RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

QU: Qu se hace? Por qu? Es necesario? Puede simplificarse?

QUIEN: Cul es la unidad encargada? Qu personal interviene? Cul es su formacin? Cmo se motiva?

Gua de simplificacin y racionalizacin de los Procedimientos Administrativos

COMO: Cmo se hace? Es necesario hacerlo as? Se podra realizar de forma ms simple?

CUANDO: Cundo se tramita? Es preceptivo? Se puede hacer ms breve?

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SIMPLIFICACIN

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NDICE

1.INTRODUCCIN1.1.Aproximacinalconceptodesimplificacinyracionalizacin.

1.2.ObjetivodelaGua.

1.3.Metodologa.

2.ELIMINACIONDEPROCEDIMIENTOS

3.IDENTIFICACIONYCLASIFICACIONDELOSPROCEDIMIENTOS

4.DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO4.1.Normatividad

4.2.Tramitacin

4.3.Documentacin

4.4.Plazosyduracindelprocedimiento.Lostiempos

4.5.Organizacinyrecursoshumanos

4.6.Tecnologasdelainformacinylascomunicaciones

4.7.Costes

5.ANLISISyDIGNOSTICO:DETERMINACINDELASMEDIDASDEMEJORA5.1.Normatividad

5.2.Tramitacin

5.3.Documentacin

5.4.Plazosyduracindelprocedimiento.Lostiempos

5.5.Organizacinyrecursoshumanos

5.6.Tecnologasdelainformacinylascomunicaciones

5.7.Costes

6.REDISEODELPROCEDIMIENTO:IMPLANTACINDELASMEDIDASDEMEJORA6.1.Implantacindelasmedidasdemejora:

6.2.Elaboracindelmanualdetramitacin

6.3.Guadelprocedimiento:elsistemadeinformacinadministrativoexterno.

6.4.Establecimientodeindicadores

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

3

1.INTRODUCCIN

En el momento actual no se debe perder ningn esfuerzo. Todo el actuar

administrativodebe tendera laeficacia,a laeficiencia,a lacalidadya laseguridad

jurdicade losciudadanos.Losprocedimientosadministrativostienenqueserpocos,

clarosysimples.NohaymejorformaderevindicarlasencillezenlaAdministracin.

Esteprocesodesimplificacinyracionalizacinadministrativatantoensusprocesos

como en sus estructuras no debe menoscabar en ningn caso los derechos, la

seguridadjurdicanihacerpeligrarningunagaranta.

1.1.Aproximacinalconceptodesimplificacinyracionalizacin.

No est clara la delimitacin de ambos conceptos y son en muchas ocasiones

confundidosyrefundidosunoenelotro.

Sea cual sea el significado correcto y oportuno, ser objeto de la presenteGua el

establecimiento de una serie de pautas de simplificacin y racionalizacin en el

mbitodelosprocedimientosadministrativos,queseacongruenteconlassiguientes

definiciones:

Simplificar: Reducir o, en su caso, eliminar documentos, trmites y

procedimientos administrativos con el fin de evitar desplazamientos, economizar

tiempoyahorrarcostes.

Racionalizar: Ordenar el procedimiento administrativo conforme a un criterio

razonabledeltiempo,delcosteydelanorma,esdecir,quesealomsgilposible,lo

mseconmicoylomsajustadoalderecho.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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1.2.Objetodelagua.

Esta Gua est concebida como un instrumento para aplicar en todos los

procedimientos administrativos que puedan verse sometidos a racionalizacin o

simplificacin,seacualseasunaturaleza.

Enellaseofrecenunaseriedesencillaspautasomtodosdeautoevaluacin.Bajola

ideadeuncheck listo listadodecontrol,seproporcionansimplespreguntas;yen

basealascontestacionesafirmativasonegativas,oalareflexinquesehagadecada

unadeellas,sepuedeprocederadeterminar lasmedidasdemejoraaplicablesy las

posibilidadesdelograrunamayorsencillezenlosprocedimientos.

LoquepretendeestaGuaesincitarlainiciativadelserviciogestorparaque,atravs

decuestionesorientadorasevite,entreotras,funciones improductivas,duplicidades,

costos en elmanejo de la informacin, descoordinacin en el proceso, fallos en la

comunicacin,etc.,esdecir,aumentesucalidadyeficienciayreduzcacostes.

1.3.Metodologa.

LaGuapartededosoperacionesanterioresa laracionalizacinysimplificacin:una

previacatalogacineinventariodeprocedimientosyunapriorizacondeaquellosque

sequierenracionalizarysimplificar.

Lo primera tarea es examinar la necesaria existencia del procedimiento. Una vez

examinadayjustificadaesaexistenciasedebeestablecereliterdesuracionalizacin

quecomprenderlossiguientesaspectos:

Descripcindelprocedimiento Anlisisydiagnstico:determinacindelasmedidasdemejoraaplicables

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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Rediseodelprocedimiento:2.ELIMINACINDEPROCEDIMIENTOSUna vez identificados todos los procedimientos gestionados, y antes de iniciar el

procesoderacionalizacin,esnecesarioevaluarlapertinenciadelosmismos.

Debemossopesarsirealmentelaactividaddesarrolladaporlaadministracinencada

casoresponderealmentealasnecesidadesdemandadasporlaciudadana,yencaso

contrario,valorarlaopcindenollevarlaacabo.

Mediantelacorrespondientelistadecontrolsepuedecuestionarlaexistenciamisma

de una autorizacin o su sustitucin mediante cualquier otro tipo de frmula

preventivaoinclusodecontrolaposteriori.

Preguntan Descripcin1 Elrgimendeautorizacinderivadeunanormativacomunitariaobsicaestatal?

2 Cualeslarazndeintersgeneralquemotivalanecesariaautorizacin?

3 Sehapensadoeninstrumentoscoreguladoreseinclusoautoreguladoresquesustituyanlaautorizacin?

4 Sepuedehabilitartemporalmenteelejerciciodeunaactividadmedianteunaautorizacinprovisional?

5 Sepuedeconvertirunaautorizacinprovisionalendefinitivaporelmerotranscursodeltiempo?

6Sepuedeautorizarinstantneamenteelejerciciodeactividadesdebajoriesgo?

7 Sepuedesustituirlaautorizacinporunacomunicacin?8 Sehaplanteadosuprimirlaautorizacinyprofundizarencampaasdeinformacinyformacin?

HerramientanP1.Eliminacindeprocedimientos

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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Ademsdelplanode lasautorizaciones,esnecesariotambinabordarunestudiode

simplificacinenlaslneasdesubvencionesatendiendofundamentalmenteacriterios

desimplificacindelasconvocatoriasexistentes.

Unatareapropiadelserviciogestoreslasimplificacindelnmerodeconvocatorias.

Elciudadanodeberatenerunnicoreferentedeayudaquecontemple,parasuperfil,

el conjuntodeposibilidadesde financiacin en funcinde sus actividades.De esta

forma el conocimiento del interesado es mayor y se hace ms asequible su

comprensin.

Preguntan Descripcin1 LaconvocatoriadesubvencionescompiteconlneasdeotrasConsejeras?

2 Existendistintostiposdefinanciacinenlalneaaestudiarrespectodeotrasconfinalidadesybeneficiariosidnticos,deestaodeotraAdministracin?

3 SehanrealizadolasconvocatoriasporperfilesdebeneficiariosoatendiendoacriteriosdeorganizacinopresupuestariosdelosCentrosDirectivos?

4 Existecrditopresupuestariosobranteenconvocatoriasanteriores,detalforma,queesunasubvencinpocosolicitada?

5 Sehaestimadosiexistejustificacinrazonableparamantenerlasubvencinsiloscostesadministrativosdelotorgamientodelamismaseencuentranmuycercanosoinclusosuperioresalacuantaconcedida?

6 Sehaplanteadolaposibilidaddeconvocarayudasplurianualescuandoseaposible?

7 Existeunmecanismodeavisooalertaalosciudadanosy/oempresasalahoradepresentarsussolicitudesdesubvenciones(proactividad)?

HerramientanP2.Eliminacindeprocedimientos

3.IDENTIFICACINYCLASIFICACINDEPROCEDIMIENTOS

Elpuntodepartidadetodoprocesoderacionalizacinexigeconocerdeantemanolos

procedimientosgestionadosencadacentrodirectivo.Parallevaracaboestatareaes

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necesario establecer un sistema de catalogacin en el cual se reflejen los datos

generalesdecadaprocedimiento, loque permitiruna identificacinclarayconcisa

delosprincipalesaspectosocaractersticasesencialesdelmismo(AnexoI).

Unavezdelimitadosoidentificadoslosprocedimientosadministrativostramitadosen

cada centro directivo es necesario proceder a su clasificacin. La clasificacin por

familiasesnecesariacuandoelprocesoderacionalizacinsevaaabordarenbloqueo

portiposdeprocedimientos.Laidentificacindetrmitescomunesalahoradellevar

acabo la racionalizacinconjuntade losprocedimientosdeunamisma familia,nos

permitirestandarizarlaactuacinadministrativadeunconjuntodeprocedimientos,

sinperderdevistalaspeculiaridadesquepudieransurgirenlatramitacindecadauno

deellos.Estaestandarizacinfacilitaralosgestoreseldesarrollodesusfuncionesal

establecermecanismosdeactuacincomunesadiferentesprocedimientos.

ParaestaclasificacinsepartedelosdatosincluidosenelInventarioAutomatizadode

Procedimientos, que permiten agrupar los mismos de acuerdo con las siguientes

familias:

Autorizaciones/Subvencionesyayudas/Registros/Prestaciones/Premios/Infraccionesysanciones/

Gestin de personal / Gestin tributaria / Gestin financiera y presupuestaria / Contratacin

administrativa/Responsabilidadpatrimonial/Expropiacin/Controlinterno/Reclamaciones,recursos

yrevisindeactos

4.DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO

Alahoradeabordarladescripcindeunprocedimientosedebeconcebirstacomola

necesidad de determinar paso por paso cmo funciona en la actualidad cada

actuacin administrativa, incidiendo sobre las variables que a continuacin se

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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exponen,paraposteriormenteprocederasuanlisisyconsecuentedeteccinde las

accionescorrectivasoportunas.

4.1.Normatividad

Debemosprocederenprimertrminoalarecopilacindelanormativaaplicableysu

clasificacin de acuerdo con los siguientes factores: su contenido (normas

sustanciales,procedimentalesycompetenciales),sucarcter(generalesyespeciales)

osurango(legaloreglamentario).

La racionalizacin de los procedimientos comienza por la racionalizacin de su

normativa.As,sedebedehacerunabrevedescripcindelasituacinnormativaque

afectaaeseprocedimiento.

Clasificacindelasnormassegnsucontenido:

a)Normativasustancial.

b)Normativaprocedimental.

c)Normativacompetencial.

Clasificacindelasnormassegnsurango:

a)Normativaderangolegal.

b)Normativaderangoreglamentario.

c)Otras.

Clasificacinsegnsugradodeespecializacin:

a)Normativaespecial.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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b)Normativageneral.

Para laclasificacinde la informacinpodemosservirnosdeunatabla(Anexo II)que

nospermitirrecopilartodalanormativadecaraasuposterioranlisisydiagnstico

4.2.Tramitacin

Lametodologadeestudiosebasaenunadivisinde la tramitacinen lasdistintas

fases,trmitesyactividadesenquesedescomponeelprocedimientoadministrativo.

Entendiendoporfases,trmitesyactividadeslosiguiente:

FASES: el procedimiento administrativo consta el menos de tres fases:

Iniciacin, instruccin y resolucin. Ej: fase de instruccin en un expediente

disciplinario

TRMITES:conjuntodeactividadesenordensecuencialqueformanpartede

cadaunadelasfasesenlasqueseencuentradivididoelestudio.Ej:lafasede

instruccin en un expediente disciplinario comprende trmites como la

celebracindelaprueba,losinformes,lapropuestaderesolucin,etc.

ACTIVIDADES:Paraelcumplimientode lostrmitesesnecesariorealizaruna

seriedeactividades.Podemosdefiniractividadcomoelconjuntodeacciones

y/otareasdesarrolladasparalarealizacindeuntrmitequedefinenlaforma

de realizarlo. Ej: la propuesta de resolucin en un expediente disciplinario

implicaactividadescomosuredaccin,sunotificacinosuarchivo.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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La desagregacin de cada trmite a nivel de actividad permitir su asignacin

especficae indiscutibleapersonasconcretas,evitandosolapamientosodilucinde

responsabilidades.

4.3.Documentacin.

Cuanto menor sea la documentacin contenida en el expediente, ms clara, con

mayorgradodenormalizacinymayorserlasimplicidaddelprocedimiento.

Hayqueprocederenunprimermomentoa la identificaciny recopilacinde todos

ellos, con indicacin de la actividad a la que dan soporte, para proceder

posteriormenteasuanlisis.

4.4.Plazosyduracindelprocedimiento.Lostiempos.

Una buena recopilacin de los datos correspondientes a las distintas actividades a

travsde lascualestranscurreelprocedimiento,nospermitirdeterminareltiempo

invertidoencadaunadeellasydiferenciarentre:

Tiempo efectivo: periodo mnimo imprescindible para llevar a cabo el trabajo

requerido,eseldedicadoespecficamentealarealizacindelasgestionespropiasdel

trmite.

Tiempo real: es el tiempo total realmente empleado en el trmite. Es el tiempo

especfico +otros tiempos tales como esperas, tiempo consumido,bien seapor los

interesados o bien por unidades externas a la encargada de la tramitacin del

procedimiento,tiempodetransportededocumentos,etc.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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4.5.Organizacinyrecursoshumanos.

En un primer trmino describiremos el rgano responsable de la tramitacin, con

indicacindeloscomponentesdelmismoyelgradodeimplicacindecadaunoenel

desarrollodelprocedimiento.

En segundo lugar, al realizar la descripcin de cada una de las actividades deber

reflejarse quin o quines las llevan a cabo. Permitir determinar, en un anlisis

posterior, laadecuacindecadapuestoa lasactividadesdesarrolladas, lanecesidad

delincremento/disminucindeefectivosenlaunidad,laposibilidaddeasignacinde

otrasfuncionesadicionalesalosimplicadosenelprocedimientoencuestin,etc.

Finalmentedebernquedarreflejadasenelestudiotodaslasunidadesqueparticipan

en el mismo, con indicacin de si se trata de unidades internas o externas a la

administracin, ya que el tratamiento respecto a determinados aspectos como

puedenserlossistemasdecomunicacinconstas,diferirsisetratadeunasuotras.

ElAnexo III incluye,amododeejemplo,una tablapara la recopilacinde todos los

datosrelativosaladescripcintextualdelatramitacin,incluyendo:documentacin,

tiempos,organizacinyrecursoshumanosimplicadosenelprocedimiento.

4.6.TecnologasdelaInformacinylascomunicaciones.

Ser necesario determinar el posicionamiento de la Unidad responsable del

procedimiento en lo que a nuevas tecnologas se refiere, recopilando la siguiente

informacinparasuposterioranlisis:

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SIMPLIFICACIN

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1.Paracadaunodeloscomponentesdelaunidaddeberdeterminarsesidisponeen

supuestodelossiguientesmedios(si/no)yelgradodeutilizacindelosmismos(alto,

medioobajo):

NOMBREYCARGO

DISPONIBILIDAD(S/N)

UTILIZACIN(A/M/B)

ORDENADOR

SOFTWAREBSICO

CORREOELECTRNICO

INTERNET

APLICACINESPECFICAPARA

GESTINPROCEDIMIENTO

2.Deberdescribirseelgradodeadaptacindelprocedimientoa laAdministracin

electrnica, en funcin de los siguientes niveles, para en un posterior anlisis

determinarlasposibilidadesdeteletramitacindelmismo:

NIVEL1:INFORMACIN(queexistacualquiertipodeinformacinpublicadapormediostelemticosdelprocedimientos,porejemplolafichacatalogrficadelIAPA)

NIVEL2:FORMULARIOESTTICO(queelprocedimientocuenteconunformulariopublicadoqueeldestinatariopuedaimprimirypresentarensoportepapel)

NIVEL3:FORMULARIOTELETRAMITABLE(sielprocedimientocuentaconunformularioquepermitelapresentacindelasolicitudpormedioselectrnicos)

NIVEL4:TRAMITACINTELEMTICACOMPLETA

4.7.Costes.

Laeficienciasupone lamaximizacinde losresultadosalcanzadosconrelacina los

recursos invertidos en su consecucin. Como ya se coment anteriormente,

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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racionalizarsuponeorganizareltrabajodemaneraqueaumentenlosrendimientoso

sereduzcanloscostesconelmnimoesfuerzo.

Sepuedeestablecercomopremisaparaesteanlisisdeterminarculessonloscostes

quelosprocedimientosgeneranencadaunadesusfases,tantoalaAdministracin

ensuconjuntocomoalciudadanoyalasempresasqueserelacionanconella.

Lacuantificacindeestavaloracinseharconformelasreglasdelmodeloabreviado

delcosteestndarquesedescribeen laGuarelativaa lareduccinyeliminacinde

cargasadministrativas.

5.ANLISISYDIAGNSTICO:DETERMINACINDELASMEDIDASDEMEJORA

Una vez recopilada la informacin acerca de los distintos parmetros a estudiar,

procederemosalanlisisydiagnsticodelamisma.

5.1.Normatividad

Este campo de mejora est incluido en la gua relativa a la mejora en la calidad

normativa.Encualquiercaso,sedebehacerundiagnsticosobrelanormaqueregula

elprocedimientoyprincipalmentesuaccesibilidad.

5.2.Tramitacin:simplificacindetrmitesyactividades,eliminacinde requisitos

formalesymateriales,teletramitacin.

En la tramitacin del procedimientos son varios los aspectos que correctamente

examinadospuedendarorigenamayornmerodemejoras.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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Enprimer lugarsedebedeterminarqutrmitespuedenser llevadosacabodeuna

manera ms eficaz, facilitando al mximo la simplificacin del procedimiento, y

examinandodeterminadosrequisitosquepuedenllegarasersuprimidosoeliminados

sidesuanlisissederivasu faltadevaloraadidoalprocedimientoodificulten las

tareasllevadasacaboporelciudadano.

Ensegundolugar,sedebeintentaralcanzarelmximogradodeteletramitacin,con

el fin de facilitar al ciudadano las relaciones con la administracin de forma

telemtica. El acceso y cumplimentacin de los impresos desde un portal web

facilitaraalinteresadoestatarea,reduciendolosposibleserroresensupresentacin,

yaquesepodracontrolar,mediantevalidaciones,quese realizade formacorrecta.

Todo ello permitira descargar de trabajo al personal encargado de la recepcin y

almacenamientodedocumentacin.

5.2.1.SimplificacindetrmitesyactividadesEl eliminar y/o reducir los trmites procedimentales y actividades contribuir a la

simplificacindelprocedimientoadministrativoy,porconsiguiente,alareduccinde

tiempos,desplazamientosycostes.

Especial intersmerecen lasrelacionesdecolaboracinycooperacinentrerganos

y/ounidadesadministrativaso lastareasdecontroleconmicoyde legalidadde los

rganosque las tienen atribuidas y algunasmalentendidas frmulasde supervisin

jerrquica. Todas estas intervenciones pueden imponer trmites o actividades que

podranserobjetodereducciny/oeliminacin.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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Preguntas n Descripcin1 Seha planteadosuprimir las notas interiores cuandosetras lada elexpedientedentrode la misma Consejera?

2 Seha planteadosuprimirelregistrodesalida dedocumentos administrativos quevandeunaa otra Consejera cuandostas tienen lamisma oficina deregistro?

3 Seha planteadoqueelregistrodesalida lorealiceelmismocentroemisordeldocumento?

4 Seha planteados ies necesarioqueeltitulardelrganoadministrativofirmems deunoriginal?

5 Tienealgunarazndeser la firmadelvistobuenoy/oconformeporpartedelsuperior jerrquico?

6 Tienealgunarazndeser las copias yduplicados enviados aotros rganos y/ounidades administrativas,tansolopara suconocimientoyconstancia?

7 Agilizanelprocedimiento las notificaciones realizadas comoactomaterialseparadodelpropioactoadministrativoens ?

8 Seha planteado la posibilidaddesustituir las daciones decuenta ytomas derazns iexistieran?

9 Tienensentido las comunicaciones previas de la realizacindeunprocedimientoadministrativo? Encasoafirmativo Ha consideradoquenodeberanparalizarelprocedimiento?

10 Es necesarioel informedeunrganocolegiadooserams sencillonotificara sus componentes individualmentey,por lotanto,plantearse laexistencia deste?

11 S icoexistenvarios rganos colegiados enunproceso,ha considerado laposibilidaddeunificarlos? existe la posibilidaddecoordinarsus agendas?

12 Engeneralsehaplanteado laposibilidaddesuprimiruntrmiteadministrativocuandostenoaportavaloraadido?

HerramientanTr1.Trmites

5.2.2.SimplificacinoeliminacinderequisitosformalesymaterialesEnocasiones,elprocedimientoadministrativoresultacomplejoycomplicadodebido

a lapluralidadde requisitos formalesymaterialesque,peseano serestrictamente

obligacionesespecficasdeaportarunauotradocumentacin,contribuyenadificultar

latareadelciudadanoylabuenamarchadelprocedimiento.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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Eliminacinderequisitosformales:

Los requisitos formales se consideran imposiciones de normalizacin y de estilo, o

motivacionessuperfluasquenoaportanvaloraadidoalgunoalprocedimientoyque,

anprescindiendodeellas,puederesolverlaAdministracinsindificultad.

Pregunta n Descripcin1 Sepuedeprescindirde laobligacindepresentarmotivacinosolicitudes debidamenterazonables en la peticindelinteresado?

2 Serequiereal interesado la presentacindeduplicados ejemplares?

3 Se les exige la presentacindefotocopias compulsadas?4 Seexigeal interesado,s incausa justificada, lapresentacindedocumentos oarchivos enundeterminadoformato?

5 Serequiere la presentacindedocumentos visados,certificados oconvistobuenodeterceros?

6 Sepuedenexigirdocumentos distintos enproporcina la actividad,segmentando la misma?

7 Sediferenciaclaramenteelcumplimientodeunrequis itodelaobligacindepresentardocumentacin?

HerramientanS5.Simplificacinderequisitos formales

Eliminacinderequisitosmateriales:Losrequisitosmaterialessonlimitacionesyrestriccionesqueseimponenenarasdela

consecucindeunobjetivodeterminado, como es ladelimitacinde los concretos

beneficiariosolaexclusindirectadedeterminadoscolectivos.

Estos requisitosmaterialeshansido limitadosydetalladosenelmbitoempresarial

por la Directiva 2006/123/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de

diciembrede2006,referentealosserviciosenelmercadointerior.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

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Pregunta n Descripcin1 Las autorizaciones y/o inscripcinen los registros serenuevanautomticamente?

2 Existeunnmero limitadodeautorizaciones? Encasoafirmativoporqu? Ha incrementadoelvalorde la mercanca oactividad,cuanto,porquyenalguienserepercute?

3 Existealguna razn justificablepara limitarsetemporalmentela autorizaciny/o inscripcinenelregistro?

4 Seadmitenautorizaciones y/o inscripciones enRegistros deotras CCAAoAyuntamientos? La autorizacinqueexpidese limta a una actividadoa unterritorioconcreto? Encasoafirmativo,porqu?

5 Incurreenalgunode los requis itos prohibidos por la Directiva 123/2006tales como los basados en la nacionalidad,los queprohbanestarestablecidos envarios Estados miembros,que limiten la libertaddeeleccindetipodeestablecimiento,dereciprocidadconelEstadomiembroenelqueelprestadortenga elestablecimiento,deaplicacindepruebas econmicas,de intervencindirecta o indirecta decompetidores en la concesinde la autorizacin,de la exigencia deavalfinancierooseguroquesedeba contratarconoperadores nacionales yexigencia de inscripcinprevia oejercicioprevioduranteuntiempoenterritorionacional?

6

Existealguna razn justificablepara requeriro imponerlmites cuantitativos oterritoriales,adoptaruna forma jurdica particular,poseercapitaldeuna sociedad,reservar la actividada prestadores concretos,disponeroprohibir la disposicindems establecimientos,exigirunnmeromnimodeempleados,establecertarifas mnimas omximas obligatorias yobligara prestarotroservicioconjuntamentes inatendera servicios de inters econmicogeneral?

7

Existealguna razn justificablepara exigirqueestestablecidoenelterritorionacional,queobtenga una autorizaciny/o inscripcinqueexista enelterritorionacional,quesedotedecierta infraestructura,que limiten la prestacinportrabajadores porcuenta propia,quese limiten las posibilidades deconcesindeayudas econmicas,queobliguea poseerundocumentode identidadoqueafectenalusodeequipos ymaterialqueformenparte integrante de la prestacindeservicios?

8

Concarctergenerales discriminatorioelrequis ito? Asensucontrariobeneficia motivadamentea algncolectivo?

9

Los requis itos sebasanenordenpublico,seguridadpblica,saludpblica oproteccindelmedioambiente? Encasonegativo,seha planteadosueliminacin? Encasoafirmativosonproporcionados?

10

Existealgunarestriccindecomunicaciones comerciales delas profes ionales reguladas ms all de la independencia,dignidade integridadde la profesin,elsecretoprofesional,ouna raznde ineters general? Es proporcional la restriccinalfinprotegido?

11 Se imponeelejerceruna actividadenexclusiva ose limita ejercervarias demanera conjunta oenasociacin?

HerramientanS6.Simplificacinderequisitos materiales

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5.3.Documentacin:formularios,simplificacindocumentalyestandarizacin.

A lahoradeabordarelanlisisde ladocumentacinqueobraenelprocedimientoy

decaraa ladeteccindemedidasdemejora,esnecesarioestablecerunadistincin

entreladocumentacinaportadaporelciudadanoyladocumentacinelaboradapor

laadministracineneltranscursodelatramitacin.

Porunlado,sedebeabordarelanlisisbajolanecesidaddedotaralprocedimientode

una posible simplificacin documental. Las medidas que se proponen en este

apartado estn encaminadas a la eliminacin de determinados documentos o su

sustitucinpordeclaracionesresponsables.Delmismomodosedetallanmedidasde

intraoperabilidad o interoperabilidad que puedan facilitar las relaciones entre la

Administracinyelciudadano.

Por otra parte, debern estudiarse los distintos documentos que laAdministracin

elabora para llevar a cabo las actividades a travs de las cuales transcurre el

procedimiento,decaraadeterminarsiseutilizandiferentestiposdedocumentopara

actividades o trmites similares y si los mismos estn adecuados a la normativa

vigente.

5.3.1.Losformularios

Podemos definir el formulario como un instrumento a travs del cual se recoge

informacinparasimplificaryposteriormentefacilitar la iniciacinyeldesarrollode

losprocedimientosadministrativos.

RACIONALIZACINY

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La normalizacin documental supone la homogeneizacin del diseo y

funcionalidades que deben cumplir todos los formularios asociados a los

procedimientos administrativos, sin embargo, tampoco podemos pasar por alto el

derecho de los ciudadanos a iniciar los procedimientos mediante solicitudes

personalizadas,ajenasa todo tipode formulario, siendo tareade laAdministracin

facilitaralosciudadanoselejerciciodesusderechos,nolimitarlos.

Pregunta n Descripcin1 Existenformularios/modelos desolicitudpara la iniciacindetodos los procedimientos? Encuantos procedimientos no? porqu?

2 Independientementede laexistencia demodelos normalizados desolicitud, puedeelciudadano iniciarelprocedimientomedianteunasolicitudpersonalizada?

3 Estndisponibles los modelos enformatopapel,electrnicooambos? E lformatodeldocumentoseciea unestandardefinidoypreestablecidopor launidadpropietaria delprocedimiento?

4 Seha previstoelusodeestandares abiertos,oaquellos otros queseandeusogeneralizadopor los ciudadanos,a la horadeelaborar los formularios enformatoelectrnico?

5 Cumplen los formularios contodos los requis itos legales exigibles a los mismos?

6 Existennormas/criterios/medidas deNormalizacinDocumentala la horadeelaborar los formularios?

7 Sehantenidoencuenta criterios deacces ibilidadyusabilidaden laelaboracinde los formularios?

HerramientanF1 modelos de solicitudgeneral

Antes de confeccionar un formulario es necesario tener en cuenta, adems del

propsitoparaelquesirve,unaseriedepautaslegalesytcnicas.

AspectosLegales

La legislacinprevuna seriede limitaciones,por loquehabrnde incluirseen los

formularios las referencias oportunas que hagan efectivos los derechos y garantas

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

20

establecidosenlaLeyOrgnica15/1999,de13denoviembre,deproteccindedatos

decarcterpersonalydemsnormativadedesarrolloyen laLey11/2007,de22de

junio,deaccesoelectrnicode losciudadanosa losserviciospblicosqueestablece

igualmenteun elencodederechosquedebern ser tenidos en cuenta a lahorade

elaborarlosmodelosdesolicitud.

Con la finalidad de dar sencillez y simplificar los formularios, es necesario que los

formulariosseadaptenalaOrdenADM/942/2009,de2demayo,sobrenormalizacin

deformulariosasociadosaprocedimientosadministrativos.

Preguntan Descripcin1 Sehanelaboradolosmodelosdesolicitudteniendoencuentalosderechosdelosciudadanosprevistosenelart.35delaLey30/92yenelart.6delaLey11/2007?

2 Seincluyenenlosmodelosdesolicitudtodoslosdatosrelativosalcontenidodelassolicitudes,segnlodispuestoenelart.70delaLey30/92?

3 Sehanprevistoloscamposnecesariosparalaidentificacinynotificacindeinteresadosyrepresentantes?Sehaprevistolaposibilidadestablecerconlosinteresadoscomunicacionesynotificacioneselectrnicas,yquestospuedansealardichomediocomopreferente?

4 Sehanestablecidoloscamposoportunosparasalvaguardarlosderechosygarantasdelosciudadanosenordenalaproteccindedatosdecarcterpersonal,segnloprevistoenlaLeyOrgnica15/99,deproteccindedatosdecarcterpersonalydemsleyesespecficasqueregulaneltratamientodelainfirmacin?

5 Sehaprevistolaexistenciadelosmodelosdesolicitudentodoslosformatosnecesariosparaqueelciudadanopuedaaccederalosmismosatravsdediversossoportes,canalesoentornos?Essimilarlaimagndelosmodelosdesolicitudentodoslosformatos?

6 SeprevnloscamposnecesariosparaqueelciudadanoautoricealaAdministracinarecabaraquellosdatosydocumentosqueobrenenpoderdelasAdministracionesPblicas,salvoqueunanormaconrangodeLeyautoricedichaconsulta?

HerramientanF2modelosdesolicitudAspectoslegales

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21

NormalizacinDocumental

La normalizacin documental supone la homogeneizacin del diseo de los

formularios asociados a los procedimientos administrativos, entendida desde una

dobleperspectiva:contenidoyforma.

Porunlado,sehadepreverlaexistenciadeunaseriedecamposmnimos,comunesa

todos losformularios,quegaranticen larecogidade losdatosnecesariosparaqueel

documento cumpla con los requerimientos legales. Por otro lado, al erigirse el

formularioenelnexodeuninentrelaAdministracinyelciudadano,unadisposicin

homogneadelossmbolosylogotiposoficialesentodoslosdocumentoscontribuir

alafianzamientoeidentificacindelaimagencorporativadelaorganizacinentrela

ciudadana.

Elaborar losmodelosde solicitud de acuerdo con criterios homogneos ayudar al

ciudadanoafamiliarizarseprogresivamenteconlametodologaadministrativa,loque

lefacilitareliniciodeaquellasactuacionesquesepropongaemprender.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

22

Pregunta n Descripcin1 Existencriterios deNormalizacindocumentala lahora deelaborar los formularios? sonobligatorios?

2 Seprev la inclus inenelformulariodeelementos de identidadcorporativa,deacuerdocon las normas reguladoras de los s mbolos y logotipos corporativos de laOrganizacin?

3 Queda perfectamentedefinidoelprocedimientoadministrativoquesepretende iniciarconelmodelodesolicitud? Existecodificacinpara elmodelodesolicitud?

4 Seha previsto laexistencia detodos los campos necesarios para la identificacinynotificacinde interesados yrepresentantes?

5 Sehan incorporado los campos necesarios para recogertoda la informacinrelativa a la solicitud,deacuerdocon loprevistoenelartculo70,de la Ley30/92?

6 Sehan incluido las referencias oportunas paraasegurareltratamientoconfidencialde los datos decarcterpersonal,as comoeladecuadousoyposibleces inde los mismos? Sehacereferencia alCentroDirectivoqueefectaeltratamientodelos datos ya la posibilidaddeciudadanodeejercersus derechos antel?

7 Estnrecogidos en las formularios todos los campos necesarios para darcobertura legala las actuaciones deinteroperabilidad, intraoperabilidad,supres inysustitucindocumental?

8

Seproporciona alciudadano la posibilidaddeponerseencontactocon la Administracina travs dediversos canales decomunicacin(telfonodecontacto,webdelorganismo..),para la aclaracinde los pasos a seguirpara cumplimentarelformulario,oparaestableceruns istema deretroalimentacinquemejore larecogida dedatos porpartede laadministracin?

9 Serecoge laposibilidadde incorporara los modelos desolicitud instrucciones para la cumplimentacinde los mismos? , sonobligatorios?

10 Seha establecido laobligatoriedaddeseguiralguntipodegua

deestiloque incluya las pautas deacces ibilidadyusabilidada

tenerencuenta en la elaboracinde los formularios?11

Es necesarioadjuntardocumentos anexos? Encasoafirmativo, seestablecenelnombrede los documentos aanexar?

HerramientanF3 modelos desolicitud Normalizacin

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

23

Aspectostcnicos:accesibilidad,usabilidadydiseo

Podemosdefinirlausabilidadcomolamedidaporlaqueunproductopuedeserusado

por usuarios especficos para conseguir sus objetivos con eficacia, eficiencia y

satisfaccinenuncontextodeusoconcreto.

Laaccesibilidad,encambio,eselartedegarantizarque,tanampliayextensamente

como sea posible, los medios estn disponibles para las personas, tengan o no

discapacidadesdeuntipouotro.

Unbuendiseo visualdel formularioesaqulqueayudaalusuarioaentender con

facilidadlainformacinaintroducir.

El formulariohadecumplircon losobjetivosque lesonpropios,estoes, facilitarel

flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los

procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a

determinadastransacciones.

As,loprimeroatenerencuentaalahoradeldiseodelmodeloserelcumplimiento

dedichosobjetivos, algunosde los cuales yahanquedado cubiertosa travsde la

normalizacindocumentalydelaobservanciadelosrequerimientoslegales.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

24

Preguntan Descripcin1 Culessonlosobjetivosdeldocumento?Sonconcretosyestnbiendefinidos?

2 Indicaelttuloclaramentelanaturalezayfuncindelformulario,yelprocedimientoalcualestvinculado?Existeunacodificacinparaprocedimientoyformulario?Esnecesariounsubttulo?

3 Serequierennicamentelosdatosnecesariosparalatramitacindelprocedimiento?ObienSonnecesariostodosloselementosrecogidosenelformulario?

4 EstnloselementosdeIdentidadCorporativa,smbolosylogotipos,correctamenteubicadosdeacuerdoconsusnormasreguladoras?

5 Seproporcionanmecanismosparaponerseencontactoconelorganismoemisor?(email,telfono,direccinpostal,fax..)

6 Lareferenciaadisposicionesadministrativassehaceexpresandosunmero,denominacinyfechayconindicacindelDiarioOficialenqueaparecenpublicadas?

7 SehanincorporadolasreferenciasoportunasalaLey15/99deproteccindedatosdecarcterpersonal,enelcasodequelosdatosaportadosporlosciudadanosseincorporenaunabasededatos?

8 Sehaprevistodentrodelcontenidoalgnapartadorelativoalaretroalimentacindelainformacin,entreciudadanoyadministracin?

HerramientanF4modelosdesolicitudaccesibilidad,usabilidadydiseocontenido

En lamayorpartede lasocasionessedapoca importanciaa lacomposicinesttica

de los formularios, y es necesario tener presente que los diseos estticamente

satisfactorios contribuyen a orientar al ciudadano en la direccin de lectura y de

entradadedatos,facilitandoaslasencillezdeltrmite.

Unaadecuadaorganizacindeldocumento,con loscamposyetiquetasordenadosy

alineados,unlenguajecercanoycomprensible,undocumentolimpioconespaciosen

blancosuficientesparadescansarlavista,colaboraraqueelciudadanosientamayor

comodidadalahoradellevaracabosusactuacionesadministrativas.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

25

Pregunta n Descripcin1 E lformulariohabla elmismo lenguajequesus usuarios? Es claro,conciso,amigable,familiarycercano?

2 Seha utilizadoun lenguajenosexistaevitandoexpresiones discriminatorias queatentencontra elprincipiode igualdad?

3 Es consistenteelusode los trminos? Seusan las mismas palabras para los mismos conceptos?

4 Sehanevitado las abreviaturas? Encasodeusarlas,sehanseguido los estndares delusuario?

5 Sehanestablecidotextos cortos para las etiquetas decampos,eliminandopalabras innecesarias?

6 Seha tenidoencuenta unordendecolocacina la hora deestablecer los campos enelformularios? Estns ituados enprimertrmino los datos obligatorios yaquellos queseanms relevantes?

7 Sehansealadoclaramenteaquellos campos quees obligatoriorellenar? Existencampos quenodebenserrellenados porel interesado,estncorrectamente indicados? Es necesaria suexistencia?

8 Existenrelaciones lgicas deproximidad,agrupacineinclus inentreunos yotros elementos?

9 La cantidaddeescritura requerida para registrar los datos,estreducidaalmnimo? Seha evitado lasobrecarga informativa? Seha evitado laredundancia?

10 Sonfcilmentecomprensibles los datos fijos? Seha previstosuficienteespaciopara cumplimentar los datos variables?

11 Sehan incorporado instrucciones para cumplimentaerelformulario? Sonbreves ycomprensibles? Estnenun lugar

12 La estructuradeorganizacinynavegacindeldocumento Es la ms adecuada?

13 El formulario tiene un pie definido? Aparece el nmero de pgina?

HerramientanF5 modelos desolicitud accesibilidad,usabilidadydiseo Lenguaje yredaccin

5.3.2SimplificacinDocumental

MedidasdeInteroperabilidad:

Es fundamental a la hora de simplificar, contar previamente con un listado de

documentosquesepuedantramitarelectrnicamenteyquepuedensertransmitidos

en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre administraciones

pblicas,rganosyentidadesdederechopblico.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

26

De esta forma, se puede comenzar a simplificar la obligacin de presentar

determinada documentacin, siendo la Administracin la que l0 puede recabar a

travsdeloscaucesantedichos.

Pregunta n Descripcin1 Solicita documentacinobranteenotraAdministracin? Sepuederecabardeoficio?

2 Seha planteado la posibilidaddeprescindirde la obligacindepresentardichadocumentacin?

3 Seha contemplado laposibilidaddesustituir laobligacindesupresentacin, incorporandoeldocumentoo inscripcindeoficio?

4 Solicita,enconcreto,algndocumentoo inscripcinqueconsteenunRegistroAdministrativo,FicheroAutomatizadooBasedeDatos?

5 Ha contemplado la posibilidaddesuscribirunConveniodeColaboracinconelorganismoencargadopara poderoperarenunentornocerradodecomunicacinocualquierotro?

6 Seha previstoelconsentimientoexpresodel interesadopara poderrecabardeoficio la documentacin?

7 Existeaplicacin informtica para atacar labasededatos directamentedesdeelrganogestordelprocedimiento?

8 Si la expedicindeldocumentoestsujeta atasa. Seha previstoquiensoportar la misma s ise interopera?

8 E lrganismoencargadodelRegistrooF icherotienecapacidadpara certificaro informardeforma masiva?

9 Seha arbitradounprocedimientodeconsulta y/oensucasodepeticindedatos?

10 Seha arbitradounprocedimientoconplazos para la respuestay/o informacin?

11 Seha previsto latrazabilidadde los datos?

HerramientanS2. Interoperabilidad

Medidasdeimpulsodelasdeclaracionesresponsables

Se puede definir declaracin responsable como aqulla que suscribe la persona

interesada o quien la represente, manifestando que cumple con los requisitos

establecidos en la normativa reguladora del correspondiente procedimiento

administrativo,quesecomprometeamantenersucumplimientoduranteel tiempo

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

27

que cada procedimiento disponga o que dispone de la documentacin cuya

presentacinesobligatoria.

Adquiereimportanciaporlaposibilidaddesustituirdeterminadadocumentacincuya

presentacinpuedediferirseoinclusosustituirseensuintegridad.

Pregunta n Descripcin1 Es posiblesustituir laobligacindepresentaruna memoria por lapresentacindeunadeclaracinresponsable?

2 Es posiblesustituir laobligacindepresentaruna certificacindetitularidadbancaria poruna declaracinresponsable?

3 Es posiblesustituir laobligacindepresentarcontratos interprivados,polizas deseguros,exoneraciones fiscales,cumplimientos derequis itos, Estatutos Sociales,Cuentas Anuales,poderes derepresentacin,sentencias,convenios,declaracindepropiedades,actas deconstitucindeasociaciones,documentacinqueacredite la constitucin,domiciliosocialyausencia denimode lucrode los solicitantes constitucinde la comunidaddebienes,identificacindesocios ycomuneros, pordeclaraciones responsables?

4 Es posiblesustituir ladocumentacine informacinrequeridaa las Entidades Locales porcertificadodelhabilitadoestatal?

5 Sedebepresentar ladocumentacinantes de la propuesta ocabe la posibilidaddeque la declaracinresponsables irva para todoelprocedimiento?

6 Seacompaa a la solicitudy/oalformulariounmodelodedeclaracinresponsable?

7 Tiene la declaracinresponsabletodos los campos necesarios para elgestor? Tienesolo los necesarios?

HerramientanS4.Declaraciones responsables

5.3.3Estandarizacin

A lo largode la tramitacindelprocedimiento laadministracindebeelaboraruna

seriededocumentosquedensoportea lasdistintasactividadesque llevaacabo.En

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

28

unasocasionesse tratardedocumentosqueseelaboranenunmomentopuntual,

peroenotras, sondocumentosque laadministracinelaborademanera repetitiva

unayotravez,yqueaunquenoseanexactamente igualess incluyencaractersticas

muysimilares.

Sedeberelaborarundocumentotipoqueincluyatodosaquelloscamposcomunes,

quegaranticenlarecogidadelosdatosnecesariosparaqueeldocumentocumplacon

losrequerimientosparallevaracabolaactividaddequesetrate.

La elaboracin de documentos normalizados y su incorporacin en una gua de

tramitacinayudaralserviciogestoradesarrollarsustareasconmayorrapidez,ya

queaquellosquedebanllevarlasacabononecesitanelaborareldocumentounayotra

vez.

Pregunta n Descripcin1 Existenactividades condocumentacinasociada,queserealizandemanera repetitiva? Es posibleestandarizar la documentacin?

2 Sehan identificadodocumentos a lo largodelprocedimientoquepresentancaractersticas iguales omuys imilares? Es posiblenormalizarlos?

3 Sehan incluidoen los modelos normalizados todos los campos necesarios para cumplircon los requis itos legales dedicha documentacin?

HerramientanE1Estandarizac inDocumental

5.4.Plazosyduracindelprocedimiento.Tiempos

Una vez determinado el tiempo invertido en cada actividad, se hace necesario

establecersieseltiempoexigidoyrecomendableosiporelcontrariosobrepasa los

lmitestemporalesqueatiendanalprincipiodeceleridad.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

29

Hemospartidodeunadistincinentretiemporealytiempoefectivo,porlotantoesel

momento de determinar si ambos son semejantes o el tiempo real alarga

injustificadamentelamarchadelprocedimiento.

Esta fase debe identificar donde se gastan estos tiempos tales como esperas,

transporte de documentos, inactividad administrativa o del ciudadano, etc., para

posteriormenteestablecerlasmedidasnecesariasquepermitanreduciralmnimolos

mismos.

Pregunta n Descripcin1 Existeuna diferenciaelevadaentreeltiempoefectivoyeltiemporealqueempleamos encada actividad?

2 Estn identificadas aquellas actividades donde la diferenciaes ms elevada? sehan identificado las causas?

3 Hemos incluido los tiempos deesperaqueestablece laLeya lahoradecalculareltiempoefectivo?

4 E ltransportededocumentos es unelementodeterminantedela prdidadetiempo? podranarticularsemecanismos deintercambiodedatos a travs demedios electrnicos,queredujeranestetiempo?

5 Seha valorado la posibilidaddehabilitarelregistrodesalida desdeelcentrogestorpara reducir los tiempos?

6 Existe la posibilidadderealizars imultaneamente,alguna de las actividades quese llevana cabo?

7 Existenactividades norecogidas en la normativa reguladora quepodranevitarse?

HerramientanT1 Tiempos

5.5.OrganizacinyRecursoshumanos

5.5.1Organizacin

Una vez determinada la unidad o unidades responsables del procedimiento, es

necesarioestablecersiestnperfectamentedelimitadaslasfuncionesdecadaunade

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

30

ellasenelsupuestodecoincidirvarias.Elanlisisdeberprofundizarenlaimplicacin

decadaunidadencadaunadelasfasespropiasdelprocedimiento.

Del mismo modo pueden ser analizados los puestos que participan en el

procedimiento, de tal manera que un anlisis pueda llevar a considerar no ser los

idneos y ser planteada la posibilidad de modificar puestos en el organigrama o

realizarcambiosencuantoalavaloracinycontenidodelosmismos.

De existir a su vez unidades externas tambin implicadas en la tramitacin del

procedimiento, se debe determinar si los canales o mecanismos de informacin,

comunicacinocoordinacinsonsuficientesyadecuadosparaunabuenainteraccin.

Pregunta n Descripcin

1 Estncorrectamente delimitada la unidadresponsablede la tramitacindelprocedimiento?

2 Existeuna ovarias unidades paraeldesempeode la actividad?

3 Estndelimitadas las funciones cuandoexistenvarias?

4 Est delimitada la responsabilidaddecada unidad interviniente?

5 Sehanestablecidomecanismos decontrolderesponsabilidades?

6 Existen partes deltrmiteoprocedimientodesarrollados pordistintas unidades intervinientes? Sepodran integrar?

7 Es necesarioqueactensuces ivamenteosepodra llevara caboeltrmites imultneamente?

8 Existeuna comunicacinycoordinacinadecuadas entreellas?

11

Intervienenrganos colegiados enelprocedimiento? Sicoexistenvarios rganos colegiados, seha considerado laposibilidaddeunificarlos?

10 Es elevada la intervencin de unidades ajenas a la responsabledelprocedimiento?

HerramientanT1 Organizacin

9 Existen unidades externas implicadas en la tramitacin delprocedimiento?

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

31

5.5.2Recursoshumanos

Laprimeraobservacinatenerencuentaparainiciareldiagnsticoesdeterminarsiel

nmerodepersonas implicadasen latramitacindelprocedimientoeseladecuado.

Paraelloesnecesarioanalizar lasrelacionesdepuestosdetrabajocon laocupacin

realdelasmismas.

A continuacin sedebeatendera las caractersticas ms relevantesquemarcanel

perfildel empleado,buscando que su preparacin y conocimientos se corresponda

con los aspectos requeridos para el buen desempeo de cada actividad o tarea

encomendadaenelmbitodesuscompetencias.

El siguiente aspecto objeto de anlisis sera determinar el grado de conocimiento

sobreladelimitacinydistribucindelastareaspropiasdecadapersonainterviniente

en latramitacindelprocedimiento.Elresultadodeesteestudiodebeorientarsi las

mismasestnequitativamente repartidase identificar lascargasmediasde trabajo,

ascomolosndicesderendimientolaboral.

En ntima conexin se encuentra la necesidad de dotar al personal de estmulos o

incentivos que creen la posibilidad de establecer un clima o ambiente de trabajo

satisfactorio.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

32

Pregunta n Descripcin1 Estn identificadas cuntas personas entotal intervienenenelprocedimiento? yencada fase,trmiteoactividad?

2 E lnmerodefuncionarios queatiendeeltrmite,actividadoprocedimientoes elptimo?

3 Coincide la estructura realcon las Relaciones dePuestos de Trabajo?

4 Sinocoincide la estructura realcon las RPT, existe infraocupacinosobreocupacin? es estas ituacin lams adecuada?

5 Seconoce encada etapa quines lapersonaresponsablede la misma? Existen mecanismos decontrolen la realizacindeltrmiteoactividad?

6 Los canales de informacin,comunicacin ycoordinacinentrelas personas implicadas encada fase son adecuados ysuficientes?

7 Seconoce la carga media detrabajoporpersona? Se establecen ndices derendimientooproductividad laboral?

8 Estndelimitadas las tareas decada funcionario? Estndistribuidas equitativamente?

9 Renen las personas que intervienenelperfilparadesempearlas funciones propias delcargo? Seevala elgradodepreparacin,conocimientos,saber hacerde las personas intervinientes encadaprocedimiento? Existeuna formacincontinuada de los profesionales?

11 Existeunambienteoclima internosatis factorioen la organizacin? Enqumedida interfiereeneldesempeodeltrabajodelpersonal?

12 Sefomentanprcticas quefomentenoestimulen las buenas relaciones entretoda la organizacin? Serealizansondeos deopininsobreelgradodesatisfaccinde las personas de laorganizacin?

10

Herramientan2Recursos humanos

5.6.Tecnologasdelainformacinylascomunicaciones

Elobjetodelanlisisde los recursos tcnicospretende facilitar informacinsobreel

niveldeutilizacindelastecnologasdelainformacinycomunicacinportodoslos

intervinientes en la tramitacin del procedimiento. El diagnstico por tanto debe

tener en cuenta los aspectos relacionados con la ofimtica (equipos informticos,

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

33

impresoras,fax),lasvasdecomunicacin(internet,correoelectrnico,software),

canales de informacin interna (web corporativa, bases de datos), informacin

externa (medios telemticos, sistemas de correspondencia), sin olvidar las

posibilidadesdeinteraccinadministrativaconlosciudadanos.

Pregunta n Descripcin1 Sedisponedeunsoftwarebsicoconprocesadordetexto,hoja declculo,etc?

2 Sedisponeyhaceusode internet? E lpersonalde launidaddisponedecorreoelectrnicoensupuestodetrabajo? Los empleados conocensufuncionamientoyelde los navegadores web?

3 Sedisponedeaplicaciones especficas deapoyoa la gestinde los procedimientos?

4 Las aplicaciones especficas permitencompartir la informacinentrevarias personas yequipos? Seutiliza elcorreoelectrnicoy la webcorporativa comomediodecomunicacine informacininterna?

5 Las aplicaciones dedicadas a la gestindeprocedimientos estn integradas enunnicos istema?

6 Las aplicaciones especficas permitenenviaroconsultardatos degestindeforma remota entre los diferentes organismos participantes?

7 Sedisponedeuns istema consoluciones degestindocumentalyaplicaciones deflujos detrabajoquefacilite lainteraccinde los distintos agentes?

8 Sedisponedeunespaciopropioenelportalwebdondeseofrecetoda la informacinrelativa a los procedimientos ydeinters para los ciudadanos?

10 Es teletramitable la iniciacin del procedimiento? y alguna fase ms?

11 Existeposibilidadde implantar lateletramitacin integra delprocedimiento?

12 Sedisponedemedios logsticos oequipos deoficina engeneral:fotocopiadoras,variedaddepapel,sobres,bolsas plsticas,tinta de impres in,etc.?

9 Sepermite la interaccincon los interesados a travs deinternetymedios telemticos?

HerramientaTIC Recursos Tcnicos yTecnolgicos

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

34

5.7.Costes

El objetivo del anlisis debe estar orientado a la optimizacin de los recursos

humanos,econmicos,materialesytecnolgicosparamejorar lagestin internay la

prestacindel servicio al ciudadano, siempre siguiendo losprincipiosde economa,

eficiencia,eficacia,igualdadyoportunidad.

Enesteapartadovamosaanalizarloscostesinternosquerequierenlatramitacindel

procedimientoy,enconcreto,tenderaejecutarmedidasquereduzcanesoscostes.

Pregunta n Descripcin1 Se puede cuantificar el coste de cada actividad? Y de cada

fase o etapa del procedimiento?2 Impone la normativa a la propia administracin el cumplimiento

de determinados requisitos que generen ms costes que beneficios en el desarrollo de la actividad administrativa?Son realmente necesarios o podran eliminarse?

3 Existe la posibilidaddeeliminardeterminadas actividades de la tramitacinadministrativa,conelconsecuenteahorropara la Administracin?

4 Sepueden llevara cabodeterminadas actividades administrativas encentros deservicios compartidos,conelconsecuenteahorrodetiempoyresursos para la administracin?

5 Existe la posibilidaddeteletramitacindelprocedimiento? Seha tenidoencuenta elahorrodetiempoyrecursos queestosupondra?

6 Seha valoradoelahorroquesuponeeltener la documentacinestandarizada/normalizada yaccesiblea todos los implicados enla tramitacin?

7 Existe la posibilidadde implantacindecanales electrnicos decomunicacin,quemejorenel intercambiode informacinentretodos los actuantes enelprocedimiento? Seha valoradoelahorroentiempoydesplazamiento?

8 Seha cuantificadoelahorrodetiempoyesfuerzoque supondra elcontarcon informacin internasuficienteacerca dela tramitacindelprocedimiento?

HerramientaCostes Internos

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

35

6. REDISEO DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTACIN DE LAS MEDIDAS DE

MEJORA

6.1.Implantacindelasmedidasdemejora

Una vez realizado el anlisis y diagnstico del procedimiento, y detectadas las

medidas de mejora, deberemos describirlas (Anexo IV) e incorporarlas al

procedimientoparaculminarlatareaderacionalizacin.

La casustica hace verdaderamente difcil determinar exhaustivamente todas las

posiblesmedidasdemejoraaplicablesperosirvandeejemplolassiguientes:

Simplificacin de la normativa aplicable a travs de diferentes mecanismos como la codificacin,consolidacin, refundicin, derogaciones expresas, mejora del lenguaje normativo, mejora de lacomunicacindelanuevalegislacin.Eliminacin de aquella documentacin que no sea estrictamente necesaria para llevar a cabo elprocedimiento.Sustitucinde laobligacindepresentacindedocumentacin a travsdedeclaracionesresponsables. Supresin de la obligacin de presentar aquella documentacin que obre en poder de laadministracin, y pueda recabarse por medios electrnicos, a travs de tcnicas de interoperabilidad ointraoperabilidad.Normalizacindemodelosdesolicitud,presentadosdeformaclara,parafacilitarsulecturaycomprensin.

Estandarizacin de documentos que cumplan con los requisitos formales y sustantivos exigidos por lanormativa.Supresindeactividadesquesedupliquenorealiceninnecesariamente,quenoaportenvaloraadido,quenoestnprevistasenlanormativareguladoradelprocedimiento.Realizacinsimultneadeactividades,enloscasosenlosqueseaposible.

Potenciar actividades de control del cumplimiento de tiempos. Establecer canales telemticos decomunicacin,quedisminuyanlostiemposdeintercambiodeinformacin.Implantacindeaplicacionesespecficasdeapoyoa lagestinde losprocedimientos, integradasenunnicosistemademaneraquepermitanelintercambiodedatosdeformaremota.Implantacinprogresivadelaadministracinelectrnica.Comenzandoporlapresentacintelemticadesolicitudesypreviendolospasosnecesariosparalateletramitacinntegradelprocedimiento.Adaptacinde laorganizacinyde lospuestosdetrabajoenelorganigrama,onuevavaloracinde losmismosencuantoasucontenidooparticipacinenelprocedimiento.Formacindelpersonalyadaptacindesustareasalasactividadesarealizar.Mejoradeloscanalesdeinformacinalciudadanoacercadelostrmitesquehadeponerenmarcha.

Establecimientosdeindicadoresderesultadosquemidanlaefectividaddelasmedidasimplantadas.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

36

6.2.Elaboracindelmanualdetramitacin:

Unavezrediseadoelprocedimiento,deberdocumentarseatravsdeunmanualde

tramitacin,enelcualquedenperfectamentedeterminadaslasactuacionesallevara

cabo,detalformaquesirvadeguaalserviciogestor.

Igualmente,hayquetenerpresentelamovilidaddelpersonalenlaadministracin.Si

disponemos de manuales de tramitacin de los distintos procedimientos que el

servicio gestor lleva a cabo, la formacin del nuevo personal resultar una tarea

muchomssencilla,locualcontribuiralaeficaciadelactuaradministrativo.

Elcontenidodelmanualserelsiguiente:

1.Denominacin

2.Fichadescriptiva

3.Objeto

4.Organizacin

5.Normativaaplicable.

6.Descripcintextualdelatramitacin.

7.Descripcingrficadelprocedimientooflujograma.

8.Relacindesoportesinformticos:

9.Relacindesoportesdocumentales:

6.3.Guadelprocedimiento:elsistemadeinformacinadministrativoexterno.

La orientacin al interesado es fundamental a la hora de que ste cumpla con los

requisitoslegalmenteestablecidos.Laprimerayprincipaltareaestransmitirqueslo

quesedebehacerencadamomentoprocedimental.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

37

Con una buena informacin el ciudadano sabe dnde dirigirse y cumplir con los

trmites y obligaciones de forma certera, dotando al actuar administrativo de una

mayoragilidadyeficienciayaquenosepierdeelprocedimientoenuncaminodeiday

vueltadesubsanacionessinretornoconcreto.

Por todo ello, sedebern elaborarunagua informativa,que ayude al ciudadano a

cumplir con las actuaciones que se proponga emprender de la forma ms sencilla

posible.Estguadeber serpuestasa sudisposicina travsde todos loscanales

posibles,garantizandodestaformalaaccesibilidadalamisma.

En suelaboracindebemos tenerpresente,que lasnecesidadesde informacindel

ciudadano, no son del todo coincidentes con las del rgano gestor, por lo que los

camposaincluirnosernidnticos.Asimismo,deberemosesforzarnosenpresentarla

informacindemaneraqueseacomprensibleparaelciudadano,yaqueelmismono

tiene porque conocer como se desarrollan las actividades administrativas. Como

camposmnimossesealanlossiguientes:

1. Denominacin

2. Objeto

3. Beneficiarios/Destinatarios:requisitosacumplir

4. Documentacinrequerida

5. Normativaaplicable

6. Lugardepresentacindesolicitudes

7. Plazodepresentacindesolicitudes

8. Posibilidadesdepresentacindelasolicitud:presencial,telemtica,telefnica

9. Centrodirectivoresponsabledeiniciacineinstruccin

10. rganocompetentepararesolver

11. Plazonormativopararesolver

12. Tiposdeimpugnacinyrganoquelaresuelve

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

38

6.4Indicadores

Comoconsecuenciadelaexistenciadeobjetivosclaramentedefinidos(P.ej.reduccin

de tiempos,costesydesplazamientosen losprocedimientosadministrativos),debe

poder definirse una cantidad mnima de indicadores que puedan dar cuenta de si

aqullossehanalcanzadoyenqumedida.

Los indicadoresdebencumplircon loqueenelmundoanglosajnseconoceconel

acrnimoSMART(Specific,Measurable,Ambitious,RealisticandTimely),esdecir,han

deser:

- Especficos: un indicador es especfico cuando puede ligarse un fenmeno

exterioraunafrecuencia,nmero,porcentaje,etc.

- Medible:un indicadoresmediblecuandoexisteunmtodooprocedimiento

parasuseguimientoyregistro.

- Ambicioso: un indicador es ambicioso cuando busca medir realidades

complejasconunapotentecargaexplicativa

- Realista: un indicador es realista cuandode los indicadores se vincula a las

posibilidades efectivas de recabarlo (los datos recopilados deberan aportar

msvalorqueloquecuestaaveriguarlos).

- Acotado en el tiempo: implica que el indicador debe poder referirse a un

momentooperodoespecficoquesirvaparalacomparacinintertemporal.

Podrn establecerse distintos tipos de indicadores en funcin de la variable

procedimentalquenospropongamosanalizar(AnexoVI).

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

39

ANEXO I

FICHA DESCRIPTIVA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

CAMPOS FICHA CONTENIDO

VENTANILLA DE SERVICIOS

Procedimiento afectado por la Ventanilla de Servicios

DENOMINACIN Identificacin del trmite, procedimiento

CDIGO IDENTIFICADOR DEL PROCEDIMIENTO

N asignado por el Inventario Automatizado de Procedimientos Administrativos. Posteriormente se asignara por la nueva aplicacin.

MBITO DE ACTUACIN 1 EN EL QUE SE ENCUADRA EL

PROCEDIMIENTO/ TRMITE

Identificacin del trmite/procedimiento dentro de los siguientes mbitos:

- mbito estratgico y de direccin - mbito operativo - mbito de atencin al ciudadano y terceros - mbito de soporte

MBITO DE ACTUACIN 2 EN EL QUE SE ENCUADRA EL

PROCEDIMIENTO/ TRMITE

Identificacin del trmite/procedimiento dentro de los siguientes mbitos:

- Interno - Externo - Interadministrativo

FAMILIA DEL PROCEDIMIENTO Tipologa de tramitacin

MATERIA mbito o sector de la actividad administrativa al que se refiere HECHO VITAL O CIRCUNSTANCIA

PERSONAL Acontecimiento de la vida o hecho circunstancial al que se refiere el procedimiento

DESTINATARIOS

Aquellos a los que se dirige el procedimiento. En ayudas, becas y premios sern los beneficiarios. En el caso de autorizaciones, acreditaciones, carns e inscripciones, sern aquellos interesados que, para realizar la actividad de que se trate, deban solicitar esos servicios de la Administracin Denominacin de la Consejera, Organismo Pblico, Ente Pblico de Derecho Privado responsable ORGANISMO RESPONSABLE Centro Directivo responsable

RGANO GESTOR SSCC-SSTT

ORGANO GESTOR

Centro directivo, servicio o unidad que instruye el expediente, que ser el responsable de dar la informacin que se requiera por parte del interesado, con direccin de correo electrnico y/o nmero de telfono

RGANO QUE RESUELVE SSCC - SSTT

ORGANO QUE RESUELVE

Se especificar el rgano competente para resolver

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

40

CAMPOS FICHA CONTENIDO

FORMA DE INICIACIN De oficio o a solicitud del interesado

CANALES DE PRESENTACIN Canales o medios de tramitacin: presencial/electrnico

QUEN LO PUEDE SOLICITAR? Identificacin de las personas, instituciones o colectivos que pueden solicitar el inicio del procedimiento

QU REQUISITOS DEBE CUMPLIR?

Trmites o exigencias previos necesarios para la tramitacin del procedimiento

REQUISITOS POSTERIORES Trmites posteriores requeridos tras la realizacin del trmite

DOCUMENTACIN A APORTAR Descripcin de los documentos que debe aportar el interesado

NORMATIVA

FICHEROS NORMATIVA

se incorporar la referencia y el archivo de las bases reguladoras, orden o resolucin, o cualquier otra norma que afecte al procedimiento.

FECHA DE PUBLICACIN EN EL

BOLETIN

INICIO PLAZO DE SOLICITUD

FIN PLAZO DE SOLICITUD

Deberan concretarse las fechas en las que empieza y termina la solicitud

PLAZO DE PRESENTACIN

Plazo de presentacin de solicitudes

PLAZO DE RESOLUCIN Plazo mximo que establezca la normativa correspondiente

EFECTOS DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO

Efectos estimatorios o desestimatorios, una vez transcurrido el plazo sin que se haya resuelto y notificado la resolucin por la Administracin, as como su normativa reguladora

TIENE TASAS S/N

DESCRIPCION TASAS

Descripcin de la tasa Medio de pago.

RECLAMACIONES Y RECURSOS Medios de impugnacin de que dispone el interesado para revisar los actos administrativos.

NIVEL DE TRAMITACIN Indicar el nivel de interaccin electrnica con los interesados 1-2,-3ob-3op-4ob-4op-5ob-5op

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

41

CAMPOS FICHA CONTENIDO

CONSULTA DEL TRAMITE-ON LINE Existencia de un servicio web y/o URL para consultar los trmites presentados AFECTADO POR EL DECRETO DE

SIMPLIFICACIN

DOCUMENTOS AFECTADOS POR EL DECRETO DE SIMPLIFICACIN

Se Incluir un listado de los certificados que estn operativos en cada momento.

CUANTA DE LA SUBVENCIN, AYUDA O PREMIO

CORREO ELECTRONICO DE CONTACTO

OBSERVACIONES

NOTIFICACIONES

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

42

ANEXO II

DESCRIPCION DE LA SITUACION NORMATIVA

NORMASDERANGOLEGAL NORMASDERANGO

REGLAMENTARIO

Normas

especiales

Normas

generales

Normas

especiales

Normas

generales

OTRAS

NORMAS

SUSTANCIALES

NORMAS

PROCEDIMENTALES

NORMAS

COMPETENCIALES

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

43

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

ANEXO III

CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO (Ej. Fase de Iniciacin)

FASE1:INICIACION

TRMITE1.1:SOLICITUDDELINTERESADO

ORGANO RESPONSABLE DE

LATRAMITACINOTRASUNIDADES TIEMPOS

ACTIVIDADDESCRIPCIN DE LA

ACTIVIDADDOCUMENTO INTERESADO

TCNICO ADMIVO AUX INTERNAEXTERN

AREAL EFECTIVO

1.1.1PRESENTACIONDE

SOLICITUDES

1.1.2. RECEPCIN DE

SOLICITUDES

1.1.3. REVISION DE LA

DOCUMENTACIN

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

ANEXO IV

FICHA DESCRIPTIVA DE LA MEDIDA DE MEJORA

Procedimiento Administrativo: Ttulo de la Mejora: Contenido:

Unidad afectada por la mejora: Beneficios:

Unidad que debe hacer efectiva la mejora:

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

46

ANEXO V

TERMINOLOGA Y LOS SMBOLOS PARA EL DISEO DE PROCEDIMIENTOS A TRAVS DE FLUJOGRAMAS.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

47

ANEXO VI

INDICADORES

CLASIFICACINDELTIPODEPROC.

INDICADORESDEGESTIN

INDICADORESORGANIZATIVOS

INDICADORESTECNOLGICOS

INDICADORESPROCEDIMENTALES

Ndeinscripcionestramitadas

Ndepuestosquetomanparteenelprocedimiento

Ndeaplicacionesespecficasparalagestindelprocedimiento

Susceptibilidaddeautomatizacin(alta/media/baja)

Ratiodeconcesin=Ninscripcinconcedidas/tramitadas

Ndeunidadesinternasqueintervienenenelprocedimiento

Ndeordenadoresconaccesoaaplicacionesespecficas

Gradodesimplificacindelprocedimiento(alto/medio/bajo)

Tiempomediodetramitacin

Ndeunidadesexternasqueintervienenenelprocedimiento

NdeordenadoresconaccesoaInternet

Gradoderacionalizacindelprocedimiento(alto/medio/bajo)

Volumendedocumentacinapresentarporelinteresado(alto/medio/bajo

Ndepuestosadicionalesrequeridos

InformacindelprocedimientoquesepuedeconsultaratravsdeInternet(alta/media/baja)

Posibilidaddeteletramitacin(alta/media/baja)

Inscripcionesenregistro

Ndetrmitesoactividadesquesepuedenrealizaratravsdelared

Carctercentraloterritorialdelaresolucin(central/territorial)

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

ANEXO II RESUMEN DEL PROCESO

RACIONALIZACIN DE UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Tcnica cuyo objetivo es la revisin, simplificacin, supresin o modificacin de todos aquellos parmetros que configuran el procedimiento administrativo para imprimir celeridad, eficiencia, eficacia,

transparenciayobservanciadelprincipiodebuenafe,alaactividadadministrativa. ETAPAS DESCRIPCIN ANLISIS (PREGUNTAS)Y

DIAGNSTICO(RESPUESTAS) MEDIDAS DE MEJORA-INDICADORES (SOLUCIONES)

NORMATIVA

Recopilarlasnormasaplicablesyclasificarlasdeacuerdocon:sucontenido(normassustanciales,procedimentales y competenciales), su carcter(generales y especiales) o su rango (legal oreglamentario).

Valoracindelanormativa:siestdispersa,sisigueunordenlgico,sihasidovariasvecesmodificada,siesconfusa,si laspersonasrelacionadasconellalaconocenefectivamente,etc.

Establecer mecanismos de aplicacin del principio deaccesibilidad de las normas, de calidad normativa, detcnicanormativa.Simplificacin a travs de codificacin, consolidacin,refundicin,derogacionesexpresasyde revisinperidicade la vigencia, actualidad, necesidad y oportunidad de lamisma como forma de asegurar que la evolucin delsistemajurdiconoquedepordetrsdelarealidadpoltica,econmicaysocial.

TRAMITACIN

Determinarlasfasesquelanormaestableceparacada procedimiento administrativo y lasactividades o actuaciones reales que realizantodaslaspersonasqueintervienenenlavidadelmismo,inclusoaquellasocultasoinvisibles.

Valoracin de la idoneidad de cada una de las fases oactividades del procedimiento y diagnstico de la posiblesimplificacin o eliminacin de trmites y actividades ascomoderequisitosformalesymateriales.

Supresin de aquellas actividades que se dupliquen orealicen innecesariamente, que no aporten valor aadido,que ralenticen o no estn previstas en la normativareguladoradelprocedimiento.Realizacin simultnea en vez de sucesiva de actividades.Simplificacin o eliminacin de requisitos formales ymateriales como duplicados, motivaciones, documentosvisados,certificaciones,fotocopiascompulsadas,etc.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

49

DOCUMENTACIN

Identificaryrecopilartodos losdocumentosquedebe presentar el interesado y aquellos queelabora la administracin, con indicacin de laactividadalaquedansoporte

Valoracindelformularioomodelodesolicitud:deberecabarinformacin sobre unos campos mnimos que recojan losdatos necesarios para la iniciacin del procedimiento,asegurando la normalizacin documental o lahomogeneizacin del diseo de todos los formulariosasociadosa losprocedimientosadministrativos,sinolvidarelderecho de los ciudadanos a iniciar los procedimientosmediantesolicitudespersonalizadas.Debe cuestionarse todos los documentos a aportar y sunecesaria presencia y/o sustitucin por declaracionesresponsables.

Eliminacin de aquella documentacin que no seaestrictamentenecesariaparallevaracaboelprocedimientoo sustitucin de la misma a travs de declaracionesresponsables.Supresin de la obligacin de presentar aquelladocumentacinqueobreenpoderde laadministracin,ypueda recabarse por medios electrnicos, a travs detcnicas de interoperabilidad o intraoperabilidad.Normalizacin de modelos de solicitud, presentados deforma clara, para facilitar su lectura y comprensin.Estandarizacin de documentos que cumplan con losrequisitosformalesysustantivosexigidosporlanormativa.

PLAZOS Y DURACIN

Sealar el tiempo invertido en cada una de lasactividades ydiferenciar entre tiempo efectivooperiodo mnimo imprescindible dedicadoespecficamentea la realizacinde lasgestionespropiasdeltrmite,ytiemporealotiempototalrealmenteempleadoeneltrmite.

Valoracindelostiemposinvertidosencadaactividad:sieseltiempo exigido y recomendable o si sobrepasa los lmitestemporales que atiendan al principio de celeridad alargandoinjustificadamente la duracin del procedimiento.Identificacin de las fases donde se gastan estos tiempos:esperas,transportededocumentos,inactividadadministrativaodelciudadano,enlafasedeterminacindelprocedimiento,etc.

Establecer canales telemticos de comunicacin quedisminuyan los tiempos de intercambio de informacin.Controlarelcumplimientodetiempos.Agilizar la terminacindelprocedimiento concibiendo elsilencio administrativo exclusivamente como garanta delciudadano y no como privilegio de la administracin.Establecer mecanismos de impulso y fomento de laterminacin convencional del procedimiento en elmomento de la propuesta o de la resolucin a tenor delartculo88delaLey30/92.

ORGANIZACIN Y RECURSOS HUMANOS

Determinar el rgano responsable de latramitacin, con indicacinde los componentesdelmismoyelgradodeimplicacindecadaunoen el desarrollo del procedimiento, as comotodas las unidades internas o externas a laadministracin sealando en cada una de lasactividadesquinoquineslasllevanacaboysiel ciudadano interacciona con la administracinenlasdistintasfasesdelprocedimiento.

Valoracin de las funciones de cada unidad interviniente: siestnperfectamentedelimitadaslascompetenciasestablecidaspor lanormay laresponsabilidadque llevenaparejada,si lospuestosqueparticipanenelprocedimientosonlosidneos,sila comunicacin o coordinacin son suficientes y adecuadaspara una buena interaccin administrativa, si el nmero depersonasimplicadasenlatramitacindelprocedimientoeselnecesario, si el perfil del empleado es el idneo para larealizacindesustareas,etc.

Adaptacin de los puestos de trabajo en el organigrama.Nuevavaloracindelosmismosencuantoasucontenido,nmerooparticipacinenelprocedimiento.Identificarlascargasmediasdetrabajo,ascomolosndicesderendimientolaboral.Determinarsiloscanalesomecanismosdeinformacinconunidadesexternastambinimplicadasenlatramitacindelprocedimiento.Formacin del personal y adaptacin de sus tareas a lasactividades a realizar. Dotar al personal de estmulos oincentivosquecreenlaposibilidaddeestablecerunclimaoambientedetrabajosatisfactorio.

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

50

TICS

Sealar las aplicaciones tecnolgicas con quecuenta cada unidad interviniente: ordenador,software bsico, correo electrnico, internet,aplicacin especfica para la gestin delprocedimiento, as como elgradodeutilizacindelosmismos(alto,medioobajo).

Comprobar si el personal cuenta con recursos en cantidadsuficiente, sistos son idneospara la realizacin correctauptimadecadaactividadotrmiteadesempear,valorandolacalidad, capacidad y rapidez de los equipos utilizados, y siresponden a las necesidades del procedimiento y a lasdemandasdelciudadano.

Implantacin progresiva de la administracin electrnicagarantizandoque los ciudadanospuedan relacionarse conla administracin por medios electrnicos para obtenerinformaciones, realizar consultas y alegacioneso formularsu solicitud. Implantacin de aplicaciones especficas deapoyoalagestindelosprocedimientos,integradasenunnico sistema demanera que permitan el intercambio dedatos de forma o intercambiar datos con otrasadministraciones.Disponer de herramientas o programas informticosespecficosoidneosparaeldesempeo,siseconoceporelpersonal su manejo, si su uso es complejo, si presentandemorasenlaproduccindeinformesoenlaconsecucinde los resultados, si es necesaria su actualizacin, sirequierensusustitucin,etc.

COSTES

Establecer cules son los costes reales que losprocedimientosgeneranencadaunadesusfasesa la Administracin, al ciudadano y a lasempresas.

Identificar las actividades de los procedimientos que nogeneranvaloraadido.

Reducirelcostedelasetapasquesuponennivelesaltosdegastoascomoidentificaraquellasotrasqueseencuentrenensituacionesmscrticasparadotarlasdemsrecursos.Especialatencindelascargasalciudadano.

MANUAL DE TRAMITACIN:Documentoqueintegratodalainformacindisponiblesobrelatramitacindelprocedimiento,unavezaplicadasalmismolasmedidasdemejoradetectadasqueserviralserviciogestordeguaparallevaracabosusactividadesenelfuturo,orientaralpersonalsobrelasnuevasmanerasdeactuarquehayanresultadodelprocesoderacionalizacinascomoenlaformacindelnuevopersonal.

1.Denominacin,

2.Fichadescriptiva 3.Objeto 4.Organizacin 5.Normativaaplicable 6.Despcripcintextualdelatramitacin 7.Descripcin grfica del procedimiento:flujograma

RACIONALIZACINY

SIMPLIFICACIN

51

GUA DEL PROCEDIMIENTO:Documentoquerecogebrevemente la informacindecarcterexternoparaqueelciudadanocomprendaques loquequiere laAdministracin,quobjetivospersigueyelporqudecumplirunouotrotrmite,sepadndedirigirseycumplaconlosrequisitoslegalmenteestablecidos

1.Denominacin

2.Objeto 3.Beneficiarios/Destinatarios: requisitos a cumplir

4.Documentacin requerida

5.Normativa aplicable

6.Lugar de presentacin de solicitudes

7.Plazo de presentacin de solicitudes

8.Presentacinde la solicitud:presencial,telemtica,telefnica,

9.Centrodirectivoresponsabledeiniciacin einstruccin

10.rganocompetentepararesolver

11.Plazonormativopararesolver

12.Tipos deimpugnaciny rgano quelaresuelve.