REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA …00:22Z... · FACULTAD DE MEDICINA, ODONTOLOGIA Y CIENCIAS...
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA FACULTAD DE MEDICINA, ODONTOLOGIA Y CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES POSTGRADO DE ADMINISTRACION DEL SECTOR SALUD PROPUESTA ORGANIZACIONAL PARA UNA EFECTIVA ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS EN EL DEPARTAMENTO DE SUMINISTRO DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE SALUD TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE MAGISTER SCIENTIARIUM EN ADMINISTRACIÓN DEL SECTOR SALUD MENCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE HOSPITALES MARACAIBO, JUNIO DE 2011 TUTOR AUTOR: DR. RICAURTE SALOM GIL LCDA. ROSA E. LUGO ASESOR METODOLOGICO DRA. GRACIELA SÁNCHEZ
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE MEDICINA, ODONTOLOGIA Y CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
POSTGRADO DE ADMINISTRACION DEL SECTOR SALUD
PROPUESTA ORGANIZACIONAL PARA UNA EFECTIVA ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS EN EL DEPARTAMENTO DE SUMINISTRO DE LOS
ESTABLECIMIENTOS DE SALUD
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE MAGISTER SCIENTIARIUM EN ADMINISTRACIÓN DEL SECTOR SALUD
MENCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE HOSPITALES
MARACAIBO, JUNIO DE 2011
TUTOR AUTOR: DR. RICAURTE SALOM GIL LCDA. ROSA E. LUGO
ASESOR METODOLOGICO
DRA. GRACIELA SÁNCHEZ
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PROPUESTA ORGANIZACIONAL PARA UNA EFECTIVA ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS EN EL DEPARTAMENTO DE SUMINISTRO DE LOS
ESTABLECIMIENTOS DE SALUD
AUTOR: Lcda. ROSA E. LUGO
Firma: __________________
C.I: 9.582.942 Urb. Las Adjuntas Manzana 8 casa No. 6 Teléfono: 04146949132-02694155926. E-mail: [email protected]
TUTOR: DR. RICAURTE SALOM GIL
Firma: _________________ C.I: 1.068.576 PAS-LUZ, Edificio Ciencia y Salud. Maracaíbo, Estado Zulia Telefono: 04143619687 E-mail: [email protected]
ASESOR: DRA. SÁNCHEZ, GRACIELA
Firma_____________________
C.I. 4.524.510 Dirección: PAS -LUZ Edificio Ciencia y Salud Maracaibo, Estado Zulia, Teléfono: 0414-6151155; 0416-9620326 Correo electrónico: [email protected]
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DEDICATORIA
A Jehova Dios por permitirme realizar este sueño, el cual el me dio la fuerza la
sabiduría de seguir este camino, ya que cada día estoy convencida de que Dios me
creo para el éxito y no para el fracaso; y se que se siente plenamente satisfecho por
que el ha visto mi esfuerzo y lucha para lograr y conseguir mis ideales, y llevada de su
mano logre alcanzar esta meta.
A mi madre por darme su apoyo sus consejos en todo momento que siempre lo he
necesitado, gracias mi viejita te adoro.
A mis hermanos Gustavo, Ivol y Alexis por su apoyo en todo momento los quiero
mucho.
A mis sobrinos Yosmel y Joaquina, que este logro les sea de ejemplo para seguir
adelante y alcanzar sus metas.
A Wilmer por darme su apoyo, en todo momento estuvo siempre conmigo gracias.
A mis primas Luisa, Albelia, Mariela, Duma, Petra Tila, Fanny, Miriam Lore, Ángela
Mayra Marielys, Maricela, Yaquelin, en fin todas mis primas y todos mis primos los
quiero mucho.
A mi cuñada Orietta, Sabrina y Johana, a Julios por su ayuda gracias.
A mis ahijados y mis ahijadas.
A Maryoris Rojas por su apoyo espiritual gracias amiga.
Finalmente doy gracias al ser supremo mi Dios, si he olvidado a alguien, y
probablemente lo hice, doy excusas. Yo los amo a todos.
Lcda. Rosa Erila Lugo
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AGRADECIMIENTO
A Dios que me dio la sabiduría, iluminación, y la fortaleza para llegar a este triunfo,
olvidando los errores del pasado y concentrándome en mis grandes logros del futuro.
Mi esfuerzo de hoy es una gótica de agua que cae sobre una montaña casi no se nota
pero una y otra y otra y otra……………………………………………….se lleva la montaña
A mi madre que es lo mas grande que tengo, gracias por tu apoyo y tus consejos
siempre los tendré presente te Amo mi viejita.
A mis hermanos y mis sobrinos.
Al Pas- Luz y a todos mis profesores que con su experiencia y sabiduría me enseñaron
todos sus conocimientos para llegar a esta meta, en especial al Dr. Ricaurte Salom Gil
por ser una persona tan humana, que Dios me le siga dando más sabiduría y vida, a la
Dra. Graciela Sánchez, por tener esa paciencia conmigo que Dios me la bendiga, Dra.
Belkis Chávez, Dra. Mónica Chirinos Y a la negra luchadora quien me encamino y me
facilito realizar este propósito Dra. Benigna Báez.
A la Clínica la Familia, Lcda. Mirtha Olivares, y al Dr. José Olivares agradecida por
su apoyo y ayuda en mi capacitación muchas gracias.
A mi amiga Ancelith Pereira por su apoyo incondicional gracias por tu generosidad.
A todos los integrantes del Pas-luz Cohorte Punto Fijo por seguir este camino donde
vivimos grandes momentos gracias por su amistad.
Finalmente doy gracias al Divino Jesucristo, si he olvidado a alguien, y probablemente
lo hice, doy excusas. Yo los amo a todos.
Lcda. Rosa Erila Lugo
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ÍNDICE GENERAL
Pág. ACTA 3 VEREDICTO 4
DEDICATORIA 5
AGRADECIMIENTO 6
RESUMEN 8
ABSTRACT 9
INTRODUCCIÓN 10
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
OBJETIVOS 14
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 15
MARCO TEÓRICO 17
METODOLÓGIA 38
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 40
DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS 45
CONCLUSIONES 47
RECOMENDACIONES 48
PROPUESTA 50
ÍNDICE DE REFERENCIA 59
ÍNDICE DE TABLAS 61
ÍNDICE DE ANEXOS 62
8 Lugo, Rosa. Propuesta Organizacional para una Efectiva Administración de Insumos en el Departamento de Suministro de los Establecimientos de Salud. Proyecto de Investigación para optar al Titulo de Magister Scientiarium en Administración del Sector Salud. Mención: Administración de Hospitales. Universidad del Zulia. Facultad de Medicina, Odontología y Ciencias Económicas y Sociales. Programa de Postgrado de Administración del Sector Salud. Maracaibo, Venezuela, 2011, 68 p.
RESUMEN El objetivo de este trabajo fue realizar una propuesta organizacional para una efectiva administración de insumos en el departamento de suministro de los establecimientos de salud. La investigación fue un proyecto factible, con un diseño no experimental de campo, transversal. La población la constituyó una institución privada, la muestra fue un censo poblacional. Los resultados señalaron que era indispensable diseñar una propuesta organizacional para una efectiva Administración de Insumos en el Departamento de Suministro de los Establecimientos de Salud. Como conclusión se obtuvo que no se maneja de manera regular la administración de insumos, conociendo lo indispensable que es llevar la lista de medicamentos y lista de suministro y equipos médicos esenciales para la atención efectiva del paciente. Así se evidenció la necesidad de organizar y controlar los insumos a fin de brindar una excelente administración de los medicamentos. Palabras Clave: Efectiva-Administración- Insumos Correo Electrónico: [email protected]
9 Lugo, Rosa. Organizational Proposal for Effective Drug Administration and Supplies Department in the Provision of Health Facilities. Proyecto de Investigación para optar al Titulo de Magister Scientiarium en Administración del Sector Salud. Mención: Administración de Hospitales. Universidad del Zulia. Facultad de Medicina, Odontología y Ciencias Económicas y Sociales. Programa de Postgrado de Administración del Sector Salud. Maracaibo. Venezuela. 2011, 68 p.
ABSTRACT
The aim of this study was to make a proposal for effective organizational management inputs in the supply department of health facilities. The investigation was a feasible project, with a non-experimental field, transversal. The population was a private institution; the sample was a population census. The results showed that it was essential to design a proposal for effective organizational management inputs in the Supply Department of Health Facilities. As a conclusion, it was not regularly handles input management, knowing how essential it is to take the medication list and list of essential medical supplies and equipment for effective patient care. This highlighted the need to organize and control inputs to provide an excellent administration of drugs.
Keywords: Effective - Administration - Inputs Email: [email protected]
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INTRODUCCIÓN
La efectiva administración de insumos permite garantizar la disponibilidad de
medicamentos eficaces, seguros, y de calidad atendiendo a las prestaciones
demandadas por los usuarios, en los establecimientos de salud de los diferentes niveles
de atención públicos y privados. En este sentido, los establecimientos de salud son los
responsables de garantizar la administración integral de insumos así como la gestión de
suministros de medicamentos a fin de promover un nivel de atención eficaz y un uso
racional de los mismos.
No obstante, los diferentes responsables de las instituciones de salud deben realizar
acciones que permitan verificar los conocimientos, habilidades y prácticas referentes a
la administración de insumos para cumplir de esta manera con eficiencia y eficacia sus
funciones a fin de garantizar la calidad en la prestación de los servicios.
Por lo tanto, se pretende contar con una propuesta organizacional donde se puedan
aplicar un correcto almacenamiento y distribución de insumos en el marco del uso
racional de los mismos, a fin de prestar un servicio eficiente y de calidad a sus usuarios.
A partir de lo anteriormente expuesto, se presenta la estructura del Trabajo de Grado la
cual fue realizada por secciones en donde se hace referencia al planteamiento del
problema, los objetivos de la investigación, justificación e importancia, y delimitación de
la investigación. Por otra parte, se presentan antecedentes de la investigación, bases
teóricas y legales, variables, operacionalización de las variables, definición de términos.
De igual manera se hace referencia a la metodología donde se detalla el tipo de
investigación, diseño de la investigación, la población y muestra, y las técnicas e
instrumentos de recolección de datos; se plantean los procedimientos utilizados para el
análisis, así como la presentación de resultados y discusión e interpretación de los
mismos, las conclusiones de la investigación, y finalmente se desarrolla la propuesta
organizacional para dar respuesta a esta problemática.
11
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el nuevo contexto de la seguridad social, las Direcciones Regionales de Salud deben
tener capacidad para administrar un microsistema de suministro, con características de
oportunidad, sostenibilidad, calidad y costo efectivo. La administración del suministro de
medicamentos e insumos es una de las nuevas responsabilidades que deben
desarrollar los establecimientos de salud. A lo interno de esta es necesario ordenar el
uso de medicamentos y otros insumos según los niveles de atención y de acuerdo al
reglamento para el control de los medicamentos del Plan Básico de Salud.
Durante la última década, la búsqueda de la eficiencia en los establecimientos de salud
se ha trasladado a reducir los costos para los afiliados, lograr una mayor cobertura de la
población y hallar balances entre el nivel de utilización de los recursos y servir a los
pacientes eficientemente a pesar de su ubicación geográfica o estrato social. Es en este
punto donde los establecimientos de salud deben enfocarse en obtener una efectiva
administración de medicamentos e insumos convirtiéndose en un punto clave de mejora
en la prestación de los servicios de salud, sus costos asociados y posibles
mejoramientos en los procesos control de los medicamentos e insumos que se manejan
según sea la atención que se brinde.
Es de notar que el servicio de farmacia del hospital es responsable de la gestión de
medicamentos de las diferentes unidades de dispensación, incluyendo la
hospitalización. Periódicamente se deben reponer los consumos de las mismas,, para lo
cual se hace necesario disponer de las listas de medicamentos definidas para cada
área o servicio que se prestan. Los Establecimientos de salud disponen de un almacén
de medicamentos de dimensión suficiente para la custodia y resguardo de los mismos,
siendo necesaria la organización de ellos para una mejor atención tanto de pacientes
que acuden a consulta externa como de los referidos.
En este sentido, deben ser diseñadas medidas según las necesidades particulares de
cada institución bien sea pública o privadas, teniendo en cuenta las diferencias que
puedan existir en el marco de la regulación legal, la cantidad de servicios que ofrecen
los establecimientos de salud, el volumen y características de usuarios que la entidad
12 atiende y su presupuesto, entre otros.
Actualmente, se observa un aumento de la densidad poblacional que incrementa la
demanda por servicios médicos junto a otros requerimientos para una atención
eficiente, confiable y humana. A este primer elemento, se suma un segundo
componente que tiene que ver con las políticas de estado y del gobierno local
encaminadas a ampliar la cobertura (especialmente en salud pública), de tal modo que
a largo plazo, todo ciudadano tenga el derecho de acceso al sistema de salud.
Dentro de este contexto, la misión de los establecimientos de salud consiste en la
prestación oportuna de los servicios para atender y brindar una atención confiable,
humana y de calidad al paciente con el personal y los recursos adecuados. Un
establecimiento de salud es entonces una organización dedicada a atender a la
comunidad y dar apoyo a los organismos del gobierno nacional, regional y municipal en
condiciones normales, emergencia y desastres.
Es de notar que dichos establecimientos, tienen limitaciones al momento de administrar
los medicamentos e insumos en el departamento de suministro, esto es debido a que
no existe una codificación del inventario que se maneje por vía electrónica para permitir
controlar bien sea la entrada y salida de los mismos. La cantidad de usuarios atendidos
diariamente hace difícil el control de los medicamentos e insumos, que se manejan en
los diferentes departamentos de asistencia médica afectando así la administración de
los materiales que se encuentran en existencia y de los consumidos.
Por lo tanto, es competencia de los establecimientos de salud, vigilar el cumplimiento de
la legislación nacional en relación a las condiciones de comercialización de productos
farmacéuticos, y apoyar los programas de control de calidad y de fármaco vigilancia de
los medicamentos. Dentro de esta perspectiva, la Clínica La Familia es una
institución que brinda servicio de salud pero que en la actualidad no dispone de una
organización para la administración de medicamentos e insumos, originándose a veces
fallas en el control de entrada y salida de los mismos, por lo tanto, la propuesta de
administración de suministro busca introducir un modelo donde sea posible la
13 integración programática para la gestión de necesidades del establecimiento, que
puedan ser aplicados en otros diferentes niveles de complejidad en la red de atención.
Dado que las instituciones hospitalarias tipo III y IV por su complejidad, necesitan una
amplia variedad de insumos, con un incremento del movimiento de los mismos se hace
necesario organizar el almacén de estos centros asistenciales, para lograr un
almacenamiento adecuado de los insumos y así resguardar la calidad de los productos,
entre ellos los farmacéuticos; de modo que el, transporte, almacenamiento y la
distribución sea apropiada.
Formulación del Problema De lo anteriormente señalado se formula la siguiente interrogante:
¿Será necesario el desarrollo de una propuesta organizacional para una efectiva
administración de insumos en los establecimientos de salud?
14
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN General
Diseñar una propuesta organizacional para una efectiva administración de insumos en
el departamento de suministro de la Clínica la Familia C.A.
Específicos
• Diagnosticar la situación actual en la administración de insumos en el
departamento de suministro de la Clínica la Familia C.A.
• Evaluar los componentes del ciclo de gestión en el manejo de insumos en el
departamento de suministro de de la Clínica la Familia C.A.
• Identificar los insumos que se manejan en la Clínica la Familia C.A.
• Determinar las normativas para el manejo de insumos en el departamento de
suministro de la Clínica la Familia C.A.
15
JUSTIFICACIÓN
La aplicación de la administración de medicamentos e Insumos es un paso necesario
que puede permitir a los establecimientos de salud tanto públicos como privados, la
creación de ventajas competitivas en áreas prestatarias de servicios incluida la
programación de citas y cirugías, entre otros. Al comparar las problemáticas industriales frente a los establecimientos de salud también es importante clarificar que es objetivo fundamental en estas últimas brindar un servicio integral con todas las capacidades de respuesta de las instituciones que los brindan en sus áreas de servicios médicos. A su vez, dentro del análisis de esta comparación es importante analizar que los ahorros u optimación de costos deben tener un tratamiento y una comprensión diferente a la dada por el sector industrial. El objetivo de la administración de un establecimiento hospitalario ubicado en una red, hasta este momento se puede entender como el diseño y soporte de estrategias para apoyar la gestión realizada por otros establecimientos de salud adscritos funcionalmente a el.
Así pues, es de suma importancia disponer de un inventario de los medicamentos e insumos dado que una buena administración de los mismos, orienta en la aplicación de los lineamientos técnicos en el área de suministros médicos, en el uso racional de ellos y en los registros que deben generarse al respecto, fortaleciendo de esta forma la gestión del departamento de suministro en los establecimientos de salud.
El personal responsable, estará obligado a brindar servicios con calidad, calidez y equidad a los usuarios internos y externos de la Institución, para el logro de los objetivos institucionales, basados en el compromiso de tener una organización efectiva en lo a que medicamentos e insumos se refiere.
Este trabajo será un aporte y una guía para llevar a cabo una efectiva administración,
manejo, distribución y uso de los insumos en los establecimientos de salud, ofreciendo
también amplios conocimientos sobre organización y gestión de la información. La
investigación tiene una extraordinaria importancia porque el mundo de los
medicamentos y otros insumos se caracteriza por su complejidad creciente y para
16 abordarla es necesario contar con información clara, precisa y con instrumentos
apropiados que faciliten la información organizada, lo cual servirá de apoyo para
quienes trabajan en la administración y gestión de insumos en los sistemas de salud.
De igual manera permitirá que los establecimientos de salud cuenten con una propuesta
organizacional para mejorar los departamentos de suministro. En la mayoría de las
instituciones no se cuenta con material informativo de esta índole dificultándoles a las
personas el acceso de información. Se busca que los establecimientos de salud
controlen sus insumos para una eficaz atención de los usuarios que allí asisten,
optimación del costo y eliminación del desperdicio. Finalmente será una herramienta
que permitirá que estudiantes cuenten con una estructura modelo para otros trabajos de
investigación.
Delimitación del estudio La presente investigación se realizó en la Clínica la Familia ubicada en la Urbanización
Santa Irene Prolongación Girardot del Municipio Carirubana Estado Falcón, en el lapso
comprendido entre Noviembre 2009 a Octubre 2010.
17
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación Balboa (2009), el estudio se basó en un Sistema informático de gestión hospitalario
médico administrativo módulos farmacia, almacenes y adquisiciones. El presente
proyecto consistió en el desarrollo de los módulos de farmacia, almacenes y
adquisiciones que son parte del “Sistema informático de gestión hospitalario médico
administrativo” cuyo objetivo es de lograr un sistema integrado para todo el seguro.
La solución propuesta es la implementación de un sistema de información que permite
automatizar, sistematizar y optimizar todos los procesos logrando la disponibilidad de
información, dejando atrás los controles y tareas manuales. Para las fases de análisis y
diseño se utilizó la metodología de Proceso Unificado del Rational (RUP), apoyado con
el Lenguaje de Modelado Unificado (UML). Con la implementación del sistema se pone
a disposición información actualizada para la dispensación de medicamentos, controlar
el inventario, la fecha de expiración y las cantidades existentes en almacenes, como
también se ayuda en el proceso de adjudicación de medicamentos a empresas
proveedoras cuando se realice un nuevo pedido.
Como conclusión se obtuvo que el principal problema en el área de farmacia es que no
se realiza un control adecuado sobre las transacciones ni los procesos realizados,
ocasionando demora en la obtención de información, causando retrasos en la
actualización de inventarios, provocando deterioros en el material médico y pérdidas de
medicamentos.
Jiménez (2007), está investigación se baso en la Optimización de los Recursos en los
Hospitales: revisión de la literatura sobre Logística Hospitalaria. El propósito de esta
investigación, es el de exponer la relevancia de estudiar los procesos logísticos en los
hospitales, particularmente dentro del sistema de salud colombiano. El propósito de
está investigación consistió, en ilustrar cuáles son las principales motivaciones e
Importancia de estudiar los problemas de logística hospitalaria. Se basó en una
18 investigación documental, en donde se buscaba conocer el impacto que en particular
tienen las soluciones de logística hospitalaria, que lo hacen interesante como área de
estudio en general, y en particular en el contexto colombiano, donde su campo de
aplicación puede ser bastante amplio. Hay mucho por hacer y son pocos los esfuerzos
que se han hecho en materia de investigación.
En este estudio se llegó a la conclusión que hay que implementar una mejor
administración de medicamentos e insumos en establecimiento de salud es que éstas
no se limitan únicamente al desarrollo de modelos. La realización de estudios y la
posterior puesta en marcha de soluciones integran en su ejecución a los diferentes
actores. Estos actores se pueden clasificar, grosso modo, en proveedores de servicios y
proveedores de insumos; los departamentos administrativos y la gerencia del hospital;
el personal médico; el personal de apoyo al interior de la institución y finalmente los
pacientes, a quienes va dirigido el servicio.
Garrido (2006), este proyecto se baso en la modernización del sistema de suministros
médicos (SISUM) en la República Dominicana. El objetivo general del proyecto era
facilitar y garantizar la provisión de los suministros básicos y necesarios para la
atención de salud de la población dominicana de manera oportuna, segura y suficiente.
En este proyecto, se buscaba, la introducción de elementos que garanticen la actuación
de los centros hospitalarios como clientes del sistema de suministros y el uso eficiente
de los medicamentos e insumos médicos implican al ámbito de logística y al de gestión
interna de los centros. La metodología de ejecución del proyecto se desarrolló a lo largo
de 24 meses.
Su ejecución se realizó en tres fases: análisis, desarrollo e implantación de propuestas
y pilotaje en Planteamiento de propuestas, discusión y consenso de las propuestas con
las instituciones implicadas, elaboración del plan de acción, capacitación del personal
implicado en la implantación, acompañamiento en la implantación de las propuestas las
instituciones. Dado que se trataba de un proyecto de implantación, su proceso se
desarrolló según la siguiente secuencia. Los resultados más relevantes obtenidos en los
diferentes ámbitos de desarrollo del proyecto fue la Reordenación y gestión de los
19 almacenes, el Diseño y desarrollo de los circuitos internos de petición, la distribución y
administración de medicamentos e insumos médicos en los hospitales y el Desarrollo
de proyectos pilotos de dispensación en dosis unitarias.
Mendoza (2004), realizó una investigación denominada Análisis del Sistema de
Suministro de Medicamentos Esenciales Vallegran de Bolivia. Según la situación de los
medicamentos en Bolivia es uno de los principales problemas de salud, por las
connotaciones económicas, sociales y de empleo tan difundido; factores que agravan el
perfil epidemiológico del país con enfermedades accidentales o iatrogénicas. Pero el
principal problema que debe enfrentarse es el elevado costo de los medicamentos y la
complejidad de las prescripciones médicas.
Para solucionar tales problemas, la OMS propuso listas modelo de medicamentos
esenciales basadas en las necesidades reales de las comunidades, debiendo
estructurarse sistemas locales de manejo y distribución para el suministro permanente y
continuo. Siguiendo la sugerencia, en Valle grande se organiza el sistema de
distribución de medicamentos esenciales, cuyo ámbito de cobertura es el sector salud
de la provincia mediante una farmacia central y otras de área y sector.
Ramírez (2004), desarrollo un proyecto denominado Evaluación de La Farmacia
Hospitalaria del Hospital General de Querétaro. El objetivo del trabajo fue asegurar la
suficiencia y disponibilidad del cuadro básico de medicamentos por medio de la
distribución de dosis unitarias, que garanticen el servicio a los pacientes hospitalizados
a través de la oportuna aplicación de la prescripción médica. Se trabajo con un sistema
de inventario que permitía obtener la información así como planear, controlar,
administrar y verificar, el suministro y consumo de los medicamentos e insumos por
paciente, médico, área de servicio y hospital, así como la productividad en general.
Los resultados obtenidos en la investigación fue contar con la información estadística
necesaria que permitiera hacer una evaluación del funcionamiento de la farmacia
hospitalaria por medio de un comparativo del consumo de medicamento por servicio en
el Hospital General de Querétaro; antes de la implementación y una vez operando la
20 Farmacia Hospitalaria. Así también se logro contar con información veraz y oportuna, lo
que permitió planear, controlar y evaluar tanto el suministro como el consumo por cada
paciente, médico y área de servicio evitando el desabasto y caducidad de los
medicamentos.
Bases Teóricas
La eficacia, seguridad y calidad de los medicamentos son requisitos esenciales que
deben ser garantizados para el otorgamiento del Registro Sanitario y durante todo el
proceso de comercialización de los productos farmacéuticos. La autoridad de salud
debe establecer las regulaciones cuyo cumplimiento garantice la eficacia, seguridad y
calidad de los productos que se comercializan en el país. Dicha regulación debe influir
desde la autorización hasta la dispensación de los medicamentos, como parte de un
sistema de vigilancia sanitaria. Las empresas de fabricación y comercialización son los
responsables de la calidad de los medicamentos que elaboran y comercializan, por lo
que deben cumplir con las buenas prácticas de fabricación, almacenamiento y
distribución.
En los últimos años, como parte del proceso de modernización de la gestión pública, el
organismo regulador de medicamentos, se ha visto limitado en su capacidad de
evaluación de los establecimientos farmacéuticos, previo a su autorización de
funcionamiento. Igualmente, los problemas de calidad de los medicamentos,
condicionados en este contexto, persisten.
Administración de medicamentos e insumos en los establecimientos de salud
Además de la elaboración de la política de control de inventario, es trascendental
buscar solución para una efectiva administración hospitalaria dentro de los
establecimientos de salud (Goodman, 2003).
• Se deben incorporar herramientas informáticas para el control de los inventarios:
códigos de barras en las farmacias.
21 • Se deben establecer procesos de automatización de los pedidos, los cuales
se comunican al proveedor a través del correo electrónico con acuse de recibo o
Mediante el uso de fax.
• Se deben comprar dispensadores de medicamentos capaces de registrar los
movimientos de productos, de tal forma que el supuesto de revisión continua del
inventario fuera válido y se avisara oportunamente la necesidad de reponer.
Problemas de administración de medicamentos e insumos en los establecimientos de
Salud.
Las implementaciones que se pueden realizar en el contexto de los establecimientos de
salud son análogas a las soluciones tradicionales de investigación de operaciones en la
industria por efecto de la similitud de su formulación matemática y de las herramientas
que es posible utilizar, incluso cuando se trate de recursos diferentes; en un nivel más
detallado son distintos y requieren un tratamiento especial (Garner, 2001). Las
diferencias se centran principalmente en los objetivos que se persiguen al aplicar un
modelo específico y las restricciones con que se cuenta, además de las implicaciones
que las decisiones tomadas puedan tener.
Si por ejemplo se considera un sistema de inventarios con varias referencias de
productos, un modelo de optimización similar al que se aplicaría a una empresa
manufacturera puede aplicarse en un centro médico. Dada una caracterización de la
demanda por productos, las variables de decisión en ambos modelos buscarían
determinar qué cantidades de cada insumo pedir a los proveedores y con qué
frecuencia colocar una orden.
La diferencia entre el modelo que se aplicaría a la empresa de manufactura y el centro
hospitalario estaría en la determinación del balance que existe entre minimizar los
costos de almacenar y lograr un nivel de servicio determinado. Mientras que para la
empresa un nivel de servicio satisfactorio puede ser del 80%, para el caso de
establecimientos de salud este valor debe procurar ser incluso 100%. Respecto a los
costos, en el caso de la empresa de manufactura el costo de faltante o de no contar
eventualmente con existencias suficientes para satisfacer una demanda del
22 consumidor, se traduce en un sobrecosto o en el peor de los casos en una pérdida de la
venta, de reputación y en la reducción del nivel de servicio ofrecido al cliente. En el caso
de un hospital, una unidad de faltante o de no tener el elemento a la mano se puede
traducir en la pérdida de una vida humana.
A diferencia de una empresa de manufactura tradicional, en un establecimiento de
salud no siempre el objetivo es lograr una minimización global de los costos. Más bien
puede ocurrir que se busque minimizar la probabilidad de faltantes, teniendo en cuenta
restricciones de presupuesto, fechas de vencimiento y espacio, entre otras. De la
misma manera, mientras que un objetivo en la industria puede ser el de utilizar los
recursos al ciento por ciento, en un hospital es importante mantener un exceso de
capacidad para poder operar en situaciones de emergencia, cuando contar con los
insumos necesarios es de vital importancia.
Lo anterior indica que los modelos tradicionales se deben ajustar para ofrecer
soluciones en el contexto de los servicios médicos, pues en general los desarrollos para
los problemas de inventarios, la programación de operaciones, la determinación de
rutas, entre otros., son comúnmente realizados en el contexto del sector industrial
(Gilson, 2004). El objetivo de la minimización de costos dentro de los centros
hospitalarios debe ser analizado con muncho cuidado para evitar reducir o afectar el
nivel de servicio que estos deben prestar a la comunidad. En los establecimientos de
salud son críticos los tiempos de espera y la probabilidad de desabastecimiento, entre
otros factores.
Los estudios realizados hasta el momento en el ámbito de los servicios médicos y
haciendo uso de herramientas de investigación de operaciones han demostrado reducir
los sobrecostos asociados a las ineficiencias en la planeación, la asignación y la
distribución de los recursos; así como también han demostrado mejorar la calidad del
servicio que se es posible ofrecer a los pacientes.
Otros actores que hacen parte de este sistema son las entidades de control y de
regulación gubernamental, las aseguradoras, las comunidades médicas y entes
territoriales, que si bien no tienen una conexión directa con el área administrativa de
23 medicamentos e insumos, con sus determinaciones y lineamientos influyen en la toma
de decisiones, el marco de las soluciones y modelos que se puedan construir.
Gestión de los Medicamentos en los Establecimientos de Salud
La gestión de los medicamentos, influye directamente en la calidad de la asistencia
sanitaria, los establecimientos de salud ya sean grandes y pequeños tienen que
almacenar y administrar su existencia de medicamentos; por lo tanto es necesario
establecer sistemas que garanticen un almacenamiento seguro, condiciones
ambientales de almacenamiento correctas, mantenimiento de unos registros exactos,
elaboración efectiva de pedidos suplementarios, una rotación de existencia y una
supervisión de vencimientos eficientes, una prevención de incendio y robos eficaz. El personal sanitario y los directores creen que con frecuencia un control de inventario solo es posible si los recursos son abundantes. Esto no es cierto el control de inventario tiene como objetivo administrar y utilizar los recursos disponibles, solo se dispondrá de recursos suficientes y se implantan un control de inventario efectivo (Hathaway, 2001). Un buen control de inventario facilita a la organización y la gestión de los
medicamentos, ya que los programas de medicamentos esenciales establecen como
una de las principales prioridades el perfeccionamiento del control de inventario para
garantizar un suministro fiable de estos medicamentos de vacunas, y otros artículos en
los establecimientos de salud. Para realizar este objetivo el personal debe ser entrenado en lo que se refiere a los procedimientos de control de inventario, almacenamiento y elaboración de pedidos. La elección del método apropiado de control de inventario varia según el tipo de establecimiento, la escala de las operaciones y las capacidades del personal, sin embargo, pese a todas estas diferencias, los principios para realizar un control de inventario efectivo son siempre los mismos.
El objetivo del control de inventario a nivel de los establecimientos de salud es:
• Registrar las entradas y salidas de existencias.
• Mantener una existencia suficiente, al menos entre entrega y entrega.
24 • Mantener el costo de la existencia lo más bajo posible y dentro de los limites fijados
por el presupuesto.
• Procurar un almacenamiento apropiado, seguro y bien protegido. impedir que los
medicamentos caduquen (Battersby, 2005).
Inventario de Medicamentos El inventario es la existencia real de medicamentos o saldo. Se obtiene contando lo que
tenemos en los estantes del despacho y del almacén (si existe). Es recomendable hacer
un conteo antes de cada pedido (Jamison, 2003). El mismo al terminar el mes (saldo
actual) se registra como saldo anterior en la hoja del mes siguiente. La existencia del
medicamento, dentro de las instalaciones de los establecimientos hospitalarios; están
estrechamente relacionadas al conjunto de procedimientos oportunos, cuando algunos
de estos pasos no se cumplen a cabalidad, la existencia del producto, puede
convertirse en un problema continuo, en dicho establecimiento. Pasos a seguir:
• Se deben realizar inventarios generales de toda la existencia continuamente, para
poder estar al tanto de todas las que ya están agotadas o tan solo quedan muy pocas
en el caso de que sea una medicina que las personas adquieran constantemente.
• Cada vez que se expenda un determinado producto, que al tomarlo de los anaqueles
queda solamente queda el nivel mínimo de existencias, se amerita su pedido urgente,
anotándose esta consideración en el departamento de suministro.
• Al momento de requerir el producto, a la droguería o laboratorio, solicite la cantidad
necesaria correspondiente al consumo multiplicado por el periodo de reposición que es
el tiempo de demora entre un pedido y la llegada de otro, para evitar el agotamiento del
mismo y tenga que recurrirse a compras de emergencia, desviación que debe ser
eliminada como práctica.
• Se deben adquirir primordialmente los medicamentos que son más utilizados en los
establecimientos de salud.
25 • Guardar debidamente cada medicamento en su respectivo lugar, ya que en algunas
ocasiones, cuando se colocan mal, se pueden dar por inexistentes o alcanzan su fecha
de vencimiento.
• Rotular debidamente los estantes, este punto es muy importante y vital porque
permite que se pueda tener un mayor control de la lista de medicamentos que deben
tener los establecimientos de salud, en facilitar la práctica del inventario.
Otras actividades que deben cumplirse:
1.- Registrar el consumo (salida): Para poder controlar y analizar si el medicamento que
sale es necesario, por ello el registro debe ser personalizado. Lo mejor es guardar una
copia del récipe indicando la cantidad despachada de cada medicamento, esto permite
en cualquier momento analizar el consumo por tipo. Si no es posible, disponer del
récipe se puede anotar en un cuaderno aparte o en otro instrumento la cantidad
despachada para cada persona.
Registrar en la ficha o cuaderno de control de existencia los medicamentos que se
llevan al área de despacho y las eventuales pérdidas por vencimiento o deterioro, entre
otros. Si el abastecimiento es incompleto puede ser útil registrar en un formato cuántos
días hizo falta el medicamento durante el mes (dd= días desabastecidos) para poder
analizar mejor el consumo.
2.- Recibir el pedido con cuidado: La persona responsable de recibir el pedido debe:
Verificar que las cantidades definidas en la requisa concuerden con lo que nos entregan
(cotejo), Verificar que los datos del etiquetado estén completos (descripción del
producto y fecha de vencimiento como mínimo), Revisar que el medicamento esté en
buen estado, Firmar la hoja de recepción del pedido.
3.- Registrar el abastecimiento recibido (entrada): Cuando llega el abastecimiento
(entrada de medicamento), lo apuntamos en la ficha de stock con la fecha en que entró
y en la hoja de control y pedido.
26 4.- Calcular el consumo del mes: Lo más sencillo es revisar las órdenes y solicitudes el
pedido o inventario calculando el consumo mensual.
5.- Calcular la cantidad a pedir: Si el abastecimiento se hace cada mes, se debe pedir
una cantidad correspondiente al consumo promedio diario, estimar el período, de
reposición más una existencia de reserva. Este último se define con los responsables
del equipo de salud y las variables de consumo, sean estacionales o por patologías
emergentes. Control de los Inventarios en los establecimientos de Salud En todos los establecimientos deben existir procedimientos escritos, que se ocupen de
transacciones derivadas de los pedidos de suministro, la recepción y el almacenamiento
de productos y el registro y la contabilización de las existencias (Dawson, 1993). En los
establecimientos de tamaño considerable las exigencias de gestión de existencia
aumentan.
En los grandes hospitales las personas encargadas de administrar los suministros son
habitualmente farmacéuticos y personal especializado. Puede haber instalaciones
independientes para las diversas actividades y los distintos tipos de existencia. En
establecimiento pequeños, tales como centro de salud, las actividades tienden a
integrarse y una sola persona puede hacerse cargo de múltiples responsabilidades, sin
embargo, incluso en estos establecimientos pequeños, la existencia de ropa y alimentos
deben mantenerse separadas de los suministros médicos para respetar las normas de
higiene y para permitir que el personal no especializado acceda fácilmente a los
primeros.
Beneficios de un sistema de control de Inventario eficaz en el nivel de los
establecimientos de salud.
El mantenimiento de una existencia óptima de artículos en un establecimiento de salud
proporciona muchos beneficios. Como por ejemplo los pacientes reciben sus
medicamentos oportunamente y se puede evitar que se produzcan fallas aunque las
27 entrega se retrasen. Los suministros pueden reponerse a intervalos programados con el
consiguiente ahorro de costos administrativos y de tiempo de transporte (Riverson,
1991). Los pacientes confían en el establecimiento y, cuando se sienten enfermos
acuden a él en busca de ayuda.
Problemas planteados por un control de inventarios deficientes
Si el control de inventarios no funciona, se producen problemas, el estado de un
paciente puede empeorar si el tratamiento se demora e incluso un enfermo puede morir
si un medicamento que puede salvarle la vida esta agotado. Cuando esto ocurre en la
existencia se puede prescribir un fármaco alternativo menos adecuado (Children´s,
2003). La falta de existencia repetida puede establecer o reforzar unos hábitos de
prescripción deficiente.
El personal se resiste habitualmente a la implantación de un sistema de control de
inventarios. Las razones para esto no deben eludirse, sino someterse a un debate
abierto. Los motivos más comunes para esta resistencia son la creencia de que no se
dispondrá de tiempo para llevar los registros necesarios y de que “este no es mi
trabajo”.
Introducción del sistema de código de barras al interior en los establecimientos de
Salud.
Esto posibilita contar con información confiable de productos, e implementar una
trazabilidad efectiva de medicamentos e insumos al interior de los servicios y hospitales,
tanto para gestión de abastecimiento como para pacientes. En el ámbito primero se
seleccionara al proveedor, lote, fecha de compra, fecha de vencimiento e itinerario que
cada uno de los productos ha seguido antes de ser utilizado.
En cuanto a la gestión de pacientes, se podrá establecer el récipe, el desarrollo del
consumo, las dosis utilizadas, el seguimiento del tratamiento, entre otros. Esto
posibilitará la reducción drástica de errores en el proceso de abastecimiento y
dispensación de productos, además del ahorro en el costo por mejor control de
28 inventario de medicamentos e insumos médicos (Hanson, 2002). Del mismo modo,
existirá una reducción de tiempos importantes como registros digitales, recepción y
despacho de productos y se evitarán pérdidas de productos al interior del almacén
hospitalario, gracias al minucioso control de existencia que implica este sistema.
Ciclo de Gestión Selección (Eficacia, seguridad y Calidad). • Listas de medicamentos esenciales • Lista de suministro y equipos médicos esenciales • Guías farmacológicas. Procesos de compra Conjunto de actividades vinculadas unas de otras que buscan apoyar al resto de la
organización en el proceso de adquisición de bienes y servicios de calidad, en el
momento oportuno y al precio adecuado, por medio de aquellos proveedores que sean
los más apropiados
Algunas de las importancias del proceso de compra son: • En la medida que se reducen los costos de adquisición se incrementa el beneficio
institucional.
• Eficacia y Eficiencia. • Garantía de continuidad en la prestación del servicio. • Supervivencia. • Modernización respecto a nuevos materiales, líneas de productos, surtidos,
variaciones en las tendencias de costos, nuevas líneas de créditos, entre otros.
29 Sistema para compras 1.- Clasificar los fármacos de la lista nacional de medicamentos esenciales, y dar
prioridad a los medicamentos de rotación rápida mediante el análisis. 2.- Reconsiderar las cantidades propuestas de compra para asegurarse de que están
justificadas de acuerdo al consumo registrado: Eliminar y Verificar las suposiciones, las
formulas de pedidos y la inexactitud de los cálculos. 3.- Eliminar de la lista de compras todos los medicamentos cuya necesidad terapéutica
no sea clara, ni este evidenciada formalmente su utilidad.
4.- Disminuir las cantidades de otros artículos no indispensables y cuya rotación sea
baja o eliminarlos, y volver a evaluar el costo estimado de las compras para los artículos
restantes. 5.- Limitar las duplicaciones terapéuticas: Si la lista de artículos contiene varios
medicamentos de efectos terapéuticos similares se pueden hacer licitaciones por
subcategorias terapéuticas.
Otras Estrategias de Compras
1.- Ponderación preferente: Comprar todas las cantidades necesarias de fármacos de
alto consumo.
2.- Sufrimiento igual: Las cantidades de cada uno de los fármacos se reducen a un
porcentaje igual hasta conseguir la disminución de los costos necesarios.
Procedimientos correctos de compras de productos farmacéuticos Compra por nombre Genérico:
Compras limitadas a listas de medicamentos esenciales o formularios: Medicamentos
terapéuticamente similares: promediar varios y solo licitar 1. /En una subcategoria licitar
con la visión de equivalentes.
30 Compras al por mayor: Precios competitivos por volumen e incentivos al licitar por
exclusividad.
Calificación y control de proveedores oficiales: Calidad de los productos, fiabilidad del
servicio (y los tiempos de entrega) y la viabilidad financiera.
Compras competitivas: Recurrir a la licitación competitiva en todas las compras. Modelo optimo de compras Compras Programadas
Compromiso de compras con pedidos periódicos ejemplo: (cada tres meses) y
continuos (pedidos cursados cada vez que las existencias descienden por debajo de un
nivel especificado).
Objetivos establecidos para las existencias de margen de seguridad, que varían de
acuerdo con los plazos de espera del proveedor, las tendencias del consumo y los
objetivos del nivel del servicio. Este modelo tiene ventajas para una economía estable,
porque le garantiza al comprador un precio invariable durante un largo lapso, así como
al mismo un deposito en transito, pero también tiene ventaja para el vendedor porqué
tiene garantizada la venta.
Propuesta para la adquisición, almacenamiento y distribución de los insumos • Contraloría (Inventario, Consumo)
• Oficina de compra
• Comité de selección
• Orden de compra
• Distribución de hoja requisitoria
31
No
• Proceso de la contraloría de insumos
Métodos de Compra Concurso publico abierto: Se obtienen ofertas de precio de cualquier fabricante o
representante de un fabricante con participación nacional o en escala mundial.
Concurso publico restringido: Licitación cerrada o concurso publico selectivo. Los
proveedores interesados deben aprobarse previamente, mediante un proceso de
Inicio
Inventario Por Consumo Contraloría
Si Si
Oficinas de Compra
Rechaza
Orden de Compra
Comité de Selección
Solicitud Requisitora
Gestión del Almacén
32 determinación previa de su capacitación.
Negociación competitiva: El comprador hace la propuesta a un número limitado de
proveedores seleccionados para recibir sus ofertas de precio.
Compra directa: Más costoso, adquisición directa con un solo proveedor. Gestión de la Distribución
• Mantener un suministro constante de los medicamentos en buenas condiciones
durante todo el proceso de distribución.
• Minimizar las pérdidas de acuerdo a su deterioro y vencimiento.
• Mantener inventario fiel.
• Controlar los centros de almacenamiento de medicamentos que soliciten. • Utilizar los recursos de transporte disponibles de la manera más eficiente posible. • Reducir el hurto y el fraude. • Proporcionar información sobre las previsiones de necesidades de medicamentos. Gestión de Inventarios Los objetivos son asegurarse de: • Controlar la rotación optima de las existencias. • Establecer la reducción a niveles mínimos de la existencia. • Verificar las pautas de consumo. • Lograr la entrega a proveedores siempre dentro del plazo fijado.
33 • Obtener modelos de inventario habituales bajo suministro de sistemas que se
definan por la frecuencia con que se cursan a los proveedores a los pedidos normales.
• Obtener compra programada (pedidos periódicos anuales en tiempos fijados).
• Lograr la Compra continua (los pedidos se cursan cada vez que las existencias son
demasiado bajas).
Bases Legales
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)
Capítulo V. De los Derechos Sociales y de las Familias
Artículo 83. La salud es un derecho social fundamental, obligación del Estado, que lo
garantizará como parte del derecho a la vida.
Artículo 84. Para garantizar el derecho a la salud, el Estado creará, ejercerá la rectoría y
gestionará un sistema público nacional de salud, de carácter intersectorial,
descentralizado y participativo, integrado al sistema de seguridad social, regido por los
principios de gratuidad, universalidad, integralidad, equidad, integración social y
solidaridad.
Artículo 85. El financiamiento del sistema público nacional de salud es obligación del
Estado, que integrará los recursos fiscales, las cotizaciones obligatorias de la seguridad
social y cualquier otra fuente de financiamiento que determine la ley.
Artículo 86. Toda persona tiene derecho a la seguridad social como servicio público de
carácter no lucrativo, que garantice la salud y asegure protección en contingencias. El
Estado tiene la obligación de asegurar la efectividad de este derecho, creando un
sistema de seguridad social universal, integral, de financiamiento solidario, unitario,
eficiente y participativo, de contribuciones directas o indirectas.
34 Ley Orgánica de Salud (1998)
Título I. Disposiciones Preliminares
Artículo 1. Esta Ley regirá todo lo relacionado con la salud en el territorio de la
República. Establecerá las directrices y bases de salud como proceso integral,
determinará la organización, funcionamiento, financiamiento y control de la prestación
de los servicios de salud de acuerdo con los principios de adaptación científico-
tecnológica, de conformidad y de gratuidad, este último en los términos establecidos en
la Constitución de la República.
Capítulo IV. De la Contraloría Sanitaria.
Título IV. De los Establecimientos de Atención Médica.
Capítulo I. De la Organización Administrativa de los Establecimientos de Atención
Médica
Artículo 34. Son establecimientos de atención médica los hospitales, clínicas y
ambulatorios públicos y privados debidamente calificados y dotados de los recursos
necesarios para cumplir las funciones previstas en las leyes y los reglamentos
correspondientes.
Artículo 35. Los establecimientos públicos de atención médica podrá constituirse como
entes de la administración pública Central o Descentralizada. En este último supuesto el
órgano de adscripción será la gobernación correspondiente. En caso de constituirse
bajo la forma de asociaciones, sociedades y fundaciones la participación del Estado
será absoluta.
Capítulo II. Del Funcionamiento de los Establecimientos de Atención Médica
Artículo 40. Cada establecimiento de atención médica con unidades de servicio de
primer nivel debe tener demarcada su área de influencia o cobertura de población, lo
35 cual es indispensable para conocer la situación de la salud, hacer sus programaciones y
poder cumplir sus objetivos y funciones. Los establecimientos de atención médica con
unidades de servicio de segundo nivel tendrán demarcada su jurisdicción sobre la red
de establecimientos de atención médica de primer nivel a los cuales prestarán apoyo
para una mejor calidad y salud de vida.
Definición de Términos Básicos
Abastecer: Proveer de los elementos materiales necesarios para llevar a cabo una
operación o función determinada (Riverson, 1991).
Control de existencias: Registros que se efectúan a fin de mantener un equilibrio entre
la demanda de medicamentos y material de curación por parte de los diferentes
servicios de las unidades médicas del instituto y la existencia física de los mismos en la
botica, de conformidad con lo estipulado en las cláusulas del contrato (Jiménez, 2007).
Farmacia: Establecimiento dedicado a la comercialización de especialidades
farmacéuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrópicos,
insumos para la salud en general y productos de perfumería, belleza y aseo (Gilson,
2004).
Medicamento: Substancia o mezcla de substancias de origen natural o sintético que
tengan efecto terapéutico, preventivo o rehabilitatorio, que se presente en forma
farmacéutica y se indique como tal por su actividad farmacológica, características
físicas, químicas y biológicas (Mossialos, 1995).
Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se
constituyen en una unidad, en la función de la realización de una actividad o tarea
específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación (Normand, 2001).
Proveedor: Empresa encargada de proporcionar el servicio subrogado de botica
(Stinson, 2001).
Servicio Médico: Conjunto de servicios que se proporcionan al individuo en las unidades
36 médicas del instituto, con el fin de proteger, promover y restaurar su salud (Vogel,
2005).
Unidad Médica: Unidad del Instituto, hospital o centro de salud con hospitalización,
encargada de proporcionar servicios de salud a población abierta (Goodman, G, 2003).
Sistemas de Variables
Variable
Administración de insumos
Definición conceptual
Son los insumos controlados, adquiridos, registrados y administrados de conformidad
con los controles y sistemas aplicados en los establecimientos de salud, así como con
la normatividad vigente en la materia (Riverson, 2001).
Definición operacional
La variable de la presente investigación se medirá a través de la situación actual que
se presenta en la administración de insumos mediante el inventario y del ciclo de
gestión conformado por la selección, compra, distribución, y utilización; del material
quirúrgico a través del conocimiento de los reglamentos y normativas a seguir para una
efectiva administración.
37
OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Título: Propuesta Organizacional para una efectiva Administración de Insumos en el
Departamento de Suministro de los Establecimientos de Salud.
Objetivo General: Diseñar una Propuesta Organizacional para una efectiva
Administración de Insumos en el Departamento de Suministro de los Establecimientos
de Salud.
Objetivos Específicos Variable Dimensiones Indicadores
Diagnosticar la situación actual presentada en la administración de insumos en el departamento de suministro de los establecimientos de salud.
Situación Actual
Inventario
Evaluar los componentes del ciclo de gestión en el manejo de insumos en el departamento de suministro de los establecimientos de salud.
Ciclo de gestión
-Selección. -Compra. -Distribución. -Utilización.
Identificar los insumos que se manejan en los establecimientos de salud.
Insumos
Medicamentos Material Quirúrgico
Determinar las normativas para el manejo de insumos en el departamento de suministro de los establecimientos de salud
Administración de Insumos
Normativa de
manejo de insumos
Reglamentos
38
METODOLOGÍA
Tipo de Investigación
La presente investigación fue de tipo proyecto factible, consistió en la elaboración de
una propuesta o modelo operativo viable para dar solución a un problema; es decir,
formular políticas, programas, métodos o procesos (Balbo, 2008)
Diseño de la Investigación
Se utilizo un diseño no experimental, de campo, transversal. No experimental porque se
realizó sin la manipulación deliberada de variables y en los que solo se observaron los
fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos; tranversal ya que los
datos se recopilaron en un solo momento, en un tiempo único (Hernández, Fernández y
Baptista, 2006). De campo porque la recolección de datos se hizo directamente de los
sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos (Arias, 2006).
Población
La población estuvo constituida por una institución privada Clínica la Familia C.A.
Muestra
Estuvo formada por todos los elementos de la población (censo poblacional).
Técnicas e Instrumentos y de recolección de datos.
Para recabar la información se utilizó una hoja de recolección de datos diseñada por el
investigador, donde se obtuvo toda la información necesaria para el desarrollo del
presente estudio, todo ello relacionado con los indicadores, las dimensiones y la
variable en estudio. La técnica consistió en obtener la información directamente de la
población objeto de esta investigación.
39 Análisis de los Datos
Los datos obtenidos fueron analizados y se presentan en tablas.
40
ANÁLISIS DE RESULTADOS
Los datos recabados serán explicados a través de tablas, de acuerdo a la información
obtenida en el departamento de almacén de la Clínica La Familia C.A.
Tabla 1 Situación Actual: Inventario
Hospital Clínica la Familia CA Octubre 2009 – Diciembre 2010
F.I: Lugo (2010)
A partir de la tabla 1, se puede evidenciar que la situación actual de la clínica la Familia
en lo que respecta a inventario, no está organizada debido a que no se lleva un control
del consumo y entrada de los medicamentos, que están en existencia y la falta que se
pueda presentar de algún medicamento. Cabe recalcar que los insumos y
medicamentos no son almacenados por categoría, no se manejan según la fecha de
vencimiento y fecha de recepción para una fácil verificación de los que se encuentran
en existencia o que estén vencidos o a punto de vencer. Finalmente no ejecutan
inventario general programado sino cuando se requiere para la dotación del almacén.
Tabla 2
Hospital Clínica La Familia CA Ciclo de gestión: Selección
Octubre 2009 – Diciembre 2010
Ítems SI NO
Se selecciona lista de insumos esenciales X
Se selecciona lista de material quirúrgico X F.I: Lugo (2010)
Ítems SI NO
Salida de los insumos de manera controlada X
Control de inventario X
Almacenamiento por categoría X
Registran la fecha de vencimiento y la fecha de recepción. X Realizan inventarios generales de todas las medicinas continuamente X
41 En relación al ciclo de gestión, la clínica la familia no selecciona los insumos esenciales debido a que a veces llegan proveedores con cantidades de medicinas ofreciendo precios supuestamente favorables, y la misma es adquirida sin saber si existen cantidades suficientes que cubran la necesidad de atención dentro de la clínica, originando esto que se puedan vencer por tener existencia en excesos, situación similar con el material quirúrgico que no es seleccionado de acuerdo a las necesidades detectadas se observa la dotación de los diferentes departamentos (tabla 2).
Tabla 3
Ciclo de gestión: Compras Hospital Clínica La Familia CA
Octubre 2009 – Diciembre 2010 Ítems SI NO
Compra por nombre Genérico X
Compras limitadas a listas de medicamentos esenciales X
Compra programada X F.I: Lugo (2010)
Según información recabada en la tabla 3, en ocasiones las compras de los medicamentos es realizada por nombre genérico, dependiendo de la necesidad del almacén y del agotamiento farmacéutico del nombre existente de la medicina, se compran por principio activo debido a que poseen las mismas composiciones y la administración del medicamento tienen los mismos efectos terapéuticos, por lo tanto las compras no son realizadas de manera limitante a la lista de medicamentos esenciales, es decir en ocasiones no son programadas.
Tabla 4 Ciclo de gestión: Distribución
Hospital Clínica La Familia CA Octubre 2009-Diciembre 2010
Ítems SI NO
Suministro constante de medicamentos X Mantienen los medicamentos en buenas condiciones durante todo el proceso de distribución X
Informan sobre las previsiones de necesidades de medicamentos X
Rotación optima de las existencias X F.I: Lugo (2010)
42 Dentro del ciclo de gestión en la parte de distribución, según información recabada en la
tabla 4, dentro de la clínica la familia se mantiene un suministro constante de
medicamentos debido a la cantidad de flujo de pacientes que diariamente allí asisten,
se maneja un proceso de distribución y algunos medicamentos durante su traslado del
almacén a las áreas conexas de la clínica, no se hace de forma adecuada. Es de notar
que no se tiene un control sobre las necesidades de medicamentos por lo tanto se
informan sobre estos según informe de almacén. Finalmente la rotación de los
medicamentos no se realiza de manera óptima.
Tabla 5 Ciclo de gestión: Utilización
Hospital Clínica La Familia CA Octubre 2009-Diciembre 2010
Ítems SI NO
La utilización de los insumos es efectiva X Adquieren primordialmente los insumos que son más utilizados X F.I: Lugo (2010)
En la información recabada en la tabla 5, se evidencia que la utilización de los insumos
se realiza de manera satisfactoria, garantizándole calidad y oportunidad al paciente, sin
embargo la adquisición de estos insumos no se hace en función a las necesidades
consumo o demanda, sino a las ofertas que hacen los proveedores, de esta manera se
realiza la compra, que puede originar una compra excesiva con la sobre inversión
trayendo consecuencia o una compra con déficit génesis de fallas.
Tabla 6 Insumos: Medicamentos
Hospital Clínica la Familia CA Octubre 2009-Diciembre 2010
Ítems SI NO Entrada de insumos sin verificar la existencia de medicamentos X
Verificación de fecha de vencimiento X Guardan debidamente cada medicamento en su respectivo lugar X F.I: Lugo (2010)
43 La información recabada en la tabla 6 muestra que la entrada de los insumos se realiza
muchas veces sin verificar la existencia de medicamentos en el almacén originando de
esta manera que exista grandes cantidades de lo mismos o déficit en otros originando
esto perdidas económicas y riesgo de suministros vencidos. Por otra parte, si se hace
la verificación de la fecha de vencimiento al momento de entregar los medicamentos
brindando así un mejor servicio garantizado y confiado a los usuarios, debido a la
complejidad de trabajo algunas veces los medicamentos no son guardados en su
respectivo lugar sino que se colocan en los estantes más cercano afectando esto la
organización de los medicamentos.
Tabla 7 Insumos: Material Quirúrgico Hospital Clínica la Familia CA Octubre 2009-Diciembre 2010
Ítems SI NO
Las compras de material quirúrgico se realizan tomando en cuenta la seguridad en existencia X
El material quirúrgico se lleva por categoría X F.I: Lugo (2010)
Efectivamente en la tabla 7 se evidencia que las compras no se realizan tomando en cuenta la existencia del material quirúrgico del almacén, dependiendo de la necesidad de algún material es que se da la orden de compra del mismo, es decir se compra en grandes cantidades los materiales quirúrgicos mas utilizados por ejemplos guantes, gasas, centros de cama, inyectadoras, equipos macro goteros entre otros, sin conocer la verdadera necesidad de las mismas. El material quirúrgico si se lleva por categoría, dependiendo del área utilizada dentro de la clínica, pero su adquisición se ejecuta en la misma forma.
Tabla 8 Normativa de manejo de insumos: Reglamentos
Hospital Clínica la Familia CA Octubre 2009-Diciembre 2010
Ítems SI NO
Uso de las mismas normas para todos los niveles. X
Actualización periódica X
Existe un Manual del manejo de insumos X F.I: Lugo (2010)
44 Según la tabla 8, La Clínica la Familia no utiliza las mismas normas para todos los
niveles, es decir la emergencia, hospitalización, consultas manejan reglamentos
distintas que debe ser conocida, aunque periódicamente si actualizan los reglamentos
ya que eso está cambiando constantemente y por lo tanto debe ser un conocimiento
periódico de los cambios realizados a fin de una gestión efectiva de los insumos.
Finalmente no existe un manual detallado que explique el manejo efectivo de los
insumos dentro de la organización.
45
DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
En la tabla 1 en donde se hizo relación al Inventario se determinó que en la Clínica La Familia no está organizada debido a que no se lleva un control en la salida y entrada de los medicamentos, está se relaciona con Balboa (2009), en donde el principal problema de su estudio se presentaba en el área de farmacia debido a que no se realizaba un control adecuado sobre las transacciones ni los procesos realizados, ocasionando demora en la obtención de información, causando retrasos en la actualización de inventarios, provocando deterioros en el material médico y pérdidas de medicamentos.
Cabe recalcar que en la tabla 2 basada en la selección de medicamentos se determinó
que la clínica la familia no selecciona los insumos esenciales debido a que le ofertan
medicamentos a menor costos siendo adquiridos sin conocer la necesidad del mismo,
en contraposición con Mendoza (2004) que propuso la necesidad de realizar listas
modelo de medicamentos esenciales basadas en las necesidades reales de las
comunidades, debiendo estructurarse sistemas locales de manejo y distribución para el
suministro permanente y continuo.
Por otra parte, en la tabla 3 se observó que en ocasiones las compras de los
medicamentos se efectúan a través de su nombre genérico, dependiendo de la
demanda de la medicina y del agotamiento farmacéutico, a pesar de no poseer los
nombres comerciales los mismos están diseñados con las mismas composiciones.
Así mismo, en la tabla 4 referida a la distribución de los insumos se refleja que dentro
de la Clínica la Familia se mantiene un suministro constante de medicamentos debido a
la cantidad de flujo de pacientes que diariamente allí asisten, se maneja un proceso de
distribución efectivo en contraposición con Ramírez (2007) su estudio se basó en
asegurar la suficiencia y disponibilidad del cuadro básico de medicamentos por medio
de la distribución de dosis unitarias, que garanticen el servicio a los pacientes
hospitalizados a través de la oportuna aplicación de la prescripción médica.
Se pudo observar en la tabla 5 que la adquisición de los insumos es efectiva, solo que
en algunas oportunidades adquieren una demanda mayor de medicamentos que no son
46 necesario, notándose así la necesidad de organizar los insumos para hacer una compra
efectiva de lo necesitado.
En lo que respecta a la tabla 6 referida al medicamento en conjunto con la tabla 7
referida a material quirúrgico se determinó que la entrada de los insumos se realiza sin
verificar el inventario de medicamentos en el almacén originando de esta manera que
exista grandes cantidades de medicamentos de un tipo y la falta de otros de igual
manera se evidenció que las compras no se realizan tomando en cuenta la existencia
del material quirúrgico que existe en el almacén, esto relacionado con Jiménez (2007)
que alega que hay que implementar una mejor administración de medicamentos e
insumos en establecimiento de salud ya que éstas no se limitan únicamente al
desarrollo de modelos organizacionales del inventario sino a un efectivo trabajo del
mismo.
La tabla 7 destaca que las compras se efectúan dependiendo de la necesidad de algún
material quirúrgico que haya en existencia, por lo tanto, no se mantienen
constantemente cantidades de estos insumos atrasando el proceso de atención al
usuario, por lo contrario si son organizados según su categoría. Finalmente, en la tabla
8 se observó que en la Clínica La Familia C.A, existe normativa de manejo de insumos
distinta según el departamento y se evidencia la falta de un manual que permita que las
personas del almacén tengan una organización más efectiva a la hora de categorizar
los insumos.
47
CONCLUSIONES
En relación al inventario, no está organizado pues no se lleva un control de
entrada y consumo de medicamentos e insumos.
Los medicamentos no son almacenados por categorías, ni según su fecha de
recepción y vencimiento.
Los inventarios solo se realizan cuando se requiere dotación para almacén.
En cuanto al ciclo de gestión las fases de selección, compra y distribución se
realiza de manera inadecuada, sin embargo la fase de utilización se cumple de
forma eficaz.
El manejo de los medicamentos se lleva de manera inadecuada, ya que existen
grandes cantidades de algunos y déficit de otros, así mismo en ocasiones son
almacenados en lugares no idóneos.
Se realiza verificación de la fecha de vencimiento de los insumos.
El material quirúrgico es guardado por categorías.
No existe un manual descriptivo para el manejo adecuado de los insumos.
48
RECOMENDACIONES
• Llevar el control de inventarios de los insumos como un proceso que determine
las cantidades de medicamentos para cubrir las necesidades durante un periodo
establecido, mediante la evaluación del movimiento de las existencias dado por
su consumo.
• Realizar un control sistemático de los niveles de existencias, bien sea manual o
automatizados de registro de inventario que permita mediante criterios técnicos,
y científicos, determinar que comprar y cuando comprar.
• Hacer el cálculo de parámetros de control de existencias, a fin de determinar los
requerimientos que reabastecerán en forma regular y oportuna los suministros, a
medida que se consumen.
• Evaluar y seleccionar los medicamentos que van se a incluir y excluir en los
Establecimientos de Salud con criterios de calidad. Implementar una política de
uso racional de los insumos y seleccionar los medicamentos necesarios para
satisfacer las necesidades de prestación del servicio.
• Efectuar un almacenamiento y conservación de insumos, rigiéndose por la
distribución, dispensación y control de los mismos a los servicios clínicos del
hospital para pacientes hospitalizados y ambulatorios.
• Hacer seguimiento y evaluación de la utilización de los medicamentos
• Elaborar protocolos de utilización de medicamentos y promover programas de
actualización terapéutica basada en evidencias
• Realizar una evaluación semestral tomando en cuenta los indicadores de gestión
que garanticen un adecuado inventario de insumos.
49
• Elaborar un manual de normas y procedimientos para una efectiva administración
de insumos dentro de los establecimientos de salud.
.
• Promover un registro de proveedores como documento importante en la
administración de insumos para cumplir con todos los requisitos del registro de la
empresa.
• Transmitir los resultados de esta investigación a otras instituciones de salud.
50
PROPUESTA
1.- LISTADO DE PROBLEMAS
Nº Listado de Problemas
Problema 1 Incumplimiento del horario de trabajo
Problema 2 Inseguridad en el estacionamiento
Problema 3 Administración inadecuada de insumos en departamento de suministro
Problema 4 Incumplimiento del horario en las altas médicas
Problema 5 Conocimiento inadecuado sobre riesgos y manejo de desechos hospitalarios
51 2.- SELECCIÓN DE PROBLEMAS POR ORDEN DE PRIORIDAD
Problema Frecuencia Importancia Modificable Recursos Solución Nº de
Afectados Total
Incumplimiento del horario de trabajo
1 2 2 1 2 0 8
Inseguridad en el estacionamiento
0 2 1 0 2 2 7
Administración inadecuada de insumos en departamento de suministro
2 2 2 2 2 2 12
Incumplimiento del horario en las altas médicas
1 2 2 1 1 0 7
Conocimiento inadecuado sobre riesgos y manejo de desechos hospitalarios
0 2 2 0 2 2 8
Escala 0 a 2
Leyenda: 0 bajo, 1 medio, 2 alto
52 3.- DELIMITACION DEL PROBLEMA
NOMBRE DESCRIPTORES DEL PROBLEMA
INDICADORES
ADMINISTRACIÓN INADECUADA DE INSUMOS EN EL DEPARTAMENTO DE SUMINISTRO DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE SALUD
No se realizan inventarios
controlados
Entrada y salida de
insumos sin control
ACTOR QUE EXPLICA
JEFE DE ALMACEN
Fallas en el ciclo de gestión
de insumos
Selección y compras de
insumos sin criterios
técnicos
ESPACIO DEL PROBLEMA
Capacidad de actuación de
los establecimientos de salud
Ausencia de manual para
manejo de adecuado de
insumos
Almacenamiento y
categorización de insumos
inadecuada
53 4.- ÁRBOL DEL PROBLEMA
Entrada y salida de insumos sin control
Selección y compra de insumos sin
criterios técnicos
Almacenamiento y categorización
de insumos inadecuada
Ausencia de normativa en el
dpto. de suministro
Falta de manual o normativa de manejo de
insumos
Falta de organización en
unidad de suministro
Ciclo de gestión inadecuado
Desconocimiento de los Reglamentos
Inventarios no controlados
Poca efectividad en el proceso de selección y
compra Almacenamiento y categorización inadecuada
Compra de insumos no esenciales
Administración de insumos no eficiente
Entrada/Salida sin control
No Inventario
No Normas
No Reglamentos
Selección no adecuada
Compras no programadas
Distribución inadecuada
No ciclo de gestión
54 5.- DISEÑO DE LA SITUACIÓN OBJETIVO
DESCRIPTOR DEL PROBLEMA (VDP) DESCRIPTOR DEL RESULTADO (VDR)
No se realizan inventarios controlados Realizar inventarios controlados
Selección y compra de insumos sin criterios técnicos
Selección y compra de insumos con criterios técnicos
Almacenamiento y categorización de
insumos inadecuada
Almacenamiento y categorización de
insumos de manera adecuada
Ausencia de normativa en el dpto. de
suministro
Presencia de normativa en el departamento. de suministro
55 6.- ARBOL DE LA SITUACION OBJETIVO
Manejo de
insumos controlados
Selección y compra de
insumos con criterios técnicos
Almacenamiento y categorización
de insumos adecuada
Presencia de normativa en el
dpto de suministro
Existencia de un manual o normativa de manejo de insumos
Organización en unidad
de suministro
Ciclo de gestión adecuado
Conocimiento de los Reglamentos
Inventarios Controlados
Efectividad en el proceso de selección y compra
Almacenamiento y categorización adecuada
Compra de insumos esenciales
Administración de insumos eficiente
Entrada/Salida controladas
Inventario
Normas
Reglamentos
Selección adecuada
Compras programadas
Distribución adecuada
Ciclo de gestión
56 7.-SELECCIÓN DE FRENTES DE ATAQUES O NUDOS CRITICOS CAUSA
Nº CAUSA IMPACTO PUEDE EJECUTAR UNA
ACCIÓN PARA MEJORARLA
DEBE ACTUAR
1 Ausencia de un manual o normativa de manejo de insumos
ALTO SI SI
2 Falta de organización en el departamento de suministro
ALTO SI SI
SE CONCRETA CON EL 1
3 Desconocimiento de reglamentos
ALTO SI SI
SE CONCRETA CON EL 1
4 Ciclo de gestión inadecuado
ALTO SI
SI
5 Almacenamiento y categorización de insumos inadecuada
ALTO SI
SI
6 Poca efectividad en el proceso de selección y compra
ALTO SI
SI
SE CONCRETA
CON EL 4
7 Inventarios no controlados ALTO SI
SI
SE CONCRETA
CON EL 1 Y 5
8 Compras de insumo no esenciales.
ALTO SI SE CONCRETA
CON EL 4
57 8.- DISEÑO DE OPERACIONES Y DEMANDAS DE OPERACIONES
NUDOS CRÍTICOS ¿QUE HACER? ¿QUIEN HACE? ¿QUIEN COOPERA?
Formar un comité interdisciplinario
Coordinaciones de farmacia, suministro
Dirección medica Ausencia de manual de normativas de
manejo de insumos Elaborar manual de normas y
procedimientos para el manejo de insumos
Departamento de Suministro Coordinaciones de
las diferentes unidades o
departamentos
Ciclo de gestión inadecuado
Realizar mesas de trabajo
Departamento de Suministro
Coordinaciones de las diferentes unidades o
departamentos
Talleres de capacitación
Departamentos de:
Administración, Recursos Humanos y
Dirección Médica Almacenamiento y
categorización de insumos inadecuada Elaboración de
folletos informativo referente al
almacenamiento y categorización de
insumos
Departamento de Suministro
Departamentos de: Administración,
Recursos Humanos y Dirección Médica
58 SON OPERACIONES
Op1: Formar comité interdisciplinario. Op2: Realizar mesas de trabajo Op3: Efectuar talleres para un adecuado almacenamiento y categorización de insumos.
DEMANDA DE OPERACIONES Dop4: Elaborar manual de normas y procedimientos para el manejo de insumos Dop5: Elaboración de folletos informativo referente al almacenamiento y categorización de
insumos.
9.- DEFINICION DE RESPONSABLES POR OPERACIONES
RESPONSABLES POR OPERACIONES
OPERACIONES RESPONSABLES
Op1: Formar comité interdisciplinario. TSU. Oswaldo Rodríguez Jefe de almacén
Op2: Realizar mesas de trabajo. Lcda. Rosa Lugo Coordinadora de áreas de servicios
Op3: Efectuar talleres para un adecuado almacenamiento y categorización de insumos.
Lcda. Marbel Ariza Coordinadora RRHH
RESPONSABLES POR EL SEGUIMIENTO DE LA DEMANDA DE OPERACIONES.
DEMANADA DE OPERACIONES RESPONSABLES
Dop4: Elaborar manual de normas y procedimientos para el manejo de insumos
Dra. Dayana de Olivares Coordinadora de Almacén
Dop5: Elaboración de folletos informativo referente al almacenamiento y categorización de insumos.
Ing. Willmoisl Marín Adjunto al departamento de informática
59 10.- PRESUPUESTO DEL PLAN
OPERACIÓN HORAS DE TRABAJO DE LA COORDINACION
Aporte de Clínica La Familia C.A
APORTES DE OTROS ENTES
COSTO TOTAL EN Bs
Formar comité interdisciplinario
12 horas 7.767,48 5.178,32 12.945,80
Realizar mesas de trabajo.
20 horas 398.525,00 265.683,33 664.208,33
Efectuar talleres para un adecuado almacenamiento y categorización de insumos.
4 horas 5.921,06 3.947,38 9.868,44
Elaborar manual de normas y procedimientos para el manejo de insumos
20 horas 160.544,86 105.363,24 265.908,10
Elaboración de folletos informativo referente al almacenamiento y categorización de insumos.
4 horas 433,66 288,00 721,66
TOTAL 60 HORAS 573.192,06 380.460,27 953.652,33
60 ANALISIS DE VULNERABILIDAD DEL PLAN
OPERACIÓN CONDICIONANTE IMPACTO ¿DE QUIEN DEPENDE? ACCIÓN ALTERNA?
OP1 Coordinaciones de
farmacia, suministro Dirección medica
ALTO
DEL COORDINADOR
DE CADA
DEPARTAMENTO
SOLICITAR APOYO
DE LOS ADJUNTOS
A FARMACIA Y
SUMINISTRO
OP2 Coordinaciones de las diferentes unidades o
departamentos ALTO
DEL COORDINADOR
DE CADA
DEPARTAMENTO
SOLICITAR APOYO
DE OTROS ENTES
DE SALUD
OP3 Coordinaciones de las diferentes unidades o
departamentos ALTO
DEL COORDINADOR
DE CADA
DEPARTAMENTO
SOLICITAR APOYO
A PROVEEDORES
DOP4
Departamentos de:
Administración, Recursos Humanos y
Dirección Médica
ALTO
COORDINACIÓN DE
ADMINISTRACIÓN,
RRHH Y DIRECCIÓN
MÉDICA
SOLICITAR APOYO
AL PAS- LUZ .
DOP5 Departamentos de:
Administración, Recursos Humanos y
Dirección Médica
ALTO
COORDINACIÓN DE
ADMINISTRACIÓN,
RRHH Y DIRECCIÓN
MÉDICA
SOLICITAR A LAS
ALCALDIAS
61 14.- RENDICIÓN DE CUENTAS
I.- DATOS
Nombre del responsable__________________________________________________
Periodo de la cuenta desde: ___________________al___________________________
Fecha de la cuenta_______________________________________________________
II.-OPERACIÓN EVALUADA
Cumplidos _____________Incumplidos ______________Semicumplidos____________
III.- DECISIÓN
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
______________________________________________
IV.- RESPONSABLE
Nombre_____________________________________________CI_________________
RESULTADOS PREVISTOS REULTADOS OBTENIDOS
CAUSAS
62
ÍNDICE DE REFERENCIA
Arias, F. 2006, El proyecto de investigación. Introducción a la metodología científica. 5ta Edición. Editorial Espíteme. pág. 31. Balbo, J. 2008. Guía práctica para la investigación sin traumas I I. 2da Edición. Fondo Editorial UNET. Universidad Nacional Experimental del Táchira. pág. 16 Balboa, (2009), Sistema informático de gestión hospitalario médico administrativo módulos farmacia, almacenes y adquisiciones. pág. 415 Battersby, A. (1995). Establecimientos de Salud. pág. 25 Children´s, D. (2003). Control de Inventarios. Organización Panamericana para la salud. pág. 254 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 1999. Dawson, J. (1993). Control de Inventario en los establecimientos de Salud. pág. 87 Garner, S. (2001). El potencial humano en el sector salud. Ciencia y Medicina. pág. 69 Garrido, M. (2006) Modernización del sistema de suministros médicos (SISUM) en la República Dominicana. pág. 6 Gilson, L. (1994). Potencial del sector salud de las organizaciones no gubernamentales. Bolivia. pág., 736. Goodman, G (2003). El potencial humano en el sector salud. Ciencia y Medicina. pág. 420. Hanson, T. (2002). Administración de medicamentos e Insumos hospitalarios. pág. 570. Hathaway G, (2001). Inventario en los establecimientos de salud. pág. 147. Hernández, R; Fernández, C; Baptista, P. 2006. Metodología de la Investigación. Cuarta Edición. Editorial Mc Graw-Hill. México. Pág. 205,208 Jamison, (2003). Administración Hospitalaria. Hospital Universitario La Fe. Valencia. España. Pág. 68. Jiménez, N. (2007), Optimización de los Recursos en los Hospitales: revisión de la literatura sobre Logística Hospitalaria. pág. 326 Ley Orgánica de Salud. Gaceta Oficial de la República de Venezuela Caracas, 11 de noviembre de 1998.
63 Mendoza, L. (2004), Análisis del Sistema de Suministro de Medicamentos Esenciales Vallegrande Bolivia. pág. 603. Mossialos, E (2004). La contención de los precios y la financiación de productos farmacéuticos. Londres. pág. 399. Normand, C (2001). Guía para la planificación del seguro social de la salud. pág. 356 Stinson, W (2001). La financiación comunitaria de los programas de atención de la salud pública internacional. pág. 491. Ramírez, (2004). Evaluación de La Farmacia Hospitalaria del Hospital General de Querétaro. pág., 28. Riverson, J. (1991). Beneficios de un sistema de inventarios. Caracas Venezuela. pág. 161.
Vogel, R (2005). La disponibilidad de las farmacias públicas y privadas. Indonesia. pág. 829.
64 ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Situación Actual: Inventario
40
Tabla 2 Ciclo de gestión: Selección
40
Tabla 3 Ciclo de gestión: Compras
41
Tabla 4 Ciclo de gestión: Distribución
41
Tabla 5 Ciclo de gestión: Utilización
42
Tabla 6 Insumos: Medicamentos
42
Tabla 7 Insumos: Material Quirúrgico
43
Tabla 8 Normativa de manejo de insumos: Reglamentos
43
65
ÍNDICE DE ANEXOS
Pág.
Hoja de Recolección de Datos 67
66
ANEXOS
67
ANEXOS 1 HOJA DE RECOLECCIÓN DE DATOS
68
HOJA DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Situación Actual: Inventarios SI NO 1. Salida de los insumos por fecha de vencimiento 2. Control de inventario 3. Almacenamiento por categoría 4. Registran la fecha de vencimiento y la fecha de recepción. 5. Realizan inventarios generales de todas las medicinas continuamente
Ciclo de Gestión: Selección SI NO 6. Se selecciona lista de insumos esenciales 7. Se selecciona lista de material quirúrgico Ciclo de Gestión: Compras SI NO 8. Compra por nombre Genérico 9. Compras limitadas a listas de medicamentos esenciales 10. Compra programada Ciclo de gestión: Distribución SI NO Suministro constante de medicamentos Mantienen los medicamentos en buenas condiciones durante todo el proceso de distribución
Informan sobre las previsiones de necesidades de medicamentos Rotación optima de las existencias Ciclo de gestión: Utilización SI NO La utilización de los insumos es efectiva Adquieren primordialmente los insumos que son más utilizados Insumos: Medicamentos SI NO Entrada de insumos sin verificar la existencia de medicamentos Verificación de fecha de vencimiento Guardan debidamente cada medicamento en su respectivo lugar Insumos: Material Quirúrgico SI NO Las compras de material quirúrgico se realizan tomando en cuenta la seguridad en existencia
El material quirúrgico se lleva por categoría Normativa de manejo de insumos: Reglamentos SI NO Uso de las mismas normas para todos los niveles. Actualización periódica Existe un Manual del manejo de insumos
