Quito, D.M., · 2016-11-29 · 279-ME con fecha 13 de Septiembre/2013, al Sr. Director Provincial...
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Quito, D.M., Señorita MINISTRA DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS Ciudad De mi consideración: La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al Proceso de Adquisición, Registro y Utilización de Bienes en Existencias y de Larga Duración de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de Santa Elena, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012. Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Ing. Fernando Salazar Heredia, MBA DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
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Quito, D.M., Señorita MINISTRA DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS Ciudad De mi consideración: La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al Proceso de Adquisición, Registro y Utilización de Bienes en Existencias y de Larga Duración de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de Santa Elena, por el período comprendido entre el 2 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012. Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad,
Ing. Fernando Salazar Heredia, MBA DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas
de Santa Elena, se realizó de conformidad a la orden de trabajo 14441-07-DAI-2013-OT-
DAI-MTOP de 12 de agosto de 2013, en cumplimiento al plan anual de control del 2013
de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Objetivos del examen
Determinar la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones en el proceso de
adquisición, registro y utilización de los bienes en existencias y de larga duración.
Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás
normas relacionadas a la gestión de los procesos de administración y control de los
bienes institucionales.
Alcance del examen
El examen especial cubrió el análisis al Proceso de Adquisición, Registro y Utilización de
Bienes en Existencias y de Larga Duración, por el período comprendido entre el 2 de
enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012.
Base legal
Mediante Decreto Ejecutivo 8 de 15 de enero de 2007, publicado en el Registro Oficial 18
de 8 febrero de 2007, se creó el Ministerio de Transporte y Obras Públicas en sustitución
del Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones; reformado con el Decreto 703,
constante en el Registro Oficial 211 de 14 de noviembre de 2007 y Decreto 857 publicado
en el Registro Oficial 257 de 22 de enero de 2008.
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Decreto Ejecutivo 878 de 18 de enero de 2008, publicado en el Registro Oficial 268 de 8
de febrero del mismo año y sus correspondientes reformas, que establece siete regiones
administrativas para la constitución de las subsecretarias regionales.
Con Acuerdo Ministerial 044 de 09 de abril de 2009, el Ministerio de Transporte y Obras
Públicas procede a desconcentrar las competencias técnicas, administrativas y
financieras del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, a los diferentes niveles
regionales y/o provinciales; y crea siete Subsecretarías Regionales, las mismas que
tendrán roles de coordinación, evaluación y seguimiento de los proyectos y servicio de
infraestructura y gestión del transporte ejecutados por las Direcciones Provinciales. Para
su funcionamiento la Dirección Provincial de Santa Elena integra la Subsecretaría
Regional 5.
Mediante Decreto Ejecutivo 357 de 20 de mayo de 2010, establecen nueve zonas
administrativas a nivel nacional, las mismas que estarán constituidas por Subsecretarias
Zonales.
Estructura orgánica
Conforme el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, emitido con
Acuerdo Ministerial 036 de 9 de septiembre de 2010, publicado en el Registro Oficial 93
de 30 de noviembre de 2010, la estructura orgánica de la Dirección Provincial del
Ministerio de Transporte y Obras Públicas de Santa Elena está integrada por los
siguientes procesos:
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PROCESO GOBERNANTE
GERENCIAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA Y GESTIÓN
DEL TRANSPORTE PROVINCIAL
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR
GESTIÓN TÉCNICA DE LA INFRAESTRUCTURA Y DEL
TRANSPORTE PROVINCIAL
GESTIÓN DE CONSTRUCCIONES DE LA
INFRAESTRUCTURA PROVINCIAL DEL
TRANSPORTE
GESTIÓN DE CONSERVACIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA PROVINCIAL DEL
TRANSPORTE
GESTIÓN DEL TRANSPORTE PROVINCIAL
GESTIÓN DEL TRANSPORTE TERRESTRE Y FERROVIARIO
PESOS Y DIMENSIONES
PROCESOS HABILITANTES
DE APOYO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
RECURSOS HUMANOS
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
TECNOLÓGICO
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Objetivos de la entidad
El objetivo general de la entidad expresado en el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, es contribuir al desarrollo del País a través de la formulación
de políticas, regulaciones, planes, programas y proyectos, que garanticen un Sistema
Nacional del Transporte Intermodal y Multimodal, sustentado en una red de Transporte
con estándares internacionales de calidad, alineados con las directrices económicas,
sociales, medioambientales y el plan nacional de desarrollo.
Monto de recursos examinados
La Dirección Provincial de Santa Elena para el cumplimiento de las actividades
correspondientes al periodo de análisis, se financió con los siguientes recursos asignados
en el Presupuesto General del Estado.
RUBROS AÑO 2011
USD
AÑO 2012
USD
TOTAL USD
Existencias 39 608,77 75 382,21 114 990,98
Bienes de Larga Duración 93 214,84 4 660,00 97 874,84
TOTALES USD 132 823,61 80 042,21 212 865,82
Fuente: Cédulas presupuestarias de la Dirección Provincial de Santa Elena.
Servidores relacionados
Constan en Anexo 1
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CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Publicación de adquisiciones en el Portal Compras Públicas
Las adquisiciones que la Dirección Provincial realizó a través del mecanismo de ínfima
cuantía no fueron publicadas mensualmente a través de la herramienta “Publicaciones de
ínfima cuantía” del Portal de Compras Públicas conforme la casuística establecida por el
INCOP, éstas fueron registradas al fin del año y en la herramienta “Publicación”, es así
que: las que corresponden al período de enero a noviembre de 2011, se efectuaron el 30
de diciembre de 2011 y las de enero a diciembre de 2012, el 26 de diciembre de 2012,
gestión a cargo del Asistente de Compras Públicas y de la Supervisora de Servicios
Institucionales en sus períodos de actuación.
Con oficio 002-MA-DAI-14441-07-2013 de 11 de septiembre de 2013 y memorando 018-
MA-DAI-14441-07-2013 de 12 de septiembre de 2013, se comunicó los resultados
provisionales al Asistente de Compras Públicas y Supervisora de Servicios Institucionales,
respectivamente, a fin de que presenten los justificativos correspondientes, de
conformidad al Art. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El Asistente de Compras Públicas con oficio 2013-003-DPE-SE- de 26 de septiembre de
2013, señaló:
“…Referente a las publicaciones de las ínfimas cuantías, pongo a su conocimiento que con el sistema de ínfimas cuantías tuvimos problemas informáticos dentro de la página del INCOP ya que no se abrían los links respectivos para el ingreso de las facturas y al no contar con un departamento de soporte técnico en ese entonces no pudimos solucionar el inconveniente lo que impedía subir estos reportes de manera mensual, ante esto optamos por seguir llevando los reportes de ínfimas cuantías a través del formato anterior, lo cual se publico (sic) a finales del período 2011 a través del mecanismo de Publicación Especial…”.
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La Supervisora de Servicios Institucionales mediante memorando 005-SINT-MTOP-SE-
2013 de 16 de septiembre de 2013, expresó:
“…El motivo por el cual no se elevó el reporte de Compras por ínfima Cuantía al sistema es porque dentro de la página del INCOP no se abren los links respectivos para el ingreso de las facturas mes a mes como lo indica la normativa vigente.- Ante esta situación se solicitó mediante Memorando MTOP-SINST-SELE-2013-279-ME con fecha 13 de Septiembre/2013, al Sr. Director Provincial que la persona encargada del departamento de Sistemas verifique si existía algún inconveniente técnico por parte de nosotros para el ingreso de dichas facturas, con Memorando MTOP-DPSE-2013-848-ME con fecha 18 de Septiembre/2013 la Sra.…Analista de Tecnologías de la Información de Sta. Elena emite su respuesta al Sr. Director Provincial…informando que ha verificado en el sistema y que efectivamente “se evidencio (sic) que el botón agregar facturas no se visualiza” por lo cual recomienda “se elabore oficio dirigido al Director Ejecutivo de Compras Públicas Dr.…indicando lo sucedido...”.- Por lo antes expuesto doy a conocer que esta Dirección Provincial se encuentra realizando las gestiones pertinentes ante el INCOP a fin de solucionar el inconveniente presentado lo más pronto posible…”.
Lo expuesto por los servidores ratifica que el ingreso de las facturas no se realizó mes a
mes, es así, que con la intervención de auditoría interna, se iniciaron los trámites ante el
INCOP para solucionar problemas informáticos que les permita el ingreso mensual de las
adquisiciones por ínfima cuantía en el Portal de Compras Públicas.
Se incumplió las Resoluciones del INCOP 043-10, 048-2011 y 062-2012 de 16 de abril de
2010, 2 de mayo de 2011 y 30 de mayo de 2012, respectivamente, de la Casuística de
uso del Procedimiento de Ínfima Cuantía, en lo relacionado a que cada contratación
deberá ser publicada mediante la herramienta “Publicaciones de ínfima cuantía”, durante
el transcurso del mes en el cual se realizaron las contrataciones.
Por consiguiente, al no publicar periódicamente las contrataciones, por parte de los
servidores del área de Servicios Institucionales, impidió revelar en su oportunidad las
adquisiciones realizadas mensualmente a través del procedimiento de ínfima cuantía.
Conclusión
La falta de publicación mensual de las adquisiciones de ínfima cuantía en el Portal de
Compras Públicas, mediante la herramienta “Publicaciones de ínfima cuantía”, por parte
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del Asistente de Compras Públicas y de la Supervisora de Servicios Institucionales,
ocasionó que no se revelen oportunamente las adquisiciones efectuadas en esta
Dirección Provincial, con motivo de la intervención del equipo de auditoría se inició los
trámites pertinentes ante el INCOP para solucionar este problema.
Recomendación
El Director Provincial
1. Una vez que se haya resuelto el problema del sistema informático de la página del
Portal de Compras Públicas, dispondrá a la Supervisora de Servicios Institucionales,
publique oportunamente en el Portal de Compras Públicas las contrataciones
efectuadas a través del mecanismo de ínfima cuantía, procedimiento que permitirá a la
Dirección Provincial de Santa Elena disponer de la información mensual
correspondiente a los procesos realizados.
Entrega y registro de bienes por el Guardalmacén
En la recepción y entrega de bienes, así como en el registro del movimiento de ingresos y
egresos del inventario a través del kardex, se detectó las siguientes novedades:
El Guardalmacén entregó mobiliario y equipos informáticos a los servidores de la
Dirección Provincial para su uso y custodia, sin que previo a esta asignación se
elabore el acta de entrega recepción correspondiente; como es el caso de los bienes
que se presentan en Anexo 2.
En el inventario de bienes y en ciertos casos en los cuales se dispone de actas de
entrega recepción, no se refleja el código, las series de los equipos informáticos,
características, estado de conservación y nombre del responsable a cuyo cargo está
el bien.
Con memorando 014 de 11 de septiembre de 2013, se comunicó los resultados
provisionales al Guardalmacén, a fin de que presente los justificativos correspondientes
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de conformidad al Art. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; en
respuesta, el servidor en memorando 006-EC-SINST-MTOP-2013 de 24 de septiembre de
2013, manifestó:
“…las Actas – Entrega Recepción no se le (sic) habían elaborado porque todavía había cambios en los puestos de trabajo y para no estar haciendo Actas con cada cambio no las elabore (sic) en la fecha que debía, el cual tomare (sic) en consideración para no cometer errores futuras (sic)…”.
Lo expuesto por el servidor confirma que no se elaboraron las actas de entrega recepción
de los bienes entregados a los servidores.
Los saldos del movimiento de ingresos y egresos registrados en el kardex de
existencias son inconsistentes respecto a los saldos que se presentan en el Inventario
con corte al 27 de diciembre de 2012, como se refleja en los casos detallados en
Anexo 3.
Con memorando 030-MA-DAI-14441-07-2013 de 26 de septiembre de 2013, se comunicó
los resultados provisionales al Guardalmacén, a fin de que presente los justificativos
correspondientes de conformidad al Art. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con memorando 010-EC-
SINST-MTOP-2013 de 29 de octubre de 2013, el Guardalmacén manifestó lo siguiente:
“…En lo referente a los saldos del movimiento de ingreso y egreso en el kardex de existencia no fueron registrados, pero si constan en los respectivos Egresos de bodega, los cuales se los presento (sic) a la contadora para su respectivo registró (sic,) el cual me permito informar que en la actualidad se está tomando en cuenta el registro para llevar un mejor control con financiero para no volver a tener los mismos errores…”.
Lo expuesto por el servidor confirma la falta de registro oportuno del movimiento de
ingresos y egresos de los bienes en existencias que originó inconsistencias en los saldos.
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Se incumplió el Art. 11 “Uso y conservación de bienes” del Reglamento general sustitutivo
para el manejo y administración de bienes del sector público y las NCI: 405-04
“Documentación de respaldo y su archivo” y 406-04 “Almacenamiento y distribución.
La falta de elaboración de las actas de entrega recepción de los bienes y no registrar
oportunamente los movimientos en el kardex, dio lugar a que no se disponga de la
información suficiente, integral y descriptiva de los mismos y consecuentemente no se
refleje su saldo real, debido a la inconsistencia de éste con el inventario.
Conclusión
El Guardalmacén no elaboró las actas de entrega recepción de los bienes y la información
registrada en el kardex como en el inventario es incompleta e inoportuna, lo que ocasionó
que no se disponga de evidencia suficiente y oportuna sobre el registro y utilización de los
bienes institucionales.
Recomendaciones
El Director Provincial
2. Dispondrá al Guardalmacén elabore las actas previo a la entrega de los bienes a los
servidores, las mismas que estarán debidamente legalizadas, a fin de garantizar la
responsabilidad de la custodia y utilización de los bienes institucionales.
3. Dispondrá al Guardalmacén, presente periódicamente el inventario de los bienes de
larga duración y actas de entrega recepción con información relativa a las
características, código, series, estado de conservación y nombre del usuario, a fin de
facilitar la verificación y conciliación con los datos contables.
4. Dispondrá al Guardalmacén efectúe y presente la conciliación de los saldos entre el
inventario y el kardex de bodega, esta gestión facilitará la obtención y disponibilidad
de información consistente y precisa de cada bien.
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Constatación física de los bienes institucionales
En la Dirección Provincial se realizó la constatación física de los bienes de larga duración
con corte a diciembre del 2012, sin haberse elaborado las respectivas actas de esta
diligencia, de igual manera no se efectuó conciliaciones de los saldos físicos con los
contables, inobservándose la NCI 406-10 “Constatación física de existencias y bienes de
larga duración”.
Mediante memorandos 019, 020, 021 y 022-MA-DAI-14441-07-2013 de 12 de septiembre
de 2013 se comunicó los resultados provisionales a la Supervisora de Servicios
Institucionales, Tesorera, Contadora y Guardalmacén, respectivamente, a fin de que
presenten los justificativos correspondientes de conformidad al Art. 90 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado.
Con memorando 006-SINT-MTOP-SE-2013 de 16 de septiembre de 2013, la Supervisora
de Servicios Institucionales, señaló:
“…Pongo en conocimiento que esta Dirección Provincial por ser de reciente creación, no cuenta con un contador de almacén que permita informar la actualización de los bienes que están bajo su custodia y responsabilidad por lo menos cada seis meses (junio y diciembre) como lo establece el Art. 22 “Procedimientos de actualización de los inventarios”, por tal razón se lo realizó una vez al año. Debo informar que no hemos tenido por parte de la Administración Central ninguna instrucción para la aplicación de los procedimientos…”.
Con memorandos 008-FIN-T-DPSE-2013 de 18 de septiembre de 2013, 009-MCPR-
DPSE-2013 y 007-EC-SINST-MTOP-2013 de 24 de septiembre de 2013, la Tesorera,
Contadora y Guardalmacén, se expresaron en similar criterio, señalando además que se
considerará para la próxima toma física del 2013 todos los procedimientos vigentes de
actualización de los inventarios, a fin de tomar los correctivos pertinentes.
Lo manifestado por los servidores ratifica la falta de procedimientos internos para la
constatación física de los bienes institucionales, ocasionando que no se disponga de las
actas resultantes de esta gestión; así como de la conciliación periódica de saldos
respectivos.
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Conclusión
El proceso de la constatación física de bienes realizada en diciembre de 2012, no
culminó con la elaboración de actas y por consiguiente no se efectuó la conciliación de
saldos físicos y contables, debido a que los servidores responsables de las áreas
administrativa y financiera no disponían de los procedimientos necesarios relacionados
con este propósito, limitando su aplicación, la obtención de resultados y la disposición de
la información pertinente.
Recomendación
El Director Provincial
5. Dispondrá a las servidoras responsables de las áreas administrativa y financiera,
preparen y presenten para su aprobación y emisión, los procedimientos internos
necesarios a aplicarse cuando se efectúe la toma física de los bienes en existencias y
de larga duración, entre los cuales constará la elaboración del acta de constatación, la
misma que será utilizada para realizar la conciliación de saldos con la información
contable, resultados que permitirán efectuar los ajustes necesarios.
Disposiciones verbales de órdenes de trabajo
El Analista de Infraestructura, quien tiene a su cargo la coordinación de los trabajos a
realizarse en la red estatal con el equipo caminero; así como, asignación de las
actividades diarias al personal de operadores, impartió disposiciones sin la emisión de
órdenes escritas sobre los trabajos a efectuarse en las vías adscritas a esta Dirección,
mismos que no están sujetos a una planificación semanal, en la que se prevea la
intervención del recurso humano y la utilización del equipo y maquinaria pesada, lo que da
lugar a que no se tenga conocimiento pleno de la permanencia del personal en los sitios
de trabajo y la ubicación de los bienes institucionales.
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Con memorando 033-MA-DAI-14441-07-2013 de 26 de septiembre de 2013, se comunicó
los resultados provisionales al Analista de Infraestructura, a fin de que presente los
justificativos correspondientes de conformidad al Art. 90 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado; en respuesta, el servidor en memorando MTOP-DPSE-
2013-48-KRP de 2 de octubre de 2013, manifestó:
“…En mi calidad de personal Operativo, he cumplido con las disposiciones verbales impartidas por los Señores Directores Provinciales que en su momento se encontraron en funciones, razón por la cual a partir del inicio del Examen Especial y las recomendaciones impartidas por ustedes, se ha procedido a coordinar con el Director en funciones las Planificaciones y disposiciones por escrito…”.
Lo expuesto por el servidor no justifica la emisión de disposiciones verbales; tal es así
que, con la intervención de Auditoría Interna se inició la coordinación de las
planificaciones y disposiciones por escrito previo a la ejecución de trabajos.
Se inobservó la NCI 200-07 “Coordinación de acciones organizacionales”, respecto a que
el personal en el ámbito de sus competencias son responsables de la aplicación y
mejoramiento continuo del control interno.
La falta de disposiciones escritas por el Analista de Infraestructura y la ausencia de
planificación semanal de trabajos, limitó el control de las actividades, la ubicación del
personal, así como de la maquinaria y equipos institucionales.
Conclusión
El Analista de Infraestructura no emitió por escrito las disposiciones de trabajo al personal
operador del equipo y maquinaria pesada a su cargo, limitando el control de las
actividades ejecutadas y ocasionando desconocimiento sobre la ubicación de los bienes,
así como, del recurso humano respecto del lugar donde se encuentran ejecutando los
trabajos asignados, evidenciándose además la ausencia de una planificación semanal.
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Recomendación
El Director Provincial
6. Dispondrá al Analista de Infraestructura, que emita órdenes de trabajo escritas para la
utilización de la maquinaria y equipos, mismas que estén sujetas a una Planificación
semanal en la que deberá incluir el personal que participará en la diligencia y los
dispositivos a utilizarse, a fin de efectuar un control concurrente y efectivo del uso de
los recursos institucionales.
Vehículo siniestrado que pertenece a la Dirección Provincial del MTOP de Santa
Elena
El 2 de septiembre de 2012, se produjo un accidente de tránsito con la camioneta marca
Chevrolet, modelo LUV D-MAX 3.5L V6 CD TM 4X4, color blanco, año 2011, placas YEI-
1072, Reg. 01-386, de propiedad de la Dirección Provincial MTOP de Santa Elena,
conducido por el Señor Chofer de la institución, quien contó con la Orden de Movilización
del vehículo desde el 1 hasta el 2 de septiembre de 2012.
En el Parte Policial de Accidente de Tránsito, se describe las circunstancias como se
produjo el hecho, señalando que el chofer había conducido con ingesta de licor de
acuerdo a la prueba de alcoholemia test 40.173 cuyo resultado es 0.40 g/l Positivo, lo que
dio lugar a que sea aprehendido con custodia policial y puesto a órdenes de la autoridad
competente y el vehículo fuera retenido y conducido a los patios del Centro de Retención
Vehicular del Destacamento de Salinas.
La Dirección Provincial de Santa Elena al 2 de septiembre de 2012, fecha de ocurrencia
del accidente, no contaba con un Analista Jurídico y por otra parte, el Ing… Director
Provincial entrante inició sus funciones el 3 de septiembre del mismo año; por lo que, el
proceso de trámite y denuncia del siniestro lo realizaron el Subsecretario Regional 5
MTOP y el Coordinador de Asesoría Jurídica de la misma, presentando un escrito el 3 de
septiembre de 2012, ante el Agente Fiscal de Tránsito del cantón Santa Elena, precisando
en el SEGUNDO párrafo lo siguiente:
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“…solicito a usted señor Fiscal, se ordene el respectivo reconocimiento y avaluó de daños del automotor antes referido, y una vez practicado el mismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 109 del Código de Procedimiento Penal, disponga la devolución del vehículo de placas YEI-1072, de propiedad de mi representada, conforme está justificado.- Para efectos de retirar el vehículo, autorizo al Abogado …portador de la cédula de identidad No. 1303758476, a quien faculto para que a mi nombre y representación, suscriba los documentos necesarios para su cabal cumplimiento.”
Por otra parte, en el párrafo QUINTO, señala:
“Designo como mi defensor al Abogado..., para que a mi nombre y representación actúen (sic) en diligencias y suscriban (sic) cuantos escritos sean necesarios, en defensa de los intereses Institucionales…”.
En el párrafo TERCERO del escrito de la referencia, señala:
“…Por tratarse de un bien estatal, sírvase notificar el particular al Contraloría General del Estado y Procuraduría General del Estado., a efectos de que una vez determinadas las responsabilidades, se responda por el perjuicio ocasionado a los bienes del Estado…”.
Ante este pedido, el FISCAL PRIMERO DE LO PENAL Y TRÀNSITO DEL CANTÒN
SALINAS-PROVINCIA DE SANTA ELENA, con oficio 2500-FGE-FP-SE-F1 de 3 de
septiembre del 2012 remitido al Director Provincial de la Contraloría General del Estado,
en Santa Elena, señala:
“…hago conocer a usted sobre el inicio de la presente Instrucción Fiscal, a efecto de que comparezca al proceso conforme a derecho…”.
En respuesta, el Delegado Provincial de la Contraloría General del Estado en Santa
Elena, encargado, en oficio 0620 DR1-DPSE-J de 19 de septiembre de 2012, manifiesta:
“…toda vez que la presente causa versa sobre un delito de tránsito, este Organismo de Control considera que no es necesaria su participación en este proceso, sin perjuicio de las acciones de control que esta entidad efectuare en el futuro al Ministerio de Transporte y Obras Públicas…”.
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En atención al requerimiento formulado, el PERITO-INVEST.ACC.TSTO OIAT-SANTA
ELENA, mediante oficio 2947-FGE-FP-SE-F1 de 27 de diciembre de 2012, extiende el
Informe Técnico Pericial Avalúo de Daños Materiales, estableciendo un valor aproximado
de 12.000,00 USD como avalúo de los daños ocasionados al vehículo siniestrado.
El Gerente Técnico de la Compañía de Seguros Sucre, mediante oficio RC-565-2012 de
14 de septiembre de 2012, respecto al reclamo 12326, comunicó a la Dirección Provincial
de Santa Elena la negativa de indemnización y pago del siniestro, amparados en lo que
establece la póliza de los vehículos 21256 y el parte policial del accidente de tránsito, en
el que consta que al conductor se le realizó el test de alcoholemia número 40173, mismo
que diera un resultado positivo.
Cabe mencionar, que para proceder al retiro del vehículo siniestrado de los patios del
Centro de Retención Vehicular del Destacamento de Salinas, la Dirección Provincial del
MTOP de Santa Elena debía realizar el trámite correspondiente para el cambio de
propietario de este automotor, diligencia no efectuada desde que fue transferido por el
MTOP Matriz a la Dirección Provincial del Guayas y de ésta a la Dirección Provincial de
Santa Elena, en diciembre de 2010.
Al respecto, con memorando MTOP-SINST-SELE-2012-213-ME de 30 de abril de 2012, la
Supervisora de Servicios Institucionales MTOP Santa Elena, comunicó al Director
Provincial, del período 7 de marzo al 13 de agosto de 2012, acerca de los inconvenientes
presentados en el SRI en relación con la matriculación del vehículo en referencia, ya que
en la Agencia Nacional de Tránsito éste constaba con el RUC de la Dirección Provincial
MTOP de Santa Elena, mientras que en el sistema del SRI se reflejaba que pertenece al
MTOP Matriz, siendo necesario que las actas de entrega recepción se encuentren
firmadas por las máximas autoridades de la Matriz, las Direcciones Provinciales de
Guayas y Santa Elena, gestión que no fue realizada oportunamente, lo que impidió
continuar con los trámites a fin de que la Comisión de Tránsito autorice la salida del
vehículo.
Con memorando 023-MA-DAI-14441-07-2013 de 24 de septiembre de 2013, se comunicó
los resultados provisionales a la Supervisora de Servicios Institucionales, a fin de que
17
presente los justificativos correspondientes de conformidad al Art. 90 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado, quien con memorando 007-SINT-MTOP-SE-2013 de
24 de septiembre de 2013, manifestó:
“…Cabe destacar que cuando recibimos la patrulla desde el MTOP matriz mediante Acta Entrega-recepción, esta (sic) vino con SOAT y matricula cancelada, por lo que, la documentación fue presentada en la Agencia Nacional de Tránsito y fue matriculada sin ningún inconveniente y con el RUC de esta Dirección Provincial, al momento de renovar su matrícula en el 2012 se presentaron los inconvenientes antes mencionados.- Con este antecedente el Sr. Director Provincial iba a gestionar ante la D.P MTOP Guayas y Matriz dichas firmas y documentación, situación que desconozco porque (sic) no se llevaron a cabo las diligencias pertinentes para que se concluya; además, es de conocimiento general que en razón de la competencia el Sr. Director es quien tenía que disponer vía sumilla o memorando los lineamientos a ser ejecutados, no habiendo tenido disposición favorable…”.
Con memorandos MTOP-SINST_SELE-2012-565-ME y 574-ME de 19 y 26 de diciembre
de 2012, remitidos al Director Provincial y al Coordinador de Asesoría Jurídica del
Guayas, respectivamente, la Supervisora de Servicios Institucionales comunicó que se
concluyó con el trámite del cambio de propietario del vehículo en el SRI; por su parte, el
Coordinador de Asesoría Jurídica del Guayas con memorando MTOP-AJSUB5-2012-500-
ME de 27 de diciembre de 2012, informó que para proceder a retirar el vehículo
institucional es necesario que se cancelen los valores por concepto de guardianía desde
el 2 de septiembre de 2012.
En memorando MTOP-AJSUB5-2012-391-ME de 4 de septiembre de 2012, dirigido al
Subsecretario Regional 5, el Coordinador de Asesoría Jurídica del Guayas, expresa:
“Al Haber (sic) incurrido en falta grave a los reglamentos institucionales, por parte del señor…,Chofer del MTOP Santa Elena, es de nuestra opinión que se deben iniciar las acciones legales para dar por terminada la relación laboral, independientemente del pago de los daños materiales por los cuales debe responder una vez que se establezca la responsabilidad…”.
Es así, que luego del accidente de tránsito ocurrido el 2 de septiembre de 2012 con el
vehículo de la Dirección Provincial MTOP Santa Elena, conforme el parte policial y por
tratarse de una falta grave, se procedió al trámite del Visto Bueno 104-2012 en contra del
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Señor Chofer, quien se desempeñó desde el 2 de mayo de 2012 hasta el 12 de
noviembre de 2012, diligencia que se concluyó con la separación del cargo, según consta
en la Resolución proporcionada por el Inspector Provincial de Relaciones Laborales de
Santa Elena, el 8 de noviembre de 2012 y notificado a las partes el 12 del mismo mes y
año.
En relación con el trámite de despido del Señor Chofer, el Director Provincial de Santa
Elena, en memorando MTOP-DPSE-028-2014 de 6 de marzo de 2014, señaló lo
siguiente:
“…no se ha tramitado ningún pago por concepto de liquidación de haberes, para el Sr… a quien el MRL emitió Visto Bueno; debido a que no entrego (sic) los bienes otorgados para el desempeño de sus actividades, por tanto no existe acta de entrega del vehículo y demás accesorios y herramientas; de la misma manera no entregó la declaración juramentada de fin de gestión; siendo estos dos documentos requisitos habilitantes para proceder a pagar la liquidación respectiva…”.
Con memorando 027-MA-DAI-14441-07-2013 y oficio 007-MA-DAI-14441-07-2013 de 24
y 26 de septiembre de 2013, se comunicó los resultados provisionales al Chofer, a fin de
que presente los justificativos correspondientes de conformidad al Art. 90 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, sin haberse recibido respuesta hasta la
fecha de la lectura del borrador de informe.
Con memorando 032-MA-DAI-14441-07-2013 y oficio 006-MA-DAI-14441-07-2013 de 26
de septiembre de 2013 se comunicó los resultados provisionales al Subsecretario
Regional 5 y Director Provincial del período del 3 de septiembre al 31 de diciembre de
2012, respectivamente, a fin de que presenten los justificativos correspondientes, de
conformidad al Art. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, sin
haberse recibido respuesta hasta la fecha de la lectura del borrador de informe.
Con memorandos 035 y 036-MA-DAI-14441-07-2013 y oficio 011-DAI-14441-07-2013 de
13 de enero de 2014, dirigidos al Subsecretario Regional 5, Analista Jurídico de la
Subsecretaría Regional 5 y Director Provincial de Santa Elena, respectivamente, se
solicitó información respecto al requerimiento que se haya realizado al Señor Chofer, para
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el pago de los daños causados al vehículo siniestrado y las acciones legales que se
hayan efectuado en su contra para que proceda a su cancelación.
Al respecto, con memorando MTOP-SUBREG5-2014-108-ME de 22 de enero de 2014, el
Subsecretario Regional 5, comunicó lo siguiente:
“… Es necesario señalar, que no era posible notificar por escrito al señor…, para que responda por los daños y gastos incurridos como causa del siniestro del vehículo institucional, por cuanto estos (sic) recién se conocen a partir del 27 de diciembre del 2012, conforme queda anotado…”.
Con memorando MTOP-AJSUB5-2014-19-ME de 20 de enero de 2014, el Abogado
Analista Jurídico de la Subsecretaría Regional 5, señaló lo siguiente:
“… Es importante señalar, que únicamente de manera verbal, en varias ocasiones desde que se tuvo conocimiento del accidente, se le advirtió al señor …, que una vez que se determine el valor de los daños y gastos ocasionados, debía proceder a su pago.- Por lo antes expuesto y conforme queda anotado, recién el 27 de diciembre del 2012, se pudo obtener el avalúo de los daños del vehículo siniestrado el 2 de septiembre del 2012, particular que se puso en conocimiento del señor Director Provincial del MTOP Santa Elena, mediante Memorando No.MTOP-AJSUB5-2012-500-ME, de fecha 27 de Diciembre de 2012…”.
Mediante oficio de 20 de enero de 2014, el Director Provincial, del período de gestión del
3 de septiembre de 2012 al 31 de diciembre de 2012, manifestó lo siguiente:
“…la Dirección Provincial de Santa Elena, al momento del accidente no contaba con personal Jurídico, por lo que se solicitó ayuda al departamento Jurídico del MTOP de la Provincia del Guayas.- El Abg. …, mediante memorando…MTOP-AJSUB5-2012-391-ME, del 04 de Septiembre del 2012, procede a solicitar el Visto Bueno al Sr. …, chofer del MTOP de Santa Elena.- Al haber incurrido el Sr. ...ex chofer del MTOP Santa Elena, en faltas graves a los reglamentos, se iniciaron acciones legales para dar por terminada la relación laboral, independientemente del pago de los daños materiales por los cuales debe responder una vez que se establezca su responsabilidad, el Visto Bueno se dio el día 08 de Noviembre del 2012, por parte del Inspector Provincial del Trabajo de Santa Elena…”.
De lo expuesto, se desprende que el Director Provincial de Santa Elena actuante en el
período del 3 de septiembre al 31 de diciembre de 2012, y el Abogado de la Subsecretaría
Regional 5, no realizaron las gestiones pertinentes para que el Señor Chofer realice el
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pago de los daños causados al vehículo siniestrado en el período de la referencia, en
razón que desconocían el valor de los daños causados al automotor, toda vez que el 27
de diciembre de 2012 el PERITO-INVEST.ACC.TSTO extendió el Informe Técnico
Pericial Avalúo de Daños Materiales. Además, no se contó con el dictamen fiscal
acusatorio y la resolución del Juez de Tránsito de la Provincia de Santa Elena, en los que
determine el valor de la responsabilidad civil que deberá responder el actor del accidente.
Lo antes descrito, dio lugar al incumplimiento de las siguientes disposiciones legales y
reglamentarias:
Art. 40.- Responsabilidad por acción u omisión de la LOCGE, Art. 92 del Reglamento
General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, literal
c), Art. 46 “Prohibiciones”, del Código de Trabajo y literal c), Art. 43, Capitulo IX,
Prohibición de los Trabajadores, del Reglamento Interno de Trabajo Reformado
del Personal a Jornal del Ministerio de Obras Públicas, actualmente Ministerio de
Transporte y Obras Públicas.
Por los daños ocasionados al vehículo institucional provocados por el Señor Chofer, la
Dirección Provincial no contó con este automotor para las labores de patrullaje, afectando
los intereses operativos de la Entidad.
Posterior a la lectura del borrador del informe, sobre el comentario que nos ocupa, misma
que se realizó el 8 de marzo de 2014, el Analista Jurídico de la Subsecretaría Regional 5,
en memorando MTOP-AJSUB5-2014-79-ME de 12 de marzo de 2014, señala
cronológicamente los documentos emitidos a partir del 3 de septiembre; sobre los cuales
Auditoría hace referencia en este comentario, además expresa lo siguiente:
“…De la documentación adjunta, vendrá a su conocimiento y podrá apreciar con claridad las gestiones realizadas por el suscrito que ha actuado de manera profesional y diligente en ejercicio de la función encomendada, teniendo en consideración que no soy el Abogado de la Dirección Provincial del MTOP Santa Elena sino el Coordinador o Analista Jurídico de la subsecretaría Regional 5, con sede en la ciudad de Guayaquil, simplemente ante el requerimiento institucional para atender casos específicos como el señalado, he prestado mi servicio en
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defensa de los intereses institucionales, por cuanto la referida Dirección Provincial no contaba con un profesional del Derecho.- …Con lo expuesto, se establece que recién a partir del 27 de diciembre del 2012, se podían efectuar acciones para exigir el pago de valores que fueron establecidos mediante experticia pericial, debiendo considerarse además, que el documento con el que se acreditaba la propiedad del bien, fue dado el 26 de diciembre del 2012, acciones que debían ser impulsadas desde el departamento de Servicios Institucionales de la Dirección Provincial hacia el Director Provincial del MTOP Santa Elena, como custodios de los bienes institucionales.- Es necesario resaltar, que a partir del día jueves 27 de diciembre del 2012, a los pocos días se inicia el feriado de fin de año, fecha desde la cual la Dirección Provincial del MTOP Santa Elena, ya contaba con un profesional del derecho, para ejercer la función de Abogado de la Dirección Provincial de Santa Elena…”.
Por su parte, el Director Provincial del período del 3 de septiembre al 31 de diciembre de
2012, en comunicación de 14 de marzo de 2014, manifiesta:
“…Para efectos de realizar gestiones de pago, es necesario contar con la documentación que acredita la propiedad del bien, así también se debe contar con un avalúo del perjuicio ocasionado, siendo necesario observar que recién el 26 de diciembre del 2012, se ha obtenido el avalúo, es decir recién a partir de esa fecha se podía iniciar las acciones contra el servidor responsable del pago…”.
Lo expuesto, ratifica que para requerir el pago al Señor Chofer se debió contar con el
dictamen fiscal acusatorio y la resolución del Juez de Tránsito de la Provincia de Santa
Elena, en el que se establezca el valor del perjuicio ocasionado.
Conclusión
El accidente de tránsito ocurrido con la camioneta marca Chevrolet, modelo Luv D-
Max 3.5LV6 CDTM 4X4, color blanco, año 2011, placas YEI-1072, Reg. 01-386,
de propiedad de la Dirección Provincial MTOP de Santa Elena, dio lugar a que la
entidad no cuente con el servicio de este bien, afectando los intereses técnicos,
operativos y económicos de la misma; el Director Provincial de Santa Elena y el
Abogado de la Subsecretaría Regional 5, delegado para el caso que nos ocupa,
no realizaron las gestiones pertinentes para que el Señor Chofer realice el pago de
los daños causados, por cuanto a la fecha de corte del examen no se contó con el
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dictamen fiscal acusatorio y la resolución del Juez de Tránsito de la Provincia de Santa
Elena, en los que determine el resarcimiento de los daños causados al vehículo, mismo
que estará de acuerdo a lo establecido en el informe emitido por el Perito Evaluador.
Hecho Subsecuente
El vehículo siniestrado permaneció en estado inutilizable en los patios del Centro de
Retención Vehicular del Destacamento de Salinas hasta el 5 de septiembre de 2013,
fecha en que concluyó el trámite para su retiro, por parte de la Dirección Provincial de
Santa Elena con la cancelación del valor 1 104,00 USD por concepto de garaje y 212,80
USD por alquiler de grúa, habiendo sido retirado y guardado en los patios donde se
mantienen los demás vehículos del parque automotor de la Institución.
Recomendaciones
El Subsecretario Regional 5
7. Dispondrá al Director Provincial de Santa Elena, realice la gestión ante los organismos
competentes, para obtener los documentos correspondientes a los bienes que a futuro
sean transferidos por el MTOP Matriz, a fin de que se disponga en forma oportuna la
propiedad de la Dirección Provincial sobre los mismos.
8. Dispondrá al Director Provincial de Santa Elena que en coordinación con el Asesor
Jurídico de la Dirección Provincial, previo al conocimiento del dictamen fiscal
acusatorio y la resolución del Juez de Tránsito de la Provincia de Santa Elena,
realicen el seguimiento pertinente para que el Señor Chofer que estuvo a cargo del
vehículo siniestrado, reconozca el valor de los daños ocasionados, sin dejar de
considerar en la liquidación respectiva los gastos adicionales que dieren lugar como
resultado de esta diligencia.
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Adquisición y consumo del combustible
Del proceso de adquisición y consumo de combustible se establece que la Dirección
Provincial realiza pagos mensuales por consumo de combustible contra facturas emitidas
por la gasolinera y conforme a las órdenes de despacho elaboradas diariamente en la
Institución.
Los combustibles para vehículos y maquinaria de la Dirección Provincial, son recibidos
directamente por los Choferes y Operadores de la estación de servicio. Para constancia
del despacho de combustibles se generan formularios pre impresos y pre numerados
denominados “Egreso de combustible y lubricantes”.
El Guardalmacén elaboró mensualmente por cada vehículo y maquinaria, un registro de
combustible despachado, reporte que refleja información general, sin que conste el
kilometraje de salida y llegada de los vehículos que conforman el parque automotor de
esta Dirección, a fin establecer los rendimientos de kilómetros por galón y por
consiguiente efectuar un control concurrente sobre el uso adecuado de este recurso.
Los Directores Provinciales de Santa Elena, en sus períodos de gestión, no dispusieron ni
implementaron los formularios pertinentes para el control del consumo de combustibles;
así como, de lubricantes y repuestos.
Con oficios 008-DAI-14441-07-2013 y 009-DAI-14441-07-2013 de 26 de septiembre de
2013, se comunicó los resultados provisionales a quienes desempeñaron el cargo de
Director Provincial de Santa Elena en los períodos relacionados a este evento, sin obtener
respuesta hasta la fecha de lectura del borrador de informe.
Con memorando 031-MA-DAI-14441-07-2013 de 26 de septiembre de 2013, se comunicó
los resultados provisionales al Guardalmacén, el mismo que con memorando 008-EC-
SINST-MTOP-2013 de 26 de septiembre de 2013 señaló:
“… 1. El reporte mensual de la despachada de combustible si lleva un registro de kilometraje de salida en el formato que tenemos.- 2. No se implemento (sic) el
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formulario porque se continúo (sic) con el mismo formato que estaban utilizando cuando entre (sic) a laborar a la institución…”.
Lo expresado por el servidor confirma que no se realiza el control diario del rendimiento
kilometro por galón del combustible utilizado por el parque automotor de esta Dirección.
Se inobservó los artículos: 40 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; 7,
letra f); y, 13 del Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y
determinación de responsabilidades, de los vehículos del sector público y de las entidades
de derecho privado que disponen de recursos públicos.
La ausencia de formularios que reflejen: horas máquina trabajadas, kilometraje y consumo
de lubricantes, combustibles y repuestos, y no aplicación de procedimientos de control de
éstos bienes en existencias, ocasionó que se entregue gasolina y diesel sin observar los
rendimientos promedio de kilómetro por galón de acuerdo a cada tipo de vehículo,
limitando el control en su utilización y limitando la implementación de indicadores de
gestión, que reflejen el nivel de optimización de los recursos institucionales.
Conclusión
Los Directores Provinciales del MTOP Santa Elena en sus períodos de gestión, no
dispusieron al Guardalmacén la implementación de formularios para el control del
consumo de combustibles; así como, de lubricantes y repuestos, ocasionando que se
entreguen órdenes de combustible sin considerar una valoración de los rendimientos
promedio de kilómetros por galón.
Recomendaciones
El Director Provincial
9. Dispondrá al servidor responsable de la entrega de órdenes de combustible,
mantenga información actualizada respecto al consumo de combustibles de cada
vehículo y maquinaria de la Entidad y evalúe el rendimiento de kilómetros por galón,
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procedimiento que permitirá disponer de informes mensuales, a fin de evaluar la
optimización en el uso de estos recursos.
10. Coordinará con el Director Administrativo y Director de Tecnología del MTOP, se
estudie la posibilidad de incorporar en el SITOP un módulo relacionado al consumo y
utilización de los combustibles y en forma paralela, se incorpore la información
relacionada al kilometraje diario del parque automotor. Esta aplicación permitirá
valorar y evaluar el rendimiento en la utilización del combustible con base al
kilometraje real y el abastecimiento diario de cada vehículo, maquinaria y equipos, al
tiempo de promover el adecuado uso para la optimización de los recursos del MTOP.
Ing. Fernando Salazar Heredia, MBA DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA MINISTERIO DE TRASNPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
