República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Instituto Universitario Tecnología de los Llanos

Calabozo Estado Guárico

Administración

Sección 10 trayecto II trimestre II

Profesora: Bachilleres:

Ivon Gonzales Isis Izquierdo

Yeneisa Perdomo

Normas, políticas y procedimientos en una organización

Normas: son las reglas establecidas en una organización para regularizar las diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma.

Características de las normas.

Ayudan en la delegación de autoridad, fijan la acción de su cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción, clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organización.

Clasificación de las normas.

a) Normas creadas: Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).

b) Normas solicitadas: Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.

c) Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

Tipos de normas en una organización

Normas explícitas: han sido conscientemente establecidas para alentar ciertas conductas dentro de la organización (por ej., códigos de ética, los estatutos, etc.). Cada uno puede llegar a conocerlas.

Normas implícitas: en gran parte, son debidas a pautas de conducta inconscientes, tradicionales o individuales. Por sí mismas, parecen evidentes para algunos, pero son difíciles de detectar o entender a los extraños y recién llegados. Siendo difíciles de comprender, son difíciles de cambiar.

El conjunto de normas explícitas y (en particular) implícitas es muy específico a una organización y es una parte integral de la cultura de su organización. Esto determina el "hacer" y el "no hacer", sin mirar a si están o no escritas, y reconocidas formalmente o no.

Políticas: son los patones de conducta o guía de acción que persiguen los diferentes objetivos de una organización.

Clasificación de las políticas.

a) Estrategias o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

b) Tácticas o departamentales: Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

c) Operativas o especifica: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

Tipos de Políticas.

a) Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.

b) Consultadas: Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos

Procedimientos: conjunto con las normas aplicadas y métodos utilizado en el desarrollo de una actividad específica. El método es la manera como se efectúa una operación o una secuencia de operaciones.

Características de procedimientos

No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

-Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

-Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

Clasificación de los procedimientos

Tipos de procedimientos

A) De toda organización: tiene como propósito unir las actividades de dos o más departamentos, están redactados en forma sencilla como párrafo cortos de los pasos y sus secuencias. Van dirigidos a todos los jefes de departamentos, supervisores o funcionarios.

B) De departamento: tiene como propósito coordinar el trabajo de dos o más grupos de un mismo departamento, incluye todo el flujo de trabajo de ese departamento y sus actividades. Va dirigido a los supervisores y directores de los grupos del departamento involucrado

C) Esquema de tareas: su propósito es explicarle al trabajador la manera de realizar sus tareas, detalla todo los pasos esenciales. Va dirigidos al trabajador involucrado y a su jefe.

Descripcion

La descripción de los métodos y procedimientos se comprenden en dos rubros que es la narración del procedimiento y su diagrama de flujo.

En este capitulo se anotara las actividades que comprenden cada procedimiento en orden cronológico, precisado, quien ordena ejecutarla, como, cuando, donde y para que debe ejecutarla.

Cuando un procedimiento involucren a varias areas, para cada actividad que indicara la unidad encargada de su ejecución.

Enumerar las distancias actividades en forma secuencial para que faciliten su comprecion e identificación en el diagrama de flujo (otro curso), aun en las cosas que existan varias opciones en una misma actividad.

La narración de la actividad deberá comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (Ejemplo revisa, formula, remite, etc.)

La descripción de procedimiento se puede trabajar a través de los manuales de métodos y procedimientos.

Diagramacion

Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la inter relacion entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa – efecto que prevalece entre ellos.

Tipo de diagrama

Diagrama de bloqueo: proporcionan una visión rápida de un proceso.

Diagrama de ANSI: permiten el análisis de las interacciones detalladas de un proceso.

Diagrama de flujo funcional: muestra el flujo de proceso entre organización o areas.

Diagrama geográfico flujo: muestra flujo del proceso entre localización

  CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS

La b ib l iog ra f ía ex is ten te o f rece var ios t ipos de d iagramas. S in embargo , a continuación señalaremos aquellos más conocidos.

a) Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.

b) Diagramas arquitectónicos, para representar un bosquejo de terrenos físicos.

c) D i a g r a m a s d e l a s r e l a c i o n e s d e l p e r s o n a l p a r a i n d i c a r l a s j e r a r q u í a s d e a u t o r i d a d , responsabilidad y función.

d) Diagramas estadísticos, para resumir las relaciones numéricas y cronológicas. Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos, se facilita la presentación de las diversas clases de d iagramas de s is temas , s i se ver i f i ca en func ión de l campo que descr ibe cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías.

e) Diagrama de flujo. Se refieren, básicamente, al flujo de operaciones e incluyen g rá f i cas que se re lac ionan con e l mane jo de fo rmas , as í como d iagramas lógicos relativos a programas de computadoras.

f) Gráficas de organización. Se refieren a las relaciones del personal.

g) G r á f i c a s d i v e r s a s . L a s q u e n o q u e d a n c o m p r e n d i d a s e n l o s c a m p o s a n t e s mencionados.

h) Diagramación mental: se basa en la posibilidad de reproducir gráficamente el proceso de construcción de la percepción de nuestra mente. Cada uno de nosotros a través de la experiencia, los valores, la educación y la formación construimos un esquema de la realidad o mapa particular del mundo, el cual es único, irrepetible pero sobre todo válido para cada quien. Es tos esquemas menta les o mapas menta les , s i b ien son d inámicos y también en función del tiempo, pueden representarse gráficamente con un lenguaje muy semejante al de la construcción cotidiana del contexto que nos rodea , en e l cua l usamos los co lo res , las imágenes , las c i f ras , la dimensión, las palabras, el razonamiento, la visión global y la imaginación. Estas funciones están distribuidas a lo largo de nuestra corteza cerebral.

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