Registro de Asistencia

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REGISTRO DE ASISTENCIA. MARCO GENERAL

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método para el ingreso de asistencias en el trabajo.

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REGISTRO DE ASISTENCIA.

MARCO GENERAL

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NORMA LEGAL.

El inciso 1° del artículo 33 del Código del Trabajo, dispone:

“ Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o un reloj control con tarjetas de registro”.

2Gobierno de Chile | Ministerio del Interior

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REGISTRO DE ASISTENCIAMODALIDADES

Del precepto legal preinserto se colige que para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, tanto ordinarias como extraordinarias, deberá llevarse un registro, que puede consistir en:

1. Un libro de asistencia del personal,

2. Un reloj control con tarjetas de registro

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SISTEMA DE TIPO ELECTRÓNICO COMPUTACIONAL.

DICTAMEN Nº 696/27

La Dirección del Trabajo, en ejercicio de las facultades de interpretación yfiscalización que la ley le entrega, que implican adecuar la normativalaboral a una línea de modernidad utilizada por las empresas en estamateria, armonizando la utilización de instrumentos de alta tecnologíacon el cabal cumplimiento de las disposiciones legales sobre jornada detrabajo y la labor de fiscalización propia de este Servicio, fijó mediantedictamen N° 696/27, de 24 de enero de 1996, las características omodalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional para considerar que el mismo constituye un sistema decontrol de asistencia y de determinación de las horas de trabajo deacuerdo al ordenamiento jurídico laboral vigente.

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SISTEMA DE TIPO ELECTRÓNICO COMPUTACIONAL.

DICTAMEN Nº 696/27

CARACTERISTICAS: a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo electrónico con reloj

incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, lafecha, hora y minutos en que inicia y termina la jornada de trabajo aldeslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificaciónprovista de banda magnética.

b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea distinto a su Rut,dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure larelación laboral, encontrarse grabado en la banda magnética de la mismae impreso en su parte anterior.

c) En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento Nº 969,de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes semanalesque contengan la suma total de las horas trabajadas por cadadependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

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SISTEMA DE TIPO ELECTRÓNICO COMPUTACIONAL.

DICTAMEN Nº 696/27

d) Debe posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistenciaregistrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para locual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en ésteque permita la emisión automática de un comprobante impreso de formaque el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de suasistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador alestablecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia.

e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados.

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SISTEMA DE TIPO ELECTRÓNICO COMPUTACIONAL.

DICTAMEN Nº 696/27

f) El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de los datos y

g) La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos deber ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.

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SISTEMA DE TIPO ELECTRÓNICO COMPUTACIONAL.

DICTAMEN Nº 696/27

Un sistema especial tipo electrónico-computacional de control deasistencia que se ajusta a las características o modalidades señaladaspuede, por consiguiente, estimarse un sistema válido para dichos efectos,de acuerdo a la normativa laboral vigente sobre la materia, razón por lacual debe entenderse comprendido dentro de una de las dos formas deregistro expresamente permitidas por la ley para controlar la asistencia ydeterminar las horas de trabajo, a que nos hemos referidoprecedentemente.

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ARTÍCULO 33 INCISO 2º DEL CÓDIGO DEL TRABAJO

La Dirección del Trabajo podrá autorizar o regular, mediante resolución fundada, un sistema especial de control de las horas de trabajo y determinación de las remuneraciones correspondientes al servicio prestado cuando concurran las circunstancias siguientes:

a) Que no resulte factible controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, mediante un libro de asistencia del personal o a través de un reloj control con tarjetas de registro ( o el computacional), o bien, que la eventual aplicación de dichas modalidades importen una difícil fiscalización, es decir, la implantación de un libro de asistencia o de reloj control dificulte la supervigilancia del cumplimiento sobre jornada ordinaria y extraordinaria por parte de los Servicios del Trabajo, y

b) Que el sistema que se autorice sea uniforme para una misma actividad.

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REGISTRO DE ASISTENCIAFINALIDAD

Los registros cumplen una finalidad específica, cual es la determinaciónde las horas que constituyen la jornada real y deben, por lo tanto, sermedios aptos para alcanzar con la mayor fidelidad posible este objetivo,esto es, registrar cabalmente y de modo íntegro el período trabajado porcada trabajador.

Ello trae como consecuencia que:

El empleador deba ubicar el sistema de registro de control de la asistenciay jornada del personal, en el lugar o sitio específico en que este cumplasus funciones (Ordinarios Nº1907/91, de 24.03.95 y Nº2.309-080, de20.04.92)

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NO PROCEDE UTILIZAR A LA VEZ DOS REGISTRO DE ASISTENCIA.(Sistema único)

De acuerdo al tenor literal de la norma contenida en el artículo 33 delCódigo del Trabaja, el legislador ha limitado la forma de cumplimiento dela obligación en el sentido de prohibir al empleador la utilización de dossistemas simultáneos de control, de tal manera que en una empresa nopueden coexistir dos sistemas distintos, salvo que tengo más de unestablecimiento.

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CONTROL POR PARTE DEL EMPLEADOR DEL REGISTRO DE ASISTENCIA.

ES EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA EMPRESA, DONDE DEBENESTABLECERSE LOS MECANISMOS DESTINADOS A CONTROLAR QUE LOSTRABAJADORES REGISTREN SU ASISTENCIA.

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Artículo 33 del Código del Trabajo en relación al artículo 20 del Reglamento Nº 969 de 1933.

• El libro de asistencia debe firmarse diariamente a las horas precisas de entrada y salida.

• Al final de cada semana se sumaran las horas trabajadas por cada trabajador y éste deberá firmar en señal de aceptación.-

• No puede contener borrones ni enmendaduras. (fidelidad del registro)

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Gracias.