓN SUSTANTIVALa edición sustantiva no es lo mismo que la edición de originales, aunque pueden solaparse en parte. La edición sustantiva puede conllevar la reorganización completa o parcial y la reescritura del contenido con la finalidad de:
• mejorar la estructura, el argumento y la presentación de los hechos;
• evitar redundancias;
• potenciar la capacidad de los mensajes clave, y
• garantizar el equilibrio entre las diferentes partes que componen el producto completo.
La edición sustantiva es responsabilidad de la dependencia de origen.
_______ EDICIÓN TÉCNICAEl editor técnico garantiza la precisión técnica del trabajo. La edición técnica puede realizarse internamente o mediante la contratación externa.
_______ EDICIÓN DE ORIGINALESEl informe del editor de originales sirve para mejorar el estilo, el flujo y la legibilidad sin afectar al contenido, y para aclarar todo lenguaje ambiguo o confuso en consulta con el autor (véase la Sección 5.3 relativa a la edición de originales).
3.4 MATERIAL ILUSTRATIVOLa selección de fotografías adecuadas (véase la Sección 6.2 sobre los elementos visuales) y otro material ilustrativo, y la obtención de permisos para su uso, requiere mucho tiempo.
Decida lo que necesita lo antes posible. Considere si lo necesitará para las versiones en otros idiomas, formatos, medios, materiales conexos de promoción o para otros usos.
Tenga en cuenta que el material ilustrativo como mapas, infografías y fotografías necesitarán la autorización adecuada de la dependencia solicitante, del Subdirector General (ADG) o de la Oficina del Director General (ODG), según proceda.
3.5 EXAMEN Y APROBACIÓN_______ GARANTÍA DE LA CALIDAD TÉCNICALa oficina de Clima y Recursos Naturales (DDN) es responsable de garantizar la calidad técnica de acuerdo con el objetivo estratégico 6.1. Se está elaborando un mecanismo técnico de garantía de la calidad que se aplicará a todos los productos y servicios de conocimientos en todas las unidades y lugares de destino.
El recuadro que se muestra a continuación resume las características recomendables que deben contemplar las publicaciones técnicas.
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3. ELABORACIÓN DE CONTENIDOS
_______ CARACTERÍSTICAS DE LAS PUBLICACIONES TÉCNICAS
• DEFINICIÓN CLARA del público destinatario y el ámbito de aplicación.
• DETERMINACIÓN EXACTA DEL TÍTULO y la fecha de publicación.
• PUNTUALIDAD DE LA INFORMACIÓN y previsto "período de validez" adecuado para el tipo de publicación.
• AMPLIA COBERTURA de la información disponible, por ejemplo, información imparcial y completa, que incluya todas las referencias.
• CONOCIMIENTO ADICIONAL SIGNIFICATIVO y comprensión del tema en cuestión.
• TÉCNICAMENTE SÓLIDAS.
• RESUMEN CLARO DE LA INFORMACIÓN con una metodología bien descrita y conclusiones que se vean respaldadas por el material que se presenta.
• ESCRITAS DE MANERA ADECUADA y en conformidad con las normas, la terminología y el estilo interno de la FAO.
• CONOCIMIENTO PROFUNDO de los colaboradores con respecto a los derechos de autor, incluidas las imágenes.
• CUADROS Y FIGURAS BIEN DISEÑADAS que añadan información al texto (que no sean una mera repetición del mismo).
• INCLUSIÓN DE UN RESUMEN informativo, de una longitud apropiada.
• EXAMINADAS (cuando proceda, por especialistas colegiados externos) y aprobadas (por ej. por la ODG, ADG, DDN, la división en cuestión).
• ESTRATEGIA DE MARKETING y difusión precisas.
• BUENA RECEPCIÓN por parte del público destinatario.
_______ VALIDACIÓN – EXAMEN Y APROBACIÓNLa edición no consiste simplemente en publicar información. La validación de los contenidos es un criterio fundamental para la publicación. Los procesos de validación para una publicación pueden incluir aprobaciones internas, un proceso de examen, consejos editoriales y diferentes tipos de pruebas.
_______ CLARIFICACIÓN DEL PROCESO DE EXAMEN Y APROBACIÓNConsulte con el director de su división, el experto en edición de la división o el coordinador de publicaciones la división del PWS con el fin de entender qué tipos de examen y niveles de aprobación son necesarios para su publicación. Diseñe el proceso de examen en la fase de planificación, compruebe la disponibilidad de los especialistas y contacte con ellos rápidamente. Tenga en cuenta que, en general:
• La publicación de nuevos resultados requiere una revisión por pares, mientras que la introducción general al tema posiblemente no.
• Como medida de garantía de calidad, los flagships deben incluir un apartado sobre metodología en el que se describe el proceso preparatorio y de examen que se ha seguido.
• Este proceso afecta normalmente al trabajo en curso. Posiblemente los documentos en cuestión solo necesiten un examen interno, debido a que ya fueron previamente examinados durante el proceso de selección para el acto en el que fueron presentados.
• Los manuales de capacitación y otros materiales didácticos necesitan la comprobación del usuario además de la validación del propio contenido.
• Las publicaciones de la Web y otras publicaciones basadas en la tecnología requieren un control de rendimiento y funcionalidad como parte de su proceso de validación.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ REVISIÓN POR PARES (PEER REVIEW)La revisión por pares es fundamental para la publicación de los resultados de la investigación, y también puede usarse para otros tipos de publicación. A los especialistas en su área específica se les pide que den su opinión sobre la validez de lo que se va a publicar. Deberían hacer comentarios sobre:
• la originalidad del contenido y la solidez de los datos científicos;
• la estructura y la presentación lógicas del contenido, y
• la citación adecuada de publicaciones previas sobre el mismo tema.
Conserve y actualice de manera periódica (al menos anualmente) una lista de expertos (tanto dentro como fuera de la FAO). A su vez, esté preparado para estar disponible como especialista colegiado en su ámbito de especialidad.
Tenga en cuenta que los especialistas colegiados deben ser imparciales y, normalmente, no reciben remuneración. En términos generales, sus nombres no se comunican a los autores (revisión por pares a ciegas) y, en algunos casos, puede optar por una revisión por pares de doble ciego, por ejemplo en el que los nombres de los autores son también ocultados.
Para debatir sobre la revisión por pares y algunas directrices generales, véase:
• Revisión por pares en Elsevier
• “Revisión por pares en resumen” del Centro Científico Audiovisual (Science Media Centre)
• Informe sobre la revisión por pares de Sense about Science
Para facilitar la revisión por pares, quizás desee utilizar el formulario estándar (contacte con OCCP en [email protected]).
3.6 CONSEJOS Y COMITÉS EDITORIALESEn la actualidad existe una serie de consejos y comités editoriales en diferentes niveles de la Organización. En cuanto a los procesos editoriales de la división, a mediados de 2016, seis tenían un consejo editorial, para todos o para una serie de publicaciones.
Tres divisiones estaban realizando una revisión por pares del contenido, y cinco divisiones consideraban que el plagio era un problema (ver Sección 3.7 Ética editorial). Dichos consejos internos consideran una amplitud de cuestiones, a saber:
• cumplimiento con el plan editorial de la división;
• relevancia a prioridades programáticas;
• contexto editorial más amplio (a nivel de la división, del departamento o de la Organización), y
• contenido y calidad editorial.
Compruebe si su publicación debe someterse a dicho consejo y, si es su caso, consulte los procedimientos de presentación y el calendario.
También puede establecerse un consejo editorial para un proyecto específico con el fin de garantizar la calidad y la objetividad. Los términos de referencia para un consejo editorial deben incluir:
• funciones y procesos (qué se espera evaluar, en qué fase del proceso editorial y los mecanismos de seguimiento);
• criterios para la composición y el número de miembros;
• funciones y obligaciones de los miembros, y
• frecuencia de las reuniones y formas de comunicación entre reuniones.
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3. ELABORACIÓN DE CONTENIDOS
3.7 ÉTICA EDITORIALLas prácticas poco profesionales y deshonestas como, por ejemplo, citas de libros no consultados, plagio minimalista y auto-plagio son cada vez más comunes. Dichas prácticas merman el valor científico y la credibilidad de un trabajo, y pueden dar lugar a acusaciones de faltas graves de conducta.
_______ CONFLICTO DE INTERÉSEl conflicto de interés puede hacer alusión al sector que financia la investigación o a funciones personales y/o profesionales contrapuestas. Los autores y especialistas deben notificar cualquier conflicto de interés antes de aceptar escribir, contribuir o examinar una publicación. Es una buena práctica incluir una declaración sobre el conflicto de interés. Esta práctica se va convirtiendo cada vez más en la norma.
_______ PRECISIÓN DE LOS DATOS Los autores son responsables, hasta cierto punto, de sus datos. Todo error que se detecte tras la publicación debe indicarse (a través de un corrigendum en el caso de los productos impresos) y corregirse si es posible (en la versión web y, por ende, en las ediciones impresas). Contacte con OCCP para obtener más información.
_______ VERSIONES REVISADAS Y ACTUALIZADASCon relación a lo anterior, cuando se hagan cambios más substanciales a la publicación, debe volver a publicarse como versión revisada/actualizada (por ej. en el caso de un libro, una segunda edición; en el caso de una publicación, una versión revisada). Contacte con OCCP para obtener más información.
_______ AUTORÍALa solicitud de autoría en las publicaciones de la FAO debe establecerse únicamente en base al grado de contribución al producto, teniendo en cuenta la contribución tal y como se describe en la Sección 3.2 relativa a la gestión de autores. La jerarquización profesional o la autoridad de gestión con respecto a los consultores u otros colaboradores en un grupo de investigación no deben afectar la solicitud de autoría. Asimismo, asegurar la financiación de un proyecto, supervisar un equipo de investigación, revisar manuscritos y editar borradores no deben ser motivo para la atribución de la autoría. Ahora bien, dichas contribuciones deben reconocerse en la publicación (por ej. en el apartado “Preparación de este documento” o en el de “Agradecimientos”).
_______ ORIGINALIDAD DEL TRABAJO Y CITACIÓN DE LAS FUENTESNormalmente, los artículos o contribuciones a las publicaciones de la FAO se espera que sean originales. En caso de reeditar trabajos o parte de ellos, se debe seguir el requisito del régimen de concesión de licencias. Contacte con OCCP para obtener más información.
Todas las fuentes, ya sean electrónicas o impresas, deben citarse de acuerdo con los requisitos de derechos de autor del titular y en consonancia con las indicaciones de la versión actualizada de la Guía de estilo editorial de la FAO. Existen varias herramientas de gestión de citas disponibles en Internet como, por ejemplo, EndNote, RefWorks, Mendeley y Zotero. También se dispone de un estilo de citación de la FAO en línea que se puede usar con Mendely y Zotero (véase la Guía de estilo editorial de la FAO para obtener más información). Además, la Biblioteca de la FAO cuenta con un régimen de concesión de licencias para EndNote, con citas de la Guía de estilo editorial de la FAO. Las herramientas de gestión de citas son también útiles para organizar los diversos materiales (artículos, libros, etc.) que el autor está considerando utilizar en su proyecto o producto, así como para hacer un seguimiento de ellos.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ PLAGIOEl diccionario de inglés en línea Oxford define el plagio como sigue: “La práctica de adoptar el trabajo o las ideas de otra persona y hacerlas pasar como propias”.
Las publicaciones de la FAO a menudo son escritas y editadas por consultores y colaboradores externos, que posiblemente no sean lo suficiente rigurosos con respecto a la originalidad de sus textos. También se pueden producir casos de “plagio casual”, los cuales pueden ocurrir a causa de una negligencia o porque los autores no entienden bien lo que se considera plagio según los protocolos editoriales aceptados.
Si esos casos pasan desapercibidos en las publicaciones de la FAO, la Organización podría ser acusada de plagio y de infracción de los derechos de autor, hecho que puede dañar la reputación del autor y de la FAO. La Organización podría incluso tener que afrontar la amenaza de acciones legales, a pesar de su inmunidad judicial, y responder a esas amenazas requeriría tiempo y recursos.
Las universidades y los diarios profesionales afrontan el plagio mediante herramientas informáticas como iThenticate, Plagtracker, Grammarly y Dupli Checker. OCCP recomienda a todos los redactores la utilización de esas herramientas especializadas antes de empezar con la producción de manera que las correcciones al manuscrito puedan hacerse a su debido tiempo. Se recomienda, por tanto, que los profesionales y académicos externos lleven a cabo una revisión por pares durante la fase de preparación.
Recuerde: La disponibilidad de material en Internet o en cualquier otro lugar no implica que se tenga permiso para reproducirlo sin el consentimiento explícito de los titulares de los derechos de autor.
— AutoplagioDebido a que las publicaciones de la FAO deben ser originales, los redactores deben evitar el autoplagio. No deben presentar su trabajo, que ha sido previamente publicado, como si fuera nuevo. Tienen que proporcionar las referencias adecuadas a su trabajo publicado y deben evitar citarse de manera excesiva. Si los redactores incluyen muchas citas de su propio material publicado, los lectores podrán pensar que ha utilizado poco material original en el trabajo actual.
_______ CITACIÓN DEL TEXTOEn algunos casos, es posible citar textos breves procedentes de fuentes externas sin solicitar permiso. Esto se conoce como “uso justo” o “trato justo”. Sin embargo, hay diferentes interpretaciones con respecto a la extensión del texto que se puede citar (véase la Sección 10 sobre gestión de la propiedad intelectual). Asegúrese de que el texto citado se diferencia claramente del texto principal y cite el material de acuerdo con los requisitos establecidos por el titular de los derechos de autor (por ej. busque “cita recomendada” y siga estrictamente los requisitos especificados en la cláusula de trabajo sobre los derechos de autor).
Para obtener más información sobre la ética editorial, consulte los siguientes sitios web:
• Comité sobre ética editorial (COPE, por sus siglas en inglés).
• Directrices de la EASE (European Association of Science Editors) para autores y traductores de artículos científicos publicados en inglés.
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4. TÍTULO, APARTADOS PRELIMINARES Y SECCIÓN FINAL
4.1 TÍTULO
_______ EL TÍTULO ES IMPORTANTEUn título aburrido o excesivamente largo puede desanimar a posibles lectores. Aunque no siempre resulta fácil escoger un título que resulte “atractivo”, a menudo es posible evitar un título malo o hacer que parezca menos malo. Elija un título que atraiga a su público destinatario y en el que se destaque el tema o la idea clave.
El título debería ser:
• conciso,
• preciso,
• exclusivo,
• distintivo, y
• fácil de traducir a los otros idiomas oficiales.
Con el fin de que la publicación se encuentre fácilmente, el título debería:
• colocar la información clave al principio, y
• evitar abreviaturas y siglas.
Excepto en los flagships.
_______ TÍTULO EN EL PWSCuando cree un registro para proponer una publicación en el PWS, tendrá que insertar un título. Este podrá ser solo un título de trabajo. Sin embargo, una vez que tenga el título final, recuerde actualizar el título de trabajo de la publicación en el PWS para que el título registrado se corresponda con el de la publicación real.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
4.2 SECUENCIA PROPUESTA Y CONTENIDO DE LAS PÁGINAS PRELIMINARES La lista de las páginas preliminares que se muestra en el presente trabajo es indicativa, ya que propone una secuenciación “estándar” pero no obligatoria. Dependiendo del tipo de publicación, posiblemente no deba incluirlas todas.
Muchas de las principales publicaciones periódicas de la FAO tienen su propia plantilla, la cual determinará la secuencia de las páginas preliminares.
En muchas de las publicaciones de la FAO, aunque no en las de interés general, las páginas preliminares (salvo el descargo de responsabilidad/derechos de autor y las portadas) se enumeran con números romanos a partir del iii. De esta forma se evita tener que volver a numerar el texto principal de la publicación y cambiar las referencias cruzadas cuando, por ejemplo, se incluye un prólogo en una etapa posterior.
APARTADOS PRELIMINARES• Página del título [r] sin numerar (half title page)
• Title page [r] sin numerar
• Página con la información de los derechos de autor y el descargo de responsabilidad sin numerar
• Preparación del documento (si existe, pág. iii)
• Resumen
• Cita
• Contenidos [r] (págs. iii o v)
• Listas de cuadros, figuras, mapas, recuadros
• Lista de colaboradores
• Prólogo [r]
• Prefacio [r]
• Agradecimientos
• Abreviaturas y siglas [r]
• Nota explicativa [r]
• Resumen [r]: sección final de las páginas preliminares, por tanto, úsense los números romanos.
Nota: Incluya siempre estas secciones en negrita, u otras según proceda. Las páginas marcadas con una [r] son las que se colocan normalmente a la derecha. Excepto en el caso de las portadillas, las cuales pueden cambiarse a la izquierda por motivos de espacio.
_______ TITTLE PAGEEl tittle page contiene el título y el subtítulo completos de la publicación, los nombres y afiliaciones de los autores/editores, el nombre completo de la Organización y el lugar (ciudad) y año de la publicación.
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4. TÍTULO, APARTADOS PRELIMINARES Y SECCIÓN FINAL
_______ PÁGINA CON LA INFORMACIÓN DE LOS DERECHOS DE AUTOR Y EL DESCARGO DE RESPONSABILIDAD
Cuando una publicación está lista para ser publicada, OCCP emite un texto estándar de descargo de responsabilidad y una cláusula con los derechos de autor. El texto estándar de descargo de responsabilidad dice:
Las denominaciones empleadas en este producto informativo y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implican, por parte de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO), juicio alguno sobre la condición jurídica o nivel de desarrollo de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto de la delimitación de sus fronteras o límites. La mención de empresas o productos de fabricantes en particular, estén o no patentados, no implica que la FAO los apruebe o recomiende de preferencia a otros de naturaleza similar que no se mencionan.
Puede incluir una frase adicional relativa a las opiniones de los autores en las publicaciones atribuidas a autores específicos (no pertenecientes a la FAO) y citadas bajo el nombre de estos. La frase dice:
Las opiniones expresadas en este producto informativo son las de su(s) autor(es), y no reflejan necesariamente los puntos de vista o políticas de la FAO.
Cuando se usan mapas en las publicaciones, la frase estándar relacionada con ellos se debe añadir al texto de descargo de responsabilidad:
Las denominaciones empleadas en estos mapas y la forma en que aparecen presentados los datos no implican, de parte de la FAO, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios o zonas marítimas, ni respecto de la delimitación de sus fronteras.
La nota relativa a los derechos de autor dice:© FAO, [año]
La FAO fomenta el uso, la reproducción y la difusión del material contenido en este producto informativo. Salvo que se indique lo contrario, se podrá copiar, descargar e imprimir el material con fines de estudio privado, investigación y docencia, o para su uso en productos o servicios no comerciales, siempre que se reconozca de forma adecuada a la FAO como la fuente y titular de los derechos de autor y que ello no implique en modo alguno que la FAO aprueba los puntos de vista, productos o servicios de los usuarios. Todas las solicitudes relativas a la traducción y los derechos de adaptación, así como a la reventa y otros derechos de uso comercial deberán dirigirse a www.fao.org/contact-us/licence-request o a [email protected]. Los productos informativos de la FAO están disponibles en el sitio web de la Organización (www.fao.org/publications/es) y pueden adquirirse mediante solicitud por correo electrónico a [email protected].
El texto completo de descargo de responsabilidad y la cláusula de derechos de autor se emiten para libros (brochures y series) y flyres (sobre todo booklets de mayor extensión). En el caso de publicaciones más breves como, por ejemplo, flyers y fact sheets, la marca registrada y el año (©FAO, [año]) deben incluirse en la última página, en la esquina inferior derecha junto con el número de trabajo, en lugar del texto de descargo de responsabilidad y la cláusula relativa a los derechos de autor. El símbolo de los derechos de autor y el año deben añadirse a todos los tipos de productos.
Los expertos en derechos de autor de OCCP proporcionan un texto de descargo de responsabilidad y una cláusula de derechos de autor específicas para las publicaciones realizadas en asociación con otras entidades.
_______ PREPARACIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTOEste documento proporciona un resumen breve (máximo de 400 palabras) de por qué, cuándo, cómo se ha elaborado la publicación, quién ha trabajado en ella y quién la ha financiado.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ RESUMENEl resumen (normalmente con una extensión máxima de 400 palabras) sirve para ayudar a los lectores a entender rápidamente el tema principal y los objetivos del documento. Los resúmenes se usan en sistemas de búsqueda especializados (por ejemplo, el depósito de documentos de la Organización, FDR) para indizar las publicaciones y representan una importante herramienta para divulgarlas.
Los resúmenes deberán incluir la siguiente información:
• el tema principal de la publicación;
• los métodos utilizados para recopilar los contenidos de la publicación (investigación, estudios de caso, misiones sobre el terreno, colaboraciones externas, etc.);
• los resultados/conclusiones;
• el público principal, y
• las principales conclusiones y recomendaciones.
— ¿Resumen o sinopsis?Un resumen es una breve descripción del libro. Una sinopsis es un fragmento de texto promocional (de hasta 300 palabras) que se utiliza para atraer la atención de los lectores y/o los medios (véase el apartado dedicado al material de escritura promocional en la Sección 11 titulada: marketing, difusión y ventas). Por tanto, debe expresarse de acuerdo con los hechos y los puntos más destacados, y no debe limitarse a una mera repetición del resumen. Normalmente, la sinopsis aparece en la contraportada de una publicación.
_______ CITAProporcione las citas completas de la publicación redactadas según la Guía de estilo editorial de la FAO.
_______ ÍNDICELa tabla de contenido, denominada normalmente “Índice” en las publicaciones de la FAO, incluye los títulos de primer nivel, esto es, títulos de los capítulos, y de segundo nivel como, por ejemplo, los títulos de los apartados. El índice que proporciona Word es solo indicativo. Tendrá que adaptarse durante la fase de disposición tipográfica.
— Marcadores en los archivos en PDFEn la actualidad, como se puede acceder en línea a las publicaciones de la FAO, es importante facilitar la navegación dentro de los archivos PDF. Con esta finalidad, deben añadirse marcadores en la fase de disposición tipográfica (véase la Sección 6 relativa a la identidad visual).
_______ PRÓLOGOEl prólogo es una introducción breve al libro, normalmente escrita por una persona distinta al autor y que no está involucrada en la elaboración del texto. En el prólogo se destacan los aspectos positivos de la publicación, señala su valor añadido y lo presenta al público destinatario. El prólogo siempre se firma y se utiliza en los flagships y algunas publicaciones de interés general. Las publicaciones estándar y las técnicas no necesitan firmas en sus prólogos.
En los flagships y publicaciones de interés general, el prólogo es firmado por el Director General; en los high profile, el prólogo puede ir firmado por el ADG del departamento y/o el Director General. En las publicaciones destacadas entre departamentos, el prólogo puede estar firmado por el Director General Adjunto. Los productos específicos que no se incluyan en las categorías mencionadas deben ser consideradas por OCCP.
Para obtener una descripción detallada del tipo de publicaciones de la FAO, véase la Sección 1.11 sobre los libros.
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4. TÍTULO, APARTADOS PRELIMINARES Y SECCIÓN FINAL
— ¿Cómo obtener la firma del Director General en el prólogo?Debido a que estarán involucradas varias fases de aprobación, las solicitudes para obtener la firma del Director General en el prólogo deben ser enviadas a la Oficina del Director General (ODG) por la oficina del ADG pertinente a través de la oficina del Director General Adjunto correspondiente. Dicho proceso debe iniciarse lo antes posible en cuanto el manuscrito completo esté disponible. El borrador del prólogo es elaborado por la división de origen (en el caso de enmienda y aprobación, es elaborado por la ODG cuando sea necesario).
_______ PREFACIOEl prefacio introduce la publicación y determina el tema, el ámbito de aplicación y los objetivos; se trata también de una explicación preliminar sobre cómo se concibió el libro o cómo se desarrolló la idea del mismo, así como sobre el público destinatario. Generalmente, el prefacio es escrito por el autor de la obra.
_______ AGRADECIMIENTOSEste apartado debe ser breve y sirve para dar las gracias a todas aquellas organizaciones (más que a particulares) que han contribuido de manera significativa en la preparación y producción de la publicación. No proporcione el nombre de todas las personas vinculadas a la publicación. Si esta sección debe ser más extensa y se deben dar las gracias a muchos colaboradores personales, inclúyala en la sección final.
_______ ABREVIATURAS Y SIGLASLas abreviaturas y las siglas se incluirán cuando sea necesario. La lista puede ser elaborada por los editores si así se solicita. No se deben incluir acrónimos que sean exclusivos de la FAO, por ej. unidades departamentales.
_______ RESUMEN EJECUTIVO O RESUMEN Todas las publicaciones para las cuales se prevé un lanzamiento o la emisión de un comunicado de prensa deben incluir un resumen. Esta sección es la última de los “preliminares”. Su objetivo principal es proporcionar una versión resumida del contenido de un informe más largo. Entre su público principal se encuentran los responsables de la formulación de políticas, los encargados de adoptar decisiones así como aquellos que posiblemente no tengan tiempo de leer la publicación completa pero deben acceder a la información rápidamente. El resumen no debe ser superior a dos páginas y no debe ocupar más del 10% del documento original. Al preparar el resumen, los autores no deben olvidar que, en ocasiones, las decisiones importantes se toman basándose en el resumen. Un buen resumen es aquel que motiva a las personas a leer el resto de la publicación.
_______ SECCIÓN FINALLa sección final puede hacer alusión a varias secciones que van después del texto principal.
— Referencias o bibliografíaEsta sección se incluye inmediatamente después del final del texto principal. Cuando se usa el término “Referencias”, se alude a todas las publicaciones citadas en el texto principal y a las notas que aparecen en él. Cuando se usa el término “Bibliografía”, se pueden incluir también otras entradas relevantes que no se han citado en el texto principal.
Tanto las referencias como la bibliografía deben citarse en conformidad con la versión actualizada de la Guía de estilo editorial de la FAO.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
— GlosarioUn glosario de términos puede ser necesario en algunas publicaciones. El glosario se incluye después de las referencias. Asegúrese de que todas las entradas que componen el glosario son correctas y están adecuadamente asignadas.
— Apéndices/anexosLos apéndices y/o anexos se colocan después del Glosario. Tanto los apéndices como los anexos son elementos independientes. La numeración de las figuras, cuadros y recuadros comienza de nuevo por el principio en cada apéndice/anexo en la forma Cuadro A1.1.
— ÍndicePocas publicaciones necesitan un índice. Para aquellas que lo necesiten, compruebe cuidadosamente el nivel de importancia de las entradas del índice generado para garantizar que todo está correcto. Crear un buen índice no es una tarea fácil. Requiere destreza y un buen entendimiento de las ideas de la publicación. Un índice generado automáticamente puede ser frustrante para los usuarios.
— AgradecimientosEn caso necesario, es preferible incluir los Agradecimientos en la sección final en lugar de en la parte preliminar.
— Sinopsis de la contraportadaLa nota publicitaria de la contraportada de una publicación no es ni un resumen ni una síntesis. Su finalidad es atraer posibles lectores entre el público destinatario principal (véase el apartado sobre escribir material promocional en la Sección 11 titulada: Comercialización, difusión y ventas).
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5. PRODUCCIÓNEn la fase de producción se dará forma al producto informativo, pasando del borrador al producto definitivo. Evite saltarse algún paso y confíe cada fase a un profesional con la finalidad de obtener un resultado excelente.
En el presente apartado se brinda orientación sobre los diferentes aspectos y fases del proceso de producción, a saber:
• LA GESTIÓN DE PROYECTOS,
• LA TRADUCCIÓN,
• LA EDICIÓN DE ORIGINALES,
• EL DISEÑO GRÁFICO,
• LA DISPOSICIÓN TIPOGRÁFICA,
• LA CORRECCIÓN DE PRUEBAS, Y
• LA SOLICITUD DEL NÚMERO INTERNACIONAL NORMALIZADO DE LOS LIBROS (ISBN), EL NÚMERO INTERNACIONAL ESTÁNDAR DE IDENTIFICACIÓN DE PUBLICACIONES EN SERIE (ISSN) Y LAS TARJETAS QR.
Aunque los productos informativos con base textual (impresos y electrónicos) están orientados a la producción, la presente sección resulta relevante para una gran variedad de soportes.
5.1 GESTIÓN DE PROYECTOSEl Project manager de producción coordina todos los pasos necesarios para la elaboración de un producto atractivo y profesional, y garantiza que el proyecto se lleve a término de acuerdo con el calendario previsto y dentro del presupuesto. Lo ideal es que el Project manager de producción sea también el coordinador de la unidad PWS de la división.
_______ TAREAS DEL PROJECT MANAGEREl Project manager: (i) atribuye las tareas editoriales y gráficas a los proveedores adecuados; (ii) establece la programación/calendario del proyecto y hace un seguimiento de él, y (iii) coordina el proceso.
Contacte con OCCP si está gestionando un proyecto de manera interna y necesita ayuda con:
• la evaluación y selección de proveedores de servicios cualificados;
• la redacción de los términos de referencia;
• la fijación de calendarios de producción;
• las respuestas a las preguntas de los contratistas sobre el diseño o edición;
• el asesoramiento sobre los estándares digitales y de copias impresas para su envío, y
• la evaluación del trabajo presentado.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ EXTERNALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOSTambién existe la posibilidad de contratar a un Project manager externo. En ese caso, seleccione a una persona que posea:
• experiencia demostrada en la coordinación de productos informativos complejos;
• capacidad de establecer plazos límites y presupuestos realistas;
• capacidad de organizar grandes volúmenes de trabajo en plazos límites ajustados y con restricciones económicas;
• capacidad de coordinar a proveedores externos y establecer calendarios de trabajo;
• suficiente nivel de conocimientos editoriales y técnicos con finalidades coordinativas;
• excelentes dotes para la negociación y las relaciones interpersonales, y
• capacidad de resolución de problemas en el trabajo.
5.2 TRADUCCIÓNLa traducción requiere a una persona nativa de la lengua de término y con habilidades específicas, además de un excelente conocimiento tanto de la lengua de término como de la de origen. Contacte con el Servicio de Programación y Documentación de Reuniones (CPAM) a través de un correo electrónico a [email protected] para obtener los presupuestos de traducción. No comience la traducción hasta que el texto principal no se haya finalizado (incluida la edición) y aprobado.
_______ TAREAS DEL TRADUCTORSe espera que el traductor traduzca los textos de manera clara y precisa en conformidad con la terminología de la FAO (FAOTERM portal) y la Guía de estilo editorial de la FAO. Los traductores de la FAO traducen solo hacia su lengua materna, de los idiomas en los que ha demostrado tener competencia a raíz de los resultados obtenidos en la prueba administrada por el CPAM.
_______ SELECCIÓN DE UN TRADUCTOREl CPAM gestiona directamente la traducción de todos los flagships, aunque también se le puede solicitar la traducción o revisión de otras publicaciones destacadas. Compruebe la lista de categorías obligatorias.
YExiste la posibilidad de contratar externamente los servicios de traducción de publicaciones y documentos que no se consideran obligatorios a traductores autónomos. Aunque también se puede solicitar al CPAM que los traduzca. Con vistas a garantizar la calidad de las traducciones, no seleccione traductores que no estén familiarizados con la terminología de las Naciones Unidas.
_______ REVISIÓN Y ARMONIZACIÓNLa revisión es el proceso de comprobar una traducción para que esta sea precisa y esté completa. El CPAM revisa todas las traducciones oficialmente completas bajo su propia responsabilidad.
En ocasiones, puede que tenga que trabajar con más de un traductor. En ese caso, la revisión se combina con la armonización para garantizar la coherencia en el estilo y la terminología empleadas. Para facilitar esta tarea, los traductores deberían estar en contacto para solventar las cuestiones relativas al estilo y la terminología.
En caso necesario, dedique tiempo y recursos para la revisión y armonización de las traducciones.
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5. PRODUCCIÓN
_______ ESTIMACIONES SOBRE LA TRADUCCIÓN, LA REVISIÓN Y EL CONTROL DE CALIDAD
Antes de asignar el trabajo a traductores externos y con la finalidad de garantizar una excelente calidad de las traducciones, consulte la página web del CPAM para obtener información sobre las tarifas oficiales que se aplican y pida siempre un presupuesto estimado del CPAM, dado que pueden aplicarse tarifas más bajas durante períodos con menor carga de trabajo.
_______ GESTIÓN DEL CALENDARIO DE TRADUCCIONESDe manera aproximada, calcule el número de palabras de traducción al día. Este número variará de acuerdo con la complejidad y relevancia del texto, pero de media se calculan unas 2 000 palabras al día para las traducciones revisadas por los propios traductores. Por tanto, acuerde el plazo con el equipo de programación de las traducciones ([email protected] ), ya que ese dependerá de la complejidad del texto y de la disponibilidad de los traductores. Planifique el tiempo para la revisión de la traducción, incluidos los comentarios de los autores cuando sea necesario, así como para la aprobación del texto definitivo.
Véase la página web del CPAM para obtener información exhaustiva sobre la traducción.
5.3 EDICIÓN DE ORIGINALESTodos los productos con base textual deben ser editados cuando el borrador definitivo esté preparado. Es responsabilidad de la dependencia de origen proporcionar al editor de originales un texto completo finalizado, ya que todo texto modificado o actualizado reiteradamente puede derivar en repeticiones extensas, ediciones innecesarias (y traducción) de texto que posteriormente no servirá y retrasos en la producción. Un texto completo y finalizado también significa ofrecer, cuando sea necesario: un resumen, sinopsis, referencias completas, citaciones de la fuente y fotografías de alta resolución con imágenes y créditos.
El editor de originales garantiza fluidez, claridad, precisión léxica y gramatical y un uso correcto de la Guía de estilo editorial de la FAO.
_______ TAREAS DEL COPY EDITORLas tareas del copy editor se basan en:
• comprobar la consistencia interna del texto, los datos, las cifras (incluidos los mapas), los cuadros y los recuadros;
• comprobar las referencias cruzadas y la consistencia de referencias en el texto de acuerdo con la lista bibliográfica de referencias;
• mejorar el ritmo y la claridad del idioma;
• corregir errores gramaticales, de ortografía y tipográficos;
• garantizar que se ha aplicado la Guía de estilo editorial de la FAO;
• asegurarse de que los nombres de países son correctos (de acuerdo con la base de datos sobre el Sistema de los nombres de países en todos los idiomas de la FAO [FAONOCS]) y están en el orden correcto (alfabéticamente si no se especifica orden alguno o si no hay un ranking), y
• destacar cualquier problema que conlleve tomar decisiones con respecto al contenido del trabajo.
El editor de originales debe presentar el trabajo con control de cambios (tracked changes en formato Word) y proporcionar una lista de preguntas y soluciones sugeridas. Se deben marcar todos los cambios importantes.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
La edición de originales (copy-editing) no implica que el contenido se tenga que reorganizar o se tenga que reescribir gran parte del mismo. Esto se hace en una edición de contenidos substanciosa (véase la Sección 3 relativa a la elaboración de contenidos). Tampoco se trata de una corrección de pruebas, ya que esta se basa en una comprobación de la composición del trabajo y requiere diferentes aptitudes (véase la Sección 5.7 sobre la corrección de pruebas).
Tanto las traducciones como los textos deben ser editados.
— Edición de las traduccionesLos copy editors no deben hacer cambios importantes a la traducción. Sin embargo, deberán corregir las imprecisiones léxicas y la gramática, comprobándolo con la versión original cuando sea necesario. Si la traducción no es de buena calidad, devuélvala al traductor/servicio de traducción para que la revise. Si eso no fuera posible, quizás necesite la ayuda de un editor (no tiene por qué ser necesariamente un copy editor, ya que puede que no tenga las aptitudes adecuadas) para que vuelva a escribir el texto, en cuyo caso el coste será más elevado. Para editar texto traducido, seleccione a nativos del idioma de término en cuestión. Por ejemplo, en el caso de un texto traducido del inglés al árabe, escoja a un nativo de árabe para realizar la edición de originales (copy-editing).
_______ SELECCIÓN DE UN EDITOR DE ORIGINALESLa OCCP posee una lista de copy editors con experiencia en todos los idiomas. Un buen editor de originales debe tener:
• experiencia demostrada (mínimo de 2 a 3 años) en la edición de originales de textos técnicos o científicos;
• excelente conocimiento del idioma relevante, y, en el caso de las traducciones, un conocimiento muy bueno del idioma original;
• capacidad para interpretar información gráfica y contenido técnico, y;
• una excelente capacidad para la atención al detalle.
Todos los editores de originales poseen fortalezas y debilidades. Seleccione a un editor que tenga una experiencia sólida en los temas que sean más relevantes de acuerdo con sus necesidades.
_______ ESTIMACIONES SOBRE LA EDICIÓN DE ORIGINALESLos copy editors deben proporcionar una estimación de costos en base a una tarifa por palabra. La tarifa exacta dependerá de la complejidad y urgencia del proyecto. Véase la Sección 2.7 titulada: ¿Quién está involucrado?
_______ GESTIÓN DEL CALENDARIO DE LOS COPY-EDITINGEn general, calcule unas 7 000 palabras al día en el caso de un documento original en inglés bien escrito. Sin embargo, esta cifra variará en función del idioma, de si es o no una traducción, de la cantidad de material ilustrativo y bibliográfico, de la calidad y complejidad general de la obra, así como de la disponibilidad del copy editor.
_______ CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL COPY-EDITING
— Numeración de las páginasEn muchas publicaciones de la FAO, salvo en las de interés general, las páginas preliminares se enumeran normalmente con números romanos. De esta forma se evita tener que volver a numerar el texto principal de la publicación y cambiar las referencias cruzadas cuando, por ejemplo, se incluye un prólogo en una etapa posterior (para obtener más información sobre las páginas preliminares, véase la Sección 4.2 titulada: Secuencia propuesta y contenido de las páginas preliminares).
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5. PRODUCCIÓN
La numeración de las páginas en árabe comienza en la primera página del texto principal (no en el resumen, ya que este forma parte de las páginas preliminares). De este modo, por ejemplo, la Introducción en el Capítulo 1 es la página 1 (y esta se encuentra normalmente en la página de la derecha en la mayoría de publicaciones seriales).
La ubicación de los números de página, al igual que en otras publicaciones de la misma serie, sigue la plantilla (normalmente, en la parte superior derecha de la página).
No ponga números en:
• páginas en blanco,
• portadas de cada parte/sección, y
• páginas con ilustraciones con sangrado completo.
— EncabezadosSi su publicación requiere encabezados (como es el caso de muchas publicaciones seriales), ponga el título del capítulo en la página derecha y el título de la publicación en la página izquierda. Reduzca los títulos cuando sea necesario.
En las bibliografías, apéndices y otras secciones finales, los encabezados indican normalmente la parte del libro. De manera alternativa, esa parte del libro puede mencionarse en las páginas de la izquierda y en la sección específica en las páginas de la derecha (por ej. Apéndices, Apéndice 3: Lista de participantes).
— Texto principalEl texto principal o cuerpo de la publicación consistirá normalmente en capítulos o secciones y subsecciones. En ocasiones, una publicación extensa puede constar de varias partes; en ese caso, la publicación se dividirá en capítulos.
— TítulosNo use más de cuatro niveles de encabezamiento, incluido el encabezamiento del capítulo, que debe ser lo más breve posible. Indique la jerarquía de los encabezamientos de manera consistente a lo largo del todo el texto. Marque los encabezamientos a través de la función de estilos de Word.
Utilice la mayúscula para la primera palabra del encabezamiento y para los nombres propios; el resto de letras debe ir en minúsculas. El formato puede modificarse cuando se apliquen los niveles de encabezamiento en la fase de disposición tipográfica.
Evite el uso de subencabezamientos numerados (por ej. 2.4, 2.4.1) salvo que sea absolutamente necesario en el caso de referencias cruzadas. Si debe incluirlos, mantenga los tres niveles.
Evite poner notas a pie de página en los encabezamientos.
— PárrafosEl primer párrafo de un capítulo o el que va justo después del título o el encabezamiento no se sangra. Además, los párrafos situados después de dos o más líneas en blanco no se sangran nunca. En cambio, los párrafos que van a continuación de una cita en bloque sí se sangran.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
— Notas a pie de página y notas finalesLas notas a pie de página o las notas finales se colocan en el texto antes de las marcas de puntuación y en formato de superíndice. Las notas a pie de página y las notas finales se escriben en un tamaño de fuente inferior al del texto. Las notas a pie de página aparecen en la parte inferior de la página, mientras que las notas finales van situadas al final del capítulo o de la obra. El número de la nota a pie de página/nota final se escribe en formato de superíndice, con un espacio fijo antes del inicio del texto.
Si trabaja en Word, utilice la función automática para incluir notas a pie de páginas/notas finales en lugar de crearlas manualmente. Incluya notas breves con el fin de minimizar los problemas de diseño y evitar que ocupen demasiado lugar en el texto. Siempre que pueda, opte por utilizar las notas a pie de página, sin embargo, si el número o extensión de las notas es demasiado largo, use las notas finales.
Tenga en cuenta que las notas a pie de página deben evitarse en la medida de lo posible y no se deben utilizar para incluir referencias/citas (en la FAO se usa la cita “autor-fecha” en el texto). Este formato ayudará a garantizar que los productos informativos se recuperen fácilmente y que el formato se vuelva a adaptar para los diferentes tipos de productos y dispositivos de lectura.
En el caso de las notas finales, es más conveniente que estas sean específicas de un capítulo o parte, en lugar de colocarlas todas al final de la obra; siempre con vistas a garantizar que las secciones específicas puedan recuperarse y se puedan volver a difundir como productos independientes.
Los flagships siguen su propio estilo en cuanto a notas a pie de página y notas finales.
Véase la siguiente sección sobre cuadros, figuras (incluidos los mapas) y recuadros para obtener orientaciones sobre el estilo en el caso de incluir notas en algunas de esas partes del texto.
— Cuadros, figuras (incluidos los mapas) y recuadros (tables, figures and boxes)Asegúrese de que todos los cuadros (tables), figuras (figures) y recuadros (boxes) sean relevantes con lo expresado o mencionado en el texto (“presentado”) y enumérelos.
Todos esos elementos deben colocarse lo más cerca posible de las referencias cruzadas del texto. Si no se encuentran en la misma página, indique la posición o la página (por ej. véase la Figura 4 en la pág. 18). Evite el uso de abreviaturas (por ej. Fig.4, Cuad. 6). Evite, asimismo, el uso de referencias vagas como, por ejemplo, “véase el cuadro de arriba” o “consulte la figura de abajo”, ya que estas pueden perder su significado en la fase de diseño o disposición tipográfica.
Los cuadros, recuadros y figuras (que incluyen fotos y mapas) deben enumerarse en consecuencia a lo largo del texto principal (en los anexos y apéndices, la numeración empieza desde A1.1). Sin embargo, cuando sea necesario, la numeración puede ajustarse por capítulo (por ej. Capítulo 9, Figuras 9.1, 9.2), en función de la naturaleza y la finalidad de la obra.
Los títulos deben ser lo más claros y concisos posible, por ej.:Figura 1. Niveles de suministro de energía alimentaria por región, 2002
No use punto al final del título. Si es necesario, añada una explicación adicional como nota debajo del elemento en cuestión.
Cuando estén relacionados dos o más cuadros o figuras, los títulos deben ser coherentes, por ej.:Figura 1. Distribución de familias por quintil de ingresos
Figura 2. Distribución de familias encabezadas por una mujer por quintil de ingresos
pero no:Figura 1. Porcentaje de familias por quintil de ingresos
Figura 2. Distribución de familias encabezadas por una mujer por ingresos
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5. PRODUCCIÓN
Recuadros
Los recuadros son independientes del texto principal. Por consiguiente:
• las abreviaturas y los acrónimos deben escribirse por completo la primera vez que se mencionan;
• la referencia completa en el caso de cualquier fuente indicada en el recuadro se debe poner en el pie del mismo recuadro (véase la sección sobre las notas).
Fuentes
Cuando sea pertinente, proporcione la fuente al pie del elemento en cuestión, por ej. Fuente: FAO (2012).
En el caso de material de terceros, compruebe si se requiere una cita. Asegúrese de que se incluye la cita completa en la sección de Referencias. Asimismo, asegúrese de obtener siempre los permisos necesarios, incluidos los de las imágenes, preferiblemente mediante el formulario de petición de permisos. Cuando se obtenga el permiso, la fuente debe incluir la siguiente frase: Reproducido con permiso de [fuente].
Archivos de origen
En el caso de las figuras, proporcione siempre los archivos de origen al diseñador (por ej. a menudo un archivo Excel en el caso de gráficos o diagramas, o en el formato vectorial). De lo contrario, podría perder tiempo y dinero mientras vuelve a elaborar las imágenes.
— MapasLos mapas se consideran como las figuras.
Los mapas pueden provocar controversias y deben comprobarse cuidadosamente antes de la publicación. Asegúrese de que todos los nombres son correctos (en el caso de nombres de países, compruebe FAONOCS).
No se limite a reproducir mapas de otras fuentes. Varios países pueden tener reclamaciones pendientes o irresueltas sobre áreas marítimas y terrestres. Consulte la base de datos cartográfica de Naciones Unidas, donde se pueden cargar mapas vectoriales de manera gratuita: www.un.org/Depts/Cartographic/english/htmain.htm.
La proyección cartográfica que se utilice determinará la apariencia y los tamaños relativos de masas terrestres. Con frecuencia, en el caso de mapas mundiales, se utiliza la proyección de Mercator en las publicaciones. Sin embargo, el inconveniente de este tipo de sistema es que los zonas septentrionales como, por ejemplo, Groenlandia (por lo general, de escaso interés en las publicaciones de la FAO) aparecen exageradas. Otras proyecciones pueden ofrecer una representación más equilibrada (o menos distorsionada) del mundo en desarrollo, por ej. Gall-Peters, Eckert IV y Robinson.
Cuando los mapas se usan en las publicaciones, se debe añadir al texto de descargo de responsabilidad la siguiente frase estándar:
Las denominaciones empleadas en estos mapas y la forma en que aparecen presentados los datos no implican, de parte de la FAO, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios o zonas marítimas, ni respecto de la delimitación de sus fronteras.
— Datos y unidadesEn los cuadros, no deje ningún campo (o celda) sin rellenar. Utilice una raya o abreviaturas como n.d. (no disponible) o n.s. (no significativo). Compruebe que los valores totales son los correctos (filas y columnas).
Si es posible, salvo por cuestiones de espacio, escriba las palabras completas (porcentaje, toneladas) en los títulos y encabezamientos de los cuadros y figuras en lugar de usar símbolos y abreviaturas. Sea coherente.
En el caso de nombres de países, consulte la lista actualizada de “Nombres para listas y cuadros” en el siguiente enlace: (http://termportal.fao.org/faonocs/appl/).
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
— NotasNo utilice la enumeración de las notas a pie de página relativas al texto principal en los cuadros, figuras y recuadros, ya que estos son elementos independientes. Introduzca las notas debajo del elemento en cuestión.
Para indicar las notas en los cuadros y figuras, utilice números en minúscula y en superíndice. El orden debe ser de izquierda a derecha y, dentro de este, de arriba a abajo. En caso necesario, las abreviaturas y los símbolos pueden explicarse en notas colocadas inmediatamente después del cuadro o figura y empezarán con la palabra “Notas:”
En los recuadros, las notas deben numerarse de manera correlativa dentro de ellos, y de manera independiente con respecto al texto principal. Se deben incluir así porque el recuadro es un elemento separado y posiblemente tenga que cambiarse de lugar, de esa forma se mantienen las notas intactas. Utilice números. Coloque las notas al final del recuadro y utilice la palabra “Notas:” al principio.
— Citas¿Cómo citar?
Estilo Harvard (es el preferido en general):
• Palabras o frases breves: en serie, utilice las comillas: McKinsey y Company (2009) declararon que “en los sectores agrícola y forestal, los costes y las inversiones son relativamente bajos”.
• Párrafos (o cualquier texto de más de 30 palabras o 2 líneas): utilice las citas en bloque. Estas citas van introducidas por dos puntos y van sangradas en la línea siguiente; utilice un tamaño de fuente más pequeño para diferenciarlas del texto principal:
Como figura en el documento:Asegurar la seguridad alimentaria y la nutrición en los hogares y el nivel mundial, requiere invertir en una agricultura que tenga en cuenta aspectos nutricionales, mediante la protección de los derechos de las mujeres y la mejora de su estado social y nutricional (FAO, 2011, p. 3).
Si hay una referencia dentro de la cita, coloque la otra referencia después del punto:
Como se establece en el párrafo 5 del documento:Al mismo tiempo que la pobreza puede limitar las mejoras en el campo de la nutrición, las pruebas indican que no tenemos que esperar que se reduzca la pobreza para lograr una mejora nutricional. Los niños que viven en familias más pobres encabezadas por mujeres pueden disfrutar de una mejor situación nutricional que los niños que viven en familias similares encabezadas por hombres (Kennedy y Peters, 1992). (FAO, 2011, pág. 2).
5.4 DISEÑO GRÁFICOEl diseño gráfico ayudará a transmitir los mensajes de su producto informativo. También sirve para que el producto resulte atractivo a los destinatarios (véase también la Sección 6 sobre identidad visual).
El diseño gráfico es una tarea fundamental que no se debe olvidar. No obstante, si dispone de una plantilla adecuada para su trabajo, ya tiene la solución.
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5. PRODUCCIÓN
_______ TAREAS DE UN DISEÑADOR GRÁFICOEl diseñador gráfico elabora la imagen principal del producto (por ej. la portada de un libro o CD-ROM, la página inicial de una web) y la plantilla gráfica (por ej. la disposición tipográfica de la página, la interfaz de la Web) para el contenido. Un buen diseño debería:
• ser funcional y claro, mediante la transmisión del mensaje del producto sin interferir en él;
• ajustarse al tipo de producto (por ej. los informes técnicos no suelen necesitar diseños sofisticados)
• adaptarse al público (desde un punto de vista cultural, técnico y profesional), y
• ser fresco y atractivo aunque en concordancia con los productos conexos y la identidad institucional de la FAO.
Proporcione al diseñador gráfico un resumen completo en el que se incluya:
• explicación breve del proyecto, sus objetivos y el público destinatario;
_ idioma(s);
• naturaleza del producto (por ej. material didáctico, informe, series técnicas) y formato;
• información que se debe incluir (título, nombre de la serie, ISBN, ISSN, código de barras, código de respuesta rápida, etc. cuando sea oportuno);
_ presupuesto y duración;
• limitaciones del diseño (identidad institucional de la FAO, inclusión en un proyecto o serie más extensos, uso de logotipos de asociados, etc.);
_ cuestiones sensibles (políticas [por ej. relacionadas con los mapas] o culturales [por ej. ciertos tipos de imágenes]);
• cualquier imagen que le gustaría que incluyesen e indique quién se las proporcionará, y
• ejemplos de productos similares cuando sea posible.
_______ SELECCIÓN DE UN DISEÑADOR GRÁFICOAsegúrese de que contrata a un diseñador gráfico profesional. El simple hecho de que una persona sepa usar un software de diseño gráfico no significa que sea un diseñador competente y que pueda resolver problemas relacionados con el diseño. El diseñador gráfico debe tener experiencia y ser capaz de:
• trabajar con las instrucciones suministradas, proporcionar ideas y presentar varias propuestas;
• afrontar plazos límite ajustados y limitaciones de presupuesto, mediante la adaptación del trabajo cuando sea necesario;
• aconsejarle sobre alternativas más económicas (relativas al color, el tipo de letras, los elementos ilustrativos, pero también el formato, el papel y las características de impresión cuando sea relevante);
• proporcionar diseños para diferentes medios (Internet, impresión), e
• innovar al mismo tiempo que se ajusta a una identidad visual más amplia.
Contacte con OCCP para obtener algunos nombres de su lista de diseñadores gráficos.
_______ ESTIMACIÓN DE LOS COSTOS DEL DISEÑO GRÁFICO
Normalmente, a los diseñadores gráficos se les paga de acuerdo con una tarifa diaria o por tarea específica. La tarifa exacta dependerá de la complejidad y urgencia de la tarea. Procure solicitar tarifas de diferentes diseñadores gráficos para realizar una comparación.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
_______ GESTIÓN DEL CALENDARIO DEL DISEÑO GRÁFICO
• Contrate a un diseñador antes de que el texto de su producto informativo esté preparado. El diseño gráfico debe empezar normalmente cuando una publicación está en la última fase de preparación (borrador definitivo); mientras que la disposición tipográfica puede hacerlo cuando el manuscrito final, aprobado por todas las partes involucradas y editado, esté listo. Seguir una cadena de producción sólida ayudará a ahorrar tiempo y dinero, de esta manera no tendrá que extender los contratos de los diseñadores a menos que la disposición tipográfica tenga que adaptarse debido a últimos cambios importantes.
• Acuerde con el diseñador el número de días necesario antes de proporcionar las propuestas de diseño inicial, y comprométase a enviarle sus comentarios en un período de tiempo determinado para que pueda finalizar el diseño según lo previsto.
5.5 IDENTIDAD CORPORATIVALa FAO se proyecta a sí misma como un centro claramente enfocado a la excelencia. Con el fin de mantener esta imagen, su identidad institucional debe ser gestionada de manera adecuada, sobre todo a través de sus productos informativos.
Sírvase comprobar si el nombre de la Organización es el correcto en todos los productos informativos. Cuando se escriba por extenso, se debe escribir siempre: Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura - y no para la Agricultura y la Alimentación. La forma correcta abreviada es FAO sin puntos (no se escribe F.A.O.). En inglés, cuando se utilice como nombre adjetival, FAO debe ir precedida por la preposición “an” y no “a”, por ej. “an FAO initiative”.
OCCP ha vuelto a diseñar recientemente las plantillas para los flagships de la FAO con el fin de asegurar una imagen consistente y fomentar el reconocimiento de la marca. La OCCP puede brindar asesoramiento sobre otras publicaciones y productos informativos.
_______ LOGOTIPO DE LA FAO
— Debemos recordar que...Todas las publicaciones elaboradas por la FAO en oficinas de la Organización son publicaciones institucionales y deben llevar el logotipo de la FAO (http://intranet.fao.org/departments/occ/fao_logo/).
• El logotipo es el único identificador institucional autorizado y sello oficial; como tal, es un signo de ratificación de la FAO de cualquier material o acto con el que esté relacionado.
• El logotipo completo de la FAO consta del emblema y del nombre completo de la Organización.
• El logotipo de la FAO no debe usarse en productos o servicios comerciales, o en cualquier otro material que se considerase inapropiado, alejado del mandato de la FAO o que menoscabase la imagen de la Organización en cuanto a marca.
• El uso del logotipo de la FAO así como de logotipos que pertenecen a entidades externas es regulado por las políticas y procedimientos internos correspondientes.
• Las solicitudes para el uso autorizado del logotipo de la FAO deben enviarse a la OCC como se especifica en la Sección 4 de la Política y directrices sobre el logotipo de la FAO.
• La inclusión de otros logotipos en las publicaciones de la FAO se debe consultar con antelación suficiente a la dependencia encargada de los logotipos de la Organización.
• Las normas y procedimientos específicos se detallan en la Política y directrices sobre el logotipo de la FAO.
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5. PRODUCCIÓN
— Diez normas importantesExisten diez normas importantes que hay que tener en cuenta cuando se usa el logotipo de la FAO:
1. El logotipo completo de la FAO consta de un icono con un grano de trigo, el acrónimo de la FAO y las palabras Fiat Panis, todo incluido en un círculo; seguido de Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura.
2. Utilice la variante del logotipo de dos líneas para: membretes, pancartas, tarjetas de empresa, firmas en correos electrónicos y sitios web.
3. Utilice la variante del logotipo de tres líneas para las publicaciones y todos aquellos casos en los que el logotipo de la FAO va acompañado por logotipos de asociados o cuando el espacio sea limitado.
4. El logotipo completo de la FAO está disponible en los seis idiomas oficiales de la Organización.
5. Cuando una traducción oficial de la FAO no esté en ninguno de los idiomas oficiales de la Organización, utilice el idioma más conveniente, que en la mayoría de los casos es el inglés.
6. El tamaño mínimo (diámetro) del logotipo debe ser de 10 mm. Se establecerá una distancia mínima del 40% del diámetro entre entre el logotipo y cualquier otro elemento que lo componga.
7. En las publicaciones, la altura mínima del logotipo excluyendo el espacio (40%) deber ser de 18 mm, por ej. 10 mm (tamaño del logotipo) más 4 mm en la parte superior y 4 mm en la parte inferior (excluido el espacio).
8. El logotipo de la FAO debe colocarse en la esquina superior izquierda. En casos excepcionales relacionados con materiales promocionales como, por ejemplo, pancartas e infografías, donde intervienen aspectos estéticos y el diseño se debe contactar con la OCC.
9. El logotipo de la FAO está disponible en negro, blanco y en una tonalidad específica de azul, Pantone 279, que es la que usan las Naciones Unidas y sus organismos especializados.
10.
Como color de fondo, el blanco es el preferido para el logotipo de la FAO. Cuando esto no sea posible, el logotipo de la FAO debe usarse al contrario, esto es, blanco y con fondo en color u oscuro o sobre imágenes fotográficas.
100%40% 40%40
%10
0%40
%
PANTONE 297
CMYK / C 68 / M 34 / Y 4 / K 0
RGB / R 87 / G 146 / B 201
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
5.6 DISPOSICIÓN TIPOGRÁFICA (LAYOUT) O EDICIÓN ELECTRÓNICAEl proceso de disposición tipográfica o maquetación (layout) garantiza que el texto y el material ilustrativo se presentan de manera óptima al lector/usuario del producto informativo.
_______ TAREAS DEL GRAPHIC DESIGNEREl graphic designer utilizará un programa estándar (Adobe InDesign) para diseñar el producto de acuerdo con la plantilla existente o diseñada recientemente.
Una vez que se cuenta con el texto definitivo (con todos los comentarios eliminados y los cambios aceptados), el graphic designer necesitará tanto el archivo final como los archivos originales para comprobar las figuras y los elementos gráficos (ilustraciones, gráficos, mapas) y que los archivos correspondientes a las fotografías son de alta calidad (véase la Sección 3.4 relativa al material ilustrativo).
Empiece la maquetación únicamente cuando el texto esté completado. El graphic designer no solo adapta el texto a la plantilla sino que también comprueba las divisiones de palabras y los saltos de página, y ajusta el texto a las imágenes. Si el texto se actualiza posteriormente, todo este trabajo tiene que volverse a hacer.
Intente evitar darle al diseñador gráfico el trabajo en partes mientras el editor de originales sigue trabajando con el resto. Esto puede causar cambios sucesivos que afecten a las primeras secciones.
_______ SELECCIÓN DE UN GRAPHIC DESIGNERUn buen diseñador gráfico debe:
• tener experiencia demostrada (estar familiarizado con el software no es suficiente);
• estar altamente capacitado para usar el software necesario y trabajar tanto con el texto como con los gráficos (en particular, InDesign e Illustrator) y tener la versión actual del software en cuestión;
• tener excelentes dotes interpersonales;
• ser meticuloso, incluso cuando trabaje bajo presión, y
• ser creativo y ofrecer soluciones a los problemas relacionados con la disposición tipográfica.
Nunca asuma que los encargados de la edición electrónica deben hacer sus propias correcciones al texto, y asegúrese de que ellos también lo tienen claro.
Contacte con OCCP para obtener algunos nombres de su lista de diseñador gráfico.
_______ TRABAJAR CON DIFERENTES IDIOMASLas publicaciones en algunas versiones lingüísticas (por ej. los flagships en español, francés y ruso) pueden ser un 10 o un 20% más largas que el texto original en inglés. El árabe, el chino y el ruso poseen requisitos específicos relacionados con sus guiones y tamaños de letras; además el árabe puede plantear problemas debido a que se lee de derecha a izquierda (compruebe minuciosamente los valores en los cuadros y gráficos). Las plantillas multilingües tienen que ser flexibles. Consulte la Guía de estilo editorial de la FAO para ver las especificaciones de los productos informativos para cada idioma.
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5. PRODUCCIÓN
_______ ESTIMACIONES SOBRE EL COSTO DE LA MAQUETACIÓN (LAYOUT)Las tarifas de los diseñadores gráficos se calculan normalmente por día o por página; aparte, se añaden las tareas adicionales relacionadas, por ejemplo, con la disposición tipográfica del material ilustrativo. Como se ha comentado anteriormente, solicite tarifas de diferentes proveedores para realizar una comparación.
_______ GESTIÓN DEL CALENDARIO DE LA MAQUETACIÓN (LAYOUT)En el caso de publicaciones con base textual/impresas, calcule unas 20 páginas al día por las primeras correcciones de pruebas y unas 50 páginas diarias por la introducción de las correcciones. Esto variará en función de la naturaleza exacta de la tarea y la complejidad de la plantilla. Recuerde pedir al diseñador que envíe los archivos originales de su publicación, una vez que la producción haya finalizado. Incluya esta tarea en los términos de referencia del diseñador, tenga en cuenta que los casos de reimpresión pueden suponer pequeños cambios a la portada y las páginas preliminares.
Intentar contactar con un diseñador autónomo para obtener los archivos originales cuando el proyecto esté cerrado puede suponer un problema. Asegúrese de que el diseñador proporciona todos los archivos originales.
Nota: es importante que entregue el documento original en el que se haya trabajado (InDesign o Illustrator), no basta con el PDF que se entrega para imprimir. (véase también la Sección 7.5 relativa al almacenamiento de los archivos originales).
Para obtener información más detallada y especificaciones técnicas sobre el diseño gráfico y la disposición tipográfica, véase la Sección 6 sobre identidad visual.
5.7 CORRECCIÓN DE PRUEBAS (PROOFREADING)Un corrector de pruebas detecta errores relacionados tanto con el texto como con la disposición tipográfica.
_______ TAREAS DEL CORRECTOR DE PRUEBASLa corrección de pruebas consiste en una comprobación minuciosa del producto diseñado; no es lo mismo que la edición de originales. Se trata de una tarea profesional que requiere unas destrezas específicas. El corrector de pruebas comprobará:
• todos los errores que no se detectaron durante la edición de originales como, por ejemplo, errores tipográficos o despistes;
• errores introducidos durante la disposición tipográfica, incluido texto faltante, ilegible o desplazado;
• cualquier error en las leyendas;
• inconsistencias en la disposición tipográfica, incluidos el texto, los títulos y los encabezamientos;
• problemas con las líneas viudas o huérfanas o las divisiones de palabras;
• errores relacionados con el color u otros errores presentes en los gráficos, mapas y cuadros;
• consistencia entre el índice y los títulos, encabezamientos y subencabezamientos en el texto;
• paginación y numeración en el índice;
• posición correcta de los elementos gráficos (cuadros, figuras y recuadros) en base a dónde se mencionen en el texto principal;
• uso correcto de los encabezados;
• estilo y ubicación de las notas a pie de página con respecto al número de pie de página;
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
• información correcta y completa sobre la página de los derechos de autor (incluidos el ISBN y el código de barras en la contraportada), y
• cualquier error en la portada (título, textos y posición de todos los elementos).
Téngase en cuenta que el encargado de la edición electrónica posiblemente no hable el mismo idioma usado en la publicación. El corrector de pruebas debe usar las marcas de corrección estándares del inglés y hacer cualquier comentario también en inglés.
_______ PROCESOPlanteamiento para dos o más fases en una corrección de pruebas:
• Primera corrección: comprobar todos los aspectos que se han enumerado en la sección anterior.
• Segunda corrección: comprobar que las correcciones realizadas en la primera corrección se han introducido correctamente y realizar una comprobación rápida de cualquier otro error más pequeño.
• Tercera y cuartas correcciones (si fueran necesarias): puede dedicarse a comprobar si se han insertado todas las correcciones finales.
El corrector de pruebas debe trabajar electrónicamente con Adobe Acrobat y con sus funciones respectivas de subrayado y comentarios.
_______ SELECCIÓN DE UN CORRECTOR DE PRUEBASUn buen corrector de pruebas posee:
• excelentes conocimientos lingüísticos en el idioma del texto (ser un nativo es un requisito fundamental pero no es suficiente);
• una excelente capacidad de atención al detalle y memoria para identificar errores e inconsistencias;
• conocimiento de maquetación (layout), y
• conocimiento de la Guía de estilo editorial de la FAO.
Lo ideal sería que el corrector de pruebas fuera una persona diversa al editor de originales, ya que de esta forma se garantiza que el texto lo lee otro par de ojos.
_______ ESTIMACIONES SOBRE EL COSTE Y EL TIEMPO DE LA CORRECCIÓN DE PRUEBAS
Los correctores de pruebas tienen tarifas por palabra, por página y por día. Haga una comparación basándose en el tiempo que necesita y opte por la tarifa más apropiada.
_______ GESTIÓN DEL CALENDARIO DE LA CORRECCIÓN DE PRUEBASGeneralmente, los correctores de pruebas pueden comprobar unas 50 páginas/al día o el equivalente a 15 000 o 20 000 palabras. Una vez más, esto depende de la complejidad del texto y de si ha sido editado correctamente.
5.8 ISBN E ISSNEl ISBN (International Standard Book Number) se usa para identificar, clasificar y difundir libros y otros productos informativos. Sirve para identificar al editor, el título, la edición y el formato. El ISSN (International Standard Serial Number) identifica las publicaciones seriadas.
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5. PRODUCCIÓN
_______ ¿RECIBIRÁ MI PUBLICACIÓN UN ISBN?A través del PWS, su publicación será revisada (paso 8) y se le asignará un ISBN dependiendo del tipo de producto. Los ISBN identifican libros y otros productos que se pongan a la disposición del público, ya sea de forma gratuita o a través de la venta. El medio utilizado puede ser impreso, CD-ROM, DVD, libro electrónico, entre otros.
Cuando el mismo producto se produce en un formato o medio diferente, es necesario un nuevo ISBN. Sin embargo, cuando un PDF es idéntico a la publicación impresa no necesita un nuevo ISBN.
Para entender si la publicación es elegible para un ISBN o no, contacte con OCCP o consulte las recomendaciones de la agencia del ISBN disponibles en el siguiente enlace: https://www.isbn-international.org/es/content/alcance-y-asignaci%C3%B3n-de-los-isbn.
En general, la OCCP proporcionará un ISBN para:
• libros (monografías, informes, documentos técnicos, actas), y
• material didáctico.
No es necesario un ISBN para:
• documentos internos;
• brochures, flyers, pósters y otros productos promocionales;
• tablones de anuncios electrónicos;
• journals y periodicals (estos necesitan un ISSN), y
• boletines informativos, newsletters (que probablemente puedan necesitar un ISSN).
En caso de duda sobre si se le proporcionará un ISBN, contacte con la OCCP a través de la siguiente dirección: [email protected].
Independientemente de si la publicación es elegible para un ISBN o no, siempre se le asignará un número de trabajo a través del PWS. Este número identificará su publicación de manera interna en la FAO y en el depósito de documentos de la Organización.
_______ ¿MI SERIE NECESITA UN ISSN?El ISSN identifica una serie. Se utiliza para las series de libros (un producto individual puede llevar ambos, un ISBN y un ISSN) y los journals. El ISNN hace posible la identificación y la búsqueda de series por editores, distribuidores, bibliotecarios e investigadores.
_______ SOLICITUD DE UN ISSNSolicite un ISSN cuando cree una nueva serie. Las divisiones deben contactar con OCCP y proporcionarle la siguiente información:
1. ¿Qué tema abarca esta nueva serie y con qué objetivo estratégico se relaciona?
2. ¿Cuál es el título de la serie propuesto?
3. ¿Cuál es el principal público destinatario?
4. ¿Qué tipo de material incluirá (informes técnicos, material pedagógico, directrices, etc.)?
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
5. ¿Por qué las publicaciones propuestas no encajan con las series de la FAO existentes? Explique cuál es la característica única de esta nueva serie.
6. ¿Esta nueva serie es limitada o no tiene fecha de caducidad?
7. Si es limitada, ¿cuántas ediciones se prevén?
8. ¿Con qué frecuencia?
9. ¿En qué idioma?
10. ¿En qué medio (impreso, en línea, etc.)?
OCCP examinará la información y se la enviará a la división con comentarios.
5.9 TARJETAS QR: PREGUNTAS FRECUENTES
_______ ¿QUÉ ES UNA TARJETA QR?La tarjeta QR es una herramienta de comunicación que se utiliza para anunciar páginas web y publicaciones y permite acceder a sus versiones electrónicas. Su uso contribuye a la reducción de los costes de envío. Los tarjetas QR consisten en un único código QR, una dirección URL breve (ambos le dirigen a la versión electrónica de la publicación), la portada del libro y una sinopsis. La tarjeta QR debe estar en el mismo idioma que la publicación a la que hace referencia. Siempre que necesite una tarjeta QR relacionada con una publicación, envíe un correo electrónico con el código presupuestario y el nombre del responsable de presupuesto a la siguiente dirección de OCCP: [email protected], donde se gestionará todo el proceso.
— ¿Qué es un código QR?Un código QR es un tipo de código de barras bidimensional que se utiliza para proporcionar fácil acceso a la información a través de teléfonos inteligentes y dispositivos de tableta.
En el caso de códigos QR para las publicaciones (libros y brochures), las divisiones tendrán que contactar con el personal de la OCCP, el cual los elaborará.
— ¿Cómo funcionan los códigos QR?Para escanear un código QR, es necesario instalar en su dispositivo una de las aplicaciones para escanear códigos de barra disponibles de forma gratuita. Acerque la cámara de su dispositivo para escanear el código QR. La dirección URL le dirigirá al sitio o página web, donde podrá ver o descargar información relativa al producto, el lugar, el acto o un documento. Por tanto, es necesario tener acceso a Internet. Si no está disponible la aplicación, puede abrir una página web en su dispositivo e insertar la breve dirección URL.
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6. IDENTIDAD VISUAL
6.1 INTRODUCCIÓNLa identidad visual es un elemento clave en el trabajo editorial de la FAO. Hace que tanto el tono como el estilo del material comunicativo pueda ser más comprensible y reconocible para un destinatario más amplio y aumentar así su eficacia.
La FAO, como la mayor agencia especializada de Naciones Unidas y con presencia en más de 130 países, tiene el objetivo de lograr una gran repercusión, en términos de posicionamiento de marca, para aumentar la sensibilización de la labor de Naciones Unidas. Las publicaciones de la FAO deberían hacer coincidir la naturaleza mundial de su mandato con el público, además la Organización se ha comprometido a emitir comunicaciones universales, discretas pero de gran repercusión, y que son respetuosas con todas las culturas y niveles de desarrollo. Asimismo, el contenido de sus publicaciones tiene como objetivo ser relevante y accesible independientemente del nivel de analfabetismo o ubicación geográfica.
La FAO dispone de multitud de canales, desde las publicaciones técnicas, las de interés general o los coffee-table books a los vídeos en línea, con un público destinatario a menudo muy diverso. Por lo tanto, resulta fundamental que las publicaciones de la Organización sean coherentes mediante una identidad visual clara, concisa e inmediatamente reconocible.
Parte de su identidad visual tiene que ver con el uso correcto y el posicionamiento del logotipo de la FAO (véase la Sección 5.5 sobre identidad institucional). Sin embargo, en una publicación intervienen muchos más elementos, entre los cuales la fotografía es uno de los más poderosos. A menudo se dice que una imagen vale más que mil palabras, por tanto, la selección de una fotografía debe tener en cuenta no solo el alcance que pueda tener, sino también si respeta los requisitos sobre el equilibrio étnico/de género/nacionalidad y político. El tema debe ser apropiado en relación con el mensaje que la foto intenta transmitir, con inclinación hacia lo informativo y periodístico más que a lo puramente estético. Las personas deben destacar todo lo posible, y la imagen debe transmitir determinación, dignidad, esperanza, esfuerzo y progreso; el principio básico es: “dar soluciones, no problemas”.
Las ilustraciones son otro aspecto importante, aunque deben limitarse a potenciar la apariencia de las publicaciones destinadas al público general.
La combinación de colores es también clave. Se prefieren los tonos armonizados, impactantes pero no demasiado brillantes. La elección final dependerá de si es apropiada para el contexto y el público.
Por último, pero no menos importante, la tipografía es fundamental para establecer una identidad visual. Se prefiere una tipografía fuerte y clara en la que se combina lo clásico con lo moderno, de este modo se mantiene el carácter institucional de las comunicaciones de la Organización sin comprometer la innovación.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
6.2 ELEMENTOS VISUALES
_______ TIPOGRAFÍAUtilice una tipografía específicamente diseñada para las publicaciones (por ej. el tipo de letra Garamond) en lugar de las que están disponibles en Microsoft Office. Puede emplear una fuente serif en el texto principal y una fuente sans-serif en los encabezados para darle dinamismo a la disposición tipográfica. Debe emplear un interlineado más amplio cuando use la fuente serif, y un interlineado más ajustado con las fuentes sans-serif. Es preferible alinear el texto a la izquierda, sin guiones. De forma ocasional, puede justificar el texto; por ejemplo, en el texto de los recuadros. No centre el texto salvo que sea estrictamente necesario. Limite el uso de la tipografía concentrada a títulos y figuras. Seleccione un tamaño de fuente legible y aplique un interlineado correspondiente no inferior a un +20% (por ej.: tamaño fuente 9; interlineado 11).
_______ COLORLa selección de los colores se realiza a discreción de los editores. Sin embargo, en el caso de las publicaciones técnicas, se debe dar preferencia a una paleta de color con dos sombras o tonalidades del mismo color, en lugar de un color complementario. Intente seleccionar colores vivos pero no los que sean demasiado saturados.
_______ FOTOGRAFÍASe recomienda el uso de una fotografía apropiada y profesional, sobre todo para las publicaciones destacadas y en libros destinados a un público general. Las fotografías pueden aumentar significativamente el impacto de la publicación e involucrar visualmente al lector con su contenido. Sin embargo, las imágenes no son solo elementos decorativos y deben usarse únicamente cuando sean pertinentes al tema en cuestión y puedan enriquecer la publicación al ilustrar aún más los argumentos presentados. Si las fotografías no cumplen con las siguientes características que se detallan a continuación, evite su uso.
Cuando seleccione una fotografía, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
• relevancia con respecto al texto y al tema;
• posibles cuestiones sensibles, ya sean políticas y/o humanas (evitar el trabajo infantil, la crueldad animal, la discriminación, etc.);
• equilibrio de las fotografías dentro de la publicación en términos de etnicidad, género, funciones laborales, actividades y regiones geográficas;
• respeto hacia las personas que aparecen en la imagen, y
• expresiones y actitudes de las personas.
Con la finalidad de que las publicaciones que no sean técnicas resulten más atractivas, opte por imágenes con un estilo foto-periodístico, en el que se dé prioridad a las fotografías espontáneas con presencia humana y a aquellas que sugieren progreso; teniendo en cuenta las cuestiones relacionadas con los principales temas y objetivos de la FAO.
Algunas orientaciones generales en cuanto a la estética son:
• No haga cambios importantes a la imagen, solo ligeras modificaciones (por ej., contraste, iluminación).
• Evite los montajes, los recortes y las composiciones; una simple foto resulta efectiva y es más poderosa.
• Modere el uso de texturas fotográficas en los fondos de página o de portada.
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6. IDENTIDAD VISUAL
— Selección de la fotografía de la portadaEn muchas publicaciones no será necesaria la foto de portada. Para aquellas que la necesiten, seleccione bien la foto. Asegúrese de que es relevante al tema de la publicación. Considere la calidad de la imagen, y tenga en cuenta aspectos sensibles relacionados, por ejemplo, con la política, el género o de otro tipo.
Equilibre la fotografía seleccionada con el nivel de la publicación. Recuerde que las imágenes no se pueden volver a usar en las portadas de otras publicaciones. Si utiliza una buena fotografía en una publicación pequeña, esta imagen se considerará un “desperdicio”, ya que podría haber tenido un mayor impacto en una publicación más importante (por ejemplo, una publicación destacada o flagship).
_______ FOTOGRAFÍASLas fotografías incluidas en su publicación deben ser relevantes y deben tratarse en el texto (indicándose también el número de la foto para “localizar” la fotografía). Con respecto a la numeración, las fotografías se incluyen en la secuencia de figuras (véase el apartado sobre cuadros, figuras y recuadros en la Sección 5.3 relativa a la edición de originales).
No navegue por la Web en búsqueda de imágenes, ya que tendrá que enfrentarse a una gran cantidad de material de escasa calidad y/o protegido con derechos de autor. A través del archivo digital de fotografías Mediabase, de la FAO, podrá acceder a más de 85 000 imágenes de proyectos de la Organización con información sobre los créditos y los derechos de autor. Una vez registradas, los usuarios pueden buscar, crear y compartir visores y hacer pedidos para la descarga inmediata de fotografías de alta resolución para la publicación, ya sea en papel, digital o exposiciones.
Otros canales para la búsqueda de imágenes de la FAO son:
• FAO News Flickr (http://www.flickr.com/photos/faonews/collections/), en el que se pueden encontrar imágenes sobre actos y eventos. La fotografía descargada de la cuenta siempre se realiza de manera totalmente profesional con el fin de cumplir con los estándares internacionales de los medios; está disponible para descargarse inmediatamente a alta resolución.
• Fotos de la FAO en Flickr Naciones Unidas (https://www.flickr.com/photos/faooftheun/), en el que se encuentran imágenes tomadas por el personal de la FAO acerca del trabajo de la Organización sobre el terreno, con leyendas, créditos y títulos de proyectos.
También puede contactar con la Unidad de fotografía de la FAO en OCC ([email protected]). Si debe utilizar material de terceros, asegúrese de que el titular de los derechos ha firmado un formulario de permiso (Formulario de petición de permiso).
Si quiere documentar su publicación con fotografías de un proyecto de la FAO, planifíquelo con antelación. La Unidad de fotografía de la FAO puede brindarle apoyo para seleccionar a un fotógrafo y organizar una misión de fotografía eficaz en función de los costos. Los principales proveedores de contenido, las agencias de fotografía y los servicios de noticias (por ej. Agence France Presse Image Forum, Reuters, Contrasto, Magnum Photos) proporcionan recursos profesionales de fotografía para la concesión de licencias basada en el uso (por ej. una tirada, distribución, tamaño utilizado).
Aunque se recomiende el uso de fotografías de la FAO, la mayoría de organismos de Naciones Unidas disponen de fotos gratuitas como, por ejemplo, el banco de imágenes del Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA (https://photos.ifad.org), el archivo fotográfico del Programa Mundial de Alimentos (PMA) (http://photos.wfp.org/fotoweb/), y la colección de fotos del Banco Mundial (http://secure.worldbank.org/photolibrary/servlet/main?pagePK=149932).
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
Especificaciones técnicas:
• EN EL CASO DE PRODUCTOS IMPRESOS las fotos deben guardarse como archivos JPEG, TIFF o PSD con una resolución recomendada de 300 dpi, en una escala 1:1 y en un espacio cromático CMYK. Asegúrese de que las imágenes tienen el tamaño correcto y están adaptadas a las dimensiones del cuadro de la foto en la maquetación.
• EN EL CASO DE LA WEB necesitará una imagen con una resolución de 72 dpi como mínimo y un espacio cromático RGB.
— Pies de fotoLos pies de foto deben ser breves y explicativos. Deben hacer referencia al país (para comprobar los nombres comunes de los países, consulte FAONOCS) y mencionar la actividad del proyecto.
— Créditos de las fotografíasUtilice créditos en todas las imágenes, sean fotografías u otro tipo de material ilustrativo. En el caso de una fotografía, mencione la FAO en los créditos cuando el trabajo lo ha realizado un miembro del personal de la Organización o un colaborador externo remunerado, cuyas funciones incluyen la fotografía, sobre todo en aquellos casos en los que la FAO ha proporcionado el equipo. Mencione a un particular cuando la foto ha sido tomada por un miembro del personal de la FAO al margen de sus funciones oficiales o por una persona externa a la Organización. Las fotos llevan una línea de crédito contigua a la foto en la que se escribe al nombre del fotógrafo y cualquier otro tipo de información obligatoria necesaria para incluirla en la fuente de la foto. Cuando la fuente es la FAO, en los créditos se lee: ©FAO/nombre del fotógrafo, por ej. ©FAO/R. Smith. Tenga presente que este estilo de cita no implica que el fotógrafo posea los derechos de autor. La FAO es quien posee los derechos de autor en fotos, mapas y otras imágenes, salvo que se estipule lo contrario. Cuando el nombre del fotógrafo sea desconocido, ponga únicamente ©FAO. Los créditos de la foto de portada pueden añadirse en la parte inferior del descargo de responsabilidad/página de los derechos de autor, cuando corresponda, en un tamaño de letra más pequeño, separada por 2-3 líneas del texto de los derechos de autor y con el formato adecuado: Fotografía de portada: ©FAO/nombre del fotógrafo.
Si está negociando los derechos con terceros, compruebe si es su obligación aplicar la política relativa a los créditos y/o pies de foto.
_______ ILUSTRACIONESEn las publicaciones de la FAO solo deberían utilizarse ilustraciones de diseñadores profesionales. Las ilustraciones con finalidades prácticas (por ej. diseños y planes técnicos; dibujos dedicados a agricultores) pueden usarse en materiales pedagógicos y otras publicaciones técnicas. Cuando una ilustración pretende simplificar un concepto complejo, la infografía puede ser una buena alternativa visual. Las ilustraciones decorativas se pueden utilizar en las publicaciones de interés general.
_______ INFOGRAFÍASLas infografías pueden ser útiles para explicar conceptos o datos complejos. Una buena infografía es el resultado de una estrecha colaboración entre el redactor y el diseñador experto en el diseño de la infografía. Las infografías deben realizarse en coherencia con la forma en la que se vea el producto. No se trata de rediseñar un simple esquema sino más bien se considera un medio de comunicación específico que se centra en los elementos visuales para respaldar una información compleja. Los datos simples deben representarse visualmente en los gráficos. Contacte con la Subdivisión de Internet y de Comunicación Interna OCCI para obtener ayuda.
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7. IMPRESIÓN EN LA FAOEsta sección brinda orientación acerca de la impresión en la Sede en Roma. Es sabido que en las oficinas descentralizadas se necesita tener en cuenta las condiciones y los proveedores locales. Sin embargo, cuando sea posible, se alienta a las oficinas descentralizadas a respetar el espíritu, aunque no sea al pie de la letra, de lo que se muestra a continuación. Para obtener mayor orientación, las oficinas descentralizadas deben contactar con OCCP o el Grupo de Imprenta y Distribución de la Sede.
La FAO está luchando por reducir el impacto ambiental. Por tanto, reflexione sobre la necesidad real de imprimir copias de acuerdo con el tipo de público y el tiempo de conservación de la publicación. Este hecho debería considerarse en las fases preliminares de la cadena editorial, idealmente, en el paso 1 del PWS, por ejemplo en la creación de la nota de concepto (concept note).
Cuando prepare la nota de concepto de una publicación (paso 1 en el PWS), y asegure los fondos para su publicación (paso 4 en el PWS), se le invitará a reflexionar detenidamente sobre los siguientes puntos:
• ¿Es necesario imprimir el documento?
• ¿Qué tipo de publicación es?
• ¿Cuál es el público destinatario?
• ¿Cuánto tiempo deberá conservarse?
Si decide que necesita imprimir la publicación, contacte con el Grupo de Imprenta y Distribución para solicitar cifras y así poder tener una idea clara del presupuesto que necesita para finalizar su producto. Esta información también debe introducirse en el PWS cuando registre el proyecto en el paso 4 (los detalles se añadirán posteriormente). Intente elaborar un plan de impresión con bastante antelación, ya que imprimir a última hora puede conllevar un gasto adicional.
Para brindar orientación sobre las mejores prácticas de impresión (incluida la necesidad de una licitación y el tipo ideal de papel), el personal de la OCCP está dispuesto a reunirse con los coordinadores de la unidad de publicaciones.
7.1 DPR Y e-DPRPara introducir peticiones de impresión, es necesario rellenar una petición de impresión de documentos (DPR) –ADM 26– o una petición de impresión de documentos electrónicos (e-DPR) en función del tipo de publicación. El e-DPR se utiliza para la impresión de publicaciones digitales de unas pocas páginas y en tiradas limitadas, mientras que los DPR son para tiradas extensas y/o cuando sea necesaria la fotoimpresión (offset). Para obtener información sobre la diferencia entre fotoimpresión e impresión digital, consulte la siguiente sección. Ambos deben incluir las especificaciones técnicas del trabajo (desde el tipo de papel hasta el formato y la gama cromática usada). El e-DPR se procesa electrónicamente a través de una herramienta en línea disponible en http://extranet.fao.org/edpr. Los DPR deben ser rellenados y firmados por el redactor/autor y el responsable de presupuesto y deben enviarse al Grupo de Imprenta y Distribución junto con los archivos de impresión (véanse “archivos de impresión”: características estándar) y el listado del registro conexo en el PWS (paso 12). En el caso de reimpresiones, los DPR escaneados deben enviarse a [email protected] para que se les pueda asignar un número de trabajo (job number) actualizado.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
7.2 FOTOIMPRESIÓN (OFFSET) E IMPRESIÓN EN LA SEDEElegir la mejor técnica de impresión depende de su ubicación y de la tirada prevista. En términos generales, se recomienda la fotoimpresión (offset) para tiradas de más de 500 copias, colores pantone, encuadernación compleja, etc. Por otro lado, la impresión digital es la mejor elección para tiradas breves y más simples o productos de corta duración. En Roma, el proveedor de la FAO también imprime mediante tecnología digital (para una impresión digital de alta calidad y de costo reducido). Para asegurarse de que elige el tipo de impresión más adecuado para un producto específico, considere sus opciones con el coordinador de publicaciones de su unidad. Visitar a su proveedor de servicios de impresión externo en la localidad puede ayudarle también a tomar una decisión correcta.
7.3 ARCHIVOS DE IMPRESIÓN: CARACTERÍSTICAS ESTÁNDAREl envío de archivos de impresión en el formato correcto al Grupo de Imprenta y Distribución facilitará toda la fase de impresión. Aspectos que hay que tener en cuenta:
• Se deben fijar las páginas (con marcas de corte) según las dimensiones “ajustadas” del producto final. Se recomienda el uso de signos de inscripción.
• Portada: generalmente en formato PDF doble (recuerde lomo e interiores). Para el lomo de la portada, considere aproximadamente 0,5 cm por cada 100 páginas, aunque esta cifra puede variar en función del tipo de papel y el peso. Para los productos que no tienen portada diferenciada en cuanto a gramaje, del resto de la publicación, incluya la portada y la contraportada como páginas normales. En el caso de publicaciones de 48 o menos páginas (booklets), no es necesario el lomo. La portada debe proporcionarse en un archivo separado para la impresión, pero incluida en el archivo completo para publicarlo en la Web.
• Cuando las imágenes o los gráficos llegan hasta el límite de la página, incluya un sangrado (de unos 5 mm está bien).
• Las imágenes en color se incluyen en un espacio cromático CMYK.
• Las fotos deben ser de 300 ppp (dpi) al 100% del tamaño.
• Las figuras deben estar en formato vector.
_______ PAPELCon respecto al tipo de papel, OCCP y el Grupo de Imprenta y Distribución han acordado unas especificaciones estándar (por cuestiones de tiempo y economía), que sirven como referencia para las publicaciones de la FAO. Sírvase considerar las siguientes especificaciones como obligatorias (diríjase a la Unidad de impresión para obtener ayuda sobre los productos que no se consideran estándar).
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7. IMPRESIÓN EN LA FAO
LIBROS Nota: El estándar de la FAO para el papel es 90g/m2 de estucado mate.
FORMATO PAPELCUBIERTA Y ACABADO
ENCUADERNACIÓN
FLAGSHIP A4 90 g/m2 estucado mate
300 g/m2 estucado mate, laminado mate
Encuadernación de cosido Smyth
PUBLICACIONES HIGH PROFILE A4, A5, B5 Estucado mate o
sin brillo
300 g/m2 estucado mate o sin brillo, laminado mate por encargo
Encuadernación de cosido Smyth o lomo fresado
PUBLICACIONES TÉCNICAS A4, A5, B5 90 g/m2 estucado
mate o sin brilloPortada 300 g/m2 estucado mate Lomo fresado
BROCHURESFORMATO PAPEL ACABADO ENCUADERNACIÓN
MANUAL (< 48 PÁGINAS)
A4, A5, B5,y de otro tamaño por encargo
200–300 g/m2 (portada) 110–170 g/m2 (interior) estucado mate o sin brillo
Laminado mate por encargo
Grapado, cubierta-portada
FOLL
ETO
S
PANFLETO (≤ 2 PLIEGUES)
A4, A5, B5, 200 × 200 y de otro tamaño por encargo
170–200 g/m2 estucado mate o sin brillo
Laminado mate por encargo Plegado
HOJA INFORMATIVA A4, A5, B5 170 g/m2
estucado mate – Plegado
PROSPECTOA4, A5, B5 y de otro tamaño por encargo
100–170 g/m2 estucado mate o sin brillo – –
TIRADATIEMPO (DESDE LA APROBACIÓN HASTA LA IMPRESIÓN) (Válido para el proveedor local de la FAO en Roma; depende del tipo de producto, las especificaciones y la carga de trabajo)
Más de 500 copias aproximadamente 10 días hábiles
De 50 a 500 copias aproximadamente 3-7 días hábiles
Menos de 50 copias 2-3 días hábiles
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
7.4 ¿CÓMO REIMPRIMIR UNA PUBLICACIÓN?1. Prepare una DPR debidamente cumplimentada y firmada por su división.
2. Envíe la DPR a la siguiente dirección: [email protected] e incluya la dirección URL de la publicación que quiera volver a imprimir.
OCCP autorizará las reimpresiones y, para las publicaciones publicadas antes de 2014, puede solicitar que le actualicen la portada con el logotipo más reciente de la FAO. Recuerde pedir a su diseñador los archivos originales de la publicación (si no lo hizo cuando se realizó la primera publicación).
En una reimpresión, el número de trabajo (job number) será el mismo pero el número de reimpresión, el mes y el año deberán ser actualizados.
7.5 ALMACENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS ORIGINALESLa unidad responsable de la publicación deberá almacenar todos los archivos originales utilizados para imprimir o reimprimir un documento. Los diseñadores contratados por la FAO tienen la obligación de enviar los archivos originales una vez que el diseño se haya completado. El envío de los archivos originales debe incluirse como una tarea específica en sus términos de referencia. La OCCP está dispuesta a ofrecer asesoramiento sobre la terminología que hay que usar en los contratos de los diseñadores.
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8. SISTEMA DE GESTIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO RELACIONADO CON LAS PUBLICACIONES (PWS)
8.1 ¿QUÉ Y POR QUÉ?El PWS ha sido diseñado para ayudar a las divisiones y las oficinas a planificar sus productos editoriales; sobre todo, durante las principales fases del Programa de trabajo y presupuesto (PTP). Se trata de una herramienta de seguimiento que contribuye a la producción de publicaciones específicas, de alta calidad y eficaces en función de los costos. El PWS permite obtener un enfoque integral de las publicaciones, ya que incluye procesos de aprobación internos a nivel de departamento así como puntos de control para que la OCCP pueda examinarlas y registrarlas. Asimismo, el PWS ofrece una panorámica general de todas las actividades editoriales dentro de la Organización y permite realizar un análisis y una planificación estratégica del programa editorial de la FAO. Además, al inicio del proceso de preparación, el PWS avisa a los autores para que especifiquen la finalidad y los costes de sus productos editoriales, y su conformidad con el marco estratégico de la FAO.
El PWS abarca toda la cadena de publicación, desde la planificación hasta la producción (impresión/difusión en la Web). Incluye información relativa a la preparación de una publicación (por ejemplo, una revisión por pares de los contenidos y acuerdos de coedición), lo que posibilita a la OCCP responder de manera oportuna a cualquier necesidad relacionada con la publicación desde los autores y coordinadores de la unidad. En este sentido, la pronta presentación de una concept note es fundamental para que la publicación sea satisfactoria. La redacción de un resumen claro del producto y la selección del público destinatario pueden determinar las medidas futuras relacionadas con esa publicación, desde el tipo de idioma idóneo hasta el número de ejemplares necesario. Además, dicha información repercutirá en el presupuesto requerido para finalizar la publicación, y los autores y las divisiones se beneficiarán de que se les notifique con antelación sobre las implicaciones financieras de sus proyectos editoriales. Para entender el funcionamiento del PWS, véase el documento ¿Necesito crear un registro en el PWS? en la página web del PWS.
Nota: OCCP alienta a que se establezcan juntas editoriales a nivel de las divisiones para examinar las notas de concepto presentadas por los redactores y, por ende, los planes editoriales de la división.
8.2 ¿QUÉ PUBLICACIONES DEBEN INCLUIRSE EN EL PWS?Todas las publicaciones oficiales (véase la Sección 8.4 relativa a las aclaraciones sobre el PWS) deben introducirse en el PWS en línea. Véase la página web del PWS para obtener una mayor orientación sobre lo que necesita para proceder en el Sistema.
El uso adecuado del PWS le permitirá a usted y a su división:
• planificarse de manera clara y coherente;
• mantener un registro de todos los proyectos, e
• informar sobre esos proyectos.
Algunas publicaciones que inicialmente están pensadas para un público destinatario específico, pueden ser de mayor interés para un público general. Si cree que este puede ser el caso en su publicación, seleccione “Público general” como público destinatario en el paso 1 del PWS.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
Actualmente, el PWS está siendo actualizado a una nueva versión (PWS 3.0) para poder abordar los comentarios de los usuarios recopilados desde su implementación a principios de 2014. Se sincronizará con otros sistemas importantes, incluido el depósito de documentos de la Organización (FDR). Este apartado se actualizará cuando entre en funcionamiento el PWS 3.0.
Contacte con OCCP en la siguiente dirección [email protected] para obtener asistencia específica y orientación sobre cómo optimizar el uso del PWS.
8.3 VERSIÓN 3.0 DEL PWSLa versión actualizada del PWS (versión 3.0) abordará los problemas y solicitudes de los usuarios recopilados desde la puesta en funcionamiento completa del sistema en la Organización en 2015.
La versión 3.0 incluirá nuevas características, entre ellas:• NUEVOS CAMPOS RELACIONADOS CON LOS DERECHOS DE AUTOR/COEDICIÓN
que agilizarán la toma de medidas por parte del equipo de derechos de autor/licencias de la OCCP;
• UNA LISTA MÁS COMPLETA de los tipos de productos y las categorías de contenido;
• UNA MEJORA DE LA “VÍA RÁPIDA” para la aprobación de material informativo;
• ALERTAS DEL PWS PARA TODAS LAS PARTES INTERESADAS, Y
• RESPONSABLES DE PRESUPUESTO ALTERNATIVOS.
8.4 ACLARACIONES SOBRE EL PWS
1. No todos los documentos son publicaciones. Por tanto, antes de comenzar con el registro en el PWS, tenga en cuenta lo siguiente.
_______ ¿NECESITO CREAR UN REGISTRO EN EL PWS?A los efectos del PWS, todas las publicaciones mostradas a continuación se consideran como tales y deben pasar por el PWS. Los demás tipos de productos no deben registrarse en el sistema.
Material importante publicado de forma impresa o electrónica dirigido a destinatarios externos (por ej. responsables de la formulación de políticas, la comunidad científico-técnica, el público general). Entre las publicaciones de la FAO figuran los siguientes:
• libros (incluidos los documentos técnicos, el material pedagógico, circulares, expedientes, otras series principales y productos no seriados, libros electrónicos);
• booklets, brochures, fact sheet, flyers (incluido el material promocional relacionado con las reuniones y actos a los que no puede faltar “save-the-date”);
• infografías;
• boletines informativos, newsletters (en formato PDF a través del PWS; y en Adestra a través de Adestra), comunicados;
• pósters, pancartas, banners;
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8. SISTEMA DE GESTIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO RELACIONADO CON LAS PUBLICACIONES (PWS)
• carpetas, y
• CD-ROM, unidades de memoria USB.
Los destinatarios están bien identificados y, en los libros, están claramente definidos en las páginas preliminares (por ej. Preparación del presente documento/prefacio/resumen) y la contraportada (“sinopsis”). A los libros y CD-ROM se les asigna siempre un ISBN y, en el caso de series específicas, un ISSN. Las publicaciones pueden tener un autor o autores identificados (en el caso de publicaciones ordinarias y destacadas), o un autor corporativo (en el caso de los flagships e institucionales). Las publicaciones de la FAO pueden ser emitidas por la FAO únicamente o en conjunto con editores o instituciones externas (acuerdos de coedición). En ambos casos se incluyen las publicaciones gratuitas y en venta. Todas estas publicaciones deben pasar por el PWS.
Las publicaciones deben seguir un proceso editorial oficial (por ej. los pasos en el PWS): nota de concepto, aprobación por la división de origen y la OCCP, aprobación del presupuesto, elaboración de contenidos, finalización del texto, edición (incluida la edición de originales y la corrección de pruebas cuando proceda), el diseño, la disposición tipográfica, la comprobación modelo (cuando proceda) y la aprobación final de la división/oficina y la OCCP. Todas las publicaciones, pero no las carpetas, CD-ROM y unidades de memoria USB, se almacenan automáticamente en el depósito de documentos de la Organización (FDR) al final del proceso editorial (paso 12 del PWS).
Nota: Los demás tipos de productos se pueden almacenar de forma permanente en el FDR sin pasar por un proceso editorial oficial en el PWS. Se pueden enviar directamente a la siguiente dirección: [email protected] para su almacenamiento y difusión.
2. Si tiene preguntas acerca del PWS, antes de contactar con OCCP, sírvase consultar la lista de “preguntas más frecuentes” (enlace a la página del PWS) y el manual del PWS
https://workspace.fao.org/form/pws/Shared%20Documents/PWS%20manual_2017.pdf.
3. El PWS es una herramienta en evolución, la cual se somete a modificaciones y actualizaciones para cumplir mejor con su finalidad. Los coordinadores de la unidad reciben notificaciones
sobre dichos cambios y también publican las actualizaciones en la página web del PWS.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
9. DEPÓSITO DE DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN (FDR) Y LIBROS ELECTRÓNICOSUna vez que el producto informativo está listo para su publicación, sus metadatos aumentarán y se cargarán en el depósito de documentos de la Organización (FDR) para poder hallarlos de manera óptima.
El depósito de documentos de la Organización funciona como archivo para conservar los conocimientos acumulados de la FAO y como medio de difusión para los usuarios en todo el mundo.
Además de las publicaciones oficiales de la FAO, el depósito de documentos de la Organización incluye documentos y publicaciones que no pertenecen a la FAO, pero de las cuales es coeditora. Estos documentos se almacenan en www.fao.org/documents/en/ mientras que las publicaciones oficiales de la FAO están disponibles en http://www.fao.org/publications/en/.
Los elementos depositados pueden incluir, entre otros, publicaciones, brochures, documentos de reunión, módulos y recursos de aprendizaje electrónico, materiales de foros electrónicos, material publicitario, informes de gobernanza no publicados, colecciones históricas y cualquier otro tema o producto pertinente que contribuya a mantener la base de conocimientos y la memoria de la Organización.
9.1 ¿CÓMO PUBLICAR EN EL DEPÓSITO DE DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN?Una publicación cuando llega al paso 12 en el PWS (completada y lista para su publicación) se publica automáticamente en el depósito de documentos de la Organización, salvo que necesite posponer su lanzamiento por cuestiones de comercialización (un acto oficial en el que lanzar la publicación, un acuerdo con un coeditor, etc.). En esos casos, recuerde poner una nota en el PWS en la que especifique los motivos por los que la publicación está bloqueada y proporcione una fecha de publicación exacta. También es conveniente avisar al equipo del depósito de documentos acerca de las necesidades de difusión especiales en el mismo a través de un correo electrónico a la siguiente dirección: [email protected].
Los documentos y otros materiales que no pasen por el PWS deben enviarse a [email protected].
Algunos materiales pueden almacenarse y publicarse en el depósito de documentos de la Organización con una visibilidad limitada, lo que significa que la URL generada para esos documentos digitales será válida pero el producto no estará disponible en el depósito de documentos de la Organización o no se podrá buscar mediante el sistema de búsqueda del mismo.
9.2 PUBLICACIONES DIGITALES: LIBROS ELECTRÓNICOSEn la FAO, un libro electrónico es una publicación digital que se puede leer mediante dispositivos de lectura electrónica. Puede haber libros electrónicos aunque no cuenten con una versión impresa de la misma publicación y se almacenan en una página web específica: www.fao.org/publications/e-book-collection.
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9. DEPÓSITO DE DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN (FDR) Y LIBROS ELECTRÓNICOS
Para solicitar la producción de un libro electrónico, contacte con [email protected] o [email protected] al inicio del proceso editorial (paso 4 en el PWS). A los libros electrónicos se les asigna un ISBN independiente, esto es, un ISBN electrónico.
Las publicaciones aptas para su producción en formato electrónico o su conversión deben cumplir ciertos requisitos, entre los cuales se encuentran la adecuación al público y un contenido adecuado. Entre los criterios destacan los siguientes:
Finalidad y público:
• USO DEMOSTRADO O DEMANDA ALTA PREVISTA prevista de público destinatario/destinatarios bien definido(s);
• EL TÍTULO DEBE BENEFICIARSE DE LA DIFUSIÓN A TRAVÉS DE LOS CANALES DE DISTRIBUCIÓN ADICIONALES para tener un mayor impacto o ahorro en los costes de impresión, y
• EXTENSIÓN MÁXIMA DE 250-300 PÁGINAS.
El archivo no debe contener:
• NUMEROSOS CUADROS QUE OCUPEN UNA PÁGINA con muchas columnas que no se pueden rediseñar o eliminar;
• MÚLTIPLES GRÁFICOS QUE OCUPEN UNA PÁGINA y que no se pueden suprimir, y
• ELEMENTOS GRÁFICOS COMPLEJOS que no se pueden eliminar.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
10. GESTIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUALSegún el mandato de la FAO, la Organización debe difundir lo más ampliamente posible la información que produce. La gestión adecuada de los derechos sobre esta información —incluida la gestión de los derechos de autor, y la concesión de licencias, de derechos de uso a terceras partes— es fundamental para garantizar que la propiedad intelectual de la FAO se difunde de la manera más amplia y efectiva posible.
10.1 DERECHOS DE AUTOR Y CONDICIONES DE CONCESIÓN DE LICENCIASDependiendo de los objetivos y medios disponibles, puede trabajar con expertos técnicos, investigadores y/o profesionales de la comunicación. Debe proporcionar un resumen detallado y supervisar el trabajo a medida que avanza.
• Los derechos de autor en todos los contenidos y productos informativos elaborados por el personal de la FAO, consultores, suscriptores al Acuerdo de servicios personales, expertos en préstamos y cualquier otra persona en el desempeño de sus funciones en virtud del párrafo 301.13.6 del Estatuto de Personal siempre pertenecen a la FAO.
• Los derechos de autor en los productos elaborados por los órganos estatutarios de la FAO pertenecen y son administrados por la Organización.
• La política de la FAO no permite la asignación de los derechos de autor a cualquier otra entidad. Terceras partes pueden solicitar una licencia para usar y reproducir material que pertenece a la FAO con finalidad no comercial.
• Los derechos de autor conjuntos con entidades del sector privado, incluidos los editores comerciales, no están permitidos. Debería evitarse compartir los derechos de autor con cualquier organismo que no sea una organización internacional con los mismos privilegios e inmunidades que la FAO.
• La FAO posee los derechos de autor en todos los productos intelectuales elaborados como resultado de una colaboración bajo una Carta de Acuerdo. La cláusula de propiedad intelectual de la Carta de Acuerdo estándar otorga la apropiación plena a la FAO de todos los productos intelectuales elaborados bajo la Carta de Acuerdo. La Organización puede ofrecer la Carta de Acuerdo (Letter of agreement) al proveedor de servicios con una licencia para publicar los productos estipulados en esa Carta; sin embargo, esto se hace únicamente a discreción de la OCCP y en casos particulares.
10.2 COEDICIÓNLa coedición es un componente importante del programa editorial de la FAO y se lleva a cabo con editores asociados tanto institucionales como comerciales. En los últimos años, la FAO ha trabajado en proyectos de co-edición con los siguientes editores: OMS, OCDE, BANCO MUNDIAL, ELSEVIER, SPRINGER, CABI, OIE, FIDA, PMA, PNUMA, PNUD, UNIVERSIDAD DE OXFORD y UNIVERSIDAD AGRARIA LA MOLINA.
10. GESTIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
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Con el fin de garantizar el cumplimiento de las necesidades jurídicas y editoriales de la Organización, todos los acuerdos coeditoriales deben regularse mediante un acuerdo redactado por OCCP, con la colaboración del Asesor Jurídico de la FAO, cuando proceda. OCCP firma todos los acuerdos de coedición en nombre de la Organización.
10.3 COEDICIONES Y PWSTodas las coediciones de la FAO deben registrarse en el PWS (véase la Sección 8 relativa al Sistema de gestión del flujo de trabajo relacionado con las publicaciones), preferiblemente lo antes posible. Cuanta más información pueda proporcionar sobre su coedición desde el principio, más fácil será para la OCCP negociar con el coeditor asociado y documentar los acuerdos negociados mediante el acuerdo de coedición adecuado.
Si planea producir una publicación en colaboración con otra organización u oficina gubernamental, responda “Sí” a la declaración que se cita a continuación en el PWS: Otra organización ha proporcionado información importante a su publicación y desea que su logotipo aparezca en la portada de la publicación. El grupo de la OCCP sobre concesión de licencias y derechos de autor será consecuentemente notificado sobre la prevista coedición y contactará con usted para obtener más información, cuando sea necesario. Téngase en cuenta que los logotipos de gobiernos, ministerios u organismos externos solo pueden incluirse en las publicaciones de la FAO si han aportado información importante en cuanto al contenido, la edición de textos, la impresión o la distribución. Dicha inclusión debe establecerse con OCC por adelantado y no siempre está garantizada.
10.4 PREPARACIÓN DE UNA PROPUESTA COEDITORIALSi no tiene ningún acuerdo en vigor con un coeditor y le gustaría que OCCP seleccionase uno, tendrá que proporcionar a esta división un paquete de propuestas para que las posibles editoriales las examinen.
¿Es el trabajo adecuado para su coedición?
• ¿Aumentaría la visibilidad de la publicación gracias a la imagen/prestigio del coeditor, sobre todo en forma de aumento del volumen y/o alcance geográfico de la difusión?
• ¿La coedición tiende a mejorar la eficacia en función del costo del trabajo (teniendo en cuenta que esto depende de si se reparten las funciones editoriales y de producción entre los asociados)?
• ¿La publicación se beneficiaría de una contribución intelectual por parte del coeditor (especialmente importantes en el caso de asociados sin fines lucrativos)?
• ¿La publicación aborda una cuestión en la que la FAO tiene importantes conocimientos especializados y una ventaja comparativa; que es actual o de inquietud pública; y que tiene un gran mercado potencial (aspectos importantes que el asociado debe considerar)?
10.5 TRAS LA PROPUESTA COEDITORIALOCCP contactará con editores importantes y presentará su propuesta a aquellos que estén interesados. Los posibles coeditores evalúan las propuestas desde un punto de vista de la comercialización y de las múltiples revisiones por pares que se soliciten; también pueden solicitar cambios en la publicación prevista.
Una vez que un editor externo haya acordado continuar con el acuerdo de coedición, OCCP redactará un contrato específico, basado en el Acuerdo de coedición estándar de la FAO.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
10.6 PUBLICACIÓN DE ARTÍCULOS EN DIARIOS EXTERNOSEn el caso de artículos publicados en publicaciones externas, OCCP ha establecido prácticas relativas a la concesión de licencias con editoriales como Elsevier, Wiley, Sage y Oxford University Press.
Si ofrece o recibe una invitación para presentar un artículo, informe inmediatamente al editor responsable, ya que como personal de la FAO, no está autorizado a firmar acuerdos individuales relativos a los derechos de autor o licencias para publicar. La publicación del documento debe ser regulada mediante un acuerdo de licencia oficial con el editor, firmada por OCCP en su nombre y por la FAO como su empleador. Recuerde obtener la aprobación del contenido y la autorización para presentarlo al Director o ADG o a la junta editorial de su división. Posteriormente, proporcione a OCCP los siguientes datos: título del artículo, lista de autores y coeditores, número del manuscrito, y un borrador del mismo.
En la nota sobre los derechos de autor para los artículos publicados externamente se leerá:© Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, 20XX.
Si el responsable o autores correspondientes no están afiliados a la FAO, la institución del autor en cuestión puede poseer los derechos de autor. En este caso, la Organización renunciará a su derecho sobre los derechos de autor. No es necesario que la FAO firme el acuerdo del editor en los casos en los que no posee los derechos de autor; sin embargo, el autor/los autores de la FAO y la OCCP deben garantizar en todo caso que se adhieren a los términos del editor en cuanto a la reutilización, la publicación académica y la citación requerida, ya que estos términos siempre se aplican a la FAO.
La FAO asigna a los editores comerciales una licencia exclusiva para publicar los artículos del personal, al mismo tiempo que se conserva el derecho de publicar una versión preimpresa (o un manuscrito del autor aprobado) en el depósito de documentos de la Organización.
En estos artículos se debe incluir la declaración de descargo de responsabilidad junto con los derechos de autor de la FAO, en la que se lee:
Las opiniones expresadas en esta publicación son las de su(s) autor(es) y no reflejan necesariamente los puntos de vista de la FAO.
10.7 POLÍTICA SOBRE EL LOGOTIPO DE LA FAOEl logotipo completo de la FAO debe usarse en todos los productos informativos elaborados por la FAO como parte de sus actividades, al margen de la procedencia de la financiación (véase la Sección 5.5 sobre identidad institucional y la Sección 10.1 relativa a los derechos de autor y condiciones de concesión de licencias). El uso inapropiado del logotipo de la FAO compromete la imagen de la Organización y puede dañar su reputación.
OCCP regulará la utilización de los logotipos de la FAO y de otras entidades en productos informativos publicados por la Organización. Las normas y procedimientos específicos se detallan en la Política y directrices sobre el logotipo de la FAO.
No se comprometa a incluir logotipos de los asociados en un producto informativo antes de contactar con la OCCP con respecto a la redacción de un acuerdo de coedición.
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11. MARKETING, DIFUSIÓN Y VENTASLa función del marketing se basa en que el producto pueda responder a las necesidades y deseos del público destinatario con el fin de garantizar su presencia en los canales relevantes; comunicar de manera proactiva su disponibilidad y comprometerse con el público para que se tomen medidas.
OCCP gestiona el marketing, difusión y ventas a nivel institucional de las publicaciones de la FAO además de respaldar los esfuerzos de promoción y marketing de los autores y divisiones de FAO. Entre las actividades que se realizan se incluyen:
• la introducción de la estrategia y el plan editorial general, incluida la investigación de mercado, las decisiones sobre productos de interés general, el apoyo a las publicaciones destacadas y el marcado de las series clave;
• la promoción y difusión de las publicaciones de la FAO a través de las ventas (incluida Amazon), bibliotecas, ferias del libro, agregadores de contenido, bibliotecas digitales, servicios de búsqueda, entre otros;
• la producción del marketing colateral, incluidos los catálogos, brochures y flyers, y;
• el diálogo proactivo con los partners actuales y potenciales, como los editores académicos y comerciales y otras organizaciones de las Naciones Unidas.
Para una difusión y alcance óptimo a nivel divisional, los redactores deben seguir los pasos que aquí se presentan en estrecha colaboración con los focal point de sus publicaciones y los communication officers. No siempre es posible seguir todos los pasos, por ejemplo, debido a limitaciones de tiempo o de recursos, pero se recomienda encarecidamente, y de forma especial en las publicaciones high-profile. Si están disponibles, consulte los planes de marketing ya preparados de publicaciones similares.
11.1 ESTRATEGIA Y TÁCTICAS DE MARKETING: DEFINICIÓN DEL PLAN DE MARKETINGLa estrategia de marketing consiste en explorar el entorno exterior, entender la situación actual, determinar cualquier poder que pueda tener repercusión en su proyecto de publicación y elaborar dicho proyecto en consonancia. No se trata de considerar únicamente el año de publicación sino más bien el período de tiempo proporcional al período de validez previsto para su publicación. Debe ser capaz de extraer gran parte de esta información de su planificación anual de trabajo y actividades en curso, redes profesionales y conocimientos de su área de especialización.
El componente táctico es más práctico y se debe materializar en un plan de actividades. Tiene una perspectiva temporal, generalmente el año de publicación y posiblemente el año siguiente e intenta responder a los objetivos que se han establecido en sus publicaciones. Los pasos más importantes son los siguientes:
Postulados preliminares:
• Análisis de la oportunidad de mercado.
Estratégicos:
• PASO 1 – Conocer su entorno.
• PASO 2 – Conocer los mercados y a los destinatarios.
• PASO 3 – Segmentar, enfocar y posicionar su producto para destinatarios específicos.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
• PASO 4 – Set your marketing objectives and match them with your other objectives.
Tácticos:
• PASO 5 – Utilizar las 4 Ps básicas (Producto, Precio, Punto de venta y Promoción) para elaborar la propuesta de valor y la estrategia de comunicación.
• PASO 6 – Evaluar y controlar.
_______ ANÁLISIS DE LA OPORTUNIDAD DE MERCADOEsta parte es fundamental en la planificación general (véase la Sección 2.2 titulada: “Antes de empezar”) ¿Hay una necesidad apremiante de información? ¿Esa necesidad la han cubierto ya otras fuentes de información? ¿Qué podemos añadir o mejorar? Teniendo en cuenta la dimensión del mercado, ¿es lo suficientemente grande para justificar el coste de la publicación? ¿La información proporcionada ayudará a cambiar los comportamientos y, por ende, ayudará a la FAO a lograr su misión? ¿Puede identificar fácilmente a posibles lectores y podrá llegar a ellos de manera eficaz para informarles acerca de la nueva publicación?
_______ PASO 1: CONOCER SU ENTORNOEn primer lugar, elabore un plan estratégico de marketing. Explore el entorno exterior con el fin de identificar aquellas cuestiones que puedan afectar a la promoción de su publicación en el año en curso y en los tres o cinco años posteriores.
Existen numerosas herramientas para hacerlo como, por ejemplo, el análisis PESTEL.
— Análisis PESTELEl análisis PESTEL (análisis político, económico, social, tecnológico, ecológico, legal) se usa para esbozar el entorno externo. Le ayudará a comprender el entorno macroeconómico y los parámetros demográficos que pueden afectar su publicación.
POLÍTICO ECONÓMICO
SOCIAL TECNOLÓGICO
ECOLÓGICO LEGAL
Rellene el cuadro, centrándose en los factores principales. Guárdelo y actualícelo a intervalos fijos. Si su publicación se emite periódicamente (por ej. anualmente), podrá determinar los cambios y tendencias en el entorno externo y adaptar su material en consonancia. Tenga presente las cuestiones que haya determinado en el momento de elaborar su plan de marketing.
11. MARKETING, DIFUSIÓN Y VENTAS
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A continuación se muestran algunas fuentes de información útiles:
• Biblioteca de la FAO;
• grupos industriales y medios informativos;
• grupos académicos y de profesionales;
• grupos comunitarios y de promoción;
• prensa y publicaciones profesionales/comerciales;
• redes sociales (“listening in”), y
• cualquier otra fuente relevante para su área de trabajo.
Tras examinar la dinámica del entorno, podrá pasar al mercado y al público.
_______ PASO 2: CONOCER LOS MERCADOS Y A LOS DESTINATARIOSUno de los principales aspectos que hay que tener en cuenta es el valor exclusivo de su publicación para el lector. Entender las ventajas comparativas y distintivas será la base de cada actividad de marketing que lleve a cabo.
— Análisis de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (análisis DAFO)Una forma fácil de entender el valor único de su publicación es a través de un análisis DAFO. Este debería ser multidimensional y tener en cuenta tanto el presente como el futuro (por ej. ¿Qué oportunidades cree que se pueden presentar? ¿De qué amenazas es consciente?). Se dará cuenta de que la mayoría de sus fortalezas y debilidades derivarán del entorno interno (por ej. su equipo, FAO) y la mayoría de sus oportunidades y amenazas, del entorno externo (colaboradores, personal sobre el terreno, etc.).
DEBILIDADES FORTALEZAS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
Deben tenerse en cuenta las siguientes cuestiones:
• ¿Es mi publicación única o es probable que sea una duplicación de otras publicaciones?
• ¿A quién va dirigida mi publicación?
• ¿Es indispensable para ellos?
• ¿Puede presentarse mi publicación (con otra publicación u otro medio)?
• ¿Conozco lo suficiente a mi público?
• ¿Qué tipo de investigación es necesaria?
• ¿Cómo veo la evolución de mi publicación durante los próximos cinco años?
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
— Estudios de mercadosLos estudios de mercados deben integrarse en la planificación de marketing de cada división, ya sea en el momento del lanzamiento de una publicación, con anterioridad o algún tiempo después, dependiendo de las cuestiones que le gustaría estudiar.
Una vía práctica de realizar los estudios de mercados que apoyen la toma de decisiones consiste en comenzar con aquello que necesita ser resuelto, por ejemplo, hallar el perfil de los lectores de una región específica, o cómo el mismo público usa los documentos normativos de la FAO frente a las publicaciones relativas a la investigación sobre el terreno. Los pasos son los siguientes:
• Defina la cuestión que necesita ser resuelta y cómo se implementarán los resultados de la investigación.
• Tradúzcalo en una metodología de investigación y desarrolle instrumentos adecuados.
• Determine un grupo de muestra y planifique cómo contactar con este grupo (un plan de muestreo).
• Pruebe el plan por adelantado.
Si la prueba resulta satisfactoria, recopile y analice los datos para responder a la pregunta planteada al principio del proceso.
_______ PASO 3: SEGMENTAR, ENFOCAR Y POSICIONAR Posiblemente piense en cómo el contenido de su publicación puede ser relevante para ciertas personas. En cambio, debería pensar en responder a las necesidades de su público directamente a través de la comercialización por segmento (grupo beneficiario). Por ejemplo, centre su contenido en grupos con necesidades relacionadas con los plaguicidas en lugar de centrarse en el contenido relacionado con plaguicidas destinado a un público amplio.
— Segmente el mercado y el públicoEste paso le ayudará a ajustarse al sector de su público y a entender cómo puede cubrir sus necesidades. ¿Qué criterios son los adecuados cuando intenta segmentar el mercado? Véase la siguiente lista propuesta:
• características especiales como género, edad y profesión;
• institución (¿categoría?) o individuo (¿tipo?);
• área geográfica/características regionales;
• finalidad de la adquisición y uso de la publicación;
• accesibilidad, y
• capacidad de respuesta.
Esto es algo que necesita definir con antelación: puede utilizar como base las categorías que ha definido en el PWS, pero la segmentación puede variar en función del público. Véase esta plantilla simple sobre segmentación.
11. MARKETING, DIFUSIÓN Y VENTAS
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CATEGORÍAS DE PÚBLICO
CRITERIOS DE
MERCADO
INSTITUCIONES DE
INVESTIGACIÓN
BIBLIOTECAS ACADÉMICAS ONG
AGRICULTORES Y CONSULTORES
AGRÍCOLAS
PERSONAL DE LA FAO, EN LA SEDE Y SOBRE EL TERRENO
.........
.........
.........
.........
— Enfóquese en sus segmentosUna vez que tenga una idea clara sobre los diferentes segmentos entre su público potencial, se dará cuenta de que probablemente no podrá llegar a todo el mundo. Tome una decisión. Decida en qué segmentos le gustaría enfocarse de manera específica y cuáles tienen una prioridad máxima. Puede que cada uno requiera de una estrategia de marketing diferente “marketing diferenciado”. Los profesionales de marketing a menudo crean “personas” para conocer sus grupos destinatarios. Las “personas” son perfiles ficticios que representan las características principales y los comportamientos de lectores particulares en relación con el uso de la información (por qué necesitan la información, cómo la buscan y la usan, etc.). Las “personas” pueden proporcionar una perspectiva más profunda sobre lo que condiciona las necesidades de ese segmento.
— Posicione su publicación en los segmentos escogidos¿Cuáles son las características únicas de su publicación? En el caso de Ahorrar para crecer, por ejemplo, las características serían el contenido de fácil lectura, la información novedosa, la temática y la utilidad específica para un mercado concreto. En el caso del Anuario estadístico, podría posicionar su publicación como la serie más completa de estadísticas agrícolas, etc.
El posicionamiento se basa también en reflexionar sobre su publicación. Las tendencias y las circunstancias pueden haber cambiado entre el momento en que se concibió la publicación y el momento en el que se publicará. En ese caso, posiblemente quiera considerar reposicionarla bajo una perspectiva diferente.
Para obtener más información, véase el paso 4 sobre las cuatros características básicas y la redacción de una propuesta de valor.
________PASO 4: ESTABLECER LOS OBJETIVOS DE MARKETING Y HACER QUE COINCIDAN CON LOS SUYOS PROPIOS
Teniendo en cuenta el mandato de la Organización y los objetivos estratégicos, así como su programa de trabajo; ya será consciente del mercado que quiere abarcar, habrá segmentado su público de una manera significativa y habrá empezado a pensar en sus objetivos de promoción.
Puede elaborar un simple gráfico de tres columnas con sus objetivos para asegurarse de que se corresponden:
• COLUMNA 1: PTP, OE y/o objetivos divisionales (esto debería corresponderse con la justificación introducida en la nota de concepto del PWS).
• COLUMNA 2: defina al menos tres objetivos sociales. Esos pueden ser, por ejemplo, importantes temas ambientales o cualquier otro asunto con el que quiera identificar su publicación. Compare esos con los establecidos en los objetivos de la columna 1. ¿Esos objetivos son específicos, cuantificables, alcanzables, relevantes y con plazos precisos?
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
• COLUMNA 3: objetivos de promoción. Esos objetivos podrían ser: atraer a más público, satisfacer los requisitos de conocimiento internos, aumentar (de forma interna o externa) la visibilidad de un asunto clave, o potenciar la participación de lectores en una región/país específico. ¿Cómo se comparan con sus objetivos estratégicos y los objetivos sociales? ¿Puede esbozar las líneas de conexión entre ellos?
Establecer sus objetivos de promoción es fundamental ya que suponen la base para las actividades tácticas.
_______ PASO 5: UTILIZAR LAS 4 PS (PRODUCTO, PRECIO, PUNTO DE VENTA Y PROMOCIÓN) PARA ELABORAR LA PROPUESTA DE VALOR Y LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
Hasta ahora, su plan de marketing se ha centrado en garantizar un conocimiento sólido de su entorno, su público y su publicación. En este momento es necesario centrarse en las medidas prácticas para elaborar la propuesta de valor. Esto significa definir la estrategia de marketing, que se basa tradicionalmente en sus cuatro características básicas “producto, precio, punto de venta y promoción”, aunque existen muchas formas distintas de analizar la estrategia de marketing.
— Las 4 Ps: producto, precio, punto de venta y promociónProducto: El análisis DAFO (véase el paso 2: Conocer los mercados y a los destinatarios) debería darle una buena idea sobre el producto. Este concepto abarca todos los aspectos tangibles de su publicación: aspecto, título, color, encuadernación, contenido y disposición tipográfica. Véanse también las actividades y materiales de marketing en el presente capítulo y la Sección 6 relativa a la identidad visual.
La responsabilidad de fijación de los Precios está ligada con las ventas que realizan OCCP y el equipo de comercialización. El cálculo tiene en cuenta los costos reales, el contenido de la publicación, la amplitud del público y los precios en el mercado para contenidos similares. La política de establecimiento de precios de la FAO tiene como objetivo, en términos generales, que las publicaciones sean más asequibles que rentables. Las publicaciones que están en venta pueden alcanzar descuentos de hasta un 60% para los países en desarrollo.
El Punto de venta (o canal) alude a cómo nuestros productos llegan a su público. Las publicaciones de la FAO se distribuyen actualmente de la siguiente forma.
Distribución gratuita:
• en línea a través del depósito de documentos de la Organización (de acceso libre);
• biblioteca de libros electrónicos de la FAO, de acceso libre a aquellas publicaciones emitidas en formato electrónico;
• en el caso de categorías de publicaciones específicas, la distribución oficial, en la que se incluyen las oficinas regional y subregionales de la FAO, representantes de la FAO, representantes permanentes del PNUD, bibliotecas depositarias de la FAO, bibliotecas del Centro de información de Naciones Unidas (CINU), bibliotecas de organismos de Naciones Unidas, así como otras instituciones y particulares;
• distribución divisional (contacte con su oficial de publicaciones o comunicaciones para obtener la lista), y
• subscripciones (diarios, boletines).
En venta (no todas las publicaciones):
• a través de los distribuidores de venta de la FAO, incluido Amazon;
• a través de acuerdos de coedición con los asociados comerciales;
• a través de agregadores de contenido y plataformas como EBSCO, Web of Science, ProQuest, Knover, etc. (algunos de ellos también pueden estar disponibles de forma gratuita).
11. MARKETING, DIFUSIÓN Y VENTAS
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La Promoción es todo lo relacionado con la comunicación del marketing, por ejemplo, ¿cómo comunica la información necesaria sobre el producto a sus grupos destinatarios para obtener una respuesta positiva? Para obtener más información, véanse los apartados dedicados a la comunicación, actividades y materiales de marketing.
— Redacción de su propuesta de valorElabore una lista de verificación de las principales cuestiones que tiene que abordar cuando elabore su propuesta de valor (ya tiene casi toda la información) con la finalidad de volver a centrarse antes de empezar con el plan de comunicación. Podría basarse en lo siguiente:
Análisis del público:
• ¿Cuál es el perfil del lector típico de mi publicación?
• ¿Cómo afectan el comportamiento y las características del público a la publicación?
• ¿He mantenido un diálogo con mi público para obtener opiniones y mantener una comunicación abierta?
Objetivos:
• ¿Qué pretende lograr mi comunicación de marketing?
• ¿Cómo respaldan los objetivos de mi departamento y el mandato de la Organización en general mis objetivos de marketing? ¿Dispongo de las herramientas y recursos suficientes para llevar a cabo mi plan?
Cuestiones:
• ¿Qué cuestiones jurídicas, normativas y éticas afectan al público, región geográfica, medios o mensajes?
Investigación:
• ¿Qué ha revelado la investigación sobre el mercado, incluidas las necesidades, deseos y preferencias de comunicación de mi público?
• ¿Quiénes son las partes interesadas de mi público interno y externo?
• ¿Cómo puedo probar previamente la implementación de mi comunicación y la sensibilización y respuesta?
— Comunicación del marketing (Paso 5: Promoción)La comunicación del marketing está incluida en la faceta “promoción” dentro de las cuatro características básicas de la estrategia de comercialización. En este momento que ya ha recopilado información sobre su público, debe analizar cuál es el mejor modo de llegar a él y animarle a que participe en su publicación. Para promocionar una publicación siga los siguientes pasos principales:
• Elabore un plan promocional durante la fase de planificación de la publicación. Esto es fundamental para hacer un uso óptimo de los recursos disponibles.
• Enfoque su comunicación. El público de su comunicación no es necesariamente idéntico al público de su producto: por ejemplo, el público de su comunicación puede abarcar partes interesadas internas y otros organismos de Naciones Unidas que no tienen por qué recibir o leer la publicación.
• Reserve el presupuesto.
• Determine los canales, por ejemplo, redes, boletines informativos, actos, medios de comunicación, entre otros, y seleccione herramientas apropiadas para cada canal (en el cuadro se clasifican algunas herramientas clave pero otras muchas diferentes herramientas y enfoques). Sea selectivo y establezca con antelación cuánto puede hacer con los recursos disponibles.
• Planifique, redacte y produzca materiales promocionales.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
• Establezca su objetivo y elija el nivel de participación que espera de su público (alto, medio, bajo). Por ejemplo, si quiere utilizar la comunicación para mejorar la imagen de sus publicaciones, su objetivo podría ser “llegar al 55% del público destinatario en cuestión”.
HERRAMIENTAS CLAVE PARA UNA COMERCIALIZACIÓN CON FINES NO LUCRATIVOS
HERRAMIENTA USO EJEMPLO (PERTINENTE EN NUESTRO CONTEXTO)
Comercialización directa
Llega al público destinatario Correo, correo electrónico, redes sociales, telemarketing, catálogos impresos o en línea
Relaciones públicas
Construye una imagen positiva de la publicación, fortalece los lazos con las partes interesadas
Lanzamiento de actos, comparecencias y conferencias públicas, patrocinios, nuevos lanzamientos, charlas informativas, podcasts, discursos, blogs
Comercialización personal
Llega al público individual para fortalecer las relaciones
Nombramientos y designaciones, presentaciones, ayuda y sesiones de conversación en línea
Publicidad Transmite el mensaje a un público extenso
Internet, revistas, publicaciones, periódicos, vínculos a un buscador de pago, folletos y panfletos, contenido patrocinado en las redes sociales
— Actividades y materiales de comercialización (Paso 5: Promoción [continuación])Las principales actividades y canales de comercialización utilizados en la FAO incluyen el sitio web de la FAO y de asociados, las redes sociales, los correos electrónicos específicos y los actos públicos.
Definición de la imagen y el estilo de su producto
El título de su publicación debe ser preciso, atractivo y breve. Intente incluir ideas clave en las primeras diez palabras dado que estas son las que aparecerán en los resultados de los buscadores.
El texto debe estar redactado y ser presentado en un estilo que facilite el uso de fragmentos con fines promocionales. Un buen resumen, el “entresacado” de citas, mensajes clave atractivos, encabezamientos de los capítulos breves y los pies de fotos serán útiles.
El diseño de su publicación debe ser atractivo para el público destinatario (véase la Sección 6 sobre la identidad visual).
También se pueden utilizar para la promoción de la publicación algunas fotos de buena calidad y unas estadísticas bien presentadas. Téngalo presente cuando diseñe/elija elementos gráficos.
Para obtener más información, véase la Sección 3 relativa a la elaboración de contenidos.
11. MARKETING, DIFUSIÓN Y VENTAS
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Redacción del material promocional
Su texto promocional básico se incluye en la sinopsis. Las sinopsis pueden tener distinta longitud (por ej. unas 250-300 palabras para la contraportada de un libro, 50-75 para la entrada de un catálogo y 50 para un encabezado en la Web).
En todos estos casos, la sinopsis debe ser breve, directa al grano y atrayente. Debería dar respuesta a las siguientes preguntas del lector:
• público (¿para quién?)
• contenido (¿acerca de qué?)
• contexto (¿relevante/de actualidad?)
• valor añadido (¿nuevo, mejor?)
Para conseguir una orientación detallada sobre cómo redactar una sinopsis, véase el Anexo 1 titulado: Directrices sobre las sinopsis.
Preparación de un comunicado de prensa
El equipo de relaciones con los medios de comunicación (OCCM) decide qué publicaciones son de interés periodístico. Contacte con la OCCM, con copia a Publications-Sales, si considera que podría ser interesante para su publicación. OCCM preparará el comunicado de prensa en base a la información que le proporcione, la cual debe incluir:
• un resumen de la publicación, en el que se ofrece más información que en la sinopsis y se centra en el contenido;
• biografías del autor;
• otro material textual relevante como, por ejemplo, mensajes clave y figuras importantes;
• material gráfico pertinente, que incluya fotos y estadísticas;
• cualquier material promocional ya elaborado como flyers o infografías;
• enlaces a cualquier material audiovisual que se haya elaborado (vídeos, podcasts), y
• la propia publicación.
La Web
La Web es uno de los canales de comunicación más importantes. Aparte de estar disponible en el depósito de documentos de la FAO, su publicación también puede contar con una página web específica en la que se ofrezcan resúmenes, cifras clave, estadísticas (que pueden ser interactivas), podcast y vídeos. Contacte con OCCI para conseguir asesoramiento.
Aunque no disponga de una página web, asegúrese de que la información se publica a tiempo en la página web de su departamento y/o división. Informe a la OCC de manera puntual para que la publicación pueda presentarse en la página inicial de la FAO cuando sea oportuno.
Solicite a sus asociados y redes de especialistas que referencien su publicación en sus respectivas páginas web. Asegúrese de que se vinculan a la publicación ubicada en el depósito de documentos de la Organización y que no suben el archivo PDF directamente. Esto facilita el control de la versión y el seguimiento de su uso.
Material audiovisual
Si cuenta con autores que usan los medios, quizás quiera grabar una entrevista con ellos. También puede que quiera compartir otros tipos de contenido audiovisual que forme parte de su publicación o que sea complementario a ella. Contacte con el equipo audiovisual para obtener asesoramiento.
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ESTRATEGIA Y GUÍA PRÁCTICA DE LAS PUBLICACIONES DE LA FAO
Actos públicos
En el caso de publicaciones destacadas, posiblemente desee organizar un acto de lanzamiento. Este debe planearse al menos con tres meses de antelación. En el caso de publicaciones especializadas con un público más reducido, a menudo resulta más útil presentarlas en actos que ya se han organizado sobre temas relevantes, sea en la FAO o fuera de ella. Manténgase en contacto con sus redes, trabaje con OCC y su oficial de comunicaciones y consulte el calendario de medios de la FAO.
Medios especializados
Los diarios especializados y las revistas y/o blogs pueden servir de canal para su publicación. Identifique los medios adecuados y organícese con ellos en colaboración con OCCP.
Listas de correo
Envíe información sobre su publicación a los destinatarios que haya seleccionado. Adapte el mensaje al segmento de público específico. Al elegir cuidadosamente a los destinatarios, evitará llegar a los destinatarios erróneos e inundarles con información que no considerarán útil.
Redes sociales
Facebook, Twitter y otros medios similares son útiles para compartir información con un público interesado. Utilice sus redes, y organícese con el equipo de redes sociales de la OCCI. Para obtener orientación, véanse las directrices sobre redes sociales de la FAO.
Nota: Asegúrese de que no se publica nada en canales personales antes de que se comparta en canales institucionales. Esto se debe aplicar especialmente a las publicaciones importantes que “estén bloqueadas” o vayan acompañadas por comunicados de prensa, turnos de preguntas con los periodistas, ceremonias de inauguración, etc.
A continuación, se muestra una lista de canales que se pueden usar antes de la inauguración, en el momento de la misma y después de ella:
Período previo
• actualizaciones por correo electrónico (“próximamente”)
• información por adelantado a los distribuidores de venta
• anuncios
• editoriales
• “próximamente” a través de las redes sociales (organícese con el equipo de redes sociales de la OCCI)
Lanzamiento
• comunicado de prensa mundial o regional
• lanzamiento de noticias u otro tipo de vídeos
• entrevistas/actos con portavoces clave
• historias en la Web
• ventas
Después del lanzamiento
• actualizaciones por correo electrónico (boletines informativos, etc.)
• intercambio de información con asociados (instituciones, diarios, sitios web)
• actualización del sitio web con contenido nuevo conexo
• actualizaciones de Wikipedia
• seminarios web sobre temas relevantes
• actos, capacitación, talleres
• ventas, promoción en curso
• canales sobre redes sociales institucionales y personales
11. MARKETING, DIFUSIÓN Y VENTAS
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_______ PASO 6: EVALUACIÓN Y CONTROLAl final del ciclo de la publicación, es importante evaluar los resultados de sus esfuerzos. Dependiendo de la política de su departamento, posiblemente opte por interrumpir algunas publicaciones debido a su reducida repercusión y así concentrar sus recursos en otras actividades. Véase la Sección 12 relativa a la evaluación para obtener más información sobre el tema.
11.2 MARKETING Y DIFUSIÓN DEL FLUJO DE TRABAJOOCCP utiliza el PWS (véase la Sección 8) como herramienta para apoyar la estrategia de comercialización de sus productos. Cuanto más oportuna y precisa sea la información introducida en la herramienta, mejor apoyo se podrá prestar. OCCP examina los registros semanalmente con el fin de actualizar el plan de publicaciones, identificar las ventas y las oportunidades de comercialización, hacer propuestas a los coeditores y ofrecer contenido a través de canales específicos. OCCP también hace un seguimiento de las oportunidades en curso para la promoción e informa sobre los indicadores clave de las realizaciones.
11.3 LISTAS DE COMPROBACIÓN
_______ LISTA DE COMPROBACIÓN DEL REDACTOR• Plan de comercialización preparado
• Identificación del acto relevante para el lanzamiento, cuando proceda
• Puntos con los principales mensajes preparados
• Registro en el PWS preparado y actualizado, cuando proceda
• Comunicación/publicación de la división/departamento; oficial informado sobre la elaboración del producto para garantizar la comunicación a nivel de la división o institucional
• El título de la publicación se puede localizar fácilmente en los motores de búsqueda
• Los principales encabezamientos de la publicación contienen también palabras claves relevantes
• Sinopsis preparada de acuerdo con las directrices sobre la misma
• Información conexa preparada (historia en la Web, boletín informativo, artículos, etc.)
• Material audiovisual relevante planificado y preparado
• Historias preparadas para los boletines informativos en cuestión (divisional, otros conexos)
• Información compartida con los medios especializados, cuando sea oportuno
Una vez que su libro sea publicado, compártalo ampliamente:
• Diríjase a la sección “detalles” del depósito de documentos de la Organización y comparta la publicación a través de sus redes (Twitter, LinkedIn, Facebook, etc.)
• Actualice las páginas de Wikipedia relevantes.
• Aliente a los asociados a vincularse a la publicación y al material conexo (por ej. audiovisual) en sus sitios web.
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_______ LISTA DE COMPROBACIÓN DE OCCP• Títulos de ventas y copias acordados
• El título y los encabezamientos de la publicación en el índice están optimizados en los motores de búsqueda
• Sinopsis finalizadas para su uso en diferentes canales
• Distribuidores alertados sobre las próximas publicaciones
• Copias/archivos enviados a los distribuidores; otro material promocional relevante preparado, por ej. enlaces a vídeos, folletos, panfletos
• Libros electrónicos en marcha
• Página de publicaciones institucionales actualizada
• Títulos clave destacados en la página inicial de la FAO
• Comunicación guiada por OCCP preparada (boletines informativos) y en consonancia con otros esfuerzos de comunicación de OCC
• Mecanismos de búsqueda actualizados, según proceda
• Seguimiento de los títulos publicados en curso
• Oportunidades determinadas para promocionar/reenvasar contenido antiguo.
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12. EVALUACIÓNLas publicaciones de la FAO deben contribuir al logro de los objetivos estratégicos así como satisfacer las necesidades de los destinatarios. La evaluación de su impacto ayuda a medir hasta qué punto se consigue o, si por el contrario, se fracasa. Asimismo, ayuda a garantizar la calidad técnica de los productos de conocimiento de la Organización y su importancia en un entorno cambiante. Informa sobre el proceso en curso del intercambio de conocimientos y ayuda a priorizar la utilización futura de los recursos.
Las publicaciones de la FAO pueden ser evaluadas por varias unidades dentro de la FAO, entre ellas, la unidad encargada de la publicación, DDN, OCCP y la Oficina de Evaluación (OED). Sin embargo, debido a las limitaciones de recursos, no es posible evaluar todas las publicaciones. Hasta la fecha, el esfuerzo de evaluación se ha centrado en las publicaciones más importantes de la FAO, a saber, los flagships y las publicaciones destacadas específicas.
En el mecanismo de garantía de calidad técnica desarrollado por el DDN (véase la Sección 3.5 relativa al examen y aprobación) se incluirá una recomendación sobre los comentarios y el seguimiento con la finalidad de incluir de manera óptima las necesidades de los usuarios y los aprendices, y aumentar la calidad de forma continua. Este proceso es esencial para garantizar y mejorar la calidad técnica de las publicaciones de la FAO.
La evaluación adecuada de las publicaciones no es tarea fácil debido a que las repercusiones globales pueden verse después de un tiempo y manifestarse en forma de un cambio político o medidas concretas. Sin embargo, algunas herramientas e indicadores pueden proporcionar perspectivas útiles antes de esta fase. Por ejemplo, el número de visitas a la Web de una versión PDF de una publicación puede dar una pista sobre el nivel de interés sobre el contenido. Cada mes, OCCI produce datos sobre las visitas en la Web de los flagships y otro tipo de publicaciones.
En la fase de planificación, considere si su publicación debería ser evaluada o cómo debería serlo en algún momento tras su difusión. Existen varias herramientas disponibles para medir las repercusiones y la participación. Sin embargo, algunas de ellas son sofisticadas y requieren una gran cantidad de recursos, por lo que para usarlas de manera adecuada son necesarias una serie de destrezas específicas. Para obtener más información, póngase en contacto con OCC.
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13. GUÍA DE ESTILO EDITORIAL DE LA FAO Y ENLACES ÚTILES
13.1 GUÍA DE ESTILO EDITORIAL DE LA FAOLa Guía de estilo editorial de la FAO sirve como referencia para todos los productos informativos de la FAO, incluidos los materiales de información y la correspondencia. El objetivo principal consiste en garantizar la claridad y la coherencia en los seis idiomas oficiales de la FAO (árabe, chino, español, francés, inglés y ruso). La Guía de estilo editorial de la FAO también abarca cuestiones que pueden dar lugar a errores comunes y plantear dudas como, por ejemplo:
• ortografía y puntuación;
• terminología y nombres;
• listas;
• abreviaturas y siglas;
• uso de mayúsculas;
• uso de la cursiva;
• números y separadores, unidades, tiempo y fechas;
• estilo bibliográfico y referencias, y
• citas.
Acceda a la versión actualizada de la Guía de estilo editorial de la FAO en inglés, francés, español, árabe y chino:6
• www.fao.org/3/a-ac339e.pdf
• www.fao.org/3/a-ac339f.pdf
• www.fao.org/3/a-ac339s.pdf
• www.fao.org/3/a-ac339a.pdf
• http://www.fao.org/3/a-ac339c.pdf
_______ NUEVAS HERRAMIENTAS DE CITACIÓN PARA LA GUÍA DE ESTILO EDITORIAL DE LA FAO
La versión actualizada de la Guía de estilo editorial de la FAO en español (revisada en 2017) contiene orientaciones sobre cómo instalar un software de gestión de referencias y una herramienta nueva de citaciones para generar referencias en conformidad con el estilo interno de la FAO. El objetivo es hacer que el proceso de elaboración de citas sea más fácil y rápido, ahorrando así tiempo y dinero.
6 La Guía de estilo editorial de la FAO en ruso estará disponible en breve.
13. GUÍA DE ESTILO EDITORIAL DE LA FAO Y ENLACES ÚTILES
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13.2 ENLACESOCCP ofrece una serie de recursos informativos al personal editorial de la FAO y a todo el personal que participe en el proceso editorial. Dichos recursos incluyen:
• El portal terminológico de la FAO (FAOTERM): http://www.fao.org/faoterm/es/
• La base de datos sobre el Sistema de los nombres de países en todos los idiomas de la FAO (FAONOCS): http://termportal.fao.org/faonocs/appl/
• La Política y directrices sobre el logotipo de la FAO: http://intranet.fao.org/fileadmin/user_upload/occ/FAO-logo-policy-guidelines.pdf
• La Política y directrices sobre los folletos de la FAO: http://intranet.fao.org/fileadmin/user_upload/occ/FAO-brochures-policy-and-guidelines.pdf
• Política editorial institucional de la FAO (2003, en revisión): http://intranet.fao.org/fileadmin/user_upload/oce/docs/Publishing-Policy-Approved-VoR.pdf
• Una serie de guías rápidas sobre el logotipo de la FAO y las publicaciones de la Organización en general: http://intranet.fao.org/fileadmin/user_upload/occ/Quick_Guides/FAO_Logo_policy_-Quick_Guide.pdf (Política sobre el logotipo) http://intranet.fao.org/fileadmin/user_upload/occ/Quick_Guides/FAO_Publishing_-_Quick_Guide.pdf (Políticas sobre las publicaciones)
• El manual del PWS: https://workspace.fao.org/form/pws/Shared%20Documents/PWS%20manual_2017.pdf.
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ANEXO 1 DIRECTRICES SOBRE LA NOTA PUBLICITARIALa nota publicitaria es un texto promocional acerca de una publicación. Debe atraer y mantener la atención de los posibles lectores, dar una buena idea sobre el contenido y el valor único de la publicación, y despertar curiosidad en el lector para que siga leyendo.
ORIENTACIONES GENERALES• Presente el tema y los objetivos de la publicación, así como el contexto relacionado.
• Destaque los aspectos únicos de la publicación como, por ejemplo, el enfoque o las estadísticas recientes.
• Comience y acabe con frases de apertura y cierre contundentes.
• Garantice que los principales puntos se pueden identificar fácilmente con un vistazo del texto.
• Utilice estadísticas significativas relacionadas con el tema que se aborda en la publicación.7
• Garantice que la nota publicitaria tiene un importante flujo lógico y narrativo.
• Escriba con un estilo claro y adecuado para los lectores de la publicación.
• Especifique al lector destinatario, cuando sea necesario.
• Incluya las palabras clave relacionadas con el tema para localizarla fácilmente.
• Evite la simple repetición del título con palabras diferentes para rellenar la nota publicitaria.
NOTA PUBLICITARIA MULTIFUNCIONALLa FAO utiliza sinopsis de distintas extensiones, dependiendo del medio, el público y el espacio disponible. Por tanto, la OCCP recomienda elaborar una nota publicitaria que pueda adaptarse a las distintas finalidades y que cuente con las siguientes características:
• Recuento total de palabras: 250-300 palabras, divididas en tres párrafos de 50-100 palabras.
• Las primeras 1 o 2 frases (máximo de 30 palabras) deberían incluir la esencia de la publicación; lo que será útil para las listas en los boletines de información o en la Web.
• El primer párrafo debería presentar el foco principal y los puntos de venta de la publicación, y debería poder usarse como párrafo independiente, por ejemplo para su inclusión en un catálogo de publicaciones. Utilice frases breves y fáciles de visualizar.
• El segundo párrafo proporciona información complementaria como, por ejemplo, un contexto más amplio, temas secundarios y otros detalles. Los primeros dos párrafos juntos pueden usarse para materiales de comercialización o la Web.
• En el tercer párrafo se proporcionan más detalles sobre el tema, por ejemplo, antecedentes, recomendaciones o perspectivas. Los tres párrafos juntos pueden usarse en la portada del libro y en la sección “Detalles” del depósito de documentos de la Organización.
7 Los datos nuevos u otra información sensible no deben revelarse antes de la fecha de lanzamiento de las publicaciones que “estén bloqueadas”.
DIVISIÓN DE PUBLICACIONES
Política editorial y [email protected]
Derechos y [email protected]
Cartas de Acuerdo (LOA) y Memorándums de Entendimiento (MOU)[email protected]
Marketing y [email protected]
Asesoramiento al [email protected]
Control de calidad, reimpresiones, ISBNs, [email protected]
Una de las funciones más relevantes de la FAO consiste en recopilar, analizar, interpretar y difundir información sobre nutrición, alimentación y agricultura. Como resultado de ello, produce cientos de publicaciones que abarcan una amplia variedad de temas, y lo hace en distintos formatos: flagships, informes técnicos, libros de interés general, manuales, boletines informativos, folletos, etc.
Publicaciones de la FAO: Estrategia y guía práctica, se dirige a todo el personal implicado en las distintas etapas de producción de las publicaciones de la Organización: desde el inicio hasta su distribución. La información que contiene es coherente con la estrategia de comunicación de la Organización. Asimismo, completa la información contenida en la Política de Publicaciones de la FAO y la Guía de estilo editorial FAOSTYLE, ambas actualizadas en 2017 y revisadas para evitar duplicidades con el presente texto.
Este documento se centra en las cuestiones relativas al flujo de trabajo, la identidad visual, el contenido, la estructura y la calidad de todas las publicaciones producidas por la FAO, tanto en la Sede como en las oficinas descentralizadas. El personal debe consultarlo durante las distintas etapas del proceso de publicación en las que participe.
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