REPORTE INFORME DE AUDITORIA -...

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL DEPARTAMENTAL “SAN ANTONIO”

PITALITO HUILA

NIT.: 891.180.134-2

CÓDIGO FORMATO HSP-CI-F20

VERSIÓN 1

FECHA DE APROBACIÓN Nov. 2008

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REPORTE INFORME DE AUDITORIA

INF-008-15

1. PROCESO AUDITADO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011-

2. OBJETIVO GENERAL

Dar cumplimiento a lo establecido en lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011

3. DESARROLLO Y RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1. ACTIVIDADES:

Subsistema de Control Estratégico

Avances

COMPONENTE AMBIENTE CONTROL: La Oficina de Control Interno, ha verificado el funcionamiento del MECI, aplicado en la Empresa

Social del Estado Hospital Departamental San Antonio de Pitalito, el desarrollo de los macro procesos al interior de la entidad, soportado en la normatividad vigente para ello y los resultados obtenidos en las evaluaciones realizadas.

Se realizaron los procesos de inducción y re inducción programados en forma mensual, a los aspirantes a vincularse al Hospital por medio de contratos y al personal de las escuelas de formación de enfermería. En estos espacios se da a conocer la Plataforma Estratégica de la Entidad, La Misión, Visión, Políticas Institucionales, Plan de Gestión, el código de ética, código de buen gobierno, los valores institucionales (Son trabajados en forma semanal, entre ellos: La responsabilidad, la honestidad, la creatividad, la tolerancia, el respeto, la solidaridad, el trabajo en equipo, y la lealtad), a través de los diferentes medios de comunicación.

A través de los diferentes Comités Institucionales, se han dado a conocer los logros obtenidos, las estadísticas de producción de servicios, las acciones de mejora en cumplimiento de los objetivos trazados; así como la normatividad vigente para su aplicación; el desarrollo de los planes de contingencia de prevención y atención de emergencias, y preparación de calamidades



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por las festividades culturales y patronales de la región Surcolombiana. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO o Se está dando cumplimiento a las metas trazadas en el Plan de Gestión Gerencial 2012-2016,

cuyo seguimiento se está realizando por la Gerencia, en conjunto con las respectivas áreas y/o dependencias.

o En el desarrollo de las metas de los diferentes planes de acción por dependencias, se han

realizado los respectivos ajustes, así como el diseño y reingeniería de algunos procesos misionales y administrativos en cuanto a protocolos, guías, manuales y formatos de información y control.

o Se ha dado continuidad a las de la Estrategia Gobierno en Línea y del Sistema de Seguridad en la Información, así como la implementación de la Estrategia Cero Papel (Política y Plan de Acción) con la Resolución 073 de 26 de Marzo de 2013; y con la Resolución 030 del 30 de enero de 2014, se aprobó y adoptó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

o Los resultados de los Comités Técnicos semanales de Gerencia, han sido muy positivos por cuanto han contribuido a la solución de dificultades sobre la marcha de los procesos, a fomentar el liderazgo y gerencia del servicio para cada uno de los coordinadores de los procesos asistenciales, y tomar conciencia de la productividad del servicio y por ende el incremento de la facturación en pro de las finanzas del Hospital. Existe una mayor conciencia de los líderes de servicios en la importancia de facturar con éxito el 100% de los procedimientos realizados, en la austeridad del gasto y reducción del costo hospitalario.

o En cuanto al Comité de Cartera, se han tomado las decisiones de fondo para avanzar en las etapas del cobro a las entidades deudoras (cobro pre jurídico, conciliaciones, cobro jurídico, entre otros), obteniendo buenos resultados en la recuperación de cartera de la vigencia anterior y la vigencia actual para cubrir las obligaciones con terceros. Sin embargo el Hospital no es ajeno a la realidad del Sistema Actual de Salud, cuya tendencia por parte de las entidades deudoras es pagar con periodicidades mayores a 90 días, 180 días ó más; ó en el peor de los casos retardar lo más que puedan los pagos con argumentos de glosas sin fundamento y no conciliaciones para el respectivo pago y otras figuras que les permite la norma.

o Conforme al Acuerdo 019 de 2014, la Junta Directiva de la Empresa Social del Estado Hospital

Departamental San Antonio de Pitalito, adoptó la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014; en cumplimiento del Decreto 943 de 2014.

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Se cuenta con el mapa de riesgos, con los respectivos indicadores para su seguimiento y

monitoreo.

Con la Adopción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2015, se actualizaron los riesgos potenciales de corrupción, identificando su posible ocurrencia en las respectivas áreas, las consecuencias, causas y efectos.



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Ante la presencia e identificación de riesgos operacionales en la prestación de servicios, se han

tomado las decisiones objetivas para su minimización y mitigación, a nivel administrativo y asistencial.

En los casos de identificación de riesgos potenciales se han elaborado planes de contingencia (Servicios públicos, mantenimiento planta eléctrica, mantenimiento de cámaras de vigilancia, mayores controles en la vigilancia, actualizaciones periódicas del software de Historias Clínicas, mantenimiento de UPS, mejora en la logística de consecución de insumos, entre otros).

La Oficina de Calidad, continua con el desarrollo de capacitaciones sobre los temas: Política de Seguridad del Paciente, Humanización en los Servicios de Salud (Procesos Asistenciales y Administrativos), Seguridad de Rondas Médicas, y apoyando la organización de eventos públicos con el SIAU, para beneficios de los usuarios y pacientes del Hospital, en tema de derechos, deberes, calidad de los servicios en salud, y Funcionabilidad de los servicios de mayor demanda (Urgencias y Consulta Externa).

La Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a las diferentes etapas (Precontractual, Contractual y Post contractual) contractuales de los contratos suscritos por la Institución Hospitalaria.

Dificultades

Se debe agilizar el desarrollo de las fases de la estrategia Gobierno en Línea, con el fin de dar oportunidad de una mayor participación de la comunidad con el Hospital, utilizando medios electrónicos, para los procesos de trámites, solicitudes, y las posibles denuncias contra los servidores públicos (Como lo establece la Ley 1474 de 2011).

Es necesario realizar en forma permanente las capacitaciones al personal en temas de diseño, construcción y seguimiento de indicadores de gestión, planes de acción, planes de mejoramiento; para fortalecer el trabajo en equipo y el cumplimiento de las metas establecidas a nivel institucional.

Sigue pendiente la implementación por parte de los líderes del área del aplicativo del share point, para que todos los reportes e informes de las áreas puedan fluir a través de la intranet, contribuyendo en la eficiencia y efectividad de los informes para una mayor medición y control en los planes de acción, contribuyendo con la austeridad en el gasto y la política de cero papel. Las dificultades a la fecha son de tipo técnico (Aplicativos-software). Y sobre todo para que no se reporten las falencias evidenciadas en los informes (1 y 2) de la Unidad “X”-Servidor.

Se requiere un mayor compromiso de algunos líderes de procesos en la elaboración y ejecución de planes de mejoramiento para fortalecer sus procesos.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: La Oficina de Control interno ha realizado el seguimiento y verificación en forma semestral de

los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría Departamental Del Huila.



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Se está dando cumplimiento a los informes y reporte de indicadores establecidos por los

Organismos de Inspección, Control y Vigilancia; así como a los establecidos en el Convenio de Desempeño con el Ministerio de Salud y protección social.

Todos los procesos y procedimientos están debidamente documentados y se ejecutan por sus responsables, aquellas modificaciones y/o actualizaciones requeridas son notificadas, revisadas y aprobadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Garantía de la Calidad.

Existen los controles adecuados y de medición para el desarrollo de los procesos y procedimientos institucionales.

La Administración ha concentrado sus esfuerzos en brindar un servicio a la comunidad hospitalaria en forma más humanizada, con calidez y calidad. Se continúa con la exigencia a todo el personal que labora en la Institución de entregar a la Oficina de Talento Humano los soportes de haber cursado y aprobado: El Curso de Humanización de los Servicios de Salud (Expedida por el SENA) y La Certificación de Ciudadanía Digital como Servidor Público (Expedida por la UNAD).

La Oficina de Calidad y la Oficina de Control Interno, ha contribuido a la asesoría del diseño de formatos y demás herramientas necesarias, para el manejo de la información y su posterior reporte ya sea interna ó externa.

La información contable, financiera, administrativa, como los indicadores de calidad, y los informes de la Oficina de Control Interno; han reflejado RAZONABLEMENTE la realidad de las operaciones de la Entidad.

La Administración dando continuidad al plan de trabajo de seguridad de la información, expidió la Política de Respaldo de la Información (HSP-POL-11) y las Políticas de Buenas Prácticas en Seguridad de la Información (HSP-POL-12); las cuales están orientadas a garantizar que toda la información almacenada del Hospital cuente con el debido respaldo, asegurando la continuidad de las operaciones del Hospital. Y Garantizar la protección de toda la información generada, procesada y resguardada por los sistemas de información y su infraestructura tecnológica.

COMPONENTE INFORMACIÓN Se continúa con el proceso del “Centro de Acopio”, el cual consiste en realizar las solicitudes de

autorizaciones y el seguimiento respectivo a cada una de las autorizaciones otorgadas al Hospital como: Consulta médica especializada, Laboratorios, Rayos X, Ecografías, Procedimientos Diagnósticos y Procedimientos Quirúrgicos. Ésta estrategia ha traído como beneficios: El usuario ahorra tiempo en los trámites (Cumplimiento Ley Anti-trámites), La institución garantiza el seguimiento al usuario de sus solicitudes médicas, Se ha canalizado un alto porcentaje de las autorizaciones hacia el Hospital evitando que sean remitidas para otras IPS, se ha incrementado la venta de servicios (Aumento de la facturación); y ha permitido al Hospital la planeación de sus recursos de acuerdo a la demanda.

Se está dando aplicabilidad a las políticas Anti trámites para beneficio de los usuarios (Ley 962

de 2005 y decreto-Ley 019 de 2012) con el apoyo de orientadoras en los procesos de



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facturación de servicios, así como las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) (Ley 594 de 2000).

La Oficina de Control Interno, ha realizado el seguimiento del cumplimiento y reporte de los

informes con destino a los Entes de Control, como: Contraloría General de la República, Superintendencia Nacional de Salud, Contaduría General de la Nación, DIAN, Contraloría Departamental del Huila, Ministerio de Salud y Protección Social, Secretaría de Salud Departamental.

Se cuenta con los mecanismos para recibir las sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones por parte de la ciudadanía. Así mismo se realiza el análisis dicha información a través de la Oficina de Atención al Usuario, con los cuales se ha retroalimentado las quejas de la comunidad con el fin de impactar los indicadores de satisfacción y dar trámite a las solicitudes.

La Oficina de Control Interno, a través del instrumento de publicación en la web de derechos de petición ha realizado su seguimiento.

La E.S.E. está cumpliendo oportunamente con los tiempos de respuesta y calidad de las mismas en lo relacionado con el manejo de la información interna y externa.

Se ha avanzado significativamente en la implementación del Software de Historias Clínicas, con el diseño de aplicativos informáticos conexos necesarios para el mejoramiento de procesos de información institucional. Para la actual vigencia se tiene contratado con el proveedor el mantenimiento y soporte de los módulos licenciados; con el valor agregado de atención de nuevos procesos requeridos para optimizar las herramientas y recursos disponibles, optimizando de ésta manera en forma permanente el flujo de la información institucional.

Están establecidas las ventanillas especiales para ciertos usuarios por norma (gestantes, tercera edad, discapacitados, infantes y población vulnerable).

Está en uso herramientas para la intranet (Correos institucionales para cada área y en forma personalizada, Microsoft Lync y el servidor X).

Se continúa con la modernización de la página web de la E.S.E. en cumplimiento de la estrategia Gobierno en Línea.

COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA: o La Administración en forma semanal a través de la audio difusión interna realiza un resumen

semanal de las acciones adelantadas y de las nuevas tareas para ejecutar. Así mismo motiva y estimula a todos los empleados sobre el trato humano y de calidad que deben recibir todos los usuarios del Hospital, entre otros.

o Los procesos judiciales fueron contestados dentro de los términos legales (incluida las tutelas),

de acuerdo a los reportes de la Oficina Jurídica. o Se continúa con la aplicación de las encuestas de satisfacción de los usuarios por medio de



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tablets. Se ha mejorado la cobertura de éste instrumento en el servicio de urgencias al instalar dispositivos wi-fi para su uso. Sin embargo se tiene el plan de contingencia de realizarlas en forma manual cuando sea el caso.

o La totalidad de las quejas formuladas fueron atendidas y tramitadas oportunamente por escrito o por edicto según el caso.

o Fueron atendidos y tramitados oportunamente los derechos de petición, en cumplimiento de la normatividad vigente.

o Se ha desarrollado el plan de comunicaciones, así como la utilización de programas radiales, carteleras, página web, volante, y periódicos regionales, para informar a la comunidad en general sobre nuevos servicios, brigadas, e información de interés general.

o Existen los respectivos controles para la comunicación verbal y escrita.

o Se dio estricto cumplimiento a los informes requeridos por los diferentes entes de control y vigilancia.

o Se cuenta con el sistema de comunicación con amplificación de sonido para los diferentes servicios asistenciales y procesos administrativos y uno especial para el área de urgencias que posee características específicas. La Oficina de Audiovisuales ha brindado el soporte necesario de difusión de comunicación al cliente interno y externo con el apoyo del área de Sistemas de Información.

o El uso del nuevo canal dedicado uno a uno para el servicio de internet ha contribuido a mejorar la conectividad con la internet, en los procesos de trámites administrativos y asistenciales. Teniendo a la mano el plan de contingencia el canal dedicado antiguo.

Dificultades

Hay que mejorar y reforzar a través del desarrollo de software o aplicaciones prácticas que se

integren con el software Administrativo y/o Software Asistencial existentes, una gran base de datos que permita elaborar cualquier tipo de informe solicitado. Permitiendo una trazabilidad y calidad de los datos de varias bases de datos como: Informes Asistenciales de Gestión del Servicio, Informe específico sobre la productividad de un servicio, Informes con variables de impacto social, informes que permitan medir la calidad ofertada, la nueva base de datos que se está construyendo con el nuevo sistema de “Centro de Acopio”, entre otros. El diseño de ésta herramienta debe permitir el cruce de todas las variables posibles a nivel asistencial y a nivel administrativo y financiero.

Se hace necesario diseñar nuevas herramientas tecnológicas y avanzar a través de la página web y redes sociales, para optimizar la comunicación con los usuarios en forma interactiva y que permita la retroalimentación en forma más oportuna.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances



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COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN: El Comité de Control Interno y de Calidad, cumple con su fin, y se encuentra activo en la

Entidad.

Los líderes de apoyo al Sistema de Control Interno, así como los jefes de áreas, cuentan con los instrumentos que permiten aplicación de controles, mecanismos de verificación y medición; sobre los cuales se ejecutan acciones correctivas y de mejora, sin embargo se hace necesario su fortalecimiento, específicamente en temas como los indicadores, planes de acción, e identificación y manejo de riesgos.

El equipo MECI que son lo conforman líderes de los servicios se encuentra en funcionamiento y

se retroalimenta sus actividades de seguimiento y evaluación a través de los comités institucionales.

La entidad ha desarrollado todos los manuales, políticas, modelos, guías e indicadores de gestión y de control para poder medir el sistema, teniendo en cuenta los instrumentos que para tal fin ha establecido el DAFP.

Se ha reforzado a través de la Política Gerencial el concepto de Autocontrol, austeridad en el gasto público, y la gerencia de los diferentes servicios; por medio de reuniones constantes del personal para las diferentes áreas del Hospital..

COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE: El control independiente se realiza con base en la programación anual, en la cual se han incluido

las respectivas auditorías de control interno y las de calidad; trabajando en armonización del MECI-CALIDAD. Los resultados de las evaluaciones han permitido que el Hospital desarrolle planes de mejoramiento interno, contribuyendo de esta forma a mejorar los procesos y contrarrestar las debilidades presentadas, para una mejora continua de la gestión.

La Oficina de Control Interno, ha cumplido con los informes pormenorizados de control interno (Art. 9 Ley 1474 de 2011), dándolos a conocer a la Gerencia y siendo publicados en la página web del Hospital.

El ejercicio de la funciones de Control Interno se ha realizado en forma dinámica, participativa (como invitado) al interior de los comités establecidos institucionalmente.

En respuesta a las observaciones de los diferentes Comités Institucionales se diseñaron y elaboraron planes de mejoramiento para diferentes procesos asistenciales y administrativos.

Las auditorías realizadas, los controles, los seguimientos y diferentes informes a los procesos son dados a conocer en forma oficial a la Gerencia y a los respectivos líderes de los procesos.

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de sus competencias de ASESORIA Y

ACOMPAÑAMIENTO recomendó a la Gerencia tener presente los plazos establecidos en el Decreto 943 de 2014 para la ACTUALIZACION DEL MECI en la Institución.

La Oficina de Control Interno circularizó a los centros de costos sobre la necesidad de continuar



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con la Política de Cero Papel. La Oficina de Control Interno en cumplimiento de sus competencias de ASESORIA Y

ACOMPAÑAMIENTO, ofició al Señor Gobernador del Departamento del Huila, para que en su condición de Presidente de la Junta Directiva, realice los procedimientos necesarios para la designación del Miembro del cuerpo colegiado en representación de los Decanos del área de Salud, existentes en el Departamento; en cumplimiento de los Estatutos de la Entidad Hospitalaria.

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de sus competencias de ASESORIA Y

ACOMPAÑAMIENTO, ofició al Señor Secretario de Salud del Departamento, para que en su condición de miembro de la Junta Directiva, realice los procedimientos necesarios para la designación del Integrante del cuerpo colegiado en representación de los Comités de Participación Comunitaria del área de influencia; en cumplimiento de los Estatutos de la Entidad Hospitalaria

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO:

Como resultado de las evaluaciones y seguimientos y auditorias adelantadas por la Oficina de

Control Interno se formularon en coordinación con las áreas respectivas, los planes de mejoramiento para, los cuales han tenido continuidad, como es el caso de las áreas administrativas y de las áreas asistenciales.

Se ha dado seguimiento a través de la Plataforma SINTERCADH al Plan de Mejoramiento de la Cuenta Consolidada 2012 y 2013 (reportado en el término legal) suscrito con la Contraloría Departamental del Huila.

Se suscribió a través del aplicativo de la Contraloría Departamental del Huila, el Plan de

Mejoramiento de la Cuenta Consolidada 2013 el cual se reporto en el término legal.

En cabeza de la Oficina de Control Interno se actualizó los formatos de Planes de Mejoramiento, así como el Seguimiento a los mismos, a fin de adecuarlos a las recomendaciones dadas por el DAFP.

Dificultades

Es necesario que todo plan de mejoramiento formulado por las diferentes áreas/servicios se

realice en los formatos establecidos institucionalmente con copia a la Oficina de Control Interno y la Oficina de Calidad, para poder retroalimentar los procesos, brindar el apoyo necesario y realizar el respectivo seguimiento evaluativo.

Estado general del Sistema de Control Interno

Se ha dado cumplimiento a la Política Gerencial aplicando las estrategias y controles necesarios

para: El consumo de papel, uso de las impresoras, uso del internet, correo institucional, servicio de acueducto, servicio de energía eléctrica, servicio de fotocopias; entre otros.



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El cumplimiento del Sistema de Control Interno, continúa en un rango óptimo de desempeño, mitigando los posibles riesgos; para lo cual se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a corto, mediano y largo plazo.

La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Antonio de Pitalito, ha dado el uso adecuado a los instrumentos y herramientas, concebidas en el MECI, obteniendo resultados de avance y mejora en sus procesos administrativos y misionales.

El Sistema de Control Interno se ha desarrollado en forma armonizada con el Sistema de Gestión de Calidad, en cumplimiento de la normatividad vigente.

Recomendaciones

o Continuar con el diseño de nuevas herramientas tecnológicas y avanzar a través de la página web y redes sociales, para optimizar la comunicación con los usuarios en forma interactiva y que permita la retroalimentación en forma más oportuna.

o Se debe seguir fortaleciendo a nivel institucional las políticas de autocontrol y autorregulación, en el desarrollo de sus actividades, generando un mayor sentido pertenencia por la entidad.

o Seguir monitoreando los recaudos y compromisos para cumplir con los indicadores financieros, aplicando medidas que permitan evitar el pasar a riesgo medio.

o Coordinar a través de la Subgerencia Administrativa y Financiera, la Subgerencia Técnico Científica y los coordinadores líderes de área, las diferentes actividades encaminadas a la mejora continua para atender las dificultades identificadas en cada subsistema del presente informe, con la finalidad de seguir con las actividades de mantenimiento permanente del MECI en la Entidad Hospitalaria.

GESTIÓN Y ACTIVIDADES ADELANTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO La entidad cuenta con la estructura Instrumental para la implementación del Sistema de Control Interno, en cabeza de la Gerencia, la cual le corresponde establecer, desarrollar y mantener el SCI de la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Pitalito y la aplicación de las recomendaciones en materia de Control Interno. Al Jefe de la oficina de Control Interno le corresponde la verificación posterior y selectiva de los elementos de control, apoyado en la organización de estos, informando las deficiencias y generando recomendaciones, para el seguimiento a planes de mejoramiento; el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, evalúa permanentemente el Sistema de Control Interno para garantizar su efectividad, cumplimiento de objetivos y metas institucionales; los Subcomités de Autocontrol, elaboran e implementan los planes operativos a nivel de grupo y los Servidores Públicos son los responsables de la ejecución del control y de la operatividad eficiente de procesos y procedimientos.

INFORMES Y SEGUIMIENTOS



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Para el período reportado (12 de Noviembre de 2014 al 12 de Marzo de 2015) del presente informe, se emitieron los correspondientes informes sobre las auditorias y seguimientos realizados, los cuales se dieron a conocer a la Gerencia, Subgerencia Técnico Científica, Subgerencia Administrativa y Financiera, y demás oficinas pertinentes de la entidad, y las tareas programadas en los diferentes Comités de la entidad:

Fecha de EnvioDestinatario Asunto

CI - CI 087 24/10/2014

JUAN MANUEL CARRILLO TORRES

Asesor Jurídico Externo

Coordinador Oficina Jurídica y Contratación

Cumplimiento Relación de Pagos en los Contratos

CI - CI 088 18/11/2014

SINDICATO DE APOYO EN SALUD SIAPSA, Atn.: LEIDY

JOHANA PEREZ COY, Representante Legal

Ing. GERARDO GÓMEZ CORTES, Proceso: Gestión

Sistemas de Información

Ing. DIONEL FERNANDO TRUJILLO ROJAS, Proceso:

Gestión Sistemas de Información

Recomendaciones Informe de Gestión Política Cero Papel

CI - CI 089 24/11/2014CAROLINA CALDERON VALDERRAMA

Subgerente Administrativa y Financiera Resolución Nº 637 de 2014 Contraloría Departamental del Huila

CI - CI 090 25/11/2014DIANA VICTORIA MUÑOZ MUÑOZ

GerenteElaboración del Estado de Situación Financiera de Apertura


GerenteCarta Circular 00004 del 24 de noviembre de 2014

CI - CI 092 04/12/2014

CAROLINA CALDERON VALDERRAMA

Subgerente Administrativa y Financiera Verificación Depósitos

CI - CI 093 22/12/2014

Señores SINDICATO DE APOYO EN SALUD SIAPSA

Atn.: LEIDY JOHANA PEREZ COY, Representante Legal

Ing. GERARDO GÓMEZ CORTES, Proceso: Gestión

Sistemas de Información

Informe cumplimiento de las normas en materia de derecho de

autor Sobre programas de computador (software), para la vigencia 2014

y otros.

COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS DESPACHADAS C.I. DEL 12 DE NOVIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014.

Cod.

CI - CI 094 22/12/2014

Dra. CAROLINA CALDERON VALDERRAMA, Subgerente

Administrativo y Financiero

Dra. MARTHA CECILIA OLARTE MORALES, Profesional

Universitario – Contador

Señor EDGAR YOBANNY DORADO DAZA, Técnico

Administrativo - Presupuesto

Señores SINDICATO DE APOYO EN SALUD SIAPSA,


Dr. HÉCTOR MARIO ARTUNDUAGA CLEVES, Proceso:

Cartera.

Informe de Actividades Plan de Mejoramiento (Cuenta Consolidada 2013)

de la Contraloría Departamental del Huila


GerenteNormatividad Contribución de Obra Pública


GerenteEntrega de informe



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Fecha de

EnvioDestinatario Asunto

CI - CI 001 20/01/2015DIANA IBETH ORTIZ CALDERÓN

Profesional Universitario – Talento HumanoTemas Propuestos para el PIC 2015, en atención a la Circular DE-G 030

2014.


Profesional Universitario – Talento Humano Solicitud Informe Incapacidades

CI - CI 003 20/01/2015

Dra. CAROLINA CALDERON VALDERRAMA

Subgerente Administrativo y Financiero

Dra. MARTHA CECILIA OLARTE MORALES,

Profesional Universitario – Contador

EDGAR YOBANNY DORADO DAZA,

Técnico Administrativo - Presupuesto

SINDICATO DE APOYO EN SALUD SIAPSA, LEIDY

JOHANA PEREZ COY,

Representante Legal

Dr. HÉCTOR MARIO ARTUNDUAGA CLEVES,

Proceso: Cartera

Informe de Actividades Plan de Mejoramiento (Cuenta Consolidada 2012)

de la Contraloría Departamental del Huila

CI - CI 004 20/01/2015

DIANA MARCELA CONDE MARTIN

Gerente (E)

Secretaria Junta DirectivaMiembro Junta Directiva

CI - CI 005 20/01/2015MARTHA CECILIA OLARTE MORALES

Profesional Universitario –Contadora- Remisión Manual de Procesos y Procedimientos

CI - CI 006 21/01/2015

DIANA MARCELA CONDE MARTIN

Gerente (E)Informe cumplimiento de las normas en materia de derecho de

autor Sobre programas de computador (software), para la vigencia

2015, INF-01-2015

CI - CI 007 23/01/2015

DIANA MARCELA CONDE MARTIN,

Subgerente Técnico Científica

CAROLINA CALDERON VALDERRAMA,

Subgerente Administrativa y Financiera

DIANA IBETH ORTIZ CLADERON,

Profesional Universitario Talento Humano

ENTREGA CRONOGRAMA DE LOS DIFERENTES COMITES

INSTITUCIONALES PARA LA VIGENCIA 2015.

CI - CI 008 23/01/2015DIANA MARCELA CONDE MARTIN

Gerente (E)ENTREGA CRONOGRAMA DE LOS DIFERENTES COMITES

INSTITUCIONALES PARA LA VIGENCIA 2015.


Profesional Universitario – Talento Humano Solicitud Medidas Incapacidades

CI - CI 010 27/01/2015JUAN MANUEL CARRILLO TORRES

Asesor Jurídico ExternoSolicitud Información

CI - CI 011 30/01/2015CAROLINA CALDERÓN VALDERRAMA

Subgerente Administrativa Y Financiera Remisión Evaluación por Dependencias


Subgerente Técnico - Científico Remisión Evaluación por Dependencias

CI - CI 013 30/01/2015DIANA IBETH ORTIZ CALDERON

Profesional Universitario –Talento Humano Remisión Evaluación por Dependencias


Gerente (E) Remisión Evaluación por Dependencias

CI - CI 015 04/02/2015JAIME FERNANDO CORREA

Asesor Jurídico Externo Solicitud Información Acción Repetición Amelia Sotelo de Chilito

COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS DESPACHADAS C.I. DEL 01 DE ENERO AL 12 DE MARZO DE 2015.

Cod.



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GerenteInforme Austeridad en el Gasto 2014


Gerente Informe Control Interno Contable 2014 (INF-004-2015)

CI - CI 018 10/02/2015CAROLINA CALDERÓN VALDERRAMA

Subgerente Administrativa Y Financiera Copia requerimientos a Asesores Jurídicos


Profesional Universitario –Talento Humano- Solicitud Hojas de Vida


Gerente Informe Seguimiento Peticiones, Quejas y Reclamos (INF-004-15)


Gerente Entrega Informes


GerenteCumplimiento Plazo Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del

Derecho de acceso a la información pública”


Gerente Entrega Informe Contraloría Departamental Huila 2014.


Profesional Universitario –Talento Humano- Entrega Informe Auditoria (INF-006-15)

CI - CI 025 05/03/2015

CARLOS DANIEL MAZABEL CORDOBA

Secretario de Salud Departamental Solicitud trámite para designación Representante Comité de Participación

Comunitaria ante la Junta Directiva de la Empresa Social del Estado

Hospital Departamental San Antonio de Pitalito Huila.

CI - CI 026 05/03/2015CARLOS MAURICIO IRIARTE BARRIOS

Gobernador del Huila Miembro Junta Directiva

CI - CI 027 09/03/2015

SINDICATO DE APOYO EN SALUD SIAPSA


Ing. GERARDO GÓMEZ CORTES

Proceso: Gestión Sistemas de Información

Ing DIONEL FERNANDO TRUJILLO ROJAS

Proceso: Gestión Sistemas de Información

Estrategia Política Cero Papel

CI - CI 028 12/03/2015CARLOS MAURICIO IRIARTE BARRIOS

Gobernador del Huila Situación Administrativa – Permiso – Jefes de Control Interno



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COMUNICACIONES DE INTERES GENERAL ENVIADOS A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS POR MEDIO DEL CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL



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Fecha Oficio Presentado A Informe Presnetado

INF 01 15 21/01/2015

Públicado en la página

WEB, y la pagina

www.derechosdeautor.gov

.co y CI-CI-006

Diana Marcela Conde Martin,

Gerente

Informe cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor Sobre

programas de computador (software), para la vigencia 2015, INF-01-2014

INF 02 15 21/01/2015 CI-CI-006

Diana Marcela Conde Martin,

Gerente

Dra Carolina Calderón Valderrama

Subgerente Admon y Financiera

Dra. Diana Marcela Conde Martín

Subgerente Técnico Cientifica

Dra. Diana Ibeth Ortiz Calderon

Profesional Universitario Talento Humano

Informe de Evaluación por Dependencias

INF 03 15 04/02/2015 CI-CI-016Diana Victoria Muñoz Muñoz

GerenteInforme Austeridad en el gasto 2014

INF 04 15 12/02/2015 CI-CI-020

DIANA VICTORIA MUÑOZ MUÑOZ

Gerente Informe Seguimiento Peticiones, Quejas y Reclamos (INF-004-15)

INF 05 15 24/02/2015 CI-CI-023


Gerente Entrega Informe Contraloría Departamental Huila 2014.

INF 06 15 02/03/2015 CI-CI-024


Gerente Entrega Informe Auditoria (INF-006-15)

INFORMES PRESENTADOS DEL 01 DE ENERO AL 12 DE MARZO DE 2015

Cod.



PITALITO HUILA

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, ACTA FECHA RESOLUCION FECHA TEMAS TRATADOS

1 001 29/01/2015 029 y 030 29/01/015

“Por medio de la cual se fusionan en la Empresa Social del Estado Hospital Departamental San

Antonio de Pitalito, los Comités del Sistema de Control Interno y Comité Central de Garantía de

Calidad, creados mediante las resoluciones N° 224 del 25 de mayo de 2005 y 103 del 20 de Abril

del 2004”.

“Por la cual se aprueba, el Plan General de Auditorías y el Plan de Acción de la Oficina de

Control Interno y Auditoría de Calidad para la vigencia de 2015, y se dictan otras disposiciones”

2 002 09/03/2015 050 09/03/2015

“Por la cual se aprueban, adoptan, Modifica y Actualiza los Protocolos, Procedimientos, Modelos

y Formatos de los Manuales Asistenciales de la Institución, establecidos por la oficina de

Control Interno y Auditoría Médica de Calidad en la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio

de Pitalito, para su utilización dentro del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en la

Prestación de los Servicios de Salud, y se dictan otras disposiciones”

2 FECHA

1 22/01/2015

2 19/02/2015

3ACTA

No. FECHA TIPO DE AUDITORIA

1 001 07/01/2015Verificacion correcta elaboración Formatos de Contratación a reportar al SINTERCADH de la

Contraloría Departamental del Huila

2 005 26/02/2015Verificacion correcta elaboración Formatos de Contratación a reportar al SINTERCADH de la

Contraloría Departamental del Huila - Cuenta Consolidada 2014 -

DEPENDENCIA AUDITADA

Jurídica

Subgerencia Administrativa y

Financiera y Jurídica

002Revisión y seguimiento a los guardianes ubicados en los diferentes servicios de la institución, teniendo en cuenta

los compromisos adquiridos con la Contraloría Departamental.

COMITÉ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GARANTIA DE LA CALIDAD DEL 12 DE NOVIEMBRE DE 2014 AL 12 DE MARZO DE 2015

ACTA REVISIÓN TEMAS TRATADOS

001Revisión y seguimiento a los guardianes ubicados en los diferentes servicios de la institución, teniendo en cuenta

los compromisos adquiridos con la Contraloría Departamental.



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Itens COMITÉ ACTA FECHA TEMAS TRATADOS

1 COMITÉ DE CARTERA 001 06/01/2015

1. Llamada a lista y verificación del quórum.

2. Lectura del Acta Anterior y revisión de cumplimiento de compromisos.

3. Informe Mensual cartera

4. Tareas, compromisos y varios:

• Proyectar oficio a la gerente Departamental y Regional de la NUEVA EPSS con el fin de dar a conocer el estado de cartera a la fecha y la

necesidad de tener un conversación de la cual se pueda finiquitar muchas falencias.

• Proyectar oficio a la EPSS MALLAMAS dando a conocer que no se Firmara contrato hasta que no se realicen negociaciones de pago.

• Proyectar oficio a la gerente de CAPRECON la doctora LUISA FERNANDA PULECIO dando a conocer el estado de cartera, la contratación

y el aumento de las cartera con las territoriales.

• Proyectar oficio a la EPSS SANITAS dando conocer el estado de cartera y los inconvenientes presentados para realice conciliaciones.

• Proyectar oficio a la EPSS CAFESALUD SUBSIDIADO dando a conocer el estado de cartera y los inconvenientes encontrados frente al flujo

de recursos.

• Proyectar oficio al doctor ABEL FERNELY SEPULVEDA Gerente de Emcosalud dando a conocer el estado de cartera y las razones por la

cual se seguirá facturando a tarifa SOAT pleno.




3. Tareas, compromisos y varios.:

• enviar oficios pre jurídicos diarios

• Retroalimentar cuadro de oficios enviados, y cruces contables realizados




3. Tareas, compromisos y varios.
















3. Informe Mensual cartera EPS.






ASISTENCIA A LOS DIFERENTES COMITÉS

1COMITÉ DE

CONCILIACIÓN001 15/01/2015

1. Llamado a lista y verificación del quórum

2. Informe de la comisión sobre la revisión del acta anterior.

3. Conformación de la comisión para revisar la presente acta.

4. análisis fallo liquidación y costo respecto al proceso ejecutivo instaurado por SAMU LTDA contra la E.S.E Hospital Departamental San

Antonio de Pitalito

5. Decisión del Comité frente al tema analizado.

6. Compromisos

2COMITÉ DE





4. Análisis conciliación extrajudicial Reparación directa JESUS ANTONIO LOPEZ contra la E.S.E Hospital Departamental San Antonio de

Pitalito

5. Análisis Notificación de fecha 21 de Enero de 2015 por el Juzgado Único Laboral de Pitalito

6. Decisión del Comité frente al tema analizado.:

1. Teniendo en cuenta lo analizado por los integrantes del comité de conciliación de la institución en el caso de Jesús Antonio López se

decide no conciliar el evento teniendo en cuenta los argumentos anteriormente expuestos en el análisis médico.

2. Se continuará con el seguimiento al proceso atendiendo el contenido del estado No 4 del 22 de Enero de 2015.

7. Compromisos

3COMITÉ DE





4. análisis informe actividades por el Dr Jaime Fernando Correa Correspondiente al mes de Enero

5. Socialización informe Semestral

6. socialización política prevención daño antijurídico por el Dr Jaime Fernando Correa


8. Compromisos:

1. El Dr Jaime Fernando Correa presentará las actividades adelantadas respecto al informe semestral

4COMITÉ DE





4. Análisis Convocatoria conciliación Rad. 2093-14 convocantes GILBERTO LOPEZ Y OTROS CASO EDINSON LOPEZ MUÑOZ


Teniendo en cuenta lo analizado por los integrantes del comité de conciliación de la institución en el caso del paciente EDILSON LOPEZ

MUÑOZ se decide no conciliar el evento teniendo en cuenta los argumentos anteriormente expuestos en el análisis médico por la Subgerente

Técnico Científica.

6. Compromisos



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1COMITÉ TÉCNICO

CIENTIFICO001 05/01/2015

1. Llamado a lista y verificación del quórum.

2. Conformación de comisión para revisar la presente acta.

3. Informe de la comisión que revisó el acta anterior.

4. Aspectos a analizar de cada área

5. Compromisos

2COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos:

1. La Dra Brania Florez debe realizar plan de mejoramiento por las Fugas de pacientes.

2. Autorizaciones debe presentar verificación de datos de pacientes aceptados por parte del área de admisiones.

3COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos:

1. La Dra Hilda concertará fechas de socialización de temas de cuentas médicas con los coordinadores de las diferentes especialidades.

2. La Jefe Amanda dará a conocer la circular del manejo del Chicungunya para la zona sur.

3. Se debe coordinar por parte de la Dra Brania, la teleconferencia del día 20 de enero de 2015 la asistencia de todos los médicos de

urgencias.

4. Sistemas debe hacer seguimiento al reporte de 142 casos de cólera.

5. La Dra Brania debe reunirse con la Jefe Amanda para sacar un listado de los eventos de notificación obligatoria para socializarlo

nuevamente con los médicos.

6. Se realizará capacitación el día miércoles y jueves sobre manejo de ventiladores de transporte de urgencias, para todo el personal médico.

4COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos:

1. El Jefe de facturación y el químico presentarán informe a la Dra Diana Muñoz, del estado de los contratos respecto a la dispensación de

los medicamentos ambulatorios. Especialmente Comfamiliar.

2. el área de Sistemas debe reproducir el CD sobre manejo de tuberculosis y suministrarlo a los servicios.

3. Se debe realizar a instancias de la Subgerencia Científica reunión con los especialistas de ortopedia, para analizar el tema de

autorizaciones

5COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos:

1. La Subgerencia Científica deberá organizar el cronograma de capacitación por parte de los especialistas a los médicos y personal

paramédicos de los primeros niveles de los nueve municipios del sur.

2. El área de sistemas y mercadeo a fin de mejorar la página Web del hospital y dar a conocer a la opinión pública todos nuestros logros, de

manera semanal deberá actualizar dicha pagina. Al igual que abrir un Facebook con lo mencionado y un Twitter.

3. La meta de facturación es de $5.200 millones mensuales.

6COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos

7COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos

1. La Dra Nancy Muñoz y el Técnico Juan Carlos Hernández realizaran diferentes tips de videos con los profesionales de las áreas de tal

manera que se tenga informado al usuario de cómo es la prestación de los Servicios en la institución también deben realizar cronograma a fin

de organizar con cada servicio cuando les corresponde.

2. El Ing Gererdo y la Dra Nancy deben realizar actualización de la plataforma del hospital con la visión, misión, códigos de ética y valores.



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3.2. HALLAZGOS: No Aplica para el presente informe

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FINALES

CONCLUSIONES:

8COMITÉ TÉCNICO




3. Análisis informe acción de repetición proceso Amelia Sotelo de Chilito

4. Análisis informe proceso Surenvios

5. Informe sobre avance de cobro incapacidades E.P.S s

6. Compromisos

9COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos:

1. Se emite circular informativa sobre la responsabilidad administrativa en cabeza de las Subgerencias durante los fines de semana y noches,

para resolver asuntos de carácter importante que no puedan ser resueltos por los coordinadores.

2. Los coordinadores deben organizar lo referente a seguridad del paciente, identificando los riesgos y las medidas tomadas. Igualmente el

trámite de los eventos adversos se debe cumplir con el proceso establecido mediante circular. El reporte al área de calidad debe realizarse

de manera oportuna.

3. El área de Calidad debe reportar semanalmente los eventos adversos y el plan, así como el seguimiento.

10COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos

1. El área de Referencia presentará informe semanal de los neonatos remitidos y las maternas a causa del neonato.

2. Se realizará una reunión ampliada del servicio de quirófano, para realizar una reingeniería al servicio. La programación diaria debe contar

con el visto bueno de la Subgerencia Científica.

11COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos:

1. Se delega al Ingeniero Fernando Trujillo para que mantenga la página web actualizada en conjunto con el área de mercadeo.

2. Se debe iniciar con la organización de la rendición de cuentas por parte de la Gerencia.

12COMITÉ TÉCNICO






5. Compromisos

1. La Dra Martha Torres proyectará Circular sobre nueva directriz de recolección de muestras.

1 COMITÉ DE COSTOS 001 29/01/2015


2. Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.

3. Designación de encargados de la revisión preliminar del acta de la sesión anterior.

4. Informe sobre el desarrollo de las tareas y compromisos asignados en la sesión anterior:

5. Observaciones de los gerentes de los centros de costo de las Unidades Funcionales Operativas sobre los resultados del informe del mes

de Diciembre

6. Resultados del informe correspondiente al mes de diciembre.

7. Tareas / compromisos.

Plan de mejoramiento para reducir los errores en el proceso de facturación.

Responsable: Encargado del proceso de facturación.

La unidad administrativa de costos debe convocar a la próxima sesión del comité, en coordinación con facturación, los facturadores de

servicios en los centros de costo en los que se registra un número mayor de equivocaciones, con el objeto de que comprendan el impacto

negativo que se origina para el sistema de costos.

Responsable: Costos, Facturación y Talento humano



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No Aplica para el presente informe RECOMENDACIONES: No Aplica para el presente informe

5. RELACIÓN DE ANEXOS (Digitalizados)

No Aplica para el presente informe

“Original Firmado”

ELIO FABIO RUIZ LARA Jefe de Control Interno

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