Definición de proceso: Un proceso se define como un conjunto de tareas, actividades o acciones lógicamente relacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de información, materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas también de materiales (productos) o información con un valor añadido.

La reingeniería:

La reingeniería en un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos principales de un negocio y los procesos de apoyo claves. Cuando se considera aplicar la reingeniería es importante que se entienda perfectamente que son los procesos y por que son claves del éxito de un negocio.

Reingeniería De Proceso:

La reingeniería de proceso es, el método médiate el cual una organización puede lograr un camino radical de rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y calidad, mediante la aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el negocio como una serie de procesos del producto principal del negocio, orientados hacia el cliente en lugar de una serie de funciones organizacionales.

Características comunes en los procesos rediseñados:

Un proceso rediseñado es muy distinto a un proceso tradicional. Los procesos rediseñados toman diferentes formas, pero en general podemos dar algunas características típicas de los mismos:

1) Varios oficios se combinan en uno: desaparece el trabajo en serie, y muchos oficios o tareas que antes eran distintos, ahora se integran en uno solo. Es una compresión horizontal del trabajo. Por ejemplo, una persona, llamada trabajador del caso, ejecuta todo el proceso. Al eliminar pases de tareas se eliminan errores y ahorra tiempo. También hay 'equipos de caso': un grupo ejecuta todas las tareas.

2) Los trabajadores toman decisiones: Es una compresión vertical, porque ahora los trabajadores ya no consultan al superior jerárquico y pueden tomar sus propias decisiones. Hay así menos demoras, costos más bajos, mejor reacción del cliente.

3) Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural: No hay por qué respetar un orden lineal artificial, donde la tarea 2 se hacía al finalizar la tarea 1. Ahora ambas pueden hacerse simultáneamente, con lo cual se gana tiempo.

4) Los procesos tienen múltiples versiones: Es el fin de la estandarización, y consiste en usar múltiples versiones de un mismo proceso, para poder ofrecer diversos productos (y no uno solo) a un mercado siempre cambiante.

5) El trabajo se realiza en el sitio razonable: muchos departamentos complejizan la operatoria y pasar información de unos a otros aumentan mucho los costos administrativos. Una solución es contratar los servicios de una empresa para que haga ese trabajo.

6) Se reducen las verificaciones y los controles: Los procesos rediseñados usan controles solo hasta donde se justifican económicamente. Muchas veces, controlar abusos es más caro que los abusos que se cometen.

7) La conciliación se minimiza: se logra disminuyendo el número de puntos de contacto externo que tiene un proceso, con lo cual se reducen las probabilidades de que se reciba información incompatible que requiera conciliación.

8) Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto: Cuando un proceso es muy complejo que no puede hacerlo una sola persona o un pequeño grupo, puede dejárselo en manos de un gerente de caso.

9) Prevalecen operaciones híbridas centralizadas y descentralizadas: consiste en aprovechar simultáneamente las ventajas de las operaciones centralizadas y las descentralizadas. La informática permite a las empresas funcionar como si sus distintas unidades fueran autónomas (descentralización), y al mismo tiempo la información está centralizada en la red informática: todos tienen rápido acceso a todas las unidades.

¿Por Que Hacer Reingeniería?

El ritmo del cambio en la vida de los negocios se ha acelerado a tal punto que ya no pueden ir al paso las iniciativas capaces de alcanzar mejoras increméntales en rendimiento. La única manera de igualar o superar la rapidez del cambio en el mundo que nos rodea es lograr avances decisivos, discontinuos.

Sucede que muchas veces se culpa a los empleados, a los encargados o la maquinaria cuando las cosas no marchan bien; cuando en realidad la culpa no es de ellos sino de la forma en qué se trabaja.

Consumidores:

Los vendedores ya no mandan, los consumidores sí. Ahora los consumidores le pueden pedir al vendedor qué quieren, cuándo lo quieren, cómo lo quieren y en algunos casos hasta cuánto están dispuestos a pagar y de qué forma.

Competencia:

Antes la competencia era simple y casi cualquier empresa que pudiera entrar en el mercado y ofreciera un producto aceptable, a buen precio, lograría vender. Ahora no sólo hay más competencia sino que compiten de distintas formas. Se puede competir con base al precio, con base a variaciones del producto, con base a calidad o con base al servicio previo, durante y posterior a la venta. Por último, no hay que olvidar que la tecnología moderna ha introducido nuevas formas de competir y nueva competencia, Internet por ejemplo. Por lo tanto hay que estar atento a esto para poder hacerle frente y estar preparados a ese nuevo tipo de competencia.

Cambio:

Ya se ha hecho notar que los consumidores y la competencia ha cambiado, pero también hay que hacer énfasis al hecho de que la forma en que se cambia ha cambiado. Sobretodo se tiene

que el cambio ahora se ha vuelto más esparcido y persistente; además, el ritmo del cambio se ha acelerado.

Con la globalización las empresas se enfrentan a más competidores; también la rapidez de los cambios tecnológicos promueve innovación. Antes se creía que la automatización era la solución, pero esto lo único que hace es hacer más rápidos los procesos actuales, lo cuál está mal si el proceso es inadecuado y peor aún si ni siquiera hay necesidad de realizarlo, lo que a la larga sería una ligera mejora a expensas de una inversión sumamente fuerte. Por eso es que la única forma de afrontar este nuevo mundo es conociendo cómo hacer mejor el trabajo actual, lo cual se podrá realizar al analizar dicho trabajo.

Lo anterior nos lleva a la raíz de la Reingeniería; olvidarse de que es obligatorio organizar el trabajo de acuerdo a los principios de la división del trabajo y hacerse de la idea que es necesario organizar el trabajo alrededor de los procesos. Lo anterior es necesario debido a que es fundamental tener enfoque hacia el cliente y no hacia el jefe, el departamento o la empresa.

Globalización:

Otro factor a tomar en cuenta en explicar porque realizar un reingeniería es la globalización. La globalización presenta nuevos retos a la forma de realizar negocios. El comercio y la industria deben cambiar, deben adaptarse y evolucionar hacia la nueva estructura del mercado.

Objetivos De La Reingeniería:

Los objetivos generales que persigue una reingeniería y gestión de procesos son:

1. Mayores beneficios económicos 2. Mayor satisfacción del cliente 3. Mayor satisfacción del personal 4. Mayor conocimiento y control de los procesos5. Conseguir un mejor flujo de información y materiales6. Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.7. Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes

Ventajas De La Reingeniería:

Según Omachumo, las ventajas de la reingeniería son:

1. Mentalidad revolucionaria. Induce a pensar en grande en la organización.2. Mejoramiento decisivo. Cambios notables en tiempos cortos para responder a la satisfacción del cliente.3. Estructura de la organización. Enfocarse a las verdaderas necesidades del cliente.4. Renovación de la organización. Aumenta participación en el mercado, rentabilidad y mejor posición frente a la competencia.5. Cultura corporativa. Ayuda a evolucionar la cultura de la organización.6. Rediseño de puestos. Crea empleos más incitantes y satisfactorios.

¿Qué factores influyen o deben considerarse a la hora de rediseñar los procesos?

Deben tomarse debidamente en consideración cuatro elementos clave:

Requerimientos de los clientes La tendencia de la demanda Restricciones Metas de eficiencia

Analicemos brevemente cada una de ellas.

1).- Requerimientos del cliente. Al diseñar cualquier proceso es importante dirigir la atención al mercado y a los clientes que lo componen, pues ellos son los que adquieren los productos y servicios de la empresa. Cabe al respecto hacerse varias preguntas: ¿Qué es lo que los clientes quieren hoy? ¿Qué es lo que desearán mañana? ¿Qué cosas adicionales podría usted hacer por ellos que realmente les encantaría, pero que ellos mismos no lo han expresado como una necesidad? Comprender cómo satisfacer a los clientes no resulta siempre tan sencillo como suena. Aun así, antes que cualquier proceso pueda diseñarse o rediseñarse, su propósito, esto es, el resultado deseado debe comprenderse claramente. Las organizaciones deben convertir su orientación hacia las necesidades de sus clientes y decidir en qué base van a competir. A continuación deberán asegurarse que sus procesos, personas y tecnologías están en línea para entregar estos resultados y llevarlos a cabo al costo mínimo posible.

2.- Tendencia de la demanda. La tendencia de la demanda para un producto o servicio desempeñará una parte significativa para determinar el diseño o la provisión de recursos del sistema de entrega. No será solamente el requisito de flexibilidad del proceso lo que determinará el patrón de la demanda; la misma naturaleza del proceso dependerá de él. La demanda para un producto o servicio, con un volumen muy grande, requiere de un tipo distinto de procesos en comparación con aquellos productos o servicios que se ofrecen con base en volúmenes bajos.

3.- Limitantes. Cualquier limitante en la operación debe quedar incluida en el rediseño de los procesos, siendo las principales: leyes y reglamentaciones estatales, las políticas de la empresa y las limitaciones de carácter financiero.

4.- Metas financieras. Todas las empresas tienen metas de eficiencia. Estas metas tendrán un impacto sobre la cantidad y el tipo de recursos que pueden utilizarse en el proceso, incluyendo personas, máquinas, computadoras, instalaciones, recursos financieros, etc. Estas metas afectarán de manera inevitable el diseño del proceso. Siendo muchas las empresas que utilizan estas metas de eficiencia para conseguir respuestas innovadoras a sus problemas.

La metodología Rápida Reingeniería:

La metodología Rápida Reingeniería se compone de varias técnicas administrativas actualmente familiares, como: lluvia de ideas, análisis de procesos, medidas de desempeño, identificación de oportunidades, etc. La metodología se basa en 5 etapas que permiten resultados rápidos y sustantivos efectuando cambios radicales en los procesos estratégicos de valor agregado.

La metodología se diseñó para que la utilicen equipos de reingeniería en organizaciones de negocios sin tener que basarse de expertos de fuera.

Etapa 1 – Preparación: Definir las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los resultados de la reingeniería y los resultados de la organización.

Etapa 2 – Identificación: El propósito de esta etapa es el desarrollo de un modelo orientado al cliente, identifica procesos específicos y que agregan valor. Aquí se incluye la definición de

clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc. Además requiere un conocimiento profundo de toda la empresa y sus procesos.

Etapa 3 – Visión: El propósito de esta etapa es desarrollar una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo en rendimiento. La visión del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el personal, describir las características primarias del proceso, debe ser motivadora e inspiradora

Etapa 4 – Solución: En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa. La etapa de diseño técnico busca realizar la visión (Etapa 3), especificando las dimensiones técnicas del nuevo proceso. El diseño social necesariamente debe ser realizado al mismo tiempo que el técnico, pues para que un proceso sea eficaz, estos diseños deben ser congruentes.

Etapa 5 – Transformación: El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa 4.

Principios Para Hacer Una Reingeniería:

Además de estos pasos generales las empresas deben seguir los siguientes principios para hacer una reingeniería:

1.- Organizar en torno a los resultados y no a las tareas. Una persona lleve a cabo todos los pasos de un proceso, este diseño debe ser hecho para lograr un objetivo o resultado y no una tarea.

2.- Que el proceso sea diseñado por los que van a usar el producto del mismo.

3.-La tecnología lleva a automatizar procesos y a eliminar interfaces y vínculos.

4.- Incluir la labor del procesamiento de la información en el trabajo real que la produce. Trasladar la información y las tareas. 5.- Considere los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados.

6.- Eficiencia e innovación en las comunicaciones.

7.- Vincule las actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados. Forjar vínculos entre funciones y coordinar mientras las actividades se realizan.

8.- Coloque el sitio de la decisión en el lugar donde se realiza el trabajo e incorpore el control a ese proceso. Quienes realizan el trabajo deben tomar las decisiones. Comprimir la organización piramidal en plana.

¿Qué diferencias existen entre la mejora continua y la reingeniería?

Con carácter general y dejando de lado casos especiales, podemos marcar las siguientes diferencias:

En el caso de las mejoras continuas los procesos existentes se encuentran razonablemente próximos a los niveles de exigencias de los clientes. Ello no ocurre en la mayoría de los casos en los que se aplica reingeniería, en los cuales se verifica procesos deficientes y obsoletos. Debemos aclarar que empresas que poseen procesos que cumplen y aún exceden las exigencias de los clientes

y/o del mercado, efectúan reingeniería de sus procesos a los efectos de lograr mayores ventajas sobre sus competidores.

En el caso de la mejora continua se aceptan los procesos existentes, partiéndose de ellos para las mejoras incrementales. En tanto que en la reingeniería se cuestionan las mismas bases de los procesos vigentes.

Para el caso de la mejora continua se utiliza la tecnología con un enfoque incremental, en tanto que la reingeniería considera la tecnología como el motor de las transformaciones. Cabe aquí también apuntar que ésta última afirmación no se da en todos los casos, pues lo importante en si es la creatividad aplicada más allá de la tecnología de la cual se haga uso.

La mejora continua es menos riesgosa porque el impacto de cada cambio es generalmente pequeño, más allá del impacto de los cambios acumulativos en el tiempo. En el caso de la reingeniería los riesgos son mayores porque el impacto es grande y afecta transversalmente la organización.

En tanto que el costo de los cambio llega a ser muy elevado en la reingeniería, los costos atribuibles a la mejora continua es en la mayoría de los casos irrelevante.

Como consecuencia de la implementación del rediseño de los procesos de una empresa, se pueden presentar los siguientes cambios:  

Las unidades de trabajo pasan de ser departamentos funcionales a equipos de proceso. Los oficios dejan de ser tareas simples para convertirse en trabajo multidimensional Al trabajador se le otorgan las facultades necesarias para llevar a cabo su trabajo sin necesidad de ser supervisado. La preparación para el oficio cambia de entrenamiento a educación Las medidas de desempeño y compensación son los resultados sustituyendo a las actividades Los ascensos son otorgados en base a las habilidades, en vez de rendimiento Se dejan a un lado los valores proteccionistas, implantando valores productivos Los gerentes toman el rol de entrenadores en vez de supervisores Las estructuras organizacionales se aplanan, formando organizaciones menos complejas y con flexibilidad para adaptarse a los requerimientos cambiantes del ambiente Los ejecutivos dejan a un lado su búsqueda por el reconocimiento individual par asumir un papel de líder y motivador de los trabajadores del equipo