REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S d… · Decreto 321 de 1999 de MinAmbiente: por el cual se adopta el...

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P

PLAN DE ATENCIÓN DE EVENTOS Y CRISIS (PADEC)

Versión 01 Diciembre de 2015

1



DICIEMBRE DE 2015

Rev. No. MODIFICACION EFECTUADA FECHA

01 Versión inicial Diciembre de 2015




2

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 4

MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL ...................................................................... 4

PLAN DE ATENCIÓN DE EVENTOS Y CRISIS (PADEC) .................................... 6

1. Objetivo ........................................................................................................... 6

2. Alcance ........................................................................................................... 6

3. Origen de los Eventos ................................................................................... 6

4. Clasificación de Eventos ............................................................................... 7

4.1. Eventos Leves (Amarillo) – Interrupción ......................................................... 7

4.2. Eventos Moderados (Naranja) – Emergencia / Contingencia ......................... 7

4.3. Eventos Críticos (Rojo) – Crisis ...................................................................... 8

5. Etapas que se surten para la atención de un Evento.................................. 8

5.1. Actividades a realizar en el Antes ................................................................... 9

5.1.1. Análisis de riesgos a los procesos operativos de Regional de Occidente S.A. E.S.P. ..................................................................................................... 10 5.1.2. Recursos físicos y económicos para atender eventos en Regional de Occidente S.A. E.S.P. .................................................................................... 13 5.1.3. Recursos humanos para atender eventos. .......................................... 15 5.1.4. Estructura de Respuesta para la Atención de evento (roles y responsabilidades) ......................................................................................... 16 5.1.5. Funcionamiento de la Cadena de Llamadas ....................................... 27 5.1.6. Acciones preventivas o de protección. ................................................ 27 5.1.7. Protocolos de actuación según el evento ............................................ 32

5.2. Actividades a realizar en el Durante (Emergencia/Contingencia) ................. 40

5.2.1. Acciones a seguir: ............................................................................... 40 5.2.2. Pasos para la Atención de Eventos ..................................................... 42 5.2.3. Comunicaciones .................................................................................. 43

5.3. Actividades a desarrollar en el Después (Análisis posterior al evento) ......... 43


PLAN DE ATENCIÓN DE EVENTOS Y CRISIS


3

LISTADO DE GRAFICOS Grafico 1: Etapas que se surten para la atención de eventos 9 Grafico 2: Estructura de respuesta para la atención de eventos por tipo

de evento y de nivel 19 Grafico 3. Estructura de respuesta (EGC) para eventos moderados y

Críticos 20 Grafico 4: Funcionamiento de la cadena de llamadas 28 LISTADO DE TABLAS Tabla 1: Identificación de las principales amenazas (escenarios de riesgo) 11 Tabla 2: Inventario de recursos físicos y equipos para atender eventos 13 Tabla 3: Recursos económicos 14 Tabla 4: Recursos humanos 15 Tabla 5: Operación y actividades de la mesa de crisis 26 Tabla 6: Autonomía de almacenamiento por municipio 30 Tabla 7: Protocolos de actuación según el evento 32 Tabla 8: Organismos de socorro y de ayuda en emergencias 41 LISTADO DE ANEXOS Anexo 1. Análisis de riesgos a los procesos operativos Anexo 2. Descripción total de la infraestructura Anexo 3. Procedimientos para la atención de eventos Anexo 4. Procedimiento de comunicaciones Anexo 5. Formato de evaluación del evento Anexo 6. Modelo de flujo de atención de eventos y crisis Anexo 7. Modelo de cadena de llamadas según evento




4

INTRODUCCIÓN El Plan de Atención de Eventos y Crisis (PADEC) proporciona un sistema de respuesta a la empresa Regional de Occidente S.A. E.S.P., ante una situación imprevista que se presente. Está diseñado para coordinar eficaz y oportunamente los diferentes recursos de la organización, requeridos para sobreponerse a un evento y tiene como objetivo prepararla para identificar, analizar, evaluar, atender, mitigar los eventos y sus consecuencias. Adicionalmente para recuperar la operatividad de la empresa. Las diferentes circunstancias actuales del entorno, unidas a la rapidez de respuesta requerida por los grupos de interés, hacen más vulnerables a la organización ante la materialización de un evento que la afecte. Es por esto que se requiere contar con una estructura de atención (roles y responsabilidades) que permita anticipar, evaluar y responder oportuna y adecuadamente a estos eventos, con el fin de preservar los recursos y mitigar las consecuencias. Una estructura de esta naturaleza incorpora elementos de tipo estratégico, táctico, operacional, lineamientos, metodologías y procedimientos.

El presente Plan de Atención de Eventos y Crisis (PADEC) está elaborado siguiendo las

directrices dadas por la Resolución 0154 de 2014, del Ministerio de Vivienda, Ciudad y

Territorio, la normatividad vigente tanto externa como interna al Grupo EPM, y el

levantamiento de información de los sistemas y recursos con que cuenta la empresa

Regional de Occidente S.A. E.S.P para atender cualquier tipo de evento. Igualmente se

contó con el análisis de riesgos elaborado para los procesos de la empresa, teniendo en

cuenta las amenazas más importantes en cada una de las fases de operación de los

sistemas, el análisis de vulnerabilidad y la formulación de acciones que permitan la

minimización de los eventos.

MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL Este plan está orientado al cumplimiento de la normatividad legal vigente que cobija la prestación de los servicios públicos que presta la empresa Regional de Occidente S.A. E.S.P. Algunas de las normas aplicables son:

Resolución 0154 de 2014 de MinVivienda: Por la cual se adoptan los lineamientos para la formulación de los Planes de Emergencia y Contingencia para el manejo de desastres y emergencias asociados a la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo.

Ley 1523 de 2012 del Congreso de la República: Por la cual se adoptó la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se estableció el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres.




5

Decreto de 3571 de 2011 de MinVivienda: Se establecen las funciones del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, entre las cuales se encuentra la incorporación del componente de gestión del riesgo en las políticas, programas y proyectos del sector.

Decreto 1575 de 2007 de MinAmbiente: por el cual se establece el “Sistema de Protección y Control de la Calidad del Agua para Consumo Humano”. En el capítulo 7 se presentan los análisis de vulnerabilidad, contenidos y aplicación de Planes de Contingencia.

Resolución 1096 de 2000 de MinDesarrollo Económico: Por el cual se adopta el

reglamento Técnico de Agua Potable y Saneamiento Básico RAS 2000. En el titulo G

del reglamento se presentan los parámetros de diseño de los Planes de Contingencia

para Sistemas de Acueducto y Alcantarillado (Ver artículo 201).

Decreto 321 de 1999 de MinAmbiente: por el cual se adopta el Plan Nacional de

Contingencia contra derrames de hidrocarburos, derivados y sustancias nocivas.

Decreto 3102 de 1997 de MinDesarrollo Económico: Por el cual se reglamenta el

artículo 15 de la ley 373 de 1997. En el artículo 5 se obliga a las empresas

prestadoras de los servicios de acueducto y alcantarillado la elaboración de Planes

de Contingencia.

Ley 142 de 1994 del Congreso de la República: por medio de la cual se establece

el régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios (SPD) de acueducto, alcantarillado,

aseo, energía eléctrica, distribución de gas combustible, telefonía fija pública básica

conmutada y la telefonía local móvil en el sector rural y se dictan otras disposiciones

(Ver artículo 11).

Decreto 919 de 1989 de la Presidencia de la República: Por el cual se organiza el

sistema nacional para la prevención y atención de desastres y se dictan otras

disposiciones. Los artículos 1º a 23º, inclusive, del presente decreto, sustituyen

integralmente los artículos 491º a 514º, título VIII de la ley 09 de 1979. El presente

decreto codifica todas las normas vigentes relativas

Ley 46 de 1988 de la Presidencia de la República: Por la cual se crea y organiza el

sistema nacional para la prevención y atención de desastres, se otorga facultades

extraordinarias al presidente de la república y se dictan otras disposiciones.

Ley 9 de 1979 del Congreso de la República: elaborada por la Presidencia de la

República de Colombia, en la cual se dictan las medidas sanitarias que contemplan el

saneamiento ambiental y los residuos sólidos.




6


1. Objetivo Proporcionar a la Empresa Regional de Occidente S.A. E.S.P. un Plan que le permita, ante la ocurrencia de cualquier tipo de evento, en cualquiera de sus sistemas, prevenir pérdidas de vidas, mitigar y/o prevenir daños a edificaciones, instalaciones, maquinarias, equipos, materiales y demás recursos físicos de la empresa; afectación al ambiente, todo esto siguiendo las lineamientos establecidos en la normatividad vigente y los diferentes reglamentos técnicos establecidos sobre el particular, contribuyendo además a preservar la imagen de la Empresa ante sus grupos de interés.

2. Alcance Este plan tiene aplicación en todas actividades, procesos y proyectos que adelanta la empresa Regional de Occidente S.A. E.S.P. El alcance de éste plan incluye la identificación de las posibles orígenes de los eventos, la organización de respuesta para prevenirlos, los procedimientos de atención de los eventos donde se describen las acciones de prevención y respuesta, la identificación de los organismos externos con los cuales se debe coordinar la atención de una eventual situación de emergencia.

3. Origen de los Eventos Los eventos pueden tener los siguientes orígenes:

Humanos: Huelgas, omisiones, errores, sabotajes, rumores, fraude, corrupción, mala documentación en procedimientos, espionaje, entre otros.

Naturales: Huracanes, avalanchas, inundaciones, terremotos, sequias, deslizamientos, tsunamis, grandes lluvias, hundimientos de tierra, descargas atmosféricas, erupción volcánica, entre otros.

Políticos: Problemas de gobernabilidad, cambios de administración, desestabilización, fragilidad institucional, deslegitimación del estado.

Biológicos: Pandemias, virus, intoxicación, entre otros.

Orden Público: Atentados terroristas, secuestros, asesinato, robos, asonadas, entre otros.

Tecnológicos: Incendios, explosiones, derrames químicos, intoxicaciones masivas, contaminación, interrupciones en los servicios vitales, grandes siniestros, rotura de maquinaria, entre otros.




7

Tecnología de Información: Pérdida de información, robo de información, intrusión a sistemas de información, fraude tecnológico, ataques externos, falla o daño en el hardware o software, virus, entre otros.

Jurídicos: Cambios legislativos, nuevas disposiciones, jurisprudencia, entre otros

Económicos: Situaciones de mercado, variación de factores claves macro económicos, afectación de los commodities de las materias primas a nivel internacional, caída de las bolsas a nivel internacional, cambios en escenarios económicos a nivel internacional y nacional, entre otros

Decisiones de tipo Gerencial o Administrativas: Decisiones gerenciales, decisiones administrativas, entre otros.

Gestión del Conocimiento: Salida de personal clave, despidos, demandas, muerte, falta de mecanismos de transferencia, falta de mecanismos de relevo generacional, entre otros.

4. Clasificación de Eventos

4.1. Eventos Leves (Amarillo) – Interrupción Son aquellos eventos que no generan un impacto significativo para Regional de Occidente S.A. E.S.P y su solución se realiza con los recursos disponibles en la empresa. Estos son los eventos que atiende la empresa normalmente en su día a día. Como tipos de eventos leves se pueden citar:

Roturas de acometidas residenciales y comerciales de acueducto y alcantarillado. Roturas de tuberías de diámetros hasta 3” de acueducto y 6” de alcantarillado. Obstrucciones de tubería de hasta 8” de alcantarillado. Daños y/o obstrucciones pequeñas en las estructuras de captación y potabilización

que no impliquen suspensión del servicio. Daños de válvulas y accesorios de tuberías hasta de 3” de acueducto 4.2. Eventos Moderados (Naranja) – Emergencia / Contingencia

Son aquellos eventos que generan un impacto significativo para Regional de Occidente S.A. E.S.P. Su manejo requiere usualmente del uso de recursos adicionales (internos y/o externos a los de la empresa), pero su impacto no pone en riesgo objetivos estratégicos de esta empresa. Las consecuencias de este evento materializado representan amenazas tangibles para la vida, la propiedad, el ambiente y la reputación de la empresa. Como tipos de eventos moderados se pueden citar:




8

Rotura de tuberías de aducción, distribución y/o conducción de acueducto de diámetros entre 3” y 12” que afecte el servicio en un municipio hasta por 5 horas.

Daños u obstrucciones de alcantarillado que no permitan solucionar el problema de recolección de aguas residuales en menos de 10 días.

Cuando el aforo de la fuente del sistema muestre que el caudal concesionado esta solo un 30% por encima.

Fisuras o agrietamientos en estructuras de la planta de tratamiento o tanques de almacenamiento.

Fallas en el suministro de energía en municipios hasta por cinco (5) horas. Fugas de cloro en cambio de pipetas de 68 kg, con incidencia solo en el lugar

donde están ubicadas las mismas.

4.3. Eventos Críticos (Rojo) – Crisis Son aquellos eventos que afectan los objetivos estratégicos de Regional de Occidente S.A. E.S.P, de manera tal que son capaces de poner en peligro la reputación, estabilidad y supervivencia de la empresa. Su manejo requiere de la activación del Equipo Gerencial de Crisis de Regional de Occidente S.A. E.S.P, el cual está conformado por el nivel 3 descrito en el numeral 5.1.4.3. Como tipos de eventos críticos se pueden citar:

Muertes o secuestros de personas en cualquier instalación o proyecto de la empresa

Suspensión del servicio de acueducto, por más de cinco (5) horas a toda la comunidad ocasionada por sequías prolongadas, terremoto, derrumbes, erosión, avalanchas, fallas eléctricas externas o internas, por derrames de químicos perjudiciales en la fuente de abastecimiento, por terrorismo, sabotaje.

Fuga de cloro que afecte la zona alrededor de las plantas.

5. Etapas que se surten para la atención de un Evento En el gráfico 1 se presenta cuáles son las etapas que se deben surtir para atender un evento:




9

GRÁFICO 1:

ETAPAS QUE SE SURTEN PARA LA ATENCIÓN DE UN EVENTO

5.1. Actividades a realizar en el Antes Se refiere a las acciones que se realizan de manera preventiva, y lo que busca es preparar a la empresa Regional de Occidente S.A. E.S.P para atender de manera oportuna y eficiente cualquier evento. Las acciones que se llevan a cabo por parte de Regional de Occidente S.A. E.S.P son:

Realizar un análisis de riesgos para cualquier tipo de evento que se pueda presentar en sus instalaciones, procesos o proyectos. Incluye identificar posibles amenazas y la vulnerabilidad de los sistemas a estas amenazas.




10

Identificar recursos necesarios para la atención y recuperación de los efectos que estos eventos pueden generar. (Físicos, humanos, edificaciones, vehículos, equipos, sistemas de comunicación).

Definir una estructura de atención de eventos (roles y responsabilidades).

Tener un directorio actualizado de funcionarios y Grupos de Ayuda Externa que puedan atender los eventos de acuerdo con su tipo.

Elaboración de procedimientos de atención a eventos.

Contar con protocolos de actuación según el riesgo y el tipo de alerta

Capacitación, entrenamiento y sensibilización en la atención de eventos.

Realizar pruebas de escritorio y simulacros de campo.

Coordinar previamente las acciones que se llevaran a cabo con los Grupos de Ayuda Externa y Autoridades del Municipio.

La vicepresidencia de Comunicación y Relaciones Corporativas del Grupo EPM, apoyará en los eventos que se requieran con: la construcción de contenidos, capacitación de vocería, el relacionamiento con entes territoriales, coordinación de campañas y la gestión de relacionamiento con medios, entre otros.

5.1.1. Análisis de riesgos a los procesos operativos de Regional de Occidente

S.A. E.S.P.

Se realizó un Análisis de Riesgos a los procesos operativos y a las actividades más importantes de la empresa Regional de Occidente S.A. E.S.P. Para ello se utilizó la metodología que tiene el Grupo EPM para todas sus empresas. Para realizar el análisis de riesgos y basados en el conocimiento de los sistemas, la infraestructura de la empresa, la ubicación geográfica de estos sistemas, se identificaron unas potenciales amenazas en los procesos de captación de agua cruda, potabilización de agua cruda, distribución de agua potable, recolección y transporte de agua residual y tratamiento de aguas residuales y luego se evaluó la vulnerabilidad de estos sistemas a dichas amenazas y el nivel de riesgo final. En el anexo 1 se ve el análisis de riesgos completo.

5.1.1.1. Identificación de principales amenazas (Posibles escenarios de riesgo)




11

En la tabla 1 están identificadas las amenazas, los procesos que se pueden ver afectados por éstas y los posibles efectos de la materialización de estas amenazas para todos los sistemas municipales de la empresa Regional de Occidente S.A. E.S.P.

TABLA 1

Identificación de las principales amenazas a los Sistemas de Acueducto y Alcantarillado

AMENAZAS (ESCENARIOS DE RIESGO)

PROCESOS POSIBLEMENTE AFECTADOS

POSIBLES EFECTOS

Ca

pta

ció

n

Ad

uc

ció

n

Po

tab

iliz

ació

n

Alm

ac

en

am

ien

to

Dis

trib

uc

ión

Re

co

lecc.

y

Tra

ns

p.

de

Ag

ua

s R

esid

.

Tra

tam

ien

to d

e

Ag

ua

s

Re

sid

ua

les

Colapso y/o colmatación de cualquiera de las estructuras del sistema (captación, potabilización, distribución, recolección y tratamiento)

X X X X X X X

* Interrupción del servicio de acueducto por daño en una o varias estructuras. * Posible emergencia sanitaria, por daño de estructuras para el transporte y recolección de aguas residuales. * Afectación a la reputación * Disminución de ingresos para la empresa * Costos no presupuestados por reparación de las estructuras afectadas

Incumplimiento de las disposiciones establecidas en materia de seguridad industrial y salud ocupacional.

X X X X

X

X X Lesiones o pérdida de vidas humanas. Pérdidas económicas por accidentes. Impacto negativo a la reputación.

Problemas de orden público en área rural y urbana

X X X X X

X X

* Daños en infraestructura y redes. * Robo de equipos. * Posible interrupción parcial del Servicio de Acueducto y/o Alcantarillado

Disminución de Caudales Ofertados en la Fuente

X X X

* Interrupción del Servicio por falta de Aguas de Abastecimiento. * Posible racionamiento de agua por carencia del recurso. * Si lo anterior se da se presenta afectación a la reputación de la empresa y disminución de ingresos para la misma.

Deterioro de los parámetros de calidad del agua en la

X X X Impacto negativo a la salud de las personas. Impacto negativo a la calidad del servicio




12

AMENAZAS (ESCENARIOS DE RIESGO)

PROCESOS POSIBLEMENTE AFECTADOS

POSIBLES EFECTOS

distribución. de acueducto. Impacto negativo a la reputación. Multas y sanciones. Deterioro de la infraestructura.

Problemas con la tratabilidad de las Aguas.

X X X

* Interrupción temporal del proceso de potabilización * Aumento de los costos de potabilización * Rápido deterioro de las tuberías y accesorios de alcantarillado. * Si el vertimiento es constante se afecta la calidad del servicio

Aumento en la demanda hídrica del Municipio

X X X

Interrupción parcial del Servicio por superar la capacidad hidráulica de las infraestructuras instaladas.

Fuga de cloro en las plantas de potabilización.

X

Afectación de la salud de los trabajadores y personas que viven alrededor de la planta Afectación al ambiente Afectación a la reputación Afectación económica

Fraudes en redes de abastecimiento

X

* Reducción del almacenamiento * Perdidas en redes, con deterioro en la calidad del servicio * Afectación financiera de la empresa

Rotura de tuberías por no realizar regulación adecuada de presiones.

X

* Interrupción parcial del servicio por reparación de los sistemas. * Afectaciones económicas a la comunidad.

5.1.1.2. Análisis de vulnerabilidad (Consecuencias) El análisis de vulnerabilidad es el proceso mediante el cual se determina la consecuencia de la materialización de una amenaza. Esto es el nivel de exposición, la predisposición al daño o la potencial pérdida de función de un elemento o grupo de elementos de un sistema, teniendo en cuenta la materialización de alguna amenaza del entorno. La clasificación de la vulnerabilidad (consecuencia) se hizo con base en las tablas que para tal fin tiene el grupo EPM y se puede ver en el anexo 1.




13

5.1.2. Recursos físicos y económicos para atender eventos en Regional de Occidente S.A. E.S.P.

De acuerdo con lo estipulado en la Resolución 0154 de 2014, a continuación se describen los recursos con que cuenta Regional de Occidente S.A. E.S.P para atender cualquier tipo de evento. Con ellos se podrán atender los diferentes sistemas que la componen:

5.1.2.1. Descripción de la infraestructura total Regional de Occidente S.A. E.S.P.

En el anexo 2, se describe completamente los cinco (5) sistemas atendidos por Regional de Occidente S.A. E.S.P. Cuatro (4) municipios y un (1) corregimiento. Se describen las infraestructuras de captación, potabilización, distribución, recolección y transporte y tratamiento de agua residual donde se tiene.

5.1.2.2. Inventario de recursos físicos y equipos para atender eventos. En la Tabla 2, se listan los recursos, cantidad, estado, capacidad con que cuenta Regional de Occidente S.A. E.S.P para atender eventos en sus diferentes sistemas.

TABLA 2

INVENTARIO DE RECURSOS FISICOS Y EQUIPOS PARA ATENDER EVENTOS

Santafé de Antioquia Sopetrán San Jerónimo Olaya y Sucre

TIPO Cantidad

Estado o capacidad total (m3) Cantidad



Estado o capacidad total (m3)

Edificio administrativo 1 Bueno

Oficina de atención al cliente 1 Bueno 1 Bueno 1 Bueno

Almacén y/o bodega 1 Bueno 1 Bueno 1 Bueno

Laboratorio 1 Bueno 1 Bueno 1 Bueno 1 Bueno

Macromedidores 4 Bueno 3 Bueno 2 Bueno 4 Bueno

Tanques de almacenamiento 4 2.850 3 2.475 3 1.256 3 370

Autonomía del almacenamiento 13 horas 30 horas 19 horas 47 horas

Vehículos 2 Bueno 1 Bueno

Motos 2 Bueno 1 Bueno 1 Bueno 1 Bueno




14

INVENTARIO DE RECURSOS FISICOS Y EQUIPOS PARA ATENDER EVENTOS

Hidrantes 12 Bueno 10 Bueno 11 Bueno 4 Bueno

Compactadores a gasolina 1 Bueno

Cortadoras de pavimento a gasolina 1 Bueno

Motobombas eléctricas 2 Bueno 1 Bueno 2 Bueno 1 Bueno

Taladros eléctrico 1 Bueno

Planta eléctrica a gasolina 1 Bueno

Equipos de comunicación (celulares) 9 Bueno 2 Bueno 7 Bueno 2 Bueno

5.1.2.3. Recursos económicos

En la tabla 3 se pueden ver los diferentes contratos con que cuenta REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P para conseguir los diferentes elementos para atender cualquier evento. Adicionalmente cuenta con recurso en dinero para manejo de emergencias que implique erogación de dinero. (Atención de emergencias.

TABLA 3

Contratista Objeto del contrato Valor No de la cuenta

Acuatubos S.A Suministro de tubería y accesorios en PVC

110.000.000,00 151811 Y 151812

Cooperativa especializada de transporte

Prestación del servicio de transporte terrestre. (incluye carrotanques y Vactor)

187.020.000,00 751707

Sulfoquímica Suministro de insumos y reactivos químicos para las plantas de potabilización de los municipios

218.190.000,00 753701

Ferretería Jose Adán Oquendo

Suministro de herramientas y materiales de construcciones (tubería, hierro, cemento, etc.)

62.340.000,00 755005

Atención Emergencias

Manejo de emergencias 5.000.000,00 511111




15

Contratista Objeto del contrato Valor No de la cuenta

Estudios y proyectos

Levantamientos topográficos 5.000.000,00 751006

Análisis de peligrosidad de lodos 13.000.000,00 751006

Análisis de laboratorio PTAR 40.000.000,00 751006

5.1.3. Recursos humanos para atender eventos.

En la tabla 4, se consignan los nombres, teléfonos de contacto, cargos y ubicación de los empleados de Regional de Occidente S.A. E.S.P que están disponibles para atender cualquier tipo de evento.

TABLA 4.

RECURSO HUMANO DE REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P PARA ATENDER EVENTOS

Empleado N° Celular Cargo Ubicación

Guillermo Martínez 312 861 8212 Gerente (E) San Jerónimo

Blanca David 315 564 8492 Jefe Coordinación de Servicios San Jerónimo

Darlenys Cuesta 312 861 5677 Profesional Operación San Jerónimo

Fabio Rodríguez 311 728 3863 Profesional Proyectos San Jerónimo

Jeison Oquendo 310 620 0465 y 320 6571727 Profesional Ambiental San Jerónimo

Juan Felipe Restrepo 314 701 5739

Profesional Comercial y logística de repartición de agua San Jerónimo

Amelia Uribe 313 666 12 98

Auxiliar Administrativo. Logística alimentación y atención a llamadas de la comunidad San Jerónimo

Maritza Ruíz 312 861 9462 Auxiliar Administrativo. Comunicaciones San Jerónimo

Mónica Carmona 312 224 5151

Auxiliar Administrativo. Logística transporte y suministro de bienes San Jerónimo

Carlos Javier Castro 311 615 0721 Operador de Planta San Jerónimo

Oscar Darío Diaz 3154442254 Operador de Planta San Jerónimo

Juan David Ibarra 3128635293 Oficial de Servicios San Jerónimo




16

RECURSO HUMANO DE REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P PARA ATENDER EVENTOS

Juan Diego Varela 312 863 5293 Ayudante operativo San Jerónimo

Fredy Barrera 311 729 6572 Auxiliar Administrativo Santafé de Antioquia

Ferley Borja 312 216 4917 Operador de Planta Santafé de Antioquia

Leonel de Jesús Zapata 3127099205 Operador de Planta Santafé de Antioquia

Jairo Bustamante 310 591 9475 Oficial de Servicios Santafé de Antioquia

Robinson Ospina 312 862 7439 Oficial de Servicios Santafé de Antioquia

Anderson Holguín 314 838 7984 Ayudante operativo Santafé de Antioquia

Andrés Gaviria 320 608 2211 Ayudante operativo Santafé de Antioquia

Enrique Salas 314 842 8738 Ayudante operativo Santafé de Antioquia

Eduardo González 318 700 5364 Operador de Planta Sopetrán

Marco Tulio Velásquez 3206333351 Operador de Planta Sopetrán

Fredy Múnera 312 863 5297 Oficial de Servicios Sopetrán

Carlos Augusto Zapata 313 719 4432 Oficial de Servicios Sopetrán

Rigoberto Pulgarín 3156893516 Ayudante operativo Sopetrán

Fabio Iván Ariza 3208134964 Ayudante operativo Sopetrán

Jhon Dairo Villa 315 482 7998 Operador de Planta Sucre

Luis Fernando Quintero 312 862 7451 Oficial de Servicios Sucre

Jhon Fredy Gallego 312 783 8239 Operador de Planta Olaya

5.1.4. Estructura de Respuesta para la Atención de evento (roles y responsabilidades)

En los gráficos 2 y 3 se muestran la estructura de respuesta con que cuenta Regional de Occidente S.A. E.S.P para la atención de eventos. Los niveles, responsables y roles que se describen a continuación son los que se activarán en Regional de Occidente S.A. E.S.P ante la ocurrencia de un evento, dependiendo de su nivel.

5.1.4.1. Nivel 1 - Eventos Leves (Amarillo) Este nivel se activa para la atención de eventos los cuales afectan de manera leve, activos, procesos, personas, propiedades o al medio ambiente. Los eventos necesitan de atención y evaluación inmediata, pues alguno puede cambiar de nivel si no es atendido a tiempo.




17

Nota: Cuando se está atendiendo este tipo de eventos y se presentan en el sitio de la afectación entes externos o medios de comunicación o redes sociales, se deberá escalar al Nivel 2 – Eventos Moderados.

Activación: Este Nivel es el que atiende, inicialmente, todos los eventos que se presentan en Regional de Occidente S.A. E.S.P. Se activa por llamadas del público, funcionarios de la misma empresa, entes externos, etc.

Conformación:

o El Auxiliar de procesos o receptor de las solicitudes que llegan del 4444115.

o Los oficiales de servicio en los diferentes municipios.

Roles

o Los Auxiliares de procesos o receptores de llamadas Normalmente se reciben las llamadas a través de la línea de atención al cliente de Regional de Occidente S.A. E.S.P (Línea 4444115). Desde el call center se ingresan los datos de la llamada a un aplicativo denominado Hidro. El asesor disponible la clasifica, prioriza e ingresa al aplicativo. Si la llamada lo amerita, a juicio de este operador, inmediatamente se comunica con el Auxiliar de procesos del municipio donde se presentó el evento para que le dé prioridad a la atención, en caso contrario los Auxiliares de Procesos ingresan diariamente al aplicativo y descargan las atenciones pedidas. En cuanto a los eventos prioritarios reportados por el funcionario del call center al Auxiliar del proceso, este a su vez asigna un Oficial de servicio para su atención. Una vez en el sitio, evalúa si lo puede atender o si requiere llamar al Ingeniero encargado, responsable o disponible en la instalación, proceso, o zona afectada, quien iniciará con las actividades de atención y continuará activando la cadena de llamadas, si la situación lo requiere.

o Los Oficiales de Servicio Su función específica es la de utilizar los procedimientos, instructivos, maniobras y/o operaciones establecidos previamente para minimizar el evento. Una vez materializado el evento deberán proceder de la siguiente manera:

Seguir las instrucciones impartidas por el Auxiliar de procesos o el profesional responsable del proceso, dependencia, instalación en ese momento.

Ejecutar los procedimientos, instructivos con el fin de controlar el evento, después iniciar las maniobras o procedimientos de reparación y si se puede de restablecimiento.




18

En caso de que el evento escale en su magnitud el Oficial de Servicio contactará al Auxiliar de procesos respectivo, el cual activará la cadena de llamada pertinente.

Capacitación

Conocimiento de las normas y procedimientos aplicables a su proceso, dependencia o instalación,

Conocimiento del flujo de comunicación con el fin de responder de una manera rápida y efectiva a la activación del PLAN DE ATENCIÓN DE EVENTOS Y CRISIS.

Funcionamiento del proceso o sistema donde se presenta el evento.




19

GRAFICO 2

ESTRUCTURA DE RESPUESTA PARA LA ATENCIÓN DE EVENTOS POR TIPO DE EVENTO Y DE NIVEL

INGRESA

EVENTO

EVENTO LEVE

ALERTA AMARILLA

NIVEL 1

LINEA DE

ATENCIÓN

4444115 (call

center) y

APLICATIVO

HIDRO

AUXILIAR DE

PROCESOS

OFICIALES DE

SERVICIO DE

LOS

MUNICIPIOS

NIVEL 2

JEFE DE

OPERACIÓN Y

MANTENIMIENTO

PROFESIONALES

DE OPERACIÓN,

MANTENIMIENTO

Y PROYECTOS

ACTIVA

NIVEL 2

NIVEL 3

EVENTO MODERADO

ALERTA NARANJA

EVENTO CRÍTICO

ALERTA ROJA

SOLICITA AYUDA

DE ORGANISMOS

DE SOCORRO

(COMITES DE

EMERGENCIA,

BOMBEROS,

POLICÍA)

GERENTE

JEFE DE

OPERACIÓN Y

MANTENIMIENTO

OTRAS ÁREAS

REQUERIDAS

ACTIVA NIVEL 3CONVOCA NIVEL

3 (EGC)




20

GRAFICO 3

ESTRUCTURA DE RESPUESTA (EGC) PARA EVENTOS MODERADOS Y CRITICOS

Evaluación de daños e inicio de reparación. Ejecutar maniobras

operativas tendientes a minimizar el evento y restablecer el servicio

Ingeniero de Operación y

mantenimiento

Coordinador del Evento

Jefe de Operación y

Mantenimiento

Jefe Coordinador de

Servicios

Logística transporte y Alimentación

Auxiliar Administrativo

Comunicaciones (Apoyo para Equipo Gerencial de Crisis -

EGC)


Ingeniero de Operación y

mantenimiento

Logística para entrega de Agua

Profesional Comercial

Coordinar acciones con Organismos

de ayuda externos

Ingeniero de Proyectos

Logística para recolección y transporte de excretas


Equipo Gerencial de

Crisis (EGC). Si lo

requiere el evento

Evaluación del Evento

Ingeniero Operación y Mantenimiento con Auxiliares y

operadores




21

5.1.4.2. Nivel 2 – Eventos Moderados (Naranja) Este nivel se activa para eventos moderados los cuales generan un impacto significativo para Regional de Occidente S.A. E.S.P. Su manejo requiere del uso de recursos adicionales (internos o externos) a los disponibles en el proceso o instalación afectada, y de la modificación temporal, parcial o total de la ejecución del proceso o la instalación, pero su impacto no pone en riesgo objetivos estratégicos de la organización. En caso de que el manejo del evento requiera del acompañamiento de organismos externos de ayuda o de socorro el Jefe de Operación y Mantenimiento o quien él delegue deberá realizar la llamada pertinente y activar su participación.

Conformación

o Jefe de Operación y Mantenimiento

o Los profesionales de proyectos y Operación que son los encargados de la instalación, proceso, región o dependencia afectada.

Activación y convocatoria: Este Nivel se activa para eventos moderados, lo debe convocar el Jefe de Operación y Mantenimiento o el Profesional encargado, responsable o disponible en la instalación, proceso o zona afectada.

Para poder evaluar y determinar si el evento se puede convertir en crisis, se usaran los criterios de conocimiento y un adecuado juicio administrativo de los miembros que conforman este nivel, para identificar los peores escenarios posibles, que pudieran resultar.

Roles

o El Jefe de Operación Responsable del Nivel 2, apoyara las acciones iniciales y si corresponde la activación del Nivel 3, adicionalmente:

Conjuntamente con el o los Profesionales de la dependencia afectada, según sea el evento, evalúa, valida o apoya las necesidades de recursos para la atención de la contingencia.

Definir la interrupción o no de las actividades en el proceso, servicio, instalación o dependencia afectada.

De requerirse solicitará apoyo a entes externos (Policía, Ejército, Bomberos, Empresas del sector, entre otros) y coordinará las acciones pertinentes con ellos para la minimización del evento y posterior restablecimiento del servicio.




22

Dará asesoría al Nivel 3 – Eventos Críticos, para atender los comunicados a los Grupos de Interés y a los medios de comunicación.

o Los profesionales de Operación y Mantenimiento y Proyectos Deberán tener conocimiento sobre el funcionamiento general de las instalaciones, del proceso, de los sistemas y de la operación de los equipos bajo su responsabilidad. Una vez se materializa el evento, el profesional correspondiente, tomará conocimiento de la misma e iniciará su atención, acatando lo descrito en los procedimientos respectivos: Para ello deberá proceder de la siguiente manera:

Evaluar la naturaleza y magnitud del evento.

De acuerdo con lo evaluado en el anterior numeral, tomará la decisión de activar o no la cadena de llamadas en el siguiente nivel.

Coordinar en sitio la atención del evento.

Una vez concluida la atención del evento, elaborará un informe que incluya los detalles de las causas y las fallas técnicas que lo originaron, el personal participante, los daños existentes, las condiciones generales en las que quedaron las instalaciones, el proceso y cualquier otra novedad necesaria para que el informe sea completo en todas sus partes.

Capacitación

Para el Jefe de Operación

En el procedimiento de atención de crisis

Tener conocimiento de los procedimientos del PLAN DE ATENCIÓN DE EVENTOS Y CRISIS

Conocer el procedimiento de comunicación

Conocer los principales aspectos legales que se pueden relacionar con la contingencia

Para los Profesionales del Nivel 2.

Conocer los riesgos y controles de su dependencia

Los procedimientos existentes para la atención de eventos

Funcionamiento y ubicación de los elementos del sistema, proceso o instalación donde se presenta el evento




23

Logística y recursos para atender la contingencia

Escalamiento En caso de que se determine que hay probabilidad de que el evento evolucione a un evento crítico, este se debe vigilar y monitorear para determinar los impactos del mismo y concluir si es necesario convocar al Equipo Gerencial de Crisis (EGC). En este caso se le debe entregar la siguiente información:

Evaluación inicial del evento

Naturaleza y características del evento

Condiciones o preocupaciones de seguridad

Acciones de respuesta que se han tomado, se están implementando en el momento o estén planeadas

Amenazas que están presentes en el sitio del evento

Grado de participación de terceros en la respuesta

Las obligaciones de respuestas legales o reglamentarias de la organización

Circunstancias que deben considerarse en la evaluación del evento

Recomendaciones de participación en el manejo del evento por parte del Equipo Gerencial de Crisis

5.1.4.3. Nivel 3 - Eventos Críticos (Rojo)

Este nivel se activa para aquellos eventos que afectan los objetivos estratégicos de la organización. Estos eventos pueden poner en peligro la reputación, estabilidad y supervivencia de la organización. Su manejo requiere de la activación del Equipo Gerencial de Crisis de Regional de Occidente S.A. E.S.P.

Conformación del Equipo Gerencial de Crisis (EGC) o Gerente de Regional de Occidente S.A. E.S.P.

o Jefe de Operación y Mantenimiento

o Jefe Coordinación Servicios

o Ingenieros de: Operación y Mantenimiento, Proyectos y Ambiental. o Otros funcionarios que se consideren necesarios, se llamarán de acuerdo

con el desarrollo de la crisis.

Cada una de las personas citadas dará el soporte técnico, de comunicaciones, jurídico, de seguros y cualquier otro que se requiera, al Gerente o a quien éste haya delegado, con el fin de solucionar la situación.




24

De acuerdo con el tipo de evento presentado, quien lidera el EGC decide quienes son los integrantes a nivel directivo y de apoyo que acompañaran la Mesa de Crisis y su gestión.

Activación y convocatoria: Este Nivel sólo será activado para la gestión de crisis y deberá ser convocado por el Gerente de Regional de Occidente S.A. E.S.P y en su ausencia el subordinado de rango inmediatamente inferior.

Roles

El Gerente o quien él delegue, será la máxima autoridad, por parte de Regional de Occidente S.A. E.S.P durante la crisis, y solamente él o quien él delegue dará instrucciones en cuanto a:

Comunicación con los grupos de interés y/o público en general en forma directa o a través de los medios.

Información a los medios de comunicación. (Medios tradicionales y redes sociales).

Alguna otra decisión que considere pertinente en lo administrativo.

Capacitación Los componentes del Nivel 3, involucrados en una crisis, deben conocer aspectos básicos relacionados con éstas, tales como:

Manejo de situaciones de crisis con los medios de comunicación y público en general.

Aspectos legales relacionados con crisis: Sobre este particular, el Gerente como cabeza del Nivel 3 o quien él delegue, debe ser asesorado por quien corresponda, sobre las acciones legales derivadas de la crisis y de las acciones que se emprenderán para poder salvar la situación sin mayor perjuicio para las Regional de Occidente S.A. E.S.P y los terceros involucrados.

Funciones del Equipo Gerencial de Crisis - EGC Manejar los impactos en la empresa generados por el evento. Esto requerirá que el EGC monitoree tanto los esfuerzos internos de la administración, como los esfuerzos relacionados con las actividades de manejo externas a la organización. El EGC revisará los esfuerzos en el sitio para asegurarse que se esté dando una respuesta apropiada y que cuenten con los recursos de apoyo disponibles.

Responsabilidades




25

Las responsabilidades del EGC incluyen:

Analizar, evaluar y confirmar que la estructura de respuesta existente es la apropiada para dar solución al evento presentado.

Asegurar que se tengan los recursos necesarios de cualquier área de la empresa para atender el evento.

Velar por una correcta ejecución del presupuesto asignado a la atención del evento.

Desarrollar estrategias de planeación y recuperación a largo plazo.

Activar los planes requeridos para superar la crisis y trabajar coordinadamente con el personal de respuesta en el sitio del evento.

Comunicar de manera planeada, precisa, oportuna, clara y veraz la información relacionada con la Crisis a los Grupos de Interés y principalmente a los empleados y contratistas. Esta actividad está a cargo del vocero oficial de la organización.

Diseñar y velar por la implementación de acciones alternativas para recuperar la organización de las consecuencias generadas por la Crisis.

Las acciones del EGC se basan en:

Evaluar los eventos y aplicar las acciones administrativas apropiadas para minimizar su impacto sobre la organización.

Los reportes sobre los impactos potenciales para Regional de Occidente S.A. E.S.P.

La evaluación de las actividades de respuesta que se estén desarrollando en el sitio del evento.

El conocimiento y evaluación del personal de la empresa en los asuntos rutinarios que podrían ser problemas para la organización en el momento de una Crisis.

Operación y actividades de la Mesa de Crisis En la tabla 5 se describe la forma como opera la mesa de crisis y cuáles son sus actividades.




26

TABLA 5

OPERACIÓN Y ACTIVIDADES DE LA MESA DE CRISIS

Actividad Responsable Descripción

1. Convocar al Equipo Gerencial de Crisis (EGC)

Gerente y en su ausencia el subordinado de rango inmediatamente inferior.

Realizan la llamada para convocar todo el Equipo Gerencial de Crisis (EGC) y funcionarios de EPM que se requieran para atender el evento crítico.

2. Determinar el sitio de reunión del Equipo Gerencial de Crisis (EGC)

Presidente Equipo Gerencial de Crisis (EGC)

El presidente del Equipo Gerencial de Crisis (EGC) decide el sitio de reunión, según las alternativas que tiene.

3. Inicia cuantificación del impacto del evento

Equipo Gerencial de Crisis (EGC)

El Equipo Gerencial de Crisis (EGC) inicia la revisión de la información recopilada sobre el evento e inicia la cuantificación de la gravedad, la protección del personal, el impacto (medio ambiente, comunidad, operacional, entre otros), la duración (respuesta y solución del evento), entre otros. Todo esto debe quedar plasmado en un informe.

4. Diseña acciones corporativas de respuesta


El Equipo Gerencial de Crisis (EGC) diseña y propone alternativas de acción posible para mitigar las consecuencias del evento.

5. Notifica evolución del evento a miembros de la organización


Se debe informar continuamente a los miembros de la organización que se considere pertinente, a la junta directiva, y a la alcaldía (si es necesario) la evolución de la solución del evento

6. Control de información


Se debe informar a los grupos de interés de manera concreta y con la verdad la evolución del evento. Esta información debe ser evaluada y controlada por el Equipo Gerencial de Crisis (EGC) para no generar expectativas o incertidumbre.




27

Actividad Responsable Descripción

7. Realización y revisión de actas de trabajo


Todo lo que se realice (reuniones, comunicados, decisiones, entre otros) durante el tiempo que dure el evento debe quedar consignado en actas de trabajo que deben ser revisadas y aprobadas por los miembros del Equipo Gerencial de Crisis (EGC)

8. Evento solucionado


Una vez el evento quede solucionado, se debe realizar un informe de este. Allí se debe consignar, entre otras cosas: los problemas que se presentaron durante la crisis, conclusiones y acciones de mejora.

5.1.5. Funcionamiento de la Cadena de Llamadas

En el gráfico 4 se muestra cómo funciona la cadena de llamadas dependiendo del tipo de evento.

5.1.6. Acciones preventivas o de protección.

Estas acciones se han diseñado con el fin de disminuir la vulnerabilidad de los componentes de los sistemas ante cualquier riesgo.

5.1.6.1. En cuencas. Evaluaciones Periódicas del Estado de las fuentes de abastecimiento

Estas acciones están encaminadas a generar la inspección, verificación y control de las fuentes de abastecimiento superficiales, las cuales son más vulnerables a derrames de sustancias tóxicas, atentados y/o erosión.

Dentro de las actividades que se realizan de forma preventiva a las fuentes de abastecimiento se tienen: Periódicamente se revisan las bocatomas. Esto permite evidenciar los aspectos

ambientales como, presencia de procesos erosivos y estado de viaductos y taludes que permitan realizar un diagnóstico del estado de la misma y tomar decisiones en cuanto a acciones de mitigación y control de los diferentes aspectos que podrían generar emergencias.

Se ejerce una vigilancia periódica sobre los niveles máximos y mínimos de la fuente de abastecimiento, verificando que las condiciones hidráulicas se mantengan en sus niveles mínimos de eficiencia.




28

GRAFICO 4

FUNCIONAMIENTO DE LA CADENA DE LLAMADAS

Comunicar Evento

Convocar Equipo de Manejo de Crisis

Evaluar y seleccionar alternativa(s) de acción

Activar procedimientos y/o planes

Implementar alternativa(s) de acción seleccionada(s)

Seguimiento evolución del evento e implementación de

alternativas

Activar cadena de llamadas

Evento Nivel Leve

Solución con recursos del proceso o área afectada

Solución de acuerdo a lo esperado

Si

No

Cierre y documentación del evento

Solución con recursos adicionales (internos /

externos) a los disponibles en el proceso o área

Evaluar y validar las necesidades de recursos

Coordinar acciones con entes externos

Si

No

Puede afectar los objetivos estratégicos de Regional de

Occidente S.A. E.S.P

Si

No

Evento Nivel Moderado Evento Nivel Crítico





Evaluar situación




29

Se ejerce una vigilancia periódica sobre los niveles máximos y mínimos de la fuente

de abastecimiento, verificando que las condiciones hidráulicas se mantengan en sus niveles mínimos de eficiencia.

Se hace un control periódico de la calidad del agua que abastecen el acueducto en sus componentes físico-químicos, microbiológicos y sustancias de interés sanitario.

Se establecen programas de diagnóstico en la microcuenca conjuntamente con las Corporaciones Autónomas Regionales, a fin de mejorar las condiciones de vida de los asentamientos en las riberas.

Se hacen recorridos periódicos a la microcuenca para establecer posibles riesgos como derrumbes, erosión, derrames y otros focos de contaminación que puedan alterar el normal aprovechamiento del recurso.

Se cuenta con comunicación rápida (vía celular) para avisar los problemas y permitir toma de soluciones prontas y efectivas.

5.1.6.2. En captación:

Como prevención para este componente del sistema se realizan las siguientes acciones: Se realiza mensualmente una revisión exhaustiva de las estructuras de cada

componente, mediante el cronograma de mantenimiento. Se realiza un lavado periódico, al menos cada quince días de cada componente, así

como la acción de apertura y cierre de válvulas para evitar su estancamiento y deterioro.

Se realizan recorridos semanales a las líneas de conducción y aducción verificando: asentamientos, erosión, fallas geológicas, apropiación de servidumbres, fugas aún imperceptibles, entre otras.

Se realiza inspección a válvulas y ventosa en la conducción, accionándolas para evitar su atascamiento.

Se mantienen mangueras de gran longitud para captar de fuentes alternas en épocas de invierno donde se tiene problemas de sedimentación o daño de la acequia. (Sopetrán).

5.1.6.3. En tratamiento (Monitoreo de Parámetros de Calidad del Agua cruda y

tratada).

Se tienen programas de monitoreo de parámetros fisicoquímicos de las aguas crudas y tratadas, realizados por parte de los operadores de la planta de potabilización:

Como prevención para este componente del sistema se realizan las siguientes acciones:

Se cuenta con un control rutinario de los análisis físico-químicos y bacteriológicos del agua tratada, verificando que se cumpla con los parámetros del decreto 1575 del 2007, la Resolución 2115 del 2007 e instructivos de calidad propios de Regional de Occidente S.A. E.S.P.




30

Se cuenta con alarma biológica (peceras con peces que demandan mucho oxígeno) en cada uno de los sistemas.

Se verifican semanalmente la calibración de los equipos de medición, así como los dosificadores.

Se realiza diariamente un control a las pruebas de jarras y determinación de la demanda de cloro.

Se mantiene un control estricto del inventario de insumos químicos necesarios para el tratamiento, así como de los reactivos necesarios para los análisis de laboratorio.

Se tiene contacto permanente con los operadores de planta lo que permite identificar necesidades de adecuación de estructuras y planificación del trabajo.

Se realiza mantenimiento mensual de toda la planta, identificando fisura, grietas, filtraciones y mal funcionamiento de las estructuras; con el fin de tomar las correctivos precisos en el menor tiempo posible.

Se realizan evaluaciones permanentes del personal operativo de la planta de tratamiento.

5.1.6.4. En sistemas de Almacenamiento de Agua Potable.

En la tabla 6 se muestra la capacidad de almacenamiento instalada y autonomía de los diferentes sistemas de Regional de Occidente S.A. E.S.P:

Tabla 6

Para el manejo adecuado del almacenamiento se tiene:

Se tiene Conocimiento de la capacidad máxima de almacenamiento del sistema, así como las tuberías que lo alimentan. Se realiza, con programación, un mantenimiento periódico a los tanques de

almacenamiento lo que permite evaluar las condiciones físicas de deterioro, así como la evacuación de sedimentos que deterioran la calidad el agua. Se mantienen en buen estado las válvulas de distribución lo que permite garantizar

el funcionamiento óptimo en cada momento. Se lleva un registro del agua que entra y sale del tanque para calcular los caudales

de entrada y salida por las diferentes tuberías, establecer pérdidas en las conducciones y demandas.

MunicipioAlmacenamiento

(m3)

Usuarios

a sep.

2015

Consumo

promedio

mensual

(m3) x

mpio

Consumo

promedio

diario (m3)

x mpio

Autonomía

(días)

Autonomía

(Horas)

Santa Fe de Antioquia 2.850 8.083 158.539 5.212 0,5 13

Sopetran 2.475 3.461 59.171 1.945 1,3 30

San Jerónimo 1.256 3.265 47.004 1.545 0,8 19

Olaya 370 350 5.725 188 2,0 47

AUTONOMIA DE ALMACENAMIENTO POR MUNICIPIO - OCT 2015




31

5.1.6.5. En distribución.

Se tiene un conocimiento sistemático de la red de acueducto lo que permite mantener actualizada la información, así como sus necesidades, ventajas, formas de sectorización y resistencia a la presión.

Para tener un funcionamiento óptimo y evitar contaminación del agua que afecte a la población se tiene:

Se tiene un control estricto y rutinario con manómetros, lo que permite conocer las presiones máximas y mínimas de consumo. Esto se realiza mediante los cronogramas de mantenimiento y operación.

Se lleva un registro de las muestras microbiológicas que se toman diariamente en la red, con el fin de conocer rápidamente puntos de infiltración y contaminación.

Se cuenta con la planilla técnica mensual en donde se anexa el IRCA (Índice de Riesgo de la Calidad del Agua para Consumo Humano) de igual manera se cuenta con controles externos para la calidad del agua como lo es el PICCAP (Programa Inter laboratorios de Control de Calidad para Agua Potable) y el programa para control de calidad de aguas y alimentos de la Gobernación de Antioquia.

Se mantiene actualizado el inventario de válvulas e hidrantes para poder hacer correcciones a la sectorización; cierre rápido de circuitos o prestar el servicio sectorizado cuando sea necesario. O para situaciones de emergencia

Se mantiene un stock apropiado de tuberías, accesorios, válvulas y demás elementos necesarios para la atención de daños regulares.

5.1.6.6. Suministro externo de agua tratada. (Carrotanques)

Para el suministro de agua en caso de emergencia en algún municipio, se emplea el agua tratada de otros municipios preferiblemente el municipio más cercano al sistema con problemas.

En el caso de eventos críticos se consiguen carro tanques de Medellín que se encuentran a 1 hora ½, aproximadamente, del municipio más alejado del sistema.

Se cuenta con un contrato de transporte. En el existe una cláusula que permite solicitar carrotanques cuando se requiera y en la cantidad necesaria.

5.1.6.7. Sistemas de Limpieza de Redes de Alcantarillado (Vactor). Para tal fin, se emplea vehículo Vactor alquilado a Empresas Públicas de Medellín o a particulares. De esta manera se evita la colmatación de los sistemas, los cuales pueden generar derrames de aguas residuales en las vías y zonas públicas y una consecuente emergencia sanitaria.

5.1.6.8. Simulacros

Periódicamente se realizan simulaciones de emergencias para asegurar el correcto desempeño del personal y la correcta aplicación de procedimientos y comunicaciones. En




32

algunos de estos ejercicios se involucra a los Cuerpos de Bomberos de alguno de los municipios cubiertos por Regional de Occidente S.A. E.S.P. El Jefe de Operación y Mantenimiento y sus ingenieros son los encargados de diseñar, ejecutar y evaluar los simulacros. Para esto se puede contratar la asesoría de expertos en el tema.

5.1.7. Protocolos de actuación según el evento

En la tabla 7 se presentan los protocolos de actuación para cada escenario de riesgo y cada tipo de alerta.

TABLA 7

Escenario de riesgo

Causas Alerta Acciones a seguir en el Antes,

Durante y Después de la materialización de un riesgo

Responsables

Colapso y/o colmatación de cualquiera de las estructuras del sistema (captación, potabilización, distribución, recolección y tratamiento)

* Crecientes de la Fuente Abastecedora * Altas precipitaciones y Tormentas * Deslizamientos en la Parte Alta de la Cuenca y en el Recorrido de la Aducción * Sismos

AMARILLA (LEVE)

1. Consulta de reportes de agencias de meteorología como el IDEAM.

1. Auxiliar de Operación y mantenimiento.

2. Medición y análisis de caudales y datos de precipitación.

2. Personal operativo bajo la asesoría del Gerente

3. Construcción de sistemas de protección de las captaciones, estructuras de cribado y purgas de lodos.

3. Previa aprobación de línea de mando. Contratación para la construcción de obras de mitigación y prevención- Profesional de proyectos. Obras menores- Auxiliar de Operación y mantenimiento,

4. Apoyo a las entidades competentes en la construcción de obras de protección y estabilización de taludes

4. Personal operativo, supervisión Auxiliar de Operación y mantenimiento

5. Recorridos periódicos para la identificación de puntos críticos de erosión, socavación, movimientos en masa, tanto en la cuenca como en las estructuras del sistema y cómo evolucionan en el tiempo.

5 Personal operativo, supervisión Auxiliar de Operación y mantenimiento

6. Mantenimiento y limpieza de estructuras de tratamiento preliminar.

6. Coordinación: Auxiliar de Operación y mantenimiento: cuadrillas bajo la dirección del oficial.

7. Mantenimiento y limpieza periódica de los sistemas de alcantarillado.

7. Alquiler vehículo Vactor, Coordinación: Auxiliar de Operación y mantenimiento Operación y Mantenimiento. Labores: cuadrillas bajo la dirección del oficial.

8. Construcción de aliviaderos y/o sistemas de control de escorrentías para alcantarillados combinados en zonas con poca capacidad hidráulica.

8. Coordinación: Auxiliar de Operación y mantenimiento

9. Si es posible, separación de redes de aguas residuales y aguas lluvias.

9. Contratación e interventoría gerente.




33

Escenario de riesgo



Responsables

NARANJA (MODERADA)

1. Comunicación e información a las comunidades y entidades competentes de la posible interrupción del servicio asociada a daños en el sistema.

1. Comunicadora con apoyo del área comercial

2. Monitoreo constante de caudales y parámetros de calidad.

2. Personal operativo bajo la asesoría del Auxiliar de Operación y mantenimiento

3. Presencia de personal en labores de vigilancia permanentemente en la zona.

3. Personal operativo.

4. Reuniones periódicas de profesionales con la línea de mando para planificar acciones de contingencia de la emergencia

4. Gerencia, jefes de área, Auxiliar de operación y mantenimiento y Auxiliar comercial.

5. Incremento de labores de correctivas de los sistemas.

5. Personal operativo bajo la dirección de Auxiliar de Operación y mantenimiento.

6. Informar y hacer seguimiento de acciones a las entidades de atención y control de desastres y emergencias, como las secretarías encargadas de la administración municipal, el DAPARD y CORANTIOQUIA

6. Auxiliar de Operación y Mantenimiento, y gerencia

ROJA (CRITICA)

1. Evaluación estructural de los sistemas

1. Gerente, Auxiliar de Operación y Mantenimiento, Personal Operativo, Profesional de Proyectos EPM.

2. Declarar alerta roja si hay daños y colapso de infraestructura

2. Linea de Mando

3. Reunión permanente de profesionales con la línea de mando para planificar y aplicar acciones de contingencia de la emergencia

3. Gerencia, jefes de área, comunicadora, Auxiliar de operación y mantenimiento, y auxiliar comercial.

4. Informar la ocurrencia del fenómeno y las afectación que tiene el sistema a las entidades competentes, Sistema Nacional de Atención de Desastres, DAPARD, organismos de socorro, Administración Municipal, CORNARE y las comunidades

4. Gerencia, área de comunicaciones, jefes de área, Auxiliar de Operación y Mantenimiento

5. Información a las comunidades y entidades competentes sobre interrupción del servicio por daño de captación, aducción y/o interrupción de la prestación del servicio de alcantarillado.

5. Área de Comunicaciones con apoyo del área comercial.

6. Coordinación de actividades de apoyo a la emergencia a nivel municipal con Organismos de Socorro.

6. Gerencia, jefes de área.

7. Envío de cuadrillas a reparar las estructuras, si es posible, sino instalación de estructuras de captación y aducción provisional.

7. Coordinación: Auxiliar de Operación y Mantenimiento, Supervisión: ayudantes de redes




34

Escenario de riesgo



Responsables

8. Envío de cuadrillas a apoyar labores de las entidades competentes de restablecimiento en el cauce de la fuente.

8. Coordinación: Auxiliar de Operación y Mantenimiento: Oficial. Actividades directas: Ayudantes operativos.

9. Elaboración de censo de usuarios afectados

9. Auxiliar de Operación y Mantenimiento con el apoyo de personal operativo y auxiliares comerciales.

10. Abastecimiento con fuentes alternativas a edificaciones indispensables (Carrotanques, PTAPs portátiles).

10. Coordinación de contratista o entidad encargada por parte del Auxiliar de Operación y mantenimiento coordinar las actividades en campo- auxiliares comerciales.

11. Monitoreo de la calidad del agua suministrada por abastecimiento alternativo

11. Laboratorio acreditado contratado por la empresa, bajo coordinación y supervisión del Gerente.

12. Si se puede prestar el servicio, realizar corte en los sectores afectados para facilitar labores de rescate y evitar daños

12. Orden Auxiliar de Operación y Mantenimiento , ejecución personal Operativo

13. Extracción de aguas de las zonas inundadas y limpieza de las redes de alcantarillado y zonas afectadas.

13. Adquisición de equipos de bombeos, Vactor: Profesional Comercial. Coordinación: Gerente y Auxiliar de Operación y Mantenimiento: Oficial. Actividades directas: Ayudantes operativos. Apoyo: Administración Municipal y organismos de socorro.

14. Apoyo en la logística de ubicación de sitios de albergue, con demás entidades

14. Gerencia, jefes de área, profesionales

15. Suministro de instalaciones hidrosanitarias al albergue y sistemas de manejo de aguas residuales provisionales

15. Gerencia, jefe de coordinación de servicios. Auxiliar de Operación y Mantenimiento

16. Contratación para la construcción de nuevas obras de captación convencionales y protección, de ser necesario.

16. Coordinación: Auxiliar de Operación y mantenimiento, Contratación e interventoría Profesional de Proyectos.

VERDE (RECUPERACI

ÓN)

1. Recuperación del servicio 1. Gerencia, jefe de coordinación de servicios. Auxiliar de Operación y Mantenimiento

2. Evaluación de las acciones de atención

2. Grupo técnico con el Gerente a la Cabeza

3.. Incorporación de lecciones aprendidas


Disminución de Caudales Ofertados en la Fuente o en la distribución

* Largos periodos de sequía * Aumento excesivo de la Población Flotante * Aumento en la

AMARILLA (LEVE)

1. Consulta de pronósticos del IDEAM 1. Auxiliar de Operación y Mantenimiento

2. Realización de visitas y recorridos en la fuente.

2. Auxiliar de Operación y Mantenimiento y personal operativo.

3. Realizar inspección y mantenimiento periódico a redes e infraestructura para control de fugas y control de fraudes

3. Personal operativo bajo la asesoría del Auxiliar de Operación y Mantenimiento, con apoyo del área proyectos EPM.

4. Medición de caudales y precipitaciones.

4. Personal operativo bajo la asesoría del Auxiliar de Operación y Mantenimiento




35

Escenario de riesgo



Responsables

demanda hídrica del Municipio

5. Campañas educativas sobre los programas de Uso y Ahorro eficiente del Agua a Usuarios

5. Auxiliar de Operación y Mantenimiento con apoyo de auxiliares comerciales y área de comunicaciones

6. Fomentar programas de uso eficiente y ahorro de agua entre la población, especialmente zonas hoteleras y de turismo

6. Auxiliar de Operación y Mantenimiento con apoyo del área comercial

7. Apoyar programas de protección y recuperación de la cuenca, como la reforestación y establecimiento de zonas de protección, realizados por las entidades competentes.

6. Auxiliar de Operación y Mantenimiento y ayudantes de operación mantenimiento con apoyo de personal operativo.

8. Informar novedades a entidades ambientales y de atención de emergencia como CORNARE, las administraciones municipales y la Seccional de Salud

7. Auxiliar de Operación y Mantenimiento y con apoyo de personal operativo.

9. Contar con censos poblacionales del municipio, tanto fijos como flotantes (turismo).

8 Área Comercial y ajustar proyecciones de población y usuarios

NARANJA (MODERADA)

1. Información de la ocurrencia del fenómeno y la posibilidad de afectación del servicio a la comunidad y entidades.

1. Comunicadora con apoyo del auxiliar comercial

2. Monitoreo constante de caudales y parámetros de calidad.

2. Personal operativo bajo la asesoría del Auxiliar de Operación y Mantenimiento

3. Oficiar y hacer seguimiento de acciones a las entidades ambientales y sanitarias, como las secretarías encargadas de la administración municipal, la seccional de Salud y CORANTIOQUIA

3. Auxiliar de Operación y Mantenimiento

4. Sectorización con válvulas para regulación de caudales entre zonas de menor y mayor consumo.

4. Personal operativo bajo la coordinación del Auxiliar de Operación y Mantenimiento

5. Reuniones periódicas de profesionales con la línea de mando para planificar acciones de contingencia de la emergencia

5. Gerencia, jefes de área, comunicadora, Auxiliar de Operación y Mantenimiento y comercial.

6. Evaluar consumos para imponer sanciones pecuniarias y comparendos

6. Auxiliar Comercial y Auxiliar Revisor

ROJA (CRITICA)

1. Información a las comunidades y entidades competentes sobre interrupción del servicio total o sectorizado

1. Área de Comunicaciones con apoyo del área comercial.

2. Reuniones permanentes de profesionales con la línea de mando para planificar y aplicar acciones de contingencia de la emergencia

2. Gerencia, jefes de área, comunicadora, Auxiliar de Operación y Mantenimiento y Auxiliar comercial.

3. Racionalizar la prestación del servicio mediante suspensiones programadas y sectorizadas.

3. Gerencia, Área de Operación y Mantenimiento, Jurídica EPM y Comercial. Administración municipal




36

Escenario de riesgo



Responsables

4. Abastecimiento con fuentes alternativas a edificaciones indispensables (Carrotanques, PTAPs portátiles).

4. Coordinación de contratista o entidad encargada por parte del Auxiliar de Operación y Mantenimiento


5. Laboratorio acreditado contratado por la empresa, bajo coordinación y supervisión del Auxiliar de Operación y Mantenimiento

6. Evaluar la posibilidad de aprovechamiento de fuentes alternativas como el agua subterránea.

6. Gerencia, jefes de área, Auxiliar de Operación y Mantenimiento

7. Seguimiento a acciones de las autoridades ambientales y sanitarias para el control de la situación.

7. Auxiliar de Operación y Mantenimiento l

VERDE (RECUPERACI

ÓN)

1. Recuperación del servicio 1 Gerencia, jefe de coordinación de servicios. Auxiliar de Operación y Mantenimiento



3. Incorporación de lecciones aprendidas 3. Grupo técnico con el Gerente a la Cabeza

Problemas con la tratabilidad de las Aguas.

* Derrames de Sustancias Peligrosas * Vertimientos de sustancias corrosivas y altamente toxicas * Deterioro de la Calidad de Aguas en la Fuente

AMARILLA (LEVE)

1. Realización de visitas y recorridos de la cuenca para identificar usos inadecuados del suelo, práctica de actividades no establecidas, procesos erosivos, vertimientos.

1. Auxiliar de Operación y Mantenimiento y personal operativo.

2. Monitoreo periódico de parámetros de calidad de aguas de la fuente

2. Operadores de PTAP y Laboratorio acreditado contratado por la empresa, bajo coordinación y supervisión del Auxiliar de operación y mantenimiento.

3. Mantenimiento y limpieza de captaciones, aducción y estructuras de tratamiento preliminar.

3. Coordinación: Auxiliar de Operación y Mantenimiento. Supervisión: Oficial. Actividades directas: Ayudantes operativos.

4. Mantenimiento y limpieza de estructuras de potabilización

4. Coordinación: Auxiliar de Operación y Mantenimiento Supervisión: Oficial. Actividades directas: Ayudantes operativos.

5. Ejecutar obras de protección y recuperación de taludes erosionados

5. Coordinación: Jefe de operación y mantenimiento, Contratación e interventoría Profesional de Proyectos EPM.

6. Instalar medidas de seguridad como diques para dejar confinada en el sitio la sustancia, sistemas de extintores, elementos absorbentes, sistemas de control de fugas de gases, sustancias neutralizantes.

6. Talento Humano , seguridad ocupacional, Auxiliar de Operación y Mantenimiento

7. Adelantar capacitaciones al personal sobre matrices de incompatibilidad de sustancias y señalización asociada a la identificación de sustancias peligrosas

7. Auxiliar de Operación y Mantenimiento.




37

Escenario de riesgo



Responsables

8. Instalar señalización y matriz de incompatibilidad de sustancias peligrosas en los laboratorios. Dotar a los operadores con los elementos de seguridad ocupacional requeridos para el manejo de sustancias peligrosas

8. Talento Humano , seguridad ocupacional

9. Adecuar las instalaciones del laboratorio de almacenamiento de sustancias con todas las especificaciones técnicas que deben tener para cumplir con la normatividad establecida para el manejo de las sustancias peligrosas

9. Área de operación y mantenimiento

10. Informar irregularidades a las entidades ambientales y sanitarias, como CORNARE, la administración municipal y la Seccional de Salud.

10. Auxiliar de Operación y Mantenimiento y con visto bueno de gerencia y conocimiento de secretaría general EPM.

NARANJA (MODERADA)

1. Monitoreo de continuo la calidad del agua de la fuente y cruda, con análisis fisicoquímicos y microbiológicos, además de las alarmas biológicas.

1. Laboratorio acreditado contratado por la empresa, bajo coordinación y supervisión del Auxiliar de Operación y Mantenimiento. Operadores de PTAP

2. Campañas de comunicación e información a las comunidades y entidades competentes de la posible interrupción del servicio asociada a deterioros de la calidad del agua por su poca tratabilidad

2. Comunicadora con apoyo del área comercial

3. Programas y ejecutar visita conjunta con las autoridades ambientales y municipales a la zona

3. Auxiliar de Operación y Mantenimiento y con visto bueno de gerencia y conocimiento de secretaría general EPM.

4. Reunión periódicas de profesionales con la línea de mando para planificar acciones de contingencia de una posible emergencia.

4. Gerencia, jefes de área, comunicadora, profesional de proyectos EPM, Auxiliar de operación y mantenimiento,

5. Aplicación de procedimientos establecidos para el control de derrames y fugas, uso de implementos de seguridad

5. Operador de Planta y personal operativo, informar a los superiores inmediatos

6. Generación y manejo de residuos peligrosos, aplicar las disposiciones del PMIRS de la empresa

6. Operador de Planta y personal operativo, supervisión Auxiliar de Operación y Mantenimiento

7. Incremento de labores de mantenimiento y limpieza de los sistemas.

7. Personal operativo bajo la dirección de oficiales, coordinado por Auxiliar de Operación y Mantenimiento

8. Seguimiento a las acciones de las autoridades ambientales y municipales para el control de vertimientos y usos inadecuados del suelo de la cuenca

8. Gerente y Auxiliar de Operación y Mantenimiento

ROJA (CRITICA)

1. Si se presenta la detección de una gran alteración de los parámetros de calidad, sustancias toxicas en los monitoreos y/o se activa alarma biológica se procederá al corte del servicio

1. Operador de Planta el cual deberá informar a sus superiores




38

Escenario de riesgo



Responsables

2. Verificar que las mediciones son debidas a la generación de Vertimientos de sustancias con alta carga contaminante y/o sustancias tóxicas

2. Operador de Planta bajo supervisión Auxiliar de Operación y Mantenimiento.

3. Descargar las aguas que se encuentran en todas unidades de la PTAP y realizar muestreo para detectar contaminación de las aguas almacenadas en los tanques.

3. Operador de Planta, Laboratorio acreditado contratado por la empresa, bajo coordinación y supervisión del Auxiliar de Operación y Mantenimiento .Aprobación de Gerencia

4. Informar de inmediato y hacer seguimiento de acciones de las entidades ambientales y sanitarias, como las secretarías encargadas de la administración municipal, la seccional de Salud y CORNARE

4. Profesional ambiental y con visto bueno de gerencia y conocimiento de secretaría general.

5. Si no es posible controlar con los recursos de la empresa, solicitar ayuda al organismos de socorro

5. Profesional de Operación y Mantenimiento, visto bueno gerencia y Auxiliar de Operación y Mantenimiento Y Cuerpo de Bomberos

6. Apoyar labores de evacuación de comunidades, de ser necesarias

6. Personal operativo y Auxiliar de Operación y Mantenimiento, informar a los superiores inmediatos

7 De no continuarse detectando la contaminación, reestablecer el tratamiento de las aguas, realizando monitoreo continuo de las aguas que ingresan al sistema

7. Operador de Planta bajo coordinación y supervisión del Auxiliar de operación y mantenimiento.

8. Reunión constante de profesionales con la línea de mando para planificar acciones de contingencia de la emergencia

8. Gerencia, jefes de área, comunicadora, Auxiliar de Operación y Mantenimiento y Auxiliar comercial.

9. Abastecimiento con fuentes alternativas a la población (Carrotanques, PTAPs portátiles)

9. Coordinación de contratista o entidad encargada por parte del Auxiliar de Operación y Mantenimiento. Supervisión de la actividad en campo- auxiliares comerciales.


10. Laboratorio acreditado contratado por la empresa, bajo coordinación y supervisión del Auxiliar de Operación y Mantenimiento

VERDE (RECUPERACI

ÓN)





Fuga de cloro en las plantas de

* Impericia técnica del responsabl

1, Contar con proveedores certificados para prestar el servicio de suministro de cloro 1, Encargado de compras y logística




39

Escenario de riesgo



Responsables

potabilización.

e de la operación. * Caída, desconfinamiento o rotura de cilindros o recipientes que contienen el cloro. * Deterioro de materiales, equipos y vencimiento de vida útil. * Orden público.

AMARILLA

(LEVE)

2, Tener instalaciones adecuadas para el almacenamiento del cloro. Esto incluye las demarcaciones, señalización y elementos para manipular los cilindros adecuados, además la hoja de seguridad del elemento.

2. Gerencia, jefe de coordinación de servicios. Auxiliar de Operación y Mantenimiento

3, Capacitar al personal en los cuidados y procedimientos a seguir para el manejo del cloro

3. Jefe de coordinación de servicios. Auxiliar de Operación y Mantenimiento

4, Contar con los equipos de protección personal para el manejo del cloro


5, Realizar revisiones periódicas a los cilindros y sus accesorios

5. Auxiliar de Operación y Mantenimiento

6. Realizar simulacros para la atención de estos escapes

6. Profesional de Operación y Mantenimiento, visto bueno gerencia y Auxiliar de Operación y Mantenimiento y Cuerpo de Bomberos

NARANJA (MODERADA)

1. Si se informa de la ocurrencia de un escape de cloro primero asegurar que los trabajadores de la planta, que no tienen los equipos de protección adecuados, evacuen el área

1 Auxiliar de Operación y Mantenimiento

2, Cuantificar la magnitud del escape para ver si es posible atenderlo con recursos propios

2 Auxiliar de Operación y Mantenimiento

ROJA (CRITICA)

1. Una vez determinado que el escape es considerable y puede poner en riesgo a trabajadores y vecinos de la planta, se activará la cadena de llamadas para la atención de este evento crítico.

1,Auxiliar de Operación y Mantenimiento

2, El responsable avisará inmediatamente a los organismo de socorro y activará el procedimiento de Comunicaciones para avisar a la población afectada para que evacuen el área.


3. De haber heridos trasladarlos al Hospital

3. Organismos de socorro y encargado de logística en la emergencia

4, Con la ayuda de los organismos de socorro tratar de controlar el escape

6. Profesional de Operación y Mantenimiento, Auxiliar de Operación y Mantenimiento y Cuerpo de Bomberos

5, Una vez controlado el escape y minimizado el riesgo descontaminar el área afectada

6. Profesional de Operación y Mantenimiento, Auxiliar de Operación y Mantenimiento y Cuerpo de Bomberos

VERDE (RECUPERACI

ÓN)








40

5.2. Actividades a realizar en el Durante (Emergencia/Contingencia)

Se refiere a todas las acciones que se realizan de manera correctiva una vez se materializa el evento con el fin de controlarlo y reducir sus efectos. Finaliza una vez se restablece el proceso o servicio.

5.2.1. Acciones a seguir:

Atención de llamada donde se notifica el evento.

Activación de procedimientos de atención de eventos.

Evaluación del evento.

Dependiendo de esta evaluación se activará o no, la Cadena de Llamadas, Ver Gráfico 4, “Funcionamiento de la Cadena de llamadas” y Tablas 2 y 3 “Inventario de Recursos físicos e Inventario de recursos humanos para atender eventos”.

Activación de los procedimientos tendientes a recuperar el activo, restablecer el servicio y atender otros efectos del evento. (ver anexo 3 Procedimientos para la atención de eventos). Regional de Occidente S.A. E.S.P tiene como principales procedimientos y planes de contingencia, documentados, socializados y entrenados para la atención de eventos y reparación de infraestructura, los siguientes:

Proceso Nombre

Distribución agua tratada Planes de Contingencias en los diferentes sistemas para épocas de verano prolongadas

Distribución agua tratada Procedimiento para delimitar circuitos

Distribución agua tratada Procedimiento para investigar y localizar fugas en la red de distribución

Distribución agua tratada Procedimiento para suspender y restablecer el servicio de acueducto

Captación, potabilización, distribución agua tratada y recolección agua residual Procedimiento para supervisar la infraestructura

Captación, potabilización, distribución agua tratada y recolección agua residual Procedimiento para trabajo en altura

Captación Instructivo para registro de las anomalías

Distribución agua tratada Instructivo para reparar con unión de reparación universal

Distribución agua tratada Instructivo para reparar con unión de reparación tipo abrazadera

Distribución agua tratada Instructivo para reparar y mantener hidrantes




41

Proceso Nombre

Distribución agua tratada Instructivo para reparar tubo de PE de alta densidad por medio de electrofusión

Distribución agua tratada Instructivo para reparar tubo de PE de alta densidad con unión mecánica rápida

Distribución agua tratada Instructivo para reparar y mantener válvulas de compuerta

Potabilización Manejo seguro del cloro

Realizar un monitoreo permanente sobre la evolución del evento y su atención.

Coordinar de ser necesario, acciones con los Grupos de Socorro y Autoridades del Municipio. En la tabla 8 se muestran los organismos, autoridades, sus teléfonos y ubicación.

Activar el nivel 2 de ser necesario descrito en el numeral 5.1.4.2.

Activar el nivel 3 de ser necesario descrito en el numeral 5.1.4.3.

TABLA 8

LISTADO DE ORGANISMOS DE SOCORRO Y DE AYUDA EN EMERGENCIAS.

Municipio Entidad Nombre Cargo Teléfono

Santa Fe de Antioquia Alcaldía

Gloria Astrid Parra Marin Jefe de Planeación 313 609 76 08

Santa Fe de Antioquia Alcaldía

Gloria Astrid Parra Marin Planeación 853 27 21

Santa Fe de Antioquia Bomberos

Gabriel Zapata Bomberos 311 622 78 11

Santa Fe de Antioquia Bomberos

Lirian Morales Comandante de Bomberos 310 503 22 66

Santa Fe de Antioquia

Corantioquia Leidy Acevedo

Trabajadora Social- Área: Plan de Ordenamiento del Recurso Hídrico 310 379 90 42

Santa Fe de Antioquia Corantioquia

Diana Bedoya Ingeniera Ambiental-Área: Revisión y Seguimiento PSMV

460 17 77-Ext 119/112


Paula Londoño Trabajadora Social- Área: PORM 313 764 14 97


Iveth Milena Zapata Ingeniera Ambiental 311 359 92 00

Santa Fe de Antioquia Hospital

Luis Alejandro Rusi Coordinador de Referencia 314 776 20 28

Santa Fe de Antioquia Hospital

Luis Alejandro Rusi Emergencia 320 797 26 13

Santa Fe de Antioquia Policía

Andres Felipe Montoya Subteniente 321 851 26 45




42

LISTADO DE ORGANISMOS DE SOCORRO Y DE AYUDA EN EMERGENCIAS.

Santa Fe de Antioquia Policía

Alejandro Bedoya Subteniente 311 366 68 55

Sopetrán Alcaldía

Carlos Mario Granada T. Secretario de Planeación 310 895 30 15

Sopetrán Alcaldía Rodrigo Mejía Auxiliar de Planeación 310 413 45 90

Sopetrán Bomberos Diego Rodrigo Bomberos 321 779 38 77

Sopetrán Bomberos Héctor Fredy Bomberos 854 30 07

Sopetrán Hospital Luz Nelly Zapata Administradora 316 423 41 06

Sopetrán Hospital Cesar Rubio Gerente 318 716 64 05

Sopetrán Policía

Nodier Rivera Delgado Teniente de Estación 854 15 40

Sopetrán Policía Fabián Ospina Sargento 854 15 40

San Jerónimo Alcaldía John Harol Muñoz Secretario de Planeación

858 20 24 ext. 107

San Jerónimo Alcaldía

Dairo Alonso Agudelo B Auxiliar de Planeación

858 20 24 Ext. 107

San Jerónimo Bomberos Héctor Fredy Bomberos 858 00 96

San Jerónimo Hospital

Maria Isabel Delgado Auxiliar de enfermería 320 373 40 29

San Jerónimo Hospital Daniel Alberto Mona Auxiliar Administrativo 320 717 55 04

San Jerónimo Policía Fabián Ospina Guardia Jefe de Turno 858 20 40

San Jerónimo Policía Sofia Machado Comandante de Estación 320 698 20 84

San Jerónimo Policía Sofia Machado Cuadrante San Jerónimo 313 667 66 99

Olaya Alcaldía

Alejandra María Silva P. Secretaria de Planeación 314 819 25 83

Olaya Hospital

Paola Cristina González Jefe de Enfermería 855 10 38

Olaya Hospital Purificación Parra Auxiliar de enfermería 855 10 38

Olaya Hospital Martin Darío Medina Auxiliar de enfermería 855 10 27

Olaya Policía Eimer Rivera Comandante de Estación 316 502 64 67

5.2.2. Pasos para la Atención de Eventos

PASO 1 - Comunicar Evento: La persona u organismo que detecte el evento debe comunicarlo al call Center (4444115) o a los Auxiliares de Procesos, según sea el evento. PASO 2 - Activar cadena de llamadas: Una vez recibido el reporte del evento, se inicia la activación de la cadena de llamadas.




43

Es responsabilidad de las áreas de la empresa mantener actualizados los teléfonos y las personas que hacen parte de la cadena de llamadas, además, de actualizar la del personal disponible cada que este cambie.

Las líneas de atención o sitios identificados como centro de recepción de reporte de eventos, direccionan el evento a las áreas responsables.

PASO 3 - Evaluar situación: La evaluación se debe hacer en el sitio, por personas con el perfil y las competencias necesarias para determinar la causa del evento, población de usuarios afectada, apreciación de la magnitud, valoración del daño, escenario de posibles soluciones, recursos involucrados y tiempo estimado de la solución. Dentro de la evaluación inicial del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

¿Qué pasó? (lo sucedido)

¿Cuándo pasó? (tiempo)

¿Dónde pasó? (lugar)

¿Por qué pasó? (origen y causa)

¿Qué amenazas continúan presentes?

¿Cómo podría evolucionar el evento? (qué sigue)

¿Quiénes fueron los afectados? (población, personas)

¿Hubo víctimas, como las evacuaran? (muertos, heridos)

¿Qué acciones se van a desarrollar?

¿Cuáles fueron los daños? (tipos y características)

¿Qué área fue afectada? (pérdidas, alcance y cuantificación económica)

Identificar las consecuencias que el evento pueda tener para la organización.

Evaluar y determinar si se pueden convertir o no en crisis y de ser positivo, activar el Equipo Gerencial de Crisis.

De requerirse suministrar al Equipo Gerencial de Crisis, la evaluación del evento y la identificación preliminar de los aspectos críticos.

PASÓ 4 - Atención del evento: Dependiendo del tipo de evento presentado se

activan los procedimientos de atención requeridos.

5.2.3. Comunicaciones

En el anexo 4 de este plan se contempla todo el procedimiento que se debe tener en cuenta para actuar ante los diferentes grupos de interés en eventos moderados y críticos. (Medios de comunicación, comunidad, entes de socorro, autoridades) y especialmente cómo actuar ante la ocurrencia de alguna sequía importante.

5.3. Actividades a desarrollar en el Después (Análisis posterior al evento)




44

Se refiere a todas las acciones que se llevan a cabo una vez restablecido el servicio y atendidos los efectos iniciales al ambiente, personas y bienes propios o de terceros. Las acciones que se llevan a cabo son:

Recolección de información (pruebas, hechos, costos, entre otros) y elaboración de informe y entrega a interesados. Utilizar anexo 5 . Formato de evaluación de eventos.

Evaluar las acciones realizadas en la atención del evento y sus consecuencias.

Incorporar lecciones aprendidas realizando los ajustes pertinentes al plan.

Continuar con la atención de las Necesidades de la Población afectada.

Conservar las evidencias (informes del evento) para tener un soporte ante las solicitudes de los entes de control, posibles reclamaciones de compañías aseguradoras y solicitudes de otros interesados.

Regreso a la normalidad (Regreso a la operación bajo estándares de calidad y confiabilidad).

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S d… · Decreto 321 de 1999 de MinAmbiente: por el cual se adopta el...

Documents

Transcript of REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S d… · Decreto 321 de 1999 de MinAmbiente: por el cual se adopta el...