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REGLAMENTO GENERAL DE OLADE

DICIEMBRE 13 DE 2018

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REGLAMENTO GENERAL

TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I

ÁMBITO Y DEFINICIONES Artículo 1.- El presente Reglamento General tiene como finalidad instrumentar la estructura, organización, así como las normas y procedimientos aplicables a la Organización Latinoamericana de Energía OLADE y sus Unidades Organizativas; que le permitan cumplir con sus objetivos y funciones consagrados en el Convenio de Lima del 2 de Noviembre de 1973. Los procedimientos netamente administrativos y operativos adicionales que se requieran para la cabal implementación del Convenio de Lima y la reglamentación aprobada por la Reunión de Ministros, se definirán e instrumentarán en la Secretaría Permanente mediante la determinación de las resoluciones administrativas e instructivos, manuales y demás instrumentos procedimentales internos. Artículo 2.- Definición de Conceptos:

a) Coordinación Nacional: Entidad que ostenta la representación oficial de su país ante la Organización;

b) Decisión: Resolución de la Reunión de Ministros; c) Declaración: Pronunciamiento oficial y público de la Reunión de Ministros, que

determina la posición colectiva de los Países Miembros de OLADE en relación a situaciones de índole política con incidencia en el sector de la energía;

d) Delegados/as: Son los representantes de los Países Miembros que asisten a la Junta de Expertos o Comité de Apoyo Administrativo. En el caso de la Reunión de Ministros, se entenderán como tal a los designados para representar o acompañar al/a la Ministro/a;

e) Delegaciones: Conjunto de delegados/as designados por sus Países Miembros para participar en las Reuniones de OLADE;

f) Estructura Orgánica: Se refiere a la definición de los órganos de gobernanza de la Organización, establecida en el artículo 8 del Convenio de Lima;

g) Memoria Anual: Informe de gestión de OLADE, que mediante la reseña de resultados de contenido técnico, administrativo, financiero y presupuestario, funciona como mecanismo de reporte anual del Secretario Ejecutivo a la Reunión de Ministros;

h) Organización: Es la Organización Latinoamericana de Energía, OLADE; i) Plazos: Todos los plazos en días que se establezcan en el presente reglamento

se referirán a días calendario a menos que se especifique de manera expresa que serán considerados como días laborables;

j) Recomendación: Determinación o conclusión de la Junta de Expertos y del Comité de Apoyo Administrativo;

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k) Región: América Latina y el Caribe; l) Subregión: Subdivisión territorial de la Región, integrada por tres o más países

miembros de OLADE y determinada sobre la base de criterios de ubicación

geográfica, idioma, características del sector energético o vinculación a procesos

de integración ya establecidos;

m) Sesión: Es la reunión de cualquiera de las siguientes: Reunión de Ministros,

Junta de Expertos o Comité de Apoyo Administrativo;

n) Sesión Plenaria: Es la reunión en sí. Cuenta con Presidente, temario aprobado

y el quórum requerido para la toma de decisiones;

o) Sesión Preparatoria: Es la reunión previa que se realiza para elegir Presidente,

verificar quórum y aprobar temario;

p) Órgano de Gobierno: El Órgano de Gobierno es la Reunión de Ministros,

conformada por los Ministros de Energía, Secretarios de Estado o quien haga

sus veces en cada país, tiene carácter permanente para el ejercicio de sus

atribuciones;

q) Órgano Ejecutivo: El Órgano Ejecutivo es la Secretaría Permanente;

r) Órgano Asesor: El Órgano Asesor es la Junta de Expertos;

s) Órgano de Apoyo Administrativo: Es el Comité de Apoyo Administrativo,

constituido como el Órgano que brinda soporte a la Junta de Expertos en temas

administrativos y financieros;

t) Unidades Organizativas: Se refieren a la disposición organizacional del capital

humano que integra la Secretaría Permanente conformada por Direcciones y

Secretaría Ejecutiva.

CAPÍTULO II

NATURALEZA, OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN

Artículo 3.- La Organización Latinoamericana de Energía es un organismo de cooperación, coordinación y asesoría, con personería jurídica propia de derecho internacional público, que tiene como propósito fundamental la integración, protección, conservación, racional aprovechamiento, comercialización y defensa de los recursos energéticos de la Región. Artículo 4.- Podrán ser miembros de la Organización los Países que así lo soliciten y que cumplan con los siguientes requisitos:

a) Ser país soberano e independiente; b) Estar dentro del área geográfica de América Latina y el Caribe; y, c) Haber depositado, de acuerdo a los procedimientos internos de su país, el

correspondiente instrumento de adhesión, con expresión de su voluntad de cumplir con las obligaciones emanadas del Convenio de Lima.

Los Países localizados fuera del área geográfica de América Latina y el Caribe podrán participar en la Organización en calidad de Observadores Permanentes, haciéndose efectiva su vinculación a OLADE en virtud de lo dispuesto en el Reglamento para la Incorporación de Observadores Permanentes y Miembros no Plenos aprobado por la XLVIII Reunión de Ministros.

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Artículo 5.- En concordancia con el Convenio de Lima, la Organización tiene los siguientes objetivos y funciones:

a) Promover la solidaridad de acciones entre los Países Miembros para el aprove-

chamiento y defensa de los recursos naturales de sus respectivos países y de la

Región en su conjunto, utilizándolos en la forma en que cada uno -en ejercicio

de sus indiscutibles derechos de soberanía- lo estime más apropiado a sus inte-

reses nacionales; y para la defensa individual o colectivamente todo género de

acciones, sanciones y coerciones que puedan producirse contra cualquiera de

ellos, por razón de medidas que hayan adoptado para preservar y aprovechar

esos recursos y ponerlos al servicio de sus planes de desarrollo económico y

social;

b) Unir esfuerzos para propiciar un desarrollo independiente de los recursos y ca-

pacidades energéticas de los Estados Miembros;

c) Promover una política efectiva y racional para la explotación, transformación y

comercialización de los recursos energéticos de los Estados Miembros;

d) Propiciar la adecuada preservación de los recursos energéticos de la Región,

mediante su racional utilización;

e) Promover y coordinar la realización de negociaciones directas entre los Estados

Miembros, tendientes a asegurar el suministro estable y suficiente de la energía

necesaria para el desarrollo integral de los mismos;

f) Propugnar la industrialización de los recursos energéticos y la expansión de las

industrias que hagan posible la producción de la energía;

g) Estimular entre los Miembros la ejecución de proyectos energéticos de interés

común;

h) Contribuir, a petición de todas las partes directamente involucradas, al entendi-

miento y la cooperación entre los ESTADOS Miembros para facilitar un adecua-

do aprovechamiento de sus recursos naturales energéticos compartidos y evitar

perjuicios sensibles;

i) Promover la creación de un organismo financiero para la realización de proyec-

tos energéticos y proyectos relacionados con la energía en la Región;

j) Propiciar las formas que permitan asegurar y facilitar a los países mediterráneos

del área, en situaciones no reguladas por tratados y convenios, el libre tránsito y

uso de los diferentes medios de transporte de recursos energéticos así como de

las facilidades conexas, a través de los territorios de los Estados Miembros;

k) Fomentar el desarrollo de medios de transporte marítimo, fluvial y terrestre y

transmisión de recursos energéticos, pertenecientes a países de la Región, pro-

piciando su coordinación y complementación, de tal manera que se traduzca en

su óptimo aprovechamiento;

l) Promover la creación de un mercado latinoamericano de energía, iniciando este

esfuerzo con el fomento de una política de precios que contribuya a asegurar

una justa participación de los Países Miembros en las ventajas que se deriven

del desarrollo del sector energético;

m) Propiciar la formación y el desarrollo de políticas energéticas comunes como

factor de integración regional;

n) Fomentar entre los Estados Miembros la cooperación técnica, el intercambio y

divulgación de la información científica, legal y contractual y propiciar el desarro-

llo y difusión de tecnologías en las actividades relacionadas con la energía; y

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o) Promover entre los Estados Miembros la adopción de medidas eficaces con el fin de impedir la contaminación ambiental con ocasión de la explotación, trans-porte, almacenamiento y utilización de los recursos energéticos dentro de la Re-gión, y recomendar las medidas que se consideren necesarias para evitar la con-taminación ambiental causada por la explotación, transporte, almacenamiento y utilización de recursos energéticos dentro de la Región, en áreas no dependien-tes de los Estados Miembros.

CAPÍTULO III

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Artículo 6.- La Organización Latinoamericana de Energía está estructurada jerárquicamente por los siguientes órganos:

a) Reunión de Ministros b) Junta de Expertos c) Secretaría Permanente d) Comité de Apoyo Administrativo

Artículo 7.- La Reunión de Ministros es el órgano máximo de la Organización Latinoamericana de Energía, al que le corresponde dictar las políticas de la Organización, aprobar los planes de trabajo, presupuestos, informes de actividades, balances y estados financieros, entre otras actividades. Está conformado por los Ministros o quien haga sus veces en cada país. Artículo 8.- La Junta de Expertos actúa como comisión preparatoria de la Reunión de Ministros, asesora sobre las actividades de la Secretaría Permanente, realiza los estudios y ejecuta las actividades que le encomienda la Reunión de Ministros. Está conformada por los/las Delegados/as de los Países Miembros. Artículo 9.- La Secretaría Permanente es el órgano ejecutivo de la Organización, correspondiéndole entre otras funciones la de ejecutar las decisiones y acciones que le encomiende la Reunión de Ministros. Está dirigida por el/la Secretario/a Ejecutivo/a e integrada por Funcionarios/as o Personal de Planta de Categoría Internacional y Local. Artículo 10.- El Comité de Apoyo Administrativo es el órgano encargado de dar soporte a la Junta de Expertos, en lo que respecta a la aprobación del presupuesto anual, la fijación y recaudación de contribuciones de los Países Miembros, Estados financieros, selección de firma para auditoría externa y demás funciones de índole administrativa que le encomiende la Junta de Expertos. Está integrado por los/las delegados/as de los Países Miembros que asistan a la Reunión del Comité.

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TÍTULO II

DE LA REUNIÓN DE MINISTROS

CAPÍTULO I

DE LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE LA REUNIÓN Artículo 11.- De acuerdo a lo establecido en el Artículo 10 del Convenio de Lima, la Reunión de Ministros en su calidad de máxima autoridad de la Organización, tiene las siguientes atribuciones:

a) Formular la política general de la Organización y aprobar las normas necesarias para el cumplimiento de sus objetivos;

b) Recomendar alternativas de política para superar situaciones desventajosas que afecten a los Estados Miembros;

c) Aprobar el Programa de Trabajo de la Organización, examinar y avaluar los resultados de las actividades de la misma;

d) Considerar el Presupuesto Anual de la Organización, fijar las contribuciones de los Estados Miembros previo acuerdo de éstos y aprobar la memoria, balance y estados financieros anuales;

e) Aprobar y modificar los Reglamentos Internos; f) Elegir al Presidente y Vicepresidente de la Reunión de Ministros; g) Nombrar y remover al Secretario Ejecutivo de la Secretaría Permanente, de

conformidad con el Convenio de Lima y los Reglamentos correspondientes; h) Considerar los informes y recomendaciones de la Junta de Expertos y de la

Secretaría Permanente; i) Verificar que las solicitudes de ingreso de nuevos miembros llenen los requisitos

previstos en el artículo 5to del Convenio de Lima; j) Conocer, aprobar o negar el reingreso de antiguos miembros a la Organización,

previo informe del/de la Secretario/a Ejecutivo/a; k) Designar la sede de la próxima Reunión de Ministros y fijar fecha de su

realización (en caso de que existiere interés de alguno de sus Países Miembros en que se realice en una ciudad distinta a la Sede de la Organización); y

l) Conocer y resolver cualquier otro asunto de interés común en materia energética regional, de conformidad con los objetivos del Convenio de Lima.

En el cumplimiento de lo establecido en el literal d) del presente artículo, la Reunión de Ministros tendrá a su cargo la aprobación del informe de la auditoría externa y la selección de la firma auditora. En aplicación de lo establecido en el literal l), la Reunión de Ministros será competente para aceptar o denegar la incorporación a OLADE de Observadores Permanentes y Miembros no Plenos según el procedimiento establecido en el Reglamento para la Incorporación de Observadores Permanentes y Miembros No Plenos.

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Artículo 12.- Sin perjuicio de las atribuciones precedentes, con fundamento en lo establecido en el literal l) del artículo 11 y en relación con la Decisión XXXI/D/378, la Reunión de Ministros deberá garantizar en el ejercicio de sus competencias el estricto cumplimiento de los objetivos y funciones establecidos para la Organización en el Convenio de Lima mediante las siguientes funciones:

a) Impulsar decisiones políticas que fomenten el desarrollo energético sustentable

en beneficio de la elevación del nivel de vida de la población de América Latina

y el Caribe;

b) Promover, mediante acciones coordinadas, declaraciones, y otras vías diplomáticas, la solidaridad regional para el aprovechamiento y defensa de los recursos naturales de los Países Miembros frente a interferencias de terceros que afecten sus derechos soberanos en materia energética;

c) Actuar como un foro de consulta, análisis e intercambio de experiencias para concertar posiciones y estrategias en materia energética;

d) Promover políticas medioambientales y de responsabilidad social; e) Instar a la Secretaría Permanente en la implementación de proyectos que

fomenten el desarrollo de políticas energéticas comunes como factor de integración regional y apoyar en la toma de decisiones políticas que se requieran;

f) Promover, en los proyectos que desarrolle la Secretaría Permanente, los enfoques de inclusión social y de equidad de género relacionados con el sector energía y las políticas públicas del sector;

g) Actuar como centro regional de intercambio y divulgación de información, de análisis estratégico y de prospectiva, de cooperación y de asistencia técnica para los Países Miembros;

h) Contribuir al fortalecimiento de la capacidad de negociación internacional de los Países Miembros en el sector energético;

i) Promover acciones destinadas al desarrollo de nuevas fuentes de energía, impulsando el uso y comercialización de tecnologías;

j) Promover acciones destinadas a ampliar la oferta de energía en el medio rural de los Países Miembros;

k) Promover la creación de un organismo financiero para gestionar la obtención de los recursos necesarios para el desarrollo de proyectos energéticos de interés para los Países Miembros; y

l) Promover la creación de un mercado latinoamericano de energía. Artículo 13.- Los/Las Ministros/as, o quien haga sus veces en cada país, podrán asistir a la Reunión acompañados/as por Expertos/as y Asesores/as. En caso de imposibilidad de asistir a una Reunión, los/las Ministros/as podrán hacerse representar, con los mismos derechos de voz y voto, preferentemente por un/una funcionario/a debidamente acreditado, de alto nivel de su Ministerio. Artículo 14.- Las credenciales de las Delegaciones de los Países Miembros deberán ser enviadas por cada país a la Secretaría Permanente o presentadas antes de iniciarse la Reunión.

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CAPÍTULO II

DE LA PERIODICIDAD Y CONVOCATORIA DE LA REUNIÓN Artículo 15.- Según lo establecido en el Artículo 13 del Convenio de Lima, la Reunión de Ministros tendrá dos sesiones ordinarias cada año, en las oportunidades que señale el presente Reglamento. El/la Presidente/a de la Reunión de Ministros y el/la Secretario/a Ejecutivo/a de OLADE valorarán de manera conjunta la conveniencia de la convocatoria a una segunda Reunión de Ministros. Artículo 16.- La Reunión de Ministros sesionará de forma Ordinaria, con una duración de un día, y una duración máxima de dos. La Sede de la Reunión podrá fijarse en cualquiera de los Países Miembros, previa postulación; en caso de que no exista manifestación de interés, corresponderá su realización en la sede de la Organización. Por convenir a los intereses de la Organización, podría fijarse la sede de la Reunión de Ministros en un país no miembro de OLADE. La Reunión Extraordinaria sesionará, previa convocatoria del/de la Secretario/a Ejecutivo/a, en los siguientes casos:

a) Cuando la Reunión así lo decida; b) Cuando lo solicite uno de los Países Miembros y dicha solicitud cuente con la

aceptación de por lo menos un tercio de los mismos; c) Cuando lo solicite un País Miembro con el objeto de adoptar decisiones políticas

en apoyo a ese País, frente a interferencias de cualquier orden en el ámbito energético, provenientes de terceros; y

d) Cuando lo solicite el Secretario Ejecutivo al Presidente de la Reunión de Ministros y éste lo apruebe, con el objeto de modificar normas y reglamentos de la Organización o modificar el presupuesto anual.

Dado el carácter permanente de la Reunión de Ministros, tanto el Secretario Ejecutivo

como el Presidente de la Junta de Expertos podrán realizar consultas a sus Miembros

para resolver otros asuntos de la Organización que requieran de solución inminente,

previa realización de la próxima sesión ordinaria y que no ameriten la realización de una

Reunión Extraordinaria, evitando el coste financiero de la misma.

En el supuesto que una Reunión de Ministros ordinaria no se hubiera realizado, se

interrumpiera o suspendiera sin haber tomado decisiones sobre asuntos administrativos

que comprometan el funcionamiento de la Secretaría Permanente y que hayan sido

previamente analizados y recomendados por el Comité de Apoyo Administrativo y la

Junta de Expertos previos a dicha Reunión, especialmente si se tratare del presupuesto

del siguiente ejercicio económico de la Organización, el/la Secretario/a Ejecutivo/a

realizará convocatoria a Reunión Extraordinaria de Ministros para su aprobación. El/la

Secretario/a Ejecutivo/a verificará el quórum necesario para la realización de la Reunión,

siguiendo el procedimiento establecido en el Art. 86. En caso que no existiere el quórum

requerido, para dicha Reunión Extraordinaria, el/la Secretario/a Ejecutivo/a realizará una

consulta por escrito a la Reunión de Ministros, quienes podrán pronunciarse

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formalmente expresando por escrito su voto sobre la consulta, en un plazo de 30 días.

Entre tanto, continuará en vigor el presupuesto del ejercicio inmediato anterior, hasta

que se dé la aprobación del nuevo presupuesto mediante los procedimientos indicados

en este Reglamento.

Artículo 17.- Si existiera interés por parte de algún País Miembro en ser la sede de la Reunión, el mismo deberá formalizar su ofrecimiento a la Reunión, con una antelación mínima de un año. Cuando la Reunión se realice en una ciudad distinta a la Sede de OLADE, corresponderá al país anfitrión responsabilizarse de su organización, así como del financiamiento de los gastos correspondientes. Artículo 18.- La convocatoria a la Reunión le corresponde al/a la Secretario/a Ejecutivo/a. La convocatoria contendrá:

a) La designación ordinal a la que corresponde la Reunión; b) La designación de la sede en la que se efectuará la Reunión; c) Las fechas de la Reunión; d) La agenda provisional de los asuntos que serán tratados en la Reunión; y e) La solicitud de confirmación de presencia del país convocado.

Artículo 19.- La convocatoria se efectuará mediante comunicación escrita dirigida por el/la Secretario/a Ejecutivo/a de la Organización a los Ministros de Energía de los Países Miembros, de los Países Observadores Permanentes, de los Miembros no Plenos de OLADE y a las autoridades competentes de Organismos Observadores Permanentes, y podrá ser enviada por correo, correo electrónico o fax. Los Países Miembros, Observadores Permanentes y Miembros no Plenos de OLADE, deberán confirmar su participación a la Reunión de Ministros a la mayor brevedad posible, por los mismos medios. Artículo 20.- Entre la fecha de la convocatoria y la fecha de instalación de la Reunión, mediarán al menos treinta días calendario, sin tomar en cuenta ni la fecha de la convocatoria ni la fecha de instalación de la Reunión. La documentación para la Reunión Ordinaria será circulada por la Secretaría Permanente a los Países Miembros por lo menos con treinta días de anticipación. Para el caso de las Reuniones Extraordinarias, la Convocatoria y la documentación deberán ser enviadas con un plazo mínimo de 15 días. Los plazos se podrán alterar si la urgencia de los temas a tratar así lo justifica.

CAPÍTULO III

DE LAS AUTORIDADES DE LA REUNIÓN Artículo 21.- La Reunión de Ministros será dirigida por su Presidente/a y en caso de ausencia de éste, por su Vicepresidente/a. Actuará como Secretario/a de la Reunión el/la Secretario/a Ejecutivo/a.

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Artículo 22.- Previo a la inauguración de la Reunión se llevará a cabo una Sesión Preparatoria con la participación de los/las Jefes/as de Delegación de los Países Miembros asistentes, la misma que será dirigida por el/la Presidente/a de la anterior Reunión de Ministros o su representante. Esta Sesión Preparatoria será convocada por el/la Secretario/a Ejecutivo/a, y constará en la misma convocatoria para la Reunión de Ministros. Artículo 23.- En la Sesión Preparatoria se designará al/a la Presidente/a y Vicepresidente/a de la Reunión de Ministros a inaugurarse, se aprobará el Temario y el Programa de Trabajo para dicha Reunión. La Presidencia se ejercerá y rotará de acuerdo al orden alfabético castellano de los Países Miembros, de tal manera que se permita que todos ellos/ellas la presidan el mismo número de veces, respetando lo dispuesto en el enunciado de este Artículo. La Vicepresidencia será ejercida por el País Miembro al cual corresponderá ejercer la Presidencia en la siguiente Reunión. La Relatoría corresponderá a la Secretaría Permanente. Artículo 24.- Los/Las representantes de los Países designados autoridades de la Reunión, conservarán tal carácter hasta la próxima Reunión Ordinaria, ejerciendo sus atribuciones en las Reuniones Extraordinarias que se celebren en ese lapso. Artículo 25.- Serán atribuciones del/de la Presidente/a, el cumplir y hacer cumplir los propósitos fundamentales de la Organización, las disposiciones del Convenio de Lima, los Reglamentos, Acuerdos y las Decisiones que fueren aprobadas por la Reunión, y las demás que le encargue la Reunión. Artículo 26.- En caso de ausencia temporal o definitiva del/de la Presidente/a le sustituirá en sus funciones el/la Vicepresidente/a. Cuando el/la Presidente/a de la Reunión se ausente durante una Sesión o parte de ella, le sustituirá en sus funciones el/la Vicepresidente/a de la misma.

CAPÍTULO IV

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Artículo 27.- Al iniciarse la Sesión, el/la Secretario/a Ejecutivo/a y el/la Presidente/a de la Junta de Expertos deberán rendir sus informes de los trabajos que se hayan realizado, procurando que la exposición se lleve a cabo en el tiempo mínimo necesario. El Informe del Comité de Apoyo Administrativo se incluirá en la documentación presentada por la Junta de Expertos a la Reunión. Artículo 28.- La Agenda de la Reunión de Ministros deberá tener como punto central la sesión de intercambio de opiniones y experiencias de sus integrantes sobre un tema de actualidad en el sector energía, que será seleccionado por el/la Presidente/a en consulta con los Países Miembros, a partir de las propuestas que se presenten a la Presidencia, hasta tres meses antes de la Reunión.

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Con el fin de promover el debate, se procurará iniciar la sesión con una introducción general sobre el tema que será abordado por el/la representante del país que lo propuso, el/la Secretario/a Ejecutivo/a o un/una invitado/a especial. Artículo 29.- A fin de cubrir el Temario, y de considerarse necesario, se integrarán los Grupos de Trabajo que se estime del caso, los que presentarán sus informes y documentos de trabajo en la Sesión de la Reunión. Artículo 30.- A las Sesiones de la Reunión asistirán las Delegaciones de los Países Miembros, de los Observadores Permanentes y Miembros no Plenos, así como las de otras instituciones observadoras e invitados/as especiales. Artículo 31.- A las Sesiones de los Grupos de Trabajo asistirán las Delegaciones designadas por cada País Miembro. Sin embargo; a juicio de dichas Delegaciones y de considerarse necesario, en función de los temas que se estén discutiendo, podrán ser invitados/as los Observadores Permanentes, Miembros no Plenos, y otros observadores e invitados/as especiales. Artículo 32.- Cualquier Decisión o Declaración que no haya sido conocida por la Junta de Expertos, que se desee someter a consideración en las Sesiones, deberá ser circulada con la suficiente anticipación para que las Delegaciones puedan elevar consultas a sus superiores, salvo que la Reunión tome otra determinación vía votación. Artículo 33.- Una vez aprobadas las Decisiones de la Reunión, que constituyen la base fundamental del Informe Final, éste será elaborado en “versión preliminar” por la Secretaría Permanente y entregado o enviado a las Delegaciones presentes. Los Países Miembros, de considerarlo necesario, enviarán sus observaciones dentro de un plazo no mayor de veinte días, las cuales permitirán efectuar la edición definitiva del informe que deberá ser distribuido por la Secretaría Permanente en su oportunidad. Artículo 34.- Los comunicados de prensa se realizarán por conducto del/de la Presidente/a y del/de la Secretario/a de la Reunión.

CAPÍTULO V

DE LA CONVOCATORIA, ELECCION Y TOMA DE POSESION DEL SECRETARIO EJECUTIVO

Artículo 35.- Con un plazo de seis meses previos a la fecha establecida para la Reunión Ordinaria de Ministros, la Secretaría Permanente cursará la convocatoria correspondiente al cargo de Secretario Ejecutivo de OLADE, de manera restringida a los ministerios, secretarías o entidades que tengan a su cargo los asuntos relativos a la energía, y que ostenten la representación oficial nacional ante la Organización, y adicionalmente a la Cancillería del País Miembro del candidato. Artículo 36.- Las postulaciones a la convocatoria correspondiente al cargo de Secretario Ejecutivo de OLADE, deberán referirse a un único candidato por país, presentarse por las entidades gubernamentales referidas en el artículo precedente, mediante comunicación oficial y formal dirigida a la Secretaría Permanente de OLADE y cumplir

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con los demás requisitos de tiempo y forma establecidos en estricto cumplimiento del Convenio de Lima y la reglamentación interna vigente en la Organización. Artículo 37.- La Secretaría Permanente recibirá únicamente las candidaturas que en estricto cumplimiento de los requisitos establecidos al efecto en el Convenio de Lima y la reglamentación interna vigente en la Organización, se presenten por las autoridades competentes de los Países Miembros a la Secretaría Permanente en el plazo máximo comprendido entre los tres meses posteriores a la fecha de envío de la Convocatoria, que deberán coincidir con los tres meses previos a la fecha establecida para la realización de la Reunión Ordinaria de Ministros en la que se efectuará la elección. Artículo 38.- Los candidatos a Secretario Ejecutivo deben presentar a la Secretaría Permanente, en un plazo no mayor de sesenta días previos a la fecha establecida para la realización de la Reunión Ordinaria de Ministros, un Plan de Gestión Trienal sobre la base de los objetivos de la Organización establecidos en el Convenio de Lima y en las políticas aprobadas por la Reunión de Ministros. Artículo 39.- Vencido los plazos establecidos tanto para la presentación de postulaciones, como para el envío del Plan de Gestión Trienal, la Secretaría Ejecutiva realizará el estudio comparativo del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Articulo 21 del Convenio de Lima, por parte de los postulantes y sin emitir juicio alguno, informará sobre los resultados de esta evaluación a los Países Miembros y a la Junta de Expertos. Artículo 40.- La elección del Secretario Ejecutivo se efectuará por votación secreta entre los representantes oficiales de los Países Miembros de OLADE designados para participar en la Reunión Ordinaria de Ministros correspondiente. Artículo 41.- En la elección del/de la Secretario/a Ejecutivo/a, si participan dos o más candidatos/as y ninguno de ellos/ellas obtiene en la primera votación los dos tercios de los votos de los Países Miembros presentes y con derecho a voto, se procederá a una segunda votación, limitada a los dos candidatos/as que hayan obtenido mayor número de votos, la cual se decidirá por mayoría simple de los Países Miembros presentes y con derecho a voto. Si en la segunda votación, los votos se dividen por igual, se procederá a una nueva votación. De continuar el empate, el/la Secretario/a Ejecutivo/a o en su defecto el/la funcionario/a que lo reemplace, asumirá funciones como Secretario/a Ejecutivo/a Ad Ínterim, hasta la Reunión Extraordinaria de Ministros a efectuarse en un plazo no mayor de 60 (sesenta) días para elegir al/a la nuevo/a Secretario/a Ejecutivo, a menos que la Reunión adopte otra decisión. Artículo 42.- De existir un/a solo/a candidato/a, éste será electo con el voto de la mayoría simple de los Países Miembros presentes y con derecho a voto. De no haber mayoría simple, se procederá a una segunda votación. De no haber mayoría simple, el/la Secretario/a Ejecutivo/a o en su defecto el/la funcionario/a que lo reemplace asumirá funciones como Secretario/a Ejecutivo/a Ad Interim, hasta la Reunión Extraordinaria de Ministros a efectuarse en un plazo no mayor de 60 (sesenta) días para elegir al/a la nuevo/a Secretario/a Ejecutivo/a, a menos que la Reunión adopte otra decisión. Artículo 43.- De no existir candidato/a, el/la Secretario/a Ejecutivo/a o en su defecto el/la funcionario/a que lo/la reemplace, asumirá funciones como Secretario/a Ejecutivo/a Ad Interim, hasta la Reunión Extraordinaria de Ministros a efectuarse en un plazo no mayor de 60 (sesenta) días para elegir al/a la nuevo/a Secretario/a Ejecutivo/a, a menos que la Reunión adopte otra decisión.

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Articulo 44.- En un plazo máximo de 15 días posteriores a la elección, el Secretario Ejecutivo en funciones deberá proporcionar al Secretario Ejecutivo electo la información y documentación de respaldo que se requiera, según los procesos internos establecidos en la Organización para el acto y demás formalidades de la toma de posesión. Articulo 45.- En un plazo no mayor de 60 días posteriores a la elección del nuevo Secretario Ejecutivo, se debe proceder a la toma de posesión del Secretario Ejecutivo electo, conjuntamente con la entrega y disposición de toda la información y documentación que corresponda a efectos de garantizar la normal continuidad de las actividades y funciones de la Organización. Artículo 46.- El Secretario Ejecutivo saliente, bajo ningún concepto podrá suscribir contratos de personal de planta ni de consultores cuyo plazo de vigencia se extienda por periodos superiores a dos meses posteriores de su mandato. Se exceptúan de la presente restricción aquellos contratos que se requieran para garantizar la continuidad de servicios básicos y de mantenimiento para el funcionamiento de la Secretaria Permanente, así como la Adenda para prorrogas de plazos contractuales de consultorías vigentes.

CAPÍTULO VI

DE LAS SESIONES Y REUNIONES ESPECIALES Artículo 47.- En ocasión de la Reunión de Ministros se podrán celebrar sesiones especiales, paralelas o conjuntas, que promuevan el diálogo y la interacción entre los/las Ministros/as o sus representantes, la Organización y los participantes del sector público y privado. Artículo 48.- Para lograr la participación de todos/as los/las actores/as del sector energético de la Región en la Reunión, además de las sesiones establecidas, podrán efectuarse otros tipos de reuniones, tales como:

a) Reuniones subregionales, multilaterales y bilaterales, para discutir proyectos y asuntos de interés;

b) Mesa de diálogo de Observadores Permanentes y Miembros No Plenos de OLADE;

c) Encuentros de negocios para propiciar contactos del sector privado y organismos multilaterales con representantes de los Países Miembros; y

d) Sesiones conjuntas, con la participación de todos/as los/as actores/as de OLADE, en las cuales se desarrolle la presentación del tema focal por parte de la Secretaría Permanente o consultores/as; presentaciones por parte de los Países Miembros, Observadores Permanentes o Miembros No Plenos; presentaciones por parte de otros/as actores/as; y/o, conferencias sobre temas relevantes.

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TÍTULO III

DE LA JUNTA DE EXPERTOS

CAPÍTULO I

DE LAS FUNCIONES DE LA JUNTA DE EXPERTOS Artículo 49.- Las funciones de la Junta de Expertos son las siguientes:

a) Asesorar, de acuerdo con los Reglamentos que adopte la Reunión de Ministros, las actividades de la Secretaría Ejecutiva y de cualquier otra entidad de la Organización;

b) Actuar como comisión permanente preparatoria de la Reunión de Ministros; c) Presentar la agenda, los programas provisionales de trabajo, estudios y

proyectos de Decisiones Ministeriales que deban ser considerados por la Reunión de Ministros;

d) Realizar los estudios y ejecutar las actividades que le encomiende la Reunión de Ministros; y

e) Las demás que le encomiende la Reunión de Ministros, inclusive el control de la ejecución del presupuesto de planes de trabajo.

Artículo 50.- Sin perjuicio de las funciones precedentes, con fundamento en lo establecido en el literal e) del artículo 49 y en relación con la Decisión XLV/D/510, la Junta de Expertos para garantizar la eficacia de sus atribuciones como órgano asesor permanente deberá:

a) Coadyuvar a la Reunión de Ministros en la formulación de la política general de la Organización de OLADE a largo y mediano plazo;

b) Asesorar a la Reunión de Ministros y a la Secretaría Permanente, promoviendo el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Organización, establecidos en el Convenio de Lima;

c) Preparar los proyectos de decisiones ministeriales y realizar un seguimiento de su ejecución por parte de la Secretaría Permanente, en cumplimiento de las políticas y estrategias de OLADE;

d) Velar por el estricto cumplimiento del Convenio de Lima, así como conocer, analizar y de ser el caso, recomendar a la Reunión de Ministros, modificaciones al mismo, según los procedimientos formales establecidos en el referido Tratado;

e) Recomendar a la Reunión de Ministros la aprobación del programa de trabajo de la Organización;

f) Conocer y revisar el contenido de la Memoria Anual de OLADE, presentada por el Secretario Ejecutivo a año vencido, y de ser el caso realizar las recomendaciones que correspondan, previa presentación a la aprobación de la Reunión de Ministros;

g) Establecer grupos de trabajo y comisiones entre las delegaciones de los Países Miembros para el desarrollo y presentación de propuestas y proyectos sobre temas políticos, técnicos, jurídicos, financieros y administrativos relacionados con el sector energético de América Latina y el Caribe;

h) Asesorar a la Secretaría Permanente en sus relaciones con otros organismos internacionales;

i) Presentar a la Reunión de Ministros propuestas de iniciativas en materia de integración y cooperación energética.

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j) Analizar las reformas reglamentarias propuestas por el Secretario Ejecutivo, antes de la aprobación por parte de la Reunión de Ministros, incluyendo propuestas de cambio de estructura orgánica y la planta de personal de la Organización;

k) Asesorar a la Secretaría Permanente, previa solicitud, en el diseño e implementación de proyectos;

l) Elevar recomendaciones técnicas, administrativas y presupuestarias a la Reunión de Ministros, incluyendo la aprobación del presupuesto anual, la fijación y recaudación de contribuciones de los Países Miembros, Estados financieros y selección de firma para auditoría externa;

m) Conocer sobre todos los contratos, convenios y empréstitos suscritos por OLADE, y emitir concepto previo a la firma de los que excedan el 25% del presupuesto anual.

Artículo 51.- Los/Las Delegados/as podrán asistir a la Junta acompañados por Asesores o Asesoras. Las Delegaciones serán oficialmente designadas por los Ministerios, procurando que la representación en la Junta esté al más alto nivel profesional y jerárquico posible en materia energética, quienes deberán estar investidos de poder de decisión. Artículo 52.- Las credenciales de las Delegaciones de los Países Miembros deberán ser enviadas por cada país a la Secretaría Permanente o presentadas antes de iniciarse la Junta.

CAPÍTULO II

DE LA PERIODICIDAD Y CONVOCATORIA DE LA JUNTA DE EXPERTOS Artículo 53.- La Junta sesionará de forma Ordinaria y Extraordinaria y tendrá una duración máxima de dos días. Artículo 54.- La Junta Ordinaria sesionará dos veces al año, como comisión preparatoria de la Reunión de Ministros. La primera sesión se realizará en el transcurso del primer semestre del año, en el país designado previo ofrecimiento. De no existir postulaciones, se realizará en el país sede de la Organización. La segunda sesión se realizará previa a la Reunión de Ministros, en el mismo local. La Junta Extraordinaria sesionará cuando fuere convocada por la Reunión de Ministros o la Secretaría Permanente, a solicitud de al menos un tercio de los Estados Miembros. Artículo 55.- Si existiere interés de uno de los Países Miembros en ser la Sede de la Junta Ordinaria o Extraordinaria, deberá formular su ofrecimiento antes de la Convocatoria y deberá responsabilizarse de su organización y del financiamiento de los gastos correspondientes. Artículo 56.- Corresponde al/a la Secretario/a Ejecutivo/a convocar a la Junta Ordinaria o Extraordinaria. La Convocatoria contendrá:

a) La designación ordinal a la que corresponde la Junta; b) La designación de la Sede en que se efectuará la Junta; c) Las fechas de la Junta; d) La agenda provisional de los asuntos que serán tratados en la Junta;

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e) La solicitud de confirmación de presencia del país convocado; y f) Los documentos de base de la reunión.

Artículo 57.- La convocatoria se efectuará mediante comunicación escrita dirigida por el/la Secretario/a Ejecutivo/a de la Organización a los/las Ministros/as de Energía de los Países Miembros de OLADE y podrá ser enviada por correo, correo electrónico o fax. Artículo 58.- Entre la fecha de la convocatoria y la fecha de la Junta mediarán, al menos treinta días calendario, sin tomar en cuenta ni la fecha de la convocatoria ni la de la Junta. La documentación para la Junta Ordinaria será circulada por la Secretaría Permanente a sus Países Miembros con al menos treinta días de anticipación. Para el caso de la Junta Extraordinaria, la Convocatoria y la documentación deberán ser enviadas con un plazo mínimo de 15 días. Los plazos se podrán alterar si la urgencia de los temas a tratar así lo justifica.

CAPITULO III

DE LAS AUTORIDADES DE LA JUNTA DE EXPERTOS Artículo 59.- La Junta será dirigida por su Presidente/a y en caso de ausencia de éste/ésta, por su Vicepresidente/a. Actuará como Secretario/a de la Junta el/la Secretario/a Ejecutivo/a. Artículo 60.- Previo a la Sesión Inaugural de la Junta se llevará a cabo una Sesión Preparatoria con la participación de los/las Delegados/as de los Países Miembros asistentes, la misma que será dirigida por el/la Presidente/a de la anterior Junta o su representante. Esta Junta preparatoria será convocada por el/la Secretario/a Ejecutivo/a y constará en la misma convocatoria que se haga para la Junta de Expertos. Artículo 61.- En la Sesión Preparatoria se designará el/la Presidente/a y Vicepresidente/a de la Junta de Expertos a inaugurarse, se aprobará el Temario y el Programa de Trabajo para dicha Junta. La Presidencia se ejercerá y rotará de acuerdo al orden alfabético castellano de los Países Miembros, a efectos de que coincida con la Presidencia designada para la Reunión de Ministros. La Vicepresidencia será ejercida por el País Miembro al que corresponda ejercer la Presidencia en la próxima Junta de Expertos, haciéndola asimismo coincidir con la designada para la Reunión de Ministros. La Relatoría corresponderá a la Secretaría Permanente. Artículo 62.- Los Países designados autoridades de la Junta, conservarán tal carácter hasta la culminación de la segunda sesión ordinaria, ejerciendo sus atribuciones en las Juntas Extraordinarias que se celebren en ese lapso. Artículo 63.- En caso de ausencia temporal o definitiva del/de la Presidente/a le sustituirá en sus funciones el/la Vicepresidente/a. Cuando el/la Presidente/a de la Junta

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se ausente durante una Sesión o parte de ella, le sustituirá en sus funciones el/la Vicepresidente/a de la misma.

CAPÍTULO IV

DEL DESARROLLO DE LA JUNTA DE EXPERTOS Artículo 64.- En las Reuniones de la Junta de Expertos se efectuarán los debates y exposiciones generales y se aprobarán las Recomendaciones a ser sometidas a consideración y aprobación de la Reunión de Ministros. Al iniciarse la Sesión, el/la Secretario/a Ejecutivo/a deberá rendir un informe de los trabajos que se hayan realizado, procurando que la exposición se lleve a cabo en el tiempo mínimo necesario. Artículo 65.- A fin de cubrir el Temario, y de considerarse necesario, se integrarán los Grupos de Trabajo que se estime del caso, los que someterán sus informes y documentos de trabajo a las Sesiones Plenarias. Artículo 66.- A las Sesiones de la Junta asistirán las Delegaciones de los Países Miembros. A las Sesiones de los Grupos de Trabajo asistirán, preferentemente, funcionarios especializados en el tema a tratar, designados por cada País Miembro. Artículo 67.- Cualquier asunto adicional al temario que se desee someter a consideración en las Sesiones, deberá ser circulado con la suficiente anticipación para que las Delegaciones puedan elevar consultas a sus superiores, salvo que la Junta tome otra determinación vía votación. Artículo 68.- Una vez aprobadas las Recomendaciones de la Junta, que constituyen la base fundamental del Informe Final, este será elaborado y presentado por el/la Relator/a para consideración y aprobación.

TÍTULO IV

DEL COMITÉ DE APOYO ADMINISTRATIVO

CAPÍTULO I

DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE APOYO ADMINISTRATIVO Artículo 69.- Las funciones del Comité de Apoyo Administrativo son las siguientes:

a) Analizar y recomendar a la Junta de Expertos, para la aprobación por parte de

la Reunión de Ministros: i. El Presupuesto Anual de la Organización y las contribuciones de los

Países Miembros. ii. El Balance General, los Estados Financieros y los informes de auditoría

externa; y

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iii. La selección de la Auditoría Externa de la Organización.

b) Conocer las recomendaciones de índole administrativa y financiera del Secretario Ejecutivo;

c) Presentar en la segunda sesión ordinaria de la Junta de Expertos, un Informe Anual de sus actividades;

d) Conocer la ejecución del Presupuesto Anual; y e) Las demás que le encomiende la Junta de Expertos.

Artículo 70.- El Comité estará abierto a la participación de todos los Países Miembros de OLADE. La sesión ordinaria, extraordinaria, presencial o virtual, se instalará con un quorum mínimo de un tercio de los Países Miembros, con derecho a voto, entre los cuales deberá participar por lo menos un representante por subregión. La Presidencia de este Comité coincidirá con la Presidencia de la Reunión de Ministros y la Junta de Expertos. Artículo 71.- Las credenciales de las Delegaciones de los Países Miembros deberán ser enviadas por cada país a la Secretaría Permanente o presentadas antes de iniciarse la Reunión del Comité.

CAPÍTULO II

DE LA PERIODICIDAD Y CONVOCATORIA Artículo 72.- El Comité de Apoyo Administrativo sesionará de forma Ordinaria y Extraordinaria, en modalidad Presencial o Virtual. El Comité sesionará de forma ordinaria una vez al año, con la oportuna antelación a la segunda sesión ordinaria de la Junta de Expertos. Como regla general el Comité sesionará en la Sede de la Organización y como excepción en uno de los Países Miembros a solicitud de éste. Artículo 73.- El Comité sesionará extraordinariamente por causas justificadas, en los siguientes casos:

a) Cuando la Junta de Expertos así lo decida; b) Cuando lo solicite el Secretario Ejecutivo, y dicha solicitud cuente con el visto

bueno de la Junta; y c) Cuando lo solicite uno de los Países Miembros, siempre y cuando cuente con la

aprobación de la Junta. Artículo 74.- A fines de optimizar recursos, previa valoración de la Presidencia del Comité de Apoyo Administrativo y la Secretaría Permanente, tanto la reunión ordinaria del Comité de Apoyo Administrativo, así como las extraordinarias que se requieran, se realizarán en modalidad virtual, siempre y cuando las condiciones técnicas lo permitan. Artículo 75.- La convocatoria se efectuará mediante comunicación escrita dirigida por el/la Secretario/a Ejecutivo/a de la Organización a las Coordinaciones Nacionales, sugiriendo la designación de un funcionario con conocimiento en las áreas de Administración y Finanzas. La convocatoria contendrá:

a) La designación ordinal a la que corresponda la reunión del Comité; b) La designación de la sede en la que se efectuará la reunión del Comité;

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c) Las fechas de la reunión del Comité; d) La agenda provisional de los asuntos que serán tratados en la reunión del

Comité; e) La solicitud de confirmación de presencia del País convocado; y f) Los documentos de base de la reunión.

La documentación para la reunión del Comité deberá ser preparada con base en la información enviada por la Secretaría Permanente, y será remitida a todos los Países Miembros junto con la convocatoria, con al menos 30 días de antelación a la sesión. Para el caso de las Reuniones Extraordinarias, la Convocatoria y la documentación deberán ser enviadas con un plazo mínimo de 15 días. Los plazos se podrán alterar si la urgencia de los temas a tratar así lo justifica. Artículo 76.- Entre la fecha de la convocatoria y la fecha de instalación de la reunión mediarán por lo menos treinta días calendario, sin contar la fecha de la convocatoria ni la fecha de instalación de la reunión.

CAPÍTULO III

DE LAS AUTORIDADES DEL COMITÉ DE APOYO ADMINISTRATIVO

Artículo 77.- El Comité de Apoyo Administrativo estará dirigido por su Presidente/a. La Presidencia de este Comité coincidirá con la Presidencia de la Reunión de Ministros y la Junta de Expertos, designadas por orden alfabético rotativo anual, entre los Estados Miembros, dignidad que se ejercerá hasta la siguiente sesión ordinaria y en las extraordinarias que se dieren durante ese período. En caso de ausencia del/de la Presidente/a, a una reunión, el Comité designará a uno de sus miembros para ejercer la Presidencia ad hoc, por mayoría simple de los Países Miembros presentes y con derecho a voto. Artículo 78.- Previo a la inauguración de la Reunión del Comité se llevará a cabo una Sesión Preparatoria, que será dirigida por el/la Presidente/a del Comité. Esta Sesión Preparatoria será convocada por el/la Presidente/a y constará en la misma convocatoria que se haga para el Comité de Apoyo Administrativo. Artículo 79.- En esta Sesión Preparatoria se aprobará el Temario y el Programa de Trabajo del Comité, con el voto afirmativo de la mayoría simple de los Países Miembros presentes y con derecho a voto. Artículo 80.- Cuando el/la Presidente/a del Comité se ausente durante una sesión o parte de ella, éste designará quien lo sustituirá en la Presidencia. Artículo 81.- Actuará en la relatoría un/una funcionario/a de la Secretaría Permanente designado/a de común acuerdo entre el/la Presidencia del Comité y el/la Secretario/a Ejecutivo/a.

CAPÍTULO IV

DEL DESARROLLO DEL COMITÉ DE APOYO ADMINISTRATIVO Artículo 82.- En las Sesiones del Comité se efectuarán los debates y exposiciones generales y se aprobarán las Recomendaciones a ser sometidas a consideración de la Junta de Expertos.

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Artículo 83.- Una vez aprobadas las recomendaciones del Comité, que constituyen la base fundamental de su Informe Final, éste será elaborado y presentado por la Presidencia para consideración de la Junta de Expertos.

TÍTULO V

NORMAS COMUNES A LA REUNIÓN DE MINISTROS, JUNTA DE EXPERTOS Y COMITÉ DE APOYO ADMINISTRATIVO

CAPÍTULO I

DE LAS AUTORIDADES Artículo 84.- No podrán ser designados/as o elegidos/as para ocupar la Presidencia o Vicepresidencia de la Reunión de Ministros, ni de la Junta de Expertos, ni del Comité de Apoyo Administrativo; ni el cargo de Secretario/a Ejecutivo/a, ni tendrán derecho a voto, los Países Miembros cuya suma adeudada a la Organización sea igual o superior a la cuota asignada para el año vigente. Siempre que esta situación de incumplimiento se deba a circunstancias fuera de su control y el País Miembro lo solicite formalmente, con el voto afirmativo de la mayoría simple de los Países Miembros presentes y con derecho a voto, podrán permitirle el derecho a voto. Le corresponde al/a la Secretario/a Ejecutivo/a presentar a la Presidencia de la Reunión, Junta o Comité, según sea el caso, el informe correspondiente al estado de contribuciones.

CAPÍTULO II

DEL QUORUM Y VOTACIÓN Artículo 85.- La Reunión de Ministros o Junta de Expertos sesionará con la presencia de por lo menos la mitad más uno de los Representantes de sus Países Miembros, con derecho a voto. El/La Secretario/a Ejecutivo/a será el/la responsable de la verificación de quórum y de la expedición de las credenciales de los participantes en la Reunión de Ministros, sujeto/a al procedimiento establecido en el presente Reglamento. El Comité de Apoyo Administrativo sesionará con un quorum mínimo de un tercio de los Países Miembros, con derecho a voto, entre los cuales deberá participar por lo menos un representante por subregión. Artículo 86.- El/La Secretario/a Ejecutivo/a, en el caso de la Reunión de Ministros y de la Junta de Expertos, veinte días antes de la Reunión, verificará el quórum, con base en las confirmaciones de presencia recibidas. De no existir el quórum necesario, insistirá a los Países Miembros su confirmación. Si hasta quince días antes de la sesión no existiere el quórum requerido, en coordinación con la Presidencia de la Reunión o Junta, procederá a posponerla y fijar una nueva fecha, la cual no podrá exceder los 30 días siguientes, contados desde la fecha fijada para la convocatoria anterior y deberá realizarse mediante nueva comunicación.

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En caso de que no existiere nuevamente el quórum requerido, la Reunión podrá sesionar con la mitad de los Países Miembros. Artículo 87.- El/La Secretario/a, en el caso del Comité de Apoyo Administrativo, realizará una verificación del mínimo de participantes requerido, quince días antes de la reunión, con base en las confirmaciones de presencia recibidas por escrito o comunicadas por teléfono. De no existir el mínimo de participantes requerido, insistirá a los Países Miembros su confirmación. En caso de no lograrlo en un plazo máximo de tres días adicionales, procederá a posponerla y a notificar a todos los Países Miembros del particular, informando la fecha fijada para la nueva convocatoria. La nueva convocatoria no podrá demorar más de treinta días, contados desde la fecha fijada para la convocatoria anterior y deberá realizarse mediante nueva comunicación. Si realizada la nueva convocatoria no se lograra obtener la confirmación del mínimo de participantes requerido, el Presidente de la Junta de Expertos podrá autorizar la realización de la reunión con los países confirmados. Artículo 88.- Todos los procesos de votación, con excepción de lo establecido en el Artículo 40, relativo a la elección del Secretario Ejecutivo, que se realicen en la Reunión de Ministros, Junta de Expertos y Comité de Apoyo Administrativo, se ejecutarán mediante la modalidad de votación pública y expresa. Artículo 89.- Salvo lo dispuesto en el Artículo 84, en la Reunión de Ministros, y en la Junta de Expertos y en el Comité de Apoyo Administrativo, cada País Miembro de estos órganos tendrá derecho a un voto. Al momento de iniciarse la Sesión, se realizará una nueva verificación del quórum necesario. El/La Secretario/a informará al/a la Presidente/a de la Reunión, de la Junta y del Comité, quien adoptará las providencias del caso. En cualquier momento, durante el transcurso de una Sesión, se podrá proceder a la verificación del quórum, sobre la base del presente Reglamento. Durante la Sesión, de no existir el quórum necesario, el/la Secretario/a informará al/a la Presidente/a, quien adoptará las providencias del caso. Las Decisiones adoptadas hasta ese momento mantendrán su validez. Artículo 90.- En la Sesión se procurará adoptar las Decisiones por consenso. En caso de que esto no sea posible, las Decisiones se tomarán con el voto favorable de las dos terceras partes de los Países Miembros asistentes y con derecho a voto. En el caso que el Comité de Apoyo Administrativo sesione con un quórum mínimo, las decisiones serán tomadas por la mayoría simple de los presentes con derecho a voto. Artículo 91.- Las cuestiones de procedimiento y de competencia se aprobarán con el voto afirmativo de la mayoría simple de los Países Miembros presentes y con derecho a voto. Artículo 92.- El criterio sobre si un asunto es de procedimiento o de fondo, corresponderá al/a la Presidente/a de la Reunión de Ministros, de la Junta de Expertos o del Comité de Apoyo Administrativo. Cualquier apelación a la decisión adoptada por el/la Presidente/a, se someterá inmediatamente a votación. A menos que la apelación sea aprobada por una mayoría

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de los dos tercios de los Países Miembros presentes y con derecho a voto, prevalecerá la decisión del Presidente. Artículo 93.- De ordinario, las votaciones se realizaran por el orden alfabético castellano que corresponda al nombre de los Países Miembros presentes, de manera pública y expresa, a mano alzada. Por excepción y siempre y cuando las circunstancias particulares lo justifiquen, por decisión de la máxima autoridad del órgano correspondiente se podrá modificar la modalidad de votación, a nominal o secreta. Artículo 94.- Después que el/la Presidente/a haya anunciado que comienza la votación, ningún/ninguna Delegado/a podrá interrumpirla, salvo para algún punto de orden relativo a la forma en que se está efectuando la votación. Artículo 95.- Los Observadores Permanentes y Miembros No Plenos de OLADE presentes en la Reunión no tendrán derecho a voto, pero podrán hacer uso de la palabra. El/La Presidente/a, a su criterio, podrá limitar el tiempo de uso de la palabra y el número de intervenciones de cada Observador Permanente y Miembro No Pleno de OLADE. Artículo 96.- Todo País no Miembro u Organismo Internacional que haya sido invitado por el Presidente, de común acuerdo con el/la Secretario/a Ejecutivo/a, podrá asistir a la misma en calidad de Observador.

CAPITULO III

DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Artículo 97.- Las Ceremonias Inaugural y de Clausura serán públicas. Artículo 98.- A petición de la Delegación de un País Miembro o del/de la Secretario/a Ejecutivo/a, podrá instalarse una Sesión Reservada con la participación sólo de las delegaciones de los Países Miembros o, incluso, solamente de los Jefes de Delegación. Al comienzo de la Sesión Reservada los países decidirán si se levantarán Actas de dicha Sesión. En caso afirmativo, las Actas de dicha Sesión serán entregadas únicamente a los/las Jefes/as de Delegación de los Países Miembros. Artículo 99.- El/La Presidente/a iniciará y levantará cada una de las Sesiones, concederá la palabra, decidirá sobre las cuestiones de orden, someterá a votación los asuntos y proclamará las decisiones. Artículo 100.- El uso de la palabra a los oradores, se concederá de conformidad con el orden de inscripción en la Secretaría o en la Presidencia. Artículo 101.- El/La Secretario/a Ejecutivo/a, o cualquier funcionario/a de la Secretaría Permanente designado/a por él a tal efecto, podrá hacer, previa solicitud, exposiciones orales o escritas acerca de cualquier asunto que se examine, con la autorización del/de la Presidente/a o a solicitud de al menos tres Países Miembros.

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Artículo 102.- El/La Presidente/a podrá proponer, en cualquier momento, la limitación del tiempo de uso de la palabra, la limitación del número de intervenciones de cada Delegado/a sobre un tema, el cierre de la lista de oradores, la suspensión o el cierre del debate y la suspensión o el levantamiento de la sesión. Artículo 103.- El/La Presidente/a podrá llamar la atención a un orador cuando sus observaciones no sean pertinentes al tema que se esté discutiendo. Artículo 104.- Las siguientes mociones tendrán precedencia sobre las demás propuestas, en el siguiente orden:

a) Suspensión de la Sesión; b) Levantamiento de la Sesión; c) Aplazamiento del debate sobre el asunto que se esté discutiendo; y d) Cierre del debate sobre el asunto que se esté discutiendo.

Artículo 105.- En lo que respecta al aplazamiento o al cierre del debate sobre un punto que se esté discutiendo, el/la Presidente/a, antes de someter a votación la moción, podrá conceder el uso de la palabra hasta un máximo de dos oradores que se opongan a dicha moción. Artículo 106.- Las mociones relativas a la suspensión o levantamiento de la sesión, se someterán inmediatamente a votación sin debate. Artículo 107.- Toda moción que requiera una decisión sobre la competencia de la Sesión para examinar cualquier asunto o pronunciarse sobre una propuesta o una enmienda que le haya sido presentada, será sometida a votación antes de que se examine el asunto o se vote sobre la propuesta o enmienda de que se trate. Artículo 108.- El/La autor/a de una moción podrá retirarla en cualquier momento antes de que haya sido sometida a votación, a condición de que dicha moción no haya sido objeto de una enmienda. Sin embargo, una moción que haya sido retirada podrá ser presentada de nuevo por otra Delegación. Artículo 109.- Cuando una propuesta haya sido aprobada o rechazada no podrá ser examinada de nuevo a menos que se decida así por la mayoría de los dos tercios de los Países Miembros presentes en la Sesión y con derecho a voto. La autorización para hacer uso de la palabra sobre una moción de nuevo examen, se concederá hasta un máximo de dos oradores que se opongan a dicha moción, después de lo cual ésta será sometida inmediatamente a votación. Artículo 110.- Cualquier delegado/a podrá pedir que las partes de una propuesta o de una enmienda sean sometidas a votación separadamente. Si algún/alguna delegado/a se opone a la moción de división, dicha moción será sometida a votación. Artículo 111.- Cuando se presente una enmienda a una propuesta, se votará primero sobre la enmienda.

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Cuando se presenten dos o más enmiendas a una propuesta, se votará primero sobre la que se aparte más, en cuanto al fondo de la propuesta original, y así sucesivamente hasta que se haya agotado el análisis sobre todas las enmiendas. Artículo 112.- En las sesiones se utilizarán los idiomas oficiales de la Organización. Artículo 113.- Cada País Miembro asumirá el pago de los costos que origine su participación en las sesiones de la Reunión de Ministros, Junta de Expertos y del Comité de Apoyo Administrativo.

TÍTULO VI

DE LA SECRETARÍA PERMANENTE

CAPÍTULO I

CONFORMACIÓN Y OBJETIVOS Artículo 114.- Conforman la Secretaría Permanente las siguientes Unidades Organizativas: la Secretaria Ejecutiva, la Dirección de Integración, Acceso y Seguridad Energética, la Dirección de Estudios, Proyectos e Información, la Dirección de Desarrollo Energético Sostenible y la Dirección de Administración, Servicios Compartidos y Finanzas. Estas Unidades Organizativas, diferenciadas por su especialidad técnica o administrativa, y debidamente coordinadas entre sí, actúan en forma integrada y unitaria y están sujetas a una sola autoridad central que es el/la Secretario/a Ejecutivo/a, como único responsable del cumplimiento de sus funciones. La Secretaría Permanente, estará conformada, en sus distintas Unidades Organizativas por Funcionarios/as de Categoría Internacional y por Funcionarios/as de Categoría Local. Le corresponde al/a la Secretario/a Ejecutivo/a, el determinar el número de Asesores, Especialistas, Asistentes, Personal Administrativo, Técnico y Consultores/as en cada una de las Unidades Organizativas, respetando el número máximo vigente en la estructura orgánica establecida en el presente Reglamento para cada una de las áreas que deban ser cubiertas. Artículo 115.- De acuerdo a lo establecido en el Artículo 20 del Convenio de Lima, la Secretaría Permanente será dirigida por un Secretario Ejecutivo y tendrá las siguientes funciones:

a) Ejecutar las acciones que le encomiende la Reunión de Ministros;

b) Atender los asuntos de la Organización de acuerdo a la política fijada por la

Reunión de Ministros;

c) Preparar los Reglamentos internos y presentarlos a la consideración de la Reu-

nión de Ministros;

d) Transmitir a los Gobiernos de los Estados Miembros los informes preparados

por la Reunión de Ministros, la Junta de Expertos y demás órganos constituti-

vos, así como todos los documentos que edite la Organización;

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e) Preparar la Agenda, los documentos y los programas provisionales de trabajo

para las Sesiones de la Junta de Expertos;

f) Elaborar los proyectos del Programa-Presupuesto, Memoria, Balance y estados

financieros anuales y someterlos a consideración de la Reunión de Ministros,

previo estudio de la Junta de Expertos;

g) Formular recomendaciones a la Reunión de Ministros y Junta de Expertos so-

bre asuntos que interesen a la Organización;

h) Promover estudios sobre la incidencia de los recursos energéticos, en particular

los hidrocarburos, en el desarrollo económico y social de los Estados Miembros

y demás estudios vinculados con los objetivos de la Organización;

i) Mantener el inventario de recursos, necesidades, normas y programas energéti-

cos de los Estados Miembros;

j) Convocar los grupos y paneles de expertos que estime necesarios para el cum-

plimiento de sus programas de trabajo y de las actividades que le encomiende

la Reunión de Ministros;

k) Recopilar información de los Estados Miembros y de organismos de la Región

y de fuera de ella, relacionada con los objetivos de la Organización;

l) Convocar la Reunión de Ministros y Junta de Expertos;

m) Recaudar las contribuciones de los Estados Miembros y administrar el patrimo-

nio de la Organización; y

n) Cumplir cualquier otro mandato encomendado por la Reunión de Ministros.

Artículo 116.- La Secretaría Permanente cuenta con las siguientes Unidades Organizativas que están vinculadas administrativamente con el/la Secretario/a Ejecutivo/a:

a) Secretaría Ejecutiva; b) Dirección de Integración, Acceso y Seguridad Energética; c) Dirección de Estudios, Proyectos e Información; d) Dirección de Desarrollo Energético Sostenible; y e) Dirección de Administración, Servicios Compartidos y Finanzas.

CAPITULO II DEL SECRETARIO EJECUTIVO

Artículo 117.- El Secretario Ejecutivo será nombrado por la Reunión de Ministros por el periodo y condiciones definidas en los artículos 10, 19, 20, 21, 22, 23 y demás relacionados y conexos del Convenio de Lima. Artículo 118.- El Secretario Ejecutivo en el ejercicio de sus competencias establecidas en el Convenio de Lima, tendrá a su cargo las siguientes responsabilidades:

a) Ejercer la representación legal e institucional de la Organización b) Regentar y administrar de manera directa e inmediata la Secretaría Permanente; c) Ser responsable por el cumplimiento de las funciones de la Secretaría

Permanente;

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d) Actuar como Secretario de la Reunión de Ministros, de la Junta de Expertos y del Comité de Apoyo Administrativo; y

e) Contratar y renovar al personal técnico y administrativo de la Secretaría Perma-nente, de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento Interno de la misma, y velar por su distribución geográfica y equitativa;

Artículo 119.- Sin perjuicio de las atribuciones precedentes y garantizando, en el ejercicio de sus competencias el estricto cumplimiento de los objetivos y funciones establecidos para la Organización en el Convenio de Lima, el/la Secretario/a Ejecutivo/a tendrá a su cargo las siguientes actividades:

a) Cumplir con las Decisiones adoptadas por la Reunión de Ministros; b) Ejecutar los proyectos aprobados por la Reunión de Ministros; c) Convocar las Reuniones de Ministros, las Juntas de Expertos y los Comités de

Apoyo Administrativo; d) Velar por el envío oportuno a los/las representantes de los Países Miembros de

la información y documentación necesaria para la Reunión de Ministros, la Junta de Expertos y el Comité de Apoyo Administrativo;

e) Aprobar los informes que sean necesarios para el ingreso o reingreso de nuevos/as miembros a la Organización, previo envío a la Junta de Expertos y a las Reuniones de Ministros;

f) Recibir las peticiones formuladas por Estados u organismos interesados en formalizar su vinculación a OLADE en calidad de Observadores Permanentes y Miembros No Plenos, y activar el procedimiento general de incorporación a OLADE, establecido en el Reglamento para la Incorporación a OLADE de Observadores Permanentes y Miembros no Plenos;

g) Suscribir el correspondiente Acuerdo de Incorporación con la autoridad competente del Estado u organismo autorizado (mediante dictamen favorable de la Reunión de Ministros) a incorporarse a OLADE en calidad de Observador Permanente o Miembro No Pleno.

h) Garantizar el cumplimiento de los compromisos asumidos por OLADE con los Observadores Permanentes y Miembros No Plenos, sobre la base de lo establecido en el Reglamento para la Incorporación a OLADE de Observadores Permanentes y Miembros no Plenos, y en los respectivos acuerdos de incorporación.

i) Mantener contacto permanente con los Ministerios, Secretarías de Energía y otras instituciones del sector energético de los Países Miembros, a través de las Coordinaciones Nacionales, con el fin de atender sus requerimientos y necesidades;

j) Impulsar y apoyar la integración energética regional y subregional dentro del ámbito geográfico de la Organización, en coordinación con otras instituciones y con las Coordinaciones Nacionales de la Organización;

k) Presentar a los Países Miembros las propuestas de proyectos y programas l) Elaborar la Memoria Anual de la Secretaria Permanente de OLADE y ponerla a

consideración de la primera Junta de Expertos posterior al cierre del año, previa presentación a la Reunión de Ministros;

m) Presentar a La Junta de Expertos la información referente a todos los contratos, convenios y empréstitos suscritos por OLADE, que excedan el 25% del presupuesto anual;

n) Gestionar recursos económicos de la comunidad internacional para el desarrollo de estudios, programas, estrategias y proyectos de la Organización, según lo establecido en el Plan de Trabajo Trienal, en condiciones que no afecten la soberanía de ninguno de los Países Miembros;

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o) Representar a OLADE en lo referente a las relaciones de la Organización con organismos internacionales intra y extra- regionales;

p) Enviar a la Junta de Expertos propuestas de ajustes y modificaciones al Plan de Trabajo Trienal, con la debida justificación, para ser aprobados por la Reunión de Ministros;

q) Enviar a la Junta de Expertos la propuesta del Plan Operativo Anual; r) Aprobar las Resoluciones Administrativas que se requieran para el

funcionamiento interno y operativo de la Secretaría Permanente y su personal. s) Elaborar los proyectos de reforma a los Reglamentos de la Organización. t) Preparar el presupuesto anual de la Organización; u) Verificar el quórum para la Reunión de Ministros, la Junta de Expertos y el Comité

de Apoyo Administrativo; v) Presentar anualmente el Informe de Actividades a la Junta de Expertos y

Reunión de Ministros; w) Actuar como Secretario/a en las Juntas de Expertos, Reuniones de Ministros y

Comités de Apoyo Administrativo, con derecho a voz; x) Ejecutar las acciones necesarias para la adecuada administración de la

Secretaría Permanente de la Organización; y) Presidir las reuniones de la Secretaría Permanente; z) Coordinar las actividades de los Órganos de Gobierno, Ejecutivo, Asesor y de

Apoyo Administrativo, así como de las Unidades Organizativas de la Secretaría Permanente;

aa) Nombrar y remover a los Jefes o Jefas de las Unidades Organizativas y al personal local e internacional de la Secretaría Permanente, rigiéndose por las normas establecidas en el Reglamento Interno de Personal;

bb) Contratar y remover al personal necesario para la operación de la Secretaría Permanente, así como celebrar los contratos de prestación de servicios profesionales y de consultoría que sean necesarios, fijar sus remuneraciones y honorarios; promoviendo la equidad de género en las contrataciones; y

cc) Las demás atribuciones y deberes establecidos en el Convenio de Lima, en el Reglamento de Personal y en los demás Reglamentos de la Organización.

Artículo 120.- En caso de ausencia o cualquier otro impedimento temporal del/de la Secretario/a Ejecutivo/a, por un período no mayor de 30 días, quedará encargado/a interinamente de la Secretaría Permanente un funcionario o/una de los/las Jefes/as de Unidad Organizativa designado/a por el/la Secretario/a Ejecutivo/a mediante resolución administrativa. El/La Secretario/a Ejecutivo/a podrá encomendar a cualquier miembro del personal, que asuma temporalmente las funciones y responsabilidades de otro cargo, sea éste más elevado o no. En caso de renuncia o ausencia definitiva del/de la Secretario/a Ejecutivo/a, asumirán funciones como Secretario/a Ejecutivo Ad Interim, hasta la realización de la próxima Reunión de Ministros, los/las Directores quienes conformarán un Consejo de Dirección que asumirá de manera interina las funciones del/de la Secretario/a Ejecutivo/a. Dentro de los siguientes 30 días de la vacante, la Reunión de Ministros deberá reunirse extraordinariamente, para seleccionar al/a la Secretario/a Ejecutivo/a Ad Interim hasta la siguiente Reunión de Ministros, en la que se procederá a la elección del/de la nuevo/a Secretario/a Ejecutivo/a. El/La Secretario/a Ejecutivo/a deberá renunciar ante la Reunión de Ministros si se encuentra sesionando, o ante los Ministros de los Países Miembros, mediante comunicación escrita al/a la Presidente/a de la Reunión de Ministros, con copia al resto de los Ministros de los Países Miembros.

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El/La Secretario/a Ejecutivo/a saliente deberá hacer entrega de toda la información y documentación que corresponda al Secretario/a Ejecutivo/a Ad Interim y mantenerse disponible para la Organización por un período de 30 días posteriores a su desvinculación. De estos hechos deberá notificarse, inmediatamente por escrito, a los Países Miembros de la Organización.

TÍTULO VII

MECANISMOS DE COMUNICACIÓN CON LOS PAÍSES MIEMBROS

CAPÍTULO I

DE LAS COORDINACIONES NACIONALES

Artículo 121.- A fines de garantizar la asistencia técnica constante y la atención oportuna a las solicitudes de las autoridades energéticas de la región, la Secretaría Permanente de OLADE cuenta con una Coordinación Nacional, en todos y cada uno sus Países Miembros. Artículo 122.- Es potestad de las autoridades gubernamentales de los Estados Miembros la designación, ratificación o modificación de la institución a cargo de la Coordinación Nacional de OLADE, entidad que ostenta la representación oficial de su país ante la Organización. Esta nominación generalmente recae en los Ministerios o Secretarías que tengan a su cargo los asuntos relativos a la energía. Artículo 123.- En cada Coordinación Nacional, la Secretaría Permanente de OLADE solicitará la designación de un/una Coordinador/a Nacional, funcionario considerado punto focal a nivel nacional para el cumplimiento de los objetivos, funciones, planes y proyectos de la Organización. La designación deberá recaer en un funcionario cuyo rango le permita elevar consultas directas ante el/la Ministro/a o Secretario/a de Estado que corresponda y contar con poder de decisión suficiente para ejecutar acciones y tomar decisiones acordes a sus responsabilidades. Artículo 124.- El/La Coordinador/a Nacional de OLADE tendrá a su cargo las siguientes responsabilidades:

a) Garantizar una adecuada y eficaz comunicación entre el/la Secretario/a Ejecutivo/a de OLADE y el/la Ministro/a o Secretario/a que corresponda según la entidad encargada de la Coordinación Nacional de OLADE;

b) Apoyar a la Secretaría Permanente de OLADE en la organización y convocatoria a reuniones, talleres, foros, seminarios y demás eventos presenciales o virtuales que la Organización realice en su País o con la participación de funcionarios de su entidad, promoviendo la participación de expertos y autoridades del sector de la energía;

c) Interponer buenos oficios para la adecuada implementación de los proyectos de OLADE en su país;

d) Cooperar en el cumplimiento de la agenda de las misiones oficiales que los/las funcionarios/as de OLADE realicen a su País;

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e) Proporcionar a la Secretaría Permanente la información necesaria que se le requiera para la implementación de proyectos y realización de estudios o publicaciones;

f) Promover adecuados canales de comunicación entre el personal de la Secretaría Permanente y demás instituciones del sector energético de su país;

g) Informar a la Secretaría Permanente de OLADE sobre hechos relevantes del sector energético de su país, para su difusión en los informes de la Organización;

h) Designar a solicitud de la Secretaría Permanente de OLADE, asesores/as nacionales para el suministro de la información oficial y oportuna a la plataforma informática de OLADE en materia estadística, legal, documental y otras relacionadas que se requieran.

i) Difundir y fomentar las opciones de capacitación desarrolladas por la Organización, así como designar un supervisor para tales fines a nivel nacional;

j) Canalizar la validación de publicaciones y estudios en lo que respecta a información oficial de su país de acuerdo a los procedimientos vigentes;

k) Canalizar y apoyar las acciones de asistencia técnica y Cooperación Sur – Sur promovidas por la Organización;

l) Realizar las gestiones necesarias, en el área de su competencia, para agilizar el pago oportuno de las obligaciones económicas de su país con OLADE;

m) Asesorar a la Organización en los mecanismos, que coadyuven en la obtención de fondos nacionales destinados a la investigación, capacitación y desarrollo de proyectos; y

n) Atender, en representación de su país otras solicitudes de las autoridades de OLADE, en el marco de su competencia.

TÍTULO VIII

DISPOSICIONES FINALES Artículo 125.- El presente Reglamento General deroga todos los reglamentos, normas y disposiciones que se opongan o estén en contradicción con lo establecido en el presente Reglamento. Artículo 126.- Los casos no contemplados en el presente Reglamento, en aquellos que se vea afectado el patrimonio de la Organización, serán resueltos por la Secretaria Permanente y puestos en el conocimiento de la Junta de Expertos. Artículo 127.- El presente Reglamento rige a partir de su aprobación en sesión de la XLVII Reunión de Ministros de la Organización, a los 7 días del mes de diciembre de 2017. Artículo 128.- En estricto cumplimiento de lo establecido en la Decisión Ministerial XLVIII/D/541 de 13 de diciembre de 2018, que aprobó el Reglamento para la incorporación a OLADE de Observadores Permanentes y Miembros no Plenos, fueron incorporados al presente Reglamento los ajustes conexos requeridos para garantizar, mediante el ejercicio de la hermenéutica, la implementación del nuevo Reglamento aprobado.

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ANEXO I REGLAMENTO GENERAL DE OLADE

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE OLADE