¿Quién lo mató?
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¿Quién lo mató?
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El archivo que vamos a describir, es una de tantas bodegas de documentos que existen en la administración pública de un país, de cuyo nombre no puedo acordarme.
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Para empezar, el nombre con el que conocían a la bodega era el de “archivo muerto” y estaba atendida por una persona sin idea real de lo que es unARCHIVO
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Esta situación de caos y desorden repercutía, indiscutiblemente, de manera directa en las actividades de la oficina que había producido los documentos.
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Los jefes de las oficinas de la institución de cuyo nombre tampoco me acuerdo, no hacían nada por organizar sus documentos.
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Cuando los documentos ya no les servían, los enviaban sin ninguna organización a lo que llamaban el “archivo muerto”.
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Y así podríamos seguir describiendo las numerosas fallas que había en el manejo y organización de los documentos que la institución producía.
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Hasta que un día el hada buena de los archivos, cansada de ver tanto descuido y negligencia, tomo una decisión: concientizar a los “jefes” sobre el verdadero valor que el archivo tiene y merece
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Toma de decisiones
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A partir de entonces, se implementaron medidas para llevar a cabo la organización técnica de los documentos desde su generación hasta su destino final.
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Ahora el mal llamado “archivo muerto” se ha empezado a transformar en una fuente de información llamada archivo, que es su nombre correcto, se prestan mejores servicios y lo más importante: ha cobrado el verdadero valor que tiene.
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De igual manera se inició con el diseño y aplicación de instrumentos técnicos para el control de los documentos y se le ésta dotando de personal capacitado y de recursos materiales y equipo, iniciándose por la estantería.
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Otra de las acciones implementadas para mejorar al archivo, es la aplicación del proceso de selección documental para eliminar los documentos que no tienen alguna utilidad y preservar sólo aquellos que tienen un valor administrativo e histórico.
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Con esta simple y rápida narración, pudimos observar como una bodega llamada “archivo muerto”, revivió para convertirse en un centro de información documental llamado ARCHIVO.
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Comprender la importancia y darle su lugar al archivo dentro de la institución, conlleva de manera implícita a otorgarle una verdadera dimensión a nuestra labor como archivistas, que no es la de guardar o custodiar papeles, sino la de desarrollar una adecuada administración de documentos.
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Elaboró
Subdirección de Administración de Documentos de la Dirección
General de Innovación
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